P R O T O K Ó Ł kontroli problemowej przeprowadzonej w Stowarzyszeniu Pomocy Dzieciom i Młodzieży Niepełnosprawnej Ruchowo Tęcza w Szczecinie

Transkrypt

1 P R O T O K Ó Ł kontroli problemowej przeprowadzonej w Stowarzyszeniu Pomocy Dzieciom i Młodzieży Niepełnosprawnej Ruchowo Tęcza w Szczecinie Jednostka kontrolowana: Stowarzyszenie Pomocy Dzieciom i Młodzieży Niepełnosprawnej Ruchowo Tęcza ul. Bohaterów Warszawy 27B Szczecin Kierownik jednostki: Alicja Zołotucho - prezes Stowarzyszenia Kontrolujący: Jarosław Czajka starszy inspektor w Wydziale Spraw Społecznych, Ewa Golińczak Kierownik Oddziału ds. Nadzoru i Kontroli w Pomocy Społecznej w Wydziale Spraw Społecznych, Stanisław Makocki inspektor wojewódzki w Wydziale Finansów i Budżetu, na podstawie upoważnienia Wojewody Zachodniopomorskiego Nr 29/2013 z dnia 20 września 2013 r. (akta kontroli - Zał. nr 1). Data rozpoczęcia i zakończenia kontroli: Kontrolę przeprowadzono w dniach 30 września 01 października 2013 r. Przedmiot i okres kontroli: Sposób realizacji zadań z zakresu pomocy społecznej zleconych Stowarzyszeniu w latach określonych w 1 umowy z dnia 13 czerwca 2012 r. nr 16/2012 pn. Od rehabilitacji do aktywacji i 1 umowy z dnia 11 czerwca 2013 r. nr 165/S1/2013 pn. Ujarzmić niepełnosprawność. Kontrolą objęto okres od 13 czerwca 2012 r. do dnia kontroli. Ustalenia zawarte w protokole oparto o informacje udzielone przez prezesa Stowarzyszenia, skontrolowaną dokumentację oraz oględziny obiektu - miejsca realizacji zleconych zadań. Zasady współpracy administracji publicznej z organizacjami pozarządowymi reguluje ustawa z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. Nr 234, poz z późn. zm.) Kontrolę przeprowadzono w obecności prezesa Stowarzyszenia Pani Alicji Zołotucho. Ustalenia ogólne dotyczące Stowarzyszenia Stowarzyszenie Pomocy Dzieciom i Młodzieży Niepełnosprawnej Ruchowo Tęcza w Szczecinie działa od grudnia 1994 r. W swojej działalności podejmuje wiele inicjatyw skierowanych do swoich podopiecznych, ich rodziców i opiekunów. Celem działalności Stowarzyszenia jest inicjowanie, podejmowanie i popieranie wszelkich form pomocy dla osób niepełnosprawnych i ich rodzin, w tym pochodzących ze środowisk dotkniętych problemem alkoholowym, ofiar wypadków komunikacyjnych, a w szczególności dla dzieci i młodzieży niepełnosprawnej, których niepełnosprawność jest następstwem uszkodzenia Centralnego i Obwodowego Układu Nerwowego, ciężkiej choroby, urazów i chorób genetycznych przez zapewnienie im pełni normalnego życia w warunkach umożliwiających rozwój oraz osiągnięcie niezależności społecznej (akta kontroli - Zał. nr 2). 1

2 W kwietniu 2004 r. Stowarzyszenie utworzyło Specjalistyczne Centrum Diagnozy, Terapii i Rehabilitacji Dziecięcej. To innowacyjny ośrodek prowadzący rehabilitację medyczną i psychospołeczną w oparciu o najnowsze metody usprawniające centralny układ nerwowy. To także miejsce przyjazne dzieciom i młodzieży dotkniętych w różnych etapach życia defektami pochodzenia neurologicznego, jak również dla ich rodziców i opiekunów znajdujących się niejednokrotnie w bardzo trudnej dla siebie sytuacji życiowej. Zagadnienia objęte kontrolą stan realizacji zadania zleconego, efektywność, rzetelność i jakość wykonania zadania, prawidłowość wykorzystania środków publicznych otrzymanych na realizację zadania, prowadzenie dokumentacji określonej w przepisach prawa i postanowieniach zawartych umów, w tym w szczególności prowadzenie wyodrębnionej ewidencji księgowej środków finansowych otrzymanych na realizację zadania. 