w sprawie . Wykonanie zarządzenia powierzam Sekretarzowi Gminy. .Zarządzenie wchodzi w Ŝycie z dniem podpisania. WÓJT GMINY mgr Bogdan Witaszczyk

Transkrypt

1 w sprawie Na podstawie art. 31 ust. 1 ustawy z dnia 08 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jednolity Dz. U. z 2001 r. Nr 142 poz.1591 z późn. zm.) oraz 13 ust.7 i 15 załącznika do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U r. Nr 112 poz.1319 z późn. zm) w porozumieniu z Archiwum Państwowym w Piotrkowie Trybunalskim zarządzam co następuje:. W jednolitym rzeczowym wykazie akt dla organów gmin i związków międzygminnych stanowiącym załącznik do instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. 1999r. Nr 112 poz z późn. zm) wprowadzam w porozumieniu z Archiwum Państwowym w Piotrkowie Trybunalskim nowe hasła i symbole klasyfikacyjne stanowiące załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia.. Zobowiązuję Kierowników jednostek organizacyjnych oraz pracowników zatrudnionych na samodzielnych stanowiskach pracy do zapoznania z treścią niniejszego zarządzenia oraz ścisłego przestrzegania wykazu o którym mowa w 1 niniejszego zarządzenia.. Wykonanie zarządzenia powierzam Sekretarzowi Gminy..Zarządzenie wchodzi w Ŝycie z dniem podpisania. WÓJT GMINY mgr Bogdan Witaszczyk

2 Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 9 /2009 Wójta Gminy Wielgomłyny z dnia 02 lutego 2009 r Sprawy osobowe radnych BE-5 Bc korzyści majątkowe oświadczenia majątkowe - przechowuje się przez okres 6 lat art. 24h ust. 6 ustawy! " o samorządzie gminnym # 0066 Wystąpienia komisji problemowych Rady Gminy 0067 Opinie komisji problemowych Rady Gminy 0068 Wnioski komisji problemowych $ Rady Gminy %& " ' Postępowanie z dokumentacją wyborczą regulują odrębne przepisy ( () * Normy ISO 0191 Księga jakości A Procedury S.Z.J Instrukcje S.Z.J Przeglądy zarządzania Zapisy dotyczące zarządzania i nadzorowania dokumentacją SZJ 0195 Działania korygujące i A..( Bc Zapisy dotyczące przeglądu systemu przez kierownictwo zapobiegawcze 0196 Certyfikat S.Z.J. A Sprawy organizacyjne S.Z.J. Korespondencja notatki polecenia itp. $ " 0213 Plany i sprawozdania innych jednostek organizacyjnych.../ 2!!( 0225 Analizy i prognozy innych jednostek organizacyjnych $ " Projekty współfinansowane ze środków Unii Europejskiej 0241 Projekty współfinansowane ze środków krajowych $ " 0570 Rejestr spraw administracyjnych 0571 Prowadzenie spraw administracyjnych - materiały Oferty wydawnictw i publikacji Bc - Hasła w tej grupie nie dotyczą organów gminy oraz budŝetu gminy 2

3 !!. 2 2( 0616 Gospodarka materiałami promocyjnymi 0617 Oferty wykonania materiałów promocyjnych " Bc Udostępnianie Informacji Publicznej 3 " & + & 0719 Współdziałanie w zakresie promocji gminy ) )( " & 0915 Kontrole dotyczące realizacji projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej )/ & Zasady i metodyka audytu wewnętrznego 0941 Plany audytu wewnętrznego i sprawozdania z jego realizacji 0942 Audyt wewnętrzny planowy i pozaplanowy Zbiór aktów normatywnych i innych aktów prawnych procedury itp. BE-10 Bc Programy protokoły notatki oświadczenia notatki z czynności sprawdzających. Protokoły ( ) (. & 0 % 1028 Oświadczenia majątkowe B-6 Bc Oświadczenia majątkowe - przechowuje się przez okres 6 lat art. 24h ust. 6 ustawy o samorządzie gminnym 1029 Akta osobowe pracowników zlikwidowanych jednostek organizacyjnych podległych Gminie podmiotów prowadzących działalność gospodarczą (( ((( * & " & 0 & B-50 Bc Akta obce B-50 Bc 1110 Zapotrzebowanie i nabór B-2 pracowników Nabór pracowników w ramach B-2 konkursu Nabór pozakonkursowy 1115 Oferty pracy B-2 Bc 1116 Wynagrodzenia pracowników B-3 - urzędu 1117 UpowaŜnienia pełnomocnictwa Związane z realizacją zadań ze środków Unii Europejskiej (( Pozostałe B-2 Bc * & (. ( Konkursy na stanowisko kierownika gminnych jednostek organizacyjnych B-5-3

