PS.1.EG /2/2010 Egzemplarz nr 2 Protokół kontroli problemowej przeprowadzonej w Polskim Komitecie Pomocy Społecznej Zarząd Okręgowy w Szczecinie

Transkrypt

1 PS.1.EG /2/2010 Egzemplarz nr 2 Protokół kontroli problemowej przeprowadzonej w Polskim Komitecie Pomocy Społecznej Zarząd Okręgowy w Szczecinie Podmiot kontrolowany: Polski Komitet Pomocy Społecznej Zarząd Okręgowy w Szczecinie ul. Jagiellońska 18/ Szczecin NIP REGON Kierownik jednostki: Zofia Makaruk sekretarz Zarządu Okręgowego PKPS Kontrolujący: Ewa Golińczak starszy inspektor wojewódzki w Wydziale Polityki Społecznej ZUW Dobrosława Woś inspektor wojewódzki w Wydziale Polityki Społecznej ZUW na podstawie upowaŝnienia Nr 123/2010 z dnia 22 listopada 2010 r. Grzegorz Niemczyk starszy inspektor w Wydziale Finansów i BudŜetu ZUW na podstawie upowaŝnienia Nr 60/2010 z dnia 24 listopada 2010 r. Kontrolę przeprowadzono w dniu 26 listopada 2010 r. w siedzibie Zarządu Okręgowego przy ul. Jagiellońskiej oraz Schronisku dla Bezdomnych MęŜczyzn Wilga w Szczecinie-Wielgowie. Przedmiotem kontroli było zbadanie sposobu realizacji zadań z zakresu pomocy społecznej polegających na świadczeniu pomocy osobom bezdomnym oraz najuboŝszym rodzinom wielodzietnym, zleconych w latach Kontrolą objęto okres od 1 lipca 2009 do 25 listopada 2010 r. Protokół zawiera dane ustalone na podstawie wizji lokalnej, analizy przedstawionej dokumentacji oraz wyjaśnień i informacji uzyskanych od Zofii Makaruk, Zuzanny Chocieszyńskiej Matusewicz oraz Roberta Pawłowskiego kierownika Schroniska dla Osób Bezdomnych MęŜczyzn Wilga w Szczecinie- Wielgowie. Ustalenia ogólne: Polski Komitet Pomocy Społecznej jest stowarzyszeniem charytatywnym, którego celem jest dobrowolne i bezinteresowne niesienie róŝnorodnych form pomocy osobom i rodzinom, które z róŝnych przyczyn niezdolne są do rozwiązywania swych Ŝyciowych problemów, w szczególności ludziom starszym, niepełnosprawnym, chorym, samotnym, zagroŝonym demoralizacją, rodzinom pozbawionym środków do Ŝycia ubogim i bezradnym ( 8 Statutu). Strukturę organizacyjną PKPS tworzą zarządy gminne, miejskie, miejskogminne (jednostki podstawowe) oraz zarządy wojewódzkie lub okręgowe.

