Szczegółowy zakres usługi

Transkrypt

1 Szczegółowy zakres usługi Etap 1: Wykonanie dla Ministerstwa Środowiska przewodnika dotyczącego przygotowania i realizacji planów inwestycyjnych w zakresie gospodarki odpadami komunalnymi oraz budowlano-remontowymi, zapewniających osiągnięcie celów wynikających z prawa UE finansowanego w ramach środków pomocy technicznej Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko I. Przedmiot zamówienia Przedmiotem zamówienia jest opracowanie merytoryczne, edytorskie, wykonanie składu, łamania, korekty, przygotowania do druku, druk oraz dostawa 2 egz. trwale spiętych (format A4) oraz wersji elektronicznej do Ministerstwa Środowiska przewodnika dotyczącego przygotowania i realizacji planów inwestycyjnych w zakresie gospodarki odpadami komunalnymi oraz budowlanoremontowymi zapewniających osiągnięcie celów wynikających z prawa UE finansowanego w ramach środków pomocy technicznej Programu Operacyjnego. II. Cel i zakres zamówienia Celem zamówienia jest określenie metodyki przygotowania planu inwestycyjnego województwa (z uwzględnieniem specyfiki województwa, ok. przemysłowe, rolnicze, turystyczne, oraz jego struktury osadniczej, ok. duże miasta, zabudowa rozproszona), obejmującego: a) informację nt. wytwarzanych (zbieranych) i przetwarzanych odpadów komunalnych oraz prognozę do 2020 r. w tym zakresie, z uwzględnieniem źródeł powstawania tych odpadów; b) opis istniejącej infrastruktury, czyli istniejących punktów służących zapobieganiu powstawania odpadów, punktów selektywnego zbierania odpadów, instalacji do doczyszczania selektywnie zebranych frakcji odpadów, instalacji do recyklingu poszczególnych frakcji materiałowych, kompostowni odpadów zielonych, instalacji do fermentacji bioodpadów, instalacji mechaniczno-biologicznego przetwarzania odpadów, instalacji do termicznego przekształcania odpadów komunalnych, składowisk odpadów, instalacji do recyklingu odpadów budowlano-remontowych wraz ze wskazaniem ich położenia, również na mapie, odpowiednio ich mocy przerobowych, rodzaju frakcji zbieranych lub przetwarzanych odpadów komunalnych; c) opis docelowego systemu zbierania i przetwarzania odpadów komunalnych w województwie, który pozwoliłby w 2020 r. osiągnąć cele w zakresie gospodarki odpadami wynikające z prawa UE i polskiego, w szczególności w zakresie przygotowania do ponownego użycia i recyklingu, w tym zakładanej efektywności systemu selektywnego zbierania, tzn., jaki odsetek wszystkich wytwarzanych odpadów ma być zbierany w sposób selektywny; d) wskazanie planowanych inwestycji takich, jak: punkty służące zapobieganiu powstawaniu odpadów (ok. napraw) ze wskazaniem, jakie produkty miałaby być naprawiane, punkty selektywnego zbierania odpadów komunalnych wraz ze wskazaniem ich położenia, frakcje odpadów, które mają być zbierane w tych punktach i miejscowości/dzielnic, które mają być obsługiwane przez dany punkt,

2 instalacje do doczyszczania selektywnie zebranych frakcji odpadów wraz ze wskazaniem ich położenia, frakcje odpadów, które mają być doczyszczane, mocy przerobowych i obszaru, który ma być obsługiwany, instalacje do recyklingu poszczególnych frakcji materiałowych wraz ze wskazaniem ich położenia, frakcji odpadów, które mają być przetwarzane i uzyskiwanych produktów oraz mocy przerobowych, instalacje do fermentacji bioodpadów, gdzie zamierza się lub wprowadzono system selektywnego zbierania bioodpadów wraz ze wskazaniem mocy przerobowych instalacji oraz ich położenia, instalacje do termicznego przekształcania tzw. resztkowych odpadów komunalnych, czyli tych, które nie zostały zebrane w sposób selektywny (+ frakcji energetycznych wydzielonych w istniejących instalacjach do mechanicznobiologicznego przetwarzania zmieszanych odpadów komunalnych), wykorzystujących ciepło i pracujących w komunikacji wraz ze wskazaniem ich położenia, mocy przerobowych