4 1222 Kursy Kursy finansowane ze środków B-5 - własnych Kursy finansowane ze środków B-10 - unijnych ( (. " " ' 1324 Urlopy bezpłatne i wychowawcze Bc ' 1325 Urlopy dla poratowania zdrowia Bc.(.(/ 1326 Urlopy szkoleniowe.(!...( Stała Komisja Likwidacyjna 2150 Ewidencja B Kasacja i upłynnianie 2152 Wycena przeszacowanie amortyzacja 2153 Sprawozdania o stanie i ruchu Kat.A tylko roczne sprawozdania GUS środków trwałych 2154 Korespondencja w sprawie środków trwałych " " & 3031 Rozliczanie dotacji ze źródeł pozabudŝetowych & & " " " 3056 Ewidencja przychodów i rozchodów funduszy & specjalnych & & & 3060 Rozliczenie projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej 3061 PoŜyczki na preferowanie wydatków ponoszonych na realizację projektów wpółfinansowanych ze środków Unii Europejskiej & Zbycie składników majątkowych na podstawie aktów notarialnych 3201 Przekształcenie prawa uŝytkowania wieczystego gruntu w prawo własności W tym dotacje realizowane przez organizacje pozarządowe Decyzje administracyjne w sprawie przekształcenia uŝytkowania wieczystego gruntów w prawo własności pisma w sprawie waloryzacji kwot naleŝnych z tytułu przekształcenia 3202 Umowy cywilno-prawne dotyczące dochodów z majątku gminy 3203 Postanowienia w sprawie kar porządkowych 3204 NaleŜności z tytułu mandatów karnych 3025 Korespondencja w sprawach naleŝności niepodatkowych z majątku gminy 3214 Noty odsetkowe - kwartalne B Noty odsetkowe od transakcji B Lokaty bankowe B-10 - Okres przechowywania od wygaśnięcia lokaty. $ "& 4

5 3230 Programy z zakresu pomocy B-10 publicznej 3231 Indywidualna pomoc publiczna B-10 Korespondencja opinie Księgi rachunkowe zadań własnych Księgi rachunkowe zadań finansowanych ze środków krajowych Księgi rachunkowe zadań współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej 3321 Dowody księgowe (zadania własne) Dowody księgowe zadań finansowanych ze środków krajowych Dowody księgowe zadań współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej $ 3336 Zaświadczenia o wysokości zarobków do celów ubezpieczenia społecznego pracowników osób zatrudnionych na podstawie umowy zlecenia umowy o dzieło 3337 Zaświadczenia w sprawach wynagrodzenia byłych pracowników zlikwidowanych jednostek / & " Dzienniki finansowe ewidencja syntetyczna ewidencja analityczna aktywa i pasywa zestawienia obrotów i sald Dzienniki finansowe ewidencja syntetyczna ewidencja analityczna aktywa i pasywa zestawienia obrotów i sald 3341 Dokumentacja wynagrodzeń za umowy zlecenia i umowy o dzieło Dokumentacja wynagrodzeń za umowy zlecenia i umowy o dzieło od których odprowadzana jest składka ZUS Dokumentacja wynagrodzeń za umowy zlecenia i umowy o dzieło od których nie odprowadzana jest składka ZUS 3345 Ustalenie i odprowadzanie składek ubezpieczenia społecznego osób zatrudnionych na podstawie umowy zlecenia umowy o dzieło / / "& /( & "& 3410 Dokumentacja poszczególnych postępowań zamówień publicznych B-50 Bc Zamówienia krajowe Oferty ogłoszenia zapytania o cenę specyfikacja istotnych warunków zamówienia protokoły komisji odwołania 5

