WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

Transkrypt

1 P/12/140 LKI /2012 Kielce, dnia czerwca 2012 r. Pan Edward Kulpa Dyrektor Powiatowego Urzędu Pracy w Kazimierzy Wielkiej WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 2 ust. 2 ustawy z dnia 23 grudnia 1994 r. o NajwyŜszej Izbie Kontroli 1, zwanej dalej ustawą o NIK, NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Kielcach przeprowadziła kontrolę w Powiatowym Urzędzie Pracy w Kazimierzy Wielkiej (PUP lub Urząd) w zakresie finansowania rozwoju zawodowego pracowników publicznych słuŝb zatrudnienia w latach (do 31 marca). W związku z kontrolą, której wyniki zostały przedstawione w protokole kontroli podpisanym w dniu 26 czerwca 2012 r., NajwyŜsza Izba Kontroli, na podstawie art. 60 ustawy o NIK, przekazuje Panu Dyrektorowi niniejsze wystąpienie pokontrolne. NajwyŜsza Izba Kontroli negatywnie ocenia działalność Urzędu w zakresie objętym kontrolą. Ocenę tę uzasadniają stwierdzone w trakcie kontroli następujące nieprawidłowości: niegospodarne wydatkowanie środków na dziewięć szkoleń, poprzez skierowanie pracowników na dwa szkolenia o tematyce niezgodnej z ich zakresem obowiązków oraz na siedem szkoleń krajowozagranicznych, w przypadku których brak było uzasadnienia do realizacji części zagranicznej szkolenia; nierzetelne sporządzenie sprawozdania Krajowe i zagraniczne szkolenia pracowników urzędów pracy w całości lub części finansowane z FP lub środków EFS w drugim półroczu 2011 r.; nierzetelne sporządzenie Protokołu z przeprowadzonego naboru kandydatów na stanowisko pracy w PUP z 22 grudnia 2010 r.; niesporządzanie w czterech kwartałach 2010 r. oraz w pierwszych dwóch 2011 r. pisemnych ocen jakości pracy pracowników, którym przyznano dodatki do wynagrodzeń, co stanowiło naruszenie 3 ust. 1 i 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 25 września 2006 r. w sprawie dodatku do wynagrodzenia dla pracowników publicznych słuŝb zatrudnienia W okresie objętym kontrolą pracownicy Urzędu uczestniczyli w 98 szkoleniach, w tym: w 38 (38,8%) w 2010 r., w 48 (49%) w 2011 r. i 12 (12,2%) w I kwartale 2012 r. Organizatorami szkoleń były zewnętrzne instytucje szkoleniowe (77) oraz wojewódzkie urzędu pracy (21). Tematyka szkoleń dotyczyła m.in. realizacji ustawy z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy 3 (uzpzirp), zamówień publicznych oraz zagadnień finansowo-księgowych. 1 Dz. U. z 2012 r., poz Dz. U. Nr 186, poz ze zm. 3 Dz. U. z 2008 r. Nr 69, poz. 415 ze zm.

