Egzemplarz nr 2. Podmiot kontrolowany: Polsko-Belgijskie Towarzystwo Pomocy Socjalnej Szczecin-Antwerpia ul. Hryniewieckiego Szczecin

Transkrypt

1 Protokół z kontroli problemowej przeprowadzonej w dniu 12 października 2012 r. w Polsko-Belgijskim Towarzystwie Pomocy Socjalnej Szczecin - Antwerpia w Szczecinie Podmiot kontrolowany: Polsko-Belgijskie Towarzystwo Pomocy Socjalnej Szczecin-Antwerpia ul. Hryniewieckiego Szczecin Kierownik jednostki: Mirosław Łatka prezes Stowarzyszenia Kontrolujący: Jarosław Czajka inspektor w Wydziale Spraw Społecznych Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego, Małgorzata Żmurkiewicz inspektor wojewódzki w Wydziale Spraw Społecznych Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego, Luiza Chylińska starszy inspektor wojewódzki w Wydziale Finansów i Budżetu Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego. na podstawie upoważnienia Nr 75/2012 z dnia 03 października 2012 r. wydanego przez Ryszarda Mićko Wicewojewodę Zachodniopomorskiego. Kontrolę problemową przeprowadzono w dniu 12 października 2012 r. w Polsko-Belgijskim Towarzystwie Pomocy Socjalnej Szczecin - Antwerpia w Szczecinie, ul. Hryniewieckiego 4. Przedmiotem kontroli było zbadanie sposobu realizacji zadania z zakresu pomocy społecznej pn Otwarte Drzwi zleconego ww. organizacji pozarządowej w 2012 roku określonego w 1 umowy z dnia 13 czerwca 2012 r. nr 9/2012. Kontrolą objęto okres od 13 czerwca 2012 r. do dnia kontroli. W okresie objętym kontrolą funkcję prezesa stowarzyszenia pełnił Mirosław Łatka. Protokół zawiera dane ustalone na podstawie wizji lokalnej, analizy przedstawionej dokumentacji oraz wyjaśnień i informacji uzyskanych od Beaty Łatki Skarbnika Zarządu Stowarzyszenia i Dariusza Foterka Wiceprezesa Zarządu, kierownika Schroniska dla Osób Bezdomnych w Szczecinie, ul. Hryniewieckiego 4. Ustalenia ogólne: Polsko-Belgijskie Towarzystwo Pomocy Socjalnej Szczecin-Antwerpia jest organizacją pozarządową, której statutowym celem jest prowadzenie, rozwijanie i upowszechnianie idei pomocy socjalnej, w szczególności: niesienie pomocy osobom bezdomnym, niesienie pomocy bezrobotnym, objęcie pomocą dzieci ubogie, w szczególności poprzez zakładanie i prowadzenie domów noclegowych oraz organizowanie pomocy żywieniowej (zał. nr.1 Statut Stowarzyszenia) Stowarzyszenie zostało zarejestrowane 23 marca 2004 r.(zał. nr 2 KRS ), świadczy usługi na rzecz osób bezdomnych z terenu miasta Szczecina oraz gmin

