Września, dzień 8 stycznia 2014 r. Adresat. Zapytanie ofertowe

Transkrypt

1 Września, dzień 8 stycznia 2014 r. Adresat Zapytanie ofertowe Przedsiębiorstwo Handlowe Progress Daniel Więcek w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka i działania 8.2 Wspieranie wdrażania elektronicznego biznesu typu B2B realizuje projekt pod nazwą Stworzenie systemu B2B wprowadzającego elektroniczny obieg danych do współpracy Przedsiębiorstwa Handlowego Progress Daniel Więcek z partnerami biznesowymi w ramach Umowy nr UDA-POIG / W związku z tym składa poniższe zapytanie ofertowe. Opis projektu: Projekt polegać będzie na stworzeniu systemu B2B, służącego do wymiany danych pomiędzy firmą Progress a partnerami współpracującymi w zakresie obrotu handlowego kosmetykami, oraz artykułami fryzjerskimi i kosmetycznymi. System ma umożliwić: Automatyczne przesyłanie dokumentów z platformy B2B do klientów. Jeśli np. faktura trafi do systemu B2B to w zależności od konfiguracji (różnej dla różnych klientów) odbiorca faktury otrzyma ją mailem w postaci e-faktury w formacie PDF a dodatkowo w formacie EDI lub Excel który klient będzie mógł sobie wczytać do swojego programu handlowego a nie będzie musiał przepisywać jej ręcznie. Automatyczna aktualizacja cen. Ceny na platformie B2B będą automatycznie aktualizowane na podstawie cen w systemie ERP Navireo. Każda zmiana w Navireo będzie odzwierciedlona na platformie B2B. Wymiana danych będzie odbywać się przez EDI. Automatyczne cenniki dla klientów. Po zaktualizowaniu cen na platformie B2B klienci będą mogli ściągnąć cennik w formacie PDF, Excel lub EDI (nie trzeba tworzyć i wysyłać cenników klientom, klienci sami go pobierają lub otrzymują mailem - zależnie od konfiguracji). Automatyczne cenniki od dostawców. Dostawcy dostarczą sami swój cennik do systemu B2B w formacie Excel lub EDI. Cennik ten trafi z B2B do Navireo i pracownik Progress pozna aktualne ceny dostawców. Automatyzacja polega na tym, że nie trzeba wpisywać cenników dostawców do systemu ERP ręcznie. Automatyzacja rozrachunków. Jeśli pracownik odpowiedzialny za rozliczenia finansowe między Progress a kontrahentami rozliczy fakturę w ERP Navireo (bo klient wpłaci pieniądze na konto) to informacja to trafi do B2B. Klient może zawsze sprawdzić na B2B stan rozrachunków nie angażując do tego pracownika Progress. 1

2 Automatyzacja Reklamacji. Reklamacja wpisana do systemu B2B trafi automatycznie do ERP Navireo. W trakcie postępu rozpatrywania reklamacji zmiana statusu zostanie odzwierciedlona na platformie B2B dzięki czemu klient będzie mógł śledzić postęp reklamacji na platformie. Automatyzacja zamówień. Klient po zalogowani do platformy B2B będzie mógł śledzić stan realizacji zamówienia a następnie transport paczki przez kuriera. Będzie to możliwe dzięki automatycznemu przesłaniu danych o stanie zamówienia i numerze listu przewozowego z ERP Navireo do platformy B2B. Podgląd dostępności towarów. Stany magazynowe automatycznie będą aktualizowane w systemie B2B. Dzięki temu klienci składający zamówienia będą wiedzieć czy towar jest w magazynie lub jeśli nie kiedy będzie dostępny. Przesyłanie faktur w formie elektronicznej od dostawców do Navireo. Dostawca będzie mógł wystawić fakturę w swoim systemie handlowym, wyeksportować ją do odpowiedniego formatu, wrzucić do platformy B2B a ta trafi do Navireo. Dzięki temu nie trzeba wpisywać takiej faktury ręcznie do Navireo. Zapytanie ofertowe dotyczy zakupu usług: 1. Usługa doradcza w zakresie opracowania specyfikacji technicznej projektu 2. Stworzenie modułu- Oferta handlowa 3. Stworzenie modułu Zamówienia 4. Stworzenie modułu Zakupy i płatności 5. Stworzenie modułu Zapytania ofertowe i oferty 6. Stworzenie modułu Reklamacje 7. Stworzenie modułu Komunikacja 8. Stworzenie modułu Administracja 9. Stworzenie modułu Program mobilny dla klientów 10. Stworzenie modułu Mój profil 11. Stworzenie modułu Program lojalnościowy 12. Stworzenie modułu Archiwizacja i bezpieczeństwo danych 13. modułu Oferta handlowa 14. modułu Zamówienia 15. modułu Zakupy i płatności 16. modułu Zapytania ofertowe i oferty 17. modułu Reklamacje 18. modułu Komunikacja 19. modułu Administracja 20. modułu Program mobilny dla klientów 21. modułu Mój profil 22. modułu Program lojalnościowy 23. modułu Archiwizacja i bezpieczeństwo danych 24. Konfiguracja całego systemu 25. Testy wydajnościowe i obciążeniowe całego systemu 2

