NADZÓR NAD DOKUMENTACJĄ

Transkrypt

1 Załącznik nr 6 do procedury QP/4.2.3/NJ PROCEDURA QP/4.2.3/NJ Wyd. 06 Egz. nr. NADZÓR NAD DOKUMENTACJĄ Str./Na str. 1 / (data wydania) PROCEDURA Nr QP/4.2.3/NJ NADZÓR NAD DOKUMENTACJĄ Stanowisko Imię i nazwisko Data Podpis Opracował Stały auditor Zbigniew PORYCKI Sprawdził Pełnomocnik ds. SZJ Witold CZURYŁO Zatwierdził Dyrektor Jakości Krzysztof WAWRZYK

2 Zał. Nr 4 do Instrukcji Publikowania wewnętrznych aktów normatywnych NADZÓR NAD DOKUMENTACJĄ / Nazwa dokumentacji/ Ark. Nr 2 PROCEDURA QP/4.2.3/NJ / Nr dokumentu/ Na ark. 23 ARKUSZ REJESTRACJI KART ZMIAN L.p. Nr Karty Zmian Nr Oper. Nr Ark. Data wprowadzenia Obowiązuje od dnia Nazwisko wprowadzającego Podpis i pieczątka Stanowisko Nazwisko Podpis Data Opracował Zmiana Nr zmiany Data Podpis

3 PROCEDURA QP/4.2.3/NJ Wydanie 06/01/ NADZÓR NAD DOKUMENTACJĄ Str. / Na str. 3 / 23 SPIS TREŚCI strona - Arkusz rejestracji kart zmian Spis treści Cel procedury Przedmiot procedury Zakres stosowania Odpowiedzialność Opis postępowania Ogólne wymagania dotyczące dokumentacji Księga Jakości Procedury/instrukcje Dokumentacja naprawcza Dokumentacja instrukcyjna Dokumentacja obiegowa Dokumentacja konstrukcyjna Akty normatywne, przepisy wewnątrz zakładowe Druki, formularze, rejestry Opracowanie dokumentacji Czynności wstępne Opracowanie projektu procedury/instrukcji Forma graficzna dokumentu Struktura dokumentu Strona tytułowa Strona spisu treści Strona opisu Opiniowanie Zatwierdzenie Zasady oznaczania Numer wydania Numer arkusza Numer egzemplarza Numer ewidencyjny procedury... 15

4 PROCEDURA QP/4.2.3/NJ Wydanie 06/01/ NADZÓR NAD DOKUMENTACJĄ Str. / Na str. 4 / Numer ewidencyjny instrukcji Rejestracja i dystrybucja Dokumentacja w formie papierowej Dokumentacja w formie elektronicznej Użytkowanie Dokumentacja w formie papierowej Dokumentacja w formie elektronicznej Wprowadzenie czasowego odstępstwa od postępowania zgodnego z procedurą/ instrukcją Wprowadzanie zmian i korekt Przechowanie dokumentacji Przegląd aktualności procedur/instrukcji Okresowa ocena statusu dokumentacji Postępowanie w razie zniszczenia lub utraty egzemplarza procedury / instrukcji Algorytm postępowania Dokumenty związane Wykaz załączników Wykaz załączników stanowiących zapisy Rozdzielnik... 23

5 PROCEDURA QP/4.2.3/NJ Wydanie 06/01/ NADZÓR NAD DOKUMENTACJĄ Str. / Na str. 5 / Cel procedury. Celem niniejszej procedury jest określenie zasad nadzoru nad dokumentacją w zakresie: - zatwierdzania dokumentów pod kątem ich adekwatności, zanim zostaną wydane; - przeglądu dokumentów i ich aktualizowania w razie potrzeby oraz ponownego zatwierdzania; - zapewnienia, że zidentyfikowano zmiany i aktualny status zmian dokumentów; - zmiany wprowadzane do dokumentów są weryfikowane, zatwierdzane i oceniane pod kątem ich wpływu na proces/wyrób; - zapewnienia że odpowiednie wersje mających zastosowanie dokumentów są dostępne w miejscach ich użytkowania; - zapewnienia, że dokumenty są zawsze czytelne i łatwe do zidentyfikowania; - zapewnienia, że dokumenty pochodzące z zewnątrz są zidentyfikowane i ich rozpowszechnianie jest nadzorowane; - zapobiegania niezamierzonemu stosowaniu nieaktualnych dokumentów i odpowiedniego ich oznaczania, jeżeli są zachowane z jakichkolwiek powodów; - dokumenty nieaktualne są natychmiast wycofywane z obiegu i stosowania; Celem niniejszej procedury jest również: - zapewnienie jednoznaczności opracowania w ramach Systemu Zarządzania Jakością procedur/instrukcji pod względem formy, układu treści, szaty graficznej oraz ich zgodności z przepisami prawnymi wyższego rzędu; - podanie wytycznych do rozpowszechniania i nadzoru nad procedurami/instrukcjami opracowywanymi w ramach SZJ oraz wytycznymi norm i przepisami nadrzędnymi; - wskazanie odpowiedzialnych za wyszczególnione w niniejszej procedurze czynności. Dokumenty pochodzące z zewnątrz oraz procedury/instrukcje tłumaczone na język angielski podlegają takiemu samemu nadzorowi jak dokumenty własne o ile nie zostały sformułowane inne zasady postępowania z nimi przez ich właściciela. Zmiany dokonywane w dokumentach są uzgadniane z Klientem i/lub Władzami Nadzorującymi, jeżeli wymaga tego kontrakt lub wymagania prawne. 2. Przedmiot procedury. Przedmiotem procedury są zasady i tryb postępowania podczas: - wnioskowania o opracowanie procedur/instrukcji lub zmianę ich treści; - opracowywania dokumentów; - tworzenia algorytmu procedury; - opiniowania i zatwierdzania procedur/instrukcji; - ewidencji, rozpowszechniania, przechowywania i udostępniania procedur/instrukcji; - przeglądu; - wprowadzania zmian i korekt w procedurach/instrukcjach, ich aktualizacji, a także zakres odpowiedzialności określonych osób, których procedura/instrukcja dotyczy; - postępowania w razie zniszczenia lub utraty procedury/instrukcji;

6 PROCEDURA QP/4.2.3/NJ Wydanie 06/01/ NADZÓR NAD DOKUMENTACJĄ Str. / Na str. 6 / 23 - wprowadzania czasowego odstępstwa od postępowania zgodnego z procedurą; - zwrotów, wycofywania, archiwizowania oraz niszczenia dokumentów. Uwaga Dokumentacja SZJ w formie elektronicznej umieszczona na stronie internetowej WZL-4 S.A. jest aktualizowana na dzień zatwierdzenia każdej zmiany wprowadzanej do procedury lub instrukcji. 3. Zakres stosowania. Niniejsza procedura dotyczy dokumentacji Systemu Zarządzania Jakością obejmującej proces sterowania i zarządzania jakością we wszystkich fazach naprawy wyrobów lub świadczenia usługi oraz nadzoru nad dokumentacją. W jej skład wchodzi: - dokumentacja stosowana w Systemie Zarządzania Jakością; - dokumentacja instrukcyjna; - dokumentacja obiegowa; - dokumentacja zaopatrzeniowa; - dokumentacja normalizacyjna; - dokumentacja pochodząca z zewnątrz, w tym dokumentacja Klienta. 4. Odpowiedzialność. Odpowiedzialność i kompetencje z zakresie zarządzania i nadzorowania dokumentacji: 4.1 Bezpośredni podwładni Prezesa Zarządu odpowiadają za: - wdrażanie postanowień procedur/instrukcji; - nadzór nad przestrzeganiem ustaleń dokumentacji Systemu Zarządzania Jakością każdy w swoim zakresie; - ostateczny kształt opracowywanych procedury/instrukcji, zgodność treści z obowiązującymi przepisami i dystrybucję; - proponowanie i wprowadzanie zgodnie z ustalonymi zasadami zmian do obowiązującej dokumentacji; - prowadzenie okresowej oceny statusu dokumentacji każdy w swoim zakresie Dyrektor Techniczny (NT) ponadto odpowiada za: - opracowanie dokumentacji technologicznej naprawy wyrobu; - opracowanie, przy współudziale z wydziałami, dokumentacji obiegowej na wszystkich etapach produkcji; - wprowadzanie zmian technologicznych do dokumentacji; - opracowanie dokumentacji konstrukcyjnej; - właściwe archiwizowanie i przechowywanie dokumentacji naprawczej i konstrukcyjnej;

