Dotacje na innowacje

Transkrypt

1 Umowa 01/07/2013 na wykonanie i wdrożenie systemu B2B wspierającego outsourcing procesów biznesowych we współpracy z Partnerami Zawarta w dniu 22 lipca 2013 roku w Rzeszowie pomiędzy: a PROFERIS SP. Z O.O., Al. gen. L. Okulickiego 18, Rzeszów, NIP: REGON: reprezentowaną przez: Tomasz Kuraś Prezes Zarządu Tomasz Kaleta Wiceprezes Zarząu zwanym dalej Wykonawcą, Podkarpacka Kancelaria Rachunkowa Sp. z o. o., ul. Staroniwska 77, Rzeszów NIP , REGON reprezentowaną przez: Agnieszka Maciejczyk Członek Zarządu Krystian Siemiński Członek Zarządu zwanym dalej Zamawiającym 1 PRZEDMIOT UMOWY 1.1. Przedmiotem niniejszej umowy jest opracowanie założeń systemu B2B wspierającego outsourcing procesów biznesowych we współpracy z Partnerami (zwanej dalej w umowie aplikacją), jego wykonanie i wdrożenie oraz zakup i wdrożenie nowego systemu informatycznego (Symfonia Forte) oraz zakup środków trwałych w ramach projektu Wdrożenie systemu B2B wspierającego outsourcing procesów biznesowych we współpracy z Partnerami wg umowy o dofinansowanie Nr UDA-POIG /12-00 w ramach działania 8.2 Wspieranie wdrażania elektronicznego biznesu typu B2B 8 Społeczeństwo informacyjne zwiększeni innowacyjności gospodarki Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, OGÓLNE ZASADY WYKONYWANIA ZOBOWIĄZAŃ WYNIKAJĄCYCH Z NINIEJSZEJ UMOWY 2.1. Obie Strony wyznaczą koordynatorów odpowiedzialnych za prawidłowy przebieg realizacji zobowiązań wynikających z niniejszej umowy, w szczególności za właściwy przepływ informacji między Stronami. Strony upoważniają koordynatorów do podpisywania dokumentów dotyczących realizacji poszczególnych etapów prac będących przedmiotem niniejszej umowy. Koordynatorami w rozumieniu punktu 2.1. umowy będą: Ze strony Wykonawcy: Imię i nazwisko Tomasz Kaleta Telefon Faks --- tomasz.kaleta@proferis.pl Ze strony Zamawiającego: Imię i nazwisko Krystian Siemiński Telefon Faks

2 2.2. Każda ze Stron ma prawo do zmiany koordynatorów za uprzednim pisemnym powiadomieniem drugiej Strony Zamawiający zobowiązuje się do dostarczenia wszelkich materiałów niezbędnych do realizacji przedmiotu umowy. 3 WYKONANIE PRZEZ WYKONAWCĘ APLIKACJI 3.1. Wykonanie aplikacji realizowane będzie etapami, zgodnie z umową o dofinansowanie. Termin wykonania przedmiotu umowy może zostać wydłużony w przypadku nie dostarczenia przez Zamawiającego poprawnie przygotowanych materiałów lub informacji, których potrzebuje Wykonawca do kontynuacji prac lub zwłoki w akceptacji poszczególnych etapów prac Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności za wydłużenie się terminów z powodu okoliczności przez niego niezawinionych. O wystąpieniu tych okoliczności, jeśli nie dotyczą one opóźnień po stronie Zamawiającego, Wykonawca niezwłocznie powiadomi Zamawiającego wraz z przedstawieniem nowego terminu ukończenia prac Kolejno wykonywane elementy będą umieszczane przez Wykonawcę na serwerze testowym, w celu umożliwienia uprawnionym pracownikom Zamawiającego bieżącego śledzenia realizacji prac Po zrealizowaniu poszczególnych etapów, koordynator Wykonawcy powiadomi za pośrednictwem poczty elektronicznej koordynatora Zamawiającego o wykonaniu danego etapu prac Koordynator Zamawiającego ma prawo przesłania koordynatorowi Wykonawcy za pośrednictwem poczty elektronicznej, w terminie dwóch dni roboczych od dnia otrzymania zawiadomienia, o którym mowa w punkcie poprzedzającym, kompletnego protokołu uwag, dotyczących danego etapu prac Wykonawca wprowadzi wskazane przez koordynatora Zamawiającego poprawki w ciągu 3 dni roboczych od dnia otrzymania protokołu poprawek, o których mowa w punkcie poprzedzającym i zawiadomi o tym pisemnie ( lub fax) Zamawiającego Poprawki i uwagi mogą mieć wpływ na przesunięcie terminów realizacji innych części serwisu, o ile są z nimi technicznie lub funkcjonalnie związane. Czas realizacji poprawek może zostać wydłużony, o ile będzie to racjonalnie uzasadnione ich rodzajem i ilością. O konieczności wydłużenia czasu realizacji wykonania aplikacji koordynator Wykonawcy powiadomi koordynatora Zamawiającego za pośrednictwem poczty elektronicznej Brak zgłoszenia poprawek, o których mowa w punktach poprzedzających, w terminie dwóch dni roboczych od dnia otrzymania powiadomienia, o którym mowa w punkcie 3.9, jest równoznaczny z zaakceptowaniem przez Zamawiającego sposobu wykonania danego etapu prac przez Wykonawcę W przypadku, gdy Wykonawca będzie potrzebował akceptacji danego etapu prac lub prac częściowych, Zamawiający zobowiązany jest do przekazania akceptacji, niezbędnych informacji lub uwag za pośrednictwem poczty elektronicznej, w terminie dwóch dni roboczych od dnia otrzymania zawiadomienia. Zwłoka Zamawiającego będzie skutkowała wydłużeniem terminu realizacji przedmiotu umowy. 