2 sąsiadujących. Siedziba Stowarzyszenia mieści się w Szczecinie, przy ul. Hryniewieckiego 4, gdzie funkcjonuje Schronisko dla osób bezdomnych. Zagadnienia objęte kontrolą: stan realizacji zadania zleconego, efektywność, rzetelność i jakość wykonania zadania, prawidłowość wykorzystania środków publicznych otrzymanych na realizację zadania, prowadzenie dokumentacji określonej w przepisach prawa i postanowieniach zawartych umów, w tym w szczególności prowadzenie wyodrębnionej ewidencji księgowej środków finansowych otrzymanych na realizację zadania. 1. Stan realizacji zadania zleconego: Wojewoda Zachodniopomorski zlecił Polsko-Belgijskiemu Towarzystwu Pomocy Socjalnej Szczecin-Antwerpia zadanie z zakresu pomocy społecznej na podstawie umowy nr 9/2012 z dnia 13 czerwca 2012 r. Termin realizacji zadania ustalono na okres trwania umowy od dnia zawarcia do 31 grudnia 2012 r. Pomoc osobom bezdomnym udzielana jest przez stowarzyszenie w sposób ciągły w ramach realizacji zadania statutowego. W ramach zadania zleconego w 2012 r. zakupiono opał, wymieniono okno w noclegowni, przeprowadzono niezbędne prace związane z przygotowaniem pomieszczenia noclegowni do przyjęcia mieszkańców (uzupełnienie ubytków tynku, malowanie przygotowanie podłoża do położenia wykładziny PCV prace były wykonywane przez mieszkańców schroniska), zakupiono i położono wykładzinę PCV. Oficjalne otwarcie noclegowni zaplanowano na listopad 2012 r. jednak ze względu na ochłodzenie noclegownia rozpoczęła swoje funkcjonowania wcześniej. W dniu przeprowadzenia kontroli w noclegowni przebywało 5 osób. 2. Efektywność, rzetelność i jakość wykonania zadania: Siedziba Polsko-Belgijskiego Towarzystwa Pomocy Socjalnej Szczecin-Antwerpia mieści się w parterowym budynku o powierzchni ok m2, który wraz z terenem pow. ok. 2,4 ha, od 2012 r. jest własnością Gminy Miasto Szczecin. Stowarzyszenie nie posiada umowy na użytkowanie budynku i terenu. Budynek był przekazany w nieodpłatne użytkowanie Stowarzyszeniu z przeznaczeniem na prowadzenie działalności charytatywnej przez poprzedniego właściciela. Polsko-Belgijskie Towarzystwo Pomocy Socjalnej swoje działania koncentruje na tworzeniu dla osób bezdomnych odpowiednich warunków do czasowego zamieszkiwania, zdobywania kwalifikacji i dóbr materialnych zabezpieczających ich podstawowe potrzeby. Działania Stowarzyszenia polegają nie tylko na udzielaniu pomocy doraźnej osobom bezdomnym, lecz w głównej mierze na doprowadzeniu do ich usamodzielnienia. Działania takie jak: umożliwienie walki z nałogiem, pomoc przy wyrabianiu dokumentów, rejestracji w urzędzie pracy, uzyskaniu świadczeń z pomocy społecznej. Stowarzyszenie zatrudnia 3 osoby na podstawie umowy o pracę. Schronisko przy ul. Hryniewieckiego w Szczecinie dysponuje 60 miejscami stałymi, na okres zimowy przygotowywanych jest 10 dodatkowych miejsc oraz uruchamiana jest noclegownia, na 10 miejsc. W dniu przeprowadzania kontroli do schroniska przyjętych było łącznie 60 osób.

3 W schronisku znajduje się trzydzieści dwa pokoje mieszkalne: 5 pokoi jednoosobowych, 22 pokoi dwuosobowych, 4 pokoje trzyosobowe, 1 pokój dziesięcioosobowy (noclegownia). W okresie zimowym część pokoi dwuosobowych zmieniana jest na pokoje trzyosobowe. W schronisku znajdują się trzy łazienki wyposażone w pralki, świetlica dla mieszkańców, która służy także jako jadalnia, stołówka z kuchnią wyposażoną w podstawowy sprzęt do przygotowywania posiłków. Zaplecze kuchenne posiada także pomieszczenia magazynowe na żywność. Mieszkańcy schroniska mogą korzystać z posiłków przygotowywanych przez personel lub samodzielnie przygotowywać posiłki w udostępnionej do tego celu dodatkowej kuchni. Pokoje wyposażone są w łóżka, szafkę, stolik, krzesła. Pobyt w schronisku jest czasowy po okresie 3 miesięcznego pobytu kierownictwo schroniska podejmuje decyzję dotyczącą przedłużenia pobytu i zakresu dalszych działań. Średnio w Schronisku mieszkańcy przebywają pół roku. Stowarzyszenie prowadzi ewidencję mieszkańców schroniska, osoby przyjmowane do schroniska zapoznają się z regulaminem obowiązującym w czasie pobytu w schronisku potwierdzając to własnoręcznym podpisem. Mieszkańcy mają założone teczki osobowe mieszkańca schroniska, które zawierają m.in. następujące informacje: dane osobowe, zaświadczenia o stanie zdrowia, plan działań osoby w mający na celu podjęcie działań w celu poprawy sytuacji życiowej oraz usamodzielnienia się. Plan weryfikowany jest przez kierownika schroniska wraz z osobą, której on dotyczy. Koszt pobytu w schronisku wynosi 6 zł dziennie, osoby, które nie mają możliwości korzystania z posiłków przyznanych decyzją Miejskiego Ośrodka Pomocy Rodzinie w Szczecinie, mogą wykupić gorący posiłek-koszt 3,30 zł dziennie. Istnieje możliwość zwolnienia z opłat w przypadku wyjątkowo trudnej sytuacji mieszkańca. Działalność Schroniska dla bezdomnych jest finansowana głównie ze środków Gminy-Miasto Szczecin, która zleca Stowarzyszeniu realizację zadania własnego z zakresu pomocy społecznej, jakim jest udzielanie pomocy osobom bezdomnym. W trakcie przeprowadzania kontroli zwizytowano placówkę, w tym łazienki, kuchnie, pomieszczenia magazynowe oraz cześć pokoi. Wszystkie wizytowane pokoje wyposażone są w podstawowe meble: tapczany lub łóżka, stoły krzesła, w pokojach telewizory i czajniki elektryczne, które są własnością mieszkańców. Budynek wymaga przeprowadzenia remontów bieżących oraz konserwacji ogrzewania. Zasady obowiązujące osoby przebywające w schronisku określone zostały w Regulaminie (zał.3 Regulamin schroniska). 3. Prawidłowość wykorzystania środków publicznych otrzymanych na realizację zadania w 2012 r. Polsko Belgijskie Towarzystwo Pomocy Socjalnej Szczecin-Antwerpia zawarło z Wojewodą Zachodniopomorskim umowę Nr 9/2012 w dniu 13 czerwca 2012 r., na wsparcie