7 PROCEDURA QP/4.2.3/NJ Wydanie 06/01/ NADZÓR NAD DOKUMENTACJĄ Str. / Na str. 7 / 23 - właściwe archiwizowanie i przechowywanie dokumentacji pochodzącej z zewnątrz; - opracowanie warunków technicznych; - wydawanie kart zmian dotyczących dokumentacji technicznej Dyrektor Jakości (NJ) ponadto odpowiada za: - nadzór nad dokumentacją Systemu Zarządzania Jakością; - sprawdzanie wszystkich dokumentów pod względem zgodności z systemem; - zatwierdzanie procedur/instrukcji SZJ; - kontrolę nad właściwą realizacją i aktualizacją niniejszej procedury; - zatwierdzanie i wydawanie kart zmian dotyczących dokumentacji Systemu Zarządzania Jakością Pełnomocnik ds. Zarządzania Jakością (JS) ponadto odpowiada za: - nadzór nad dokumentacją Systemu Zarządzania Jakością; - sprawdzanie wszystkich dokumentów pod względem zgodności z systemem; - nadzór nad przechowywaniem dokumentacji; - prowadzenie, aktualizację minimum raz na pół Wykazu dokumentacji SZJ... (załącznik nr 14); - prowadzenie, aktualizację minimum raz na pół roku Wykazu zapisów SZJ... (załącznik nr 15); - kontrolę nad właściwą realizacją i aktualizacją niniejszej procedury Kierownik Działu Administracyjnego (HA) ponadto odpowiada za: - prawidłowe wydawanie przepisów wewnątrzzakładowych; - dystrybucję państwowych aktów normatywnych; - właściwe przechowywanie i rozdzielnictwo instrukcji organizacyjnych; - wprowadzanie zmian do obowiązujących dokumentów (instrukcji/procedur); - właściwą dystrybucję dokumentacji na nośnikach CD; - wydawaniem nowych przepisów po odebraniu i wycofaniu nieaktualnych; - wydawanie kart zmian dotyczących dokumentów normatywnych. 4.2 Kierownicy działów/wydziałów odpowiadają za: - współpracę z działem Głównego Technologa (TT) przy opracowaniu dokumentacji technologicznej i przy wprowadzaniu zmian w tej dokumentacji; - właściwe przechowywanie i stosowanie na stanowiskach pracy aktualnej dokumentacji; - właściwe funkcjonowanie procedur/instrukcji w danym Dziale/Wydziale. 4.3 Kierownik Archiwum (TTA) odpowiada za: - właściwe przechowywanie i rozdzielnictwo dokumentacji technicznej i konstrukcyjnej; - wprowadzanie zmian do obowiązującej dokumentacji na podstawie kart zmian; - właściwe przechowywanie norm; - prawidłowy zakup stosowanych i nowych norm, na podstawie informacji uzyskiwanych od zapotrzebowujących komórek Przedsiębiorstwa;

8 PROCEDURA QP/4.2.3/NJ Wydanie 06/01/ NADZÓR NAD DOKUMENTACJĄ Str. / Na str. 8 / 23 - dystrybucję kart zmian i innych dokumentów otrzymywanych wg rozdzielnika lub dekretacji. 4.4 Kancelaria AK odpowiada za: - sporządzenie odpowiedniej ilości egzemplarzy procedur/instrukcji w wersji drukowanej lub na nośniku CD; - właściwą numerację, prowadzenie ewidencji i rozpowszechnianie; - wprowadzanie zmian i korekt do obowiązującej dokumentacji w formie drukowanej; - dokonywanie aktualizacji; - wprowadzanie i wycofywanie treści czasowego odstępstwa od postępowania zgodnego z procedurą w każdym egzemplarzu procedury; - wycofanie i zniszczenie nieaktualnych stron dokumentacji; - wymianę, wycofywanie i niszczenie dokumentacji na nośnikach CD. 4.5 Autor procedury/instrukcji odpowiada za: - za stronę merytoryczną procedury/instrukcji, jej formę, szatę graficzną i redakcję oraz terminowe wydanie; - zapoznanie się i wprowadzenie do dokumentu zasadnych uwag znajdujących się w Arkuszu Uzgodnień ; - ustalenie listy użytkowników; - proponowanie i wprowadzanie zmian do obowiązującej dokumentacji zgodnie z podanymi w dalszej części procedury zasadami. 4.6 Użytkownik procedur/instrukcji odpowiada za: - stan egzemplarzy procedur/instrukcji; - zgłoszenie do JS zniszczenia lub utraty egzemplarza procedury/instrukcji SZJ; - stosowanie i przestrzeganie ustaleń procedur/instrukcji w swoim obszarze. 5. Opis postępowania. Do funkcjonowania Systemu Zarządzania Jakością niezbędne są następujące dokumenty: - Księga Jakości; - Polityka Jakości; - Cele jakości; - procedury Systemu Zarządzania Jakością; - instrukcje określające sposoby i zasady działania w różnych dziedzinach funkcjonowania Zakładu; - przepisy państwowe regulujące różne dziedziny funkcjonowania organizacji; - przepisy wewnątrz zakładowe; - normy krajowe i zagraniczne, warunki techniczne i rysunki; - druki i formularze; - rejestry. Wymienione powyżej dokumenty podlegają oznaczeniu, emitowaniu, przechowywaniu, uaktualnianiu i wycofywaniu, gdy są nieaktualne.

9 PROCEDURA QP/4.2.3/NJ Wydanie 06/01/ NADZÓR NAD DOKUMENTACJĄ Str. / Na str. 9 / Ogólne wymagania dotyczące dokumentacji Księga Jakości. Jest dokumentem dostarczającym spójnej informacji o organizacji, dokumentuje w uporządkowany sposób System Zarządzania Jakością. Zawiera ona: - zakres Systemu Zarządzania Jakością, łącznie ze szczegółami dotyczącymi wszelkich wyłączeń i ich uzasadnieniem; - udokumentowane procedury ustanowione dla Systemu Zarządzania Jakością lub powołanie się na nie; - opis wzajemnego oddziaływania między procesami Systemu Zarządzania Jakością. Księga Jakości obowiązuje w całym Przedsiębiorstwie. Egzemplarzami jej dysponują osoby funkcyjne objęte rozdzielnikiem. Księga Jakości podzielona jest na rozdziały, przyporządkowane elementom normy ISO Strona tytułowa sporządzana jest zgodnie z załącznikiem nr 5, natomiast strony opisu według załącznika nr 7 do niniejszej instrukcji Procedury/instrukcje. Procedury/instrukcje Systemu Zarządzania Jakością powinny być opracowywane przez użytkowników komórek/działów/wydziałów zgodnie z powyższą procedurą. Inne dokumenty opracowywane są zgodnie z instrukcjami IO NO 07-7/III lub TT-270. Każda z nich posiada przyporządkowany numer, nadawany przez pracowników NJ, AK, TTA, P-3A odnotowany w rejestrze procedur/instrukcji. Wszystkie egzemplarze procedur i instrukcji mają na każdej stronie winietę zawierającą: - nazwę zakładu (dopuszczalny jest skrót WZL-4 S.A. lub logo); - tytuł (temat dokumentu); - nazwę i numer dokumentu; - status wydania i data wydania; - strona, ilość stron; Dokumentacja naprawcza. Procesy technologiczne opisują dokumenty określające proces naprawy: - dokumentacja instrukcyjna; - dokumentacja obiegowa. Integralną częścią dokumentacji instrukcyjnej są: - zbiory aktualnych norm; - dokumentacja konstrukcyjna niezbędna dla prawidłowego wykonania naprawy.