2 Zarząd Okręgowy w Szczecinie funkcjonuje od momentu powstania tej organizacji czyli od 1958 r. Zarząd Okręgowy nie posiada odrębnej osobowości prawnej. W oparciu o pełnomocnictwo udzielone przez Prezydium Rady Naczelnej PKPS do reprezentowania organizacji oraz czynności organizacyjno-prawnych (podpisywania umów i zaciągania zobowiązań finansowych w ramach ubiegania się o dotacje celowe na realizację zadań statutowych na obszarze działania Zarządu Okręgowego) upowaŝnione są: Pani Zofia Makaruk Sekretarz Zarządu Okręgowego PKPS w Szczecinie, Pani Zuzanna Chocieszyńska Matusewicz Główny Księgowy Zarządu Okręgowego. W okresie objętym kontrolą ww. osoby były uprawnione do reprezentowania Zarządu Okręgowego w Szczecinie PKPS na podstawie następujących pełnomocnictw: Or-151/4030/07 z r. Or-151/1948/10 z r. Siedziba Zarządu Okręgowego mieści się w Szczecinie, przy ul. Jagiellońskiej 18/2, a w jego ramach funkcjonuje 10 punktów terenowych: w Gryfinie, Goleniowie, Myśliborzu, Dolicach, Nowogardzie, Pyrzycach, Szczecinie (dwa punkty) Stargardzie Szczecińskim, Dziwnowie. Od 2000 roku Zarząd w Szczecinie prowadzi schronisko dla Bezdomnych Wilga w Szczecinie-Wielgowie dla 55 osób. Zarząd Okręgowy PKPS w Szczecinie jest organizatorem wielu akcji charytatywnych i zbiórek Ŝywności na rzecz najuboŝszych mieszkańców Szczecina. KaŜdego roku organizuje takŝe spotkanie wigilijne oraz wielkanocne dla potrzebujących oraz samotnych. Ponadto, PKPS jest jednym z realizatorów Programu Dostarczanie śywności dla NajuboŜszej Ludności Unii Europejskiej PAED. Zagadnienia objęte kontrolą stan realizacji zleconych zadań, efektywność, rzetelność i jakość wykonania zadania, prawidłowość wykorzystania środków publicznych otrzymanych na realizację zadania, prowadzenie dokumentacji określonej w przepisach prawa i w postanowieniach ww. umów, w tym w szczególności prowadzenie wyodrębnionej ewidencji księgowej środków finansowych otrzymanych na realizację zadania. Szczegółowo poddano kontroli sposób realizacji zadania na bazie Schroniska dla Bezdomnych MęŜczyzn Wilga w Szczecinie-Wielgowie, ul. Tczewska 32.

3 1. Stan realizacji zleconych zadań: Wojewoda Zachodniopomorski zlecił Zarządowi Okręgowemu w Szczecinie PKPS w latach r. realizację następujących zadań z zakresu pomocy społecznej na podstawie umowy Nr 24/2009 z dnia 1 lipca 2009 r. zadanie polegające na świadczeniu pomocy socjalno-bytowej osobom bezdomnym oraz najuboŝszym rodzinom wielodzietnym, na podstawie umowy Nr 4/B/2009 z dnia 8 października 2009 r. zadanie polegające na udzielaniu pomocy socjalno-bytowej osobom bezdomnym w ramach programu osłonowego Ministra Pracy i Polityki Społecznej powrót osób bezdomnych do społeczności, na podstawie umowy Nr 4/2010 z dnia 12 sierpnia 2010 r. zadanie polegające na udzielaniu pomocy osobom bezdomnym poprzez organizowanie działalności schroniska, jadłodajni, punktów pomocy rzeczowej oraz udzielanie pomocy prawnej, terapeutycznej, psychologicznej i organizacyjnej mającej na celu usamodzielnienie się osób bezdomnych objętych pomocą. Termin realizacji ww. zadań ustalono na okres trwania umów, od dnia ich zawarcia do końca właściwego roku kalendarzowego. Pomoc osobom bezdomnym oraz najuboŝszym świadczona jest przez PKPS w sposób ciągły w ramach realizowanego zadania statutowego. W ramach zadań zleconych w 2009 r.: - pokryto częściowo koszty działalności bieŝącej Schroniska dla Bezdomnych MęŜczyzn Wilga w Szczecinie-Wielgowie oraz punktów pomocy doraźnej, - zakupiono i przekazano osobom zamieszkującym ogródki działkowe pomoc rzeczową w formie środków czystości i higieny osobistej oraz pościeli i kołder. W badanym okresie pomocą objęto 250 osób. Zadania zakończono i zrealizowano. W ramach zadania zleconego w 2010 r. (na dzień przeprowadzenia kontroli): - zapewniono bieŝącą działalność placówek wsparcia dla osób bezdomnych poprzez dofinansowanie kosztów działalności, - aktualnie zapewnia się 34 osobom bezdomnym (na dzień kontrolo) wsparcie w postaci pobytu w schronisku, - realizowany jest program terapeutyczny kierowany do osób bezdomnych, - zapewniono osobom bezdomnym opiekę pielęgniarki, - przeprowadzany jest remont bieŝący Schroniska, w celu przygotowania placówki do sezonu zimowego (zakupiono okna), - zakupiono obuwie i środki czystości. Zadanie jest w trakcie realizacji.

