Podmiot kontrolowany: Dom dla Matek z Małoletnimi Dziećmi i Kobiet w Ciąży w Karwowie Karwowo Przecław. Kierownik jednostki:

Transkrypt

1 Protokół z kontroli problemowej przeprowadzonej w dniu 12 listopada 2012 r. w Domu dla Matek z Małoletnimi Dziećmi i Kobiet w Ciąży w Karwowie prowadzonym przez Zgromadzenie Sióstr Benedyktynek Samarytanek Krzyża Chrystusowego z siedzibą w Niegowie Podmiot kontrolowany: Dom dla Matek z Małoletnimi Dziećmi i Kobiet w Ciąży w Karwowie Karwowo Przecław Kierownik jednostki: Siostra Ilona Bralińska Kontrolujący: Jarosław Czajka inspektor w Wydziale Spraw Społecznych Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego, Małgorzata Żmurkiewicz inspektor wojewódzki w Wydziale Spraw Społecznych Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego, Monika Hawryluk starszy inspektor w Wydziale Finansów i Budżetu Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego. na podstawie upoważnienia Nr 83/2012 z dnia 09 listopada 2012 r. wydanego przez Ryszarda Mićko Wicewojewodę Zachodniopomorskiego. Kontrolę problemową przeprowadzono w dniu 12 listopada 2012 r. w Domu dla Matek z Małoletnimi Dziećmi i Kobiet w Ciąży w Karwowie 12. Przedmiotem kontroli było zbadanie sposobu realizacji zadań z zakresu pomocy społecznej zleconych Zgromadzeniu w latach określonego w 1 umów z dnia 6 czerwca 2011 r. nr 3/2011 pn. Dajmy szansę małoletnim matkom i z dnia 13 czerwca 2012 r. nr 3/2012 pn. Szansa dla małoletnich matek. Kontrolą objęto okres od 06 czerwca 2011 r. do dnia kontroli. W okresie objętym kontrolą funkcję Dyrektora Domu dla Matek z Małoletnimi Dziećmi i Kobiet w Ciąży pełniły: siostra Anna Ziobro a od 1 lutego 2012 r. siostra Ilona Bralińska. Protokół zawiera dane ustalone na podstawie wizji lokalnej, analizy przedstawionej dokumentacji oraz wyjaśnień i informacji uzyskanych od Siostry Ilony Bralińskiej Dyrektora Domu dla Matek z Małoletnimi Dziećmi i Kobiet w Ciąży. Ustalenia ogólne: Dom dla Matek z Małoletnimi Dziećmi i Kobiet w Ciąży działa od 1982 r. i jest prowadzony przez Zgromadzenie Sióstr Benedyktynek Samarytanek Krzyża Chrystusowego z siedzibą w Niegowie. Domem kieruje Dyrektor powołana przez Zgromadzenie. Dyrektor reprezentuje Dom na zewnątrz i odpowiada za jego prawidłowe funkcjonowanie, zgodnie ze strukturą organizacyjną Domu. Dyrektora w czasie jego nieobecności zastępuje wyznaczony pracownik. Dom jest stacjonarną, samodzielną i opiekuńczą placówką okresowego pobytu dla matek z małoletnimi dziećmi i kobiet w ciąży, które z uwagi na sytuację życiową, ochronę

2 macierzyństwa, warunki rodzinne, mieszkaniowe bądź materialne, kwalifikują się do korzystania z tej formy pomocy. Dom przyjmuje osoby na podstawie decyzji wydanej przez Starostę Powiatu Polickiego. W sytuacji wyjątkowej Dom przyjmuje osobę bez skierowania, na jej wniosek lub wniosek ośrodka pomocy społecznej właściwego ze względu na miejsce zamieszkania tej osoby, o czym niezwłocznie powiadamia Starostę Powiatu Polickiego. Zadaniem Domu jest materialna i duchowa pomoc matkom w okresie przed i po urodzeniu dziecka, ochrona dziecka poczętego, zapewnienie mieszkankom całodobowej opieki oraz zaspokojenie niezbędnych potrzeb duchowych, edukacyjnych, społecznych i