1. Stan realizacji zadania zleconego. Wojewoda Zachodniopomorski zlecił Stowarzyszeniu Pomocy Dzieciom i Młodzieży Niepełnosprawnej Ruchowo Tęcza w Szczecinie realizację zadania z zakresu pomocy społecznej na podstawie umów nr 16/2012 z dnia 13 czerwca 2012 r. i 165/S1/2013 r. z dnia 11 czerwca 2013 r. Termin realizacji zadań ustalono na okres trwania umów od dnia ich zawarcia do 31 grudnia 2012 r. i 2013 r. W 2012 r. Stowarzyszenie realizowało projekt pn. Od Rehabilitacji do aktywizacji (akta kontroli - Zał. nr 3). Składał się on z działań diagnostycznych i terapeutycznych, tworzących kompleksowy program wsparcia osób niepełnosprawnych z terenu województwa zachodniopomorskiego. W wyniku realizacji projektu osobom niepełnosprawnym zapewniono nieodpłatny dostęp do diagnozy oraz zajęć rehabilitacyjnych w zakresie kompensowania stwierdzonych deficytów sprawności ruchowej oraz psychospołecznej. Do udziału w projekcie zakwalifikowano 91 osób niepełnosprawnych. Z kadry zatrudnionej przez stowarzyszenie do realizacji projektu oddelegowano 7 osób w tym: 2 fizjoterapeutów, 2 logopedów, pedagoga, psychologa i masażystę. Z dotacji Wojewody Zachodniopomorskiego częściowo sfinansowano wynagrodzenia fizjoterapeutów, logopedów, pedagoga i psychologa zakupiono niezbędne materiały do realizacji zadania oraz materiały biurowe. Środki z innych źródeł publicznych przeznaczono na częściowe opłacenie wynagrodzeń fizjoterapeutów, logopedów, masażysty i psychologa oraz na opłaty za rachunki telefoniczne i internet. W 2013 r. Stowarzyszenie jest w trakcie realizacji projektu pn. Ujarzmić niepełnosprawność (akta kontroli - Zał. nr 4). Projekt polega na prowadzeniu postępowania terapeutycznego skierowanego do osób niepełnosprawnych i ich rodzin (zabiegi, zajęcia rehabilitacyjne i arteterapeutyczne skierowane do dzieci, młodzieży oraz osób dorosłych, a także poradnictwo prawne i wsparcie psychologiczno - psychoterapeutyczne skierowane do rodzin osób niepełnosprawnych). Działania zaplanowane w projekcie tworzą kompleksowy program wsparcia społecznego dla rodzin i osób w trudnej sytuacji życiowej i służą wyrównywaniu ich szans życiowych. Do udziału w projekcie zakwalifikowano 30 osób, w tym: 20 osób niepełnosprawnych i 10 rodziców i opiekunów. Z kadry zatrudnionej przez stowarzyszenie do realizacji projektu oddelegowano 9 osób, w tym: 2 logopedów, fizjoterapeutę, psychologa, psychoterapeutę, prawnika, 3 osoby prowadzące zajęcia rytmiczno taneczne, zajęcia z orgiami oraz teatroterpię. Z dotacji Wojewody Zachodniopomorskiego zaplanowano: częściowe opłacenie wynagrodzenia fizjoterapeuty, logopedy, psychologa, psychoterapeuty oraz prawnika, pokrycie opłat za: czynsz, media, telefon, internet, zakup 2