4 realizacji zadania publicznego z zakresu - pomocy społecznej, w tym pomocy rodzinom i osobom w trudnej sytuacji życiowej oraz wyrównywanie szans tych rodzin i osób działanie na rzecz osób bezdomnych pn. Otwarte drzwi. Całkowity koszt realizacji zadania wynosi ,00 zł. Stowarzyszenie na podstawie umowy otrzymało dotację z budżetu wojewody w wysokości ,00 zł i zadeklarowało w umowie wkład własny w postaci wkładu osobowego o wartości 4 000,00 zł. Dotacja w kwocie ,00 zł przyznana przez Wojewodę Zachodniopomorskiego, została przekazana na rachunek Stowarzyszenie dnia 05 lipca 2012 r. Dotacja została wydatkowana w kwocie ,73 zł. Zasadność wydatkowania środków w ramach dotacji została potwierdzona 3 dowodami księgowymi - faktury VAT. Powyższe dokumenty zostały opisane, w sposób prawidłowy. Kontrola tych środków przeprowadzona była w trakcie realizacji zadania, dlatego też w ewidencji księgowej zarejestrowana była jedna faktura, natomiast pozostałe nie były zadekretowane i ujęte w ewidencji księgowej. Ustalenia te dokonano na podstawie porównania oryginałów dowodów księgowych z ewidencją księgową. Kopie skontrolowanych dowodów księgowych z dokonanymi płatnościami, ich zestawienie (tabela nr 1) oraz ewidencję księgową (wydruk) dołączono do akt kontroli. Środki otrzymanej dotacji w kwocie ,73 zł zostały faktycznie wypłacone przez jednostkę kontrolowaną. W trakcie kontroli nie przedstawiono dokumentów, które miałyby wskazywać na zapewnienie wkładu własnego zleceniobiorcy zadeklarowanego w umowie jako wkład osobowy o wartości 4 000,00 zł. Zgodnie z umową Stowarzyszenie prowadzi wyodrębnioną ewidencję księgową środków pochodzących z przedmiotowej dotacji. Ewidencja jest prowadzona na kontach zespołu 5 Koszty według typów działalności i ich rozliczanie. Wydruk ewidencji księgowej znajdują się w aktach kontroli. Lista sprawdzająca do weryfikacji prawidłowości wykorzystania dotacji zawarta jest w aktach kontroli. 4. Ustalenia końcowe Polsko-Belgijskie Towarzystwo Pomocy Socjalnej Szczecin- Antwerpia jest dobrze przygotowane do realizacji powierzonego zadania mającego na celu zapewnienie dodatkowych miejsc noclegowych osobom bezdomnym. Baza lokalowa jest odpowiednio przygotowana do przyjęcia osób bezdomnych. Kadra pracująca w schronisku ma wieloletnie doświadczenie w swojej pracy, które pozwoliło wypracować odpowiednie metody współpracy z osobami bezdomnymi, co w znacznym stopniu przyczynia się poprawy funkcjonowania tych osób w społeczeństwie. Kontrolowane zadanie jest w trakcie realizacji i ustalenie prawidłowości jego realizacji będzie możliwe po jego zakończeniu, które zaplanowano na 31 grudnia 2012 r. Przeprowadzenie kontroli zostało odnotowane w rejestrze kontroli stowarzyszenia pod nr 1/2012.

5 Przed podpisaniem protokołu kontroli kontrolowany może zgłosić zastrzeżenia na piśmie, co do jego treści w ciągu 7 dni od daty otrzymania protokołu do podpisu. Odmowa podpisania protokołu powinna być poprzedzona złożeniem pisemnych wyjaśnień przyczyn odmowy, co nie stanowi przeszkód do wszczęcia postępowania pokontrolnego. Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden pozostaje w jednostce kontrolowanej. Załączniki: 1 Statut Stowarzyszenia, 2 KRS 3 Regulamin schroniska 4 Lista sprawdzająca 5 Zestawienie faktur, kserokopie i ewidencja księgowa Data otrzymania protokołu:. Data podpisania protokołu:.. Kierownik jednostki kontrolowanej Kontrolujący