PROCEDURA. Działania korygujące i zapobiegawcze DZIAŁANIA KORYGUJĄCE I ZAPOBIEGAWCZE. Imię i Nazwisko Małgorzata Reszka Paweł Machnicki Marcin Pawlak

Transkrypt

1 Strona 1 Stron 8 DZIAŁANIA KORYGUJĄCE I ZAPOBIEGAWCZE Opracowała Zweryfikował Zatwierdził Imię i Nazwisko Małgorzata Reszka Paweł Machnicki Marcin Pawlak Stanowisko Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością Zastępca Burmistrza Burmistrz Data i Podpis

2 Strona 2 Stron 8 KARTA ZMIAN L.p. Wprowadzono Anulowano Data zmiany Zatwierdził ROZDZIELNIK L.p. Otrzymujący procedurę Nr egz Data otrzymania Podpis Niniejszy dokument jest własnością Urzędu Gminy i Miasta. Prawa autorskie zastrzeżone. Zabrania się dokonywania zmian w treści, kopiowania i rozpowszechniania bez zgody Burmistrza Gminy i Miasta.

3 Strona 3 Stron 8 SPIS TREŚCI 1. CEL PROCEDURY DEFINICJE UPRAWNIENIA I ODPOWIEDZIALNOŚĆ SZCZEGÓŁOWE ZASADY POSTĘPOWANIA Postanowienia ogólne Tok postępowania przy wprowadzaniu działań korygujących Dokumentowanie wykonania działań korygujących Tok postępowania przy wprowadzaniu działań zapobiegawczych Dokumentowanie działań zapobiegawczych Analiza wskaźników procesu WYKAZ FORMULARZY WYKAZ DOKUMENTÓW ZWIĄZANYCH...8

4 Strona 4 Stron 8 1. CEL PROCEDURY Procedura obejmuje swoim zakresem postępowanie przy wprowadzaniu działań korygujących i zapobiegawczych, które stanowi integralną część procesu nr 6 Doskonalenie systemu zarządzania jakością. Celem procedury jest ustalenie sposobu postępowania przy podejmowaniu, wykonywaniu i dokumentowaniu działań korygujących i zapobiegawczych w Urzędzie Gminy i Miasta, Zakładzie Obsługi Budżetowej Jednostek Organizacyjnych, Miejsko Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej i Straży Miejskiej. Niniejszą procedurą Burmistrz ustala jednolity tok postępowania w zakresie doskonalenia systemu zarządzania jakością. Celem opisanego w niniejszej procedurze postępowania jest usuwanie stwierdzonych niezgodności, unikanie powtórnego ich występowania, a także zapobieganie i eliminowanie potencjalnych przyczyn mogących powodować w przyszłości występowanie niezgodności. Powyższy cel osiągany jest przez analizowanie przyczyn i źródeł powstawania niezgodności w funkcjonowaniu systemu zarządzania jakością, określanie właściwych działań korygujących i zapobiegawczych oraz terminową i skuteczną ich realizację. Miarą realizacji postępowania opisanego w niniejszej procedurze jest liczba działań korygujących i zapobiegawczych przeprowadzonych zgodnie z zaleceniami. Wskaźnikami służącymi do monitorowania założonego celu są: - liczba zrealizowanych terminowo działań korygujących i zapobiegawczych w stosunku do liczby działań zadeklarowanych, w wyznaczonym okresie czasu, - liczba ponownych wystąpień poszczególnych rodzajów niezgodności po wprowadzeniu dla nich działań korygujących i zapobiegawczych w stosunku do liczby wszystkich zrealizowanych działań korygujących i zapobiegawczych, w wyznaczonym okresie czasu. 2. DEFINICJE - Kierownictwo Burmistrz Gminy i Miasta, Zastępca Burmistrza Gminy i Miasta, Sekretarz Gminy i Miasta, Skarbnik Gminy i Miasta ; - Kierownik Kierownik referatu, osoba kierująca referatem / samodzielną komórką organizacyjną / jednostką organizacyjną, odpowiedzialna za realizację zadań wynikających z regulaminów organizacyjnych, statutów i systemu zarządzania jakością;