4 TECHNICZNE WARUNKI WYKONANIA SERWISU 4.1. W przypadku wystąpienia odstępstw od gwarantowanego przez Wykonawcę poziomu technicznego wykonania aplikacji, Wykonawca dołoży starań w celu usunięcia usterki w ciągu 5 dni roboczych licząc od dnia zgłoszenia usterki przez Zamawiającego. W przypadku niemożności usunięcia usterki w tym terminie, Wykonawca powiadomi o niniejszym fakcie za pośrednictwem poczty elektronicznej Zamawiającego, określając nowy termin usunięcia usterki. współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego

3 4.2. Wszelkie uwagi ze strony Zamawiającego odnośnie funkcjonowania serwisu powinny być zgłaszane bezpośrednio koordynatorowi Wykonawcy, w najszybszy możliwy sposób (telefonicznie lub pocztą elektroniczną), a następnie potwierdzane pisemnie przez koordynatora Wykonawcy. W przypadku, gdy kontakt z koordynatorem Zamawiającego lub Wykonawcy będzie utrudniony, powinno zostać ono skierowane w przypadku Wykonawcy - do Biura Obsługi Klienta. 5 WYNAGRODZENIE 5.1. Z tytułu wykonania przedmiotu umowy Zamawiający uiści wynagrodzenie w wysokości ,00 PLN netto + VAT (23 %) (słownie: sto dziewięćdziesiąt tysięcy złotych 00/100) Wynagrodzenie, o którym mowa w punktach poprzedzających, płatne będzie na podstawie wystawionych przez Wykonawcę faktur z 14-dniowym terminem płatności Wykonawca oświadcza, że jest podatnikiem VAT oraz jest upoważniony do wystawiania i otrzymywania faktur VAT Zamawiający upoważnia Wykonawcę do wystawiania przez Wykonawcę faktur obejmujących płatności wynikające z realizacji niniejszej umowy bez podpisu osoby upoważnionej do ich odbioru. 6 WŁASNOŚĆ INTELEKTUALNA 6.1. Z chwilą uiszczenia przez Zamawiającego wynagrodzenia, o którym mowa w punkcie 5.1., Wykonawca przenosi na Zamawiającego, powstałe w ramach wykonywania obowiązków wynikających z niniejszej umowy prawa własności intelektualnej obejmujące majątkowe prawa autorskie do wykonanej aplikacji na wszystkich, znanych na dzień podpisania umowy, polach eksploatacji wg Ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych. Przeniesienie autorskich praw majątkowych obejmuje eksploatację dzieła w dowolnym języku. 7 ODPOWIEDZIALNOŚĆ STRON 8.1. W przypadku, gdy przedmiot Umowy będzie hostowany na serwerze niezależnym od Wykonawcy, Zamawiający jest zobowiązany przekazać Wykonawcy na czas instalacji oraz aktualizacji dostęp do serwera, na którym będzie zainstalowana aplikacja Poza innymi zobowiązaniami opisanymi w niniejszej Umowie, Wykonawca zobowiązuje się: a) utrzymywać w tajemnicy wszelkie poufne informacje dotyczące działalności Zamawiającego, zarówno w trakcie trwania umowy jak i po jej rozwiązaniu; b) przekazać na pisemne życzenie Zamawiającego, wszelkie dokumenty i inne materiały otrzymane uprzednio od Zamawiającego. c) nie przekazywać w okresie obowiązywania niniejszej umowy oraz po jej wygaśnięciu materiałów obejmujących zakres działalności Zamawiającego osobom trzecim lub też użycia ich w sposób niezgodny z przeznaczeniem. 8 CZAS TRWANIA UMOWY 9.1. W zakresie realizacji przedmiotu umowy, czas trwania umowy zostaje określony do momentu podpisania protokołu końcowego dokumentującego kompletne wykonanie oraz działanie aplikacji W powyższym zakresie Stronom przysługuje możliwość wypowiedzenia umowy za uprzednim miesięcznym wypowiedzeniem złożonym drugiej Stronie na piśmie. Bieg wypowiedzenia rozpoczyna się z końcem miesiąca, w którym oświadczenie o wypowiedzeniu doszło do drugiej Strony. W przypadku wypowiedzenia umowy przez Zamawiającego, zobowiązuje się on pokryć koszty poniesione przez Wykonawcę do czasu złożenia przez Zamawiającego oświadczenia o wypowiedzeniu.