3 niezbędnych materiałów do realizacji zadania oraz materiałów biurowych. Środki z innych źródeł publicznych zaplanowano na częściowe opłacenie wynagrodzeń fizjoterapeuty, logopedów, psychologa, za osoby prowadzące zajęcia rytmiczno taneczne, zajęcia z orgiami i teatroterpię oraz opłaty za czynsz i media. 2. Efektywność, rzetelność i jakość wykonania zadania. Stowarzyszenie Pomocy Dzieciom i Młodzieży Niepełnosprawnej Ruchowo Tęcza mieści się na parterze budynku przy al. Boh. Warszawy 27. Stowarzyszenie korzysta z pomieszczeń na podstawie umowy najmu, która jest zawarta na czas nieoznaczony. Łączna powierzchnia pomieszczeń zajmowana przez Stowarzyszenie wynosi 411,27m². (akta kontroli - Zał. nr 5). Pomieszczenia wyposażone są w odpowiedni sprzęt oraz pomoce dydaktyczne, które są niezbędne do prowadzenia zajęć rehabilitacyjnych oraz wspomagających rehabilitację. Zatrudnieni przez Stowarzyszenie specjaliści posiadają odpowiednie kwalifikacje (akta kontroli - Zał. nr 6) oraz doświadczenie w pracy zawodowej, co gwarantuje odpowiednią jakość świadczonych usług. W roku 2012 Stowarzyszenie w ramach zadania zleconego z Programu współpracy Wojewody Zachodniopomorskiego objęło pomocą 91 osób. Kwalifikacja beneficjentów do projektu odbywała się na podstawie skierowania wystawionego przez lekarzy pierwszego kontaktu i lekarzy specjalistów, skierowania z poradni psychologiczno pedagogicznych oraz opinii specjalistycznej kadry lekarskiej i terapeutycznej zatrudnionej przez Stowarzyszenie. Każdy uczestnik zakwalifikowany do udziału w projekcie otrzymał dzienniczek terapeutyczny, w którym odnotowywana była jego obecność oraz informacje dotyczące cyklu terapeutycznego. Pomoc udzielana była w ramach dwóch modułów: Moduł I Ocena funkcjonowania beneficjentów oraz tworzenie Indywidualnych Planów Działań oraz Moduł II Opieka rehabilitacyjna. W wyniku realizacji projektu nastąpiło podniesienie poziomu funkcjonowania beneficjentów w sferze sprawności fizycznej, intelektualnej i psychicznej, a także zwiększyła się zdolność do brania czynnego udziału w życiu społecznym. Zadanie zakończono i zrealizowano zgodnie z zakresem merytorycznym. Z wykonania zadania sporządzono sprawozdanie końcowe, które zostało złożone w wymaganym terminie. Sprawozdanie zostało zaakceptowane pod względem merytorycznym i finansowym. W 2013 r. projekt jest w trakcie realizacji. W dniu kontroli do projektu zakwalifikowano 30 osób, w tym: 20 osób niepełnosprawnych i 10 rodziców i opiekunów. Działania zaplanowane w projekcie tworzą kompleksowy program wsparcia społecznego dla rodzin i osób w trudnej sytuacji życiowej i służą wyrównywaniu ich szans życiowych. Wsparcie jest udzielane w ramach trzech modułów: Moduł I Opieka rehabilitacyjna wsparcie prowadzone jest w formie specjalistycznej pomocy logopedycznej oraz usprawniania funkcjonalnego. Moduł II Rozwijanie pasji i zainteresowań - pomoc w formie terapii poprzez sztukę. Moduł III Wsparcie rodzin osób niepełnosprawnych - pomoc psychologiczno psychoterapeutyczna, bezpośrednie indywidualne spotkania z psychologiem psychoterapeutą, indywidualne porady prawne Efekty uczestnictwa w projekcie będą znane po jego zakończeniu, które zaplanowano na 31 grudnia 2013 r. Po zakończeniu realizacji zadania Stowarzyszenie do dnia 30 stycznia 2014 r. powinno złożyć sprawozdanie końcowe. 3

