Egzemplarz nr2. Jednostka kontrolowana: Stowarzyszeniu Ludzi Bezdomnych i Samotnych Matek z Dziećmi ul. Gen. Okulickiego Stargard Szczeciński

Transkrypt

1 P R O T O K Ó Ł kontroli problemowej przeprowadzonej w Stowarzyszeniu Ludzi Bezdomnych i Samotnych Matek z Dziećmi im. dr Tomasza Judyma i w Stargardzie Szczecińskim Jednostka kontrolowana: Stowarzyszeniu Ludzi Bezdomnych i Samotnych Matek z Dziećmi ul. Gen. Okulickiego Stargard Szczeciński Kierownik jednostki: Janusz Tartanus prezes Stowarzyszenia Kontrolujący: Jarosław Czajka starszy inspektor w Wydziale Spraw Społecznych, Katarzyna Rzymyszkiewicz inspektor wojewódzki w Wydziale Spraw Społecznych, Luiza Chylińska starszy inspektor wojewódzki w Wydziale Finansów i Budżetu, na podstawie upoważnienia Wojewody Zachodniopomorskiego Nr 38/2013 z dnia 28 października 2013 r. (akta kontroli str. 1) Data rozpoczęcia i zakończenia kontroli: Kontrolę przeprowadzono w dniach listopada 2013 r. Przedmiot i okres kontroli: Sposób realizacji zadań z zakresu pomocy społecznej zleconych w latach Stowarzyszeniu Ludzi Bezdomnych i Samotnych Matek z Dziećmi im. dr Judyma w Stargardzie Szczecińskim określonych w 1 umów z dnia 13 czerwca 2012 r. nr 6/2012 i z dnia 11 czerwca 2013 r. nr 165/S1/2013 oraz realizacja zaleceń pokontrolnych z dnia 09 stycznia 2013 r. Realizacja zadań polegała na zabezpieczeniu żywności i środków higieny osobistej osobom bezdomnym przebywającym w schronisku prowadzonym przez Stowarzyszenie oraz doposażeniu pomieszczeń mieszkalnych placówki i pokryciu opłat stałych związanych z bieżącym funkcjonowaniem placówki. Kontrolą objęto okres od 13 czerwca 2012 r. do dnia kontroli. Ustalenia zawarte w protokole oparto o informacje udzielone przez prezesa i skarbnika Stowarzyszenia, skontrolowaną dokumentację oraz oględziny obiektu - miejsca realizacji zleconych zadań. Zasady współpracy administracji publicznej z organizacjami pozarządowymi reguluje ustawa z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2010 r. Nr 234, poz.1536 z późn. zm.). Kontrolę przeprowadzono w obecności prezesa Stowarzyszenia. Ustalenia ogólne Stowarzyszenie Ludzi Bezdomnych i Samotnych Matek z Dziećmi im. dr Judyma jest organizacją pozarządową, której statutowym celem jest inicjowanie i propagowanie szeroko pojętej pomocy ludziom bezdomnym, samotnym matkom z dziećmi, ofiarom przemocy w rodzinie oraz ofiarom klęsk żywiołowych, ludziom starszym do 65 roku życia nie wymagającymi stałej opieki medycznej, organizacja i prowadzenie całodobowych ośrodków ze stołówkami i miejscami noclegowymi, organizacja i prowadzenie warsztatów pracy 1

2 i warsztatów terapii zajęciowej, organizacja i prowadzenie świetlic dla dzieci i rodzin patologicznych, inicjowanie programów bezpłatnego dożywiania tych dzieci i rodzin, pomoc podopiecznym w dostępie do specjalistycznego doradztwa w zakresie opieki prawnej, psychologicznej i socjalnej, organizacja zajęć terapeutycznych i spotkań informacyjnych (akta kontroli str. 2-12). Stowarzyszenie zostało zarejestrowane 08 stycznia 2003 r., świadczy usługi na rzecz osób bezdomnych z terenu województwa zachodniopomorskiego. Siedziba Stowarzyszenia mieści się w Stargardzie Szczecińskim, przy ul. Gen. L. Okulickiego 3, gdzie funkcjonuje Schronisko dla osób bezdomnych. (akta kontroli str ) Zagadnienia objęte kontrolą stan realizacji zadania zleconego, efektywność, rzetelność i jakość wykonania zadania, prawidłowość wykorzystania środków publicznych otrzymanych na realizację zadania, prowadzenie dokumentacji określonej w przepisach prawa i postanowieniach zawartych umów, w tym w szczególności prowadzenie wyodrębnionej ewidencji księgowej środków finansowych otrzymanych na realizację zadania. 