10 PROCEDURA QP/4.2.3/NJ Wydanie 06/01/ NADZÓR NAD DOKUMENTACJĄ Str. / Na str. 10 / 23 Instrukcje technologiczne opracowują technolodzy, uwzględniając wymagania jakościowe zawarte w normach przedmiotowych i dokumentacji źródłowej adaptując ją do warunków Zakładu zgodnie z instrukcją TT-270. Zatwierdzanie instrukcji technologicznych reguluje Ramowy zbiór wymagań techn.-organ.... US Rozdzielnik określa technolog Dokumentacja instrukcyjna. Jest to rodzaj dokumentacji zawierający przede wszystkim: - uporządkowaną, na podstawie instrukcji technologicznych, kolejność czynności wykonywanych przez pracowników na stanowiskach pracy; - charakterystyki pomiarowe dla detali/zespołów/wyrobów; - wykazy detali wchodzących w skład zespołu/wyrobu umożliwiające ich identyfikację; - wykazy niezbędnej aparatury kontrolno pomiarowej, przyrządów i stoisk; - charakterystyki maszyn i urządzeń, na podstawie dokumentacji techniczno-ruchowej (DTR), przepisów bhp i ppoż; - określenie statusu kontroli i badań wyrobu/usługi; - sposób oznaczenia wyrobów; Dokumentacja obiegowa Jest to dokumentacja, w której rejestrowane jest wykonanie czynności związanych z remontem/naprawą detali/podzespołów/zespołów, w tym czynności kontrolnych. Instrukcje końcowego odbioru silników dodatkowo zawierają program kontroli i badań oraz metody oceny wyników. Dokumentację instrukcyjną opracowuje technolog, do serii zatwierdza Prezes Zarządu Dokumentacja konstrukcyjna. Dokumentację konstrukcyjną oprzyrządowania dla potrzeb remontu silników opracowują konstruktorzy z działu Głównego Technologa na podstawie źródłowej dokumentacji konstrukcyjnej lub zamówień technologów prowadzących. W WZL-4 S.A. opracowuje się dokumentację konstrukcyjno-technologiczną na przyrządy, stoiska, detale wykonywane w produkcji własnej Akty normatywne, przepisy wewnątrzzakładowe. Akty normatywne urzędów państwowych oraz dokumenty zewnętrzne rejestruje i przechowuje Kancelaria (AK). Przepisy wewnątrz zakładowe rejestruje pracownik Kancelarii (AK) oraz emituje je zgodnie z określonym rozdzielnikiem.

11 PROCEDURA QP/4.2.3/NJ Wydanie 06/01/ NADZÓR NAD DOKUMENTACJĄ Str. / Na str. 11 / Druki, formularze, rejestry. Program kontroli stosowanych w WZL-4 S.A. druków, formularzy i rejestrów, w których dokonywane są zapisy danych, ujęty został w instrukcjach i obejmuje: - wprowadzenie ich do obiegu; - aktualizowanie już funkcjonujących; - wycofywanie nieaktualnych. Prawidłowe stosowanie zapisów umożliwia: - właściwy obieg informacji; - przejrzystość; - racjonalne wykorzystanie i zmniejszenie do minimum liczby druków i formularzy; - eliminowanie druków nie będących w użyciu oraz magazynowych zapasów. Każdy druk, rejestr posiada numer identyfikacyjny nadawany i wprowadzony do obiegu wg zasad określonych w instrukcjach, które je wprowadziły Opracowanie dokumentacji. Wszystkie podstawowe dokumenty są opracowywane zgodnie z obowiązującymi wewnętrznymi aktami normatywnymi, na przyjętych i zatwierdzonych formularzach dla poszczególnych komórek organizacyjnych. Komórki te zobowiązane są do sporządzania wykazu dokumentów, określenia sposobu postępowania z tymi dokumentami (opracowanie, zatwierdzanie, rozprowadzanie, przegląd, aktualizowanie, anulowanie, archiwizowanie, niszczenie) jak również do wskazania wynikających z nich zadań i obowiązków dla komórek korzystających z tych dokumentów. Należy również określić osoby uprawnione i odpowiedzialne za ww. działania. Wszystkie podstawowe dokumenty muszą posiadać jednoznaczny numer identyfikacyjny nadany przez komórkę do tego uprawnioną, która jest zobowiązana do prowadzenia rejestru Czynności wstępne. Celem opracowania procedury/instrukcji jest podanie jasnego i logicznego sposobu działania, obowiązującego w obszarze określonym w jej tytule tak, aby działanie to zapewniało osiągnięcie zaplanowanej i oczekiwanej jakości produktów i usług. Dokumentowi należy nadać taką formę, aby układ sprzyjał zrozumieniu jego treści i był maksymalnie przejrzysty. Należy zwrócić uwagę na konkretność i komunikatywność tekstu, używać terminów jednoznacznych, zrozumiałych. Treść procedury/instrukcji powinna wyczerpywać temat w sposób zadowalający. Potrzebę opracowania nowej procedury / instrukcji może zgłosić: - Prezes Zarządu; - Bezpośredni podwładni Prezesa Zarządu; - Kierownicy Działów/Wydziałów;

12 PROCEDURA QP/4.2.3/NJ Wydanie 06/01/ NADZÓR NAD DOKUMENTACJĄ Str. / Na str. 12 / 23 - wszyscy pracownicy Przedsiębiorstwa poprzez swoich Kierowników Działów/ Wydziałów; - inne osoby związane bezpośrednio z działalnością Przedsiębiorstwa (Klient, dostawca, itp.). Zgłoszenie dokonywane jest w komórce JS na formularzu WNIOSEK O OPRACOWANIE PROCEDURY/INSTRUKCJI, (Załącznik nr 3 do niniejszej procedury) w dwóch egzemplarzach. Pracownik JS analizuje celowość opracowania procedury/instrukcji, a następnie składa propozycję wyznaczenia odpowiedzialnego za opracowanie dokumentu i przekazuje wniosek do Pełnomocnika ds. SZJ. Opracowywanie skomplikowanych projektów procedur/instrukcji może być powierzone zespołowi specjalistów z danej dziedziny lub odpowiednio wytypowanej grupie osób (w miarę potrzeby powołanej Zarządzeniem Prezesa Zarządu). Przed podjęciem decyzji, JS może zasięgnąć opinii specjalistów kierując do nich zapytanie na arkuszu uzgodnień (Załącznik nr 3 do Instrukcji publikowania wewnętrznych aktów normatywnych), którzy mają obowiązek wyrazić swoją opinię. Decyzja JS wpisywana jest do formularza wniosku (załącznik nr 3) oraz zapoznawany jest z nią wnioskodawca i odpowiedzialny za opracowanie dokumentu. Po wydaniu decyzji przez JS jeden egzemplarz wniosku pozostaje w JS, drugi otrzymuje wnioskodawca. Ewidencja wniosków prowadzona jest w formularzu Rejestr Zapotrzebowań, (Załącznik nr 4 do niniejszej procedury). Formularze wniosków dostępne są w Biurze Systemów Zarządzania (JS) Opracowanie projektu procedury/instrukcji Opracowujący projekt procedury/instrukcji powinni kierować się przede wszystkim wymaganiami odpowiedniego punktu normy. Procedura, instrukcja Systemu Zarządzania Jakością powinna zawierać następujące ponumerowane rozdziały, punkty: - Arkusz rejestracji kart zmian (zał. nr 4 do instrukcji Publikowanie wewnętrznych aktów normatywnych ). 1. Cel podać, co jest celem danej procedury oraz co ma być przez nią osiągnięte. 2. Przedmiot podać jakiego przedmiotu, zagadnienia dotyczy. 3. Zakres stosowania podać do jakich obszarów Zakładu ma zastosowanie. 4. Odpowiedzialność podać nazwę stanowiska pracy, na którym ciąży odpowiedzialność za realizację działań ujętych w procedurze/instrukcji oraz zakres tej odpowiedzialności. 5. Opis postępowania opisać metody i czynności w obszarze działań określonych w procedurze. Określić, kto, co, kiedy, w jakiej kolejności, w jakim czasie, na podstawie jakich zarządzeń, opracowań, dokumentów i instrukcji ma wykonać.