4 CZĘŚĆ FINANSOWA 3. Prawidłowość wykorzystania środków publicznych otrzymanych na realizację zadania w ramach umów: Nr 16/2012 z dnia 13 czerwca 2012 r. oraz Nr 165/S1/2012 z dnia 11 czerwca 2013 r. oraz prowadzenie dokumentacji określonej w przepisach prawa i postanowieniach zawartych umów. Rok 2012 W dniu 13 czerwca 2012 r. Wojewoda Zachodniopomorski zawarł ze Stowarzyszeniem Pomocy Dzieciom i Młodzieży Niepełnosprawnej Ruchowo Tęcza w Szczecinie z siedzibą w Szczecinie, ul. Boh. Warszawy 27B umowę nr 16/2012 w sprawie realizacji zadania publicznego Od rehabilitacji do aktywizacji. Na realizację zadania Wojewoda Zachodniopomorski przeznaczył dotację celową w kwocie ,00 zł, natomiast Stowarzyszenie zobowiązało się do zapewnienia wkładu finansowego w kwocie 6.696,15 zł. Wspomniana kwota została przekazana przez Urząd Miasta Szczecin. Koszt całości zadania wyniósł ,15 zł. Termin realizacji zadania wyznaczono na dzień 31 grudnia 2012 r. Wszystkie przedstawione kontrolującemu dokumenty były prawidłowo opisane i sprawdzone pod względem formalnym i merytorycznym przez osoby do tego zobowiązane. Nie stwierdzono nieprawidłowości. Wykaz skontrolowanych dokumentów dołączono do protokołu (akta kontroli - Zał. nr 7). Zgodnie z 6 umowy Beneficjent był zobowiązany do prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej całości zadania publicznego. Kontrolującym przedstawiono jedynie ewidencję dotyczącą dotacji. Wg wyjaśnień pani Prezes Alicji Zołotucho przyczyną takiego stanu rzeczy jest brak fizycznej możliwości rozbudowania systemu i wyodrębnienie ewidencji w systemie CDN Optima. Dotychczasowe kontrole, które były przeprowadzane w Stowarzyszeniu nie miały zastrzeżeń do prowadzonej dotychczas ewidencji, jednakże dołożymy wszelkich starań, aby to skorygować w taki sposób by była możliwość wyodrębnienia realizowanego zadania w całości. Ewidencję księgową dotyczącą dotacji oraz wyjaśnienia dołączono do protokołu (akta kontroli - Zał. nr 8). Rozliczenie zadania Ostatecznie przekazaną dotację wydatkowano w całości. Wysokość wydatkowanych środków z pozostałych źródeł (własnych i zewnętrznych) ustalono na postawie analizy dokumentów księgowych. Beneficjent wykazał wydatkowanie w kwocie zapisanej w umowie tj ,15 zł. I połowa 2013 W dniu 11 czerwca 2013 r. Wojewoda Zachodniopomorski zawarł ze Stowarzyszeniem Pomocy Dzieciom i Młodzieży Niepełnosprawnej Ruchowo Tęcza w Szczecinie z siedzibą w Szczecinie, ul. Boh. Warszawy 27B umowę nr 165/S1/2013 w sprawie realizacji zadania publicznego UJARZMIĆ NIEPEŁNOSPRAWNOŚĆ. Na realizację zadania Wojewoda Zachodniopomorski przeznaczył dotację celową w kwocie ,00 zł, natomiast Stowarzyszenie zobowiązało się do zapewnienia wkładu finansowego w kwocie 8.051,70 zł, w tym 5.465,70 zł przyznanych przez PFRON i 2.586,00 zł przyznanych przez Urząd Marszałkowski. Koszt całości zadania ,70 zł. Termin realizacji zadania wyznaczono na dzień 31 grudnia 2013 r. 4