religijnych, na poziomie obowiązującego standardu. Dom przeznaczony jest dla 18 mieszkanek: - kobiet w ciąży, - matek z dziećmi w wieku do pół roku, a w wyjątkowych przypadkach do dwóch lat. Zagadnienia objęte kontrolą: stan realizacji zadania zleconego, efektywność, rzetelność i jakość wykonania zadania, prawidłowość wykorzystania środków publicznych otrzymanych na realizację zadania, prowadzenie dokumentacji określonej w przepisach prawa i postanowieniach zawartych umów, w tym w szczególności prowadzenie wyodrębnionej ewidencji księgowej środków finansowych otrzymanych na realizację zadania. 1. Stan realizacji zadania zleconego: Wojewoda Zachodniopomorski zlecił Zgromadzeniu Sióstr Benedyktynek Samarytanek Krzyża Chrystusowego z siedzibą w Niegowie zadania z zakresu pomocy społecznej na podstawie umów nr 3/2011 z dnia 06 czerwca 2011 r. i 3/2012 r. z dnia 13 czerwca 2012 r. Termin realizacji zadań ustalono na okres trwania umów od dnia ich zawarcia do 31 grudnia 2011 r. i 2012 r. W ramach zadań zleconych z dotacji Wojewody Zachodniopomorskiego sfinansowano zakup oleju grzewczego na kwotę zł w roku 2011 r. i zł w 2012 r. Środki z innych źródeł publicznych przeznaczono na opłacenie wynagrodzeń osób zatrudnionych do prowadzenia zajęć w projekcie. 2. Efektywność, rzetelność i jakość wykonania zadania: Dom dla Matek z Małoletnimi Dziećmi i Kobiet w Ciąży w Karwowie położony jest na trzech działkach rolnych o łącznej powierzchni 2,26 ha stanowiących własność Zgromadzenia. W skład Domu wchodzą 2 budynki mieszkalne połączone łącznikiem, budynek dydaktyczno mieszkalny (budynki dwukondygnacyjne), budynek gospodarczy i garaż. Działka jest zabezpieczona ogrodzeniem. Wydzielono plac zabaw dla dzieci. Prowadzone jest gospodarstwo rolno - warzywne, z którego produkty przeznaczane są na potrzeby mieszkanek. Dom posiada na własny użytek samochody Skoda Fabia i Citroen Berlingo.

3 W budynku mieszkalnym na potrzeby mieszkanek przeznaczonych jest 5 dwuosobowych pokoi mieszkalnych i trzy łazienki. W budynku dydaktyczno - mieszkalnym znajduje się 10 pokoi i dwie łazienki, 4 pokoje przeznaczone są jako pokoje mieszkalne, pozostałe funkcjonują jako pokoje gościnne i sale do nauki szkolnej dla mieszkanek. Zgromadzenie współpracuje z gimnazjum w Przecławiu. Dzięki tej współpracy mieszkanki mają możliwość kontynuowania nauki na miejscu. W 2011 r. w projekcie uczestniczyło 18 osób. W ramach udziału w projekcie uczestniczki korzystały z indywidualnych spotkań z psychologiem, pedagogiem, pracownikiem socjalnym, terapeutą, kontynuowały naukę w gimnazjum. Wszystkie uczestniczki nawiązały poprawne więzi z rodziną. Dwie spośród uczestniczek projektu uzyskały mieszkania i wyprowadziły się z domu, pozostałe uczestniczki powróciły do środowiska, poprawiły swoją sytuację życiową. Celem projektu było wsparcie i opieka nad małoletnimi matkami przed i po urodzeniu dziecka, pozwalająca pokonać trudności życiowe. Założony cel osiągnięto poprzez tworzenie i realizację indywidualnych programów wychodzenia z bezdomności, mediacje z członkami rodzin, wsparcie psychologiczne, pedagogiczne i terapeutyczne, uregulowanie spraw urzędowych oraz kontynuację nauki. Zadanie zakończono i zrealizowano. W 2012 r. projekt jest w trakcie realizacji. W dniu kontroli w projekcie uczestniczyło 10 osób. W ramach udziału uczestniczki korzystają z indywidualnych spotkań z psychologiem, pedagogiem, pracownikiem socjalnym, terapeutą, kontynuują naukę. Efekty uczestnictwa w projekcie będą znane po jego zakończeniu, które zaplanowano na 31 grudnia 2012 r. Stwierdzono, że zlecone zadania zostały zrealizowane zgodnie z zakresem merytorycznym przedstawionym w ofertach. 