Egzemplarz nr 2. Podmiot kontrolowany: Stowarzyszeniu Ludzi Bezdomnych i Samotnych Matek z Dziećmi ul. Gen. Okulickiego Stargard Szczeciński

Transkrypt

1 Protokół z kontroli problemowej przeprowadzonej w dniach 29 października, 29 listopada 2012 r. w Stowarzyszeniu Ludzi Bezdomnych i Samotnych Matek z Dziećmi w Stargardzie Szczecińskim im. dr Tomasza Judyma Podmiot kontrolowany: Stowarzyszeniu Ludzi Bezdomnych i Samotnych Matek z Dziećmi ul. Gen. Okulickiego Stargard Szczeciński Kierownik jednostki: Janusz Tartanus prezes Stowarzyszenia Kontrolujący: Jarosław Czajka inspektor w Wydziale Spraw Społecznych Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego, Małgorzata Żmurkiewicz inspektor wojewódzki w Wydziale Spraw Społecznych Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego, Luiza Chylińska starszy inspektor wojewódzki w Wydziale Finansów i Budżetu Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego. Grzegorz Niemczyk starszy inspektor w Wydziale Finansów i Budżetu Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego na podstawie upoważnień Nr 75/2012 z dnia 03 października 2012 r. i Nr 97/2012 r. z dnia 28 listopada 2012 r. wydanych przez Ryszarda Mićko Wicewojewodę Zachodniopomorskiego. Kontrolę problemową przeprowadzono w dniach 29 października i 29 listopada 2012 r. w Stowarzyszeniu Ludzi Bezdomnych i Samotnych Matek z Dziećmi w Stargardzie Szczecińskim ul. Gen. Okulickiego 3. Przedmiotem kontroli było zbadanie sposobu realizacji zadań z zakresu pomocy społecznej polegającego na świadczeniu pomocy osobom bezdomnym zleconego ww. organizacji pozarządowej w latach Kontrolą objęto okres od 07 czerwca 2011 r. do 29 października 2012 r. W okresie objętym kontrolą funkcję prezesa stowarzyszenia pełnił Janusz Tartanus. Protokół zawiera dane ustalone na podstawie wizji lokalnej, analizy przedstawionej dokumentacji oraz wyjaśnień i informacji uzyskanych od Janusza Tartanusa Prezesa Stowarzyszenia oraz Elżbiety Kawki Skarbnika Stowarzyszenia. Ustalenia ogólne: Stowarzyszenie Ludzi Bezdomnych i Samotnych Matek z Dziećmi im. dr Judyma jest organizacją pozarządową, której statutowym celem jest inicjowanie i propagowanie szeroko pojętej pomocy ludziom bezdomnym, samotnym matkom z dziećmi, ofiarom przemocy w rodzinie oraz ofiarom klęsk żywiołowych, ludziom starszym do 65 roku życia nie wymagającymi stałej opieki medycznej, organizacja i prowadzenie całodobowych ośrodków ze stołówkami i miejscami noclegowymi, organizacja i prowadzenie warsztatów pracy

2 i warsztatów terapii zajęciowej, organizacja i prowadzenie świetlic dla dzieci i rodzin patologicznych, inicjowanie programów bezpłatnego dożywiania tych dzieci i rodzin, pomoc podopiecznym w dostępie do specjalistycznego doradztwa w zakresie opieki prawnej, psychologicznej i socjalnej, organizacja zajęć terapeutycznych i spotkań informacyjnych (zał. nr.1 Statut Stowarzyszenia). Stowarzyszenie zostało zarejestrowane 08 stycznia 2003 r. (zał. nr 2 KRS ), świadczy usługi na rzecz osób bezdomnych z terenu województwa zachodniopomorskiego. Siedziba Stowarzyszenia mieści się w Stargardzie Szczecińskim, przy ul. Gen. L. Okulickiego 3, gdzie funkcjonuje Schronisko dla osób bezdomnych. Zagadnienia objęte kontrolą: stan realizacji zadań zleconych, efektywność, rzetelność i jakość wykonania zadania, prawidłowość wykorzystania środków publicznych otrzymanych na realizację zadania, prowadzenie dokumentacji określonej w przepisach prawa i postanowieniach zawartych umów, w tym w szczególności prowadzenie wyodrębnionej ewidencji księgowej środków finansowych otrzymanych na realizację zadania. 