1. Stan realizacji zadania zleconego. Wojewoda Zachodniopomorski zlecił Stowarzyszeniu Ludzi Bezdomnych i Samotnych Matek z Dziećmi im. dr Judyma realizację zadania z zakresu pomocy społecznej na podstawie umów nr 6/2012 z dnia 13 czerwca 2012 r. i 161/S1/2013 r. z dnia 11 czerwca 2013 r. Termin realizacji zadań ustalono na okres trwania umów od dnia ich zawarcia do 31 grudnia 2012 r. i 2013 r. W latach Stowarzyszenie realizowało projekt pn. Poprawa standardu pobytu i noclegu osób bezdomnych w ośrodku dla ludzi bezdomnych i samotnych matek z dziećmi przy ul. Gen. Okulickiego 3 w Stargardzie Szczecińskim. Doposażenie pomieszczeń mieszkalnych. Zabezpieczenie żywności oraz środków higieny osobistej. Zabezpieczenie bieżącej działalności placówki w postaci opłat stałych telekomunikacja, energia elektryczna, woda, ścieki, TV. Projekty składają się z działań mających na celu zabezpieczenie schronienia, wyżywienia, środków higieny dla osób bezdomnych. W 2012 roku z dotacji Wojewody Zachodniopomorskiego sfinansowano opłaty za energię elektryczną, wodę i telekomunikację, zakup art. spożywczych, środków higieny osobistej, paliwa i gazu. Środki własne i z innych źródeł w tym wpłat i opłat adresatów zadania publicznego przeznaczono m.in. na opłaty za wodę, energię elektryczną, zakup mat. biurowych i art. spożywczych. Działanie zostało zakończone, zrealizowane zgodnie z zakresem merytorycznym i harmonogramem. W 2013 roku z dotacji Wojewody Zachodniopomorskiego sfinansowano zakup żywności i środków higieny osobistej, bieżące opłaty związane z utrzymaniem placówki oraz zakupy związane z doposażeniem pomieszczeń mieszkalnych. Środki własne przeznaczono na bieżące opłaty związane z utrzymaniem placówki oraz zakupy związane z doposażeniem pomieszczeń mieszkalnych. Działanie w trakcie realizacji. 2. Efektywność, rzetelność i jakość wykonania zadania. Siedziba Stowarzyszenia Ludzi Bezdomnych i Samotnych Matek z Dziećmi mieści się w budynkach o łącznej o powierzchni ok. 744 m², który wraz z gruntem o pow. 0,9461 ha, stanowi własność Skarbu Państwa. Na podstawie umowy użyczenia z 2 stycznia 2013 r. oraz aneksu nr 2 z dnia 4 lipca 2013 r. nieruchomość jest przekazana w nieodpłatne użytkowanie Stowarzyszeniu na działalność statutową do 31 grudnia 2023 r. 2

3 (akta kontroli str ) W schronisku znajduje się 11 pokoi dla mężczyzn i 6 pokoi dla kobiet i matek z dziećmi, 4 natryski, 6 wc, 3 umywalki, 2 pisuary, kuchnia, w której przygotowywane są obiady dla wszystkich mieszkańców schroniska. Obiady przygotowywane są przez mieszkańców, którzy ukończyli kurs kucharski i mają aktualne badania wymagane przez sanepid. Stowarzyszenie nie zatrudnia osób. Członkowie pracują na rzecz stowarzyszenia charytatywnie. Stowarzyszenie ma podpisane umowy na kierowanie osób do schroniska z Gminami: Barlinek, Bielice, Chociwel, Dolice, Gryfino, Kołbaskowo, Maszewo, Myślibórz, Przelewice, Pyrzyce, Stara Dąbrowa, Stare Czarnowo, Trzebiatów, Warnice i Widuchowa. Do schroniska mogą się zgłosić także osoby bez skierowania. W schronisku prowadzone są działania zmierzające do usamodzielnienia poprzez nawiązywanie kontaktów z rodziną, wyrobienie dokumentów, umożliwienie podjęcia walki z uzależnieniem, pomocy w znalezieniu zatrudnienia oraz uzyskaniu świadczeń z pomocy społecznej, realizacja indywidualnego programu wychodzenia z bezdomności. Ewidencja mieszkańców prowadzona jest w wewnętrznej książce meldunkowej schroniska. Indywidualna dokumentacja mieszkańców zawiera: skierowanie, kartę mieszkańca z podstawowymi informacjami, stosowne zaświadczenia lekarskie. Mieszkańców obowiązuje przestrzeganie regulaminu porządkowego. (akta kontroli str ) Nie ma określonego