Wykonanie kompleksowej organizacji Szkoleń dla pracowników resortu środowiska w zakresie tematyki dotyczącej wdrożenia dyrektywy INSPIRE"

Transkrypt

1 Załącznik nr 1 Wykonanie kompleksowej organizacji Szkoleń dla pracowników resortu środowiska w zakresie tematyki dotyczącej wdrożenia dyrektywy INSPIRE" I. Przedmiot zamówienia i termin realizacji 1. Przedmiotem zamówienia jest wykonanie usługi polegającej na opracowaniu materiałów szkoleniowych i organizacji szkoleń dla pracowników resortu środowiska w zakresie wykorzystania języka UML, XML, GML w zakresie niezbędnym do realizacji zadań związanych z wdrażaniem dyrektywy INSPIRE oraz uwzględniania w specyfikacjach istotnych warunków zamówienia wymagań Dyrektywy INSPIRE dla nowych i aktualizowanych zbiorów danych. 2. Zamówienie zostanie zrealizowane w terminie wrzesień-październik 2016 r., wyłączając dnia września 2016 r. 3. Szkolenia powinny mieć charakter wykładowy lub warsztatowy, zgodnie z opisem w załączniku nr 2 do zapytania ofertowego. Szkolenia o charakterze warsztatowym powinny zostać przeprowadzane w grupach liczących maksymalnie 12 uczestników, dla szkoleń oznaczonych jako wykłady liczba osób ograniczona jest pojemnością sali wykładowej (minimalna liczba uczestników zgodna z zał. nr 2). 4. Szkoleniem objęci są pracownicy następujących jednostek podległych i nadzorowanych przez Ministerstwo Środowiska: Państwowego Instytutu Geologicznego Państwowy Instytut Badawczy, Instytutu Meteorologii i Gospodarki Wodnej Państwowy Instytut Badawczy, Krajowego Zarządu Gospodarki Wodnej, Głównego Inspektoratu Ochrony Środowiska, Generalnej Dyrekcji Ochrony Środowiska, Instytutu Badawczego Leśnictwa, dla których przewidziano przeprowadzenie 10 szkoleń z 4 tematów, obejmujących udział 137 osób. W poszczególnych szkoleniach będą uczestniczyć w dużej mierze te same osoby, co należy uwzględnić przy ustalaniu harmonogramu szkoleń. 5. Wszystkie szkolenia zostaną przeprowadzone na terenie miasta Warszawy. II. Cel zamówienia Celem szkoleń jest podniesienie wiedzy i kompetencji pracowników resortu środowiska, które umożliwi właściwe wdrożenie dyrektywy 2007/2/WE (INSPIRE), nakładającej na Polskę obowiązek gromadzenia i udostępniania danych przestrzennych, zgodnie z ustanowionymi standardami - w zakresie tematów danych przestrzennych, dla których organem wiodącym są jednostki resortu. Szkolenia będą obejmować tematykę z zakresu: uwzględniania zapisów dot. INSPIRE w specyfikacjach istotnych warunków zamówienia; wykorzystania języka UML w INSPIRE; wykorzystania języka XML w INSPIRE; wykorzystanie języka GML w INSPIRE.