4 9 GWARANCJA SYSTEMU Wykonawca udziela rocznej gwarancji na wykonaną aplikację W ramach gwarancji Wykonawca jest zobowiązany do nieodpłatnego usuwania błędów krytycznych oraz błędów zwykłych w terminie określonym w Załączniku nr Za błędy krytyczne opisane w Załączniku nr 3 uznaje się błędy wynikłe z winy Wykonawcy, uniemożliwiające korzystanie z przedmiotu umowy Za błędy zwykłe opisane w Załączniku nr 3 uznaje się nieprawidłowości wynikłe z winy Wykonawcy, jednakże umożliwiające pracę w systemie lub korzystanie ze strony internetowej Gwarancja ulega unieważnieniu w przypadku, gdy Zamawiający dokona zmian w systemie poprzez ingerencję w kod lub ingerencje w bazę danych, lub skopiowanie jego części bądź całości, bez zgody Wykonawcy. 10 POSTANOWIENIA KOŃCOWE Przeniesienie praw i obowiązków wynikających z niniejszej umowy przez Zamawiającego na osoby trzecie jest możliwe wyłącznie po uzyskaniu uprzedniej pisemnej zgody Wykonawcy Wszelkie zmiany niniejszej umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności Wszelkie sprawy sporne wynikające z niniejszej umowy strony będą rozwiązywały polubownie, a jeżeli nie będzie to możliwe rozstrzygnie je właściwy rzeczowo sąd w Warszawie W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową mają zastosowanie przepisy Kodeksu Cywilnego oraz Ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron Integralną część umowy stanowią następujące załączniki: 1. Załącznik nr 1. Specyfikacja projektu 2. Załącznik nr 2. Wzór protokołu zatwierdzenia wykonanego oprogramowania 3. Załącznik nr 3. Czas reakcji na błędy Zamawiający Wykonawca współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego

5 Załącznik nr 1 Specyfikacja projektu Cel projektu Elementem realizacji projektu jest opracowanie założeń systemu B2B, jego wykonanie i wdrożenie w Podkarpackiej Kancelarii Rachunkowej oraz zakup i wdrożenie nowego systemu informatycznego (Symfonia Forte). System B2B będzie wykonany zgodnie z modelem funkcjonalnym systemu B2B oraz audytem technologicznym oprogramowania Symfonia Forte, co zapewni integrację systemową. Projekt obejmie również zakup środków trwałych niezbędnych do funkcjonowania systemu oraz skorzystanie z wymaganych usług doradczych i eksperckich. Działania te mają na celu przeprowadzenie zasadniczej zmiany w modelu obecnej współpracy, który oparty jest o nieefektywną formę i narzędzia kooperacji. Zakupione rozwiązanie składać będzie się z modułów informatycznych pozwalających na osiągnięcie zaplanowanych funkcjonalności w zakresie określonych obszarów współpracy. Partnerzy użytkują lub posiadają systemy informatyczne od różnych dostawców. Są to jednak jak wykazała wstępna analiza systemy, które nie dają możliwości integracji z zewnętrznymi systemami informatycznymi ze względu na ograniczenia technologiczne (np. brak dostępu do API) lub funkcjonalne (darmowa wersja oprogramowania), stąd też przyjęto model realizacji projektu polegający na wykonaniu i wdrożeniu aplikacji webowej. Poprzez udostępniony Partnerom panel klienta możliwa będzie realizacja określonych w przedmiotowym biznesplanie procesów biznesowych. System B2B usprawni współpracę z naszymi kluczowymi partnerami z puntu widzenia naszych obecnych przychodów oraz przyszłego rozwoju naszej kancelarii, stad też jako priorytet traktujemy wdrożenie rozwiązania. Główną korzyścią płynącą z korzystania z platformy będzie znaczne obniżenie kosztów działalności firmy przy jednoczesnym wzroście efektywności organizacji i podniesieniu jakości świadczonych usług. Realizacja projektu Realizacja projektu podzielona została na cztery etapy. 