2 Użyte w niniejszym dokumencie określenia oznaczają: 1. Procedura Procedura kontroli zarządczej obowiązująca w Miejskiej Bibliotece

Transkrypt

1 Zarządzenie nr 12/11 Dyrektora Miejskiej Biblioteki Publicznej im. prof. Władysława Studenckiego w Bytomiu z dnia r. w sprawie ustalenia procedury kontroli zarządczej w Miejskiej Bibliotece Publicznej im. prof. Władysława Studenckiego w Bytomiu Na podstawie art. 53 w zw. z art. 69 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r. nr 157, poz. 1240) zarządzam, co następuje W jednostce wdraża się standardy kontroli zarządczej 2. Kontrolę zarządczą w jednostkach sektora finansów publicznych stanowi ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy. 3. Celem kontroli zarządczej jest zapewnienie w szczególności: zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, skuteczności i efektywności działania, wiarygodności sprawozdań, ochrony zasobów, przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, efektywności i skuteczności przepływu informacji, zarządzania ryzykiem. 2 Użyte w niniejszym dokumencie określenia oznaczają: 1. Procedura Procedura kontroli zarządczej obowiązująca w Miejskiej Bibliotece Publicznej im. prof. Władysława Studenckiego w Bytomiu., 2. Dyrektor Osoba zarządzająca zatrudniona na stanowisku dyrektora Miejskiej Biblioteki Publicznej im. prof. Władysława Studenckiego w Bytomiu. 3. Statut Statut Miejskiej Biblioteki Publicznej im. prof. Władysława Studenckiego w Bytomiu z dnia 28 lipca 2010 r., stanowiący załącznik do uchwały nr LXVI/933/10 Rady Miejskiej w Bytomiu 4. Regulamin organizacyjny Regulamin organizacyjny Miejskiej Biblioteki Publicznej im. prof. Władysława Studenckiego w Bytomiu stanowiący załącznik do zarządzenia Dyrektora biblioteki nr 15/2010 z dnia 2 sierpnia 2010 r.

2 3 Procedura określa działania związane z wykonywaniem kontroli finansowej w zakresie wszystkich podejmowanych operacji dotyczących gromadzenia i rozdysponowania środków publicznych oraz gospodarowania mieniem publicznym Dyrektor jako osoba zarządzająca Biblioteką jest odpowiedzialny za całokształt jej działalności. 2. Dyrektor jest odpowiedzialny za zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej oraz wdrożenie w jednostce zasad zarządzania ryzykiem. 3. Dyrektor zarządza Biblioteką przy pomocy zatrudnionego przez siebie Głównego księgowego Biblioteki, który jest osobą współzarządzającą. Główny księgowy jest odpowiedzialny przede wszystkim za prowadzenie rachunkowości jednostki, wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi, dokonywanie wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz dokonywanie wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych. W przypadku nieobecności dyrektora w jednostce, Główny księgowy Biblioteki zastępuje go w sprawowaniu czynności zwykłego zarządu. 4. W przypadku nieobecności zarówno Dyrektora Biblioteki, jak i Głównego księgowego Biblioteki czynności zwykłego zarządu sprawuje upoważniony na piśmie Kierownik administracyjny Biblioteki, natomiast dokumenty finansowe kontrasygnuje upoważniony na piśmie przez Dyrektora i Głównego księgowego Biblioteki pracownik Działu Księgowo Finansowego. 5. W przypadkach losowych, powodujących niemożność sprawowania przez Dyrektora czynności zwykłego zarządu w związku z przedłużającym się czasem nieobecności, wybór osoby pełniącej obowiązki dyrektora w tym okresie leży wyłącznie w gestii Prezydenta Miasta Bytomia. 6. Dyrektor może powierzyć określone obowiązki w zakresie gospodarki finansowej pracownikom jednostki. Przyjęcie obowiązków przez te osoby powinno być stwierdzone dokumentem na piśmie, wskazaniem w zakresie obowiązków, Statucie lub regulaminie organizacyjnym jednostki.