3. Prawidłowość wykorzystania środków publicznych otrzymanych na realizację zadania w ramach umów: Nr 3/2011 z dnia 08 czerwca 2011 r. oraz Nr 3/2012 z dnia 13 czerwca 2012 r. 1) Na podstawie umowy Nr 3/2011 z dnia 8 czerwca 2011 r., Zgromadzenie Sióstr Benedyktynek Samarytanek Krzyża Chrystusowego z siedzibą w Niegowie Samarii Ośrodek Wsparcia Dom dla Matek z Małoletnimi Dziećmi i Kobiet w Ciąży w Karwowie, otrzymało dotację w wysokości ,00 zł z przeznaczeniem na realizację zadania publicznego pod tytułem: Dajmy szansę małoletnim matkom. Zgodnie z 3 w/w umowy całkowity koszt zadania publicznego wynosił łączną kwotę ,00 zł, z tego: ,00 - dotacja oraz ,00 zł - środki finansowe z innych źródeł publicznych przyznanych przez ośrodki pomocy społecznej (40.000,00 zł) i Urząd Marszałkowski Województwa Zachodniopomorskiego (17.520,00 zł). Wojewoda Zachodniopomorski przekazał na rachunek wskazany w umowie dotację w wysokości ,00 zł. W dniu 30 stycznia 2012 r. Zgromadzenie złożyło sprawozdanie z realizacji zadania. Według przedstawionego rozliczenia całościowy koszt realizacji zadania wyniósł ,89 zł, z tego:

4 a) ,53 zł Koszty merytoryczne (wynagrodzenia psychologa, pedagoga, mediatora, pracownika socjalnego, terapeuty rodzinnego, instruktora oraz koszt pobytu matek w Domu) środki własne; b) 2.683,48 zł Koszty obsługi zadania (obsługa merytoryczna, finansowo księgowa oraz koszty administracyjno biurowe) środki własne; c) ,88 zł Inne koszty Media (opał) ,00 zł dotacja oraz 0,88 zł środki własne. Kontrolującym przedstawiono fakturę VAT nr FAK-/4/10/11/M02 z dnia r. za zakup oleju napędowego grzewczego na kwotę ,88 zł, sfinansowaną z dotacji ,00 zł oraz środków własnych - 0,88 zł. Zapłaty dokonano gotówką w dniu zakupu. Powyższy dowód zakwalifikowano do ujęcia w księgach rachunkowych na kontach (Wn) oraz (Ma). Natomiast na fakturze brak było adnotacji o sprawdzeniu dowodu pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym oraz zatwierdzenia do zapłaty [art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz ze zm.)]. Ponadto kontrolującym nie przedstawiono wyodrębnionej ewidencji księgowej, do której Zgromadzenie było zobowiązane w 7 zawartej umowy. W związku ze stwierdzonymi nieprawidłowościami pobrano pisemne wyjaśnienie od Siostry Ilony Bralińskiej Dyrektora Domu dla Matek z Małoletnimi Dziećmi i Kobiet w Ciąży w Karwowie, z którego wynika, że usługę księgową w roku 2011 na rzecz Domu w Karwowie prowadziło inne biuro rachunkowe niż obecne, w dokumentach archiwalnych przekazanych przez poprzedni podmiot wykonujący usługę, na dzień r. nie odnotowano wyodrębnionej ewidencji finansowo księgowej dotyczącej zadania zleconego umową nr 3/2011. Natomiast w dniu r. osoba odpowiedzialna za księgi rachunkowe za rok 2011 