5 Strona 5 Stron 8 - Referat/Biuro/Stanowisko wyodrębniona strukturalnie komórka organizacyjna Urzędu Gminy i Miasta ; - Jednostka organizacyjna prawnie wyodrębniona struktura w Gminie, w postaci Zakładu Obsługi Budżetowej Jednostek Organizacyjnych, Miejsko Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej oraz Straży Miejskiej. 3. UPRAWNIENIA I ODPOWIEDZIALNOŚĆ L.p. Osoba Uprawnienia i odpowiedzialność 1. Burmistrz Gminy i Miasta Odpowiada za: ustalenie wskaźników i ich wielkości służących do monitorowania procesu Doskonalenie systemu zarządzania jakością w części dotyczącej działań korygujących i zapobiegawczych, inicjowanie działań zapobiegawczych oraz nadzór nad ich realizacją, zatwierdzanie do wykonania oraz akceptowanie wykonanych działań korygujących i zapobiegawczych, analizę informacji, co do wymaganych działań zapobiegawczych pod kątem przyczyn zagrożeń oraz ustalanie działań zapobiegawczych, powoływanie zespołów problemowych oraz uczestniczenie w ich pracach. 2. Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością Odpowiada za: monitorowanie wielkości przyjętych wskaźników oraz analizę czynników wpływających na ich wartości; przechowywanie dokumentacji dotyczącej ujawnionych niezgodności oraz działań korygujących i zapobiegawczych, ustalanie metod sprawnego usunięcia niezgodności, wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za wprowadzenie działań korygujących oraz termin realizacji tych działań, zatwierdzanie deklarowanych działań korygujących, bieżącą ocenę skuteczności wprowadzonych działań korygujących, analizę informacji, co do wymaganych działań zapobiegawczych pod kątem przyczyn zagrożeń oraz ustalanie działań zapobiegawczych; potwierdzenie raportu o wprowadzonych działaniach korygujących i zapobiegawczych. 3. Kierownicy Odpowiadają za: analizę niezgodności dotyczących danego obszaru pod kątem przyczyn ich wystąpienia.

6 Strona 6 Stron 8 4. SZCZEGÓŁOWE ZASADY POSTĘPOWANIA 4.1. Postanowienia ogólne a) Celem działań korygujących i zapobiegawczych jest znalezienie przyczyn powstawania niezgodności w funkcjonowaniu systemu zarządzania jakością tak, aby uniknąć powtórnego ich wystąpienia, a także zapobieganie i eliminowanie potencjalnych przyczyn mogących powodować w przyszłości występowanie takich niezgodności; b) Wszystkie niezgodności lub zagrożenia ich wystąpienia są analizowane i usuwane zgodnie z ustalonym tokiem postępowania, przyjętym w ramach niniejszej procedury Tok postępowania przy wprowadzaniu działań korygujących a) Podstawę podjęcia działań korygujących stanowią zapisy z auditów, protokoły z przeglądu systemu zarządzania jakością, wyniki kontroli komórek organizacyjnych, reklamacje Klientów, a także wszelkie uwagi oraz zastrzeżenia zgłoszone do działalności Urzędu Gminy i Miasta, Zakładu Obsługi Budżetowej Jednostek Organizacyjnych, Miejsko Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej i Straży Miejskiej, zwane dalej niezgodnościami; b) Wszystkie niezgodności są analizowane pod kątem przyczyn ich wystąpienia przez osoby odpowiedzialne za dany obszar, a także, w uzasadnionych przypadkach, przez Burmistrza lub doraźnie powoływane przez niego zespoły problemowe; c) Auditor wiodący, Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością wraz z odpowiedzialnymi za dany proces / obszar osobami wyznaczają działania korygujące zaistniałe niezgodności. Deklarację działań korygujących odnotowuje się w Karcie niezgodności i działań korygujących formularz F/03 do procedury P/06/02 Audity wewnętrzne, określając terminy usunięcia niezgodności i podając osoby odpowiedzialne za realizację działań korygujących. Termin wprowadzenia działań korygujących po wewnętrznym audicie jakości ustala się w zależności od charakteru występującej niezgodności; d) Działania zadeklarowane w Karcie niezgodności i działań korygujących formularz F/03 do procedury P/06/02 Audity wewnętrzne, opiniuje Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością i zatwierdza Burmistrz Gminy i Miasta ; e) Skuteczność wprowadzonych działań korygujących oceniana jest na bieżąco przez Pełnomocnika ds. Systemu Zarządzania Jakością oraz w trakcie kolejnych auditów planowych lub pozaplanowych; f) Wszelką dokumentację związaną z zaistnieniem oraz korygowaniem niezgodności przechowuje Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością przez okres 10 lat.

