AEROKLUB POLSKI INSTRUKCJA JAKOŚCI

Transkrypt

1 ZOSTAŁA ZATWIERDZONA PRZEZ PREZESA URZĘDU LOTNICTWA CYWILNEGO ORAZ WPROWADZONA DO UŻYTKU W AEROKLUBIE POLSKIM ROZPORZĄDZENIEM SEKRETARZA GENERALNEGO - DYREKTORA BIURA ZARZĄDU AEROKLUBU POLSKIEGO USTALENIA INSTRUKCJI JAKOŚCI OBOWIĄZUJĄ KAŻDEGO PRACOWNIKA AEROKLUBU POLSKIEGO ORAZ AEROKLUBÓW REGIONALNYCH, A TAKŻE WSZYSTKICH OSÓB UCZESTNICZĄCYCH W DZIAŁALNOŚCI LOTNICZEJ I SZKOLENIU LOTNICZYM W ZAKRESIE JEGO FUNKCJI I OBOWIĄZKÓW OPERACYJNYCH Egz.Nr WARSZAWA 2008 r.

2

3 Część i Karty zatwierdzeń zmian do Instrukcji Jakości Zmiana Nr 1 do Instrukcji Jakości Aeroklubu Polskiego została zatwierdzona przez Prezesa Urzędu Lotnictwa Cywilnego Pismo ULC-LPL-... z dnia... (m.p)... (pieczęć i podpis osoby uprawnionej) Zmiana Nr 2 do Instrukcji Jakości Aeroklubu Polskiego została zatwierdzona przez Prezesa Urzędu Lotnictwa Cywilnego Pismo ULC-LPL-... z dnia... (m.p)... (pieczęć i podpis osoby uprawnionej) Zmiana Nr 3 do Instrukcji Jakości Aeroklubu Polskiego została zatwierdzona przez Prezesa Urzędu Lotnictwa Cywilnego Pismo ULC-LPL-... z dnia... (m.p)... (pieczęć i podpis osoby uprawnionej) Zmiana Nr 4 do Instrukcji Jakości Aeroklubu Polskiego została zatwierdzona przez Prezesa Urzędu Lotnictwa Cywilnego Pismo ULC-LPL-... z dnia... (m.p)... (pieczęć i podpis osoby uprawnionej) ZATWIERDZANIE ZMIAN W INSTRUKCJI IJ-AP/i 1

4 Część i Zmiana Nr 5 do Instrukcji Jakości Aeroklubu Polskiego została zatwierdzona przez Prezesa Urzędu Lotnictwa Cywilnego Pismo ULC-LPL-... z dnia... (m.p)... (pieczęć i podpis osoby uprawnionej) Zmiana Nr 6 do Instrukcji Jakości Aeroklubu Polskiego została zatwierdzona przez Prezesa Urzędu Lotnictwa Cywilnego Pismo ULC-LPL-... z dnia... (m.p)... (pieczęć i podpis osoby uprawnionej) Zmiana Nr 7 do Instrukcji Jakości Aeroklubu Polskiego została zatwierdzona przez Prezesa Urzędu Lotnictwa Cywilnego Pismo ULC-LPL-... z dnia... (m.p)... (pieczęć i podpis osoby uprawnionej) Zmiana Nr 8 do Instrukcji Jakości Aeroklubu Polskiego została zatwierdzona przez Prezesa Urzędu Lotnictwa Cywilnego Pismo ULC-LPL-... z dnia... (m.p)... (pieczęć i podpis osoby uprawnionej) IJ-AP/i 2 ZATWIERDZANIE ZMIAN W INSTRUKCJI

5 Część 0 Część 0 ADMINISTROWANIE INSTRUKCJĄ 0.1 Zgodność instrukcji z przepisami Instrukcja Jakości została wydana zgodnie z przepisami JAR FCL 1, (załącznik 1a do JAR FCL 1.055, załącznik 2 do JAR FCL 1.055) oraz zgodnie z aktualnymi. polskimi przepisami lotniczymi. Zgodność ta utrzymywana jest na bieżąco wraz ze zmianami obowiązujących przepisów Wszystkie osoby, które w sposób pośredni lub bezpośredni biorą udział w procesie szkolenia lotniczego prowadzonego w OŚRODKU, zobowiązane są do znajomości oraz stosowania zapisów Instrukcji Jakości oraz do postępowania zgodnie z obowiązującymi przepisami lotniczymi Osobom nie będącym stałymi użytkownikami osobistych egzemplarzy Instrukcji Jakości, OŚRODEK. udostępnia instrukcję z zasobów biblioteki OŚRODKA. Dopuszcza się powiększenie ilości egzemplarzy Instrukcji będących na stanie biblioteki bez konieczności dokonania zmiany w punkcie Dopuszcza się do stosowania Instrukcję Jakości wydaną w formie elektronicznej, pod warunkiem, że wersja dopuszczona do stosowania jest w pełni zgodna z obowiązującym wzorcem wydanym w wersji drukowanej W OŚRODKU podczas organizacji i przeprowadzania szkoleń będą przestrzegane wszystkie przepisy mające zastosowanie oraz zasady i procedury zamieszczone w Instrukcji Jakości. 0.2 Administrowanie instrukcją Osobą odpowiedzialną za wydanie Instrukcji Jakości i administrowanie nią, oraz za zapewnienie bieżącej zgodności jej treści z przepisami mającymi zastosowanie jest Dyrektor ds. szkolenia Aeroklubu Polskiego Wszystkie oficjalne egzemplarze Instrukcji Jakości wydane przez Aeroklub Polski, są numerowane i rozdzielone zgodnie z tabelą zamieszczoną poniżej. MIEJSCE CELOWO POZOSTAWIONO PUSTE ADMINISTROWANIE INSTRUKCJĄ IJ-AP/0 1

6 Część 0 Wykaz użytkowników egzemplarzy Instrukcji Jakości Lp. Nr egz. Odbiorca kopii rejestrowanej Uwagi (Symbol) Format wydania 1. 1AP Dział Szkolenia AEROKLUBU POLSKIEGO Wzorzec A4 2. 2AP Urząd Lotnictwa Cywilnego Inspektorat Personelu Lotniczego Wzorzec nr 1 A4 3. 3AP 9AP Egzemplarz robocze biura Zarządu AP A AP 99AP Egzemplarze wzorcowe dla Aeroklubów Regionalnych i innych organizacji lotniczych (Ośrodków) A Wszystkie oficjalne egzemplarze Instrukcji Jakości użytkowane przez Aeroklub Regionalny /OŚRODEK/. są numerowane i rozdzielone zgodnie z tabelą zamieszczoną poniżej. Wykaz użytkowników egzemplarzy Instrukcji Jakości w Aeroklubie Regionalnym /OŚRODKU/ Lp. Nr egz. 1. AP/ 1 2. AP/ 2 Odbiorca kopii rejestrowanej Archiwum wzorca Aeroklubu Regionalnego /OŚRODKA/ Dyrektor Aeroklubu Regionalnego /OŚRODKA/ (Dyrektor Odpowiedzialny) Uwagi (Symbol) Wzorzec Format wydania 3. AP/ 3 Pełnomocnik ds. Jakości A4 4. AP/ 4 Szef Szkolenia Aeroklubu Regionalnego /Kierownik Szkolenia (HT)OŚRODKA/. 5. AP/5 AP/ Instruktorzy. A5 6. AP/6 AP/ Biblioteka OŚRODKA A W Aeroklubie Polskim oraz w każdym Aeroklubie Regionalnym /OŚRODKU/ użytkującym dokumenty organizacyjne wydane przez Aeroklub Polski, musi być prowadzony wykaz egzemplarzy wzorcowych i użytkowych Instrukcji Jakości (IJ AP), podlegających aktualizacji. Rejestr wydanych egzemplarzy Instrukcji Jakości podlegających aktualizacji. IJ - AP A4 A4 A4 Lp..., Nazwa organizacji Nr (kolejny) Data przekazania Nazwisko pobierającego Podpis pobierającego Dopuszcza się możliwość dodruków egzemplarzy Instrukcji Jakości na miejsce starych, już zużytych, jak również nowych, którym należy nadać odpowiedni kolejny numer. IJ-AP/0 2 ADMINISTROWANIE INSTRUKCJĄ