Domu dla Matek z Małoletnimi Dziećmi w Ciąży w Karwowie, przesłała zestawienie faktur do rozliczenia zadania zleconego umową nr 3/ Przedstawione zestawienie nie stanowi ewidencji księgowej, zgodnie z zasadami wynikającymi z ustawy o rachunkowości. Ponadto w w/w zestawieniu wykazano koszt realizacji zadania na kwotę ,83 zł, natomiast w sprawozdaniu końcowym łączny koszt zadania wyniósł ,89 zł. Wyjaśnienie wraz z kserokopią faktury VAT nr FAK-/4/10/11/M02 oraz raportem kasowym nr 10/ZŁ/2011 dołączono do akt kontroli. 2) Na podstawie umowy Nr 3/2012 z dnia 13 czerwca 2012 r., Zgromadzenie Sióstr Benedyktynek Samarytanek Krzyża Chrystusowego z siedzibą w Niegowie Samarii Ośrodek Wsparcia Dom dla Matek z Małoletnimi Dziećmi i Kobiet w Ciąży w Karwowie, otrzymało dotację w wysokości ,00 zł z przeznaczeniem na realizację zadania publicznego pod tytułem: Szansa dla Małoletnich Matek. Zgodnie z 3 w/w umowy całkowity koszt zadania publicznego wynosił łączną kwotę ,00 zł, z tego: ,00 - dotacja (z przeznaczeniem na Media - opał) oraz ,00 zł - środki finansowe z innych źródeł publicznych (z przeznaczeniem na: koszty merytoryczne, tj. wynagrodzenia psychologa, pedagoga, mediatora, pracownika socjalnego, terapeuty rodzinnego, instruktora i koszt pobytu matek w Domu w kwocie ,00 zł oraz koszty obsługi zadania, tj. obsługa merytoryczna, finansowo księgowa i koszty administracyjno biurowe w kwocie 2.840,00 zł). Wojewoda Zachodniopomorski w dniu 31 lipca 2012 r. przekazał na rachunek wskazany w umowie dotację w wysokości ,00 zł. Otrzymane środki finansowe zostały wykorzystane w całości na zakup oleju napędowego grzewczego przeznaczonego na ogrzewanie Domu dla Matek z Małoletnimi Dziećmi

5 i Kobiet w Ciąży w Karwowie. Zasadność wydatkowania środków w ramach dotacji została potwierdzona 2 dowodami księgowymi, tj.: faktura VAT nr FAK-/10/09/12/M02 z dnia r. zakup oleju napędowego grzewczego na kwotę ,00 zł, sfinansowana w całości z dotacji. Opłaty dokonano przelewem w dniu r. (Wb 9/2012). Dowód ujęto w księgach rachunkowych na kontach: (Wn) , (Ma) , (Wn) , (Ma) , (Wn) , (Ma) ,00 faktura VAT nr FAK-/3/10/12/M02 z dnia r. zakup oleju napędowego grzewczego na kwotę 582,82 zł, sfinansowana z dotacji 553,00 zł oraz środków własnych 29,82 zł. Opłaty dokonano przelewem w dniu r. (Wb 10/2012). Dowód ujęto w księgach rachunkowych na kontach: (Wn) 582, (Ma) 582, (Wn) 553, (Ma) 582, (Wn) 29, (Wn) 582, (Ma) 582,82 Przedłożone faktury spełniają wymogi dokumentacji księgowej określonej w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz ze zm.). Dowody księgowe opisano w sposób prawidłowy, zostały sprawdzone pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym, zatwierdzone do zapłaty oraz posiadają adnotację o wysokości wydatku z dotacji celowej od Wojewody Zachodniopomorskiego. Ewidencja księgowa przedmiotowego zadania publicznego prowadzona jest na kontach zespołu 5, tj Dotacje: Powiat Policki, Urząd Marszałkowski, oraz Wojewoda Zachodniopomorski wraz z rozwiniętą analityką na każdym koncie wg kosztów rodzajowych. Ponadto pozabilansowo księgowano otrzymane środki na kontach: wkład do zadania WZ 3/2012 ze środków otrzymanych z Urzędu Marszałkowskiego oraz wkład do zadania WZ 