Powitanie 2011 roku!

Transkrypt

1 Powitanie 2011 roku! Tarnów ul. Okrężna 9 tel. (0-14)

2 Wprowadzenie Przewidywane zmiany na przełomie roku opierają się na projektach aktów prawnych, które na moment wydania niniejszej instrukcji formalnie jeszcze nie obowiązują. Na stronie internetowej znajdą Państwo informacje o bieżącym stanie prawnym. Wiadomo za to już, że zmiany na listach, w cenach i limitach, zostały przesunięte i wchodzą również 1 stycznia 2011 roku! Co nas czeka? Zakres prac do wykonania, w związku z nowym rokiem, wygląda następująco: 1. Zainstalowanie programu InfofarmApteka+ wersja Pobranie CBT zawierającej zmiany cen, limitów i list. 3. Wczytanie zmian do kart towarów. 4. Analiza skutków zmian, szczególnie w odniesieniu do towarów, dla których stosowane są obniżone odpłatności i ceny niższe od urzędowych. 5. Przeprowadzenie remanentu towarów. 6. Przygotowanie programu i drukarek fiskalnych do pracy na nowych stawkach podatku VAT. 7. Wczytanie nowej klasyfikacji PKWiU. Zmiany cen, limitów i list Niniejsza instrukcja, jest uzupełnieniem rozdziału XII Ceny, limity, listy z Podręcznika użytkownika. Wczytanie zmian CBT zawierającą zmiany, wczytujemy tak samo, jak inne aktualizacje CBT. O tym, że CBT ze zmianami jest już dostępna, otrzymają Państwo komunikat w System Wiadomości z INFOFARM. Natomiast by zaktualizować parametry sprzedaży, należy w Towarach, uruchomić opcję Operacje->CBT->Aktualizacja wszystkich z CBT. Uwaga! Zalecamy, by aktualizacja obejmowała następujące parametry: Postać,Dawka,Odpowiedniki; Liczenie ceny; Listy; Ceny. Dlatego, przed wykonaniem aktualizacji, należy wejść w System->Parametry programu->parametry ogólne, zakładka Materiały pomocnicze/cbt i zaznaczyć/odznaczyć odpowiednie. Prawidłowy zestaw aktualizowanych parametrów przedstawia rysunek 1.

3 Rysunek 1 Zestaw aktualizowanych parametrów Operację aktualizacji tych parametrów można wykonać po pobraniu wersji CBT, zawierającej zmiany. W końcowym etapie wykonywania tej operacji, na ekranie pojawia się zwykle komunikat Znaleziono leki niedopuszczone do obrotu. Użyj filtra Niedopuszczone, aby przeglądnąć te leki. To oznacza, że program wykrył, że przynajmniej jeden lek jest powiązany z lekiem niedopuszczonym do obrotu, co świadczy zwykle o błędnym skojarzeniu tego leku. Dodaliśmy w Towarach nowy, bardziej precyzyjny filtr o nazwie Niedopuszczone Rp.. Zalecamy jego użycie przy zmianach planowanych na 1 stycznia 2011 roku. Filtr ten pokazuje tylko leki na receptę spasowane z niedopuszczonym do obrotu w CBT. Należy przejrzeć i ewentualnie zmienić spasowanie z CBT dla tych pozycji. Po zmianie spasowania, ponownie aktualizujemy kartę towaru ( Aktualizacja zaznaczonego z CBT). Leki z obniżoną odpłatnością (1 gr, 1 zł, itp.) lub ceną poniżej ceny urzędowej. W programie są dwa mechanizmy obsługujące obniżoną odpłatność: 1. Opłata pacjenta w Towary Ceny. 2. Obniżony ryczałt w Upusty dla grupy klientów/towarów. Opłata pacjenta Konkretnie chodzi o stosowanie obniżonej opłata pacjenta, dostępnej w Towary Ceny (rys.1). Rysunek 1 Zakładka Ceny w Towarach Co się stanie 1 stycznia 2011 roku? Od dnia obowiązywania nowych parametrów sprzedaży, będziemy mieli następującą sytuację: 1. Jeżeli obniżona Opłata pacjenta jest wpisana w wierszu oznaczonym Rodzaj ceny: Decyzyjna, obowiązuje nadal. 2. Jeżeli obniżona Opłata pacjenta jest wpisana w wierszu oznaczonym Rodzaj ceny: Urzędowa, przestaje obowiązywać.