1. Opracowanie założeń systemu B2B oraz stworzenie środowiska pracy. W fazie tej zostanie dokonana analiza potrzeb oraz opracowany szczegółowy projekt funkcjonalny wraz z specyfikacją platformy. Usługa ta zostanie zlecona firmie zewnętrznej. Szczegóły: analiza potrzeb wraz z przeprowadzaniem wywiadów połączonych z prezentacją możliwych do zrealizowania rozwiązań w celu precyzyjnego zweryfikowania istniejących rozwiązań oraz określenia wymagań i preferencji; opracowanie specyfikacji platformy na podstawie przeprowadzonych analiz zostanie przygotowana szczegółowa specyfikacja systemu wraz ze wszystkimi funkcjami; projektowanie - opracowana architektura systemu i sposób jej wdrożenia. Opis systemu będzie przygotowany w formie Projektu Funkcjonalnego wraz z propozycją implementacji. Na tym etapie odbędzie się także tworzenie prototypu interfejsu użytkownika, ekranów i raportów, przygotowanie planów testów systemowych; rozpoczęcie prac programistycznych systemu B2B. 2. Realizacja. Na tym etapie zostanie zlecone firmie IT wykonanie systemu B2B. Szczegóły: programowanie na etap programowania składać będzie się stworzenie bazy danych, w której szczegółowa struktura informacji zawartych w systemie zostanie uporządkowana wraz z utworzeniem szczegółowych opisów i relacji pomiędzy danymi. Kolejnym krokiem będzie napisanie kodu programu - istotę jego działania oraz poszczególne mechanizmy wykonujące określone funkcje; projekt graficzny i wdrożenie grafiki zaprojektowanie interfejsu użytkownika, który będzie odpowiadał za komunikację użytkownika z systemem. Na tym etapie nastąpi wdrożenie projektu do systemu; na etapie tym zaplanowano również przygotowanie odpowiedniego środowiska pracy dla systemu B2B poprzez zakup i instalację wymaganej infrastruktury informatycznej (wymienionej w punkcie 8 biznes planu) 3. Wdrożenie. W etapie tej nastąpi zakup i wdrożenie oprogramowania Symfonia Forte. W fazie ten nastąpi integracja poszczególnych modułów i ich rozwój do pełnej funkcjonalności. Podczas tego etapu nastąpi połączenie poszczególnych modułów w jeden zintegrowany system B2B, jak również rozwinięcie tych

6 funkcjonalności poszczególnych modułów, które nie mogły by stworzone bez efektu integracji, dopóki poszczególne moduły działały niezależnie. Faza ta obejmie również działania związane z instalacją systemu B2B w naszej firmie i zintegrowanie z nowo zakupionym oprogramowaniem Symfonia Forte. Jest to etap w którym będą prowadzone prace nad finalizacją prac programistycznych i obejmą usuwanie błędów systemu ujawnionych podczas instalacji i integracji. 4. Uruchomienie i testowanie. Faza ta obejmie takie działania jak testowanie i końcowe uruchomienie systemu. W końcowym etapie przewidziana jest promocja projektu. Szczegóły: testowanie i wstępne wdrożenie przed wdrożeniem konieczne jest przeprowadzenie testów informatycznych oraz testowanie funkcjonalności. Sprawdza się system pod kątem optymalizacji kodu, poprawności implementacji założeń, wykonuje się testy wydajnościowe; uruchomienie wszystkich funkcjonalności systemu zgodnie z założeniami przedmiotowego biznesplanu oraz konfiguracja z środowiskiem informatycznym. Pierwsza realizacja procesów biznesowych przez system B2B; instalacja wykonanie procesu instalacji niezbędne jest do korzystania z systemu. Prawidłowo zainstalowany system gotowy jest do wykorzystania przez użytkowników docelowych; prezentacja systemu dla partnerów; eksploatacja i zbieranie uwag ostatnim etapem jest funkcjonowanie systemu w warunkach rzeczywistych; wdrożenie ostatnich udogodnień zasugerowanych przez partnerów i wynikających z użytkowania aplikacji; przeprowadzenie działań informacyjnych o zrealizowanym projekcie współfinansowanym ze środków UE. Optymalizowane procesy System B2B pozwoli nam na automatyzację procesów biznesowych takich jak: 1. Proces wymiany danych poprzez automatyczny import wprowadzonych danych/dokumentów bazowych (kadrowo płacowych, finansowych, itp.) przez Partnera w panelu klienta do systemu Symfonia Forte. 2. Proces udostępniania istotnych danych w zakresie zarządzania przedsiębiorstwem klienta za pośrednictwem systemu B2B (bilans, rachunek zysku i strat, KPiR, rozrachunki, itp.) dostęp do danych z poziomu panelu klienta. 