P R O T O K Ó Ł. z kontroli problemowej przeprowadzonej W MIEJSKIM OŚRODKU POMOCY SPOŁECZNEJ W KOSZALINIE w dniach lutego 2010 r.

Transkrypt

1 Egzemplarz Nr 1 K-PS.1.ML.DK/0932/2/2010 P R O T O K Ó Ł z kontroli problemowej przeprowadzonej W MIEJSKIM OŚRODKU POMOCY SPOŁECZNEJ W KOSZALINIE w dniach lutego 2010 r. Jednostka kontrolowana: Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Koszalinie Adres: Koszalin, ul. Monte Cassino 2 Nr Identyfikacyjny Jednostki: Nr Identyfikacji Podatkowej: Podmiot prowadzący: Prezydent Miasta Koszalina Kontrolę przeprowadzili: - starszy inspektor wojewódzki Wydziału Polityki Społecznej Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Szczecinie Delegatura w Koszalinie, - inspektor wojewódzki Wydziału Polityki Społecznej Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Szczecinie Delegatura w Koszalinie, - starszy inspektor Wydziału Polityki Społecznej Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Szczecinie Delegatura w Koszalinie na podstawie upowaŝnienia Wojewody Zachodniopomorskiego Nr 9/2010 z dnia 09 lutego 2010 r. [Akta kontroli str. 2] Kontrolą objęto zagadnienia dotyczące sposobu realizacji zadań zleconych gminie z zakresu świadczeń rodzinnych oraz świadczeń z funduszu alimentacyjnego w okresie od dnia 01 stycznia 2009 r. do dnia 31 grudnia 2009 r. Wykaz aktów prawnych dotyczących tematyki kontroli: - ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz z późniejszymi zmianami),

2 Egzemplarz nr 1 - ustawa z dnia 28 listopada 2003 r. o świadczeniach rodzinnych (Dz. U. z 2006 r. Nr 139, poz. 992 z późniejszymi zmianami), - Rozporządzenie Ministra Polityki Społecznej z dnia 2 czerwca 2005 r. w sprawie sposobu i trybu postępowania w sprawach o świadczenia rodzinne (Dz. U. Nr 105, poz. 881 z późniejszymi zmianami), - ustawa z dnia 7 września 2007 r. o pomocy osobom uprawnionym do alimentów (Dz. U. z 2009 r., Nr 1, poz. 7 z późniejszymi zmianami), - Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 28 lipca 2008 r. w sprawie sposobu i trybu postępowania, sposobu ustalania dochodu oraz wzorów wniosku, zaświadczeń i oświadczeń o ustalenie prawa do świadczeń z funduszu alimentacyjnego (Dz. U. Nr 136, poz. 855). W ramach czynności kontrolnych przeprowadzono następujące działania, które dotyczyły zbadania: - struktury organizacyjnej, - stanu zatrudnienia, - sposób rejestrowania i przechowywania dokumentacji dotyczącej świadczeń rodzinnych i funduszu alimentacyjnego, - prawidłowości kwalifikowania do poszczególnych rodzajów świadczeń, - prawidłowości wykorzystania dotacji celowej przekazanej gminie, - sposobu przygotowania dokumentacji stanowiącej podstawę do przyznania świadczeń (tryb postępowania w sprawach), - terminowości wydawania decyzji administracyjnych i wypłaty świadczeń. I. USTALENIA OGÓLNE Dyrektorem Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Koszalinie jest od r. Pani Małgorzata Szymczyk. Nadzór nad kontrolowaną jednostką sprawuje Prezydent Miasta Koszalin. Kontrolę przeprowadzono w obecności Kierownika Działu Świadczeń Rodzinnych (na stanowisku Kierownika Działu od 1 lutego 2008 r.). Informacji dot. pracy Działu udzielał takŝe Zastępca Dyrektora ds. Świadczeń Rodzinnych i Pomocy Instytucjonalnej Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Koszalinie. Dział Świadczeń Rodzinnych Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Koszalinie mieści się na parterze budynku MOPS przy ul. Monte Cassino 2 w Koszalinie i zajmuje 13 pomieszczeń oraz przestronny korytarz wraz zapleczem sanitarnym. Ogólna powierzchnia pomieszczeń Działu to 414,94m 2. Pomieszczenia biurowe są odnowione, estetycznie i funkcjonalnie urządzone. Gromadzeniem i przygotowaniem dokumentacji stanowiącej podstawę do przyznania świadczeń rodzinnych i świadczeń z funduszu 2