2 III. Zakres prac 1. Przygotowanie harmonogramu i szczegółowego programu szkoleń. 2. Zapewnienie sal szkoleniowych oraz usług cateringowych w trakcie szkoleń. 3. Przygotowanie i udostępnienie uczestnikom materiałów szkoleniowych i biurowych. 4. Organizacja i przeprowadzenie szkoleń. 5. Wykonanie raportu końcowego. 6. Wsparcie poszkoleniowe polegające na zapewnieniu możliwości konsultacji z osobą przeprowadzającą szkolenie przez okres 30 dni po zakończeniu cyklu szkoleń. Ad. III.1 Przygotowanie harmonogramu i szczegółowego programu szkoleń 1. Wykonawca przekaże Zamawiającemu pocztą elektroniczną do akceptacji w terminie maksymalnie 3 dni kalendarzowych od dnia zawarcia umowy, harmonogram szkoleń obejmujący propozycje terminów poszczególnych szkoleń oraz zajęć poszczególnych grup szkoleniowych, nazwiska trenerów oraz informację o ośrodku szkoleniowokonferencyjnym, w którym będą odbywały się szkolenia. Zamawiający dokona weryfikacji harmonogramu w ciągu 3 dni kalendarzowych od daty otrzymania i zgłosi Wykonawcy ewentualne uwagi. Wykonawca wprowadzi do Harmonogramu poprawki w ciągu 3 dni kalendarzowych od dnia przekazania uwag przez Zamawiającego. 2. W sytuacji gdy przedstawiony Harmonogram w dalszym ciągu będzie wymagał poprawy, Zamawiający zgłosi Wykonawcy kolejne uwagi. 3. Harmonogram będzie tak skonstruowany, by w przypadku prowadzenia równolegle szkoleń, uczestnicy szkoleń mogli wziąć udział we wszystkich deklarowanych szkoleniach. 4. W przypadku zmiany trenerów, o których mowa w punkcie 1, którzy zostali przedstawieni w ofercie, zmiana może nastąpić po akceptacji Zamawiającego, pod warunkiem, że posiadają wymagane doświadczenie w przygotowaniu treści programowych i materiałów z zakresu tematyki szkoleń, określone szczegółowo w zapytaniu ofertowym, w punkcie III Warunki udziału w postępowaniu. 5. Wykonawca zapewni aby ośrodek szkoleniowy znajdował się w miejscu, do którego będzie dogodny dojazd środkami transportu publicznego. 6. Wykonawca przekaże Zamawiającemu drogą elektroniczną do akceptacji w terminie maksymalnie 7 dni kalendarzowych od daty zawarcia umowy następujące materiały: a) projekt certyfikatów, b) projekt zaproszenia na szkolenia, c) projekt materiałów biurowych. Zamawiający dokona weryfikacji materiałów z pkt. a-c w ciągu 2 dni kalendarzowych od ich otrzymania. Wykonawca wprowadzi ewentualne poprawki do materiałów wskazanych w pkt. a-c w ciągu 2 dni kalendarzowych od dnia przekazania uwag przez Zamawiającego. 7. Wykonawca przekaże Zamawiającemu drogą elektroniczną do akceptacji w terminie minimalnie 7 dni kalendarzowych przed pierwszym szkoleniem z każdego tematu następujące materiały: a) Szczegółowy program szkoleń, będący rozwinięciem i kontynuacją konspektu przedstawionego przez wykonawcę na etapie składania oferty; b) Projekt materiałów szkoleniowych; c) Projekt testów przed szkoleniem i projekt testów końcowych. Zamawiający dokona weryfikacji wymienionych materiałów maksymalnie w ciągu 3 dni kalendarzowych od ich otrzymania. Wykonawca wprowadzi ewentualne 2

3 poprawki do ww. materiałów maksymalnie w ciągu 2 dni kalendarzowych od dnia przekazania uwag przez Zamawiającego. Szczegółowy program szkolenia jest rozwinięciem i kontynuacją konspektu przedstawionego na etapie składania oferty i z nim zgodny. Wszelkie zmiany w szczegółowym programie względem konspektu wymagają akceptacji Zamawiającego. 8. Zamawiający będzie przesyłał uwagi do materiałów oraz dokonywał akceptacji wymienionych w pkt 1-7 dokumentów drogą elektroniczną. 9. Zmiana harmonogramu lub programu szkoleń w trakcie realizacji szkoleń będzie możliwa jedynie po uzyskaniu akceptacji Zamawiającego. 