7 Strona 7 Stron Dokumentowanie wykonania działań korygujących a) Dokumentacja działań korygujących obejmuje: - Kartę niezgodności i działań korygujących opracowywaną zgodnie z formularzem F/03 do P/06/02 Audity wewnętrzne, b) Za przechowywanie dokumentacji z działań korygujących odpowiedzialny jest Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością Tok postępowania przy wprowadzaniu działań zapobiegawczych a) Działania zapobiegawcze podejmowane są w celu wykrywania, analizowania i eliminowania potencjalnych zagrożeń wystąpienia niezgodności; b) Podstawę podjęcia działań zapobiegawczych stanowią wszelkie informacje uzyskiwane z zapisów jakości dokonywanych w trakcie przebiegu procesów i prowadzonych kontroli, zapisów wykonywanych auditów, analizy reklamacji Klientów, a także wszelkie inne informacje i uwagi oraz zastrzeżenia zgłaszane do działalności Urzędu Gminy i Miasta, Zakładu Obsługi Budżetowej Jednostek Organizacyjnych, Miejsko Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej i Straży Miejskiej; c) Za inicjowanie działań zapobiegawczych oraz nadzór nad ich realizacją odpowiedzialny jest Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością; d) Wszystkie informacje wymagające działań zapobiegawczych są analizowane pod kątem przyczyn przewidywanego wystąpienia zagrożeń. Analizy dokonują Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością, Burmistrza Gminy i Miasta oraz ewentualnie doraźnie powoływane przez Burmistrza zespoły problemowe; e) Wyżej wymienieni ustalają sposób rozwiązania problemu i określają działania niezbędne dla usunięcia ustalonych zagrożeń Dokumentowanie działań zapobiegawczych a) Zapisy odnośnie działań zapobiegawczych sporządza się w formie protokołów. W protokołach tych deklaruje się między innymi termin oraz osobę odpowiedzialną za wprowadzenie działań zapobiegawczych. Termin wprowadzenia działań zapobiegawczych ustala się w zależności od charakteru występującego zagrożenia. Protokół sporządza Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością a proponowane działania zapobiegawcze zatwierdza do wykonania Burmistrz Gminy i Miasta ; b) Wszelkie informacje dotyczące działań zapobiegawczych poddawane są przeglądowi dokonywanemu przez kierownictwo zgodnie z procedurą P/06/01 "Przegląd systemu zarządzania jakością ; c) Skuteczność wprowadzonych działań zapobiegawczych oceniana jest w trakcie kolejnych auditów planowych lub auditów pozaplanowych;

8 Strona 8 Stron 8 d) Wszelką dokumentację dotyczącą prowadzonych działań zapobiegawczych przechowuje Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością przez okres 10 lat Analiza wskaźników procesu a) Wielkości wskaźników dotyczących monitorowania działań korygujących i zapobiegawczych ustalane są na każdy rok kalendarzowy przez Burmistrza; b) Ustalenia dotyczące wielkości wskaźników zawarte są w Protokole z przeglądu systemu zarządzania jakością" dokonywanego przez Kierownictwo formularz F/02 do P/06/01 Przegląd systemu zarządzania jakością ; c) Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością monitoruje wielkości przyjętych wskaźników i dokonuje analizy czynników wpływających na ich wartość. Wyniki analizy przedstawiane są na przeglądzie sytemu zarządzania jakością. 5. WYKAZ DOKUMENTÓW ZWIĄZANYCH - Procedura P/06/01 Przegląd systemu zarządzania jakością - Procedura P/06/02 Audity wewnętrzne KONIEC

9 Formularz F/01 do P/06/03 Strona 1 z 1 RAPORT NR z działań korygujących i zapobiegawczych Niezgodność (nr dokumentu) Określenie działania korygującego (K) / zapobiegawczego (Z) Osoba odpowiedzialna za realizację Termin Uwagi dot. realizacji działań korygujących Załączniki: Wprowadzający działania Potwierdził: Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością... (data i podpis) Akceptuje: Burmistrz (data i podpis) (data i podpis) Rozdzielnik: (do wiadomości)