5 Wszystkie przedstawione kontrolującemu dokumenty były prawidłowo opisane i sprawdzone pod względem formalnym i merytorycznym przez osoby do tego zobowiązane. Nie stwierdzono nieprawidłowości. Poniżej znajduje się wykaz skontrolowanych dokumentów. Lp. nr dokumentu księgowego data dokumen tu nazwa kosztu kwota dotacja inne źródła data zapłaty 1. 27/ wynagrodzenie fizjoterapeuta 212,00 148,40 63, UMW/2013/ wynagrodzenie loogopeda 240,00 240, UMW/2013/ wynagrodzenie loogopeda 432,00 432, UMW/2013/ wynagrodzenie psycholog 171,60 171, wynagrodzenie UMW/2013/ psychoterapeuta 240,00 240, wynagrodzenie osoba UMW/2013/ prowadząca zaj. Origami 107,50 107, wynagrodzenie osoba UMW/2013/ UMW/2013/ prowadząca Teatroterapię 107,50 107, wynagrodzenie osoba prowadząca zaj. Taneczne 107,50 107, UMW/2007/ wynagrodzenie prawnik 1 200, , FA/2013/ proforma mat. dydaktyczne 50,00 50, telefon 75,00 75, /MAG/ mat. biurowe 48,76 48, RAZEM 2 991, , ,70 Zgodnie z 6 umowy Beneficjent był zobowiązany do prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej całości zadania publicznego. Kontrolującym przedstawiono jedynie ewidencję dotyczącą dotacji. Wyjaśnienia przyczyn jak wyżej. Ewidencję księgową dotyczącą dotacji dołączono do protokołu (akta kontroli - Zał. nr 9). Rozliczenie zadania Do końca czerwca wydatkowano łącznie 2.991,86 zł, w tym 1.762,16 zł z dotacji i 1.229,70 zł pochodzących z innych źródeł finansowania. USTALENIA KOŃCOWE Stowarzyszenie Pomocy Dzieciom i Młodzieży Niepełnosprawnej Ruchowo Tęcza w Szczecinie jest dobrze przygotowane do realizacji powierzonego zadania mającego na celu pomoc osobom niepełnosprawnych oraz ich rodzinom. Baza lokalowa jest odpowiednio przygotowana i wyposażona do pracy z osobami niepełnosprawnymi. Kadra ma odpowiednie kwalifikacje i doświadczenie w swojej pracy, które pozwala wypracować odpowiednie 5

6 metody współpracy, co w znacznym stopniu przyczynia się poprawy funkcjonowania podopiecznych Stowarzyszenia w społeczeństwie. Zgodnie z 6 umów Nr 16/2012 z dnia 13 czerwca 2012 r. oraz Nr 165/S1/2012 z dnia 11 czerwca 2013 r. Stowarzyszenie zobowiązane jest do prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej całości zadania publicznego. Kontrolującym przedstawiono jedynie ewidencję dotyczącą dotacji. Przeprowadzenie kontroli zostało odnotowane w książce kontroli pod nr 16. Przed podpisaniem protokołu kontroli kontrolowany może zgłosić zażalenie na piśmie co do jego treści, w ciągu 7 dni od daty otrzymania do podpisu. Odmowa podpisania protokołu powinna być poprzedzona złożeniem pisemnych wyjaśnień przyczyn odmowy, co nie stanowi przeszkód do wszczęcia postępowania pokontrolnego. Protokół sporządzono w dniu 18 października 2013 r. w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których egzemplarz nr 1 pozostaje w jednostce kontrolowanej. Załączniki: 1. Upoważnienie do kontroli. 2. KRS. 3. Informacja o projekcie Od rehabilitacji do aktywizacji. 4. Informacja o projekcie Ujarzmić niepełnosprawność. 5. Umowa najmu + aneks. 6. Kwalifikacje pracowników wyznaczonych do projektu. 7. Dokumentacja finansowa rok Wyjaśnienie Stowarzyszenia. 9. Dokumentacja finansowa rok Miejsce i data podpisania protokołu:... Kierownik jednostki kontrolowanej Kontrolujący Oświadczam, że w dniu... zostałam zapoznana z treścią niniejszego protokołu i otrzymałam jeden jego egzemplarz. 6