4 Analogicznie zachowuje się cena urzędowa. Typowe ustawienie (Rodzaj ceny:urzędowa), sprawia, że stara cena przestaje obowiązywać od 1 stycznia 2011 roku. Przy ustawieniu Rodzaj ceny: Decyzyjna stara cena obowiązuje nadal, jeśli jest niższa od nowej! Rysunek 2 Zakładka Ceny parametr Rodzaj ceny Każdy użytkownik programu postępuje według własnego uznania. By przeanalizować listę leków z wpisaną Opłatą pacjenta, należy użyć dostępny w Towarach filtr Leki z obniżoną opłatą. Z kolei, za pomocą analizy Zmodyfikowana cena urzędowa można uzyskać listę leków, którym obniżono cenę urzędową, w zakładce Ceny. Tę analizę należy wydrukować przed wykonaniem operacji Aktualizacji wszystkich CBT! Obniżony ryczałt w Upusty dla grupy klientów/towarów (klasyfikacja Grupa upustowa=1 grosz) Ten mechanizm jest wykorzystywany przez część użytkowników programu aptecznego do obsługi leków za 1 grosz lub za złotówkę. Konkretnie chodzi tu o rabat gotówkowy w wysokości 3,19 zł lub 2,20,-zł odpowiednio, na leki ryczałtowe. Jeżeli lek wypadnie z listy ryczałtowej, to wypadnie z listy za grosz. By przeanalizować listę takich produktów, należy po wykonaniu operacji Aktualizacja wszystkich z CBT zastosować w Towarach filtr Leki za 1 gr i/lub odpowiedni inny. Jednak dopiero w nowym roku program pokarze nowe wyliczenie odpłatności. Ceny urzędowe edytowane w dostawach Część użytkowników, edytuje ceny urzędowe w dostawach. Program działa w ten sposób, że jeśli taka cena jest niższa od ceny urzędowej, to po tej cenie realizowana jest sprzedaż. Dlatego po wczytaniu nowych cen urzędowych, dla pozycji, dla których cena urzędowa wzrosła, program nadal będzie rozliczał sprzedaż po cenie z dostawy. By przeanalizować listę takich produktów, należy zaraz po Nowym Roku - użyć w Towarach filtr Cena niższa od urzędowej. By dla tych produktów zaczęła obowiązywać nowa, wyższa cena urzędowa, należy albo zaznaczyć Nadpisuj ceny z dostaw w zakładce Liczenie ceny, albo zmienić ceny w dostawcach poprzez Korekta danych Zmiana ceny w Towary Dostawy (dla każdej partii towaru).

5 Remanent towarów Temat opisany jest w Podręczniku użytkownika, rozdział IX, strona 105. Od stanu opisanego w wydaniu z 2005 roku, wprowadziliśmy możliwość wydrukowania arkuszu spisowego, dla użytkowników, którzy wolą ilości z natury najpierw nanieść na papier, a potem do komputera. Do tego celu służy wydruk Do spisu, dostępny w Towarach ( wejdź w Towary i F9, wybierz wydruk Do spisu i wciśnij F9 lub Shift+F9). Istnieje możliwość wydrukowania listy towarów na podaną literę. W tym celu, w warunku filtra należy wpisać na przykład A% wydrukowana zostanie lista towarów, których nazwa zaczyna się na literę A. W wersji zmodyfikowaliśmy również wydruk Stany graniczne, tak, by mógł być użyty, jako arkusz spisowy, dla tych użytkowników, którzy nie chcą rozbicia na poszczególne partie towaru (jeden wiersz dla jednego towaru). Nowe stawki VAT Przygotowanie programu InfofarmApteka+ do pracy na nowych stawkach VAT jest stosunkowo proste. Uwaga! Poniżej opisane czynności, należy bezwzględnie wykonać dopiero w roku 2011 (istotna dla programu jest data zegara komputerowego). Należy wykonać następujące czynności po nowym roku: Załadowanie nowych stawek VAT do drukarek fiskalnych Na każdym stanowisku z podpiętą i uruchomioną drukarką fiskalną należy w niebieskim programie uruchomić funkcję F10->Drukarka fiskalna (rys.2) Rysunek 2 Ustawianie stawek VAT Zaznaczamy opcję Ustawianie stawek VAT i wciskamy F9 lub klikamy w. Drukarka fiskalna wydrukuje stosowny raport potwierdzający załadowanie nowych stawek VAT.

