NAJWYśSZA IZBA KONTROLI. Pani Małgorzata Hudyma. Dyrektor Polskiego Ośrodka Informacji Turystycznej w Sztokholmie WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

Transkrypt

1 NAJWYśSZA IZBA KONTROLI Departament Gospodarki, Skarbu Państwa i Prywatyzacji ul. Filtrowa 57, Warszawa tel./fax adres korespondencyjny Skrzynka pocztowa Nr P Warszawa Warszawa, 15 grudnia 2008 r. P/08/047 KGP/ /08 Pani Małgorzata Hudyma Dyrektor Polskiego Ośrodka Informacji Turystycznej w Sztokholmie WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 2 ust. 1 ustawy z dnia 23 grudnia 1994 r. o NajwyŜszej Izbie Kontroli 1 (dalej: ustawa o NIK), NajwyŜsza Izba Kontroli 2 przeprowadziła w Polskim Ośrodku Informacji Turystycznej w Sztokholmie 3 kontrolę działalności POIT w okresie od dnia 1 stycznia 2006 r. do dnia 30 czerwca 2008 r. W związku z ustaleniami przedstawionymi w protokole kontroli, podpisanym w dniu 28 listopada 2008 r., NajwyŜsza Izba Kontroli - Departament Gospodarki, Skarbu Państwa i Prywatyzacji, stosownie do art. 60 ustawy o NIK, przekazuje Pani Dyrektor niniejsze wystąpienie. NajwyŜsza Izba Kontroli pozytywnie ocenia działalność POIT, pomimo stwierdzonych uchybień. WyraŜając pozytywną ocenę NIK uwzględniła prawidłową realizację przez POIT działań promocyjnych, w tym przede wszystkim celowy i gospodarny sposób wykorzystania 1 Dz.U. z 2007 r. Nr 231, poz Departament Gospodarki, Skarbu Państwa i Prywatyzacji. 3 Dalej POIT lub Ośrodek

2 środków na promocję turystyki, pomimo realnego spadku w stosunku do 2006 r. wydatków ponoszonych na ten cel w 2007 i w I połowie 2008 r. Zdaniem NIK Ośrodek potrafił skutecznie dostosować narzędzia promocyjne do specyfiki obszaru działalności 4. W ocenie NIK podejmowane działania promocyjne, były zgodne z zadaniami określonymi w Planach Działań Polskiej Organizacji Turystycznej (dalej POT), a takŝe w Marketingowej Strategii Polski w Sektorze Turystyki na lata Działania te przyczyniły się takŝe do zwiększenia liczby przyjazdów do Polski mieszkańców krajów skandynawskich. Plany finansowe POIT w latach zostały wykonane w 100 %, a w I półroczu 2008 r. wykonanie wyniosło 51 %. 1. W 2006 r. na realizację zadań promocyjnych przeznaczono 2 084,1 tys. koron szwedzkich (SEK). W 2007 r. odnotowano spadek wydatków na ten cel do kwoty 1 453,4 tys. SEK, stanowiącej niecałe 70 % nakładów poniesionych w 2006 r. W I półroczu 2008 r. wydatkowano 952,6 tys. SEK, co stanowiło około 58 % planu rocznego, ustalonego w wysokości 1 579,1 tys. SEK (ok. 9 % więcej niŝ w 2007 r. i ok. 24 % mniej niŝ w 2006 roku). Realny spadek środków przeznaczonych na promocję wynikał przede wszystkim ze zmniejszenia ogólnej kwoty przeznaczonej na funkcjonowanie Ośrodka. W porównaniu do wykonania budŝetu Ośrodka za 2006 r. w kwocie 4 088,1 tys. SEK, wykonanie za 2007 r. wyniosło 3 244,9 tys. SEK (79,4 % nakładów poniesionych w 2006 roku). W planie na 2008 r. 5 limit wydatków został ustalony w wysokości tys. SEK, stanowiącej prawie 102 % wydatków roku 2007 i niespełna 81 % kwoty z roku Udział wydatków na działalność promocyjną w wydatkach ogółem zmniejszył się w 2007 r. w porównaniu z 2006 r. z ok. 51 % do niecałych 45 %, natomiast w planie na 2008 r. stanowił około 48 % wydatków ogółem. 1.2 NIK pozytywnie ocenia elastyczne stosowanie przez Ośrodek narzędzi promocyjnych, w zaleŝności od promowanego produktu, kosztu promocji, a takŝe rynku odbiorcy. Dotyczy to m.in. promocji w mediach. Współpraca z podmiotami zainteresowanymi częściowym pokryciem kosztów reklam spowodowała, Ŝe Ośrodek w I półroczu 2008 r. zamieścił 10 anonsów w prasie konsumenckiej oraz 5 w katalogach touroperatorów. Była to ilość znacząco większa niŝ w latach 2006 i 2007, kiedy to w prasie umieszczono odpowiednio 3 i 2 anonse, natomiast w katalogach 5 i jedno ogłoszenie. 4 POIT działa na terenie: Szwecji, Finlandii, Norwegii i Danii. 5 Wg. stanu na dzień 30 września 2008 r. 2