3/2012 ze środków otrzymanych z Powiatu Polickiego. Zgodnie z 6 zawartej umowy, prowadzono wyodrębnioną dokumentację finansowo księgową zadania publicznego. Na dzień 31 października 2012 r. Zgromadzenie zrealizowało zadanie publiczne pod tytułem Szansa dla Małoletnich Matek w wysokości ,31 zł, tego; dotacja ,00 zł (Inne koszty opał), środki finansowe z innych źródeł publicznych ,31 zł (41.145,41 zł - środki otrzymane z Powiatu Polickiego oraz ,90 zł - środki otrzymane z Urzędu Marszałkowskiego), w tym: ,37 zł Koszty merytoryczne (wynagrodzenia psychologa, pedagoga, mediatora, pracownika socjalnego, terapeuty rodzinnego, instruktora oraz koszt utrzymania mieszkanek), 1.300,94 zł Koszty obsługi zadania publicznego (obsługa merytoryczna oraz finansowo księgowa). Kserokopie faktur VAT nr: FAK-/10/09/12/M02 i FAK-/3/10/12/M02 wraz z potwierdzeniami zapłaty oraz prowadzoną ewidencją księgową dołączono do akt kontroli.

6 3. Ustalenia końcowe Dom dla Matek z Małoletnimi Dziećmi i Kobiet w Ciąży w Karwowie prowadzony przez Zgromadzenie Sióstr Benedyktynek Samarytanek Krzyża Chrystusowego z siedzibą w Niegowie jest dobrze przygotowany do realizacji powierzonego zadania mającego na celu pomoc matkom w okresie przed i po urodzeniu dziecka, ochronę dziecka poczętego, zapewnienie mieszkankom całodobowej opieki oraz zaspokojenie niezbędnych potrzeb duchowych, edukacyjnych, społecznych i religijnych, Baza lokalowa jest odpowiednio przygotowana do przyjęcia osób matek z dziećmi i kobiet w ciąży. Kadra ma doświadczenie w swojej pracy, które pozwala wypracować odpowiednie metody współpracy, co w znacznym stopniu przyczynia się poprawy funkcjonowania tych osób w społeczeństwie. W 2011 r. skontrolowany dowód księgowy potwierdzający wykorzystanie dotacji otrzymanej na realizację zadania zleconego, zgodnie z umową nr 3/2011, nie spełniał wszystkich wymogów określonych w art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz ze zm.) oraz nie przedstawiono wyodrębnionej ewidencji księgowej, do której Zgromadzenie było zobowiązane w 7 zawartej umowy. W 2012 r. skontrolowane dowody księgowe potwierdzające wykorzystanie dotacji otrzymanej na realizację zadania zleconego, zgodnie z umową nr 3/2012, spełniają wymogi określone w ustawie o rachunkowości oraz prowadzono wyodrębnioną ewidencję księgową zadania publicznego. Przeprowadzenie kontroli zostało odnotowane w książce kontroli pod nr 9/2012. Przed podpisaniem protokołu kontroli kontrolowany może zgłosić zastrzeżenia na piśmie, co do jego treści w ciągu 7 dni od daty otrzymania protokołu do podpisu. Odmowa podpisania protokołu powinna być poprzedzona złożeniem pisemnych wyjaśnień przyczyn odmowy, co nie stanowi przeszkód do wszczęcia postępowania pokontrolnego. Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden pozostaje w jednostce kontrolowanej. Załączniki: 1 Wypis z przepisów Zgromadzenia, 2 Zaświadczenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji, 3 Regulamin Organizacyjny, 4 Tygodniowy regulamin dnia Domu dla Matek z Małoletnimi Dziećmi i Kobiet w Ciąży, 5 Wyjaśnienie, kserokopie faktur i ewidencja księgowa. Data otrzymania protokołu:. Data podpisania protokołu:.. Kierownik jednostki kontrolowanej Kontrolujący