oraz podaniem szacowanej ilości odpadów, które nie będą zbierane selektywnie na obszarze obsługiwanym przez daną instalację, ewentualnie składowiska odpadów tylko w odniesieniu do pozostałości po termicznym przekształcaniu odpadów komunalnych wraz ze wskazaniem ich pojemności, instalacje do recyklingu odpadów budowlano-remontowych wraz z przedstawieniem na mapie instalacji istniejących i planowanych; e) oszacowanie kosztów poszczególnych planowanych inwestycji oraz wskazania źródeł ich finansowania; f) wskazanie potencjalnych beneficjentów; g) harmonogram realizacji. W przewodniku zostaną także przedstawione praktyczne przykłady dotyczące w/w elementów planu inwestycyjnego (w oparciu o analizę sytuacji w poszczególnych województwach). Etap 2: Przygotowanie programu oraz organizacja 16 dwudniowych szkoleń dla kadr wojewódzkich odpowiedzialnych za i uczestniczących w realizacji planów inwestycyjnych w zakresie gospodarki odpadami komunalnymi I. Przedmiot zamówienia Przedmiotem zamówienia jest przygotowanie programu oraz organizacja 16 dwudniowych szkoleń dla maksymalnie 320 osób łącznie kadr wojewódzkich odpowiedzialnych i uczestniczących w przygotowaniu i realizacji planów inwestycyjnych w zakresie gospodarki odpadami komunalnymi (wraz z usługami cateringowymi podczas szkoleń), zwanych dalej szkoleniami. II. Cel zamówienia Celem szkoleń jest podniesienie wiedzy i kompetencji kadr wojewódzkich w zakresie przygotowania i realizacji planów inwestycyjnych w zakresie gospodarki odpadami komunalnymi oraz budowlanoremontowymi zapewniających osiągnięcie celów wynikających z prawa UE (dyrektywy ramowej w sprawie odpadów, dyrektywy opakowaniowej, dyrektywy w sprawie składowania odpadów). III. Opis zamówienia

3 1. Wykonawca powinien zorganizować 16 dwudniowych szkoleń, po jednym w każdym województwie. W każdym szkoleniu uczestniczyć będzie min. 10 osób, a maksimum 20 osób. Zamawiający przyjmuje, że przeszkolona może być mniejsza liczba osób niż 320 jedynie w sytuacji, gdy Wykonawca nie otrzyma wystarczającej liczby zgłoszeń od uczestników. Na potwierdzenie Wykonawca przedłoży stosowną dokumentację, na którą będą składały się dwukrotnie wysłane zaproszenia do właściwych instytucji. 2. Językiem szkoleń będzie język polski, w związku z tym wykłady będą prowadzone po polsku i wszelkie materiały związane ze szkoleniami zostaną przygotowane w języku polskim. 3. Godziny rozpoczęcia i zakończenia szkoleń zostaną ustalone w porozumieniu z Zamawiającym. 4. Szkolenia mogą odbywać się od poniedziałku do piątku z wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy. Dwudniowe szkolenia odbywać się będą w terminie dwóch kolejno następujących po sobie dni. 5. Jeden dzień szkoleniowy to siedem godzin zegarowych, w tym dwie przerwy kawowe po 15 minut i przerwa na lunch 40 minut. W/w przerwy wchodzą w zakres minimalnego czasu trwania jednego dnia szkoleniowego, tj. 7 godzin zegarowych. Pierwszego dnia szkolenie rozpocznie się nie wcześniej niż o godzinie Drugiego dnia szkolenie zakończy się nie później niż o godzinie 17: Wykonawca zapewni odpowiednio wykwalifikowaną kadrę szkoleniową, zgodnie z wymogami określonymi w pkt. IV SIWZ 7. Szkolenia muszą uwzględniać obowiązujące akty prawne oraz wytyczne szczególnie regulujące kwestie wymienionego tematu w tym przyjęty przez Zamawiającego Przewodnik, będący wynikiem realizacji etapu I zamówienia. 8. Metody szkoleniowe: a) wykład z wykorzystaniem prezentacji multimedialnej, b) case study analiza przypadków, c) warsztaty rozwiązywanie praktycznych przykładów, d) odpowiedzi na pytania uczestników omówienie problemów. 9. Szkolenia zostaną zorganizowane i przeprowadzone w 16 miastach wojewódzkich, w salach dostosowanych do przeprowadzenia szkoleń, wyposażonych w odpowiedni sprzęt multimedialny, audiowizualny, klimatyzację/ogrzewanie, do których dojazd zajmie nie więcej niż 15 minut jednym środkiem komunikacji miejskiej w godzinach szczytu od głównego dworca kolejowego w danym mieście. Budynek, w którym zorganizowane będzie szkolenie musi być dostosowany do potrzeb osób niepełnosprawnych. 