3 Szczegółowy opis zapytania: AD. 1. Usługa doradcza w zakresie opracowania specyfikacji technicznej projektu. Podstawowe etapy doradztwa: - analiza obecnych i wymaganych zasobów technicznych - określenie ryzyk i sposób zarządzania ryzykiem (karta ryzyk) - określenie sposobów weryfikacji i ewaluacji wykonanych zadań / dostarczonych usług - analiza, rekomendacja i wybór platformy sprzętowej do obsługi systemu (parametry procesora, zasobów pamięci, zasobów przestrzeni dyskowej, karty sieciowej) - analiza, rekomendacja i wybór łącza internetowego (parametry up-link i down-link, potencjalni dostawcy usług, niezawodność i ciągłość dostawy usług tzw. Service Level Agreement SLA) - analiza i zdefiniowanej wymaganej struktury bazy danych (struktura tabel, struktura rekordów, struktura powiązań i relacji) - analiza bezpieczeństwa aplikacji i danych (ograniczenia dostępu do danych, zdefiniowanie poziomów uprawnień dla użytkowników, polityka zmiany haseł dostępu dla użytkowników) - raportowanie błędów systemowych (sposoby kategoryzowania i logowania ewentualnych błędów, tryb zgłoszenia błędu i usunięcia ewentualnych usterek) - analiza i zdefiniowanie interfejsów użytkowników (zagadnienia użyteczności, struktura nawigacji) - zdefiniowanie i planowanie działań, grupowanie działań w etapach, określenie kolejności wykonywania działań, określenie działań których wykonanie możliwe jest w trybie równoległym celem skrócenia czasu dostawy - określenie sposobu testowania systemu (scenariusze testowe Test Cases, schematy możliwych interakcji użytkownika z systemem i pożądanych zachowań systemu) - Żądana dokładność systemu, - Szybkość i niezawodność działania, - Ograniczenia dotyczące stosowanego sprzętu i oprogramowania, - Szacowane harmonogramu prac informatycznych, - Spodziewane efekty wdrożenia. Dokument końcowy: Specyfikacja wymagań systemu. AD. 2. Stworzenie modułu- Oferta handlowa. Moduł ma mieć wygląd zbliżony do standardowego sklepu internetowego. Ma zawierać elementy: - drzewo kategorii towarów, - informacje o towarach (nazwa, opis (krótki i pełny), cena, zdjęcie, dostępność), - promocje, wyprzedaże, oferty specjalne, - opcje szukania, filtrowania i sortowania. Oferta i ceny towarów oraz oferty specjalne mają być zależne od zalogowanego użytkownika lub grupy do której należy. 3