3 Egzemplarz nr 1 alimentacyjnego zajmuje się 19 pracowników (wraz z Kierownikiem Działu). Pomoc stanowią 2 osoby w ramach staŝu. Dział Świadczeń Rodzinnych wyposaŝony jest w niezbędny sprzęt biurowy i komputerowy (28 komputerów, 21 drukarek, 3 kserokopiarki, 1 fax, 5 niszczarek). Ośrodek pracuje z zastosowaniem sieciowego systemu informatycznego Opieka firmy ZETO Koszalin oraz korzysta z programów: Świadczenia rodzinne, Fundusz alimentacyjny tego samego autora. Konserwacją oraz wprowadzaniem zmian programowych zajmuje się ZETO Koszalin w ramach umowy serwisowej. W Ośrodku zatrudnionych jest trzech informatyków do kompleksowej obsługi sprzętu i systemów informatycznych. Przyznane świadczenia rodzinne oraz świadczenia z funduszu alimentacyjnego w większości przelewane są na konta bankowe klientów (ok. 90%), pozostałe kwoty wypłacane są w Kasie MOPS na parterze budynku. Ponadto sporadycznie, szczególnie w przypadku osób starszych i niepełnosprawnych, stosuje się przekazy pocztowe. Odpowiednie rozmieszczenie pracowników i organizacja Działu umoŝliwia sprawną obsługę klienta i usystematyzowany obieg dokumentacji. W trakcie kontroli przedstawiono procedurę obsługi klienta i obiegu dokumentów dokument w formie pisemnej dołączono do akt kontroli. [Akta kontroli str. 8] KADRA DZIAŁU ŚWIADCZEŃ RODZINNYCH MIEJSKIEGO OŚRODKA POMOCY SPOŁECZNEJ W KOSZALINIE W Dziale zatrudnionych jest łącznie 19 osób. Pomoc w pracy biurowej stanowią 2 osoby w ramach staŝu. Zagadnieniami dot. świadczeń rodzinnych i funduszu alimentacyjnego zajmują się jednak takŝe pracownicy innych działów, m.in.: Zespół Radców Prawnych, pracownicy Działu Finansowo-Księgowego i Działu Świadczeń (w zakresie naliczania świadczeń i tworzenia list wypłat), a takŝe Działu Obsługi (w zakresie korespondencji, obsługi informatycznej, składnicy akt, skarg i wniosków). W trakcie kontroli przedstawiono wykaz pracowników Działu. [Akta kontroli str. 7] 3

4 Egzemplarz nr 1 FUNKCJONOWANIE DZIAŁU ŚWIADCZEŃ RODZINNYCH MIEJSKIEGO OŚRODKA POMOCY SPOŁECZNEJ W KOSZALINIE Statut Ośrodka nadano mocą Uchwały Nr XXVII/297/2008 Rady Miejskiej w Koszalinie z dnia 24 września 2008 r. w sprawie uchwalenia Statutu Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Koszalinie. Regulamin Organizacyjny Ośrodka stanowi załącznik do Zarządzenia Nr 377/1536/2009 Prezydenta Miasta Koszalina z dnia 16 czerwca 2009 roku w sprawie zatwierdzenia Regulaminu Organizacyjnego Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Koszalinie. Ostatnich zmian (w zakresie przyjmowania skarg i wniosków) dokonano Zarządzeniem Nr 512/1876/2009 Prezydenta Miasta Koszalina z dnia 29 grudnia 2009 r. w sprawie zatwierdzenia zmian w Regulaminie Organizacyjnym Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Koszalinie. Dyrekcja Ośrodka, Kierownicy Działu oraz wybrani pracownicy Działu Świadczeń Rodzinnych posiadają szereg upowaŝnień do prowadzenia spraw i wydawania decyzji administracyjnych w zakresie zagadnień objętych kontrolą. Kserokopie upowaŝnień dołączono do akt kontroli. [Akta kontroli str. 9-23] Ogółem w roku 2009 (od 01 stycznia do 31 grudnia 2009 roku) wydano decyzji dot. świadczeń rodzinnych oraz decyzji dot. funduszu alimentacyjnego. Ponadto wydano 278 decyzji dla dłuŝników w sprawie zwrotu kwot świadczeń z funduszu alimentacyjnego wypłaconych osobie uprawnionej do alimentów. Sprawozdanie rzeczowo-finansowe o zadaniach zrealizowanych ze środków budŝetu państwa w zakresie świadczeń rodzinnych za okres r r. SKŁADKI NA UBEZPIECZENIA SPOŁECZNE I ZDROWOTNE Wyszczególnienie Kwota wydatków Liczba świadczeń Składki na ubezpieczenia społeczne Składki na ubezpieczenie zdrowotne ŚWIADCZENIA RODZINNE Zasiłek rodzinny