7 Część Zużyte i nienadające się do wykorzystania egzemplarze Instrukcji Jakości należy zniszczyć w sposób uniemożliwiający ich przeczytanie. 0.3 Wprowadzanie i zatwierdzanie zmian Wszelkie uwagi i wnioski dotyczące Instrukcji Jakości oraz propozycje zmian należy kierować do Dyrektora ds. Szkolenia Aeroklubu Polskiego Każda osoba biorąc udział w działalności lotniczej i naziemnej Aeroklubu Regionalnego /OŚRODKA/, lub innej organizacji lotniczej współpracującej z Aeroklubem Regionalnym, ma prawo kierować uwagi i wnioski dotyczące Instrukcji Jakości oraz propozycje zmian, do Dyrektora ds. Szkolenia Aeroklubu Polskiego Dyrektora ds. Szkolenia Aeroklubu Polskiego odpowiedzialny jest za opracowanie, uzgodnienie z krajową władzą lotniczą i publikowanie zmian, poprawek oraz uzupełnień do Instrukcji Jakości Aeroklubu Polskiego Wszelkie poprawki i zmiany w Instrukcji Jakości, wprowadzane przez Dyrektora ds. Szkolenia Aeroklubu Polskiego podlegają zatwierdzeniu przez Urząd Lotnictwa Cywilnego. Dokumenty potwierdzające uzgodnienia i zatwierdzenia zmian przechowywane są w Dziale Szkolenia Aeroklubu Polskiego Wprowadzenie poprawki lub zmiany wymaga wymiany strony w Instrukcji Jakości. W stopce nowej strony musi zostać umieszczony kolejny numer zmiany i data jej wydania W Instrukcji Jakości zabronione jest dokonywanie zmian i poprawek ręcznie, z wyjątkiem sytuacji wymagających wprowadzenia natychmiastowej poprawki lub zmiany w interesie bezpieczeństwa wykonywanych operacji Wprowadzenie zmian lub poprawek tymczasowych do Instrukcji Jakości przeprowadzane jest taką samą metodą jak wprowadzanie zmian i poprawek stałych. Różnica polega na wpisaniu w stopce stron daty końcowej ich obowiązywania Za dystrybucję Instrukcji Jakości oraz poprawek i zmian odpowiedzialny jest: 1. Dyrektora ds. Szkolenia Aeroklubu Polskiego w imieniu Sekretarza Generalnego Aeroklubu Polskiego, dla odbiorców wymienionych w tabeli przedstawionej w punkcie Dyrektor Aeroklubu Regionalnego /OŚRODKA/ w stosunku do odbiorców wymienionych w tabeli przedstawionej w punkcie Sekretarz Generalny Aeroklubu Polskiego oraz Dyrektor Aeroklubu Regionalnego /OŚRODKA/ powołują Pełnomocnika ds. Jakości, który w ich imieniu może wykonywać czynności związane z dystrybucją Instrukcji Jakości oraz poprawek i zmian Nadzór nad dystrybucją Instrukcji Jakości oraz poprawek prowadzony jest poprzez: ADMINISTROWANIE INSTRUKCJĄ IJ-AP/0 3

8 Część 0 1. Sporządzenie rejestru Instrukcji Jakości według wzoru punkt Prowadzenie dystrybucji poprawek do Instrukcji Jakości zgodnie z rejestrem Rozdzielnik Instrukcji Jakości dołączony jest do egzemplarza Wzorcowego przechowywanego: 1. W dziale Szkolenia Aeroklubu Polskiego. 2. W archiwum wzorca Aeroklubu Regionalnego /OŚRODKA/ Osoba, której powierzono wprowadzanie zmian (poprzez wymianę stron) do Instrukcji Jakości, zobowiązana jest do wykonywania tej czynności bezzwłocznie, wpisując numer zmiany, datę i czytelny podpis w arkuszu wprowadzonych zmian. 1. Arkusz zmian do niniejszej Instrukcji Jakości został zamieszczony na następnych stronach Aktualizacja i sposób stwierdzania aktualności Instrukcji Jakości. 1. Wszelkie zmiany i uzupełnienia są rejestrowane i posiadają numer zmiany oraz datę, od kiedy zmiana obowiązuje (w przypadku zmian czasowych również datę końcową obowiązywania) i wpisane są do Arkusza Zmian. 2. Każda zmiana i uzupełnienie będzie zamieszczona w formie drukowanej. 3. Ręcznie pisane poprawki i zmiany nie mają mocy obowiązującej. Wyjątek stanowią sytuacje wymagające natychmiastowego działania ze względów bezpieczeństwa. 4 Każda strona Instrukcji Jakości posiada nagłówek i stopkę. a. nagłówek strony składa się z trzech części: logo, nazwa dokumentu, oznaczenie część. b. stopka strony składa się z trzech części: numer wydania instrukcji, data wydania i numer zmiany, c. stopka umożliwia identyfikację pochodzenia danej strony np.: ADMINISTROWANIE INSTRUKCJĄ, oraz numer strony, w którym są zawarte informacje o nazwie dokumentu IJ-AP, oznaczenie części 0, strona nr (np.:6.) 5. Każdy użytkownik Instrukcji Jakości jest odpowiedzialny za wprowadzenie zmian i uzupełnień otrzymanych z dystrybucji oraz za odnotowanie wprowadzenia zmiany w wykazie wprowadzonych zmian oraz w wykazie stron ważnych. 6. Każda Instrukcja Jakości zawiera wykaz stron ważnych. Wykaz zawiera numer każdej strony, datę wydania, numer zmiany. IJ-AP/0 4 ADMINISTROWANIE INSTRUKCJĄ

9 Część Wykaz (arkusz) wprowadzonych zmian Numer poprawki lub zmiany Poświadczenie wprowadzenia Numer poprawki Poświadczenie wprowadzenia lub zmiany Data Podpis Data Podpis ADMINISTROWANIE INSTRUKCJĄ IJ-AP/0 5

10 Część Wykaz stron ważnych Nr strony Nr zmiany Data wydania Nr strony Nr zmiany Data wydania IJ - AP /i IJ - AP / IJ - AP /i IJ - AP / IJ - AP / IJ - AP / IJ - AP / IJ - AP / IJ - AP / IJ - AP / IJ - AP / IJ - AP / IJ - AP / IJ - AP / IJ - AP / IJ - AP / IJ - AP / IJ - AP / IJ - AP / IJ - AP / IJ - AP / IJ - AP / IJ - AP / IJ - AP / IJ - AP / IJ - AP / IJ - AP / IJ - AP / IJ - AP / IJ - AP / IJ - AP / IJ - AP / IJ - AP / IJ - AP / IJ - AP / IJ -AP / IJ -AP / IJ -AP / IJ -AP / IJ -AP / IJ-AP/0 6 ADMINISTROWANIE INSTRUKCJĄ