10. Materiały zaakceptowane przez zamawiającego uznane są za obowiązujące, a Zamawiający zobowiązuje się do niedokonywania w nich zmian w terminie późniejszym. Ad. III.2 Zapewnienie sal szkoleniowych oraz usług cateringowych w trakcie szkoleń 1. Wykonawca zapewni najem sal szkoleniowych na szkolenia, odpowiadających liczbie uczestników poszczególnych grup szkoleniowych. Ponadto zapewni właściwe ich wyposażenie: odpowiednie nagłośnienie, stoły, krzesła, w tym stół prezydialny dla trenerów, ekran, rzutnik multimedialny, komputery dla trenera oraz uczestników szkolenia (dla każdego z uczestników oddzielny laptop) wraz z koniecznym oprogramowaniem do przeprowadzenia szkoleń, flipcharty, flamastry. Sale szkoleniowe powinny być przestronne, nie mogą zawierać konstrukcji, które utrudniają uczestnikom odbiór audiowizualny, np. filarów i wyposażone w klimatyzację. Konieczne jest, by sale szkoleniowe były salami widnymi (dzienne oświetlenie) oraz gwarantowały pracę w ciszy. Budynek, w którym zorganizowane będzie szkolenie musi być dostosowany do potrzeb osób niepełnosprawnych. 2. Sale szkoleniowe powinny zapewniać możliwość wietrzenia (okna) i opcję włączenia/wyłączenia klimatyzacji. 3. Wykonawca podczas każdego szkolenia zapewni usługę cateringową, tj: dwie przerwy kawowe (po 15 min. każda), obiad trwający min. 40 minut na każde szkolenie. 4. Miejsce posiłków musi znajdować się w tym samym obiekcie, w którym będą odbywały się szkolenia, w oddzielnym pomieszczeniu niż sala szkoleniowa. 5. W miejscu, w którym zorganizowany będzie obiad dla uczestników szkoleń muszą być zapewnione miejsca siedzące w trakcie posiłku (obiad w formie zasiadanej). 6. W ramach przerw kawowych należy zapewnić dla każdego uczestnika szkolenia: a) napoje zimne (woda niegazowana i gazowana, soki), b) napoje gorące (kawa, herbata), c) drobne przekąski lub kruche ciastka i owoce. 7. W ramach przerw obiadowych należy zapewnić dla każdego uczestnika szkolenia: a) zupę 1 rodzaj b) drugie danie minimum 2 rodzaje do wyboru (dania mięsne i bezmięsne) c) napoje: woda, soki Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do akceptacji propozycje co najmniej 3 zestawów menu na przerwy kawowe oraz 3 zestawów obiadowych, na 7 dni przed pierwszym szkoleniem uwzględniając preferencje żywieniowe (dania mięsne, bezmięsne) uczestników, wskazane w formularzu zgłoszeniowym. Zestawy te będą zamiennie wykorzystywane podczas wszystkich szkoleń. 8. Wykonawca zapewni stały dostęp do dystrybutora wody pitnej, lub wodę butelkowaną w trakcie trwania szkolenia. 3

4 9. Wykonawca zapewni dodatkowo kompleksowy sprzęt cateringowy, w tym zastawę wielokrotnego użytku, do wszystkich serwowanych dań i napojów, sztućce metalowe wszystko w ilości, która nie będzie powodowała konieczności mycia naczyń w miejscu szkolenia, a także podgrzewacze do wody, pojemniki na śmieci i odpadki, serwetki oraz estetyczną dekorację stołów. Ad. III.3 Przygotowanie i udostępnienie uczestnikom materiałów szkoleniowych i biurowych 1. Wykonawca zapewni wszystkim uczestnikom szkolenia bezpłatne materiały szkoleniowe, głównie w wersji elektronicznej. Wersja papierowa wymagana jest tylko w przypadku kiedy jest to koniecznie do prawidłowego przeprowadzenia szkolenia. 2. Materiały szkoleniowe przeznaczone na wykłady, przygotowane w formie prezentacji, powinny być sformułowane pod względem treści merytorycznej, w sposób umożliwiający wykorzystanie ich jako samodzielnego źródła wiedzy zarówno uczestników szkoleń, jak i pracowników w nich nieuczestniczących. Forma materiału powinna pozwolić na zamieszczenie go na stronie internetowej Zamawiającego. 