Skrócona instrukcja obsługi systemu automatycznego operatora

Transkrypt

1 Skrócona instrukcja obsługi systemu automatycznego operatora

2 Zaplanuj, zdefiniuj i przetestuj systemy automatycznego operatora 1. Zaprojektuj własny interaktywny system zapowiedzi słownych. 2. Ustal godziny pracy i dni wolne w przedsiębiorstwie dla systemu automatycznego operatora. Wybór tych samych godzin pracy we wszystkich systemach automatycznego operatora upraszcza konfigurację, natomiast ustalenie różnych godzin pracy daje więcej swobody. 3. Skorzystaj z interfejsu przeglądarki internetowej do tworzenia konta automatycznego operatora dla każdego głównego menu w strukturze interaktywnego systemu zapowiedzi słownych. Skonfiguruj kolejne poziomy menu. 4. Nagraj własne komunikaty przy pomocy systemu rejestracji głosu lub wyślij pliki audio korzystając z Internetu. 5. Zadzwoń pod numery przydzielone systemom automatycznego operatora i przetestuj ich funkcjonowanie. Wskazówki Dzwoniący abonenci, którzy nie nacisną żadnego klawisza, są kierowani do operatora. Nie musisz konfigurować żadnego klawisza dzwonienia na numer wewnętrzny, jeśli używasz wybierania numerów wewnętrznych pierwszego poziomu. Możesz zamiast tego wybrać inną opcję, naciskając klawisz 1. Przekazywanie rozmów wymaga wyłącznie znajomości numeru wewnętrznego abonenta. Ustal intuicyjnie obsługiwaną listę opcji menu. Jako ostatnią opcję menu ustal przekazywanie połączenia do operatora (...aby połączyć się z operatorem, proszę nacisnąć klawisz 0 lub czekać na zgłoszenie się operatora ).

3 Używaj symboli przyporządkowanych nazwiskom pracowników i jednostkom organizacyjnym firmy, aby system automatycznego operatora mógł przekazywać połączenia do abonentów z tej samej grupy, wydziału lub innej jednostki organizacyjnej przedsiębiorstwa.

4 Przykładowa struktura systemu automatycznego operatora W krótkiej instrukcji obsługi systemu automatycznego operatora omówiono czynności niezbędne do stworzenia przykładowej struktury systemu. (Opis rysunku) Główne menu Menu Działu Administracji 0: Operator 1: Wybieranie numeru wewnętrzneg o 0: Operator Menu Działu 0: Operator Obsługi Klienta 1: Wybieranie numeru wewnętrzneg o 1: Wybieranie numeru wewnętrznego 2: Wybieranie wg nazwiska 2: Wybieranie wg nazwiska 2: Wybieranie wg nazwiska 3: Jan Kowalski 3: Zamówienia 3: Administracja 4: Powrót do głównego menu 4: Godziny 4: Obsługa Klienta *: Powrót do głównego menu #: Powtórz menu

5 Główny system automatycznego operatora - wymagania Numer: Numer wewnętrzny: 5555 Język: Angielski Godziny pracy: Całodobowo Dni wolne: Brak Pozycje listy wybierania wg nazwisk: Pozwalają osobie dzwoniącej na wybranie numeru wewnętrznego wg imienia lub nazwiska abonenta Wybieranie numeru wewnętrznego pierwszego poziomu: Włączone Powitanie w godzinach pracy (własne): Witamy w firmie ABC. Jeśli znają Państwo numer wewnętrzny abonenta, proszę go wybrać z klawiatury. Aby skorzystać z automatycznej książki telefonicznej, proszę nacisnąć klawisz 2. Aby połączyć się z Działem Administracji, proszę nacisnąć klawisz 3. Aby połączyć się z Działem Obsługi Klienta, proszę nacisnąć klawisz 4. Aby połączyć się z operatorem, proszę nacisnąć klawisz 0 lub czekać na zgłoszenie się operatora.

6 Zdefiniuj główny system automatycznego operatora Na stronie głównej Grupa kliknij Usługi. Kliknij Auto operator, następnie Dodaj. Wyświetli się strona Dodaj automatycznego operatora. Z listy Numer telefonu wybierz W polu Numer wewnętrzny pojawi się wybrany numer wewnętrzny. Z listy Język wybierz Angielski. Z listy Godziny pracy wybierz Codziennie przez cały dzień.