4 Na podstawie miesięcznego zestawienia liczby osób przebywających w Schronisku dla Bezdomnych MęŜczyzn Wilga w Szczecinie-Wielgowie stwierdzono, Ŝe wsparciem w postaci schronienia objęto: - w lipcu 2010 r. 37 osób, - w sierpniu 2010 r. 36 osób, - we wrześniu r r. 40 osób, - w październiku 2010 r. 44 osoby. Efektywność, rzetelność i jakość wykonania zadania Schronisko Wilga prowadzone przez Zarząd Okręgowy w Szczecinie PKPS mieści się w 2- piętrowym budynku, będącym własnością Miasta Szczecina i przekazanym w formie uŝyczenia, na mocy umowy T-3/D/U/2010 z dnia 1 lipca 2009 r., zawartej na czas oznaczony do r. (akta kontroli str11-14.) Dla prowadzenia działalności statutowej przekazano nieruchomość o powierzchni ogółem m 2, w tym budynek o powierzchni 377,10 m 2. W schronisku znajduje się 8 sal mieszkalnych (jedna 16-osobowa, dwie 10- osobowe oraz pięć sal mogących pomieścić do 4 osób). Ogółem Schronisko zapewnia 55 miejsc dla osób bezdomnych. W placówce znajdują się ponadto: gabinet pielęgniarki, pokój kierownika, magazyn odzieŝy, magazyn Ŝywności, 1 łazienka i 1 sanitariat. Budynek posiada ogrzewanie elektryczne. Na potrzeby schroniska Zarząd Okręgowy PKPS przekazał samochód marki Mercedes Vito. Na umowę zlecenie zatrudniono kierownika schroniska. Stowarzyszenie przyjmuje do schroniska na pobyt stacjonarny, całodobowy osoby bezdomne ze skierowaniem Miejskiego Ośrodka Pomocy Rodzinie w Szczecinie lub ze skierowaniem wydanym przez Zarząd Okręgowy PKPS. W schronisku nie funkcjonuje kuchnia. Posiłki (śniadania i kolacje) przygotowują mieszkańcy samodzielnie z wydawanych produktów Ŝywnościowych, natomiast obiady otrzymują w barze Kogel-Mogel w Szczecinie, prowadzonym przez Zarząd Okręgowy PKPS. Mieszkańcom schroniska udostępniono lodówki i kuchenki mikrofalowe. W schronisku prowadzone są działania zmierzające do usamodzielnienia takie jak umoŝliwienie walki z nałogiem, wyrobienie dokumentów, moŝliwość skorzystania z pomocy terapeuty, rejestracja w urzędzie pracy, udzielanie pomocy w uzyskaniu zatrudnienia, prowadzenie poradnictwa zawodowego z zakresu reorientacji zawodowej prowadzenie poradnictwa psychologicznego,pomoc w uzyskaniu świadczenia z pomocy społecznej.

5 Indywidualna dokumentacja mieszkańców ośrodka zawiera: skierowanie oraz kartę mieszkańca z podstawowymi informacjami. Akta Mieszkańców Schroniska obowiązuje przestrzeganie regulaminu placówki. (akta kontroli str.15-16) Pobyt w placówce jest czasowy do 18 miesięcy. Istnieje moŝliwość przedłuŝenia pobytu w przypadku trudnej sytuacji osobistej lub zdrowotnej mieszkańca, która nie rokuje usamodzielnienia. Schronisko nie zapewnia przechowywania depozytów pienięŝnych osobom posiadającym własne dochody. Stwierdzono, Ŝe zlecone zadania zostało zrealizowane zgodnie z zakresem merytorycznym przedstawionym w ofercie. Prawidłowość wykorzystania środków publicznych otrzymanych na realizację zadania Na podstawie umowy Nr 24/2009 z dnia 1 lipca 2009 r. Zarząd Okręgowy otrzymał środki finansowe w wysokości ,-zł. Wydatkowano 100% środków w tym: 5.449,18 zł na zakup środków czystości i higieny osobistej, 3.080,30 zł na pokrycie kosztów transportu, 4.010,07 zł na zakup pościeli, 7.460,45 zł na opłaty stałe związane z bieŝącym funkcjonowaniem placówek pomocy doraźnej PKPS oraz schroniska Wilga. Zakres wydatkowanych środków finansowych był zgodny z 1 ust. 2 powyŝszej umowy oraz z przedstawionym w dniu 7 stycznia 2010 r. rozliczeniem dotacji. Na podstawie umowy Nr 4/B/2009 z dnia 8 października 2009 r. Zarząd Okręgowy otrzymał środki finansowe w wysokości ,-zł, w ramach realizacji programu osłonowego Ministra Pracy i Polityki Społecznej Powrót osób bezdomnych do społeczności. Wydatkowano 100% środków finansowych w tym: 3.023,81 zł na pokrycie kosztów transportu, ,19 zł na opłaty stałe związane z bieŝącym funkcjonowaniem placówek pomocy doraźnej PKPS oraz schroniska Wilga ,-zł na wynagrodzenia z tytułu umów zlecenia oraz umów o dzieło dla osób realizujących program aktywizacji osób bezdomnych. Zakres wydatkowanych środków finansowych był zgodny z 1 ust. 2 powyŝszej umowy oraz z przedstawionym w dniu 7 stycznia 2010 r. rozliczeniem dotacji.