maksymalnego okresu przebywania w ośrodku. Za pobyt w ośrodku pobierana jest odpłatność w wysokości 21 zł za dzień pobytu, dzieci przebywają bezpłatnie (nocleg + 3 posiłki dziennie). W szczególnych przypadkach istnieje możliwość zwolnienia z ponoszenia opłat w zamian za wykonywanie prac zleconych przez Zarząd na rzecz ośrodka. Stowarzyszenie w ramach współpracy z Bankiem Żywności w Nowych Bielicach, kuratorami sądowymi i dyrektorami szkół prowadzi działalność na rzecz doraźnej pomocy najuboższym rodzinom z terenu miasta i gminy Stargard oraz najuboższym uczniom szkół stargardzkich. Pomocą objętych jest około 2400 osób. Stwierdzono, że zlecone zadania zostały zrealizowane zgodnie z zakresem merytorycznym przedstawionym w ofertach. Z wykonania zadania w 2012 r. sporządzono sprawozdanie końcowe, które zostało złożone w wymaganym terminie. Sprawozdanie zostało zaakceptowane pod względem merytorycznym i finansowym. Zakończenie zadania w 2013 r. zaplanowano na 31 grudnia. Po zakończeniu realizacji zadania sporządzone zostanie sprawozdanie końcowe. CZĘŚĆ FINANSOWA 3. Prawidłowość wykorzystania środków publicznych otrzymanych na realizację zadania. Rok 2012 Na podstawie umowy Nr 6/2012 z dnia 13 czerwca 2012 r. Stowarzyszenie otrzymało środki finansowe w wysokości ,00 zł na wsparcie realizacji zadania publicznego pn. Poprawa standardu pobytu i noclegu osób bezdomnych w Ośrodku dla ludzi bezdomnych i samotnych matek z dziećmi przy ul. Gen. Okulickiego 3 w Stargardzie Szczecińskim. Remont i modernizacja istniejącej bazy z udziałem osób bezdomnych przebywających w ośrodku z uwzględnieniem prac związanych z poprawą bezpieczeństwa osób przebywających w placówce oraz zabezpieczenie bieżącej działalności ośrodka (koszty transportu, telekomunikacji oraz mediów) a także zabezpieczenie żywności i środków higieny osobistej. 3

4 Wartość całego zadania wynosiła ,50 zł, w tym: - środki finansowe własne 4.000,00 zł, - środki finansowe z innych źródeł ,00 zł, - dotacja ,00 zł - wkład osobowy ,50 zł. Kontrola wykorzystania środków dotacji z przedmiotowej umowy przeprowadzona została w 2012 r. w trakcie realizacji zadania. Skontrolowano wykorzystanie dotacji na dzień r. do wysokości ,65 zł, do wykorzystania pozostała kwota 1.756,35 zł. Kontrolujący przedstawiono oryginały 3 faktur, na łączną kwotę 1.786,38 zł, nie zweryfikowanych podczas ostatniej kontroli przeznaczonych na zakup paliwa oraz opłaty telekomunikacyjne i opłaty za wodę. Zasadność wydatkowania środków w ramach dotacji została potwierdzona dowodami księgowymi - fakturami VAT. Dokumenty zostały opisane prawidłowo. Zestawienia tabelaryczne skontrolowanych dowodów księgowych dołączono do akt kontroli. Środki otrzymanej dotacji zostały faktycznie wypłacone przez jednostkę kontrolowaną. (akta kontroli str ) Ustalenia te dokonano na podstawie porównania oryginałów dowodów księgowych z rozliczeniem dotacji. Jednostka nie wprowadziła wyodrębnionej ewidencji księgowej środków finansowych otrzymanych na realizację przedmiotowego zadania, co jest sprzeczne z zaleceniami pokontrolnymi. Rok 2013 Na podstawie umowy Nr 161/S1/2013 z dnia 11 czerwca 2012 r. Stowarzyszenie otrzymało środki finansowe w wysokości ,00 zł na wsparcie realizacji zadania publicznego pod tytułem Poprawa standardu pobytu i noclegu osób bezdomnych w Ośrodku dla ludzi bezdomnych i samotnych matek z dziećmi przy ul. Gen. Okulickiego 3 w Stargardzie Szczecińskim. Doposażenie pomieszczeń mieszkalnych. Zabezpieczenie żywności oraz środków higieny osobistej. Zabezpieczenie bieżącej działalności placówki w postaci opłat stałych telekomunikacja, energia elektrycznej, woda ścieki, TV. Stowarzyszenie na podstawie umowy otrzymało