4 Jeśli zalogowany będzie odbiorca firmy Progress ma on widzieć ofertę firmy Progress przeznaczoną dla niego. Jeśli zalogowany będzie pracownik firmy Progress ma on widzieć dodatkowo ofertę dostawców firmy Progress. Ten moduł ma posiadać interfejs www przystosowany także dla urządzeń mobilnych. AD. 3. Stworzenie modułu Zamówienia Moduł, ma bazować na module oferty handlowej gdzie użytkownik będzie mógł dodawać towary do koszyka aby na końcu złożyć zamówienie. Możliwe będzie również wyświetlenie historii zamówień. Moduł ma uwzględniać punkty programu lojalnościowego oraz wyświetlać numer listu przewozowego w przypadku wysyłki za pośrednictwem firm kurierskich. Dodatkowo dla pracowników firmy Progress oraz dla jej dostawców moduł ma umożliwiać wyświetlenie zamówień których zalogowany użytkownik jest adresatem. Ten moduł ma posiadać interfejs www przystosowany także dla urządzeń mobilnych. AD. 4. Stworzenie modułu Zakupy i płatności Moduł ma umożliwiać przegląd dokumentów zakupów patrząc od strony zalogowanego użytkownika czyli faktur sprzedaży wystawionych dla tego użytkownika. Jeśli zalogowanym będzie klient firmy Progress, będą to faktury wystawione przez firmę Progress. Jeśli zalogowany będzie pracownik firmy Progress, będą to faktury wystawione przez dostawców dla firmy Progress. Jeśli zalogowany będzie tylko dostawca firmy Progress nie zobaczy żadnych faktur ponieważ firma Progress nie wystawia dla niego faktur sprzedaży. Przy każdej fakturze będzie widniała kwota zapłacona i do zapłaty. W podsumowaniu ma być widoczne saldo. Ten moduł ma posiadać interfejs www przystosowany także dla urządzeń mobilnych. AD. 5. Stworzenie modułu Zapytania ofertowe i oferty. Moduł ma być podobny w pod pewnym względem do modułu zamówień ma umożliwiał dodawanie towarów do koszyka ofertowego. Zawartość takiego koszyka zostanie przesłane jako zapytanie ofertowe i w zależności od sytuacji będzie kierowane: od odbiorcy firmy Progress do firmy Progress, od firmy Progress do dostawcy firmy Progress. Adresat zapytania ofertowego ma mieć możliwość odpowiedzieć na takie zapytanie uzupełniając ceny na ofercie na poszczególne towary. Odpowiedź trafi do nadawcy 4

5 zapytania. Gdy zapytanie ofertowe zostanie zaakceptowane przez obie strony stanie się w określonym terminie cennikiem obowiązującym przy składaniu zamówień. AD. 6. Stworzenie modułu Reklamacje Moduł ma umożliwiać złożenie reklamacji na wybrany towar. W zależności od sytuacji reklamacja będzie kierowana: od odbiorcy firmy Progress do firmy Progress, od firmy Progress do dostawcy firmy Progress AD. 7. Stworzenie modułu Komunikacja. Moduł ma umożliwiać wymianę danych między platformą B2B a systemami handlowymi firmy Progress oraz jej partnerami handlowymi dostawcami i odbiorcami. Przez wymianę danych rozumie się wysyłanie do i odbieranie od platformy B2B następujących telegramów: dane towaru (ceny, nazwa, opis, stan na magazynie, zdjęcie), dane kontrahentów, zamówienie, faktura sprzedaży, korekta faktury sprzedaży, wydanie zewnętrzne, reklamacja, zapytanie ofertowe, odpowiedź na zapytanie ofertowe, informacji o wpłacie, inne dane: punkty lojalnościowe kontrahentów. Komunikacja ma się odbywać przez specjalny interfejs WebAPI przy użyciu standardu EDI XML stosowanego w Polsce. Kluczowym elementem modułu Komunikacja jest pełna współpraca z programem ERP Navireo używanym w firmie Progress. Moduł musi importować do bazy Navireo oraz eksportować z bazy Navireo wszystkie wyżej wymienione dokumenty w stopniu obsługiwanym przez program Navireo. Dodatkowo system ma umożliwiać wymianę danych poprzez pliki: w formacie Excell (dane towarów) do i z platformy B2B, w formacie WF-Mag (faktury sprzedaży) do i z platformy B2B, pdf (zamówienia, dane towarów, faktury sprzedaży i korekty, reklamacje) z platformy B2B. Moduł ma być odpowiedzialny za powiadamianie użytkowników mailem o pojawieniu się nowego dokumentu oraz będzie obsługiwał formularz kontaktowy dla klientów z firmą Progress. 5