2 Analiza przeprowadzonych szkoleń wykazała, iŝ w badanym okresie kaŝdy pracownik wziął udział przeciętnie w 9 10 szkoleniach, przy czym większą od przeciętnej liczbę szkoleń odbyli Pan Dyrektor, kierownik Centrum Aktywizacji Zawodowej PUP Jolanta Dąbrowska oraz pracownicy zaangaŝowani w projekty unijne realizowane przez PUP. W Urzędzie nie opracowano pisemnej procedury kierowania pracowników na szkolenia. Z wyjaśnień Pana Dyrektora wynikało, iŝ kaŝdy z pracowników PUP ma moŝliwość zainicjowania szkolenia podnoszącego kwalifikacje zawodowe, tzn. na początku roku moŝe wskazać pracownikowi zatrudnionemu na stanowisku ds. organizacyjnych szkolenia, w których chce uczestniczyć i pozwalają one, w jego ocenie, na uzupełnienie wiedzy merytorycznej. Następnie pracownik zatrudniony na stanowisku ds. organizacyjnych prezentuje Panu Dyrektorowi propozycje tematyki szkoleń. Wprawdzie przepisy prawa nie nakładają na dyrektora powiatowego urzędu pracy obowiązku opracowania pisemnej procedury kierowania pracowników na szkolenia, to zdaniem NIK, opracowanie pisemnych zasad oddelegowywania pracowników na szkolenia pozwoliłoby na dokonywanie rzetelnej oceny potrzeb w aspekcie rozwoju zawodowego pracowników PUP. Urząd opracowywał plany szkoleń pracowników na poszczególne lata. Przy ich opracowywaniu nie dokonywano jakichkolwiek pisemnych analiz w zakresie kosztów szkoleń i zakładanych korzyści oraz rzeczywistych potrzeb szkoleniowych. Jak wyjaśnił Pan Dyrektor brak ww. procedury oraz ww. analiz był spowodowany niskim poziomem zatrudnienia w Urzędzie. Zdaniem NIK przeprowadzanie takich analiz pozwoliłoby na optymalne dostosowanie tematyki szkoleń do potrzeb kadry PUP i efektywniejsze wydatkowanie środków przeznaczonych na szkolenia. 2. W latach (I kw.) PUP wydatkował na szkolenia pracowników 117,4 tys. zł, z czego 18,7 tys. zł przeznaczono na szkolenia zagraniczne (16% kosztów ogółem), 23,8 tys. zł na szkolenia łączone, które odbyły się w kraju i za granicą (20%), a pozostałą kwotę 74,9 tys. zł (64%) na szkolenia krajowe. Środki na szkolenia ujęte były w planie finansowym Urzędu. Wielkość wydatków na szkolenia na dany rok planowana była w oparciu o algorytm środków przyznanych z Funduszu Pracy. W planowaniu szkoleń nie zostały ustalone jakiekolwiek pisemne procedury bądź mechanizmy kontrolne gwarantujące najniŝsze (przy ustalonej jakości) koszty szkoleń. Nie dokonywano pisemnych ocen ex post jakości przeprowadzonych szkoleń w aspekcie poniesionych kosztów. Nie dokonywano równieŝ pisemnych analiz rynku usług szkoleniowych. Działania takie nie zapewniały dokonywania zakupu usług szkoleniowych zgodnie z zasadami określonymi w art. 44 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych 4, tj. dokonywania wydatków publicznych w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów i optymalnego doboru metod i środków słuŝących osiągnięciu załoŝonych celów. W zorganizowanym w dniach czerwca 2010 r. w Wielkiej Brytanii szkoleniu Funkcjonowanie i organizacja instytucji rynku pracy Anglii i Szkocji współpraca z partnerami prywatnymi. Monitorowanie rynku pracy, którego koszt wyniósł 6.449,20 zł, uczestniczył starszy specjalista do spraw rozwoju zawodowego [ ] 5, do którego obowiązków naleŝało m.in. opracowanie zasad i preferencji przyznawania dotacji na rozpoczęcie działalności gospodarczej i prowadzenie przygotowania zawodowego dorosłych. W ocenie NIK skierowanie tego pracownika na