13 PROCEDURA QP/4.2.3/NJ Wydanie 06/01/ NADZÓR NAD DOKUMENTACJĄ Str. / Na str. 13 / Algorytm postępowania w przypadku dużej ilości opisywanych działań alternatywnych, można dodatkowo zamieścić obrazujący te działania algorytm ułatwiający czytelność. 7. Dokumenty związane umieścić wykaz wymienionych w treści dokumentów związanych z procedurą, takich jak: normy, zarządzenia wewnętrzne, instrukcje, opracowania wzorcowe, itp. 8. Informacje dodatkowe (w miarę potrzeby) - definicje, terminologia podać definicje specjalnych określeń występujących w omawianych zagadnieniach, tak, aby zapewnić ich jednoznaczne zrozumienie. 9. Wykaz i/lub wzory formularzy/załączników dla udokumentowania działań określonych w danej procedurze/instrukcji oraz załączników stanowiących po wypełnieniu zapisy. 10. Rozdzielnik określa, kto powinien otrzymać dany dokument. W przypadku instrukcji krótkich, opisujących czynności proste i nieskomplikowane, zachowanie powyższego układu nie jest konieczne Forma graficzna dokumentu Każda kartka dokumentu (procedury, instrukcji) powinna mieć format A4. Jeżeli zachodzi potrzeba wykonania np. rysunków na większych formatach, powinny one składać się na format A4, z możliwością ich wszycia. Kartki drukowane są jednostronnie z zachowaniem marginesu na zszycie. UWAGA 1. W przedstawionej formie graficznej należy opracowywać nowe oraz nowo wydawane dokumenty. 2. W przypadku wprowadzania zmian do istniejących procedur/instrukcji należy wykonywać to zgodnie z podanymi w powyższej procedurze zasadami. Wprowadzanie zmiany związane jest z wymianą strony w dokumencie w nowej szacie graficznej. 3. W przypadku dużej ilości wprowadzanych zmian do dokumentu, należy wydać go w nowej szacie graficznej Struktura dokumentu. Każda procedura/instrukcja zawiera: - stronę tytułową (zał.nr 6); - kartę z treścią odstępstwa (zał. nr 12) w przypadku wprowadzenia czasowego odstępstwa od postępowania zgodnego z instrukcją; - arkusz rejestracji kart zmian (zał. nr 4 do instrukcji Publikowanie wewnętrznych aktów normatywnych ); - stronę spisu treści (zał. nr 7); - stronę opisu (zał. nr 7); - wzory formularzy (w postaci załączników opatrzonych datą wydania);

14 PROCEDURA QP/4.2.3/NJ Wydanie 06/01/ NADZÓR NAD DOKUMENTACJĄ Str. / Na str. 14 / 23 - Kartę ewidencyjną procedury/instrukcji (zał. nr 13) tylko w egzemplarzu znajdującym się w AK Strona tytułowa. Strona tytułowa procedury/instrukcji zawiera: W nagłówku: - nazwę zakładu, (dopuszczalny jest skrót WZL-4 S.A. lub logo); - nazwę i numer ewidencyjny; - tytuł dokumentu; - numer wydania; - numer egzemplarza; - numer strony / na stronach; - datę wydania (data zatwierdzenia dokumentu); W centralnej części strony: - nazwę dokumentu; - tytuł dokumentu; - zastrzeżenia przy korzystaniu z dokumentu (jeżeli jest to wymagane); W stopce: - stanowisko, nazwisko, datę i podpis opracowującego i sprawdzającego dokument; - stanowisko, nazwisko, datę i podpis zatwierdzającego dokument. Wzór strony tytułowej stanowi załącznik do instrukcji (załącznik nr 6) Strona spisu treści. Sporządza się go na stronie opisu Strona opisu. 5.3 Opiniowanie. Każda strona posiada nagłówek zawierający: - nazwę zakładu (dopuszczalny jest skrót WZL-4 S.A lub logo); - nazwę i numer ewidencyjny dokumentu; - tytuł dokumentu; - numer wydania dokumentu/numer wydania strony/datę wydania strony (datę zatwierdzenia dokumentu lub karty zmian); - numer strony/na stronach. Wzór strony stanowi (załącznik nr 7) Po opracowaniu projektu procedury/instrukcji przedstawiany on jest do opiniowania wraz z arkuszem uzgodnień (załącznik nr 11 do Instrukcji Publikowania wewnętrznych aktów normatywnych nr IO NO 07-7/III), celem przeanalizowania treści zapisów przedstawianego dokumentu pod względem ich zgodności z obowiązującymi przepisami oraz

15 PROCEDURA QP/4.2.3/NJ Wydanie 06/01/ NADZÓR NAD DOKUMENTACJĄ Str. / Na str. 15 / 23 ewentualnego uzupełnienia ich, lub poprawy. Opinia jest elementem uzupełniającym przy podjęciu ostatecznej decyzji o przyjęciu procedury/instrukcji. W przypadku negatywnej opinii projekt jest zwracany odpowiedzialnemu za opracowanie dokumentu w celu jego ponownego opracowania lub uzupełnienia. Opiniujący dokument powinien go zaopiniować w okresie do trzech dni roboczych od daty jego otrzymania Zatwierdzenie. Opracowany egzemplarz procedury/instrukcji dla Systemu Zarządzania Jakością zatwierdza NJ, w pozostałych przypadkach DN. Przedstawiany do zatwierdzenia dokument SZJ ma już nadany numer ewidencyjny. Zatwierdzony dokument przekazywany jest przez pracownika JS do AK. Wszystkie wersje anglojęzyczne dokumentów zatwierdzane są przez JS. 5.5 Zasady oznaczania. UWAGA Poniższe zasady numerowania obowiązują dla wszystkich dokumentów nowo wydawanych Numer wydania i data wydania. W przypadku strony tytułowej numer wydania składa się minimum z dwóch cyfr np. 01 (wyd. pierwsze). Data wydania jest datą zatwierdzenia dokumentu. Dla strony opisu numer składa się z trzech członów np. 01/02/ , gdzie: - dwie pierwsze cyfry oznaczają pierwsze wydanie dokumentu, - dwie drugie cyfry to drugie wydanie danej strony, - trzeci element to data wydania strony (w tym przypadku zatwierdzenia karty zmian), dzień 12 miesiąc 01 rok Numer arkusza. Numer arkusza określają dwie liczby. Pierwsza z nich oznacza numer strony w egzemplarzu, druga - ilość stron w egzemplarzu, np.: str./ na str. 6/ Numer egzemplarza. Numer egzemplarza określa minimum dwucyfrowa liczba, np. 02. Numery są nanoszone przed dystrybucją dokumentów w AK. Egzemplarz wzorcowy nie jest numerowany, (przechowywany w AK) Numer ewidencyjny procedury. Numer ewidencyjny procedury zbudowany jest z trzech składników. Element pierwszy litery oznaczają procedurę np.: QP. Element drugi cyfry oznaczają kolejny numer procedury wg odpowiedniego punktu z normy ISO 9001 lub AS Element trzeci litery- oznaczają komórkę, w której została wytworzona