7 Skonfiguruj Menu w godzinach pracy IntegralNet Kliknij Powitanie. Kliknij przycisk Przeglądaj, aby zlokalizować plik audio nagrany jako powitanie. Zaznacz pole Włącz wybieranie numeru wewnętrznego pierwszego poziomu, aby dzwoniący mogli wybrać numer wewnętrzny po odsłuchaniu powitania. Skonfiguruj menu w następujący sposób: Klawisz Opis Czynność Numer 0 Operator grupy Łączy z operatorem Wybieranie numeru wewnętrznego 2 Wybieranie wg nazwiska Wybiera numer wewnętrzny Wybiera numer wg nazwiska abonenta 3 Dział Administracji Przekazanie połączenia z informacją Dział Obsługi Klientów Przekazanie połączenia z informacją 5558 Z listy Dni wolne wybierz Brak. W polu Wybieranie wg nazwisk, kliknij Nazwisko+imię i Imię+nazwisko. Kliknij OK. Wyświetli się strona Menu w godzinach pracy.

8 Kliknij OK. Główny system automatycznego operatora pracuje całodobowo we wszystkie dni tygodnia, nie musisz konfigurować osobnego powitania i menu wybierania po godzinach pracy. System automatycznego operatora w Dziale Administracji - wymagania Numer: 5557 Język: Angielski Godziny pracy: Poniedziałek piątek Dni wolne: Dni ustawowo wolne od pracy w 2006 Pozycje listy wybierania wg nazwisk: Pozwalają osobie dzwoniącej na wybranie numeru wewnętrznego wg nazwiska abonenta Wybieranie numeru wewnętrznego pierwszego poziomu: Włączone Powitanie w godzinach pracy (własne): Witamy w Dziale Administracji firmy ABC. Jeśli znają Państwo numer wewnętrzny abonenta, prosimy wybrać go z klawiatury. Aby skorzystać z automatycznej książki telefonicznej, proszę nacisnąć klawisz 2. Aby połączyć się z Janem Kowalskim, proszę nacisnąć klawisz 3. Aby wrócić do poprzedniego menu, proszę nacisnąć klawisz 4. Aby połączyć się z operatorem, proszę nacisnąć klawisz 0 lub czekać na zgłoszenie się operatora. Powitanie po godzinach pracy (domyślne powitanie dla wybierania numerów wewnętrznych pierwszego poziomu): Witamy. Dodzwonili się Państwo do naszego działu po godzinach naszej pracy. Jeśli znają Państwo numer wewnętrzny abonenta, proszę go wybrać z klawiatury. Aby skorzystać z automatycznej książki telefonicznej, proszę nacisnąć klawisz 2. Dziękujemy za zainteresowanie.

9 Zdefiniuj system automatycznego operatora w Dziale Administracji Na stronie Dodaj automatycznego operatora: W polu Numer wewnętrzny, wpisz Z listy Język wybierz Angielski. Z listy Godziny pracy wybierz Poniedziałek piątek. Z listy Dni wolne wybierz Dni ustawowo wolne od pracy w W polu Wybieranie wg nazwisk, kliknij Nazwisko+imię. Kliknij OK. Wyświetli się strona Menu w godzinach pracy.

10 Skonfiguruj Menu w godzinach pracy IntegralNet Kliknij Powitanie. Kliknij przycisk Przeglądaj, aby zlokalizować plik audio nagrany jako powitanie. Zaznacz pole Włącz wybieranie numeru wewnętrznego pierwszego poziomu, aby dzwoniący mogli wybrać numer wewnętrzny po odsłuchaniu powitania. Skonfiguruj menu w następujący sposób: Klawisz Opis Czynność Numer 0 Operator grupy Łączy z operatorem Wybieranie numeru wewnętrznego 2 Wybieranie wg nazwiska Wybiera numer wewnętrzny Wybiera numer wg nazwiska abonenta 3 Jan Kowalski Przekazanie połączenia z informacją 4 Główne menu Przekazanie połączenia z informacją Kliknij OK. Wyświetli się strona Menu po godzinach pracy.