3 5 Standardy kontroli zarządczej w jednostce W jednostce wdraża się standardy kontroli zarządczej w następujących obszarach: środowisko wewnętrzne; cele i zarządzanie ryzykiem; mechanizmy kontroli; informacja i komunikacja; monitorowanie i ocena. 6 Środowisko wewnętrzne 1. Właściwe środowisko wewnętrzne w jednostce jest fundamentem dla pozostałych elementów kontroli zarządczej. 2. Odpowiednie warunki wewnętrzne wyrażać się mają w: przestrzeganiu wartości etycznych w jednostce, posiadaniu odpowiednich kompetencji zawodowych przez pracowników, istnieniu odpowiedniej struktury organizacyjnej jednostki, praktyce identyfikacji zadań wrażliwych, właściwym powierzaniu (delegowaniu) obowiązków. 3. Osoby zarządzające i pracownicy powinni być świadomi wartości etycznych przyjętych w jednostce i przestrzegać ich przy wykonywaniu powierzonych zadań. Osoby zarządzające powinny wspierać i promować przestrzeganie wartości etycznych, dając dobry przykład codziennym postępowaniem i podejmowanymi decyzjami. 4. Proces zatrudnienia powinien być prowadzony w sposób zapewniający wybór najlepszego kandydata na dane stanowisko pracy. Należy zapewnić rozwój kompetencji zawodowych pracowników jednostki i osób zarządzających. 7 Struktura organizacyjna 1. Struktura organizacyjna jednostki powinna być dostosowana do celów i zadań, które aktualnie stoją przed jednostką. Zakres zadań, uprawnień, odpowiedzialności oraz zakres podległości pracowników powinny być określone w formie pisemnej w sposób przejrzysty i spójny. Aktualny zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności powinien być określony dla każdego pracownika w sposób precyzyjny, adekwatny

4 do wagi podejmowanych decyzji, stopnia ich skomplikowania i ryzyka z nimi związanego. 2. Strukturę organizacyjną Biblioteki określa jej regulamin organizacyjny. 8 Powierzanie obowiązków 1. Dyrektor jednostki ma obowiązek określenia w sposób precyzyjny i spójny podległym pracownikom zadań, uprawnień i zakresów odpowiedzialności za pomocą Kart Opisu Stanowisk i Kart Czynności na Stanowiskach Pracy. 2. Przyjęcie tych obowiązków powinno być potwierdzone aktualną Kartą Czynności na Stanowisku Pracy, dokumentem w formie odrębnego imiennego upoważnienia lub wskazaniem w treści Statutu. 3. Dokumenty określające zakresy obowiązków pracowników, ich uprawnienia oraz zakres ich odpowiedzialności są sporządzane na piśmie, a ich przyjęcie przez pracownika potwierdzane jest podpisem pracownika; jeden egzemplarz dokumentu należy przekazać do akt osobowych pracownika. 9 Cele i zarządzanie ryzykiem 1. Zarządzanie ryzykiem służyć ma zwiększeniu prawdopodobieństwa osiągnięcia celów jednostki. 2. W ramach zarządzania ryzykiem należy: określać misję jednostki, określać cele i zadania jednostki, monitorować i oceniać realizację zadań, dokonywać identyfikacji ryzyka, analizować ryzyko, określać reakcje na ryzyko i działania zaradcze. 10 Określenie celów i monitorowanie realizacji zadań 1. W jednostce należy określić poszczególne cele i zadania co najmniej w rocznej perspektywie. 2. Określenia celów oraz zadań jednostki dokonuje Dyrektor jednostki, w formie pisemnej,

