PROCEDURA Nr QP/9.0/NH

Transkrypt

1 Załącznik nr 6 do procedury QP/4.2.3/NJ PROCEDURA nr QP/9.0/NH Wyd. 04 ZARZĄDZANIE RYZYKIEM Str./Na str. 1/ 8 Egz. nr r. (data wydania) PROCEDURA Nr QP/9.0/NH ZARZĄDZANIE RYZYKIEM Opracował Sprawdził Stanowisko Imię i nazwisko Data Podpis Specjalista ds. Systemów Zarządzania Zbigniew PORYCKI Pełnomocnik ds. Systemów Zarządzania Witold CZURYŁO Zatwierdził Dyrektor Jakości Wersja Krzysztof WAWRZYK

2 Zał. Nr 4 do Instrukcji Publikowania wewnętrznych aktów normatywnych ZARZADZANIE RYZYKIEM (Nazwa dokumentacji) PROCEDURA Nr QP/9.0/NH (Nr dokumentu) ARKUSZ REJESTRACJI KART ZMIAN Ark. Nr 2 Na ark. 8 L.p. Nr Karty Zmian Nr Oper. Nr Ark. Data wprowadzenia Obowiązuje od dnia Nazwisko wprowadzającego Podpis i pieczątka Stanowisko Nazwisko Podpis Data Opracował Zmiana Nr zmiany Data Podpis

3 Załącznik nr 7 do procedury QP/4.2.3/NJ SPIS TREŚCI PROCEDURA Nr QP/9.0/NH Wydanie 04/01/ (wyd.dok./wyd.str./data) ZARZĄDZANIE RYZYKIEM Str. / Na str. 3 / 8 - ARKUSZ REJESTRACJI KART ZMIAN SPIS TREŚCI 3 1. CEL PROCEDURY 4 2. PRZEDMIOT PROCEDURY ZAKRES STOSOWANIA ODPOWIEDZIALNOŚĆ 4 5. OPIS POSTĘPOWANIA 5 6. DOKUMENTY ZWIĄZANE WYKAZ ZAŁĄCZNIKÓW ARCHIWIZOWANIE... 8 strona 9. ROZDZIELNIK 8 Wersja

4 Załącznik nr 7 do procedury QP/4.2.3/NJ PROCEDURA Nr QP/9.0/NH Wydanie 04/01/ (wyd.dok./wyd.str./data) ZARZĄDZANIE RYZYKIEM Str. / Na str. 4 / 8 1. CEL PROCEDURY Celem niniejszej Procedury jest zapewnienie konsekwentnego minimalizowania ryzyka podczas realizacji umów oraz zabezpieczenia wykonywanych usług naprawy silników oraz realizowanych procesów przed efektami niepożądanych zjawisk i występowania ewentualnych zagrożeń, np. związanych z krótkimi okresami realizacji usługi. 2. PRZEDMIOT PROCEDURY Przedmiotem procedury jest określenie trybu postępowania dotyczącego szacowania ryzyka na etapie przeglądu wymagań klienta i sterowania zidentyfikowanym ryzykiem na etapie realizacji usługi. 3. ZAKRES STOSOWANIA Procedura niniejsza obejmuje działania: Oszacowania ryzyka, które może wystąpić podczas realizacji usług: remontów głównych, usprawnień, napraw, przeglądów silników lotniczych i nielotniczych oraz prób stoiskowych, przeprowadzonych zgodnie z zawartą umową lub wymaganiem norm jakościowych. Zarządzania ryzykiem dla zminimalizowania potencjalnych skutków występowania ryzyka. Proces identyfikacji, analizy i sterownia ryzykiem jest inicjowany dla ofert/umów, których wartość określa Prawo Zamówień Publicznych tzn. powyżej ,00 Euro, z wyłączeniem umów z Instytucjami Centralnymi posiadającymi gwarancje Budżetu Państwa, których wartość może w/w kwotę przekroczyć, oraz umów z wymogami AQAP. 4. ODPOWIEDZIALNOŚCI 4.1. DYREKTOR HANDLOWY ODPOWIADA ZA: Dokonanie oceny formalnej oferty i oszacowanie ryzyka z tym związanego; Koordynacja działań w zakresie sterowania ryzykiem WŁAŚCICIELE PROCESÓW ODPOWIADAJĄ ZA: Identyfikowanie zagrożenia w swoim obszarze działania; Oszacowanie ryzyka; Analizę i ocenę ryzyka; Monitorowanie ryzyka; Redukcję ryzyka. Wersja

