System obsługi ubezpieczeń FORT

Transkrypt

1 KOMPLEKSOWY SYSTEM Usługi Informatyczne Artur Cypryś Kraków, ul. Tyniecka 10a tel. (12) , (0501) OBSŁUGI UBEZPIECZEŃ I SIECI SPRZEDAŻY System obsługi ubezpieczeń FORT wersja 3.0 Pro Moduł kontroli danych osobowych zgodnie z UODO Pisemna obowiązkowa informacja o Agencie Kraków, grudzień 2011 r.

2 KOMPLEKSOWY SYSTEM... 1 OBSŁUGI UBEZPIECZEŃ I SIECI SPRZEDAŻY... 1 Usługi Informatyczne Artur Cypryś... 1 Ustawa o ochonie danych osobowych... 2 Wykaz zbiorów danych osobowych zawartych w programie przechowujacych dane osobowe... 2 Opis struktur zbiorów danych osobowych... 2 Rejestracja zgody na przetwarzanie danych osobowych... 5 Uaktywnienie funkcji... 5 Rejestracja informacji o zgodzie klienta na przetwarzanie jego danych w celach marketingowych... 6 Rejestracja informacji o zgodzie klienta na przetwarzanie jego danych w celu realizacji umowy... 8 Wpływ informacji o zgodzie na przetwarzanie danych osobowych na inne moduły Pisemna obowiązkowa informacja o Agencie Ustawa o ochonie danych osobowych Zgodnie z Ustawą o Ochronie Danych Osobowych z dnia 29 sierpnia 1997 r., zwanej dalej USTAWĄ, Agent na obowązek prowadzić dazę danych klientów zgodnie z wymogami USTAWY oraz uzyskać zgodę klienta na przetwarzanie jego danych, opisanych w artykule 6 USTAWY, zwanych dalej danymi osobowymi. System FORT wspomaga obsługę klienta w tym zakresie. Wykaz zbiorów danych osobowych zawartych w programie przechowujacych dane osobowe W bazach systemu FORT dane osobowe klienta przechowywane są w tabelach: - Baza danych F3Dat tabela okl pełne dane klienta - Baza danych F3Dat tabela oklstat tabela statusów klientów oraz inne dane np. płeć. Tabela ta pozostaje w relacji z tabelą okl w następujący sposób okl.klstat -> oklstat.klstat - Baza danych F3Crb tabela dsqlcode zawierająca zdania SQL, zapisujące dane do baz danych typu SQL Opis struktur zbiorów danych osobowych Tabela okl dane klientów: MainIdKl Pole Typ pola Dł. pola Opis pola Wspaźnik na klient głównego okl.mainidkl->okl.idkl Klient Text Symbol klienta zawierający jego którką nazwę NazwaKl Text Nazwisko (-a) (dla osób fizycznych) lub nazwa firmy Imie1 Text Pierwsze imię klienta Imie2 Text Drugie imię klienta ulica Text 50 Nazwa ulicy adresu meldunkowego dom Text 50 Nr domu adresu meldunkowego Miesz Text 50 Nr mieszkania adresu meldunkowego kod Text 5 Kod pocztowy adresu meldunkowego miasto Text 50 Nazwa miasta adresu meldunkowego woj Text 50 Nazwa województwa adresu meldunkowego Powiat Text Nazwa Powiatu adresu meldunkowego 2

3 PocztaMiasto Text 50 Nazwa miasta adresu korespondencyjnego PocztaKod Text 50 Kod pocztowy adresu korespondencyjnego PocztaUlica Text 50 Nazwa ulicy adresu korespondencyjnego PocztaWoj Text 50 Nazwa województwa adresu korespondencyjnego TelStacKier Text 50 Numer kierunkowy telefonu stacjonarnego TelStacNr Text 50 Numer telefonu stacjonarnego (bez nr kierunkowego) TelKomNr Text Numer telefonu komórkowego Fax Text 50 Numer faxu tlx Text 50 Numer teleksu adres Text adres Kontakt Text 50 Dodatkowy opis osoby kontaktowej www Text Nazwa strony www klienta Bank Grupa pól Dane konta bankowego klienta BankNazwa memo 50 Nazwa banku użytkownika BankKontoLiczKont rol Text 50 Liczba kontrolna w Numerze konta bankowego BankKontoNrBank Text 50 Numer banku w Numerze konta bankowego BankKontoNrFir Text 50 Numer konta firmy w ramach oddziału banku EKD Text Numer EKD PESEL Text 50 Numer Pesel REGON Text 50 Numer Regon VAT Yes/No 1 Czy jest VAT-owcem VATNrPoz Text 50 Numer pozwolenia do wystawiania faktur VAT bez podpisu NIP Text 13 Numer NIP DowOsNr Text Numer dowodu osobistego Różne inne informacje Różne inne informacji o kliencie KlStat Text Identyfikator Klasyfikacji Klienta powiązanie z tablicą 50 oklstat wg relacji: ->oklstat.klstat. Może zawierać informację o płci Klienta FirmaStan Text Opis stanowiska pracy w pracy Inwalida Tak/Nie Czy klient ma legitymacją Inwalidy InwalidaLegitNr Text Numer legitymacji inwalidy Kombatant Grupa pól Informacje o kombatanctwie KombatantTak Tak.Nie Czy jest to kombatant KombatantLegitNr Text Numer legitymacji kombatanta KombatantLegitDat awyd Text Data wydania legitymacji kombatanta KombatantLegitWyd Text al Organ wydający legitymację kombatanta Agenci opiekujący się klientem Text Symbol Agenta opiekujący się klientem Fagent Symbol Agenta opiekujący się klientem w II Filarze Lagent Symbol Agenta opiekujący się klientem z ubezpieczeniach życiowych Jagent Tekst Symbol Agenta opiekujący się klientem w ubezpieczeniach 50 majątkowych DzialGospDataPocz date Data rozpoczęcia działalności gospodarczej 3