5 zgodnie ze wzorem zamieszczonym w załączniku nr 1 do niniejszego zarządzenia. 3. Cele oraz zadania jednostki umieszczone są również w jej Statucie oraz w aktualnej Strategii rozwoju Miejskiej Biblioteki Publicznej im. prof. Władysława Studenckiego w Bytomiu. 4. W jednostce prowadzi się bieżącą ocenę (monitoring) realizacji zadań za pomocą kryteriów oszczędności, efektywności i skuteczności. Należy zadbać, aby przy określaniu celów i zadań wskazać także jednostki, komórki organizacyjne lub osoby odpowiedzialne bezpośrednio za ich wykonanie oraz zasoby przeznaczone do ich realizacji. 11 Identyfikacja ryzyka. 1. Dyrektor zobowiązany jest dokonać identyfikacji zadań, przy wykonywaniu których pracownicy mogą być szczególnie podatni na wpływy szkodliwe dla gospodarki mieniem i wykonywania zadań jednostki oraz powinien podjąć odpowiednie środki zaradcze poprzez właściwe dyspozycje. 2. Dyrektor dokonuje identyfikacji zewnętrznego i wewnętrznego ryzyka związanego z osiąganiem zadań jednostki. 3. Czynności wymienione w ust. 1 i 2 powinny być przeprowadzane przynajmniej raz w roku, w formie pisemnej (wykaz zadań wrażliwych), a ich wyniki powinny być udostępnione pracownikom. 4. W przypadku istotnej zmiany warunków, w których funkcjonuje jednostka, czynności wymienione w ust. 1 i 2 należy ponowić. 5. Dyrektor może powierzyć czynności wymienione w ust. 1 i 2 pracownikom jednostki. 12 Analiza ryzyka 1. Zidentyfikowane ryzyka należy poddawać analizie przy użyciu karty ryzyka (arkusz identyfikacji, oceny i przeciwdziałania ryzyku) zamieszczonej w załączniku nr 4 do niniejszego zarządzenia. Analiza ta ma na celu określenie możliwych skutków i prawdopodobieństwa wystąpienia danego ryzyka. 2. Dyrektor jednostki oraz kierownicy poszczególnych komórek organizacyjnych zobowiązani są do bieżącego prowadzenia kart ryzyka, a w szczególności uzupełniania prowadzonych kart ryzyka o zadania przyjęte do realizacji w trakcie danego roku budżetowego. 3. Dyrektor jednostki lub upoważnieni pracownicy określają akceptowany poziom ryzyka.

6 13 Reakcja na ryzyko 1. W wyniku identyfikacji ryzyka określa się rodzaj reakcji na każde istotne ryzyko. Reakcja może polegać na tolerowaniu prawdopodobieństwa wystąpienia niekorzystnych zdarzeń, przeniesieniu odpowiedzialności za skutki ich wystąpienia, wycofaniu się z określonych działań lub podjęciu określonych działań. 2. Dyrektor jednostki lub upoważnieni pracownicy określają działania, które należy podjąć w celu zmniejszenia danego ryzyka do akceptowanego poziomu. 14 Dostęp do informacji 1. Pracownikom jednostki zapewnia się dostęp do informacji niezbędnych do wykonywania przez nich obowiązków, wykorzystując przepływ informacji wewnątrz jednostki. 2. Pracownicy jednostki współdziałają w przetwarzaniu informacji, które służą osiąganiu przez nich celów. 3. Dyrektor jednostki, kierownicy komórek oraz pozostali pracownicy otrzymują w odpowiedniej formie i czasie właściwe i rzetelne informacje potrzebne im do wypełnienia obowiązków. 15 Mechanizmy kontroli zarządczej W jednostce wprowadza się następujące mechanizmy kontroli zarządczej: dokumentowanie systemu kontroli zarządczej, nadzór, ciągłość działalności, ochrona zasobów, szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych. 16 Dokumentowanie i rejestrowanie operacji finansowych i gospodarczych Procedury wewnętrzne, instrukcje, wytyczne, dokumenty określające zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników i inne dokumenty wewnętrzne stanowią dokumentację systemu kontroli zarządczej. Dokumentacja powinna być spójna i dostępna dla wszystkich osób, dla których jest niezbędna.