16 PROCEDURA QP/4.2.3/NJ Wydanie 06/01/ NADZÓR NAD DOKUMENTACJĄ Str. / Na str. 16 / 23 Przykład: QP/8.5/NJ oznacza: QP - procedura SZJ, punkt normy Działania korygujące i zapobiegawcze, NJ - komórka, w której została opracowana Numer ewidencyjny instrukcji. Numery ewidencyjne instrukcjom nadawane są: a) dla instrukcji SZJ, zgodnie z podanymi poniżej zasadami. Mają formę trzyelementową; element pierwszy dwie litery QI oznaczają instrukcję SZJ; element drugi - cyfry - oznaczają numer punktu normy ISO 9001 lub AS 9100, do którego się odnosi; element trzeci litery - komórka, w której została opracowana instrukcja; Przykład 1: QI/7.4/PZ oznacza: QI - instrukcję SZJ punktu normy ISO 9001 lub AS 9100, do którego się odnosi tj. Zakupy PZ - komórka, w której została opracowana. Przy numerowaniu procedur, instrukcji można wziąć pod uwagę również inne wymagania niż normy: ISO 9001 lub AS 9100 i umożliwić rozszerzanie numeracji w numery inne niż punkty tej normy (np. QP/9.0/NH procedura Zarządzanie Ryzykiem ). b) dla dokumentacji naprawczej zgodnie z instrukcją Opracowania dokumentacji naprawczej TT-270 pkt ; c) dla instrukcji organizacyjnych zgodnie z instrukcją Publikowanie wewnętrznych aktów normatywnych Nr IO NO 07-7/III pkt ; d) dla dokumentacji tworzonej dla silnika F100-PW-229 zgodnie z instrukcją Nadzór nad dokumentacją w procesie remontu modułów silnika F100-PW- 229 nr I.O. NP /I, e) dla dokumentacji tworzonej na wydziale P-3A zgodnie z Instrukcją nadzoru nad dokumentacją w procesie natryskiwania plazmowego nr I.O. NJ 63-44/I Rejestracja i dystrybucja. Zezwala się na posługiwanie dokumentacją w formie papierowej, elektronicznej będącej na płycie CD lub umieszczoną na stronie internetowej WZL-4 S.A Dokumentacja w formie papierowej Każdy nowo wydany dokument wprowadzany jest do stosowania Zarządzeniem Dyrektora zgodnie z rozdzielnikiem. Informacja o nowym dokumencie opracowanym przez Dział Głównego Technologa jest kartą zmian przekazywana

17 PROCEDURA QP/4.2.3/NJ Wydanie 06/01/ NADZÓR NAD DOKUMENTACJĄ Str. / Na str. 17 / 23 do zainteresowanych. W obydwu przypadkach zainteresowani muszą otrzymać informację o dacie, od której obowiązuje dokument. Kancelaria AK rozpowszechnia, ewidencjuje, przechowuje i archiwizuje procedury/instrukcje. Rozprowadzana dokumentacja kopiowana jest z oryginału. Każda kopia użytkowa dokumentu musi być oznakowana i zaewidencjonowana. Rozprowadzone dokumenty mają jasno wskazywać, czy są rozprowadzane jako dokumenty ewidencjonowane, czy jako nieewidencjonowane. Pobierający zostaje zapoznany z tym faktem podczas składania podpisu w karcie ewidencyjnej w chwili pobrania dokumentu. W przypadku nowych dokumentów Systemu Zarządzania Jakością, stare wydania są zwracane przed wydaniem nowego wydania. Użytkownicy wewnętrzni ustalani są przez autora dokumentu i wpisywani przez pracowników Kancelarii do KARTY EWIDENCYJNEJ PROCEDURY/INSTRUKCJI (załącznik nr 13), przechowywanej w AK. Użytkowników zewnętrznych na pisemny wniosek lub prośbę zainteresowanych akceptuje JS. Zasady postępowania z dokumentami oznaczonymi klauzulą poufności reguluje ustawa o ochronie informacji niejawnych. Prowadzenie karty ma na celu umożliwienie określenia w każdej chwili, co dzieje się z każdym egzemplarzem procedury /instrukcji. W karcie podaje się: - numer wydania; - liczbę egzemplarzy; - numer egzemplarza; - nazwę użytkownika; - datę przekazania; - nazwisko i podpis osoby pobierającej; - odnotowuje się wyznaczony termin, faktyczną datę zwrotu, fakt zniszczenia lub utraty egzemplarza; - treść zmiany i datę zmiany (w przypadku użytkownika zewnętrznego nazwę Firmy); - uwagi. Użytkownicy wewnętrzni potwierdzają przyjęcie egzemplarzy w KARCIE EWIDENCYJNEJ... (załącznik nr 13). Do użytkowników zewnętrznych Pełnomocnik ds. Zarządzania Jakością (JS) wysyła egzemplarze procedur/ instrukcji wraz z pismem przewodnim, w którym określa warunki korzystania z egzemplarza lub przekazuje osobiście. Kopię pisma dołącza się do KARTY EWIDENCYJNEJ PROCEDURY/INSTRUKCJI. Procedury/instrukcje te nie podlegają aktualizacji i są oznaczone napisem na stronie tytułowej egzemplarz nie podlega aktualizacji Dokumentacja w formie elektronicznej. Po zatwierdzeniu przez uprawnione osoby dokumentu w formie papierowej, opracowujący jego formę elektroniczną przekazują ją do JS. Pracownik komórki

18 PROCEDURA QP/4.2.3/NJ Wydanie 06/01/ NADZÓR NAD DOKUMENTACJĄ Str. / Na str. 18 / Użytkowanie. NJ wprowadza zatwierdzone zmiany w dokumentacji na stronie internetowej. Jeżeli sporządzana jest płyta, oznacza ją napisem: WZL-4 S.A. WARSZAWA Dokumentacja Systemu Zarządzania Jakością Nr ewid./nr egz..../... data wydania r. Sporządzona kopia jest egzemplarzem nr.2. Egz. Nr 1 rejestrowany jest w AK, egz. Nr 2 za pokwitowaniem po zarejestrowaniu zostaje przekazany do JS, gdzie jest przechowywany jako kopia zapasowa. Płyty do rozpowszechniania kopiowane są z egzemplarza nr.1. Użytkownicy potwierdzają przyjęcie egzemplarzy w KARCIE EWIDENCYJNEJ... (Załącznik nr 13) Dokumentacja w formie papierowej Każda wydana procedura/instrukcja traktowana jest jako wewnętrzny akt normatywny i od momentu jej otrzymania użytkownik zobowiązany jest do jej przestrzegania i zapoznania z nią podległych pracowników, których przedmiot procedury/instrukcji dotyczy. Użytkownik otrzymuje dokument za pokwitowaniem i jest zobowiązany zwrócić go do AK lub TTA na każde wezwanie. Użytkownikowi nie wolno udostępniać procedur/instrukcji osobom nie będącymi pracownikami WZL-4 S.A., ani dokonywać w nich zmian. Udostępnienie treści procedury/instrukcji na zewnątrz Zakładu może nastąpić za pisemną zgodą JS, w zakresie norm systemowych. W przypadku innych procedur i instrukcji, zgodę wyrażają NT i NO po uprzedniej akceptacji DN Dokumentacja w formie elektronicznej Każde wydanie płyty z dokumentacją SZJ oraz zawartość katalogu na stronie internetowej WZL-4 S.A. traktowane jest jako zbiór wewnętrznych aktów normatywnych. Od momentu otrzymania płyty lub kodu dostępu do strony internetowej Kierownik danej komórki organizacyjnej zobowiązany jest do przestrzegania zasad określonych w procedurach/instrukcjach oraz zapoznania z nimi lub zmianami podległych mu pracowników. Użytkownik otrzymuje płytę za pokwitowaniem i jest zobowiązany zwrócić ją do AK na każde wezwanie.