10. Miejsce, w którym zorganizowany będzie lunch dla uczestników szkoleń, musi być przystosowane do lunchu w formie zasiadanej i powinno znajdować się w tym samym budynku lub kompleksie budynków co sala szkoleniowa (zapewnione przejście bez wychodzenia na dwór). 11. Wykonawca zapewni wszystkim uczestnikom szkolenia bezpłatne materiały szkoleniowe zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej. Wszystkie materiały muszą być zgodne z Księgą Identyfikacji Wizualnej Narodowej Strategii Spójności oraz Wytycznymi Ministerstwa Rozwoju Regionalnego w zakresie informacji i promocji Programu.

4 12. Wykonawca przedstawi Zamawiającemu harmonogram szkoleń z terminami poszczególnych szkoleń oraz zajęć poszczególnych grup szkoleniowych oraz proponowanymi salami, w których będą odbywały się szkolenia (sale wymagają akceptacji Zamawiającego). 13. Wykonawca przygotuje i przed zakończeniem każdego szkolenia rozda uczestnikom do wypełnienia ankiety ewaluacyjne i zapewni zwrot wypełnionych ankiet na poziomie wynoszącym co najmniej 70% wszystkich uczestników szkoleń. IV. Szczegółowy zakres usług Szkolenia 1. Wykonawca jest zobowiązany zrealizować zamówienie w ciągu 12 tygodni od daty przyjęcia przez Zamawiającego Przewodnika z Etapu I 2. Wykonawca przygotuje wzór elektronicznego formularza zgłoszeniowego do umieszczenia na stronie internetowej Wykonawcy (rejestracja będzie odbywała się poprzez stronę internetową lub formularz odesłany na wskazany adres poczty ) oraz zaproszenia na szkolenie (w formie elektronicznej, przeznaczonej do publikacji na stronach internetowych). 3. Wykonawca wyśle elektronicznie ( ) lub faksem zaproszenie na szkolenia do przedstawicieli następujących instytucji: urzędów marszałkowskich, urzędów wojewódzkich, regionalnych dyrekcji ochrony środowiska, wojewódzkich inspektoratów ochrony środowiska. Po ustaleniu z Zamawiającym Wykonawca skieruje zaproszenie do wiodących jednostek samorządu gminnego. 4. Wykonawca poinformuje uczestników szkolenia, że organizatorem szkolenia jest Ministerstwo Środowiska. 5. Wykonawca zbierze dane kontaktowe uczestników szkoleń imię, nazwisko, nazwa instytucji, telefon służbowy, i przekaże je Zamawiającemu po zakończeniu szkoleń. Wykonawca uzyska zgodę uczestników na przetwarzanie danych osobowych przez Wykonawcę i Zamawiającego. Dane osobowe zebrane od uczestników szkoleń będą wykorzystywane przez Wykonawcę wyłącznie do celów związanych z Zamówieniem. 6. Koszty dojazdu na miejsce szkolenia pokrywają uczestnicy. Wykonawca zapewni nieodpłatne miejsca parkingowe dla uczestników. W przypadku braku takiej możliwości należy zapewnić uczestnikom nieodpłatne miejsca parkingowe na ulicy w bezpośrednim sąsiedztwie miejsca szkolenia. 7. Szkolenia zostaną przeprowadzone przy udziale ekspertów, którzy uczestniczyli w opracowaniu przewodnika nt. przygotowania planów inwestycyjnych województw w zakresie gospodarki odpadami komunalnymi oraz budowlano-remontowymi, a tym samym posiadają wiedzę i doświadczenie opisane w punkcie IV SIWZ dla niniejszego zamówienia wymagana będzie obecność przynajmniej 1 eksperta na każdym szkoleniu. 8. Zamawiający przewiduje maksymalnie 2 spotkania z Wykonawcą, trenerami oraz ekspertami w terminach wskazanych przez Zamawiającego, w siedzibie Zamawiającego, w celu konsultacji merytorycznej programów i zakresów szkoleń. 9. Wykonawca będzie koordynował zgłoszenia uczestników, odbierał zgłoszenia na szkolenia, potwierdzał uczestnictwo, sporządzał listę uczestników szkoleń. 10. Wykonawca prześle listę uczestników Zamawiającemu w celu ostatecznej weryfikacji i akceptacji nie później niż 5 dni kalendarzowych przed każdym szkoleniem.