7 17 Nadzór kierowniczy 1. W jednostce prowadzi się nadzór nad wykonaniem zadań w celu ich oszczędnej, efektywnej i skutecznej realizacji. 2. Nadzór kierowniczy obejmuje w szczególności jasne komunikowanie obowiązków, zadań i odpowiedzialności każdemu z pracowników i systematyczną ocenę ich pracy w niezbędnym zakresie oraz zatwierdzanie wyników pracy w decydujących momentach w celu uzyskania zapewnienia, że przebiega ona zgodnie z zamierzeniami. 3. Nadzór kierowniczy w Bibliotece sprawuje Dyrektor. 4. Dyrektor może powierzyć wykonywanie obowiązków z zakresu nadzoru kierowniczego kierownikom działów Miejskiej Biblioteki Publicznej, zarówno w pionie merytorycznym, jak i administracyjno organizacyjnym, jak również pracownikom innych komórek organizacyjnych oraz specjalistom pełniącym funkcje i obowiązki służbowe uznane za szczególnie istotne w procesie zarządzania Biblioteką. 18 Ciągłość działalności Celem odpowiednich mechanizmów kontroli zarządczej ma być utrzymanie, w każdym czasie i okolicznościach, ciągłości działalności jednostki, w szczególności operacji finansowych i gospodarczych, oraz ochrona zasobów finansowych, materialnych i informacyjnych. Osiąganie tego celu możliwe jest poprzez wykorzystywanie wyników analizy ryzyka. 19 Ochrona zasobów Dostęp do zasobów jednostki mają wyłącznie upoważnione osoby. Osobom zarządzającym i pracownikom należy powierzyć odpowiedzialność za zapewnienie ochrony i właściwe wykorzystanie zasobów jednostki. 20 Szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych. W jednostce wprowadza się mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych, a w tym: rzetelne i pełne dokumentowanie oraz rejestrowanie operacji finansowych i gospodarczych;

8 zatwierdzanie (autoryzację) operacji finansowych przez Dyrektora jednostki lub osoby przez niego upoważnione; podział kluczowych obowiązków; weryfikację operacji finansowych i gospodarczych przed i po realizacji. 21 Dokumentowanie operacji finansowych i gospodarczych Wszystkie operacje finansowe i gospodarcze, a także inne znaczące zdarzenia powinny być rzetelnie dokumentowane w celu umożliwienia prześledzenia każdej operacji finansowej, gospodarczej lub zdarzenia od samego początku, w trakcie ich trwania i po zakończeniu. 22 Zatwierdzanie (autoryzacja) operacji finansowych 1. Dyrektor jednostki lub upoważnieni przez niego pracownicy zatwierdzają wszelkie operacje finansowe i gospodarcze przed ich realizacją. 2. Jeżeli czynność prawna powoduje powstanie zobowiązań finansowych, do jej skuteczności potrzebna jest kontrasygnata głównego księgowego lub osoby przez niego upoważnionej. 3. Poszczególne czynności związane z realizacją operacji finansowych lub gospodarczych powinny być wykonywane wyłącznie przez pracowników do tego upoważnionych. 23 Monitorowanie i ocena 1. Dyrektor jednostki odpowiedzialny jest za ocenę funkcjonowania systemu kontroli zarządczej w jednostce. Do bieżącej oceny funkcjonowania kontroli zarządczej mogą być zobowiązani również inni pracownicy jednostki. 2. Ocena systemu kontroli zarządczej może odbywać się także poprzez odrębne oceny dokonywane przez pracowników jednostki (samoocena). Samoocena powinna być ujęta w ramy procesu odrębnego od bieżącej działalności i udokumentowana. 3. Źródłem uzyskania zapewnienia o stanie kontroli zarządczej przez kierownika jednostki powinny być w szczególności wyniki: monitorowania, samooceny oraz przeprowadzonych audytów i kontroli. 4. Dyrektor jednostki corocznie potwierdza uzyskanie powyższego zapewnienia w formie oświadczenia o stanie kontroli zarządczej za poprzedni rok, którego wzór stanowi