3. Proces pobierania dokumentów (w tym zaświadczeń, zestawień, deklaracji, dokumentów, raportów i analiz) za pośrednictwem systemu B2B dostęp z poziomu panelu klienta. 4. Proces automatycznego naliczania należności dla partnera z tytułu świadczenia usług księgowych przez nasze biuro. Współpraca z partnerami Obecny model współpracy z Partnerami. Zakres współpracy z naszymi Partnerami polega na świadczeniu usług rachunkowych zarówno w formie podatkowej książki przychodów i rozchodów, jak i też w formie pełnej księgowości, kadr i płac oraz doradztwa finansowego. Obecnie przyjęty model współpracy oparty jest o manualne księgowanie i tradycyjnie prowadzoną obsługę rachunkową, kadrowo-płacową w oparciu o cyklicznie przekazywaną w okresach miesięcznych/tygodniowych/dziennych dokumentację księgową naszych Partnerów (najczęściej w formie drukowanej lub pliku Word, Excel). Obecnie otrzymywana przez Klientów dokumentacja jest porządkowana i opisywana, następnie otrzymane dane są ręcznie wprowadzane do naszych programów księgowo finansowych (każdy moduł posiadanej wersji Symfonii to tak naprawdę osobny program). Brak możliwości automatycznej realizacji wymienionych obszarów zadań, sprawia, że przy coraz większej ilości obsługiwanych klientów oraz rozszerzaniu prowadzonej działalności przez Partnerów, manualna realizacja procesów jest czasochłonna, nie generuje żadnej wartości dodanej oraz zagrożona jest wystąpieniem błędu. Wykonywanie czynności w sposób manualny stwarza również ryzyko niewywiązania się z obowiązku terminowego i prawidłowego przygotowania i przekazania zestawień, rozliczeń, deklaracji, wykazów, itp., co może wywołać liczne konsekwencje prawne. Model współpracy po wdrożeniu systemu B2B. Wdrożenie systemu B2B pozwoli w znacznej części odejść nam od tradycyjnej metody pracy opartej o dane pozyskiwane od Partnerów w formie wygenerowanej papierowej wersji zestawień lub fizycznie przekazanych kopii i oryginałów dokumentów na rzecz współpracy opartej automatyczne pobieranie, przetwarzanie i wprowadzanie do naszego systemu informatycznego. współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego

7 Realizacja procesów biznesowych poprzez system B2B wprowadzi zasadniczą zmianę organizacyjną współpracy wpływającą na poprawę efektywności kooperacji, sprawność działania, zwiększając liczbę obsługiwanych dokumentów oraz zmniejszenie pracochłonności wykonywanych czynności. Automatyzacja procesów biznesowych wpłynie na wyższą jakość świadczonych usług, przygotowywanych sprawozdań, deklaracji, zestawień, raportów, itp. oraz wyższą rentowność firmy możliwe będzie to dzięki otrzymywaniu danych wykorzystywanych do przygotowywania powyższych dokumentów od Partnerów z poziomu systemu B2B. System B2B poprawi efektywność działań Podkarpackiej Kancelarii Rachunkowej w obszarze: Przekazywania danych/dokumentów poprzez obustronną komunikację w zakresie: pozyskania przez naszą firmę danych/dokumentów bazowych wykorzystywanych do analiz (dane dotyczące należności, stanów finansowych, dokumentów sprzedaży) za pomocą systemu B2B. możliwości samodzielnego pobrania przygotowanych przez naszą firmę raportów i analiz, deklaracji, zaświadczeń z poziomu systemu B2B. Ewidencji dokumentów zapewnienie Partnerom dostępu do faktur, ewidencji zakupów, ewidencji raportu kasowego, ewidencji środków trwałych, ewidencji kadro-płacowej w udostępnionym mu panelu klienta. Wykonanie modelu funkcjonalnego systemu B2B Model funkcjonalny stanowi podstawę do opracowania implementacji systemu, pozwalając na właściwe określenie rodzaju oprogramowania, które powinno być wdrożone oraz platformy sprzętowej, która pozwoli na efektywne korzystanie z oprogramowania. Wybór optymalnego rozwiązania, czyli takiego, które w sposób zadowalający spełni