3. Materiały szkoleniowe wykorzystywane podczas warsztatów, przygotowane w formie zeszytów ćwiczeń i studiów przypadku, powinny uwzględniać klucz odpowiedzi, który zostanie osobno przekazany uczestnikom szkolenia po jego zakończeniu. Forma zeszytu ćwiczeń i klucza odpowiedzi powinna umożliwić wykorzystanie ich jako samodzielnego źródła wiedzy zarówno dla uczestników szkoleń, jak i dla pracowników w nich nieuczestniczących. Forma materiału powinna pozwolić na zamieszczenie go na stronie internetowej Zamawiającego. 4. Wykonawca zapewni opracowanie i przekazanie materiałów szkoleniowych, w formie elektronicznej oraz papierowej (tam gdzie jest to konieczne z uwagi na charakter szkolenia) jako wydruk dwustronny wszystkich materiałów, w układzie zapewniającym czytelność oraz przybory biurowe tj. długopis, notatnik dla wszystkich uczestników szkoleń prowadzonych zarówno w formie wykładowej, jak i warsztatowej. 5. Wykonawca ponadto zapewni niezbędne ustawy, wytyczne, prezentacje, itp. dla uczestników szkoleń prowadzonych w formie warsztatowej. 6. Materiały szkoleniowe muszą uwzględniać ćwiczenia praktyczne, studia przypadku dotyczące poszczególnych tematów szkoleń, muszą mieć atrakcyjną formę np. mogą to być zeszyty ćwiczeń do wypełnienia. 7. Materiały wykorzystane do przygotowania szkoleń, tam gdzie będzie to możliwe, powinny być ekologiczne tzn., że sposób produkcji materiałów, z których wykonane będą artykuły jest obiektywnie jak najmniej szkodliwy dla środowiska. 8. Wszystkie materiały, zarówno szkoleniowe, jak i biurowe, muszą być oznaczone zgodnie z Instrukcją oznakowania przedsięwzięć ze środków NFOŚiGW ( oraz oznaczone logo Ministerstwa Środowiska. Ad. III. 4 Organizacja i przeprowadzenie szkoleń 1. Wykonawca powinien zorganizować szkolenia w zakresie określonym w niniejszym OPZ. 2. Językiem szkoleń będzie język polski, w związku z tym wykłady i warsztaty będą prowadzone po polsku i wszelkie materiały związane ze szkoleniami zostaną przygotowane w języku polskim. 4

5 3. Szkolenia powinny mieć charakter wykładowy lub warsztatowy, zgodnie z opisem w załączniku nr 2. Szkolenia o charakterze warsztatowym powinny zostać przeprowadzane w grupach liczących maksymalnie 12 uczestników, dla szkoleń oznaczonych jako wykłady liczba osób ograniczona jest pojemnością sali wykładowej (minimalna liczba uczestników zgodna z zał. nr 2.). Metody szkoleniowe: a) warsztaty rozwiązywanie praktycznych przykładów, b) wykład z wykorzystaniem prezentacji multimedialnej. 4. Wykonawca zapewnieni po 2 miejsca na szkoleniach dla obserwatorów pracowników Ministerstwa Środowiska (w przypadku formy warsztatowej szkolenia - bez konieczności zapewnienia stanowiska komputerowego), oraz możliwość korzystania z usług cateringowych na szkoleniu. 5. Godziny rozpoczęcia i zakończenia szkoleń zostaną ustalone w porozumieniu z Zamawiającym. Dzień szkoleniowy rozpocznie się nie wcześniej niż o godzinie 9.00 a zakończy się nie później niż o godzinie 17: Szkolenia będą się odbywać od poniedziałku do piątku z wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy. Szkolenia o charakterze warsztatowym, trwające dłużej niż 1 dzień odbywać się będą w kolejno następujących po sobie tygodniach. W tygodniu może się odbyć maksymalnie jeden dzień szkoleniowy. 7. Jeden dzień szkoleniowy to minimum 4 godziny, maksymalnie 7 godzin zegarowych, w tym dwie przerwy kawowe po 15 minut i przerwa na obiad - 40 minut. W/w przerwy wchodzą w zakres czasu trwania jednego dnia szkoleniowego. 8. Wykonawca zapewni trenerów spełniających wymagania określone w niniejszym opisie przedmiotu zamówienia. 9. Szkolenia muszą uwzględniać obowiązujące akty prawne oraz wytyczne szczególnie regulujące kwestie wymienionych tematów w zał Zamawiający po podpisaniu umowy z wykonawcą przekaże listę uczestników szkoleń, zawierającą imię i nazwisko uczestnika, adres , nr telefonu. Wykonawca wyśle w wersji elektronicznej, zaproszenie na szkolenia do uczestników szkoleń, zawierających informacje o terminie, lokalizacji i programie szkolenia, będzie przyjmował potwierdzenia uczestnictwa osób zgłoszonych na szkolenie i sporządzał listę uczestników szkoleń. 