11 Część Spis treści. Część/punkt Tytuł Nr strony ZATWIERDZANIE ZMIAN W INSTRUKCJI i.1 Karty zatwierdzeń zmian do Instrukcji Jakości IJ AP/i-1 Część i ADMINISTROWANIE INSTRUKCJĄ 0.1 Zgodność instrukcji z przepisami. IJ AP/ Administrowanie instrukcją IJ AP/0-1 Część Wprowadzanie i zatwierdzanie zmian IJ AP/ Wykaz (arkusz) wprowadzonych zmian IJ AP/ Wykaz stron ważnych IJ AP/ Spis treści IJ AP/0-7 ORGANIZACJA OGÓLNA 1.1 Definicje IJ AP/1-1 Część Zobowiązanie Dyrektora Odpowiedzialnego IJ AP/ Imienny wykaz personelu kierowniczego IJ AP/ Struktura Aeroklubu Regionalnego /OŚRODKA/ IJ AP/ Schemat organizacyjny IJ AP/ Pełnomocnik ds. Jakości i Auditorzy IJ AP/ Szkolenia w zakresie Systemu Jakości IJ AP/1-9 SYSTEM JAKOŚCI 2.1 Cele systemu jakości IJ AP/2-1 Część Zasady działania systemu jakości IJ AP/ Przepływ informacji w systemie jakości IJ AP/ Harmonogram kontroli jakości IJ AP/ Procedura audytów jakości IJ AP/ Zasady tworzenia karty kontrolnej IJ AP/ Zasady tworzenia Raportu z auditu IJ AP/ Zasady postępowania z dokumentacją auditu IJ AP/ Procedura działań korygujących wynikających z przeprowadzonych auditów jakości IJ AP/ Ocena skuteczności zastosowanego systemu jakości IJ AP/2-7 Część 3 ZAŁĄCZNIKI 3.1 Spis załączników IJ AP/3-1 Zał.1 Imienny wykaz personelu kierowniczego - Druk: IJ/3/01 IJ AP/3-3 Zał.2 Schemat organizacyjny Aeroklubu /OŚRODKA/ IJ AP/3-4 Zał.3 Harmonogram Kontroli IJ AP/3-6 Zał.4 Lista kontrolna IJ AP/3-7 ADMINISTROWANIE INSTRUKCJĄ IJ-AP/0 7

12 Część 0 STRONA C E L O W O P O Z O S T A W I O N A P U S T A IJ-AP/0 8 ADMINISTROWANIE INSTRUKCJĄ

13 Część 1 Część Definicje ORGANIZACJA OGÓLNA AUDIT JAKOŚCI - usystematyzowane i niezależne badanie mające stwierdzić, czy działania odnoszące się do jakości i ich wyniki są zgodne z zaplanowanymi ustaleniami oraz, czy ustalenia są skutecznie realizowane i pozwalają na osiągnięcie celów. UWAGI: Audit jakości znajduje zastosowanie głównie, ale nie tylko, w odniesieniu do systemu jakości i jego elementów, do procesów wyrobów lub usług. Audity takie często nazywa się odpowiednio auditem systemu jakości, auditem jakości procesu, auditem jakości usługi. 1. Audity jakości przeprowadzają osoby nie ponoszące bezpośredniej odpowiedzialności za obszary działania poddawane auditowi, ale - co jest pożądane, we współpracy z personelem danego obszaru. 2. Jednym z celów auditu jakości jest ocena potrzeby doskonalenia lub podjęcia działań korygujących. Nie należy mylić auditu z nadzorowaniem jakości lub kontrolą czy działaniami mającymi na celu sterowanie procesem albo akceptacją wyrobu. Audit jakości może być przeprowadzany dla celów wewnętrznych i zewnętrznych. AUDITOR JAKOŚCI - osoba akceptowana przez ULC do wykonywania auditów jakości. UWAGA: Auditora wyznaczonego do kierowania auditem jakości nazywa się wiodącym auditorem jakości DOSTAWCA - organizacja, która dostarcza wyrób lub usługę klientowi. UWAGI: 1. W sytuacji umownej dostawca może być nazwany wykonawca. Dostawcą może być np., wytwórca, dystrybutor, importer, montujący lub organizacja usługowa. 2. Wobec organizacji dostawca może być zewnętrzny lub wewnętrzny. DOWÓD OBIEKTYWNY - informacja, której prawdziwość można wykazać na podstawie faktów, uzyskana w wyniku obserwacji, pomiaru, badania lub w inny sposób. DZIAŁANIE KORYGUJĄCE - działanie podjęte w celu usunięcia przyczyn istniejącej niezgodności, wady lub innej niepożądanej sytuacji oraz w celu niedopuszczenia do ich ponownego wystąpienia. ORGANIZACJA OGÓLNA IJ-AP/1 1

14 Część 1 UWAGI: 1. Działania korygujące mogą pociągać za sobą zmiany np. w procedurach i systemach, mające na celu doskonalenie jakości na dowolnym etapie pętli jakości. 2. Pomiędzy działaniem korygującym a korekcją występuje różnica: działanie korygujące wiąże się z usunięciem przyczyn niezgodności, korekcja odnosi się do naprawy, przeróbki lub regulacji i wiąże się z postępowaniem z istniejącą niezgodnością,. DZIAŁANIE ZAPOBIEGAWCZE (korygujące) - działanie podjęte w celu usunięcia przyczyn potencjalnej niezgodności, wady lub innej niepożądanej sytuacji oraz w celu niedopuszczenia do ich wystąpienia. UWAGA: Działania zapobiegawcze mogą pociągnąć za sobą zmiany, np. w procedurach i systemach, mające na celu doskonalenie jakości na dowolnym etapie pętli jakości. INSPEKCJA JAKOŚCI - jest aktem obserwacji procesu lub wykonywania czynności w celu określenia, czy właściwe procedury i wymagania stosowane są w trakcie wykonywania procesu lub czynności oraz czy uzyskiwany jest założony standard. JAKOŚĆ wszystkie elementy i właściwości wyrobu lub usługi, które mają wpływ na spełnienie, w sposób zadawalający, określonych lub założonych potrzeb. KLIENT - odbiorca wyrobu dostarczonego przez dostawcę. UWAGI: 1. W sytuacji umownej klienta nazywa się nabywcą. 2. Klientem może być, np., konsument, użytkownik, beneficjent lub nabywca. 3. Klient może być wobec organizacji zewnętrzny lub wewnętrzny. DYREKTOR ODPOWIEDZIALNY - osoba akceptowana przez Władzę Lotniczą, która posiada pełnomocnictwa i środki dla zapewnienia, że działalność operacyjna i techniczna realizowana jest zgodnie ze standardami określonymi przez władzę lotniczą i spełnia dodatkowe wymagania, określone przez Politykę Jakości Aeroklubu Polskiego lub Aeroklubu Regionalnego /OŚRODKA/. PEŁNOMOCNIK DS. JAKOŚCI (QUALITY MANAGER) osoba akceptowana przez Władzę Lotniczą wyznaczona przez Dyrektora Odpowiedzialnego, odpowiedzialna za zarządzanie Systemem Jakości, kontrolujący jego funkcjonowanie i żądający podejmowania działam naprawczych. IJ-AP/1 2 ORGANIZACJA OGÓLNA