ww. szkolenie było działaniem niegospodarnym, poniewaŝ zakres obowiązków pracownika nie pokrywał się z tematyką szkolenia. Zdaniem NIK, udział doradcy zawodowego [ ] 6, w zorganizowanym w dniach sierpnia 2010 r. w Norwegii szkoleniu Funkcjonowanie norweskiego systemu instytucji rynku pracy łączącego publiczne słuŝby zatrudnienia ze słuŝbami socjalnymi oraz krajowym zakładem ubezpieczeń społecznych, którego koszt wyniósł 5.679,20 zł, był działaniem niegospodarnym. Z zakresu obowiązków [ ] 7 wynikało, Ŝe zajmowała się ona planowaniem szkoleń, kontrolą szkoleń oraz popularyzacją usług w zakresie szkoleń wśród klientów Urzędu, a zatem wykonywane przez nią obowiązki nie były związane z tematyką szkolenia. 4 Dz. U. Nr 157 poz ze zm. 5 tajemnica ustawowo chroniona: art. 5 ustawy o dostępie do informacji publicznej (ze względu na prywatność osoby 6 tajemnica ustawowo chroniona: art. 5 ustawy o dostępie do informacji publicznej (ze względu na prywatność osoby 7 tajemnica ustawowo chroniona: art. 5 ustawy o dostępie do informacji publicznej (ze względu na prywatność osoby 2

3 Przed skierowaniem pracowników na ww. szkolenia nie dokonano pisemnej analizy ich zasadności oraz wykorzystania efektów tych szkoleń w działalności Urzędu. W złoŝonych wyjaśnieniach Pan Dyrektor nie wskazał równieŝ, jakie nowe umiejętności zostały nabyte przez tych pracowników oraz nie podał konkretnych przykładów świadczących o moŝliwościach wykorzystania w PUP wiedzy uzyskanej w trakcie szkoleń. Pracownicy PUP uczestniczyli w następujących szkoleniach krajowo-zagranicznych: Księgowy w urzędzie pracy warsztaty doskonalące, które odbyło się w dniach września 2010 r. w Przemyślu, podczas którego miała miejsce wizyta studyjna w urzędzie pracy we Lwowie (jeden pracownik, koszt 2.037,20 zł); Księgowy w urzędzie pracy warsztaty doskonalące, które odbyło się w dniach listopada 2010 r. w Karpaczu, podczas którego miała miejsce wizyta studyjna w urzędzie pracy w Pradze (jeden pracownik, koszt 2.043,70 zł); Kontrole zewnętrzne realizowane obowiązkowo przez pracowników urzędu pracy w 2010 r. od teorii do praktyki, które odbyło w dniach 4-7 października 2010 r. w Augustowie, podczas którego miała miejsce wizyta studyjna w urzędzie pracy w Wilnie (koszt udziału czterech pracowników wyniósł 8.975,30 zł); Kodeks postępowania administracyjnego w praktyce i orzecznictwie oraz umiejętności biurowo - organizacyjne pracowników urzędów pracy w 2010 r., które odbyło się w dniach 4-7 października 2010 r. w Augustowie, podczas którego miała miejsce wizyta studyjna w urzędzie pracy w Wilnie (jeden pracownik, koszt 2.244,20 zł); Nowoczesne metody promocji usług i instrumentów rynku pracy. Budowanie pozytywnego wizerunku urzędu pracy, które odbyło się w dniach 4-7 października 2011 r. w Karpaczu, podczas którego miała miejsce wizyta w urzędzie pracy oraz firmie audytorskiej w Pradze (jeden pracownik, koszt 2.151,20 zł); Windykacja w urzędzie pracy od A do Z. Jak samodzielnie dochodzić roszczeń w postępowaniu nakazowym i upominawczym, które odbyło się w dniach 4-7 października 2011 r. w Karpaczu, podczas którego miała miejsce wizyta w urzędzie pracy oraz firmie audytorskiej w Pradze (jeden pracownik, koszt 2.151,20 zł); Prawo pracy oraz zakładowy fundusz świadczeń socjalnych w jednostkach samorządu terytorialnego, które odbyło się w dniach 4-7 października 2011 r. w Karpaczu, podczas którego miała miejsce wizyta w urzędzie pracy oraz