6 Na podstawie umowy Nr 4/2010 z dnia 12 sierpnia 2010 r. Zarząd Okręgowy w Szczecinie PKPS otrzymał środki finansowe w wysokości ,- zł. Termin wykorzystania ww. środków finansowych ustalono na 31 grudnia 2010 r. Sprawozdanie końcowe z realizacji zadania, w tym ze sposobu wydatkowania środków finansowych zostanie sporządzone przez Stowarzyszenie i przekazane Wojewodzie Zachodniopomorskiemu do 14 stycznia 2011 r. Prowadzenie dokumentacji określonej w przepisach prawa i w postanowieniach ww. umów, w tym w szczególności prowadzenie wyodrębnionej ewidencji księgowej środków finansowych otrzymanych na realizację zadania. Zgodnie z 1 ust. 4 umowy nr 24/2009 z 1 lipca 2009 r. oraz 1 ust. 4 umowy 4/B/2009 z 8 października 2010 r. podmiot realizujący zadania zobowiązany został do prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej środków finansowych przekazanych na realizację zadania. W toku kontroli stwierdzono, Ŝe Zarząd Okręgowy w Szczecinie PKPS nie prowadził wyodrębnionej ewidencji księgowej środków finansowych przekazanych na realizację zadań zleconych w 2009 r. Stwierdzono, Ŝe ewidencja księgowa ww. środków finansowych odbywała się na kontach: 201 rozrachunki z dostawcami, 230 rozrachunki z tytułu wynagrodzeń, 310 materiały w magazynie, 400 zuŝycie materiałów, 401 zuŝycie energii usługi obce, 406 bezosobowy fundusz płac, 490 rozliczenie kosztów, 501 statut nieodpłatna działalność, 503 schronisko, 505 koszty administracyjne, 511 pomoc starszym, niepełnosprawnym, ubogim, 512 pomoc bezdomnym, bezrobotnym, 513 pomoc dzieciom, rodzinom wielodzietnym Dla zadania zleconego w 2010 r. na podstawie umowy 4/2010 z 12 sierpnia 2010 r. prowadzona jest wyodrębniona dokumentacja finansowoksięgowa na koncie 507 Wojewoda Zachodniopomorski umowa 4/2010 Działania na rzecz osób bezdomnych. (akta kontroli str )

7 Rachunki zostały opisane w sposób prawidłowy. Stwierdzono brak na części rachunków adnotacji o miejscu powstania wydatku, które zostały uzupełnione przez Głównego Księgowego podczas kontroli. Na tym kontrolę zakończono. Przeprowadzenie kontroli zostało odnotowane w księdze ewidencji kontroli Zarządu Okręgowego w Szczecinie PKPS pod numerem 74. Kierownikowi podmiotu kontrolowanego przysługuje prawo zgłoszenia, przed podpisaniem protokołu kontroli, umotywowanych zastrzeŝeń dotyczących ustaleń zawartych w protokole. ZastrzeŜenia zgłasza się na piśmie w terminie 7 dni od dnia otrzymania protokołu do podpisu. Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których egzemplarz oznaczony nr 1 pozostaje w jednostce kontrolowanej. Szczecin, dnia Kierownik jednostki kontrolowanej: Kontrolujący: Protokół otrzymano dnia. Sporządzono 2 grudnia 2010 r.