5 11. Wykonawca poinformuje wszystkie zgłaszające się osoby nt. zakwalifikowania (lub niezakwalifikowania) na szkolenia oraz osobom zakwalifikowanym przekaże wszystkie niezbędne informacje związane z organizacją szkoleń, sposobem dojazdu, ok. 12. Zamawiający dopuszcza możliwość przeprowadzenia kilku szkoleń w tym samym terminie. 13. W przypadku gdy na szkolenie zgłosi się większa liczba chętnych niż liczba wolnych miejsc, należy uwzględnić równowagę pomiędzy przedstawicielami poszczególnych instytucji (ok. należy unikać sytuacji gdy jedną instytucję reprezentuje bardzo wiele osób, a dla innej zabrakło miejsc na szkoleniu). 14. Zmiana harmonogramu lub programu szkoleń w trakcie realizacji szkoleń będzie możliwa jedynie po uzyskaniu akceptacji Zamawiającego. 15. Wykonawca zapewni obsługę techniczną przed i w trakcie szkolenia. 16. Po stronie Wykonawcy leży rejestracja uczestników, dystrybucja materiałów szkoleniowych, ankiet ewaluacyjnych, artykułów biurowych, udzielanie informacji uczestnikom szkoleń, przygotowanie list obecności uczestników szkoleń (po jednej na każdy dzień szkolenia). 17. Wykonawca zapewni opracowanie i wydruk materiałów szkoleniowych (wydruk dwustronny wszystkich materiałów, w tym prezentacji, w układzie zapewniającym czytelność) oraz przybory biurowe dla wszystkich uczestników szkoleń oznakowane zgodnie z Księgą Identyfikacji Wizualnej Narodowej Strategii Spójności oraz Wytycznymi Ministerstwa Rozwoju Regionalnego w zakresie informacji i promocji Programu Infrastruktura i Środowisko: a) długopisy i notatniki, b) wydruk materiałów szkoleniowych, ustaw, wytycznych, prezentacji, ok., c) wydruk ankiet ewaluacyjnych, d) wydruk certyfikatów. 18. Materiały szkoleniowe muszą uwzględniać ćwiczenia praktyczne, studia przypadku dotyczące tematu szkoleń, muszą mieć atrakcyjną formę. 19. Materiały wykorzystane do przygotowania szkoleń, tam gdzie będzie to możliwe, powinny być ekologiczne tzn., że sposób produkcji materiałów, z których wykonane będą artykuły jest obiektywnie jak najmniej szkodliwy dla środowiska. Ponadto transport sprzętu i artykułów biurowych dla celów szkoleń powinien odbywać się w pojemnikach transportowych wielokrotnego użytku poza godzinami szczytu, tj. w godzinach Certyfikaty (zgodne z Księgą Identyfikacji Wizualnej Narodowej Strategii Spójności oraz Wytycznymi Ministerstwa Rozwoju Regionalnego w zakresie informacji i promocji Programu ) zostaną wydrukowane i dostarczone uczestnikom przez Wykonawcę (najpóźniej w ciągu 7 dni od zakończenia szkolenia). Warunkiem uzyskania certyfikatu będzie obecność w trakcie dwóch dni szkoleniowych, potwierdzona podpisami uczestnika na listach obecności. 21. Po zakończeniu każdego szkolenia Wykonawca przygotuje i następnie rozda uczestnikom do wypełnienia ankiety ewaluacyjne. Ankieta powinna oceniać minimum następujące elementy szkolenia: program i metody szkoleniowe, zdobycie nowej wiedzy przez uczestnika, przydatność szkolenia, zgodność materiałów szkoleniowych z programem, kompetencje trenerów, stopień realizacji programu szkolenia, organizację szkolenia, słabe i mocne strony szkolenia. Wzór ankiety zostanie opracowany przez Wykonawcę i przekazany do zatwierdzenia przez Zamawiającego.

