P R O T O K Ó Ł. z kontroli problemowej przeprowadzonej W GMINNYM OŚRODKU POMOCY SPOŁECZNEJ W MALECHOWIE w dniu 27 listopada 2009 r.

Transkrypt

1 Egzemplarz Nr 1 K-PS.1.DK/0932/ /09 P R O T O K Ó Ł Jednostka kontrolowana: Adres: z kontroli problemowej przeprowadzonej W GMINNYM OŚRODKU POMOCY SPOŁECZNEJ W MALECHOWIE w dniu 27 listopada 2009 r. Nr Identyfikacyjny Jednostki: Nr Identyfikacji Podatkowej: Podmiot prowadzący: Kontrolę przeprowadzili: Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Malechowie Malechowo, Malechowo 22a Wójt Gminy Malechowo - starszy inspektor wojewódzki Wydziału Polityki Społecznej Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Szczecinie Delegatura w Koszalinie, - starszy inspektor Wydziału Polityki Społecznej Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Szczecinie Delegatura w Koszalinie na podstawie upowaŝnienia Wojewody Zachodniopomorskiego Nr 130/2009 z dnia 20 listopada 2009 r. [Akta kontroli str. 3] Kontrolą objęto zagadnienia dotyczące sposobu realizacji zadań zleconych gminie z zakresu świadczeń rodzinnych oraz zaliczki alimentacyjnej w okresie od dnia 01 stycznia 2008 r. do dnia 30 czerwca 2009 r. Wykaz aktów prawnych dotyczących tematyki kontroli: - Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz z późniejszymi zmianami), - ustawa z dnia 28 listopada 2003 r. o świadczeniach rodzinnych (Dz. U. z 2006 r. Nr 139, poz. 992 z późniejszymi zmianami), - rozporządzenie Ministra Polityki Społecznej z dnia 2 czerwca 2005 r. w sprawie sposobu i trybu postępowania w sprawach o świadczenia rodzinne (Dz. U. Nr 105, poz. 881 z późniejszymi zmianami), - ustawa z dnia 22 kwietnia 2005 r. o postępowaniu wobec dłuŝników alimentacyjnych oraz zaliczce alimentacyjnej (Dz. U. Nr 86, poz. 732 z późniejszymi zmianami).

2 W ramach czynności kontrolnych przeprowadzono następujące działania, które dotyczyły zbadania: - struktury organizacyjnej, - stanu zatrudnienia, - prawidłowości kwalifikowania do poszczególnych rodzajów świadczeń, - prawidłowości wykorzystania dotacji celowej przekazanej gminie, - sposobu przygotowania dokumentacji stanowiącej podstawę do przyznania świadczeń, - wydawanych decyzji administracyjnych i trybu postępowania w sprawach, terminów wypłat świadczeń rodzinnych. I. USTALENIA OGÓLNE Kierownikiem Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Malechowie jest od r. Pani Zdzisława Kubiak. Nadzór nad kontrolowaną jednostką sprawuje Wójt Gminy Malechowo. Kontrolę przeprowadzono w obecności Kierownika Ośrodka. Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Malechowie mieści się w budynku naleŝącym do Urzędu Gminy, zajmuje 7 pomieszczeń na parterze. Ogólna powierzchnia pomieszczeń do dyspozycji GOPS to ok. 150 m 2. Do realizacji świadczeń rodzinnych wyznaczone jest jedno pomieszczenie o powierzchni około 25 m 2. Gromadzeniem i przygotowywaniem dokumentacji stanowiącej podstawę do przyznania świadczeń rodzinnych i zaliczek alimentacyjnych zajmują się dwie osoby. Ośrodek posiada niezbędny sprzęt biurowy i komputerowy: 9 komputerów i 5 drukarek. Do dyspozycji pracowników ds. świadczeń rodzinnych i zaliczek alimentacyjnych są 2 komputery i 2 drukarki (laserowa i igłowa). GOPS w Malechowie pracuje z zastosowaniem sieciowego systemu informatycznego Opieka firmy ZETO Koszalin oraz korzysta z programów: Świadczenia rodzinne, Fundusz alimentacyjny, Zaliczka alimentacyjna tego samego autora.. GOPS ma podpisaną umowę serwisową (konserwacja systemów informatycznych) z Firmą ZETO Koszalin. Pomoc w zakresie informatycznym świadczy informatyk Urzędu Gminy w ramach umowy-zlecenie. Ośrodek dokonuje wypłat świadczeń w Banku Spółdzielczym Sławno O/Malechowo. Część świadczeń - około 70% - przekazywanych jest na konta bankowe klientów. GOPS Malechowo posiada do dyspozycji samochód słuŝbowy Urzędu Gminy. 2