15 Część 1 NADZOROWANIE JAKOŚCI - ciągłe monitorowanie i weryfikacja stanu obiektu oraz analizowanie zapisów w celu zagwarantowania, że spełnia on wyspecyfikowane wymagania. NIEZGODNOŚĆ - niespełnienie wyspecyfikowanego wymagania. UWAGA: Powyższa definicja dotyczy, w stosunku do wyspecyfikowanych wymagań, zarówno braków lub kilku właściwości związanych z jakością (włącznie z niezawodnością) albo jednego lub kilku elementów systemu jakości jak i odejście od tych wymagań. OBIEKT - to, co może być odrębnie opisane i rozpatrywane. UWAGA: Obiektem może być: działanie lub proces, wyrób lub usługa, organizacja, system lub osoba albo dowolna kombinacja wyżej wymienionych. PLANOWANIE JAKOŚCI - działania, ustalające cele i wymagania jakościowe oraz wymagania dotyczące zastosowania elementów systemu jakości. UWAGA: Planowanie jakości obejmuje: 1. Planowanie wyrobów lub usług - rozpoznanie, klasyfikację i ocenę właściwości odnoszących się do jakości, a także ustalenie celów, wymagań jakościowych oraz przymusowych ograniczeń; 2. Planowanie dotyczące zarządzania oraz działania - przygotowanie do wprowadzenia system jakości w tym sprawy organizacyjne i harmonogram; 3. Sporządzenie planów jakości i zapewnienie warunków do doskonalenia jakości. POLITYKA JAKOŚCI - ogół zamierzeń i celów organizacji dotyczących jakości, wyrażony w sposób formalny przez najwyższe kierownictwo. UWAGA: Polityka jakości stanowi jeden z elementów ogólnej polityki organizacji i jest zatwierdzana przez najwyższe kierownictwo. PROCEDURA - określony sposób postępowania. UWAGI: 1. W wielu przypadkach procedury są udokumentowane (procedury systemu jakości). 2. Jeżeli procedura jest udokumentowana, często stosuje się terminy procedura pisemna lub procedura udokumentowana. 3. Procedura pisemna lub udokumentowana zazwyczaj zawiera cele i zakres działania, co powinno być zrobione i przez kogo, kiedy, gdzie i jak należy to zrobić, jakich materiałów, wyposażenia i dokumentów należy użyć oraz jak to należy nadzorować i zapisywać. ORGANIZACJA OGÓLNA IJ-AP/1 3

16 Część 1 PROCES - zestaw wzajemnie powiązanych zasobów i działań, które przekształcają stan wejściowy w wyjściowy. UWAGA: Zasoby mogą obejmować personel, środki finansowe, instalacje, wyposażenie, technologie i metody. PROGRAM ZAPEWNIENIA JAKOŚCI - powinien zawierać wszystkie planowane i systematyczne działania konieczne dla osiągnięcia zaufania, że operacje i obsługa prowadzone są w zgodności ze wszystkimi wymaganiami, standardami i procedurami. PRZEGLĄD DOKONYWANY PRZEZ KIEROWNICTWO - przeprowadzana przez kierownictwo, formalna ocena stanu systemu jakości oraz jego adekwatności do polityki jakości i jej celów. UWAGI: 1. Przegląd dokonywany przez kierownictwo może obejmować także przegląd polityki jakości. 2. Wyniki auditu jakości stanowią jedne z możliwych danych do przeglądu dokonywanego przez kierownictwo. 3. Termin kierownictwo odnosi się do kierownictwa organizacji, której system jakości podlega przeglądowi. STEROWANIE JAKOŚCIĄ - metody działań i działania o charakterze operacyjnym stosowane w celu spełnienia wymagań jakościowych. UWAGI: 1. Sterowanie jakością obejmuje metody działań i działania o charakterze operacyjnym, służące zarówno do monitorowania procesu, jak i eliminowania przyczyn niezadowalającego wykonawstwa na wszystkich etapach pętli jakości w celu osiągnięcia skuteczności ekonomicznej. 2. Niektóre czynności z zakresu sterowania jakością oraz zapewnienia jakości są wzajemnie powiązane. STRUKTURA ORGANIZACYJNA - odpowiedzialność, uprawnienia i wzajemne związki uporządkowane w sposób umożliwiający organizacji wykonywanie swoich zadań. SYSTEM JAKOŚCI struktura organizacyjna, procedury, procesy i zasoby niezbędne do zarządzania jakością. UWAGI: 1. Zaleca się aby system jakości był na tyle rozbudowany, na ile jest to niezbędne do osiągnięcia celów odnoszących się do jakości. IJ-AP/1 4 ORGANIZACJA OGÓLNA

17 Część 1 2. System jakości organizacji projektuje się przede wszystkim w celu wewnętrznych potrzeb zarządzania tą organizacją. Jest on obszerniejszy, niż wynikałoby to z wymagań poszczególnych klientów, oceniających tylko interesującą ich część systemu jakości. 3. Przy ocenie jakości wynikającej z umowy lub ocenie obowiązkowej może być wymagane wykazanie wdrożenia określonych elementów systemu jakości. USŁUGA - Wynik bezpośredniego współdziałania dostawcy i klienta oraz wewnętrznej działalności, w celu zaspokojenie potrzeb klienta. UWAGI: 1. Bezpośrednie współdziałanie dostawcy i klienta można realizować za pomocą personelu lub za pomocą sprzętu. 2. Bezpośrednie współdziałanie klienta z dostawcą może być istotne dla wykonania usługi. 3. Dostarczenie lub wykorzystanie wyrobów materialnych może stanowić część wykonania usługi. WYMAGANIA JAKOŚCIOWE - wyrażenie potrzeb lub ich przełożenie na zbiór wymagań wyrażonych ilościowo lub jakościowo odnoszących się do właściwości obiektu, w celu umożliwienia jego realizacji i sprawdzenia. UWAGI: 1. Istotne jest, aby wymagania jakościowe w pełni odzwierciedlały stwierdzone lub przewidywane potrzeby klienta. 2. Zaleca się, aby wymagania jakościowe były wyrażone w formie wymagań funkcjonalnych i udokumentowane. WYRÓB wynik działań lub procesów. UWAGI: 1. Wyrób może obejmować usługę, przedmiot materialny, materiał wytwarzany w procesach ciągłych, wytwór intelektualny albo stanowić ich kombinację. 2. Wyrób może być materialny (np. zmontowane urządzenia lub materiały przetworzone), niematerialny (np. wiedza lub koncepcje) albo stanowić ich kombinację. 3. Wyrób może być albo zamierzony (np. oferowany klientom), albo niezamierzony (np. substancja zanieczyszczająca środowisko lub niepożądane skutki). ZAPEWNIENIE JAKOŚCI - wszystkie planowane i systematyczne, a także, jeśli to konieczne, udowodnione działania realizowane w ramach systemu jakości, służące do wzbudzenia należytego zaufania co do tego, że obiekt spełni wymagania jakościowe. UWAGI: 1. Istnieją zarówno zewnętrzne jak i wewnętrzne cele zapewnienia jakości: - wewnętrzne zapewnienie jakości: wewnątrz organizacji zapewnienie jakości pozwała wzbudzić zaufanie kierownictwa; ORGANIZACJA OGÓLNA IJ-AP/1 5

18 Część 1 - zewnętrzne zapewnienie jakości: w przypadku umowy lub w innych sytuacjach zapewnienie jakości wzbudza zaufanie klientów oraz innych stron. 2. Niektóre czynności z zakresu sterowania jakością oraz zapewnienia jakości są wzajemnie powiązane. 3. Jeżeli wymagania jakościowe nie w pełni odzwierciedlają potrzeby użytkownika, zapewnienie jakości może nie wzbudzać należytego zaufania. ZAPIS - dokument dostarczający obiektywnego dowodu wykonania działań lub osiągnięcia wyników. UWAGI: 1. Zapis dotyczący jakości, który dostarcza obiektywnego dowodu na to, w jakim stopniu są spełnione wymagania jakościowe (np. zapis dotyczący jakości wyrobu) lub na to, jaka jest skuteczność działania elementu systemu jakości (np. zapis dotyczący systemu jakości). 2. Niektóre z celów zapisów dotyczących jakości to: wykazanie (czegoś), identyfikowalność oraz działania zapobiegawcze lub działania korygujące. 3. Zapis może mieć formę pisemną lub być przechowywany na dowolnym nośniku danych. ZARZĄDZANIE JAKOŚCIĄ - wszystkie działania z zakresu zarządzania, które decydują o polityce jakości, celach i odpowiedzialności, a także o ich realizacji w ramach systemu jakości za pomocą takich środków, jak: planowanie jakości, sterowanie jakością, zapewnienie jakości i doskonalenie jakości. UWAGI: 1. Odpowiedzialność za zarządzanie jakością spoczywa na wszystkich szczeblach zarządzania, lecz kierować nim musi najwyższe kierownictwo. Jego wdrożenie wymaga zaangażowania i udziału wszystkich członków organizacji. 2. W zarządzaniu jakością istotne znaczenie mają względy ekonomiczne. MIEJSCE CELOWO POZOSTAWIONO PUSTE IJ-AP/1 6 ORGANIZACJA OGÓLNA

