NADZÓR NAD DOKUMENTAMI I ZAPISAMI

Transkrypt

1 Urząd Miejski w NADZÓR NAD DOKUMENTAMI I ZAPISAMI Spis treści 1. Cel procedury Miernik procedury Zakres stosowania Tryb postępowania Odpowiedzialność i uprawnienia Zapisy 4 7. Załączniki. 5

2 Strona: 2 Stron: 5 Imię i nazwisko Stanowisko/referat Data Podpis 1. Dorota Imbierczyk Inspektor ds. Organizacyjnych Opracował 2. Urszula Adaszyńska Kierownik ref. SO r. 3. Marzena Goleń-Kurta Podinspektor ds. Kadr Sprawdził Witold Stępień Pełnomocnik ds. SZJ r. Zatwierdził Henryk Brzyszcz Burmistrz r. 1. Cel procedury Celem procedury jest zapewnienie jednolitych zasad redagowania i nadzoru nad niŝej wymienionymi dokumentami zwanymi dalej dokumentami Systemu Zarządzania Jakością (SZJ): a) Księga Jakości b) procedury c) karty usług oraz innymi aktami prawnymi, mającymi wpływ na jakość świadczonych przez Urząd usług. 2. Miernik procedury - Stale aktualizowana dokumentacja systemowa % pracowników zna aktualne przepisy dotyczące procesów, których są uczestnikami. 3. Zakres stosowania Procedura dotyczy wszystkich pracowników Urzędu Miejskiego, określa sposób opracowania, przeglądu, sprawdzania, zatwierdzania, dystrybucji, ewidencjonowania, wprowadzania zmian i przechowywania dokumentów SZJ, a takŝe nadzoru nad aktualnością stosowanych przez pracowników aktów prawnych. 4. Tryb postępowania Księga Jakości jest na bieŝąco aktualizowana. Na stronie tytułowej znajduje się numer i data wydania, która jest równocześnie datą obowiązywania dokumentu. Na oryginale przechowywanym u Administratora SZJ znajdują się dodatkowo podpisy osób odpowiedzialnych za opracowanie, sprawdzenie i zatwierdzenie dokumentu. Procedury SZJ są na bieŝąco aktualizowane. Wzór procedury stanowi załącznik Nr 2 do niniejszej procedury. Informacja zawierająca symbol, tytuł i numer wydania znajduje się w nagłówku na kaŝdej stronie procedury (poza stroną tytułową), natomiast data zatwierdzenia, która jest jednocześnie datą obowiązywania - w stopce. W stopce procedury znajduje się ponadto informacja dotycząca osób odpowiedzialnych za opracowanie, sprawdzenie i zatwierdzenie dokumentu. Za pomocą kart usług opisane są informacje waŝne dla klienta. Celem karty jest zapewnienie informacji, która ułatwi sprawne załatwienie sprawy w urzędzie. Karty znajdują się: a) u Pełnomocnika SZJ egz. nr 1, b) w komórkach organizacyjnych bezpośrednio uczestniczących w procesach - egz. nr 2,

3 Strona: 3 Stron: 5 c) oraz w Biurze Obsługi Interesanta (kancelaria) - egz. nr 3. Wzór Karty Usług określony został w załączniku Nr 3 do niniejszej procedury. Sposób opracowywania, aktualizacji i udostępniania kart usług określa procedura Nr P.8. Wprowadzanie nowego dokumentu do systemu lub jego zmiana odbywa się zgodnie z załącznikiem nr 5 (druk P.1.5) Wniosek Zgłoszenie potrzeby opracowania lub zmiany dokumentu systemu. Wnioskodawcą moŝe być kaŝdy pracownik, po uzyskaniu potwierdzenia w postaci podpisu przełoŝonego kierownika komórki organizacyjnej. Po uzyskaniu zgody przez Pełnomocnika ds. SZJ wniosek jest rejestrowany i przechowywany w Rejestrze wniosków i wprowadzonych zmian dokumentacji SZJ (druk P.1.6), do którego są one równieŝ dołączane i przechowywane. Dokumenty systemu takie jak: Polityka Jakości i Księga Jakości wprowadzone zostały do systemu w formie zarządzenia Burmistrza Konstantynowa Łódzkiego. Wszelkie zmiany w dokumentach SZJ (poza Polityką Jakości) zatwierdzane są przez Burmistrza po uzgodnieniu z Pełnomocnikiem ds. SZJ i są one oznaczone kolejnym numerem wydania. Zmiany w Kartach Usług zatwierdza Pełnomocnik ds. SZJ. Zmiany wprowadza Administrator SZJ po akceptacji Pełnomocnika ds. SZJ. Nadzorowane są tylko oryginały dokumentacji, które wyróŝniają pieczątki imienne i podpisy osób opracowujących i zatwierdzających dokument. Przyjmuje się zasadę, Ŝe zatwierdzone oryginały dokumentów SZJ są egzemplarzami zerowymi, znajdują się i są dostępne u Administratora SZJ (pok. nr 39). Wszystkie dokumenty SZJ dostępne są w wersji elektronicznej w intranecie w Otoczeniu Sieciowym/Sekretariat/ISO. Dokumenty zabezpieczone są przed zmianami i po wydrukowaniu stanowią materiał szkoleniowy z datą wydruku. Udostępniane są tylko aktualne wersje dokumentów. Dokumenty systemu oznacza się numerem 0152, według Rzeczowego Wykazu Akt, w następujący sposób: - dla Księgi Jakości zakłada się podteczkę o numerze Pliki Księgi Jakości oznacza się KJ.Xgdzie X stanowią kolejne numery załączników do Księgi Jakości; - dla procedur systemowych zakłada się podteczki o numerze Pliki procedur oznacza się kolejno P.X.Y gdzie X stanowią numery kolejne procedur, a Y numery kolejnych załączników do procedur; - dla Karty usług zakłada się podteczki o numerze Pliki kart usług oznacza się kolejno KU.X - gdzie X stanowią numery kolejne karty usług. Oryginały nieaktualnych wydań dokumentów SZJ przekreśla się na stronie tytułowej i stawia pieczątkę: Dokument wycofany z dniem., po czym archiwizuje zgodnie z poniŝszą tabelką. Rodzaj dokumentacji Przechowywanie dokumentów LP systemu zarządzania jakością Numer RWA Miejsce przechowywania Kategoria archiwalna w komórce macierzystej 1 Księga Jakości Procedury systemowe Administrator SZJ B-3 3 Karty usług Właściciele i współwłaściciele procesu B-1