6 34101 Zamówienia dla projektów współfinansowanych z Unii Europejskiej 3411 Korespondencja z Urzędem Zamówień Publicznych 3412 Inne sprawy dotyczące zamówień publicznych /. & / /( /( /(. " 0" "& 3420 Umowy zawarte w wyniku postępowania w trybie zamówień publicznych 3421 Zamówienia zlecenia dotyczące wydatków budŝetowych " &" & & 4017 Decyzje w sprawach organizacji imprez masowych /. & & 4024 Działalność stowarzyszeń kulturalnych i twórców 4025 Współpraca ze stowarzyszeniami kulturalnymi 3 " 4125 Opieka nad sportowcami Akta osobowe B-50 Bc Stypendia B-50 Bc Listy płac dokumentacja płacowa /. /.. * " & ' " 4226 Ewidencja obiektów świadczących usługi hotelarskie / / ( "& Karty ewidencyjne 4313 Organizacja innych placówek oświatowych / " 0 A Bc Arkusze organizacyjne - aneksy - kat. B Wynajem lokali w placówkach oświatowych / / / 4340 Dokumentacja nauczania indywidualnego 4341 Kształcenie zawodowe (nauka zawodu) 4342 Rekrutacja do szkół 4343 Orzeczenia poradni psychologiczno - pedagogicznej 4344 Pomoc materialna dla uczniów $ " & ' 4350 Funkcjonowanie placówek oświatowych i opiekuńczo - wychowawczych 4351 Skierowania do placówek opiekuńczo wychowawczych 4352 Opłata z tytułu pobytu dzieci i młodzieŝy w placówkach oświatowych 6

7 4353 Kierowanie nieletnich do MłodzieŜowych Ośrodków Wychowawczych i MłodzieŜowych /! Ośrodków Socjoterapii 3 " 4360 Organizacja wypoczynku dzieci i młodzieŝy 3461 Baza sportowa - sprawozdania 4362 Nadzór i kontrolowanie ośrodków / 2 wypoczynku dzieci i młodzieŝy " " & 4370 Dokształcanie i doskonalenie nauczycieli ( (( 4371 Awans zawodowy nauczycieli % & (/ ( (! 5110 Rejestry ksiąŝki wykazy skorowidze meldunkowe karty osobowe mieszkańców B-50 Bc Rejestr pobytu czasowego B-50 Bc cudzoziemców Rejestr kart pobytu stałego B-50 Bc Zawiadomienia o nabyciu i B-50 Bc zrzeczeniu się obywatelstwa polskiego Zawiadomienia o zmianie imion i nazwisk B-50 Bc ZastrzeŜenia adresowe - rejestr 3 " B-50 Bc Zaświadczenia o przeglądaniu ksiąg oraz złoŝonych zapewnieniach 5147 Zaświadczenia stwierdzające brak okoliczności wyłączających zawarcie małŝeństwa 5148 Zezwolenie na skrócenie terminu oczekiwania na zawarcie małŝeństwa 5149 Odmowa wpisania małŝeństwa wyznaniowego 3 " 5157 Umiejscowienie aktów zagranicznych " 5160 Korespondencja krajowa 5161 Korespondencja zagraniczna.( 5162 Korespondencja inna " 5211 Organizacja poboru rejestr przedpoborowych Meldunki o zmianach adresowych poborowych i przedpoborowych.. " " + "& 5223 Nadzór i kontrola informacji niejawnych Nadzór 7

8 52231 Kontrola./ 5224 Postępowanie sprawdzające 5243 Dopuszczenia i prawa dostępu uŝytkowników do przetwarzania ( danych osobowych.!!(!.!(!( 5314 Dokumentacja stałego dyŝuru 5315 Zestawy zadań obronnych 5316 Kontrole z zakresu realizacji zadań obronnych 5317 Plan obronny miasta - gminy 5318 Odznaczenia medale z zakresu obronności i obrony cywilnej Rejestr 5319 Sprawy z zakresu obronności Korespondencja 5328 Gotowość obronna 5329 Program mobilizacji gospodarki 5350 Plany 5351 Wnioski 5352 Decyzje & 6015 Wyłączenie gruntów rolnych leśnych z produkcji Zestawienia i powiadomienia o opłacie rocznej Sprawozdawczość dot. wyłączenia gruntów rolnych Zaświadczenia o nie wyłączaniu gruntów rolnych 6019 Zaświadczenia o gospodarstwie rodzinnym & 6024 Decyzje dotyczące wykaszania chwastów na gruntach rolnych 6025 Badania na skaŝenie gruntów rolnych 6026 Decyzje o warunkach zabudowy oraz decyzje o ustaleniu lokalizacji inwestycji celu publicznego pod względem ochrony gruntów rolnych!! " 6067 Podatki akcyzowe dla rolników indywidualnych 6068 Nadzór nad ubezpieczeniem OC rolników i budynków rolniczych 6069 Zaświadczenia dotyczące okresu zatrudnienia w rolnictwie " Świadczenia osobiste i rzeczowe na rzecz obronności kraju Uzgadnianie projektów m.in. zwrot podatku olejowego Wezwania dla rolników zawiadomienia do Ubezpieczeniowego Funduszu Gwarancyjnego 8