5 Załącznik nr 7 do procedury QP/4.2.3/NJ 5. OPIS POSTĘPOWANIA. PROCEDURA Nr QP/9.0/NH Wydanie 04/01/ (wyd.dok./wyd.str./data) ZARZĄDZANIE RYZYKIEM Str. / Na str. 5 / DEFINICJE STOSOWANE W PROCEDURZE: Definicje stosowane w Procedurze, nawiązujące do jakości, określone są zgodnie z normą PN-EN ISO 9001 i publikacjami typu AQAP SZACOWANIE RYZYKA IDENTYFIKACJA RYZYKA Proces identyfikacji i analizy ryzyka rozpoczyna się po otrzymaniu od zamawiającego zapytania ofertowego dotyczącego usługi lub produktu i nadzorowany jest przez Dyrektora Handlowego, który inicjuje proces identyfikacji na Karcie Szacowania Ryzyka załącznik nr Proces może też być inicjowany na wniosek kierownika danego procesu za pośrednictwem NH, poprzez rozesłanie do osób funkcyjnych Karty Szacowania Ryzyka załącznik nr Osoby wskazane w Karcie Szacowania Ryzyka identyfikują zagrożenia w odniesieniu do oferty/umowy występujące w kierowanej komórce Identyfikacja ryzyka polega na określeniu, jakie zdarzenia mogą mieć wpływ na projekt, umowę oraz na udokumentowaniu każdego z nich. Identyfikacja ryzyka obejmuje: - Określenie obszarów ryzyka; - Określenie potencjalnych zagrożeń dla danego obszaru ryzyka Określenie poziomu negatywnych skutków niepożądanego zagrożenia i prawdopodobieństwa jego wystąpienia Osoby niezaangażowane w proces wpisują w formularzu sformułowanie nie dotyczy Na podstawie zebranych danych NH dokonuje oszacowania całkowitego ryzyka oferty/ umowy i przedstawia wyniki do akceptacji DN, który podejmuje ostateczną decyzję bez względu na poziom ryzyka Kopie Karty Szacowania Ryzyka załącznik nr 1 przekazywane są właścicielom procesów o ile nie otrzymali Planu Jakości dla realizacji danej umowy/zamówienia ANALIZA (OCENA) RYZYKA Analiza ryzyka polega na jego ocenie pod względem oddziaływania na ofertę/umowę/ zamówienie Określenie zagrożeń ( należy wpisać konkretne zagrożenia) Określenie poziomu skutków niepożądanego zagrożenia zawierającego się od najniższej do najwyższej wartości tj.: (Snz) - 0, 10, 20, 30, 40, 50, 60, 70, 80, 90, 100; Określenie prawdopodobieństwa wystąpienia niepożądanego zagrożenia zawierającego się od najniższej do najwyższej wartości tj. : (Pnz) - 0.0, 0.1, 0.2, 0.3, 0.4, 0.5, 0.6, 0.7, 0.8, 0.9, 1.00; Wersja

6 Załącznik nr 7 do procedury QP/4.2.3/NJ PROCEDURA Nr QP/9.0/NH Wydanie 04/01/ (wyd.dok./wyd.str./data) ZARZĄDZANIE RYZYKIEM Str. / Na str. 6 / Określenie poziomu ryzyka (R) jako iloczyn prawdopodobieństwa wystąpienia niepożądanego zagrożenia i skutków niepożądanego zagrożenia: Tabela 1. Poziom ryzyka (R): R = (Pnz) x (Snz) Prawdopodobieństwo (Pnz) 1, , , , , , , , , , Skutki (Snz) Oszacowanie poziomu ryzyka: Ryzyko nie akceptowalne R 70 Ryzyko nadzwyczaj istotne 70 > R 40 Ryzyko średnio istotne 40 > R 10 Ryzyko mało istotne 10 > R Dyrektor Handlowy może ponowić szacowanie ryzyka w trakcie realizacji umowy, w przypadku otrzymania sygnałów o pojawieniu się nowych obszarów ryzyka lub nowych zagrożeń we wcześniej zidentyfikowanych obszarach STEROWNIE RYZYKIEM Proces monitorowania i redukowania ryzyka na etapie realizacji projektu, umowy stosowany jest w celu odpowiedzi na zdarzenia powodujące ryzyko i nadzorowany jest przez Dyrektora Handlowego, który inicjuje proces sterowania ryzykiem poprzez otwarcie Planu Zarządzania Ryzykiem załącznik nr W Planie Zarządzania Ryzykiem NH, po zidentyfikowaniu ryzyka przez właścicieli procesów, określa zakres działań zapobiegawczych oraz odstępy czasu w jakich będzie przeprowadzane monitorowanie skutków ich podjęcia Proces sterowania ryzykiem inicjuje NH w przypadku osiągnięcia poziomu ryzyka R Właściciele procesów sporządzają na podstawie Karty Szacowania Ryzyka dla swojego procesu Planu Zarządzania Ryzykiem załącznik nr 2, którego realizację będą nadzorować. Wersja