1. Stan realizacji zadań zleconych: Wojewoda Zachodniopomorski zlecił Stowarzyszeniu Ludzi Bezdomnych i Samotnych Matek z Dziećmi w Stargardzie Szczecińskim zadanie z zakresu pomocy społecznej na podstawie umów nr 5/2011z dnia 07 czerwca 2011 r. oraz nr 6/2012 z dnia 13 czerwca 2012 r. Termin realizacji ww. zadania ustalono na okres trwania umów, od daty ich podpisania do końca właściwego roku kalendarzowego. Pomoc osobom bezdomnym udzielana jest przez stowarzyszenie w sposób ciągły w ramach realizacji zadania statutowego. W ramach zadania zleconego w 2011 r. wymieniono 260 mb rynien, 9 okien, przeprowadzono remonty bieżące 9 pomieszczeń mieszkalnych oraz ciągu komunikacyjnego budynku dla mężczyzn. W pracach uczestniczyło 9 osób mieszkańców ośrodka. Zabezpieczono żywność i środki higieniczne dla 51 osób zamieszkujących w placówce. Zadanie zakończono i zrealizowano. W ramach zadania zleconego w 2012 r. zaplanowano zabezpieczenie żywności oraz środków higieny osobistej osobom bezdomnym zamieszkującym w placówce oraz zabezpieczenie bieżącej działalności ośrodka w zakresie opłat oraz zakupu niezbędnych artykułów związanych z codziennym funkcjonowaniem. Zadanie jest w trakcie realizacji. 2. Efektywność, rzetelność i jakość wykonania zadania: Siedziba Stowarzyszenia Ludzi Bezdomnych i Samotnych Matek z Dziećmi mieści się w budynkach o łącznej o powierzchni ok. 902 m2, który wraz z gruntem o pow m2, stanowi własność skarbu państwa. Na podstawie umowy użyczenia z 28 marca 2011 r. nieruchomość jest przekazana w nieodpłatne użytkowanie Stowarzyszeniu na działalność statutową do 31 grudnia 2013 r. W schronisku znajduje się 11 pokoi dla mężczyzn, 4 pokoje dla matek z dziećmi i 3 pokoje dla samotnych kobiet, 4 natryski, 6 wc, 3 umywalki, 2 pisuary, kuchnia, w której przygotowywane są obiady dla wszystkich mieszkańców schroniska.

3 Obiady przygotowywane są przez mieszkańców, którzy ukończyli kurs kucharski i mają aktualne badania wymagane przez sanepid. Stowarzyszenie posiada samochody Żuk i Ford Courier, które służą do zaopatrzenia. Stowarzyszenie nie zatrudnia osób. Członkowie pracują na rzecz stowarzyszenia charytatywnie. Stowarzyszenie ma podpisane umowy na kierowanie osób do schroniska z Gminami: Dolice, Gryfino, Kamień Pomorski, Przelewice, Stare Czarnowo, Trzebiatów, Warnice i Widuchowa. Do schroniska mogą się zgłosić także osoby bez skierowania. W schronisku prowadzone są działania zmierzające do usamodzielnienia poprzez nawiązywanie kontaktów z rodziną, wyrobienie dokumentów, umożliwienie podjęcia walki z uzależnieniem, pomocy w znalezieniu zatrudnienia oraz uzyskaniu świadczeń z pomocy społecznej, realizacja indywidualnego programu wychodzenia z bezdomności. Ewidencja mieszkańców prowadzona jest w wewnętrznej książce meldunkowej schroniska. Indywidualna dokumentacja mieszkańców zawiera: skierowanie, kartę mieszkańca z podstawowymi informacjami, stosowne zaświadczenia lekarskie. Mieszkańców obowiązuje przestrzeganie regulaminu porządkowego (zał. 3). Nie ma określonego maksymalnego