9 6138 Rejestr upraw i hodowli oraz przetrzymywania gatunków roślin i zwierząt objętych ochroną gatunkową 6139 Wypisy z rejestru upraw i hodowli oraz przetrzymywania gatunków roślin i zwierząt objętych ochroną!.!.( gatunkową " 6219 Konserwacja rzek i rowów melioracyjnych!/!/( " & & A Bc 6415 Nadzór nad działalnością gospodarczą podmiotów!/. gospodarczych $ " 6425 Partnerstwo publiczno-prawne Plany porozumienia!/ * uzgodnienia 6437 Zezwolenia na tworzenie i działanie wielkopowierzchniowych obiektów handlowych 2 2 * " & / Eksploatacja kanalizacji i oczyszczalni Eksploatacja oczyszczalni Eksploatacja kanalizacji Opłaty za korzystanie ze środowiska & 7044 Oświetlenie ulic 7044 Nadzór 7044 Realizacja inwestycji & & 7054 Decyzje i zezwolenia 7055 Ewidencje i wykazy 2! 2(( 2( 2(/ 7066 Odpady komunalne 7066 Selektywne 7066 Nie segregowane 7067 Kontrola gospodarki wodnościekowej Zbiorniki bezodpływowe Przydomowe oczyszczalnie ścieków 7068 Kontrole posesji " & 7115 Wspólnoty mieszkaniowe & m.in. opłaty na pokrycie kosztów zarządu 7133 Waloryzacja kaucji mieszkaniowych BE-10 Bc " 7141 Publiczna gospodarka lokalami Lokale socjalne Lokale mieszkalne Pomieszczenia niemieszkalne Regulacja stanów prawnych lokali 9

10 71417 Zmiany w umowach najmu lokali Remonty lokali 7143 Ochrona lokatora Wykwaterowania Spłata naleŝności za lokale mieszkalne i socjalne 7144 Lokale uŝytkowe Nadzór nad gospodarką lokalami uŝytkowymi Remonty lokali uŝytkowych 7145 SprzedaŜ budynków i lokali B-25 Bc mieszkalnych (gminnych) 7146 SprzedaŜ lokali mieszkalnych B-25 Bc 2. 2.( Skarbu Państwa % & & 7212 Zasady ustalania cen gruntów Za uŝytkowanie wieczyste Za trwały zarząd " & 7220 Przejmowanie gruntów nieruchomości W trybie przepisów Kc B-15 Bc W drodze komunalizacji na wniosek B-15 Bc Od przedsiębiorstw państwowych B-15 Bc Wykupy- w trybie przepisów ustawy B-15 Bc o gospodarce nieruchomościami Regulowanie stanów prawnych B-15 Bc Regulowanie ksiąg wieczystych Wyjaśnienia interpelacje opinie Wydawanie zaświadczeń zgodnie z art.217 Kpa B-25 Bc 7221 Pierwokup wywłaszczenia Wykup nieruchomości pod inwestycje Odszkodowania B-25 Bc Zwrot wywłaszczonych nieruchomości 7222 Zamiana gruntów zmiana uŝytkowania Zamiana nieruchomości Wnioski do sądu o zniesienie współwłasności 7224 Przekazywanie gruntów sprzedaŝ dzierŝawa zarząd SprzedaŜ nieruchomości zabytkowych Przekazywanie gruntów na rzecz innych jednostek prawnych i organizacji społecznych Ustalanie opłat adiacenckich 7228 Komunalizacja mienia Skarbu Państwa Komunalizacja mienia z mocy prawa Komunalizacja na wniosek Wnioski o zasiedzenie nieruchomości Sprawy z zakresu komunalizacjikorespondencja 10