wymagania, jest możliwy dopiero po analizie wspomnianego modelu systemu. Następnie na podstawie tych wymagań, także w zakresie wyboru rodzaju połączeń sygnałowych, serwera, systemu operacyjnego jak i interface'u użytkownika przygotowana może być koncepcja wdrożenia systemu z wykorzystaniem wybranych systemów. Powstała w ten sposób specyfikacja wymagań będzie stanowić podstawę do dalszych prac. Zakup jest niezbędny w celu prawidłowej realizacji projektu, którego koniecznym elementem jest wykonanie użytecznego systemu B2B przez wykonawcę zewnętrznego. Rezultatem usługi będzie opracowany w formacie elektronicznym i wydruku dokument zawierający analizę funkcjonalną. System B2B System B2B stanowi główny element naszego projektu. Rozwiązanie to pozwoli nam na automatyczną obsługę procesów biznesowych realizowanych w ramach świadczonych przez naszą firmę usług outsourcingu. Platforma automatycznej wymiany danych wynikających z outsourcingu procesów biznesowych zlokalizowana będzie na serwerach zakupionych w ramach realizacji projektu, umieszczonych w naszej firmie. Platforma usprawni procesy biznesowe poprzez możliwość usystematyzowanego dostarczania danych do pozostałych systemów i odbierania ich, jednocześnie monitorując i zarządzając statusem realizacji prac i zadań, wszystkie zadania z obiegiem pracy będą mogły zostać scentralizowane. System zbudowany będzie z modułów realizujących poszczególne działania. Będzie to: Moduł importu danych bazowych - odpowiada za odebranie danych o sprzedaży przekazanych od partnera, ich przetworzenie i umieszczenie w tymczasowym buforze, do wykorzystania przez specjalizowane moduły; Moduł przetwarzania danych - odpowiedzialny przetwarzanie danych pobranych z panelu klienta Partnera do uniwersalnego formatu, w jakim zostaną przekazane do systemu księgowego Podkarpackiej Kancelarii Rachunkowej; Moduł współpracy z systemem księgowym - odpowiada za przygotowanie eksportu do systemu księgowego oraz za pobieranie danych o zapisach księgowych z systemu księgowego i umieszczanie ich w bazie danych; Moduł pobierania danych - odpowiadał będzie za pobieranie danych finansowych (rozliczenia księgowe), stanów i rozliczeń magazynowych oraz rozliczeń wynikających z obsługi kadrowopłacowej. Moduł kompilować będzie uzyskane dane do uniwersalnego formatu, w jakim zostaną przekazane do panelu klienta ; Moduł Import/eksport dokumentów w postaci tabel w bazie danych z zapisywanymi danymi. Platforma odpowiadać będzie za przygotowanie danych umieszczanych na dokumentach scharakteryzowanych wcześniej przez Partnerów. Moduł przetwarzania danych i prezentacji raportów odpowiedzialny za budowanie zapytań i generowania żądań wg określonych wymagań przygotowania zleconego przez partnera raportu (o

8 sprzedaży / przychodach / kosztach / podatkach / zatrudnieniu itp) w żądanym okresie; moduł odpowiadał będzie za prezentację raportu i możliwość jego zachowania na dysku. Moduł raportów księgowych - odpowiada za przygotowanie i udostępnienie raportów na podstawie danych o zapisach księgowych zgromadzonych w bazie danych; koreluje dane z dostępnymi dokumentami w razie potrzeby dołączając je do raportów; Moduł importu danych o zarejestrowanym czasie pracy - odpowiada za wprowadzenie danych o zarejestrowanym czasie pracy do bazy danych; odpowiada za przygotowanie eksportu danych o zarejestrowanym przez system partnera danych do systemu kadrowo płacowego; Moduł komunikacji - odpowiada za rejestrację korespondencji prowadzonej z partnerami; Moduł zadań - odpowiada za rejestrację dodatkowych, niestandardowych zadań związanych z obsługą partnera; Moduł dostępu odpowiedzialny za zapewnienie dostępu do statusu realizacji zleconej usługi oraz prowadzenia bieżącej ewidencji dokumentów /danych. Panel Klient odpowiedzialny za przekazywanie wprowadzonych danych przez Partnera do systemu B2B oraz pobieranie i