11 Skonfiguruj Menu po godzinach pracy Kliknij Powitanie standardowe. Zaznacz pole Włącz wybieranie numeru wewnętrznego pierwszego poziomu, aby dzwoniący mogli wybrać numer wewnętrzny po odsłuchaniu powitania. Nie konfiguruj menu na stronie Menu po godzinach pracy. Odtworzone zostanie powitanie standardowe i zostaną zastosowane domyślne ustawienia klawiszy 0, 1 i 2: Klawisz Opis Czynność Numer 0 Operator grupy Łączy z operatorem Wybieranie numeru wewnętrznego 2 Wybieranie wg nazwiska Wybiera numer wewnętrzny Wybiera numer wg nazwiska abonenta

12 System automatycznego operatora w Dziale Obsługi Klienta wymagania Numer: 5558 Język: Angielski Godziny pracy: Poniedziałek piątek Dni wolne: Dni ustawowo wolne od pracy w 2006 Pozycje listy wybierania wg nazwisk: Pozwalają osobie dzwoniącej na wybranie numeru wewnętrznego wg nazwiska abonenta Wybieranie numeru wewnętrznego pierwszego poziomu: Włączone Powitanie w godzinach pracy (własne): Witamy w Dziale Obsługi Klienta firmy ABC. Jeśli znają Państwo numer wewnętrzny abonenta, proszę go wybrać z klawiatury. Aby skorzystać z automatycznej książki telefonicznej, proszę nacisnąć klawisz 2. Aby złożyć zamówienie, proszę nacisnąć klawisz 3. Aby odsłuchać informację godzin pracy naszego działu, proszę nacisnąć klawisz 4. Aby wrócić do poprzedniego menu, proszę nacisnąć klawisz gwiazdka. Aby powrócić do początku menu, proszę nacisnąć klawisz kwadrat. Aby połączyć się z operatorem, proszę nacisnąć klawisz 0 lub czekać na zgłoszenie się operatora. Powitanie po godzinach pracy (domyślne powitanie): Witamy. Dodzwonili się Państwo do naszego działu po godzinach naszej pracy. Jeśli znają Państwo numer wewnętrzny abonenta, proszę nacisnąć klawisz 1. Aby skorzystać z automatycznej książki telefonicznej, proszę nacisnąć klawisz 2. Dziękujemy za zainteresowanie.

13 Zdefiniuj system automatycznego operatora w Dziale Obsługi Klienta Na stronie Dodaj automatycznego operatora: W polu Numer wewnętrzny, wpisz Z listy Język, wybierz Angielski. Z listy Godziny pracy, wybierz Poniedziałek piątek. Z listy Dni wolne, wybierz Dni ustawowo wolne od pracy w 2006 W polu Wybieranie wg nazwisk, kliknij Nazwisko+imię i Imię+nazwisko. Kliknij OK. Wyświetli się strona Menu w godzinach pracy.

14 Skonfiguruj Menu w godzinach pracy IntegralNet Kliknij Powitanie. Kliknij przycisk Przeglądaj, aby zlokalizować plik audio nagrany jako powitanie. Nie zaznaczaj pola Włącz wybieranie numeru wewnętrznego pierwszego poziomu. Skonfiguruj menu w następujący sposób: Klawisz Opis Czynność Numer 0 Operator grupy Łączy z operatorem Wybieranie numeru wewnętrznego 2 Wybieranie wg nazwiska 3 Sekcja telefonicznej obsługa zamówień 4 Dział Obsługi Klientów * Powrót do głównego menu Wybiera numer wewnętrzny Wybiera numer wg nazwiska abonenta Przekazanie połączenia z informacją Przekazanie połączenia z informacją Przekazanie połączenia z informacją # Powtórzenie menu Powtarza menu Kliknij OK. Wyświetli się strona Menu po godzinach pracy.

15 Skonfiguruj Menu po godzinach pracy Kliknij Powitanie standardowe. Nie zaznaczaj pola Włącz wybieranie numeru wewnętrznego pierwszego poziomu. Nie konfiguruj menu na stronie Menu po godzinach pracy. Odtworzone zostanie powitanie standardowe i zostaną zastosowane domyślne ustawienia klawiszy 0, 1 i 2. Telefoniczna obsługa zamówień Numer: Numer wewnętrzny: 5560 Pracownik sekcji telefonicznej obsługi zamówień łączy dzwoniącego z odpowiednimi specjalistami. Należy zwrócić uwagę, że sekcja telefonicznej obsługi zamówień ma własny numer telefonu, klienci mogą się więc do niej dodzwonić bezpośrednio.