7 Załącznik nr 7 do procedury QP/4.2.3/NJ 5.4 MONITOROWANIE RYZYKA Wersja PROCEDURA Nr QP/9.0/NH Wydanie 04/01/ (wyd.dok./wyd.str./data) ZARZĄDZANIE RYZYKIEM Str. / Na str. 7 / 8 Monitorowanie ryzyka stosuje się w celu stałej kontroli nad zidentyfikowanymi zagrożeniami i skutkami podjętych działań zapobiegawczych Monitorowanie ryzyka obejmuje: 1) Nadzorowanie eskalacji ryzyka zidentyfikowanego; 2) Identyfikowanie nowych obszarów ryzyka; 3) Zbieranie informacji na temat możliwości pojawienia się nowych zagrożeń w danym obszarze lub wzroście pierwotnej kwalifikacji ryzyka; 4) Określenie wzajemnych zależności poszczególnych zagrożeń; 5) Określenie priorytetów ryzyka w odniesieniu do koniecznych do przeprowadzenia działań zapobiegawczych; 6) Określenie skutków podjętych działań zapobiegawczych; 7) Określenie przeszkód w realizacji działań zapobiegawczych; 8) Przekształcenie danych dotyczących ryzyka w informacje wykorzystywane w procesie decyzyjnym W przypadku pojawienia się nowych zagrożeń NH przedstawia dane zagrożenie oraz ewentualne skutki z niego wynikające, na najbliższym posiedzeniu Kolegium Kierowniczego REDUKOWANIE RYZYKA Redukowanie ryzyka stosuje się w celu przeciwdziałania zidentyfikowanym zagrożeniom i skutkom ich wystąpienia poprzez zastosowanie działań zapobiegawczych Redukowanie ryzyka obejmuje: 1) Rekomendowanie określonego kierunku działania w celu praktycznej eliminacji zidentyfikowanych zagrożeń przez wykluczenie przyczyn ich występowania; 2) Rekomendowanie określonego kierunku działania w celu redukowania spodziewanego skutku wystąpienia zagrożenia poprzez zmniejszenie prawdopodobieństwa jego wystąpienia; 3) Określenie nowych zaleceń dotyczących działań zapobiegawczych, jeżeli aktualnie obowiązujące są nieefektywne; 4) Planowanie zachowań w zdarzeniach losowych; 5) Wyznaczenie osób odpowiedzialnych za realizację działań zapobiegawczych Działania w obszarze zarządzania ryzykiem realizowane przez WZL-4 S.A. są spójne z działaniami Przedstawiciela Zapewnienia Jakości (QAR). Osobą wyznaczoną do współpracy z Przedstawicielem Zapewnienia Jakości (QAR) jest Pełnomocnik ds. Systemów Zarządzania (JS). W ramach współpracy z QAR, JS przedstawia: Zidentyfikowane nowe obszary ryzyka związanego z wyrobem i procesem; Opracowywane i uaktualnione plany zarządzania ryzykiem zapewniające efektywne rozwiązywanie problemów związanych z ryzykiem;

8 Załącznik nr 7 do procedury QP/4.2.3/NJ PROCEDURA Nr QP/9.0/NH Wydanie 04/01/ (wyd.dok./wyd.str./data) ZARZĄDZANIE RYZYKIEM Str. / Na str. 8 / 8 Zidentyfikowane procesy, które mogą mieć wpływ na obszar ryzyka związanego z wyrobem; Rozwiązania problemów związanych z ryzykiem, w obszarach będących w odpowiedzialności WZL-4 S.A.; Prezentowanie opracowanych sprawozdań, raportów Przedstawicielowi Zapewnienia Jakości (QAR), jeżeli będzie taki wymóg. 6. DOKUMENTY ZWIĄZANE Księga Jakości, Norma ISO 9001, Norma AS9100, AQAP 2110, AQAP 2310, Procedura Działania Korygujące i Zapobiegawcze QP/8.5/NJ, Instrukcja Przegląd Umowy I.O. NH 56 25/III. 7. WYKAZ ZAŁĄCZNIKÓW Załącznik nr 1 - Karta szacowania ryzyka Załącznik nr 2 Plan zarządzania ryzykiem 8. ARCHIWIZOWANIE Załączniki nr 1 i nr 2 stanowią integralną część dokumentacji Przeglądu Umowy i są archiwizowane przez NH przez okres trzech lat po terminie wygaśnięcia (zrealizowania) umowy (kontraktu) zarówno krótkoterminowej jak i wieloletniej. 9. ROZDZIELNIK DN, NP, NE, NH, NT, JK, JS. Wersja