udostępnianie Partnerom gotowych deklaracji, zestawień, raportów. Oprogramowanie Sage FORTE wraz z wdrożeniem Oprogramowanie Sage FORTE zostanie zintegrowane z systemem B2B. Oprogramowanie to będzie współpracować z systemem B2B w zakresie realizacji procesów związanych z uzyskaniem dostępu i bieżącą aktualizacją danych wykorzystywanych w systemie informatycznym. Potrzeba zakupu nowego oprogramowania jest związana z: Koniecznością wdrożenia rozwiązania wykonanego w technologii zapewniającej integrację i automatyzację wymiany danych (baza SQL) Zmniejszeniem pracochłonności wprowadzania i przetwarzania danych. Potrzebą usprawnienia realizacji wewnętrznych procesów zachodzących w firmie posiadających bezpośredni wpływ na jakość świadczonych usług na rzecz Partnerów. Pojawieniem się nowych, efektywniejszych i bardziej funkcjonalnych narzędzi do zarządzania (jedna baza danych). Potrzebą uporządkowania oraz zwiększenia jakości przepływu i dostępu do informacji w ramach całego przedsiębiorstwa oraz komunikacji z partnerami biznesowymi. W ramach zakupionego systemu Sage FORTE planowane jest wdrożenie następujących modułów: Finanse i księgowość. Moduł pozwoli nam na definiowanie schematów księgowych i przypisywanie do nich określonych rodzajów dokumentów sprawia, że są one księgowane automatycznie według ustalonego wzorca lub proces ten wymaga wyboru jednej spośród zdefiniowanych metod. Generator Planu Kont pozwali na szybkie tworzenie wielopoziomowych planów kont, dostosowanych do wybranego rodzaju działalności i formy organizacyjno-prawnej przedsiębiorstwa. System pozwali na elastyczne definiowanie okresów obrachunkowych. Wszystkie dekrety księgowe będą zapisywane w dziennikach księgowych, co ułatwia ich wyszukiwanie. Moduł umożliwi tworzenie dowolnej ilości rejestrów VAT, w pełni obsługuje operacje kasowe i bankowe oraz płatności i rozliczenia, które są dzielone na planowane i faktyczne. Informacje finansowe będą prezentowane w formie predefiniowanych zestawień księgowych jak bilans księgowy czy rachunek strat i zysków oraz tworzonych samodzielnie przez użytkownika. Kadry i płace Moduł obejmuje całokształt zagadnień związanych z obsługą kadrowo-płacową pracownika. Elementy procesu realizowane będą poprzez zestaw czynności od zatrudnienia, obsługi ewidencji, rejestracji czasu pracy i nieobecności, po odejście pracownika i wyrejestrowanie z ewidencji ubezpieczeń. Moduł pozwali na pełną ewidencję wynagrodzeń (umowy o pracę, cywilnoprawne) generowanie list płac, współpracuje z systemami bankowości elektronicznej oraz umożliwia księgowanie dokumentów w dowolnej strukturze układu kosztów. Moduł odpowiada za gromadzenie i archiwizację dowolnych danych o pracownikach, przydatnych w planowaniu i prowadzeniu polityki kadrowo-płacowej. Informacje o zatrudnionych, historia zmian oraz kopie dokumentów przechowywane są w elektronicznych teczkach pracowniczych. Moduł jest w pełni zgodny z przepisami o ochronie danych osobowych rejestruje kompletną informację o dokonanych zmianach i chroni dane przed dostępem osób niepowołanych. współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego

9 Środki trwałe Moduł ten pozwoli na zarządzanie środkami trwałymi oraz wartościami niematerialnymi i prawnymi. Moduł ten będzie tworzył i obsługiwał wszystkie dokumenty związane z rozliczeniem i ewidencją środków trwałych. Na podstawie wprowadzonych informacji o poszczególnych środkach możliwe będzie automatyczne generowanie odpisów amortyzacyjnych (metoda liniowa, degresywna, jednorazowa) oraz plan amortyzacyjny. Program uwzględniał będzie szczególne przypadki amortyzacji: amortyzacja sezonowa, ulgi inwestycyjne, ograniczenie wartości środka trwałego. Moduł pozwali na prowadzenie i drukowanie ewidencji wyposażenia, która wymagana jest rozporządzeniem w sprawie prowadzenia księgi przychodów i rozchodów. Dzięki rozbudowanej karcie