okresu przebywania w ośrodku. Za pobyt w ośrodku pobierana jest odpłatność w wysokości 20 zł za dzień pobytu, dzieci przebywają bezpłatnie (nocleg + 3 posiłki dziennie). W szczególnych przypadkach istnieje możliwość zwolnienia z ponoszenia opłat w zamian za wykonywanie prac zleconych przez zarząd na rzecz ośrodka. Stowarzyszenie w ramach współpracy z Bankiem Żywności w Nowych Bielicach, kuratorami sądowymi i dyrektorami szkół prowadzi działalność na rzecz doraźnej pomocy najuboższym rodzinom z terenu miasta i gminy Stargard oraz najuboższym uczniom szkół stargardzkich. Pomocą objętych jest około 2400 osób. Stwierdzono, że zlecone zadania zostały zrealizowane zgodnie z zakresem merytorycznym przedstawionym w ofertach. 3. Prawidłowość wykorzystania środków publicznych otrzymanych na realizację zadania publicznego Pomoc społeczna, w tym pomoc rodzinom i osobom w trudnej sytuacji życiowej oraz wyrównywanie szans tych rodzin i osób w latach Stowarzyszenie Ludzi Bezdomnych i Samotnych Matek z Dziećmi z siedzibą w Stargardzie Szczecińskim zawarło z Wojewodą Zachodniopomorskim umowę Nr 5/2011 w dniu 7 czerwca 2011 r. w Szczecinie, na wsparcie realizacji zadania publicznego pn. Poprawa standardu pobytu i noclegu osób bezdomnych w Ośrodku dla ludzi bezdomnych i samotnych matek z dziećmi. Stowarzyszenie na podstawie umowy otrzymało dotację w wysokości ,00 zł. Dotacje na rachunek Stowarzyszenia przekazano w dniu 20 czerwca 2011 r. Lista sprawdzająca do weryfikacji prawidłowości wykorzystania dotacji zawarta jest w aktach kontroli(zał. nr 4). Dotacja została wykorzystana zgodnie ze złożoną ofertą na następujące działania: - zabezpieczenie żywności i środków czystości w kwocie 4 000,00 zł, - koszty utrzymania placówki w kwocie 4000,00 zł, - remont systemu odprowadzania wody deszczowej oraz wentylacji ciśnieniowej w kwocie 5 000,00 zł, - wymiana okien i parapetów budynku mieszkalnego w kwocie ,00 zł, - remont termoizolacji budynku mieszkalnego w kwocie 2 000,00 zł.

4 Zasadność wydatkowania środków w ramach dotacji została potwierdzona dowodami księgowymi, takimi jak: faktury VAT i rachunki. Dokumenty zostały opisane prawidłowo. Zestawienia tabelaryczne skontrolowanych dowodów księgowych dołączono do akt kontroli (zał. nr 5). Środki otrzymanej dotacji zostały faktycznie wypłacone przez jednostkę kontrolowaną. Ustalenia te dokonano na podstawie porównania oryginałów dowodów księgowych z rozliczeniem dotacji. Jednostka nie prowadziła w 2011 r. wyodrębnionej ewidencji księgowej środków finansowych otrzymanych na realizację przedmiotowego zadania, co jest sprzeczne, z 7 pkt 1. umowy Nr 5/2011 z dnia 7 czerwca 2011 r. zawartej z Wojewodą Zachodniopomorskim. Prawidłowość wykorzystania środków publicznych otrzymanych na realizację zadania w 2012 roku. Na podstawie umowy Nr 6/2012 z dnia 13 czerwca 2012 r. Stowarzyszenie otrzymało środki finansowe w wysokości ,00 zł na wsparcie realizacji zadania publicznego pn. Poprawa standardu pobytu i noclegu osób bezdomnych w Ośrodku dla ludzi bezdomnych i samotnych matek z dziećmi przy ul. Gen. Okulickiego 3 w Stargardzie Szczecińskim. Remont i modernizacja istniejącej bazy z udziałem osób bezdomnych przebywających w ośrodku z uwzględnieniem prac związanych z poprawą bezpieczeństwa osób przebywających w placówce oraz zabezpieczenie bieżącej