6 22. Skany ankiet będą przesyłane do Zamawiającego drogą elektroniczną tego samego dnia po zakończeniu każdego ze szkoleń. Wykonawca zapewni zwrot wypełnionych ankiet na poziomie wynoszącym co najmniej 70%. Po zakończeniu wszystkich szkoleń Wykonawca przekaże ankiety Zamawiającemu. Wykonawca przedstawi raport ewaluacyjny z Wykonania Zamówienia zawierający pełną analizę ocen szkoleń przez uczestników nie później niż 7 dni kalendarzowych po przeprowadzeniu wszystkich szkoleń. Sale szkoleniowe i usługi cateringowe dla uczestników szkoleń 1. Wykonawca zapewni najem sal szkoleniowych na szkolenia, odpowiadających liczbie uczestników poszczególnych grup szkoleniowych (liczących do 20 osób). Ponadto zapewni właściwe ich wyposażenie: odpowiednie nagłośnienie, stoły, krzesła, w tym stół prezydialny dla trenerów, ekran, rzutnik multimedialny, komputer (laptop), flipcharty, flamastry. Sale wykładowe powinny być przestronne (tj. nie mogą zawierać konstrukcji, które utrudniają uczestnikom odbiór audiowizualny, ok. filarów) i wyposażone w klimatyzację. Konieczne jest, by sala szkoleniowa była salą widną (dzienne oświetlenie) oraz gwarantowała pracę w ciszy. 2. Sala wykładowa powinna zapewniać możliwość wietrzenia (okna) i opcję włączenia/wyłączenia klimatyzacji. 3. Wykonawca zapewni zamówienie i świadczenie usług gastronomicznych w formie dwóch przerw kawowych (15 min. każda) w trakcie szkolenia i lunchu trwającego min. 40 minut na każdy dzień szkolenia. 4. Wykonawca w procesie rekrutacji (za pomocą formularzy zgłoszeniowych) zbierze informacje na temat zapotrzebowania uczestników szkoleń na dania obiadowe mięsne lub wegetariańskie oraz uwzględniające ewentualne alergie pokarmowe. 5. Miejsce wydawania posiłków musi znajdować się w tym samym obiekcie, w którym będą odbywały się szkolenia w oddzielnym pomieszczeniu niż sala szkoleniowa; sztućce i zastawa muszą być wielokrotnego użytku. 6. W ramach każdej z dwóch przerw kawowych należy zapewnić dla każdego uczestnika szkolenia: a) kawa z ekspresu do kawy sypkiej (0,25l/ osobę), b) herbata (wybór herbat co najmniej 3 gatunki) (0,25l/osobę), c) śmietanka/ mleko w dzbanku, d) cukier i słodzik, e) cytryna, f) soki owocowe 100% (0,25l/osobę) w szklanych dzbankach, g) woda mineralna niegazowana i gazowana (0,25l/osobę), h) ciasto tradycyjne (min. 170g/osobę), i) ciasteczka (4 sztuki/ osobę), j) owoce sezonowe. 7. W ramach każdej z przerw obiadowych należy zapewnić dla każdego uczestnika szkolenia minimum: a) zupa 2 rodzaje do wyboru (ok. 125 ml/osobę z każdego rodzaju), b) mięso i ryba po 1 rodzaju (po ok. 125 g/osobę), c) ziemniaki/ placki / ryż/ kluski wybór (ok. 200g/osobę), d) warzywa grillowane/gotowane mix (ok. 150g/osobę), e) 2 rodzaje sałatek warzywnych (ok. 150g/osobę),