19 PROCEDURA QP/4.2.3/NJ Wydanie 06/01/ NADZÓR NAD DOKUMENTACJĄ Str. / Na str. 19 / 23 Użytkownikowi zabrania się: - udostępniania płyty z dokumentacją SZJ osobom nie będącym pracownikami danej komórki organizacyjnej; - wykonywania kopii płyty; - kopiowania zawartości płyty na inne nośniki elektromagnetyczne; - wynoszenia płyt na zewnątrz Zakładu; Na pisemny wniosek użytkownika zezwala się na wydrukowanie określonego dokumentu ze strony internetowej lub płyty, po akceptacji wniosku przez JS. Dokument ten powinien być oznaczony napisem Materiały szkoleniowe, oznaczony numerem ewidencyjnym oraz datą wydruku i opatrzony podpisem drukującego. Za jego aktualność, udostępnianie, użytkowanie i przechowywanie odpowiedzialnym jest użytkownik. W przypadku wprowadzenia zmian w dokumencie, należy uzupełnić wydrukowany egzemplarz i opisać go aktualizowany dnia... lub zniszczyć stary wydruk i wydrukować na nowo dokument z otrzymanej płyty lub strony internetowej. Użytkownik prowadzi ewidencję wydrukowanych dokumentów na załączniku nr 11 do instrukcji IO NJ 66-34/I UKŁAD TREŚCI, FORMA GRAFICZNA KSIĘGI SŁUŻBY 5.8 Wprowadzenie czasowego odstępstwa od postępowania zgodnego z procedurą/ instrukcją. Z wnioskiem o wprowadzenie odstępstwa od procedury/instrukcji występuje użytkownik lub kierownik komórki organizacyjnej na formularzu WNIOSEK O WPROWADZENIE CZASOWEGO ODSTĘPSTWA OD POSTĘPOWANIA ZGODNIE Z PROCEDURĄ I INSTRUKCJĄ (załącznik nr 11). W przypadku zatwierdzenia odstępstwa, pracownik JS wypełnia formularz CZASOWE ODSTĘPSTWO OD POSTĘPOWANIA ZGODNIE Z PRO- CEDURĄ I INSTRUKCJĄ (załącznik nr 12), w ilości zgodnej z ilością użytkowników procedury/instrukcji, który po akceptacji przez NJ przekazuje do AK. Kancelaria na podstawie rozdzielnika umieszcza dokument we wszystkich egzemplarzach przedmiotowej procedury/instrukcji za stroną tytułową. Odnotowuje to w KARCIE EWIDENCYJNEJ PROCEDURY / INSTRUKCJI (załącznik nr 13). W przypadku negatywnej decyzji NJ, rozpatrywany wniosek wraz z uzasadnieniem zwracany jest wnioskodawcy. Po okresie obowiązywania odstępstwa, pracownik AK usuwa kartę z treścią odstępstwa ze wszystkich egzemplarzy dokumentu. Karty z egzemplarzy oryginalnych archiwizuje AK. 5.9 Wprowadzanie zmian i korekt. Użytkownik dokumentu drukowanego lub na CD ma prawo wystąpić o zmianę jego treści. Podstawą do wprowadzenia zmiany w dokumencie mogą być również zalecenia do doskonalenia z posiedzeń Rady Zarządzania Jakością, z auditów oraz WNIOSEK

20 PROCEDURA QP/4.2.3/NJ Wydanie 06/01/ NADZÓR NAD DOKUMENTACJĄ Str. / Na str. 20 / 23 DZIAŁAŃ korygujących lub zapobiegawczych. Zmiany do istniejących procedur/ instrukcji wprowadzane są KARTĄ ZMIAN (załącznik nr 14 do instrukcji IO NO 07-7/III) zawierają tekst w języku polskim i jeżeli wymagane w języku angielskim, do której dołącza się nowo opracowane strony z zaznaczeniem akapitów, w których został zmieniony tekst. Przyjmuje się oznaczenie takiego akapitu pionową linią o grubości jednego punktu na zewnętrznym marginesie tekstu. W przypadku, gdy zmieniony został tekst całego rozdziału lub podrozdziału pionowa linia powinna być umieszczona tylko przy tytule. KARTA ZMIAN zatwierdzana jest przez Dyrektora Jakości. UWAGA Jeżeli dany dokument tłumaczony był na język angielski, zmiana musi być dokonana w nim równocześnie ze zmianą w dokumencie w języku polskim. Treść zmiany w języku polskim przed zatwierdzeniem należy przedstawić do JS celem jej przetłumaczenia. Treść poszczególnych zmian i data zmiany wpisywane są w oryginalny Arkusz rejestracji kart zmian przez pracownika AK. We wszystkich kopiach zmienianego dokumentu w/w strona jest zastępowana kopią zaktualizowanego Arkusza rejestracji kart zmian. W celu prowadzenia nadzoru nad aktualizacją procedur/instrukcji pracownik AK z tyłu oryginału Karty zmian wypisuje z Rejestru Procedur/Instrukcji ilość wykonanych egzemplarzy oraz imię i nazwisko użytkownika, na którego stanie jest dany egzemplarz. Wprowadzenie zmiany do wypożyczonego egzemplarza procedury/instrukcji, z tyłu oryginału Karty Zmian właściciel/użytkownik dokumentu potwierdza datą odbioru i podpisem. W przypadku, jeżeli egzemplarz znajduje się na stanie AK (nie jest wypożyczony) podpis składa pracownik kancelarii nanoszący zmianę. Od chwili zatwierdzenia Kart Zmian czasookres wprowadzenia jej do kopii wszystkich egzemplarzy obowiązującej dokumentacji wynosi maksymalnie 2 tygodnie (termin nie dotyczy przypadków losowych). Jeżeli użytkownik posiada dokumentację na nośniku elektromagnetycznym, wówczas z tyłu oryginału Karty Zmian potwierdza datą i podpisem otrzymanie kopii Karty zmian ze zmianą, a zarazem wprowadzenie i zapoznanie z nią. Kopie Kart zmian sporządza AK w ilości równej ilości wykonanych płyt CD z dokumentacją. Zmiany do dokumentacji na płycie CD wprowadza pracownik JS. W przypadku dużej ilości zmian, nie częściej, niż co trzy miesiące sporządzane są w JS dwa egzemplarze dokumentacji na płycie CD i przekazywane do powielenia i rozpowszechnienia do AK zgodnie z pkt