5 Dodatki do zasiłku rodzinnego ogółem: w tym z tytułu: urodzenia dziecka urlopu wychowawczego samotnego wychowywania dziecka kształcenia i rehabilitacji rozpoczęcia roku szkolnego podjęcia przez dziecko nauki poza miejscem zamieszkania podjęcia przez dziecko nauki poza miejscem zamieszkania - dojazd wychowywanie dziecka w rodzinie wielodzietnej Zasiłki pielęgnacyjne Świadczenia pielęgnacyjne Jednorazowa zapomoga z tyt. urodzenia dziecka Egzemplarz nr 1 FUNDUSZ ALIMENTACYJNY Wyszczególnienie Kwota wydatków Liczba świadczeń Wypłacone zaliczki alimentacyjne Kwoty zwrócone przez dłuŝników alimentacyjnych z tytułu wypłaconych świadczeń z funduszu alimentacyjnego z tego: ,81 - przekazane na dochody budŝetu państwa ,85 - przekazane na dochody własne gminy wierzyciela ,48 - przekazane na dochody własne gminy dłuŝnika ,48 Dochody własne gmin z tytułu świadczeń z funduszu alimentacyjnego zwróconych przez dłuŝników alimentacyjnych z tego: przekazane przez gminę na dochody własne przekazane przez inne gminy Umorzone naleŝności od dłuŝników alimentacyjnych z tego naleŝności, o których mowa w: 0 - art. 28 ust. 1 pkt 1 ustawy 0 - art. 28 ust. 1 pkt 1 ustawy 0 - art. 28 ust. 1 pkt 1 ustawy 0 NaleŜności od dłuŝników alimentacyjnych, które wygasły zgodnie z art. 28 ust 3 ustawy II. USTALENIA SZCZEGÓŁOWE 5

6 Egzemplarz nr 1 Na podstawie losowo wybranych nazwisk szczegółowo zbadano dokumentację osób korzystających z róŝnych form świadczeń rodzinnych pod względem: - prawidłowości kwalifikowania do poszczególnych rodzajów świadczeń, - sposobu przygotowania dokumentacji stanowiącej podstawę do przyznania świadczeń, - form wydawanych decyzji administracyjnych, - terminowości wypłat świadczeń rodzinnych. Sprawdzono dokumentację rodzin otrzymujących świadczenia rodzinne i alimentacyjne przyznane na podstawie następujących decyzji: Decyzja Nr 642/2009 Decyzja Nr 1593/2009 Decyzja Nr 1832/2009 Decyzja Nr 1115/2009 Decyzja Nr 799/2009 Decyzja Nr 254/2009 Decyzja Nr 520/2009 Decyzja Nr 1318/2009 Decyzja Nr 1729/2009 Decyzja Nr 1730/2009 Decyzja Nr 649/2009 Decyzja Nr 648/2009 Decyzja Nr 1066/2009 Decyzja Nr 1613/2009 Decyzja Nr 1402/2009 Decyzja Nr 992/2009 Decyzja Nr 414/2009 Decyzja Nr 2293/2009 Decyzja Nr 10117/2009 Decyzja Nr 10186/2009 Decyzja Nr 11682/2009 Decyzja Nr 2726/2009 Decyzja Nr 8021/2009 Decyzja Nr 1901/2009 Decyzja Nr 1898/2009 Decyzja Nr 5933/2009 Decyzja Nr 5937/2009 Decyzja Nr 5935/2009 Decyzja Nr 11300/2009 Decyzja Nr 3003/2009 Decyzja Nr 4659/2009 Decyzja Nr 1567/2009 Decyzja Nr 1010/2009 Decyzja Nr 6111/2009 Decyzja Nr 4695/2009 Decyzja Nr 10847/2009 Decyzja Nr 10842/2009 Decyzja Nr 2746/2009 Decyzja Nr 2834/2009 Decyzja Nr 10793/2009 Decyzja Nr 1329/2009 Decyzja Nr 1331/2009 Decyzja Nr 8130/2009 Decyzja Nr 8013/2009 Decyzja Nr 1015/2009 Decyzja Nr 1018/2009 Decyzja Nr 6453/2009 Decyzja Nr 4548/2009 Decyzja Nr 4546/2009 Decyzja Nr 4543/2009 Decyzja Nr 8432/2009 Decyzja Nr 5124/2009 Decyzja Nr 2382/2009 Decyzja Nr 1575/2009 6