firmie audytorskiej w Pradze (jeden pracownik, koszt 2.151,20 zł). Pan Dyrektor kierując pracowników na ww. szkolenia nie posiadał wiedzy na temat programów wizyt studyjnych w zagranicznych urzędach pracy ani celów tych wizyt. W złoŝonych wyjaśnieniach nie wskazał Pan, jakie nowe umiejętności zostały nabyte przez tych pracowników w trakcie wizyty studyjnej oraz jakie były konkretne moŝliwości wykorzystania w PUP wiedzy uzyskanej w czasie pobytu w litewskim, ukraińskim i czeskim urzędzie pracy. Zdaniem NIK, działanie takie świadczy o nieefektywnym wykorzystaniu czasu pracy podległych pracowników i niegospodarnym wydatkowaniu środków przeznaczonych na szkolenia, poniewaŝ koszt zrealizowanych szkoleń bez wyjazdu zagranicę, byłby o wiele niŝszy. Dla przykładu koszt trzydniowego szkolenia dla jednej osoby Prawo pracy oraz zakładowy fundusz świadczeń socjalnych w jednostkach samorządu terytorialnego, w Karpaczu, podczas którego miała miejsce wizyta w urzędzie pracy oraz firmie audytorskiej w Pradze wyniósł 2.151,20 zł, podczas gdy zorganizowane na terenie województwa świętokrzyskiego szkolenia, równieŝ dla jednej osoby, o podobnej tematyce ZFŚS w praktyce i Przełom roku zmiany w prawie pracy 2012 r. (w sumie dwa dni) kosztowały odpowiednio 274 zł i 275 zł. W sprawozdaniu Krajowe i zagraniczne szkolenia pracowników urzędów pracy w całości lub części finansowane z FP lub środków EFS w drugim półroczu 2011 r., które zostało wysłane w formie elektronicznej do Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Kielcach, w odniesieniu do dwóch ww. szkoleń: Prawo pracy oraz ZFŚS w jednostkach samorządu terytorialnego oraz Przełom roku zmiany w prawie pracy 2012 r. podano błędne kody tematyki szkoleń. W obu przypadkach zamiast wskazać, jako kody cyfrę dwa (szkolenia z zakresu zagadnień prawnych), wskazano cyfrę dziewięć (pozostałe szkolenia). Na przełomie 2009 i 2010 r. pracownice PUP Jolanta Dąbrowska i [ ] 8 prowadziły, na podstawie umów cywilnoprawnych zawartych z Polską Giełdą Pracy Sp. z o.o. w Lublinie zajęcia 8 tajemnica ustawowo chroniona: art. 5 ustawy o dostępie do informacji publicznej (ze względu na prywatność osoby 3

4 z beneficjentami ostatecznymi w ramach projektu Nowe pole widzenia współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej. Szkolenia odbywały się w dni wolne od pracy lub w czasie urlopu. 3. Na koniec 2010 r., 2011 r. i I kwartału 2012 r. pracownicy Urzędu zatrudnieni byli na 18 etatach, z tego: na jednym kierowniczym w 2010 r. oraz na dwóch kierowniczych w 2011 r. i I kwartale 2012 r. (odpowiednio 5,6% oraz 11,1%); na dziewięciu stanowiskach urzędniczych w 2010 r. oraz na ośmiu w 2011 r. i I kwartale 2012 r. zaliczanych do stanowisk w publicznych słuŝbach zatrudnienia, o których mowa w art. 91 upzirp (odpowiednio 50% oraz 44,4%); na czterech stanowiskach urzędniczych pozostałych w 2010 r. oraz na pięciu w 2011 r. i I kwartale 2012 r. urzędniczych pozostałych (odpowiednio 22,2% oraz 27,8%); na czterech stanowiskach obsługi w 2010 r. oraz na trzech w 2011 r. i I kwartale 2012 r. (odpowiednio 22,2% oraz 16,7%). Struktura organizacyjna Urzędu uwzględniała stanowiska i komórki przewidziane w upzirp oraz w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 14 września 2010 r. w sprawie standardów i warunków prowadzenia usług rynku pracy 9 oraz wcześniejszych rozporządzeń 10 W PUP, zgodnie z ww. rozporządzenia z 14 września 2010 r. ustalano minimalną