4 Zawody Grupa pól opisująca zawody klienta ZawodWyk Text Zawód wykonywany ZawodWyucz Text Zawód wyuczony WypadekDataWyp date Data ostatniego wypadku (szkody ubezpieczeniowej) NazwPan text Nazwisko panieńskie Dane rodziców Dane rodziców OjciecImie Text Imię ojca MatkaImie Text Pierwsze imię matki IdSam Double Identyfikator standardowego ubezpieczanego pojazdu 8 klienta powiązanie z tablicą oprzed prze pole IdPrzed UrMiasto Text Miasto urodzenia UrData date Data urodzenia Uwagi Memo 0 Uwagi o harakterze dowolnym Wyksztal Text Wykształcenie Klienta DataWypadku Date/Ti me 8 Data ostatniego wypadku samochodowego VATData Date/Ti Data wygaśnięcia zezwolenia na wystawianie faktur VAT 8 me bez podpisu Prawo Jazdy Dane prawa jazdy klienta PrawoJazdyMa Text Czy ma prawo jazdy PrawoJazdyData date Data prawa jazdy PrawoJazdyKat Text Kategoria prawa jazdy PrawoJazdyNr Text Numer prawa jazdy PaszportNr Text Numer paszportu PzuKartaKlTak Czy klient posiada kartę klienta PZU S.A. PzuKartaKlNr Nr karty klienta PZU S.A WartaKSKTak Czy klient posiada kartę klienta Warty Towarzystwa ubezpieczeniowego WartaKSKNrKarta Numer karty klienta Warty Towarzystwa ubezpieczeniowego PracaFirma Text Miejsce pracy - nazwa firmy StanCyw Text Stan cywilny Numer członkowski Towarzystawa ubezpieczeń TuwCzlonekNrText Text Wzajemnych TUW PojMechWlascTakD Date Właścicielem pojazdów mech. jestem od roku.. ataodrok Daty i Operatorzy Dane dotyczące wprowadzenia rekordu edytujacy pola OperIns Tekst Operator wprowadzający rekord do systemu DateTim Data i czas wprowadzenia przez Operatora rekordu do DataIns e bazy OperRet Text 50 Operator modyfikujący jako ostatni rekord tablicy DateTim DataRet Data i czas ostatniej modyfikacji przez operatora e SymfoniaIdKl Numer klienta w zewnętrznym programie FK Symfonia RozpDzialDataPocz ObcokrajowiecTak Tabela oklstat: Data rozpoczęcia działalności gospodarczej przez Klienta Czy klient jest obcokrajowcem? KlStat Status klienta 4

5 StatusPrawny Status prawny klienta OsobaPrawna 1 Czy jest to Osoba prawna OsobaFizycznaTak Czy jest to Osoba fizyczna Plec Text Płeć klienta (K / M/ puste pole) KlStatAdr Text Przedrostek grzecznościowy w koresp. (Sz.P., Sz. Państwo) ZUSZaplac 50 Czy płacić ZUS z tyt. Osoby (student<26 lat) Przelew 50 Czy do klienta wysyłać przelew czy odcinek pocztowy PunuRodzaj Rodzaj klienta wg. systematyki PUNU Tabela F3Crb.dSQLCode SQLCode Zapis zdania SQL. Jeżeli zdanie jest dłuższe niż rozmiar pola, to pełne zdanie jest połączeniem kolejnych pól SQLCode z rekordów tablicy dsqlcode o tym samym IdEventReg Rejestracja zgody na przetwarzanie danych osobowych Wymagania Ustawy dotyczące zgody osoby, której dane dotyczą (Rozdział 3, art. 23 pkt, 1 poz 1 ), realizowane są min poprzez funkcję rejestrowania zgody na przetwarzanie danych osobowych. Dzięki tej funkcji program umożliwia: - zarejestrowanie informacji o wyrażeniu przez klienta zgody na przetwarzanie danych osobowych w celu a) realizacji umowy (bieżącej polisy, w tym akwizycji kolejnych rat) b) marketingowym (wznowienia polis, oferty innych produktów ubezpieczeń dobrowolnych itd.) - pokazywanie informacji o zgodzie klienta na przetwarzanie danych osobowych na wykazach: a) kolejnych rat do pobrania b) wznowień polis c) analizy kontynuacji polis i ryzyk - wydrukowanie tekstu zgody na przwtwarzanie danych osobowych Uaktywnienie funkcji Funkcję funkcję rejestrowania zgody na przetwarzanie danych osobowych możemy uaktywnić na formatce administracyjnej użytkowane moduły systemu Fort. 5