3 Znacząca była równieŝ aktywność Ośrodka w zakresie opracowywania własnych materiałów prasowych, w postaci tzw. newsletters i press release, które przesyłano w formie elektronicznej 6 do ponad 500 przedstawicieli mediów oraz około 1000 odbiorców z branŝy turystycznej. W badanym okresie Ośrodek wydał 35 newsletterów oraz 15 press release. W I półroczu 2008 r. w porównaniu do 2007 r. nastąpiło podwojenie (z 58 do 129) zrealizowanych podróŝy studyjnych dla dziennikarzy i przedstawicieli branŝy turystycznej. Nie wiązały się one najczęściej z ponoszeniem dodatkowych kosztów przez Ośrodek. W I połowie 2008 r., w porównaniu z 2007 r., nastąpił takŝe znaczący wzrost liczby artykułów prasowych opublikowanych w wyniku działalności Ośrodka (z 61 do 140) NIK pozytywnie odnotowuje fakt zwiększającej się partycypacji podwystawców w finansowaniu kosztów wynajmu powierzchni targowych, w ramach organizacji tzw. Polskich Stoisk Narodowych w 2008 r. 7. O ile w 2006 r. ostateczna suma wydatków poniesionych przez Ośrodek stanowiła 68,4 % łącznych kosztów targów, a w 2007 r. 69 %, to w 2008 r. udział ten wyniósł 53 %. Zdaniem NIK świadczy to o poprawiającej się skuteczności promocji tego typu imprez turystycznych wśród polskich podmiotów, potencjalnie zainteresowanych uczestnictwem. 1.4 Podejmowane przez POIT działania, a takŝe znaczące rozszerzenie oferty podróŝowania do Polski, głównie ze względu na rozwój tanich połączeń lotniczych, miały wpływ na wzrost liczby przyjazdów do Polski mieszkańców krajów skandynawskich. Wg danych Instytutu Turystyki liczba odwiedzających Polskę obywateli ze Skandynawii wyniosła 537 tys. osób w 2006 r. i 596,1 tys. w 2007 roku. 2. Stwierdzone w toku kontroli uchybienia polegały na: Występowaniu róŝnic w kwotach faktycznych wydatków na organizację poszczególnych imprez targowych, wykazywanych w rocznych sprawozdaniach merytorycznych i finansowych, w porównaniu do kwot zaplanowanych. Wynikało to z faktu, Ŝe preliminarz finansowania obejmuje tylko wydatki poniesione w danym roku, a wydatki na imprezy targowe, organizowane w I kwartale danego roku, mają miejsce zarówno w roku poprzedzającym, jak i w roku, w którym odbywa się dana 6 Od wiosny 2008 r. funkcjonuje zintegrowany system elektroniczny SARE wprowadzony przez POT do uŝytku wszystkich Ośrodków. 7 Dotyczy 3 największych, finansowanych przez POIT, imprez targowych na terenie Skandynawii. 3

4 impreza. JednakŜe zdaniem NIK w przypadku zaistnienia takiej sytuacji, powinna być ona wyjaśniona w sporządzanych sprawozdaniach. Podpisaniu w dniu 22 grudnia 2006 r. przez p.o. Dyrektora Ośrodka z Panem Juliuszem Sochanem, byłym dyrektorem POIT, umowy zlecenia na obsługę polskich stoisk narodowych. W dniu podpisania umowy brak było jednak zgody Prezesa POT na jej zawarcie 8, a więc nie był spełniony wymóg wynikający z załącznika do Decyzji nr 5 Prezesa POT z dnia 18 września 2002 r. 9, w którym określono, Ŝe uprzednia zgoda Prezesa POT jest wymagana m.in. w zakresie zawierania umów zleceń z osobami, dla których organem podatkowym jest polski urząd skarbowy. 3. NIK nie wnosi uwag odnośnie prawidłowości wydatkowania środków na wydatki administracyjne. W zakresie szczegółowo skontrolowanych wydatków z grupy III 10 nie stwierdzono uchybień i nieprawidłowości. Dotyczy to takŝe wydatków zrealizowanych w wyniku udzielonych zamówień publicznych (szczegółowej kontroli poddano dwa zamówienia, udzielone w trybie zapytania o cenę oraz w trybie przetargu nieograniczonego). 4. Biorąc pod uwagę powyŝsze oceny i uwagi, na podstawie art. 60 ust. 2 ustawy o NIK, NajwyŜsza Izba Kontroli przedstawia następujące wnioski: 1) Przedstawianie w rocznych sprawozdaniach merytorycznych kompleksowej informacji dotyczącej kosztów netto zrealizowanych imprez targowych, a w przypadku rozbieŝności z planami omówienie powstałych róŝnic. 2) Uzyskiwanie uprzedniej, pisemnej zgody Prezesa POT na zawarcie umowy zlecenia z osobą, dla której organem podatkowym jest polski urząd skarbowy. NajwyŜsza Izba Kontroli Departament Gospodarki, Skarbu Państwa i Prywatyzacji, na podstawie art. 62 ust. 1 ustawy o NIK, zwraca się do Pani Dyrektor o nadesłanie, w terminie 21 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia, informacji o sposobie wykorzystania uwag i wykonania wniosków oraz o podjętych działaniach lub o przyczynach niepodjęcia tych działań. Stosownie do art. 61 ust. 1 ustawy o NIK, w terminie 7 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, przysługuje Pani Dyrektor prawo zgłoszenia do dyrektora 8 Przedmiotowa zgoda została udzielona na piśmie w dniu 2 stycznia 2007 r. 9 W sprawie zasad sporządzania planów finansowych Polskich Ośrodków Informacji Turystycznej za granicą. 10 Zakup materiałów, wyposaŝenia i usług 4

5 Departamentu Gospodarki, Skarbu Państwa i Prywatyzacji NIK umotywowanych zastrzeŝeń w sprawie ocen, uwag i wniosków zawartych w tym wystąpieniu. W razie zgłoszenia zastrzeŝeń, termin nadesłania informacji, o której wyŝej mowa, liczy się stosownie do art. 62 ust. 2 ustawy o NIK od dnia otrzymania ostatecznej uchwały w sprawie powyŝszych zastrzeŝeń. (-) Andrzej Otrębski Dyrektor Departamentu Gospodarki, Skarbu Państwa i Prywatyzacji 5