6 Uwaga! Przy pierwszym uruchamianiu niebieskiego programu w nowym roku, na ekranie może pojawić się komunikat o niezgodności stawek VAT (rys.3). (w programie już są nowe, a w Rysunek 3 Niezgodność stawek podatku między programem, a drukarką drukarce fiskalnej jeszcze stare stawki). Komunikat należy zignorować (wciśnij OK) i przejść do zmiany stawek VAT. Nie dotyczy to wszystkich modeli drukarek fiskalnych. Przeliczenie cen detalicznych lub magazynu Podniesienie stawki VAT nie powoduje podniesienia ceny detalicznej. Czyli faktycznie zmiana stawki podatku jest realizowana w programie kosztem marży (jeżeli nowe ceny urzędowe uwzględnią fakt podniesienia stawek podatku VAT, apteka nie poniesie straty). Dla cen urzędowych tak być musi, dla pozostałych towarów tak jest bezpieczniej z uwagi na ceny na metkach. Istnieje jednak w programie możliwość podniesienia cen nie urzędowych o podwyżkę podatku VAT. Z kolei apteki, którym odpowiada pozostawienie cen detalicznych bez zmian muszą przeliczyć wycenę magazynu w cenach sprzedaży netto. W czerwonym programie uruchamiamy opcję System->Administrator->VAT 2011-> Przeliczanie magazynu wg aktualnych stawek VAT (Rys.4). Rys.4 Przeliczanie cen i magazynu Jeśli chcemy pozostawić ceny detaliczne bez zmian, zaznaczamy Pozostaw ceny detaliczne. Jeśli chcemy podnieść ceny o podwyżkę stawek VAT, zaznaczamy Przelicz ceny detaliczne wg aktualnego VAT. Następnie klikamy w Podstaw.

7 Uwaga! Od opisanej zasady jest oczywiście jeden wyjątek: towary z marżą umowną, dla których cena detaliczna nie jest edytowana w dostawach. Dla takich towarów cena detaliczna nie jest pamiętana, lecz wyliczana według wzoru: cena detaliczna=cena zakupu+marża umowna+vat. Tym samym dla takich towarów podniesienie stawki podatku VAT skutkuje podniesieniem ceny detalicznej! Aktualnie niewiele aptek stosuje takie ustawienie. W takich aptekach cena detaliczna dla towarów z marżą umowną nie jest edytowalna w dostawach. Te apteki muszą zdecydować czy ceny mają wzrosnąć o wzrost VAT czy nie. Jeśli tak, nic nie robimy w tym zakresie (pozostaje problem różnicy ceny na metce i paragonie). Jeśli chcemy, by cena detaliczna nie zmieniła się, musimy zmienić marżę w karcie towaru odpowiednio (Towary zakładka Dane podstawowe). Listę towarów z takim ustawieniem uzyskamy, stosując dostępny w Towarach filtr Cena wyliczana wg marży. Zalecamy by wszystkie apteki sprawdziły za pomocą tego filtra, czy taka sytuacja przypadkiem u nich występuje! Jeśli okaże się, że tak, najlepiej wyprowadzić te jeszcze w starym roku, tak by funkcjonowały na takich zasadach jak wszystkie inne towary z marżą umowną. Nowe kody PKWiU Od nowego roku należy stosować nową klasyfikację PKWiU. By dokonać podmiany starych kodów na nowe, należy uruchomić opcję System->Administrator->VAT 2011-> Podstaw nowe PKWiU. Okres przejściowy dla VAT W pierwszych miesiącach 2011 roku mogą występować oba zestawy stawek podatku VAT stare i nowe. Na poziomie operacyjnym jednak nie generuje to żadnego problemu. Program poradzi sobie z tym. I przy wykonywaniu zwrotu w ekspedycji, jak i przy przyjmowaniu korekty dostawy ze starego roku. Postępujemy, tak jakby zmiany stawek nie było. Sprawą otwartą pozostaje kilka kwestii czysto księgowych (deklaracja VAT, rejestry). Informację na ten temat otrzymają Państwo, niezwłocznie jak tylko wydane zostaną przepisy szczegółowe. Inne zmiany wprowadzone w programie InfofarmApteka+ w 2010 roku W 2010 roku w programie InfofarmApteka+ dokonaliśmy wielu ulepszeń. Wykaz wszystkich zmian, jak zawsze, znajdą Państwo w Pomocy do programu (F1), w dziale

8 Nowości w programie. Z początkiem roku planujemy wydanie Biuletynu, w którym zmiany wprowadzone w 2010 roku zostaną obszernie omówione.