11 72284 Przejmowanie budynków zakładowych 7229 Przekształcenie prawa uŝytkowania 2 2. wieczystego w prawo własności $ " 7328 Wypisy i wyrysy z map i studium 7329 Wnioski o zmianę i opracowanie 2 planów 7335 Ewidencja i rejestr decyzji o warunkach zabudowy 7336 Wytyczne zabudowy i zagospodarowania terenów przeznaczonych do dzierŝaw i 2 sprzedaŝy & ' & 7353 Pozwolenia na budowę przebudowę i rozbudowę obiektów budowlanych oraz zmiany sposobu uŝytkowania obiektów budowlanych lub ich części Decyzje o pozwoleniu na budowę przebudowę i rozbudowę obiektów budowlanych Odmowa udzielania pozwolenia na budowę przebudowę i rozbudowę obiektów Zatwierdzenie projektów budowlanych i odmowy ich zatwierdzenia Rejestr pozwoleń na budowę Postanowienia o uzupełnieniu wniosku na budowę Zgłoszenia zmiany sposobu uŝytkowania budynków lub ich 2/ 2/( części % & & 2/ 2// 2/ 7410 Operaty ewidencji gruntów i budynków Operaty ewidencji gruntów i budynków- rejestr Wykazy gruntów Ewidencja gruntów i budynków BE-5 Bc postępowania administracyjne Modernizacja ewidencji gruntów BE-5 Bc 7413 Ewidencja gruntów i budynków - korespondencja 7430 Rozgraniczenia i podziały nieruchomości Rozgraniczenia nieruchomości Podziały nieruchomości 7432 Prace geodezyjne $ 7441 Dokumentacja urządzeń podziemnych & 0 " & 7451 Nadzór nad pracami geodezyjnymi i kartograficznymi A A Bc (Rejestr dowodów zmian) Bc Projekty - kat. BE-5 m.in. System informacji o terenie 11

12 2! 2!( 2!/ 7455 Księga ewidencji wyciągów z operatów szacunkowych 7456 Zgłaszanie i odbiór prac geodezyjnych $ " Programy pomocowe Unii Europejskiej 7616 Pozwolenia zintegrowane dotyczące wszystkich komponentów środowiska " BE-5 Bc BE System handlu uprawnieniami do emisji BE-10 Bc 7645 Ustalanie warunków wprowadzania BE-5 Bc zanieczyszczeń do atmosfery 7646 Zgłoszenia instalacji nie wymagających pozwolenia na emisję gazów lub pyłów do atmosfery BE-5 Bc 7647 Emisja bez pozwoleń 2!2 " + 2!# & #( #(/ " " " 8145 Orzekanie niepełnosprawności 8146 Orzeczenia Rejestry orzeczeń kat. B o niepełnosprawności o stopniu niepełnosprawności o wskazaniach do ulg i uprawnień 8147 Legitymacje osób niepełnosprawnych #(# 8180 Zasiłek rodzinny 8181 Dodatki do zasiłku rodzinnego 8182 Świadczenia opiekuńcze Zasiłek pielęgnacyjny Świadczenie pielęgnacyjne 8183 Zaliczka alimentacyjna 8184 Jednorazowa zapomoga z tytułu urodzenia dziecka #() & & & 8190 Postępowanie wobec wierzyciela Wnioski decyzje postanowienia 8191 Postępowanie wobec dłuŝnika Wywiady alimentacyjne oraz oświadczenia majątkowe i współpraca z instytucjami 8192 Zwrot świadczenia alimentacyjnego Umarzanie świadczenia alimentacyjnego 8194 Odwołania do Kolegium 8195 Wezwania dla wierzycieli i dłuŝników Bc 12

13 ) ) " )/ 9036 Prace interwencyjne z Funduszy Unijnych * & 9046 Wolontariat B-3 Bc 9047 Praktyki zawodowe (studentów i B-3 Bc uczniów szkół ponadgimnazjalnych) 9048 StaŜe absolwenckie 9049 StaŜe absolwenckie z Funduszy )! Unijnych $ & 9060 Programy rozwoju rynku pracy i BE-5 Bc ograniczenie bezrobocia 9061 Promocja zatrudnienia i rozwój BE-5 Bc zasobów ludzkich 9062 Integracja społeczna i zawodowa BE-5 Bc osób zagroŝonych wykluczeniem 9063 Współdziałanie z Powiatową Radą Zatrudnienia )( )( Współdziałanie z urzędami pracy 9122 Zasiłki i stypendia szkolne 9123 Stypendia unijne 13