środka trwałego można będzie wprowadzić wiele informacji opisujących dany środek trwały. Sprzęt teleinformatyczny Serwer aplikacji. W ramach realizacji projektu zakupiony zostanie serwer odpowiedzialny za realizacje poszczególnych procesów biznesowych w ramach systemu B2B. Serwer zostanie zlokalizowany w siedzibie naszej firmy jako część infrastruktury technicznej odpowiedzialnej za realizację i transferowanie komunikatów między firmami objętymi integracją systemów informatycznych podczas projektu. Zakup urządzenia został podyktowany koniecznością zapewniania stabilności oraz wysokiej wydajności podczas realizowania poszczególnych procesów (odpowiednie moce obliczeniowe zakupionego sprzętu). Serwer pozwoli na przechowywanie danych będących automatycznej wymiany. Przeznaczeniem serwera będzie również zapewnienie środowiska dla informacji pozyskiwanych lub przesyłanych za pośrednictwem systemu B2B oraz ich automatyczne generowanie, przetwarzanie i transportowanie. Po rozpoznaniu produktów oferowanych rynku, które mogłyby zostać uwzględnione jako składowe systemu B2B, serwer będzie musiały spełniać minimum wymagań konfiguracyjnych przedstawionych poniżej: RX200 Intel Xeon E (6 rdzeni /12T 2.00 GHz 15 MB) 12GB RAM 4x SAS 6G 300GB 10K HOT PL 2.5" EP. Szafa serwerowa 42U 800x1000 Minimalna specyfikacja techniczna urządzenia: Półka II UNI - stała 19" 42U, szara-listwa zasilająca 9, gniazd 19"- Uchwyty kablowe 5 szt. Ulokowany w niej zostanie serwer zakupiony w ramach projektu w celu zapewnienia im odpowiedniego systemu chłodzenia i zasilania. Zasilacz awaryjny UPS Zakup w celu zapewnienia awaryjnego źródła zasilania dla infrastruktury. Dodatkowo zamontowana będzie karta LAN, która zapewni w odpowiednim czasie automatyczne bezpieczne wyłączenie serwerów podczas długotrwałej awarii systemu zasilania. Minimalna specyfikacja techniczna urządzenia pozwalająca monitorować i zarządzać serwerami: Moc wyjściowa 2000 VA, Napięcie wejściowe 240 V. Firewall sprzętowy FortiGate-40c; Segmentacja ruchu lokalnego oraz zapewnienie pełnego bezpieczeństwa dla ruchu wymienianego z Internetem na firewallu wyposażonego w przełącznik dla sieci lokalnej oraz dedykowane porty WAN. Minimalna specyfikacja techniczna urządzenia: Przepustowość Firewall 200 Mbps, Pamięć 4GB Zamawiający Wykonawca

10 Załącznik nr 2 Wzór protokołu zatwierdzenia wykonanego oprogramowania Protokół częściowy/końcowy zatwierdzenia wykonania zgodnie z umową z dnia 22 lipca 2013 roku zawartą pomiędzy: PROFERIS SP. Z O.O., Al. gen. L. Okulickiego 18, Rzeszów, NIP: REGON: reprezentowaną przez: Tomasz Kuraś Prezes Zarządu zwanym dalej Wykonawcą, a Podkarpacka Kancelaria Rachunkowa Sp. z o. o., ul. Staroniwska 77, Rzeszów NIP , REGON reprezentowaną przez: Krystian Siemiński Członek Zarządu zwanym dalej Zamawiającym 1. Zamawiający oświadcza, że został/a zrealizowany/a w ustalonym przez Strony terminie. 2. Zamawiający oświadcza, że został/a wykonany/a przez Wykonawcę zgodnie z zaleceniami Zamawiającego. 3. Zamawiający oświadcza, że akceptuje przedstawiony przez Wykonawcę sposób wykonania oraz funkcjonowania Niniejszy protokół zostaje spisany w dwóch egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron Zamawiający Wykonawca współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego

11 Załącznik nr 3 Czas reakcji na określone błędy Typ błędu Opis błędu Czas reakcji na błędy System w ogóle nie funkcjonuje sytuacja, kiedy wystąpi zdarzenie uniemożliwiające Błąd krytyczny wykonanie kluczowych czynności, a w 2 h robocze szczególności czynności związanych z obsługą System nie funkcjonuje poprawnie pod pewnymi warunkami - zdarzenie uniemożliwia Błąd zwykły wykonanie pewnych czynności w 8 h roboczych standardowych sposób, ale istnieje możliwość ich wykonania inaczej Godziny robocze: Od poniedziałku do piątku z wyjątkiem dni wolnych od pracy Zamawiający Wykonawca