7 f) woda mineralna niegazowana i gazowana (0,25l/osobę), g) kawa z ekspresu do kawy sypkiej (0,25l/ osobę), h) herbata (wybór herbat) (0,25l/osobę), i) śmietanka/ mleko, j) cukier i słodzik, k) cytryny, l) soki owocowe (0,25l/osobę) w dzbankach szklanych. 8. Wykonawca zapewni: a) przygotowanie dań, obsługę całego spotkania, sprzątnięcie Sali oraz odbiór naczyń i sprzętów, b) ciepłe posiłki podawane w odpowiedniej temperaturze zgodnie z rodzajem serwowanego dania, c) kompleksowy sprzęt gastronomiczny dla tego typu usługi, w tym zastawę fajansową, naczynia fajansowe do kawy i herbaty, szklanki do soków, talerzyki i talerze fajansowe oraz sztućce metalowe wszystko w ilości, która nie będzie powodowała konieczności mycia naczyń w miejscu szkolenia, a także podgrzewacze do wody, pojemniki na odpady, serwetki oraz odpowiednią dekorację stołów. V. Współpraca z Zamawiającym Zamawiający weryfikuje i akceptuje materiały związane z realizacją szkoleń. 1. Wykonawca przekaże Zamawiającemu pocztą elektroniczną do akceptacji w terminie maksymalnie 5 dni od akceptacji Przewodnika I Etapu zamówienia, umowy harmonogram szkoleń obejmujący propozycje terminów poszczególnych szkoleń oraz zajęć poszczególnych grup szkoleniowych, nazwisk trenerów i ekspertów oraz lokalizacji sal, w których będą odbywały się szkolenia. Zamawiający dokona weryfikacji harmonogramu w ciągu 5 dni kalendarzowych od daty otrzymania i zgłosi Wykonawcy ewentualne uwagi. Wykonawca wprowadzi do Harmonogramu poprawki w ciągu 3 dni kalendarzowych od dnia przekazania uwag przez Zamawiającego. W sytuacji gdy przedstawiony Harmonogram w dalszym ciągu będzie wymagał poprawy, Zamawiający zgłosi Wykonawcy kolejne uwagi. 2. Wykonawca przekaże Zamawiającemu drogą elektroniczną do akceptacji w terminie maksymalnie 20 dni kalendarzowych od daty zawarcia umowy następujące materiały: a) projekt ankiet ewaluacyjnych, b) projekt certyfikatów, c) projekt zaproszenia na szkolenia, d) projekt formularza zgłoszeniowego. Zamawiający dokona weryfikacji materiałów z pkt. A-d w ciągu 5 dni kalendarzowych od ich otrzymania. Wykonawca wprowadzi ewentualne poprawki do materiałów wskazanych w pkt. A-d w ciągu 3 dni kalendarzowych od dnia przekazania uwag przez Zamawiającego. 3. Wykonawca przekaże Zamawiającemu drogą elektroniczną do akceptacji w terminie maksymalnie 10 dni kalendarzowych przed pierwszym szkoleniem następujące materiały: a) Szczegółowy program szkolenia, b) Projekt materiałów szkoleniowych,

8 Zamawiający dokona weryfikacji materiałów wymienionych w pkt. A-c maksymalnie w ciągu 5 dni kalendarzowych od ich otrzymania. Wykonawca wprowadzi ewentualne poprawki do ww. materiałów maksymalnie w ciągu 3 dni kalendarzowych od dnia przekazania uwag przez Zamawiającego. 4. Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do akceptacji propozycje co najmniej 3 zestawów menu przerw kawowych oraz obiadów dla każdego szkolenia na 7 dni przed jego rozpoczęciem 5. Wykonawca przedstawi każdorazowo Zamawiającemu do akceptacji listę potwierdzonych uczestników szkoleń nie później niż 7 dni kalendarzowych przed każdym szkoleniem. 6. Zamawiający będzie przesyłał uwagi do materiałów oraz dokonywał akceptacji wymienionych w pkt 1-6 dokumentów drogą elektroniczną.

9 Szablon wyceny usługi Cena netto VAT Cena brutto Etap I Etap II RAZEM