działalności ośrodka (koszty transportu, telekomunikacji oraz mediów) a także zabezpieczenie żywności i środków higieny osobistej. Dotacje na rachunek Stowarzyszenia przekazano w dniu 5 lipca 2012 r. Wartość całego zadania wynosiła ,50 zł, w tym: - środki finansowe własne 4.000,00 zł, - środki finansowe z innych źródeł ,00 zł, - wkład osobowy ,50 zł, - dotacja na realizację zadania ,00 zł. Dotację na dzień r. wykorzystano w wysokości ,65 zł z przeznaczeniem na: - zakup paliwa 3.285,38 zł, - zakup art. spożywczych 5.005,67 zł, - opłata stała telekomunikacja 6.383,06 zł, - zakup gazu kuchnia 65,00 zł, - opłata stała energia elektryczna + woda 3.429,54 zł, - zakup żarówek samochodowych 75,00 zł, Pozostała kwota do wykorzystania 1.756,35 zł. Rachunki i faktury zostały opisane w sposób prawidłowy z wyjątkiem faktur za zakup paliwa. Przy fakturach za zakup paliwa nie wskazano pojazdu, z jakiego korzystano (marka i nr rejestracyjny), daty, miejsca, odległości i celu jazdy oraz rodzaj i wysokość zużycia paliwa. Sytuacja ta powoduje brak możliwości stwierdzenia faktycznej ilości zużycia paliwa na określony cel. Jednostka nie prowadzi w 2012 r. wyodrębnionej ewidencji księgowej środków finansowych otrzymanych na realizację przedmiotowego zadania, co jest sprzeczne z 6 pkt 1. umowy Nr 6/2012 z dnia 13 czerwca 2012 r. zawartej z Wojewodą Zachodniopomorskim.

5 4. Ustalenia końcowe Stowarzyszenie Ludzi Bezdomnych i Samotnych Matek z Dziećmi w Stargardzie Szczecińskim jest dobrze przygotowane do realizacji powierzonego zadania mającego na celu poprawę standardu pobytu i noclegu osób bezdomnych i samotnych matek z dziećmi przy ul. Gen. Okulickiego 3 w Stargardzie Szczecińskim. Baza lokalowa jest odpowiednio przygotowana i wyposażona do przyjęcia osób bezdomnych. Osoby pracujące w schronisku mają wieloletnie doświadczenie w swojej pracy, które pozwoliło wypracować odpowiednie metody współpracy z osobami bezdomnymi, co w znacznym stopniu przyczynia się poprawy funkcjonowania tych osób w społeczeństwie. Stowarzyszenie w latach nie prowadziło wyodrębnionej ewidencji księgowej środków finansowych otrzymanych na realizację przedmiotowego zadania, co jest sprzeczne z 7 pkt 1. umowy Nr 5/2011 z dnia 7 czerwca 2011 r. zawartej z Wojewodą Zachodniopomorskim oraz 6 pkt 1. umowy Nr 6/2012 z dnia 13 czerwca 2012 r. zawartej z Wojewodą Zachodniopomorskim ponadto przy fakturach za zakup paliwa nie wskazano pojazdu, z jakiego korzystano (marka i nr rejestracyjny), daty, miejsca, odległości i celu jazdy oraz rodzaj i wysokość zużycia paliwa. Przeprowadzenie kontroli zostało odnotowane w rejestrze kontroli stowarzyszenia pod nr 1/2012. Przed podpisaniem protokołu kontroli kontrolowany może zgłosić zastrzeżenia na piśmie, co do jego treści w ciągu 7 dni od daty otrzymania protokołu do podpisu. Odmowa podpisania protokołu powinna być poprzedzona złożeniem pisemnych wyjaśnień przyczyn odmowy, co nie stanowi przeszkód do wszczęcia postępowania pokontrolnego. Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden pozostaje w jednostce kontrolowanej. Załączniki: 1 Statut Stowarzyszenia, 2 KRS, 3 Regulamin schroniska, 4 Lista sprawdzająca, 5 Zestawienia tabelaryczne skontrolowanych dowodów księgowych. Data otrzymania protokołu: Data podpisania protokołu: Kierownik jednostki kontrolowanej Kontrolujący