3 KADRA GMINNEGO OŚRODKA POMOCY SPOŁECZNEJ W MALECHOWIE W Ośrodku zatrudnionych jest łącznie 9 osób na umowę o pracę, w tym 1 osoba ds. świadczeń rodzinnych i funduszu alimentacyjnego i 3 pracowników socjalnych. [Akta kontroli str. 6-7] FUNKCJONOWANIE GOPS W MALECHOWIE Uchwałą Nr XXI/218/2005 Rady Gminy w Malechowie z dnia 19 kwietnia 2005 r. ustanowiono Statut Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Malechowie. Ostatnich zmian dokonano Uchwałą XVIII/171/08 z dnia 8 października 2008 r. Regulamin Organizacyjny Ośrodka wprowadzono Zarządzeniem 139/2009 Wójta Gminy Malechowo z dnia 23 marca 2009 roku oraz 140/2009 z dnia 23 marca 2009 roku w sprawie zmian w Regulaminie Organizacyjnym. Kierownik GOPS w Malechowie posiada upowaŝnienie do wydawania decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu pomocy społecznej naleŝących do właściwości gminy (Zarządzenie Nr 138/2004 Wójta Gminy Malechowo z dnia 29 kwietnia 2004 r.). W powyŝszym zakresie upowaŝniono równieŝ starszego pracownika socjalnego (UpowaŜnienie Nr /06 Wójta Gminy Malechowo z dnia r.) oraz starszego pracownika socjalnego (UpowaŜnienie Nr /06 Wójta Gminy Malechowo z dnia r.). Pani Zdzisława Kubiak jest upowaŝniona do prowadzenia postępowania w sprawach przyznawania świadczeń rodzinnych, a takŝe do wydawania w tych sprawach decyzji administracyjnych (Zarządzenie Nr 138/2004 Wójta Gminy Malechowo z dnia 29 kwietnia 2004 r.), a takŝe do prowadzenia postępowania wobec dłuŝników alimentacyjnych oraz postępowania w sprawach zaliczek, a takŝe do wydawania w tych sprawach decyzji administracyjnych (UpowaŜnienie Wójta Gminy Malechowo Nr /05 z dnia r.). Do prowadzenia postępowania w sprawach przyznawania świadczeń rodzinnych, a takŝe do wydawania w tych sprawach decyzji administracyjnych upowaŝniono równieŝ pracowników socjalnych (UpowaŜnienie Nr /09 Wójta Gminy Malechowo z r.). Kierownik GOPS w Malechowie posiada upowaŝnienie do prowadzenia postępowania w sprawach świadczeń z funduszu alimentacyjnego i wydawania w tych sprawach decyzji administracyjnych (UpowaŜnienie Nr /08 Wójta Gminy Malechowo z r.). Do prowadzenia tych spraw upowaŝniono równieŝ pracowników socjalnych (UpowaŜnienie Nr /09 Wójta Gminy Malechowo z 3