4 Strona: 4 Stron: 5 Nadzór nad aktami prawnymi odbywa się przez dokonanie przeglądu aktualności przepisów stosowanych przy zwalnianiu wyrobu/usługi i potwierdzenie tej czynności poprzez postawienie parafy przez pracownika odpowiedzialnego za przygotowanie w/w wyrobu/usługi. Dodatkowy nadzór nad aktualnością aktów prawnych sprawuje upowaŝniony kierownik komórki organizacyjnej zwalniający wyrób/usługę poprzez postawienie parafy i pieczątki imiennej. 5. Odpowiedzialność i uprawnienia Stanowisko Odpowiedzialność za: Uprawnienia do: Burmistrz Konstantynowa Łódzkiego - ustanowienie systemu Pełnomocnik ds. SZJ Administrator SZJ Właściciel procesu KaŜdy pracownik urzędu Kierownik komórki organizacyjnej - wdraŝanie i integralność systemu zarządzania jakością wynikające z procedur systemowych - utrzymanie systemu wynikające z procedur systemowych, - zatwierdzanie dokumentów SZJ - zatwierdzania dokumentów systemu zarządzania jakością z wyjątkiem tych, które zatwierdza Burmistrz - nadzorowania działań Administratora SZJ, - prowadzenie, aktualizacja, - inicjowania i opracowania dokumentów systemowych, przechowywanie i - nadzorowanie dokumentacji zgodnie rozpowszechnianie z wymogami SZJ i przepisami prawa, dokumentacji SZJ - wprowadzania zmian w zakresie poprawek - wycofywanie dokumentów redakcyjnych, zatwierdzania i wprowadzania nieaktualnych i zapewnienie zidentyfikowanych list procesów, powiązań między aktualności dokumentów procesami, dostępnych w intranecie, - zgodność dokumentacji z przepisami prawa i wymaganiami systemu określonymi w procedurach SZJ, - działanie zgodnie z wymogami SZJ i przepisami prawa, - zgłaszanie potrzeby zmian dokumentacji systemu, - aktualizację przepisów prawa przy zwalnianiu wyrobu/usługi. - podejmowania inicjatywy zmiany dokumentacji SZJ - udzielania informacji (jawnych) zespołom dokumentującym, auditorom w zakresie realizowanych procesów, - prowadzenia spraw zgodnie z posiadanymi upowaŝnieniami. - potwierdzenie aktualności przepisów prawa przy zwalnianiu wyrobu/usługi zgodnie z posiadanym upowaŝnieniem.

5 Strona: 5 Stron: 5 6. Zapisy W kaŝdym postępowaniu, podczas realizacji zadania i procesu obowiązują dwa podstawowe zapisy. Są to: - potwierdzenie przeprowadzenia przeglądu wymagań klienta (pkt normy), - sprawdzenie produktu przed jego wydaniem klientowi (pkt normy). Pracownik odpowiedzialny za załatwienie sprawy potwierdza spełnienie wymagań formalno - prawnych poprzez postawienie parafy. Nadzór sprawowany jest równieŝ przez osobę upowaŝnioną do zwolnienia wyrobu poprzez podpis i imienną pieczątkę. Innego rodzaju zapisy są wymagane przepisami prawa albo ustalone w dokumentach SZJ i poświadczają skuteczne realizowanie procesu lub zadania. 7. Załączniki W procedurze zastosowano następujące załączniki: Nr załącznika Nr dokumentu Nazwa dokumentu 2 P.1.2 Wzór procedury 3 P.1.3 Wzór karty usług 5 P.1.5 Wniosek- Zgłoszenie potrzeby opracowania lub zmiany dokumentu systemu 6 P.1.6 Rejestr wniosków i wprowadzonych zmian dokumentacji systemu 9 P.1.9 Wykaz zmian w dokumentacji 10 P.1.10 Lista procesów zidentyfikowanych w SZJ