7 Decyzja Nr 6172/2009 Decyzja Nr 4927/2009 Decyzja Nr 4166/2009 Decyzja Nr 2959/2009 Decyzja Nr 7407/2009 Decyzja Nr 9740/2009 Decyzja Nr 483/2009 Decyzja Nr 6881/2009 Decyzja Nr 536/2009 Decyzja Nr 4472/2009 Decyzja Nr 4470/2009 Decyzja Nr 1641/2009 Decyzja Nr 1746/2009 Decyzja Nr 6116/2009 Decyzja Nr 9452/2009 Decyzja Nr 1450/2009 Decyzja Nr 2671/2009 Decyzja Nr ŚR.50458/K-89/1540/08/09 Decyzja Nr 1454/2009 Decyzja Nr 10232/2009 Decyzja Nr 4203/2009 Decyzja Nr 4225/2009 Decyzja Nr 4204/2009 Decyzja Nr 4205/2009 Decyzja Nr 4234/2009 Decyzja Nr 4233/2009 Decyzja Nr 4204/09 Decyzja Nr 9954/2009 Decyzja Nr 4230/2009 Decyzja Nr 1708/2009 Decyzja Nr ŚR K-67/09 Decyzja Nr 1087/2009 Decyzja Nr 1205/2009 Decyzja Nr 3041/2009 Decyzja Nr 3084/2009 Decyzja Nr 4136/2009 Decyzja Nr 4159/2009 Decyzja Nr 4209/2009 Decyzja Nr 4158/2009 Decyzja Nr 2941/2009 Decyzja Nr 4712/09 Decyzja Nr 9382/2009 Decyzja Nr 11127/09 Decyzja Nr 5980/2009 Decyzja Nr 9273/2009 Decyzja Nr 124/2009 Decyzja Nr 6756/2009 Decyzja Nr 4191/2009 Decyzja Nr 4200/2009 Decyzja Nr 5371/2009 Decyzja Nr 1853/2009 Decyzja Nr 5876/2009 Decyzja Nr 7778/2009 Decyzja Nr 6030/2009 Decyzja Nr 7163/2009 Decyzja Nr 2291/2009 Decyzja Nr 11571/2009 Decyzja Nr 7437/2009 Decyzja Nr 7436/2009 Decyzja Nr 1950/2009 Decyzja Nr 1948/2009 Decyzja Nr 4534/2009 Decyzja Nr 235/2009 Decyzja Nr 9414/2009 Decyzja Nr 4752/2009 Decyzja Nr 9171/200 Decyzja Nr 786/2009 Decyzja Nr 2960/2009 Decyzja Nr 6462/2009 Decyzja Nr 4183/2009 Decyzja Nr 4209/2009 Decyzja Nr 4935/2009 Decyzja Nr 9960/2009 Decyzja Nr 10286/2009 Decyzja Nr 10658/2009 Decyzja Nr 1195/2009 Decyzja Nr 4774/2009 Decyzja Nr 8243/2009 Decyzja Nr 8245/2009 Decyzja Nr 4208/2009 Decyzja Nr 2784/2009 Decyzja Nr 2783/2009 Egzemplarz nr 1 7