9 ZAŁĄCZNIK nr 1 do procedury QP/9.0/NH KARTA SZACOWANIA RYZYKA do oferty/umowy... Lp. Obszar / elementy ryzyka Zagrożenia Skutki Prawdop. wystąpienia Poziom Ryzyka Oszacował I. Dyrektor Handlowy (NH) I.1 Przegląd umowy (NH) 1 Merytoryczny przegląd umowy 2 Doświadczenia we współpracy 3 Jasność sformułowania wymagań 4 Możliwość spełnienia warunków 5 Możliwość wstrzymania kontraktu 6 Działanie siły wyższej 7 Transport i zabezpieczenie wyrobu I.2 Zakupy (HZ) 1 Możliwość spełnienia wymogów WSK 2 Uzyskiwanie pozwoleń 3 Dostawcy usług 4 Dostawcy materiałów 5 Działanie siły wyższej 6 Terminowość dostaw II. Główna Księgowa (NE) 1 Warunki płatności 2 Możliwości finansowe firmy 3 Możliwości uzyskania kredytu 4 Zmienność kursu waluty 5 Zmienność stóp procentowych 6 Kary finansowe 7 Dokładność wyceny Formularz wersja strona 1 z 6

10 ZAŁĄCZNIK nr 1 do procedury QP/9.0/NH KARTA SZACOWANIA RYZYKA do oferty/umowy... Lp. Obszar / elementy ryzyka Zagrożenia Skutki Prawdop. wystąpienia Poziom Ryzyka Oszacował 8 Warunki ubezpieczenia III. Dyrektor Produkcji (NP) III.1 Remont na wydziale P-2 1 Dostępność zasobów ludzkich 2 Dostępność maszyn, urządzeń, stanowisk 3 Demontaż wyrobu i weryfikacja podzespołów 4 Remont i naprawa 5 Montaż końcowy 6 Konserwacja i pakowanie 7 Terminowość realizacji 8 Kooperacja międzywydziałowa 9 Doświadczenie w realizacji danego typu remontu III.2 Remont na wydziale P-3 1 Dostępność zasobów ludzkich Brak pracowników 2 Dostępność maszyn, urządzeń, stanowisk Brak obrabiarek 3 Obróbka detali dla wydziałów kooperujących 4 Doświadczenie pracowników Pomoc przy ustalaniu warunków i parametrów 5 obróbki III.3 Remont na wydziale P-4 1 Dostępność zasobów ludzkich Choroby, wypadki, brak przeszkolonych pracowników Formularz wersja strona 2 z 6

11 ZAŁĄCZNIK nr 1 do procedury QP/9.0/NH KARTA SZACOWANIA RYZYKA do oferty/umowy... Lp. Obszar / elementy ryzyka Zagrożenia Skutki Prawdop. wystąpienia Poziom Ryzyka Oszacował 2 Doświadczenie ciągłość w rem. silników 88, 89, TW-2, silniki naziemne 3 Dostępność maszyn, urządzeń, stanowisk Awaria stoisk, maszyn, urządzeń 4 Demontaż wyrobu i weryfikacja podzespołów Brak dokumentacji - danych 5 Remont i naprawa Braki materiałowe, kooperacja 6 Montaż końcowy Ponowny montaż - próby 7 Próby stoiskowe III.4 Remont na wydziale P-5 1 Dostępność zasobów ludzkich i ich doświadczenie 2 Dostępność maszyn, urządzeń, stanowisk III.5 Obsługa silników na wydziale P-6 1 Dostępność zasobów ludzkich 2 Dostępność maszyn, urządzeń, stanowisk 3 Próby stoiskowe 4 Konserwacja i pakowanie III.6 Natryskiwanie plazmowe na wydziale P-3a 1 Dostępność zasobów ludzkich 2 Dostępność maszyn, urządzeń, stanowisk 3 Dostępność materiałów produkcyjnych 4 Utrzymanie sprawności maszyn Formularz wersja strona 3 z 6