dotację w wysokości ,00 zł. Dotacje na rachunek Stowarzyszenia przekazano w dniu 8 lipca 2013 r. Lista sprawdzająca do weryfikacji prawidłowości wykorzystania dotacji zawarta jest w aktach kontroli. Wartość całego zadania wynosiła ,00 zł, w tym: - dotacja ,00 zł, - środki finansowe własne 3.000,00 zł. Przedstawiono oryginały faktur i rachunków zaksięgowane do końca września na łączną kwotę ,67 zł, wykorzystane na następujące rodzaje kosztów: - zabezpieczenie żywności i środków higieny osobistej 5.433,67 zł, - bieżące opłaty związane z utrzymaniem placówki 4.000,00 zł - doposażenie pomieszczeń mieszkalnych 1.000,00 zł, Pozostała z dotacji do wykorzystania kwota wynosi 9.566,33 zł i winna dotyczyć zakupu żywności i środków higieny osobistej. Przedłożono faktury dotyczące wkładu własnego oferenta na łączną kwotę 2.000,00 zł: którą wykorzystano na następujące rodzaje kosztów: - bieżące opłaty związane z utrzymaniem placówki 1.000,00 zł - doposażenie pomieszczeń mieszkalnych 1.000,00 zł. 4

5 Brakujący wkład własny Stowarzyszenia w kwocie 1.000,00 zł powinien dotyczyć zakupów żywności i środków higieny osobistej. Ze względu na to, że kontrola tego zadania odbywała się w trakcie realizacji projektu nie zostały wykorzystane wszystkie środki z dotacji oraz nie został zapewniony w całości wkład własny. Zasadność wydatkowania środków w ramach dotacji została potwierdzona dowodami księgowymi, takimi jak: faktury VAT i rachunki. Dokumenty zostały opisane prawidłowo. Zestawienia tabelaryczne skontrolowanych dowodów księgowych dołączono do akt kontroli. Środki otrzymanej dotacji zostały faktycznie wypłacone przez jednostkę kontrolowaną. (akta kontroli str ) Ustalenia te dokonano na podstawie porównania oryginałów dowodów księgowych z ewidencją księgową. Wydruk z ewidencji księgowej dołączono do akt kontroli. (akta kontroli str ) Jednostka prowadziła w 2013 r. wyodrębnioną ewidencję księgową środków finansowych otrzymanych na realizację przedmiotowego zadania, wykonując zalecenia pokontrolne. USTALENIA KOŃCOWE Stowarzyszenie Ludzi Bezdomnych i Samotnych Matek z Dziećmi w Stargardzie Szczecińskim jest dobrze przygotowane do realizacji powierzonego zadania mającego na celu poprawę standardu pobytu i noclegu osób bezdomnych i samotnych matek z dziećmi przy ul. Gen. Okulickiego 3 w Stargardzie Szczecińskim. Baza lokalowa jest odpowiednio przygotowana i wyposażona do przyjęcia osób bezdomnych. Osoby pracujące w schronisku mają wieloletnie doświadczenie w swojej pracy, które pozwoliło wypracować odpowiednie metody współpracy z osobami bezdomnymi, co w znacznym stopniu przyczynia się poprawy funkcjonowania tych osób w społeczeństwie. W 2013 r. Stowarzyszenie Ludzi Bezdomnych i Samotnych Matek z Dziećmi w Stargardzie Szczecińskim prowadziło wyodrębnioną ewidencję księgową środków finansowych otrzymanych na realizację przedmiotowego zadania, wykonując zalecenia pokontrolne z dnia 09 stycznia 2013 r. Przeprowadzenie kontroli zostało odnotowane w książce kontroli pod nr 1/2013. Przed podpisaniem protokołu kontroli kontrolowany może zgłosić zażalenie na piśmie co do jego treści, w ciągu 7 dni od daty otrzymania do podpisu. Odmowa podpisania protokołu powinna być poprzedzona złożeniem pisemnych wyjaśnień przyczyn odmowy, co nie stanowi przeszkód do wszczęcia postępowania pokontrolnego. Protokół sporządzono w dniu 16 grudnia 2013 r. w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których egzemplarz nr 1 pozostaje w jednostce kontrolowanej. Miejsce i data podpisania protokołu:... Kierownik jednostki kontrolowanej Kontrolujący Oświadczam, że w dniu... zostałem zapoznany z treścią niniejszego protokołu i otrzymałem jeden jego egzemplarz. 5