6 AD. 8. Stworzenie modułu Administracja. Moduł administracyjny umożliwiający zarządzanie platformą B2B ma posiadać następujące funkcje: zarządzanie użytkownikami platformy, przeglądanie logów transmisji dokumentów modułu Komunikacyjnego, ustawienia konfiguracyjne. AD. 9. Stworzenie modułu Program mobilny dla klientów Program ma działać na systemie Android i ma umożliwiać klientom przeglądanie oferty handlowej (opisy, ceny, zdjęcia, stanów magazynowych) oraz ofert promocyjnych, punktów lojalnościowych, informacji o postępie w realizacji zamówienia. Zaletą programu ma być to, że po pobraniu oferty z serwera będzie on działał w trybie offline czyli bez konieczności połączenia z internetem. Towary będzie można dodawać do koszyka a następnie je zamówić. Przesłanie zamówienia będzie wymagać połączenia z internetem. W chwili składania zamówienia program sprawdzi, czy ceny zamawianych produktów są aktualne. AD. 10. Stworzenie modułu Mój profil. Moduł ma umożliwiać zalogowanemu użytkownikowi zarządzanie swoim kontem: zmiana danych i hasła, proste zestawienia, podsumowanie salda, informacje o punktach w programie lojalnościowym. otrzymywanie informacji o promocjach itp. AD. 11. Stworzenie modułu Program lojalnościowy. Moduł ma umożliwiać partnerom uczestniczenie w programie lojalnościowym. Za poszczególne transakcje system ma naliczać punkty na indywidualnych kontach klientów, 6

7 które będą w przyszłości mogły być zamienione np. na rabaty przy następnych zakupach, gratisy itp. Punkty muszą być naliczane przy sprzedaży dowolnym kanałem handlowym czyli przez sklepy www, program mobilny i sprzedaż w programie handlowym Navireo. AD. 12. Stworzenie modułu Archiwizacja i bezpieczeństwo danych. Moduł ma umożliwiać zapisywanie i archiwizację wszelkich czynności dokonywanych za pośrednictwem systemu. Archiwizacji będą podlegać wszelkie dokumenty takie jak: zamówienia, oferty, zapytania, faktury itp. Dodatkowo moduł ma posiadać zabezpieczania chroniące bazę danych przed możliwością dostępu do informacji dla osób niepożądanych. AD. 13. modułu Oferta handlowa. W skład usługi wejdą następujące czynności dotyczące adaptacji modułu Oferta handlowa": AD. 14. modułu Zamówienia. W skład usługi wejdą następujące czynności dotyczące adaptacji modułu Zamówienia ": AD. 15. modułu Zakupy i płatności. W skład usługi wejdą następujące czynności dotyczące adaptacji modułu Zakupy i płatności ": AD. 16. modułu Zapytania ofertowe i oferty. W skład usługi wejdą następujące czynności dotyczące adaptacji modułu Zapytania ofertowe i oferty ": 7

8 AD. 17. modułu Reklamacje. W skład usługi wejdą następujące czynności dotyczące adaptacji modułu Reklamacje ": AD. 18. modułu Komunikacja. W skład usługi wejdą następujące czynności dotyczące adaptacji modułu Komunikacja ": AD. 19. modułu Administracja. W skład usługi wejdą następujące czynności dotyczące adaptacji modułu Administracja": AD. 20. modułu Program mobilny dla klientów. W skład usługi wejdą następujące czynności dotyczące adaptacji modułu Program mobilny dla klientów ": AD. 21. modułu Mój profil. W skład usługi wejdą następujące czynności dotyczące adaptacji modułu Mój profil ": AD. 22. modułu Program lojalnościowy. W skład usługi wejdą następujące czynności dotyczące adaptacji modułu Program lojalnościowy ": 8