4 r. oraz UpowaŜnienie Nr /09 Wójta Gminy Malechowo z r.).. Ogółem w roku 2008 (od 01 stycznia do 31 grudnia 2008 roku) wydano 880 decyzji dot. świadczeń rodzinnych i 51 decyzji dot. zaliczek alimentacyjnych. Sprawozdanie rzeczowo-finansowe o zadaniach zrealizowanych ze środków budŝetu państwa w zakresie świadczeń rodzinnych za okres r r. SKŁADKI NA UBEZPIECZENIA SPOŁECZNE I ZDROWOTNE Wyszczególnienie Kwota wydatków Liczba świadczeń Składki na ubezpieczenia społeczne Składki na ubezpieczenie zdrowotne ŚWIADCZENIA RODZINNE Nazwa świadczenia Kwota wydatków Liczba świadczeń Zasiłek rodzinny Dodatki do zasiłku rodzinnego ogółem: w tym z tytułu: urodzenia dziecka urlopu wychowawczego samotnego wychowywania dziecka kształcenia i rehabilitacji rozpoczęcia roku szkolnego podjęcia przez dziecko nauki poza miejscem zamieszkania podjęcia przez dziecko nauki poza miejscem zamieszkania - dojazd wychowywanie dziecka w rodzinie wielodzietnej Zasiłki pielęgnacyjne Świadczenia pielęgnacyjne Jednorazowa zapomoga z tyt. urodzenia dziecka

5 ZALICZKI ALIMENTACYJNE Wyszczególnienie Kwota Liczba Wypłacone zaliczki alimentacyjne , Koszty obsługi zaliczek alimentacyjnych Umorzone naleŝności dłuŝników alimentacyjnych z tyt. wypłaconych zaliczek alimentacyjnych Zaliczki alimentacyjne zwrócone przez dłuŝników aliment. (łącznie z kwotą powiększenia o 5%) z tego przekazane na: ,05 -dochody budŝetu państwa 4 401,52 -dochody własne gmin 4 401,53 W 2008 roku Gminie Malechowo została zwiększona dotacja celowa w dziale 852 Pomoc społeczna, rozdział Świadczenia rodzinne, zaliczka alimentacyjna oraz składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe z ubezpieczenia społecznego o łączną kwotę ,00 zł, z tego w: 2010 Dotacje celowe przekazane z budŝetu państwa na realizację zadań bieŝących z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych gminom ustawami, o kwotę ,00 zł, z przeznaczeniem na wdroŝenie w okresie lipiec-wrzesień 2008 r. ustawy z dnia 7 września 2007 r. o pomocy osobom uprawnionym do alimentów (Dz. U. nr 192, poz. 1378). Zespół kontrolny przeanalizował następujące pozycje: Dotyczy 2010 Faktura VAT nr 09/334/2008 z dnia r. - kwota 7 900,00 zł (dot. wyposaŝenia pomieszczenia pracownika FA w szafy z suwanymi drzwiami), Faktura VAT nr 0008/100/09 z dnia r. - kwota 610,00 zł (dot. zakupu licencji na system informacyjny Fundusz Alimentacyjny ), Faktura VAT nr 0008/100/09 z dnia r. - kwota 125,00 zł (dot. szkolenia z aplikacji Fundusz Alimentacyjny ), Faktura VAT nr 0023/100/09 z dnia r. - kwota 125,00 zł (dot. szkolenia z aplikacji Fundusz Alimentacyjny ), Faktura VAT nr 706/2008 z dnia r. na kwotę 420,00 zł (dot. zakupu druków), 5