21 PROCEDURA QP/4.2.3/NJ Wydanie 06/01/ NADZÓR NAD DOKUMENTACJĄ Str. / Na str. 21 / Przechowanie dokumentacji. Egzemplarze oryginalne procedur/instrukcji oraz CD przechowywane są w AK w sposób zabezpieczający je przed zniszczeniem lub utratą. Pozostałe egzemplarze znajdują się u użytkowników. Dokumenty wycofane z użytkowania, a pozostawione w celach archiwalnych, należy na stronie tytułowej opatrzyć napisem - Dokument nieaktualny. W każdej komórce organizacyjnej będącej użytkownikiem jest wyznaczona osoba odpowiedzialna za przechowywanie dokumentów SZJ oraz udostępnienie ich zainteresowanym pracownikom Przegląd aktualności procedur/instrukcji. Przegląd aktualności procedury/instrukcji polega na corocznym sprawdzeniu egzemplarzy oryginalnych, w celu ustalenia, czy są kompletne i aktualne. Za przegląd aktualności odpowiedzialny jest AK. Przegląd potwierdzany jest w KARCIE DOKONANYCH PRZEGLĄDÓW AKTUALNOŚCI PROCEDURY/INSTRUKCJI (załącznik nr 9), która jest przechowywana z egzemplarzem oryginalnym każdej procedury/instrukcji. W karcie tej zapisuje się datę, zakres i wynik zalecenia do przeprowadzenia ewentualnych zmian Okresowa ocena statusu dokumentacji. Co najmniej raz na 2 lata (w przypadku zarządzeń DN raz w roku) sprawdzana jest ocena stosowanej dokumentacji przez poszczególne komórki Zakładu. Ma ona na celu sprawdzenie zgodności z posiadanymi oryginałami. Ocena obejmuje: - sprawdzenie dokumentacji na zgodność z ostatnimi zmianami; - sprawdzenie kompletności dokumentacji; - sprawdzenie sposobu przechowywania i czytelności zapisów. Ocenie podlegają: - zarządzenia Prezesa Zarządu; - procedury, instrukcje; - druki, formularze wewnętrznego stosowania; - rejestry; - inne uznane przez Pełnomocnika (JS) jako wymagane włączenia do oceny (np. raporty z auditów, dokumentacja z kontroli profilaktycznych, raporty z posiedzeń Wydziałowych Komisji Analizy Jakości, raporty z posiedzeń Zakładowej Komisji Oceny Jakości). Protokół z okresowej oceny statusu dokumentacji (zał. nr 8) zawiera: - numer protokołu (nadany przez JS); - datę i komórkę/dział objęty oceną; - rozdzielnik (oryginał przechowywany u JS, kopie u wykonawcy protokołu); - podstawy przygotowania protokołu; - opis i zakres sprawdzanej dokumentacji (kompletność i czytelność zapisów), spostrzeżenia i uwagi ewentualne wnioski osób oceniających; - podpis Pełnomocnika ds. Zarządzania Jakością akceptującego protokół (zał. nr 8).

22 PROCEDURA QP/4.2.3/NJ Wydanie 06/01/ NADZÓR NAD DOKUMENTACJĄ Str. / Na str. 22 / 23 Po wypełnieniu protokół ten staje się zapisem przechowywanym w JS przez okres minimum 2 lat. Po tym okresie jest niszczony Postępowanie w razie zniszczenia lub utraty egzemplarza procedury/instrukcji. Fakt zniszczenia lub utraty egzemplarza procedury/instrukcji użytkownik zgłasza Pełnomocnikowi ds. Zarządzania Jakością, wypisując Zgłoszenie... (załącznik nr 10). Fakt zniszczenia/utraty egzemplarza procedury/instrukcji jest odnotowany przez AK w KARCIE EWIDENCYJNEJ PROCEDURY/INSTRUKCJI (załącznik nr 13). Na podstawie decyzji JS, podanej na wniosku, pracownik AK podejmuje stosowne działania związane z utratą dokumentu, wydaniem nowego jeżeli jest taka konieczność, uzupełnia braki (aktualizuje) w dokumencie, w razie jego odnalezienia dokonuje jego zniszczenia. 6. Algorytm postępowania W przypadku dużej ilości opisywanych działań alternatywnych, można dodatkowo zamieścić obrazujący te działania algorytm ułatwiający czytelność. Algorytm ilustruje sposób postępowania przy realizacji procedury za pomocą umownych znaków graficznych. Przykłady znaków graficznych zawiera załącznik nr Dokumenty związane 1. Księga Wewnętrznego Systemu Kontroli, 2. Ramowy zbiór wymagań techniczno-organizacyjnych dotyczących zagadnień procesu technologicznego naprawy sprzętu lotniczego w Wojskowych Zakładach Lotniczych wyd. II US Instrukcja IO NO 07-7/III Publikowanie wewnętrznych aktów normatywnych. 4. Instrukcja Pracy archiwum dokumentacji technicznej WZL-4 nr arch Zarządzenie Nr 57/MON Ministra Obrony Narodowej z dn r. w sprawie szczegółowych zasad organizacji kancelarii tajnych. 6. Instrukcja Opracowania dokumentacji naprawczej TT Instrukcja O wykonywaniu, emitowaniu i wypełnianiu dokumentacji obiegowej i remontowej sprzętu TT-227, 8. Instrukcja IO NJ 63-44/I Instrukcja nadzoru nad dokumentacją w procesie natryskiwania plazmowego, 9. Instrukcja opracowania dokumentacji konstrukcyjnej wykonania, kontroli oprzyrządowania i produkcji własnej TT Instrukcja Nadzór nad dokumentacją w procesie remontu modułów silnika F100-PW- 229 I.O. NP /I 11. Instrukcja nadzoru nad dokumentacją w procesie natryskiwania plazmowego I.O. NJ 63-44/I. 12. Instrukcja Pracy Archiwum Dokumentacji Technicznej TT-238.

23 PROCEDURA QP/4.2.3/NJ Wydanie 06/01/ NADZÓR NAD DOKUMENTACJĄ Str. / Na str. 23 / Wykaz załączników. Załącznik nr 1 Algorytm postępowania ; Załącznik nr 2 wykaz znaków graficznych stosowanych przy sporządzaniu algorytmu Procedury; Załącznik nr 3 Wniosek na opracowanie (zmianę) procedury/instrukcji ; Załącznik nr 4 Rejestr zapotrzebowań ; Załącznik nr 5 wzór strony tytułowej procedury/instrukcji; Załącznik nr 6 wzór strony tytułowej procedury/instrukcji; Załącznik nr 7 wzór strony opisu procedury/instrukcji; Załącznik nr 8 Protokół z okresowej oceny statusu dokumentacji; Załącznik nr 9 Karta dokonanych przeglądów aktualności procedury/instrukcji ; Załącznik nr 10 Zgłoszenie o zaginięciu zniszczeniu procedury/instrukcji ; Załącznik nr 11 Wniosek o wprowadzenie czasowego odstępstwa od postępowania zgodnego z procedurą ; Załącznik nr 12 Czasowe odstępstwo od postępowania zgodnego z procedurą ; Załącznik nr 13 Karta ewidencyjna procedury/instrukcji ; Załącznik nr 14 Wykaz dokumentacji SZJ w tym tłumaczonej na język angielski ; Załącznik nr 15 Wykaz zapisów Systemu Zarządzania Jakością. 9. Wykaz załączników stanowiących zapisy Załącznik nr 3 Wniosek na opracowanie (zmianę) procedury/instrukcji - przechowywany w JS przez okres do dwóch lat; Załącznik nr 4 Rejestr zapotrzebowań - przechowywany w NJ; Załącznik nr 8 Protokół z okresowej oceny statusu dokumentacji - przechowywany w JS minimum 2 lata; Załącznik nr 9 Karta dokonanych przeglądów aktualności procedury/instrukcji - prowadzi i przechowuje AK, niszczony po utracie ważności dokumentu; Załącznik nr 10 Zgłoszenie o zaginięciu zniszczeniu procedury/instrukcji - prowadzi i przechowuje AK, niszczony po utracie ważności dokumentu; Załącznik nr 11 Wniosek o wprowadzenie czasowego odstępstwa od postępowania zgodnego z procedurą - po wydaniu zał. nr 11 przechowywany w JS przez 2 lata a następnie niszczony; Załącznik nr 12 Czasowe odstępstwo od postępowania zgodnego z procedurą - prowadzi i przechowuje AK, niszczony po utracie ważności dokumentu; Załącznik nr 13 Karta ewidencyjna procedury/instrukcji - prowadzi i przechowuje AK, niszczony po utracie ważności dokumentu; Załącznik nr 14 Wykaz dokumentacji SZJ w tym tłumaczonej na język angielski - przechowywany przez Członków RZJ minimum pół roku. Załącznik nr 15 Wykaz zapisów Systemu Zarządzania Jakością - przechowywany przez Członków RZJ minimum pół roku. 10. Rozdzielnik. DN; NP; NE; JK; NO; NH; NJ; NT; TP; HZ; HM; TG; P-2; P-3; P-3A; P-4; P-5; P-6; KP-2; KP-3; KP-4,5; KP-6; NS; KJL; AK, JS.