12 ZAŁĄCZNIK nr 1 do procedury QP/9.0/NH KARTA SZACOWANIA RYZYKA do oferty/umowy... Lp. Obszar / elementy ryzyka Zagrożenia Skutki Prawdop. wystąpienia Poziom Ryzyka Oszacował IV. Dyrektor Jakości (NJ) IV.1 Utrzymanie i doskonalenie SZJ (JS) 1 Kompletność wymagań jakościowych 2 Utrzymanie certyfikatów SZJ 3 Spełnienie dodatkowych wymogów w zakresie SZJ 4 Wymagania WSK 5 Wymagania ITAR/EAR 6 Współpraca z przedstawicielami Klienta 7 Akceptacja SZJ przez klienta IV.2 Odbiór jakościowy wyrobu (JK) 1 Dostępność zasobów ludzkich 2 Jakościowe wymagania dla wyrobu 3 Zobowiązania gwarancyjne 4 Kontrole cząstkowe 5 Kontrole końcowe IV.3 Nadzór nad sprzętem kontrolno-pomiarowym (KJL) 1 Informatyczny nadzór nad oprogramowaniem NND Dostępność zasobów ludzkich/wiek pracowników/ 2 jedna osoba w pracowni - w danej specjalności 3 Dostępność maszyn, urządzeń, stanowisk 4 Czasookres wzorcowania /sprawdzania przyrządów pomiarowych Formularz wersja strona 4 z 6

13 ZAŁĄCZNIK nr 1 do procedury QP/9.0/NH KARTA SZACOWANIA RYZYKA do oferty/umowy... Lp. Obszar / elementy ryzyka Zagrożenia Skutki Prawdop. wystąpienia Poziom Ryzyka Oszacował 5 6 Awaria aparatury kontrolno-pomiarowej - brak dublerów Wieloletnia eksploatacja aparatury kontrolnopomiarowej V. Dyrektor Techniczny (NT) V.1 Dział Głównego Technologa (TT) 1 Kompletność dokumentacji 2 Aktualność dokumentacji 3 Doświadczenia w realizacji podobnych projektów 4 Techniczne wymagania dla wyrobu 5 Technologia wykonania 6 Wymagania techniczne odbioru końcowego V.2 Planowanie i przygotowanie remontu silników i usług (TP) 1 Koordynacja planowania i przygotowania produkcji 2 Kompletność dokumentacji planistycznej 3 Aktualność dokumentacji planistycznej 4 Dostępność zasobów materiałowych 5 Dokładność wyceny 6 Przegląd umowy 7 Doświadczenia we współpracy z zewnętrznym poddostawcą usługi 8 Doświadczenia we współpracy z klientem 9 Doświadczenia we współpracy z RPW 10 Terminowość realizacji Formularz wersja strona 5 z 6

14 ZAŁĄCZNIK nr 1 do procedury QP/9.0/NH KARTA SZACOWANIA RYZYKA do oferty/umowy... Lp. Obszar / elementy ryzyka Zagrożenia Skutki Prawdop. wystąpienia Poziom Ryzyka Oszacował V.3 Utrzymanie ruchu (TG) 1 Dostępność zasobów ludzkich 2 Dostępność maszyn, urządzeń, stanowisk 3 Remont i naprawa VI. Zasoby ludzkie (NS) 1 Dostępność zasobów ludzkich Oszacowanie całkowitego ryzyka oferty/umowy (maksymalna wartość w kolumnie poziomu ryzyka) Oszacował Akceptuje Ryzyko nieakceptowalne > Ryzyko nadzwyczaj istotne > Ryzyko średnio istotne > Ryzyko mało istotne Skutki: (0, 10, 20,30,40,50,60,70,80,90,100) Prawdopodobieństwo wystąpienia: (0, 0.1, 0.2, 0.3, 0.4, 0.5, 0.6, 0.7, 0.8, 0.9, 1.0)... (data, podpis) DYREKTOR HANDLOWY... (data, podpis) PREZES ZARZĄDU DYREKTOR NACZELNY Poziom Ryzyka = Skutek x Prawdopodobieństwo wystąpienia Formularz wersja strona 6 z 6

15 ZAŁĄCZNIK nr 2 do procedura QP/9.0/NH PLAN ZARZĄDZANIA RYZYKIEM Strona.../ Klient: Nr oferty/umowy (kontraktu):... z dnia Termin rozpoczęcia Termin zakończenia Określenie odstępów czasu, w jakich będzie przeprowadzane monitorowanie skutków podjętych działań: Sporządził:... (imię i nazwisko, data i podpis) Lp Ryzyko zidentyfikowane Działanie zapobiegawcze Monitorowanie Odpowiedzialny ZATWIERDZAM PREZES ZARZĄDU DYREKTOR NACZELNY... (data, podpis) Wersja