9 załącznik nr 2 do niniejszego zarządzenia. 5. Oświadczenie o stanie kontroli zarządczej należy sporzadzić do 31 stycznia każdego roku za rok poprzedni. 24 Procedury wewnętrzne 1. Ustala się następujące procedury wewnętrzne: a. w ramach procedury kontroli finansowej : procedurę pobierania i gromadzenia środków publicznych, procedurę wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych, procedurę wydatkowania środków publicznych, procedurę gospodarowania mieniem, procedurę prowadzenia rachunkowości, b. Instrukcję zarządzania ryzykiem; c. Regulamin zamówień publicznych (zgodny z aktualnym zarządzeniem Prezydenta Miasta Bytomia); d. Kodeks Etyki Pracowników MBP w Bytomiu; e. Regulamin przeprowadzania ocen okresowych pracowników MBP w Bytomiu; f. Zasady dostępu do informacji publicznej; g. Politykę bezpieczeństwa informacji; h. Instrukcję w sprawie zakresu kontroli wewnętrznej, sporządzania i obiegu dokumentów finansowo-księgowych; i. Instrukcję kasową; j. Instrukcję kancelaryjną oraz rzeczowy wykaz akt; k. Wykaz zadań wrażliwych; l. Kodeks etyki pracowników Miejskiej Biblioteki Publicznej w Bytomiu; m. Instrukcję postępowania o zwrot materiałów bibliotecznych i egzekwowania należności z tego tytułu od czytelników Miejskiej Biblioteki Publicznej w Bytomiu; n. Regulamin gromadzenia, opracowania i organizacji zbiorów bibliotecznych MBP w Bytomiu; o. Instrukcję zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych w Miejskiej Bibliotece Publicznej w Bytomiu; p. Regulamin użytkowania sprzętu i systemów komputerowych oraz bezpiecznej komunikacji w sieci komputerowej w Miejskiej Bibliotece Publicznej w Bytomiu;

10 q. Regulamin najmu lokali użytkowych; r. Strategię Rozwoju Miejskiej Biblioteki Publicznej w Bytomiu; s. Zakładowy plan kont; t. Regulamin udostępniania zbiorów i zasobów informacyjnych w Miejskiej Bibliotece Publicznej w Bytomiu; u. Regulamin kontroli zbiorów Miejskiej Biblioteki Publicznej w Bytomiu. 2. Obowiązujące dotychczas wersje wymienionych powyżej procedur i dokumentów tracą swoją moc z dniem wejścia w życie niniejszego zarządzenia. 3. Środki kontroli zarządczej wykorzystywane w Miejskiej Biblioteki Publicznej im. prof. Władysława Studenckiego w Bytomiu, zawarte zostały również w innych regulaminach, instrukcjach i zarządzeniach dyrektora Biblioteki, a także w Statucie Biblioteki oraz Kartach Opisu Stanowisk i Kartach Czynności na Stanowisku Pracy. 25 Odpowiedzialność za prawidłowe i terminowe wdrożenie postanowień niniejszego zarządzenia ponoszą w zakresie swoich kompetencji kierownicy działów pionu merytorycznego oraz administracyjno - organizacyjnego a także pracownicy zajmujący w strukturze organizacyjnej Biblioteki samodzielne stanowiska pracy, podlegające bezpośrednio Dyrektorowi MBP w Bytomiu. 26 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. Załączniki: 1. Określenie misji, celów i zadań MBP im. prof. Władysława Studenckiego w Bytomiu. 2. Oświadczenie o stanie kontroli zarządczej za rok Oświadczenie pracownika o zapoznaniu się z dokumentacją procedury KZ w MBP w Bytomiu. 4. Arkusz identyfikacji, oceny i przeciwdziałania ryzyku na rok....