19 Część Zobowiązanie Dyrektora Odpowiedzialnego Zobowiązuję się do monitorowania nadzorowania zgodności podejmowanego działania w kierowanej przeze mnie organizacji lotniczej z przyjętą przez Zarząd Polityką Jakości. Czynności te wykonywane będą poprzez badanie i audit wewnętrzny, w celu stwierdzenia czy wszystkie czynności wykonywane są zgodnie z zatwierdzonymi procedurami opisanymi w zatwierdzonych przez władzę lotniczą instrukcjach oraz czy wykryte niezgodności zostały usunięte według wymagań tych instrukcji oraz wymagań niniejszej Instrukcji Jakości. Zakłada się, że procedury te nie usuwają konieczności zachowania zgodności z obowiązującymi krajowymi przepisami lotniczymi, przepisami JAR FCL 1 lub innymi przepisami mającymi zastosowanie w działalności lotniczej oraz każdymi nowymi lub zmienionymi przepisami, które będą wydane w przyszłości przez władzę lotniczą kraju, gdy te nowe lub zmienione przepisy będą rozbieżne z procedurami podanymi w zatwierdzonych instrukcjach. Dyrektor Odpowiedzialny Imienny wykaz personelu kierowniczego Imienny wykaz personelu kierowniczego zamieszczono w załączniku nr Struktura Aeroklubu Regionalnego /OŚRODKA/ Schemat struktury Aeroklubu Regionalnego /Ośrodka/ został zamieszczony w załączniku nr Schemat organizacyjny Schemat organizacyjny Ośrodka Szkolenia FTO/CTO Aeroklubu Regionalnego został zamieszczony w załączniku nr Pełnomocnik ds. Jakości i Auditorzy Pełnomocnik ds. Jakości jest odpowiedzialny za nadzór nad realizacją Polityki Jakości przyjętej odpowiednio - w Aeroklubie Polskim lub w Aeroklubie Regionalnym /ORGANIZACJI/. Gwarantuje on, że program zapewniania jakości jest właściwie ustanowiony, wprowadzony i realizowany Głównym zadaniem Pełnomocnik ds. Jakości jest ciągłe monitorowanie poprawności opracowania i realizacji procedur prowadzonych operacji lotniczych, procedur szkolenia personelu oraz procedur dotyczących prowadzenia operacji naziemnych. ORGANIZACJA OGÓLNA IJ-AP/1 7

20 Część Pełnomocnik ds. Jakości jest gwarantem, że wymagane przez władzę lotniczą standardy, oraz dodatkowe wymagania są spełniane pod nadzorem powołanych i odpowiednio wykwalifikowanych osób funkcyjnych Do najważniejszych obowiązków Pełnomocnik ds. Jakości należy między innymi monitorowanie zgodności i dokładności praktycznego stosowania procedur wymaganych dla zapewnienia prawidłowego przebiegu procesu szkolenia lotniczego Pełnomocnik ds. Jakości nie może zajmować innych stanowisk funkcyjnych w organizacji (związanych z działalnością operacyjną), jednocześnie powinien posiadać bezpośredni dostęp do kierownictwa oraz do wszystkich komórek organizacyjnych Aeroklubu /OŚRODKA/ Pełnomocnik ds. Jakości może pełnić funkcję auditora wewnętrznego odpowiednio - w Aeroklubie Polskim lub w Aeroklubie Regionalnym /ORGANIZACJI/, pod warunkiem, że posiada kwalifikacje wymagane dla pełnienia tej funkcji Kwalifikacje kandydatów do pełnienia funkcji Pełnomocników ds. Jakości i auditorów wewnętrznych. 1. Wykształcenie wyższe na kierunku lotniczym. 2. Szkolenie ukończone studia podyplomowe menedżer jakości i certyfikat auditora wewnętrznego systemów zintegrowanych. 3. Doświadczenie i praktyka auditor musi posiadać wszechstronną wiedzę na temat lotnictwa i funkcjonowania organizacji lotniczych (lotnictwa ogólnego) oraz udokumentowaną praktykę - minimum jeden rok pracy - w organizacjach lotniczych. Lub 1. Wykształcenie średnie. 2. Szkolenie ukończone specjalistyczne szkolenie i certyfikat auditora wewnętrznego systemów zintegrowanych. 3. Doświadczenie i praktyka auditor musi posiadać wszechstronną wiedzę na temat lotnictwa i funkcjonowania organizacji lotniczych (lotnictwa ogólnego) oraz udokumentowaną praktykę - minimum pięć lat pracy - w organizacjach lotniczych Cechy osobiste auditora. 1. Auditor powinien posiadać odpowiednie warunki psychofizyczne tzn.: - potrafić wykorzystywać w praktyce posiadane wiadomości teoretyczne i kwalifikacje fachowe, - posiadać umiejętność obiektywnej oceny, - nie mieć uprzedzeń i kierować się obiektywizmem oceny, - posiadać umiejętność obrony własnego stanowiska, IJ-AP/1 8 ORGANIZACJA OGÓLNA

21 Część 1 - być rzetelnym w wykonywaniu powierzonych zadań, - posiadać umiejętność nawiązywania kontaktów, - posiadać zdolności organizacyjne Utrzymanie fachowości. 1. Warunkiem spełniania ciągłości wymagań kwalifikacyjnych jest: a. wykonanie co najmniej 4 - ch pojedynczych auditów w okresie 2-ch lat, b. ukończenia w okresie ostatnich 5-ciu lat szkolenia okresowego w zakresie: - znajomości i rozumienia wymagań normatywnych, - zasad prowadzenia auditu, - technik badania, oceny i raportowania, - elementów psychologii znajomości czynnika ludzkiego Zakres odpowiedzialności auditorów. 1. Auditor odpowiada za: - powiadomienie zainteresowanej osoby o planowanym audicie, - wykonanie auditu zgodnie z harmonogramem, - zbieranie obiektywnych dowodów podczas przeprowadzanego auditu, - sporządzenie Kart Kontrolnych podczas przeprowadzanego auditu, - sporządzenie Raportu z auditu, - dochowanie poufności informacji, - etyczne postępowanie. 1.7 Szkolenia w zakresie Systemu Jakości Każda osoba biorąca udział w sposób bezpośredni lub pośredni w przygotowaniu i wykonywaniu operacji lotniczych lub naziemnych, a zwłaszcza biorąca udział w procesie szkolenia lotniczego w Aeroklubie Regionalnym /OŚRODKU/, musi przejść okresowe szkolenie z zakresu stosowanego systemu jakości. 1. Szkolenie to powinno być przeprowadzanie nie rzadziej niż raz na 2 lata lub w przypadku istotnych zmian w systemie jakości niezwłocznie po wprowadzeniu tych zmian. 2. Udział w szkoleniu powinien być udokumentowany przynajmniej listą obecności, potwierdzoną własnoręcznym podpisem uczestników szkolenia Zakres szkolenia obejmuje: 1. Zapoznanie z polityką jakości oraz zagadnienia opisujące sposób w jaki system jakości funkcjonuje w Aeroklubie /ORGANIZACJI/. 2. Znajomość Instrukcji Jakości. 3. Sposób zarządzania jakością. ORGANIZACJA OGÓLNA IJ-AP/1 9