liczbę pracowników na poszczególnych stanowiskach (pośredników pracy, doradców zawodowych, liderów klubu pracy oraz specjalistów do spraw rozwoju zawodowego), a przed wejściem w Ŝycie ww. rozporządzenia zgodnie z wymogami określonymi w rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 2 marca 2007 r. w sprawie szczegółowych warunków prowadzenia przez publiczne słuŝby zatrudnienia usług rynku pracy. Faktyczne zatrudnienie w dniu 1 stycznia lat na stanowiskach pośrednika pracy i doradcy zawodowego było wyŝsze od wartości minimalnych określanych na podstawie przedmiotowego rozporządzenia. Jak wyjaśnił Pan Dyrektor przyczyną powyŝszych odchyleń od tych wartości było m.in. dąŝenie do zapewnienia jak najwyŝszej jakości usług rynku pracy poprzez wykwalifikowaną kadrę. 4. W 2010 r. zostały przeprowadzone dwa konkursy na wolne stanowiska urzędnicze, tj. na stanowisko pośrednika pracy oraz lidera klubu pracy staŝysty, zgodnie z wymogami określonym w art. 11 ust. 1 jak i 13 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych 11. W ich wyniku zatrudniono w Urzędzie dwie osoby, które posiadały wymagane kwalifikacje. W Urzędzie obowiązywał Regulaminu naboru na wolne stanowisko urzędnicze w PUP oraz zasady pracy komisji ds. naboru (Regulamin naboru). Zdaniem NIK brzmienie 3 ppkt 1 Regulaminu naboru Procedura naboru kandydatów na wolne stanowiska urzędnicze składa się z następujących etapów: zgłoszenie potrzeb zatrudnienia, w tym przygotowanie opisu stanowiska pracy było nieprecyzyjne, tzn. z powyŝszego zapisu nie wynikało kto, w jakim terminie, w jakiej formie i komu winien zgłosić potrzeby zatrudnienia. W piśmie komisji ds. naboru z 17 czerwca 2010 r. skierowanym do Pana Dyrektora, rekomendującym [ ] 12 do zatrudnienia w Urzędzie podano błędną liczbę otrzymanych przez kandydatkę punktów 126, zamiast 96 punktów. W Protokole z przeprowadzonego naboru kandydatów na stanowisko pracy w PUP, lidera klubu pracy staŝysty, sporządzonym 22 grudnia 2010 r. podano dane tylko jednej kandydatki spełniającej kryteria określone w ogłoszeniu o naborze [ ] 13. Nie podano danych drugiej kandydatki [ ] 14, która równieŝ spełniała kryteria określone w ogłoszeniu o naborze, co stanowiło naruszenie 12 ust. 2 ppkt 2b Regulaminu naboru. PowyŜsze uchybienia świadczą o nierzetelnym sporządzeniu dokumentacji konkursowej. 9 Dz. U. Nr 177, poz ze zm. 10 Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 2 marca 2007 r. w sprawie standardów usług rynku pracy (Dz.U. Nr 47, poz. 314) oraz rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 2 marca 2007 r. w sprawie szczegółowych warunków prowadzenia przez publiczne słuŝby zatrudnienia usług rynku pracy (Dz.U. Nr 47, poz. 315). 11 Dz.U. Nr 223, poz.1458 ze zm. 12 tajemnica ustawowo chroniona: art. 5 ustawy o dostępie do informacji publicznej (ze względu na prywatność osoby 13 tajemnica ustawowo chroniona: art. 5 ustawy o dostępie do informacji publicznej (ze względu na prywatność osoby 14 tajemnica ustawowo chroniona: art. 5 ustawy o dostępie do informacji publicznej (ze względu na prywatność osoby 4