11. W przypadku niewykorzystania miejsc w grupie szkoleniowej, Wykonawca w trybie natychmiastowym poinformuje o tym Zamawiającego. Po stronie Zamawiającego leży obowiązek pozyskania uczestników szkolenia, tak aby zapewnić ustaloną liczebność w grupie 12. Wykonawca poinformuje uczestników szkoleń drogą elektroniczną o odwołaniu szkolenia, w przypadku gdy Zamawiający podejmie decyzję o jego odwołaniu z powodu niezapewnienia uczestnictwa na poziomie minimum 50 %. 13. Wykonawca poinformuje uczestników szkolenia, że organizatorem szkolenia jest Ministerstwo Środowiska i jest ono finansowane ze środków Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej. 14. Wykonawca przedstawi każdorazowo Zamawiającemu do akceptacji listę potwierdzonych uczestników szkoleń nie później niż 7 dni kalendarzowych przed każdym szkoleniem. 15. Wykonawca przekaże wszystkim osobom uczestniczącym w szkoleniach, niezbędne informacje związane między innymi z organizacją szkoleń, sposobem dojazdu. 16. Wykonawca zapewni obsługę techniczną przed i w trakcie szkolenia. 17. Po stronie Wykonawcy leży organizacja i obsługa recepcji - rejestracja uczestników, dystrybucja materiałów szkoleniowych, ankiet ewaluacyjnych, testu wiedzy, 5

6 przyborów biurowych, udzielanie informacji uczestnikom szkoleń, przygotowanie listy obecności uczestników szkoleń. 18. Każde szkolenie o charakterze warsztatowym zakończy się krótkim egzaminem. Uczestnikom, którzy zaliczyli egzamin na poziomie przynajmniej 50%, zostaną wydane certyfikaty. Certyfikaty, oznaczone zgodne z Instrukcją oznakowania przedsięwzięć ze środków NFOŚiGW oraz oznaczone logo Ministerstwa Środowiska, zostaną wydrukowane i dostarczone w formie pisemnej uczestnikom szkolenia przez Wykonawcę (najpóźniej w ciągu 7 dni od zakończenia szkolenia). Warunkiem uzyskania certyfikatu będzie także obecność na każdym dniu szkolenia, przewidzianym w programie, potwierdzona podpisami uczestnika na liście obecności. 19. Wykonawca przygotuje i przed zakończeniem każdego szkolenia rozda uczestnikom do wypełnienia ankiety ewaluacyjne i zapewni zwrot wypełnionych ankiet na poziomie wynoszącym co najmniej 70% wszystkich uczestników szkolenia. Kopie elektroniczne ankiet ewaluacyjnych będą przesyłane do Zamawiającego drogą elektroniczną w dniu zakończenia szkolenia. Po zakończeniu wszystkich szkoleń, Wykonawca przekaże ankiety Zamawiającemu jako załącznik do raportu końcowego. Wykonawca przedstawi w raporcie końcowym z wykonania zamówienia pełną analizę oceny szkoleń przez uczestników. Ad. III.5 Wykonanie raportu końcowego Wykonawca przygotuje i przekaże Zamawiającemu raport po zakończeniu szkoleń w formie elektronicznej oraz pisemnej, zawierający: miejsce i terminy szkoleń, listę trenerów/wykładowców, listę uczestników wraz z informacją w jakim szkoleniu uczestniczyli, opis przebiegu szkoleń, wraz z ich programem, analizę oceny szkoleń przez jego uczestników, załączniki w postaci list obecności, materiałów szkoleniowych, podsumowanie ankiet ewaluacyjnych, ankiety ewaluacyjne. Oznakowanie przygotowanego raportu musi być zgodne z Instrukcją oznakowania przedsięwzięć ze środków NFOŚiGW oraz logo Ministerstwa Środowiska. Ad. III.6 Wsparcie poszkoleniowe Wykonawca zapewni uczestnikom szkolenia możliwość konsultacji z osobą przeprowadzającą szkolenie (mailowo lub telefonicznie), w zakresie tematycznym realizowanego szkolenia, w okresie 30 dni roboczych od daty przeprowadzenia szkolenia. VI. Informacje dodatkowe Projekt jest finansowany ze środków Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej. 6