24 Załącznik nr 1 do procedury QP/4.2.3/NJ Algorytm postępowania START zał. nr ZAPOTRZEBOWANIE OPRACOWANIA/ZMIANY) zał. nr WERYFIKACJA ZAPOTRZEBOWANIA Konsultacja NIE CZY PRZYJĄĆ NIE TAK POWOŁANIE ZESPOŁU ROBOCZEGO zał nr PROJEKTOWANIE 5.3 OPINIOWANIE PROJEKTU Arkusz Uzgodnień zał. nr 11 (IO NO 07-7/III) Konsultacja NIE CZY PRZYJĄĆ NIE TAK 5.4 ZATWIERDZENIE PROJEKTU 5.6 DYSTRYBUCJA 5.7 UŻYTKOWANIE STOP Wersja

25 Załącznik nr 2 do procedury QP/4.2.3/NJ WYKAZ ZNAKÓW GRAFICZNYCH - Symbol początku i zakończenia schematu START, STOP - Opis działania, postępowania, czynności - Przywołanie dokumentu np.: instrukcji, specyfikacji, procedury,... - Punkt decyzyjny, wybór działania : - tak - nie - Kierunek działania - Opis działania. Kto wykonuje Wersja

26 WNIOSEK o opracowanie procedury/instrukcji Załącznik nr 3 do procedury QP/4.2.3/NJ 1. Stanowisko, imię i nazwisko wnioskującego o zmianę procedury/instrukcji Uzasadnienie potrzeby opracowania (zmiany) procedury/instrukcji Termin opracowania/wydania: (wnioskodawca) 4. Opinia do wniosku: Proponowany Przewodniczący Zespołu Opracowującego: (pracownik NJ) 6. Decyzja JS: (Pełnomocnik ds. Zarządzania Jakością) Przyjąłem do realizacji dnia:... (Podpis przewodniczącego zespołu) Wersja

27 Załącznik nr 4 do procedury QP/4.2.3/NJ Rejestr zapotrzebowań Lp. Temat procedury/instrukcji i jej numer Nr zapotrzebowania Data zgłoszenia Nazwisko i stanowisko zgłaszającego Decyzja Pełnomocnika Wersja

28 WOJSKOWE ZAKŁADY LOTNICZE NR 4 SPÓŁKA AKCYJNA WARSZAWA ul. KSIĘCIA BOLESŁAWA 1/3 Załącznik nr 5 do procedury QP/4.2.3/NJ Dokument stanowi własność Wojskowych Zakładów Lotniczych Nr 4. Powielanie i rozpowszechnianie wymaga pisemnej zgody Pełnomocnika ds. Zarządzania Jakością WZL-4 S.A. KSIĘGA... WYDANIE... WARSZAWA, Opracował: Rozdziałów... Egz. Nr... Zatwierdził: Str.... Na str.... Wersja

29 Załącznik nr 6 do procedury QP/4.2.3/NJ PROCEDURA/INSTRUKCJA nr... Wyd. Egz.nr. Tytuł dokumentu Str./Na str.... /... (data wydania) PROCEDURA / INSTRUKCJA nr... Tytuł dokumentu Opracował Sprawdził Zatwierdził Wersja Stanowisko Imię i nazwisko Data Podpis

30 KSIĘGA /PROCEDURA/INSTRUKCJA nr... Tytuł dokumentu Wydanie / /... Str. / Na str..../ Wersja

31 PROTOKÓŁ Z OKRESOWEJ OCENY STATUSU DOKUMENTACJI NR... Załącznik nr 8 do procedury QP/4.2.3/NJ DATA: KOMÓRKA/DZIAŁ: ROZDZIELNIK: Podstawa przygotowania protokołu: Sprawdzono aktualność, dostępność i kompletność następującej dokumentacji: Uwagi : Wnioski: Załączniki: Akceptacja Pełnomocnika:... data, pieczątka, podpis Wersja

32 KARTA DOKONANYCH PRZEGLĄDÓW AKTUALNOŚCI PROCEDURY/INSTRUKCJI Załącznik nr 9 do procedury QP/4.2.3/NJ TYTUŁ PROCEDURY/INSTRUKCJI NUMER PROCEDURY/INSTRUKCJI... Lp. Data Zakres Wynik Zalecenia i podpis Wersja

33 Załącznik nr 10 do procedury QP/4.2.3/NJ Do Pełnomocnika ds. Zarządzania Jakością (JS) ZGŁOSZENIE o zaginięciu/zniszczeniu procedury/instrukcji *) Tytuł procedury/instrukcji *)... Nr procedury/instrukcji *)... Okoliczności zaginięcia zniszczenia *) Dział/Wydział L.dz. Odpowiedzialny za dokumentację SZJ / / r. Data Nazwisko i imię zgłaszającego Podpis Decyzja JS Dnia......r. Podpis... *) niepotrzebne skreślić Wersja

34 Załącznik nr 11 do procedury QP/4.2.3/NJ WNIOSEK o wprowadzenie czasowego odstępstwa od postępowania zgodnego z procedurą/instrukcją 1. Tytuł i numer procedury/instrukcji: Przedmiot odstępstwa (czego dotyczy): Uzasadnienie wprowadzenia odstępstwa: Proponowany okres odstępstwa: od dnia......r. do dnia......r. 5. Imię, nazwisko i stanowisko wnioskującego: Data......r Podpis Opinia : Data......r Podpis Decyzja: Zakres odstępstwa: Okres ważności odstępstwa: od... do... Uzasadnienie pozytywnej/negatywnej *) decyzji: Data......r Podpis... *) niepotrzebne skreślić Wersja

35 Załącznik nr 12 do procedury QP/4.2.3/NJ CZASOWE ODSTĘPSTWO od postępowania zgodnie z procedurą/instrukcją Tytuł procedury/instrukcji:... Nr procedury/instrukcji:... Zakres odstępstwa: Czasookres obowiązywania odstępstwa: od dnia......r. do dnia......r. Uwagi: Zatwierdzam... Wersja

36 KARTA EWIDENCYJNA PROCEDURY/INSTRUKCJI Załącznik nr 13 do procedury QP/4.2.3/NJ Tytuł procedury/instrukcji... Nr procedury/instrukcji... Nr wydania/il. egz. Nr Egzemplarza Użytkownik Dział/Wydział Data przekazania Pobierający Adnotacja Nazwisko Podpis o zaginięciu/ zniszczeniu lub zwrocie Treść Zmiana Data wprowadzenia Uwagi Wersja

37 ZATWIERDZAM Załącznik nr 14 do procedury QP/4.2.3/NJ Str. 1/... WYKAZ DOKUMENTACJI SZJ W TYM TŁUMACZONEJ NA JĘZYK ANGIELSKI Wydanie... Sporządzono dn... Wersja

38 Na ark... Str. 2/... Lp. Numer dokumentu Wersja / wydanie Data ostatniej aktualizacji Nazwa dokumentu w języku polskim Nazwa dokumentu w języku angielskim Uwagi Wersja