22 Część 1 STRONA C E L O W O P O Z O S T A W I O N A P U S T A IJ-AP/1 10 ORGANIZACJA OGÓLNA

23 Część Cele systemu jakości Część 2 SYSTEM JAKOŚCI Aeroklub Jest organizacją małą zatrudniającą poniżej 20 pracowników etatowych na stanowiskach związanych z organizacją i nadzorem operacji lotniczych Zastosowany w organizacji system jakości, systematyzuje podział odpowiedzialności oraz procedury i procesy umożliwiające wdrożenie zarządzania jakością System jakości przedstawiony w niniejszej instrukcji obejmuje wszystkie zagadnienia, które zapewniają i gwarantują wysoki poziom świadczonych usług i kwalifikacji personelu: 1. Świadczenie usług lotniczych, w tym szkolenia lotniczego - z zachowaniem obowiązujących norm bezpieczeństwa, zgodnie z wymaganiami przepisów, norm i procedur oraz dokumentacji właściwych dla tego rodzaju usług, które zostały wydane i zatwierdzone przez krajową władzę lotniczą /Instrukcja Operacyjna, Instrukcja Szkolenia, Programy szkolenia oraz Instrukcje Użytkowania sprzętu lotniczego. 2. Utrzymanie kwalifikacji personelu stosownie do wymagań odpowiednich przepisów i zakresu powierzonych obowiązków oraz wymagań jakościowych. 2.2 Zasady działania systemu jakości System jakości odnosi się do następujących zagadnień: 1. Wymagań przepisów. 2. Wymagań dodatkowych standardów i procedur operacyjnych. 3. Polityki jakości. 4. Struktury organizacyjnej. 5. Odpowiedzialności za opracowanie, ustanawianie i zarządzanie systemem jakości. 6. Dokumentacji. 7. Procedur jakości. 8. Programu zapewnienia jakości. 9. Wymagań środków finansowych, materialnych oraz zasobów ludzkich. 10. Wymagań dotyczących szkoleń. 11. Wymagań dotyczących obsługi technicznej sprzętu lotniczego Zastosowany system jakości monitoruje elementy w obszarach: planowania, przygotowania, wykonywania i dokumentowania przeprowadzonych szkoleń teoretycznych i operacji lotniczych, w drodze systematycznej analizy zapisów zawartych w kartach kontrolnych, dotyczących wyżej wymienionych obszarów. SYSTEM JAKOŚCI IJ-AP/2 1

24 Część Badaniu podlegają: 1. Sprawność funkcjonowania obiegu informacji w procesach nadzoru. 2. Prawidłowość stosowania przyjętych procedur szkolenia. 3. Stosowanie w praktyce właściwych osiągów statków powietrznych (w szczególności masy i wyważania). 4. Eksploatacja statków powietrznych, zgodna z ich przeznaczeniem i wyposażeniem. 5. Organizacja i realizacja szkolenia teoretycznego. 6. Organizacja i realizacja szkolenia praktycznego. 7. Szkolenie oraz wymagania kwalifikacyjne instruktorów szkolenia. 8. Aktualność oraz prawidłowość prowadzenia i wykorzystywania dokumentacji szkoleniowej (instrukcji, programów, dzienników, teczek osobowych, rejestrów, itp.). 9. Planowanie załóg oraz przestrzeganie norm czasu lotu, pracy i wypoczynku. 10. Bezpieczeństwo wykonywanych lotów. 11. Programy obsługowe i utrzymanie ciągłej zdatności. 12. Wykonanie prac obsługowych. 13. Zabezpieczenie i ochrona obiektów i infrastruktury. 2.3 Przepływ informacji w systemie jakości System jakości oparty jest o zjawisko sprzężenia zwrotnego występującego pomiędzy Kierownikiem działu lub osobą odpowiedzialną za dany obszar, a Pełnomocnikiem ds. Jakości Przepływ informacji realizowany jest poprzez wypełnianie kart kontrolnych (załącznik nr 4) przez Kierowników działu lub przez osoby odpowiedzialne za dany obszar, a następnie przekazywanie ich do Pełnomocnika ds. Jakości w celu analizy zawartych w nich informacji Analiza informacji zawartych w kartach kontrolnych ma na celu identyfikację odstępstw, braków i nieprawidłowości oraz zainicjowanie działań korekcyjnych lub naprawczych oraz skierowania zaleceń działań korekcyjnych lub naprawczych do właściwego adresata System ten określa od kogo w danym przypadku należy wymagać usunięcia braków lub niezgodności oraz jakie procedury należy podjąć jeżeli działanie korygujące lub naprawcze nie zostało zakończone w odpowiednim czasie lub okazało się nieskuteczne Karty kontrolne muszą być wypełnione i przekazane Pełnomocnikowi ds. Jakości raz na kwartał (co trzy miesiące) Poza systematycznym /okresowym/ wypełnianiem kart kontrolnych, przynajmniej raz w roku przeprowadzana jest kontrola jakości - audit wewnętrzny - obejmujący wszystkie działy i obszary działalności Aeroklubu /OŚRODKA/. IJ-AP/2 2 SYSTEM JAKOŚCI

25 Część Harmonogram kontroli jakości Pełnomocnik ds. Jakości ustala wewnętrzny Harmonogram Kontroli Jakości (załącznik nr 3), który przedstawia do zatwierdzenia Dyrektorowi Odpowiedzialnemu Wszystkie elementy, zagadnienia i procedury muszą być auditowane przynajmniej raz w roku Harmonogram określa planowany termin przeprowadzenia auditu, oraz termin realizacji Harmonogram określa kontrolę wszystkich elementów, zagadnień i procedur mających wpływ na bezpieczeństwo operacji lotniczych, a zwłaszcza na proces szkolenia lotniczego realizowany w Aeroklubie /OŚRODKU/. 2.5 Procedura auditów jakości Zasady prowadzenia audytów, tworzenia Karty Kontrolnej oraz Raportu z Auditu. 1. Pełnomocnik ds. Jakości przed planowanym auditem, informuje osobę odpowiedzialną za kontrolowany obszar o terminie rozpoczęcia zaplanowanego auditu. 2. Audit prowadzony jest zgodnie z zatwierdzonym harmonogramem, przy użyciu Kart Kontrolnych, właściwych dla danego obszaru badanej działalności (załącznik nr 4). 3. Harmonogram określa planowany termin wykonania auditu, oraz termin jego realizacji. 4. Zasadą ustalania harmonogramu jest, aby każdy obszar mający wpływ na właściwą realizację szkolenia lotniczego oraz na wykonywane operacje lotnicze i naziemne, był badany /kontrolowany/ przynajmniej jeden raz w roku. 5. Karty Kontrolne sporządzane są z każdego auditu i rejestrowane w Wykazie Kart Kontrolnych, prowadzonym przez Pełnomocnika ds. Jakości. 6. Za prawidłowe przeprowadzenie auditu odpowiedzialny jest Pełnomocnik ds. Jakości mający bezpośredni dostęp do wszystkich działów Aeroklubu /OŚRODKA/ oraz do Dyrektora Odpowiedzialnego /kierownictwa/. 7. Po zakończeniu auditu sporządzany jest Raport i w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości uruchomiana zostaje procedura działań korygujących lub naprawczych. 2.6 Zasady tworzenia Karty kontrolnej Karty kontrolne sporządzane są w taki sposób, aby możliwie szczegółowo odnotować informacje dotyczące obszarów objętych badaniem auditem /usługę, element, zagadnienie, procedurę/ Karta kontrolna zawiera: 1. Numer karty i rodzaj kontroli /okresowa, audit wewnętrzny/. 2. Datę kontroli / auditu. SYSTEM JAKOŚCI IJ-AP/2 3