6 Dostępne pod: Administracja / Aktywne moduły i parametry pracy Rejestracja informacji o zgodzie klienta na przetwarzanie jego danych w celach marketingowych Informacje o zgodzie klienta na przetwarzanie jego danych osobowych w celach marketingowych rejestrujemy na kartotece klienta. Na zakładce Ochrona danych możemy zarejestrować: - czy klient w ogóle wyraził zgodę na przetwarzanie jego danych osobowych do celów marketingowych - datę podpisania zgody - datę wygaśnięcia zgody 6

7 Dostępne pod: Ubezpieczenia / Majątkowe i komunikacyjne / Wykazy / Klienci / Edycja / Nowy Poprawa 7

8 Rejestracja informacji o zgodzie klienta na przetwarzanie jego danych w celu realizacji umowy Informację o wyrażeniu zgody klienta na przetwarzanie jego danych osobowych w celu realizacji bieżącej umowy rejestrujemy bezpośrednio na pełnej informacji o umowie (polisie) której ta zgoda dotyczy. Zaznaczamy ją przez uaktywnienie na TAK guzika UODO przy danych klienta. Z pozycji takiej polisy możemy wydrukować tekst zgody klienta na przwtwarzanie jego danych osobowych. Na wydruku tym podane są dane klienta który wyraża zgodę i numer polisy której ona dotyczy. Jeżeli na polisie jest wyszczególniony np. współwłaściciel lub użytkownik i chcemy wydrukować teks zgody dla któregoś z nich to wystarczy, że kursorem staniemy na jego zakładce. Wydruk dostępny jest z menu pod: Okienko / Informacja o Agencji i Zgoda UODO 8

9 Dostępne pod: Ubezpieczenia / Majątkowe i komunikacyjne / Polisy / Zakres polis 9

10 Wpływ informacji o zgodzie na przetwarzanie danych osobowych na inne moduły Funkcja wspomagająca odnotowanie zgody na przetwarzanie danych osobowych zintegrowana jest również z innymi modułami, które przystosowane są do bezpośredniej obsługo klienta np. - moduł akwizycji rat Ze skróconego wykazu rat do zapłaty z ostatnich kolumn możemy zorientować się czy klient wyraził zgodę na przetwarzanie jego danych, a jeżeli tak to czy jest to zgoda do bezpośredniej realizacji umowy (symbol: U) czy zgoda marketingowa (symbol: M) Dostępne pod: Ubezpieczenia / Majątkowe i komunikacyjne / Akwizycja / Planowane raty - moduł akwizycji wznowień 10

11 Dostępne pod: Ubezpieczenia / Majątkowe i komunikacyjne / Akwizycja / Wznowienia polis - moduł kontroli kontynuacji polis Dostępne pod: Ubezpieczenia / Majątkowe i komunikacyjne / Akwizycja / Kontrola kontynuacji polis 11

12 - moduł kontroli kontynuacji ubezpieczeń Dostępne pod: Ubezpieczenia / Majątkowe i komunikacyjne / Akwizycja / Kontrola kontynuacji ubezpieczeń 12

13 Pisemna obowiązkowa informacja o Agencie W związku z obowiązującymi przepisami Ustawy Agent ma obowiązek jednorazowo przekazać klientowi informacje o Agencie (firmie) świadczącej dla niego usługi pośrednictwa ubezpieczeniowego. (zgody osoby, której dane dotyczą (Rozdział 3, art. 24 pkt, 1 poz 1). Z programu Fort można wydrukować taką informację i odznaczyć w kartotece klienta datę wręczenia mu takiej informacji. Funkcja ta dostępna będzie po uaktywnieniu modułu rejestruj zgodę na przetwarzanie danych osobowych (Dostępne pod: Administracja / Aktywne moduły i parametry pracy). Wydruk ten jest dostępny z pozycji pełnej informacji o polisie. Datę wręczenia klientowi takiej informacji możemy zarejestrować na pełnej informacji o kliencie w zakładce Ochrona danych Dostępne pod: Ubezpieczenia / Majątkowe i komunikacyjne / Wykazy / Klienci 13