6 Faktura VAT nr F z dnia r. na kwotę 820,00 zł (dot. zakupu tonera), Stwierdzono, Ŝe skontrolowane wydatki z dotacji celowej przekazanej z budŝetu państwa zostały wykorzystane zgodnie z przeznaczeniem, tj. na wdroŝenie ustawy z dnia 7 września 2007 r. o pomocy osobom uprawnionym do alimentów (Dz. U. Nr 192, poz. 1378). [Akta kontroli str. 8-18] II. USTALENIA SZCZEGÓŁOWE Na podstawie losowo wybranych nazwisk szczegółowo zbadano dokumentację osób korzystających z róŝnych form świadczeń rodzinnych pod względem: - prawidłowości kwalifikowania do poszczególnych rodzajów świadczeń, - sposobu przygotowania dokumentacji stanowiącej podstawę do przyznania świadczeń, - form wydawanych decyzji administracyjnych, - terminowości wypłat świadczeń rodzinnych. Sprawdzono dokumentację rodzin otrzymujących świadczenia rodzinne i alimentacyjne przyznane na podstawie następujących decyzji: Decyzja GOPS-8131/511/204/UR/08 Decyzja GOPS-8127/603/173/1/ZR/09 Decyzja GOPS-8127/687/900/1/ZR/09 Decyzja GOPS-8127/135/900/1/ZR/08 Decyzja GOPS-8127/356/110/4/ZR/08 Decyzja GOPS-8127/484/27/3/ŚP/08 Decyzja GOPS-8136/6/3/AL/08 Decyzja GOPS-8136/15/3/AL/08 Decyzja GOPS-8127/287/787/2/ZR/08 Decyzja GOPS-8127/765/787/2/ZR/08 Decyzja GOPS-8127/613/705/6/ZR/08 Decyzja GOPS-8127/371/703/4/ZR/08 Decyzja GOPS-8127/177/105/7/ZR/08 Decyzja GOPS-8127/177/105/8/ZR/09 Decyzja GOPS-8127/660/106/3/ZR/09 Decyzja GOPS-8127/380/106/2/ZR/09 Decyzja GOPS-8129/335/25/2/ŚP/08 6

7 Decyzja GOPS-8128/222/ZP/08 Decyzja GOPS-8129/759/37/8/ŚP/09 Decyzja GOPS-8136/13/4/AL/08 Egzemplarz nr 1 Skontrolowane sprawy spełniają warunki ustawy z dnia 28 listopada 2003 r. o świadczeniach rodzinnych (Dz. U. z 2006 r. Nr 139, poz. 992 z późniejszymi zmianami), rozporządzenia Ministra Polityki Społecznej z dnia 2 czerwca 2005 r. w sprawie sposobu i trybu postępowania w sprawach o świadczenia rodzinne (Dz. U. Nr 105, poz. 881 z późniejszymi zmianami), ustawy z dnia 22 kwietnia 2005 r. o postępowaniu wobec dłuŝników alimentacyjnych oraz zaliczce alimentacyjnej (Dz. U. Nr 86, poz. 732 z późniejszymi zmianami) - niezbędne do przyznania zasiłku rodzinnego, dodatków do zasiłku rodzinnego i świadczeń opiekuńczych oraz zaliczki alimentacyjnej. III. USTALENIA KOŃCOWE Na podstawie losowo zbadanej w czasie kontroli dokumentacji ogólnej oraz spraw indywidualnych nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie zasadności przyznawania poszczególnych rodzajów świadczeń. Sprawy załatwiane są zgodnie z art. 35 1, 2 i 3 ustawy Kodeks postępowania administracyjnego z dnia 14 czerwca 1960 r. (Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz z późn. zm.). Decyzje wydawane są zgodnie z art. 107 ww. ustawy. Skontrolowane decyzje administracyjne opracowane są prawidłowo, dokumentacja prowadzona jest przejrzyście. Wobec powyŝszego nie zachodzi potrzeba wydania zaleceń pokontrolnych. Kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Malechowie pouczono o przysługującym prawie i sposobie zgłoszenia umotywowanych zastrzeŝeń dotyczących ustaleń zawartych w protokole, odmowy podpisania protokołu kontroli i wyjaśnienia przyczyn tej odmowy w terminie 7 dni od daty otrzymania protokołu. Protokół kontroli sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach po jednym dla: - Kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Malechowie, - Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Szczecinie Wydział Polityki Społecznej. 7

8 Kontrolę odnotowano w ksiąŝce kontroli Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Malechowie pod pozycją nr 4/2009. Malechowo, dnia Kierownik jednostki kontrolowanej... Kontrolujący... Kontrolujący Sporządzono: r. 8