26 Część 2 3. Zakres kontroli / auditu. 4. Informacje kto jest Kierownikiem obszaru. 5. Informacje o aktualnym stanie zgodności badanego/kontrolowanego obszaru z wymaganymi procedurami zawartymi w odpowiednich instrukcjach. a. informacje podawane są za pomocą pięcio-stopniowej skali ocen 1-5, oraz w sposób opisowy, b. szczegółowy opis stwierdzonych niezgodności, odstępstw lub braków dokonywany jest w rubryce uwagi lub jeżeli jest to konieczne na osobnym dokumencie stanowiącym załącznik do karty kontrolnej. 6. Wskazanie obszarów niezgodnych z obowiązującymi procedurami i zalecenia konieczności podjęcia działań korygujących lub naprawczych. 2.7 Zasady tworzenia Raportu z auditu Raport z audytu (załącznik nr 5), w formie pisemnej tworzony jest w przypadku stwierdzenia niezgodności W Raporcie należy podać: 1. Numer i rodzaj auditu. 2. Datę auditu. 3. Zakres auditu. 4. Stwierdzone niezgodności i spostrzeżenia. 5. Klasyfikację niezgodności, opisując możliwe zagrożenia. 6. Obszar/y/ wymagające podjęcia działań korygujących lub naprawczych. 7. Osobę/y/ odpowiedzialną/e/ za przeprowadzenie działań korygujących lub naprawczych. 8. Wnioski wynikające z przeprowadzonego auditu. 9. Czytelny podpis osoby sporządzające raport. 2.8 Zasady postępowania z dokumentacją auditu Dokumentacja auditu składa się z: 1. Harmonogramu Auditów. 2. Karty kontrolnej. 3. Raportu z auditu /w razie potrzeby/. 4. Wniosku o działania korygujące (załącznik nr 6) /w razie potrzeby/ Dokumentacja z przeprowadzonych auditów przechowywana jest przez okres minimum 5 lat, u Pełnomocnik ds. Jakości. MIEJSCE CELOWO POZOSTAWIONO PUSTE IJ-AP/2 4 SYSTEM JAKOŚCI

27 Część Procedura działań korygujących wynikających z przeprowadzonych auditów jakości Raport z auditu przekazywany jest do Dyrektora Odpowiedzialnego, Pełnomocnika ds. Jakości i Kierownika działu /osoby odpowiedzialnej za dany odcinek/, którego dotyczą stwierdzone niezgodności Na podstawie raportu z auditu, Pełnomocnik ds. Jakości sporządza Wniosek o przeprowadzenie działań korygujących lub naprawczych (załącznik nr 6), który przedkłada Dyrektorowi Odpowiedzialnemu Dyrektor Odpowiedzialny zaleca Kierownikowi działu /osobie odpowiedzialnej za dany odcinek/, w którym zostały wykryte niezgodności, przygotowanie planu działań korygujących lub naprawczych oraz przeprowadzenie tych działań, po wcześniejszym zatwierdzeniu planu Zalecenia sporządzenia planu i przeprowadzenia działań korygujących lub naprawczych mogą być kierowane do każdego działu firmy, bądź też do podmiotów współpracujących /dostawców lub podwykonawców/ Plan działań korygujących lub naprawczych sporządzony przez Kierownika działu /osobę odpowiedzialną za dany odcinek/, wskazuje przyczynę problemu oraz zawiera proponowane rozwiązania, działania korygujące, a także wskazuje termin ich pełnego wdrożenia Po usunięciu nieprawidłowości /przeprowadzeniu działań korygujących lub naprawczych/, Kierownik działu /osoba odpowiedzialna za dany odcinek/ sporządza raport o zakończeniu wprowadzania działań korygujących lub naprawczych, w którym zawarte są informacje: - odniesienie do numeru i daty auditu; - odniesienie do stwierdzonych niezgodności; - wskazanie wprowadzonych działań korygujących i/lub naprawczych; - wymienione są nazwiska osób odpowiedzialnych za przeprowadzenie działań korygujących i/lub naprawczych; - osiągnięte wyniki oraz wnioski Pełnomocnik ds. Jakości przeprowadza audit wewnętrzny lub badanie, w celu ustalenia, czy działanie korygujące zostało wdrożone zgodnie z planem i jest skuteczne. 1. Jeżeli działanie korygujące jest skuteczne, procedura może zostać zamknięta. 2. Jeżeli wynik badania lub auditu nie są zadawalające, konieczne jest powtórzenie procedury wprowadzenia działań korygujących lub naprawczych Powtórzenie działań korygujących lub naprawczych wymaga sporządzenia przez Pełnomocnik ds. Jakości ponownego wniosku do Dyrektora Odpowiedzialnego, a następnie ponownego wykonania działań opisanych w punktach od do SYSTEM JAKOŚCI IJ-AP/2 5

28 Część Algorytm działań korygujących. Raport z auditu Pełnomocnik ds. Jakości Wniosek o działanie korygujące lub naprawcze Dyrektor Odpowiedzialny Kierownik obszaru lub osoba odpowiedzialna Przygotowanie planu działań korygujących lub naprawczych Zalecenie działań korygujących lub naprawczych Zatwierdzenie planu działań korygujących lub naprawczych Wdrożenie planu działań korygujących lub naprawczych Kierownik obszaru lub osoba odpowiedzialna Raport o zakończeniu wprowadzania działań korygujących lub naprawczych Kierownik obszaru lub osoba odpowiedzialna Audyt wewnętrzny lub badanie Pełnomocnik ds. Jakości nie Ocena nie tak Koniec IJ-AP/2 6 SYSTEM JAKOŚCI

29 Część Ocena skuteczności zastosowanego systemu jakości W celu oceny zastosowanego systemu jakości, Pełnomocnik ds. Jakości sporządza półroczne raporty dotyczące systematyczności wypełniania kart kontrolnych oraz przeprowadzonych kontroli i auditów wewnętrznych, które przekazuje Dyrektorowi Odpowiedzialnemu Dyrektor Odpowiedzialny na podstawie okresowych raportów oraz dodatkowych informacji dotyczących bezpieczeństwa prowadzonych operacji lotniczych, niezależnych badań zadowolenia klientów, wyników finansowych itp., podejmuje decyzje związane z dalszym stosowaniem przyjętego systemu jakości, jego modyfikacją lub zmianą Modyfikacje i zmiany zastosowanego systemu jakości lub jego elementów wymagają wprowadzenia zmian do obowiązujących dokumentów, w tym do niniejszej instrukcji, a następnie uzgodnienia zmian w krajową władzą lotniczą i opublikowanie wprowadzonych zmian zgodnie z opisaną wcześniej procedurą (IJ punkt 03). MIEJSCE CELOWO POZOSTAWIONO PUSTE SYSTEM JAKOŚCI IJ-AP/2 7

30 Część 2 STRONA C E L O W O P O Z O S T A W I O N A P U S T A IJ-AP/2 8 SYSTEM JAKOŚCI

31 Część 3 Część 3 ZAŁĄCZNIKI 3.1 Spis załączników. Numer załącznika Tytuł załącznika Nr druku zakładowego 1 2 Imienny wykaz personelu kierowniczego Aeroklubu /Ośrodka/ Struktura i schemat organizacyjny Aeroklubu /Ośrodka / IJ/3/01 IJ/3/02 3 Harmonogram Kontroli Jakości IJ/3/03 4 Karta kontrolna IJ/3/04 MIEJSCE CELOWO POZOSTAWIONO PUSTE ZAŁĄCZNIKI IJ-AP/3 1

32 Część 3 STRONA C E L O W O P O Z O S T A W I O N A P U S T A IJ-AP/3 2 ZAŁĄCZNIKI

33 Część 3 Załącznik nr. 1 Imienny wykaz personelu kierowniczego Stanowisko Imię i nazwisko Dyrektor Odpowiedzialny Pełnomocnik ds. Jakości Kierownik Szkolenia (HT) Główny Instruktor Szkolenia Lotniczego (CFI) Główny Instruktor Szkolenia Naziemnego (CGI) Szef Personelu Lotniczego Druk: IJ/3/01 ZAŁĄCZNIKI IJ-AP/3 3