8 Decyzja Nr 5298/2009 Decyzja Nr 11471/2009 Decyzja Nr 2124/2009 Decyzja Nr ŚR P /07/09 Decyzja Nr 11639/2009 Decyzja Nr 5356/2009 Decyzja Nr 10742/2009 Decyzja Nr 4210/2009 Decyzja Nr 6666/2009 Decyzja Nr 1100/2009 Decyzja Nr 853/2009 Decyzja Nr 172/2009 Decyzja Nr 1224/2009 Decyzja Nr 8458/2009 Decyzja Nr 11586/2009 Decyzja Nr 2664/2009 Decyzja Nr 103/2009 Decyzja Nr 210/2009 Decyzja Nr 1624/2009 Decyzja Nr 853/2009 Decyzja Nr 1025/2009 Decyzja Nr 4180/2009 Decyzja Nr 1924/2009 Decyzja Nr 9115/2009 Decyzja Nr 7364/2009 Decyzja Nr 1825/2009 Decyzja Nr 1074/2009 Decyzja Nr 254/2009 Egzemplarz nr 1 Skontrolowane sprawy (za wyjątkiem uwag omówionych w Części III. Ustalenia końcowe niniejszego protokołu) spełniają warunki ustawy z dnia 28 listopada 2003 r. o świadczeniach rodzinnych (Dz. U. z 2006 r. Nr 139, poz. 992 z późniejszymi zmianami), rozporządzenia Ministra Polityki Społecznej z dnia 2 czerwca 2005 r. w sprawie sposobu i trybu postępowania w sprawach o świadczenia rodzinne (Dz. U. Nr 105, poz. 881 z późniejszymi zmianami), ustawy z dnia 7 września 2007 r. o pomocy osobom uprawnionym do alimentów (Dz. U. z 2009 r. Nr 1, poz. 7 z późniejszymi zmianami), rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 28 lipca 2008 r. w sprawie sposobu i trybu postępowania, sposobu ustalania dochodu oraz wzorów wniosku, zaświadczeń i oświadczeń o ustalenie prawa do świadczeń z funduszu alimentacyjnego (Dz. U. Nr 136, poz. 855) - niezbędne do przyznania zasiłku rodzinnego, dodatków do zasiłku rodzinnego i świadczeń opiekuńczych oraz świadczeń z funduszu alimentacyjnego. III. USTALENIA KOŃCOWE Na podstawie losowo zbadanej w czasie kontroli dokumentacji ogólnej oraz spraw indywidualnych zespół kontrolerów stwierdził następujące uchybienia w zakresie prawa formalnego: 1. Decyzje Nr: 10286/2009, 10186/2009, 10286/2009 wydano z naruszeniem prawa formalnego - uchylono decyzje uchylające; 8

9 Egzemplarz nr 1 2. Jedną decyzją administracyjną rozstrzyga się o przyznaniu części, a odmowie przyznania pozostałych wnioskowanych świadczeń (np. Decyzja Nr 11586/2009). Podobnie jedną decyzją rozstrzyga się o przyznaniu świadczeń, a takŝe o warunkowym przyznaniu części wnioskowanych świadczeń (problem pojawia się w momencie odwołania i ewentualnie konieczności uchylenia decyzji); 3. Uchylenie lub wygaśnięcie decyzji, która została wydana z zastrzeŝeniem dopełnienia określonych warunków lub czynności (np. zaświadczenia o kontynuowaniu nauki) powinno nastąpić na mocy art. 162 kpa, a nie 154 lub 155; 4. W treści podstaw prawnych decyzji uchylających uchybieniem formalnym jest zastosowanie w podstawie prawnej art. 104 kpa łącznie ze 154 lub 155; Za powyŝsze uchybienia odpowiedzialne są osoby upowaŝnione do wydawania decyzji administracyjnych w tym zakresie. Ponadto przy niektórych analizowanych decyzjach odnotowano brak zwrotnego poświadczenia odbioru, a takŝe podpisu poświadczającego osobisty odbiór dokumentu. Na miejscu pouczono Kierownika Działu Świadczeń Rodzinnych o konieczności odbierania oświadczeń o wysokości dochodów uzyskanych przez członków rodziny w roku kalendarzowym poprzedzającym okres zasiłkowy, jeŝeli dochody te podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych na zasadach ogólnych - dotyczy to osób, które nie złoŝyły zeznania podatkowego do urzędu skarbowego. Ponadto udzielono instruktaŝu w zakresie opracowywania dokumentacji stanowiącej podstawę do przyznania świadczeń, a takŝe w zakresie formy decyzji administracyjnych. Dyrektora Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Koszalinie pouczono o przysługującym prawie i sposobie zgłoszenia umotywowanych zastrzeŝeń dotyczących ustaleń zawartych w protokole, odmowy podpisania protokołu kontroli i wyjaśnienia przyczyn tej odmowy w terminie 7 dni od daty otrzymania protokołu. Protokół kontroli sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach po jednym dla: - Dyrektora Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Koszalinie, - Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Szczecinie Wydział Polityki Społecznej. Kontrolę odnotowano w ksiąŝce kontroli Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Koszalinie pod pozycją nr 1/

10 Koszalin, dnia... Egzemplarz nr 1... Kontrolujący... Kierownik jednostki kontrolowanej... Kontrolujący... Kontrolujący Sporządzono: r. 10