5 Osobą odpowiedzialną za nierzetelne sporządzanie dokumentacji związanej z naborem na wolne stanowiska urzędnicze była przewodnicząca komisji konkursowej Jolanta Dąbrowska. W kontrolowanym okresie miał miejsce jeden przypadek awansu wewnętrznego, przewidzianego w art. 20 ustawy o pracownikach samorządowych. Pracownik został przeniesiony ze stanowiska pomocniczego (pomoc administracyjna) na urzędnicze (księgowy). Posiadał on kwalifikacje i staŝ pracy wymagane na stanowisku, na które został przeniesiony. Na powyŝsze stanowisko urzędnicze nie ogłoszono wcześniej konkursu. 5. W okresie objętym kontrolą w Urzędzie zatrudnionych było ośmiu pracowników uprawnionych do dodatku, o którym stanowi rozporządzenie w sprawie dodatku do wynagrodzenia dla pracowników publicznych słuŝb zatrudnienia (PSZ). Siedmiu z nich otrzymało ten dodatek w poszczególnych kwartałach kaŝdego roku okresu objętego kontrolą. Jedna pracownica nie otrzymała dodatku za IV kwartał 2010 r. oraz za I i II kwartał 2011 r. (w tym okresie przebywała na zwolnieniach lekarskich i urlopie macierzyńskim). Dodatki przyznawano w wysokościach wynikających z 2 ww. rozporządzenia. W 2010 r. zaplanowano i wydatkowano na dodatki do wynagrodzenia pracowników PSZ 18,0 tys. zł, w 2011 r. zaplanowano 26,0 tys. zł, a wydatkowano 25,9 tys. zł, natomiast w 2012 r. zaplanowano na ten cel 26,0 tys. zł, a w pierwszym kwartale tego roku wykorzystano 6,9 tys. zł. W czterech kwartałach 2010 r. oraz w pierwszych dwóch 2011 r. przyznawanie dodatków do wynagrodzenia pracownikom PUP nie było poprzedzone dokonaniem na piśmie oceny jakości ich pracy, co stanowiło naruszenie 3 ust. 1 i 2 przedmiotowego rozporządzenia. Pozostałe wymogi określone w rozporządzeniu zostały spełnione. Odpowiedzialność za powyŝszą nieprawidłowość ponosi Pan Dyrektor. W trzecim i czwartym kwartale 2011 r. oraz w pierwszym 2012 r. przyznawano dodatki pracownikom Urzędu z zachowaniem wszystkich wymogów wynikających z rozporządzenia w sprawie dodatku do wynagrodzenia dla pracowników publicznych słuŝb zatrudnienia. Przedstawiając powyŝsze oceny i uwagi, NajwyŜsza Izba Kontroli wnioskuje o: 1) rozwaŝenie wprowadzenia pisemnych zasad podnoszenia kwalifikacji zawodowych pracowników PUP, uwzględniających w szczególności faktyczne dostosowanie zakresu szkoleń do potrzeb wynikających z zadań realizowanych przez PUP; 2) podjęcie działań mających na celu wyeliminowanie przypadków niegospodarnego wydatkowania środków na szkolenia pracowników Urzędu; 3) zapewnienie rzetelnego sporządzania sprawozdań Krajowe i zagraniczne szkolenia pracowników urzędów pracy w całości lub części finansowane z FP lub środków EFS; 4) podjęcie działań mających na celu uszczegółowienie treści 3 ppkt 1 Regulaminu naboru; poprzez określenie kto, w jakim terminie, w jakiej formie i komu powinien zgłosić potrzeby w zakresie zatrudnienia; 5) zapewnienie sporządzania rzetelnej dokumentacji dotyczącej postępowań rekrutacyjnych. * * * NajwyŜsza Izba Kontroli, na podstawie art. 62 ustawy o NIK, oczekuje przedstawienia przez Pana Dyrektora w terminie 14 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, informacji o sposobie wykorzystania uwag i wykonania wniosków bądź o działaniach podjętych w celu realizacji wniosków lub przyczynach niepodjęcia takich działań. Zgodnie z treścią art. 61 ust. 1 ustawy o NIK, w terminie 7 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, przysługuje Panu Dyrektorowi prawo zgłoszenia na piśmie do dyrektora Delegatury NIK w Kielcach umotywowanych zastrzeŝeń w sprawie ocen, uwag i wniosków zawartych w tym wystąpieniu. W razie zgłoszenia zastrzeŝeń, zgodnie z art. 62 ust. 2 ustawy o NIK, termin nadesłania informacji, o którym mowa wyŝej, liczy się od dnia otrzymania ostatecznej uchwały właściwej komisji NIK. 5