34 Część 3 Załącznik nr. 2 Schemat organizacyjny Aeroklubu /OŚRODKA/... Ogólny schemat struktury organizacyjnej Aeroklubu. ZARZĄD Zespół BL Dyrektor Odpowiedzialny Pełnomocnik ds Jakości OŚRODEK SZKOLENIA FTO/CTO Szef Szkolenia (HT) DZIAŁALNOŚĆ STATUTOWA /Loty sportowe, treningowe i rekreacyjne/ Szef Pilotów USŁUGI LOTNICZE WYKONYWANE W RAMACH AWC Szef Personelu Lotniczego Organizacja Zarządzania Ciągłą Zdatnością Do lotu /CAMO/ Dział Administracyjno księgowy Organizacja Obsługowa /CMO/ IJ-AP/3 4 ZAŁĄCZNIKI

35 Część 3 Schemat struktury organizacyjnej Ośrodka Szkolenia FTO/CTO Aeroklubu. ZARZĄD Zespół BL Dyrektor Odpowiedzialny Pełnomocnik ds Jakości Dział Administracyjny Kierownik Szkolenia (HT) Dział Finansowy Główny Księgowy Główny Instruktor Szkolenia Naziemnego (CGI) Instruktorzy Szkolenia Naziemnego (teoretycznego) (GI) Główny Instruktor Szkolenia Praktycznego (Lotniczego) (CFI) Instruktorzy Szkolenia Praktycznego (lotniczego) (FI) Organizacja Zarządzania Ciągłą Zdatnością Do lotu /CAMO/ Organizacja Obsługowa /CMO/ Personel latający /uczniowie, słuchacze/ Druk: IJ/3/02 ZAŁĄCZNIKI IJ-AP/3 5

36 Część 3 Załącznik nr 3. Lp Obszar kontroli Zaplecze szkoleniowe Karta kontrolna A - 1 Kadra instruktorska Karta kontrolna A - 2 HARMONOGRAM KONTROLI NA ROK Dokumentacja szkoleniowa Karta kontrolna A - 3 System obsługi statków powietrznych Karta kontrolna A - 4 Bezpieczeństwo lotów Karta kontrolna B System jakości Karta kontrolna C Data planowanej kontroli Miesiąc I II III IV V VI VII VIII IX X XI XII Uwagi (osoba odpowiedzialna) Pełnomocnik ds. Jakości Dyrektor Odpowiedzialny Data i podpis Data i podpis Druk: IJ/3/03 IJ-AP/3 6 ZAŁĄCZNIKI

37 Część 3 Załącznik nr. 4 Karta kontrolna OPERATOR AEROKLUB /składa się z trzech części A-1 4, B,C, podzielonych tematycznie/ KARTA KONTROLNA część A - 1 Miejscowość i data inspekcji / auditu * Nr karty KK -.../ 20.. Kategoria inspekcji / auditu *.../ Wykryte odstępstwa / braki/ niezgodności okresowa doraźna krytyczne poważne drobne nie wykryto Obszar kontroli ZAPLECZE SZKOLENIOWE Imię i Nazwisko Kierownika działu lub osoby odpowiedzialnej Ocena szczegółowa Pomieszczenia administracyjne ośrodka szkolenia lotniczego Ocena szczegółowa Uwagi pomieszczenia dydaktyczne sale wykładowe szkolenia teoretycznego /wyposażenie/ Lotnisko /Lądowisko/ Pomieszczenia operacyjne Sprzęt lotniczy Ochrona fizyczna obiektów Adnotacje i uwagi /Dyrektora odpowiedzialnego lub Pełnomocnika ds. Jakości, auditora/ * Imię Nazwisko (pieczęć) i podpis wypełniającego kartę / auditora/ * - karta kontrolna służy do okresowego monitoringu systemu jakości oraz do auditu wewnętrznego - odpowiednio niepotrzebne skreślić. ZAŁĄCZNIKI IJ-AP/3 7

38 Część 3 Karta kontrolna część A - 2 OPERATOR AEROKLUB KARTA KONTROLNA część A - 2 Miejscowość i data inspekcji / auditu * Nr karty KK -.../ 20.. Kategoria inspekcji / auditu *.../ Wykryte odstępstwa / braki/ niezgodności okresowa doraźna krytyczne poważne drobne nie wykryto Obszar kontroli KADRA INSTRUKTORSKA Imię i Nazwisko Kierownika działu lub osoby odpowiedzialnej Ocena szczegółowa Kwalifikacje lotnicze i zawodowe /instruktorów szkolenia teoretycznego/ Ocena szczegółowa Uwagi Kwalifikacje lotnicze i zawodowe /instruktorów szkolenia praktycznego/ Ważność uprawnień /instruktorów szkolenia praktycznego/ Ważność badań lotniczo-lekarskich /instruktorów szkolenia praktycznego/ Normy czasu pracy i wypoczynku Obciążenie ilością uczniów /słuchaczy/ Adnotacje i uwagi Dyrektora odpowiedzialnego lub Pełnomocnika ds. Jakości/ * Imię Nazwisko (pieczęć) i podpis wypełniającego kartę / auditora/ * - karta kontrolna służy do przeprowadzania okresowych inspekcji systemu jakości oraz do auditu wewnętrznego - odpowiednio niepotrzebne skreślić. IJ-AP/3 8 ZAŁĄCZNIKI

39 Część 3 Karta kontrolna część A - 3 OPERATOR AEROKLUB KARTA KONTROLNA część A - 3 Miejscowość i data inspekcji / auditu * Nr karty KK -.../ 20.. Kategoria inspekcji / auditu *.../ Wykryte odstępstwa / braki/ niezgodności okresowa doraźna krytyczne poważne drobne nie wykryto Obszar kontroli DOKUMENTACJA SZKOLENIOWA Imię i Nazwisko Kierownika działu lub osoby odpowiedzialnej Ocena szczegółowa Dokumenty szkolenia teoretycznego /listy uczestników, dzienniki / Ocena szczegółowa Uwagi Dokumenty szkolenia praktycznego /książki, karty przebiegu szkolenia/ Teczki osobowe /badania lotniczo-lekarskie/ Dokumentacja przebiegu szkolenia /egzaminy wewnętrzne, / Instrukcje Programy szkolenia Adnotacje i uwagi Dyrektora odpowiedzialnego lub Pełnomocnika ds. Jakości/ * Imię Nazwisko (pieczęć) i podpis wypełniającego kartę / auditora/ * - karta kontrolna służy do przeprowadzania okresowych inspekcji systemu jakości oraz do auditu wewnętrznego - odpowiednio niepotrzebne skreślić. ZAŁĄCZNIKI IJ-AP/3 9

40 Część 3 Karta kontrolna część A - 4 OPERATOR AEROKLUB KARTA KONTROLNA część A - 4 Miejscowość i data inspekcji / auditu * Nr karty KK -.../ 20.. Kategoria inspekcji / auditu *.../ Wykryte odstępstwa / braki/ niezgodności okresowa doraźna krytyczne poważne drobne nie wykryto Obszar kontroli DOKUMENTACJA ZWIĄZANA Z OBSŁUGĄ TECHNICZNĄ STATKÓW POWIETRZNYCH Imię i Nazwisko Kierownika działu lub osoby odpowiedzialnej Ocena szczegółowa Umowy dotyczące obsługi statków powietrznych Ocena szczegółowa Uwagi Dokumenty statków powietrznych /książki, świadectwa/ Instrukcje Programy obsługowe Ewidencja zużycia paliwa Adnotacje i uwagi Dyrektora odpowiedzialnego lub Pełnomocnika ds. Jakości/ * Imię Nazwisko (pieczęć) i podpis wypełniającego kartę / auditora/ * - karta kontrolna służy do przeprowadzania okresowych inspekcji systemu jakości oraz do auditu wewnętrznego - odpowiednio niepotrzebne skreślić. IJ-AP/3 10 ZAŁĄCZNIKI