9 AD. 23. modułu Archiwizacja i bezpieczeństwo danych. W skład usługi wejdą następujące czynności dotyczące adaptacji modułu Archiwizacja i bezpieczeństwo danych": AD. 24. Konfiguracja całego systemu. Usługa ma mieć na celu konfigurację wszystkich modułów informatycznych oraz sprzętu w celu utworzenia zintegrowanego systemu B2B. Efektem tych działa będzie automatyzacja wspólnych procesów biznesowych. AD. 25. Testy wydajnościowe i obciążeniowe całego systemu. W ramach kosztów przewidziane jest wykonanie przez firmę wdrożeniową: - testów wydajnościowych i obciążeniowych całego systemu, - testów użyteczności całego systemu, - przeprowadzenie całościowych testów współfunkcjonowania wszystkich modułów, symulacje działania wszystkich funkcjonalności z wszystkimi partnerami w jednej chwili, W skład usługi wejdą następujące czynności - przygotowanie środowiska testowego i listy procedur testowych, - wykonanie procedur testowych. Wszelkich dodatkowych i szczegółowych informacji udziela: Pani Justyna Więcek telefon: adres mailowy: justyna@pogress.wrzesnia.pl Uwagi: Nie dopuszcza się ofert częściowych. Oferty muszą obejmować realizację całości projektu. Termin składania ofert upływa w dniu: 14 stycznia 2014 r. o godzinie Kryteria wyboru najkorzystniejszej oferty: 1. Obligatoryjne: 9

10 - wykonanie co najmniej jednego systemu B2B na kwotę co najmniej 800 tys. zł netto (weryfikacja na podstawie referencji), - posiadanie wiedzy pozwalającej na wykonywanie integracji i rozbudowy programu ERP Navireo potwierdzonej umową partnerską z producentem lub pisemnym oświadczeniem producenta programu o przebytym szkoleniu z zakresu wdrażania i rozbudowy programu Navireo. 2. Fakultatywne: - cena 100% Złożona oferta powinna zawierać: nazwę i adres oferenta datę sporządzenia termin ważności oferty podpis oferenta wraz z pieczątką firmową ceny netto i brutto dla poszczególnych podpunktów każdego etapu oraz całkowitą cenę netto i brutto zgodnie z załącznikiem nr 1: Harmonogram prac załączony do Zapytania ofertowego. kopia umowy partnerskiej z producentem w zakresie wdrażania Navireo lub certyfikat ukończonego szkolenia z wdrażania i rozbudowy programu Navireo referencje od co najmniej 1 firmy dla której zostały wykonane wcześniejsze wdrożenia programu B2B na kwotę co najmniej 800 tys. zł netto. 10

11 Załącznik nr 1: Harmonogram prac LP Nazwa Termin realizacji Cena netto (zł) Cena brutto (zł) Etap I: 1 Stworzenie modułu- Oferta handlowa 2 3 modułu - Oferta handlowa Usługa doradcza w zakresie opracowania specyfikacji technicznej projektu Etap II: 1 Stworzenie modułu: Zamówienia 2 Stworzenie modułu: Zakupy i płatności Stworzenie modułu: Zapytania ofertowe i oferty modułu: Zamówienia modułu: Zakupy i płatności modułu: Zapytania ofertowe i oferty Etap III: 1 Stworzenie modułu: Reklamacje 2 Stworzenie modułu: Komunikacja 3 Stworzenie modułu: Administracja Stworzenie modułu: Program mobilny dla klientów modułu: Reklamacje modułu: Komunikacja modułu: Program mobilny dla klientów 11

12 8 modułu: Administracja Etap IV: 1 Stworzenie modułu: Mój profil Stworzenie modułu: Program lojalnościowy Stworzenie modułu: Archiwizacja i bezpieczeństwo danych modułu: Mój profil modułu: Program lojalnościowy modułu: Archiwizacja i bezpieczeństwo danych 7 Konfiguracja całego systemu 8 Testy wydajnościowe i obciążeniowe całego systemu Cena całkowita.. podpis 12