Program do obsługi ubezpieczeń minifort

Transkrypt

1 Program do obsługi ubezpieczeń minifort Dokumentacja uŝytkownika Moduł wysyłania wiadomości SMS Kraków, grudzień 2008r.

2 Moduł wysyłania wiadomości tekstowych SMS Moduł SMS umoŝliwia wysyłanie krótkich wiadomości tekstowych SMS-em. Funkcja ta moŝe być wykorzystywana do: - masowego i indywidualnego wysyłania informacji o planowanych ratach oraz wznowieniach polis i umów - wysyłania informacji o naliczeniach prowizji dla Agentów - wysyłania innych powiadomień i informacji klientom oraz Agentom Warunki techniczne Moduł ten moŝe być wykorzystany w instalacjach Forta, które spełniają następujące warunki: - musi być stały dostęp do internetu - internet musi być w miarę otwarty na połączenia (nie moŝe blokować) z serwerem zewnętrznego providera adresu i portu serwera SMS musi być otwarty port 3306 protokołu IP dla adresu mysql1.smeskom.pl - na kaŝdym komputerze z którego będą wysyłane SMS muszą być zainstalowane sterowniki ODBC dla MySQL a (na takim serwerze pracuje provider obsługujący bramkę SMS) Inne informacje: - Baza providera oparta jest na mysql ver Kodowanie znaków w tabelach providera SMS to UFT-8 - Adres IP/domena serwera providera: mysql1.smeskom.pl - Port serwera: 3306 Uaktywnienie modułu Aby rozpocząć pracę z modułem SMS naleŝy w pierwszej kolejności pobrać ze strony sterowniki ODBC, które są niezbędne do uruchomienia modułu a następnie zainstalować je. Kolejnym krokiem jest aktywacja modułu bezpośrednio z programu minifort. Aktywacji dokonujemy na formatce Aktywnych modułów i parametrów pracy. 1

3 Dostępne pod: Admin / Aktywne moduły i parametry pracy Przygotowanie bazy do wysyłania SMS Podczas próby wysłania SMS program kaŝdorazowo sprawdza czy klient wyraził zgodę na przesyłanie SMS oraz czy ma uzupełniony nr tel. komórkowego. Informację o wyraŝeniu zgody zaznacza się na formatce pełnej informacji o kliencie. Na zakładce raty i wznowienia dodatkowo zaznaczyć naleŝy opcję wysyłania SMS dla rat i wznowień. Po zaznaczeniu pola zgoda klienta na SMS na TAK i przejściu tabulacją program przechodzi na zakładkę raty i wznowienia i domyślnie zaznacza na TAK pola dotyczące SMS ów rat i wznowień. JeŜeli klient nie wyraził np. zgody na wysyłanie wiadomości tekstowej związanej z ratą lub wznowieniem polisy naleŝy daną opcję odhaczyć na NIE. W programie dostępna jest funkcja administracyjna, która umoŝliwia automatyczne zaznaczenie zgody klienta na wysyłanie SMS wszystkim klientom, którzy mają wpisany nr tel. komórkowego. Dostępne pod: Admin / Status wysłania SMS / Administracja / Zaznacz wszystkim klientom zgodę na SMS Nr tel. komórkowego musi być wpisywany dokładnie w polu do tego przeznaczonym. Program sam wymusza jego standaryzację. JeŜeli podczas wcześniejszej pracy na programie nr tel. komórkowego był wpisywany w innej formie, to podczas pierwszej aktualizacji programu po wykonaniu modyfikacji standaryzacji numeru (24/10/2008), program przeniesie ten numer do pola uwagi. 2

4 Automatyczną standaryzację numeru tel. komórkowego moŝna wykonać pod funkcją: Ubezpieczenia /Majątkowe / Administracja / Test poprawności danych / Inne funkcje / Klienci / Telefon komórkowy standaryzuj. Ilość dostępnych paczek SMS zapisywana jest w kluczu programowym wraz z datą początku ich waŝności. Od tej daty pula SMS waŝna jest przez okres 3 miesięcy. Po tym okresie niewykorzystane SMS przepadają. Wysłanie wiadomości SMS SMS y moŝna wysyłać indywidualnie do pojedynczych klientów i Agentów lub hurtowo. Treść SMS moŝe być wpisywana z ręki lub z szablonu. Funkcja wysyłania SMS dostępna jest pod: - skróconym wykazem klientów - skróconym wykazem Agentów - rozliczeniami z Agentami - akwizycją rat - akwizycją wznowień ubezpieczeń. Działanie modułu przedstawimy na przykładzie skróconego wykazu klientów. Funkcja wysyłania wiadomości tekstowych pod innymi modułami działa analogicznie. 3

5 Opcja wyślij SMS do wybranego klienta generuje wiadomość dla konkretnego rekordu (klienta). Treść takiej wiadomości naleŝy napisać z ręki. Po wybraniu tej funkcji program najpierw sprawdza czy klient wyraził zgodę na wysyłanie SMS. JeŜeli zaznaczone jest, Ŝe wyraził to nie daje komunikatu, jeŝeli nie, to ostrzega komunikatem W następnej kolejności przy próbie wysłania wiadomości Fort sprawdza czy klient ma uzupełniony nr tel. komórkowego. JeŜeli nie ma, to wyświetli komunikat i nie wyśle wiadomości. Pomyślne zakończenie wysyłania wiadomości oznajmi komunikat: Opcja wyślij SMS do wszystkich klientów generuje wiadomość do wszystkich klientów z listy. Przed hurtowym wysłaniem wiadomości Fort sprawdza do których klientów moŝe wysłać wiadomość i podaje do zatwierdzenia komunikat z ilością wysyłanych SMS 4

6 Sprawdza teŝ czy moŝe wysłać tyle wiadomości (sprawdza ilość dostępnych SMS) jeŝeli liczba dostępnych wiadomości jest mniejsza niŝ ilość wysyłanych, podaje komunikat i nie wysyła wiadomości. Wiadomość wysłana jak i nie wysłana moŝe zostać zapisana do bazy jako dokument. Wysłanie SMS z szablonu W sytuacji kiedy wiadomości SMS wysyłamy regularnie o tej samej treści np. dotyczące wpłat kolejnych rat lub wznowień polis, moŝemy wykorzystywać szablony treści SMS. Przy próbie wysłania wiadomości z szablonu, Fort sprawdza czy dla danego modułu jest stworzony szablon wiadomości SMS. JeŜeli nie ma, nie wyśle wiadomości do momentu utworzenia szablonu. 5

7 JeŜeli szablon jest utworzony program uzupełni pola z bazy i wyśle hurtowo lub indywidualnie wiadomości tekstowe SMS. Sprawdzenie stanu dostępnych SMS Na formatce statusu wysłanych wiadomości SMS dostępny jest wykaz wysłanych wiadomości oraz liczba SMS do wysłania z datą ich waŝności. PowyŜszy wykaz pobierany jest z serwera providera. O braku chwilowego połączenia z jego serwerem moŝe świadczyć komunikat: Dostępne pod: Admin / Status wysłania SMS 6