I N S T R U K C J A. w sprawie obiegu dokumentów w Urzdzie Miejskim w Zdzieszowicach

Transkrypt

1 Urzd Miejski w Zdzieszowicach do uytku słubowego I N S T R U K C J A w sprawie obiegu dokumentów w Urzdzie Miejskim w Zdzieszowicach Załcznik do Zarzdzenia Nr 8 / 2003 Burmistrza Zdzieszowic Zdzieszowice, 20 lutego 2003

2 I N S T R U K C J A W sprawie obiegu dokumentów w Urzdzie Miejskim w Zdzieszowicach Na podstawie art. Nr 10 ustawy z dnia 29 wrzenia 1994 r o Rachunkowoci / Dz. U. z 2002 r Nr 76, poz. 694 / ustalam nastpujcy tryb obiegu dokumentów ksigowych. 1 I Dokumenty ksigowe. 1. Podstaw zapisów w ksigach rachunkowych s dokumenty ksigowe stwierdzajce dokonanie operacji gospodarczej : - zewntrzne obce otrzymane od kontrahentów - zewntrzne własne przekazywane kontrahentom jako oryginały - wewntrzne dotyczce operacji wewntrz jednostki, słuce np. do wystornowania błdnego zapisu, przeniesienie rozliczonych kosztów, otwarcie ksig. 2. Pojciem dokumentu ksigowego okrela si kady dokument wiadczcy o zaszłych czynnociach lub stwierdzajcy pewien stan rzeczy. Dokumentem ksigowym nazywamy t cz odpowiednio opracowanych dokumentów, które stwierdzaj dokonanie lub rozpoczcie operacji gospodarczej i podlegaj ewidencji ksigowej. Dokumenty te s podstawowym uzasadnieniem zapisów ksigowych. 3. Poza spełnieniem podstawowej roli jak jest uzasadnienie zapisów ksigowych oraz odzwierciedlenie operacji gospodarczych. Prawidłowo, rzetelnie i starannie opracowane dokumenty ksigowe maj za zadanie : - stworzenie podstaw zarzdzania, kontroli i badania działalnoci jednostki, szczególnie z punktu widzenia legalnoci, gospodarnoci i celowoci dokonanych operacji, - stworzenie podstaw do dochodzenia praw i do udowadniania dopełnienia obowizków. 4. Prawidłowy dowód ksigowy musi spełnia nastpujce wymogi : - stwierdza fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawiera co najmniej : a. wiarygodne okrelenie wystawcy dowodu i wskazanie stron / nazwy i adresy/ uczestniczcych w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy b. dat wystawienia dowodu oraz dat wystawienia dowodu lub adres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy z tym, e jeeli data operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu wystarczy podanie jednej daty, c. przedmiot operacji gospodarczej i jego wartoci oraz ilociowe okrelenie, jeeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych d. własnorczne podpisy osób odpowiedzialnych za prawidłowe dokonanie 1

3 i jej prawidłowe udokumentowanie, e. stwierdzenie zakwalifikowania dowodu do ujcia w ksigach rachunkowych przez wskazanie daty ksigowania oraz sposobu ujcia dowodu w ksigach rachunkowych wraz z podpisem osoby odpowiedzialnej za te wskazania, - dowód ksigowy winien by sprawdzony pod wzgldem merytorycznym i formalno - rachunkowym, a na dowód sprawdzenia podpisany przez osoby do tego upowanione. Nieprawidłowoci formalno rachunkowe powinny by skorygowane w sposób ustalony dla poprawienia błdów w dowodach ksigowych. - dowód ksigowy winien by oznaczony numerem w sposób umoliwiajcy powizanie dowodu z zapisami ksigowymi dokonanymi na jego podstawie. 5. Dowody ksigowe winne by rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, któr dokumentuj, kompletne,wystawione w sposób staranny, czytelny i trwały oraz wolne od błdów rachunkowych. Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach ksigowych wymazywania i przeróbek. 6. Błdy w dowodach ksigowych zewntrznych obcych moemy korygowa poprzez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu wraz ze stosownym uzasadnieniem. 7. Błdy w dowodach wewntrznych mog by poprawione przez skrelenie błdnej treci lub kwoty, z utrzymaniem czytelnoci skrelonych wyrae lub liczb, wpisanie treci poprawnej i daty poprawki oraz złoenie podpisu osoby do tego uprawnionej. Nie mona poprawia pojedynczych liter lub cyfr. 8. Zapisów w ksigach rachunkowych dokonuje si w sposób trwały, rcznie, maszynowo lub przy uyciu komputera, bez pozostawiania miejsc pozwalajcych na póniejsze dopiski lub zmiany. 9. W sprawdzeniu dowodów ksigowych bierze udział szereg właciwych komórek jednostki na skutek czego zachodzi konieczno przekazywania dokumentów pomidzy poszczególnymi komórkami organizacyjnymi. Powstaje wic tzw obieg dokumentów ksigowych, który obejmuje drog dokumentów od chwili sporzdzenia wzgldnie wpływu do jednostki, a do momentu ich dekretacji i przekazania do zaksigowania. Poszczególne dokumenty maj róne drogi obiegu. Bez wzgldu na rodzaj dokumentu naley zawsze dy do tego, aby ich obieg odbywał si najkrótsz drog. W tym celu naley stosowa nastpujce zasady : - przekazywa dokumenty tylko do tych komórek, które istotnie korzystaj z zawartych w nich danych i s kompetentne do ich sprawdzenia, - dy do skrócenia czasu przetrzymywania dokumentów przez odpowiedzialne komórki. 2

4 2 Rodzaje dokumentów ksigowych. Podstaw dokonania operacji gospodarczej s : 1. faktury rachunki, faktury korekcyjne, noty ksigowe, 2. rachunki kosztów podróy, 3. listy płatnicze 4. wnioski o wypłat zaliczek, rozliczenie zaliczek 5. dokumenty bankowe 6. dokumenty wewntrzne I. Faktury - rachunki, faktury korygujce, noty ksigowe. Wpływajce do urzdu faktury rachunki od kontrahentów sekretariat zaopatruje w piecztk z dat wpływu i kieruje do Burmistrza. Burmistrz kieruje faktury do odpowiedniej komórki która zamawiała dostaw lub usług celem sprawdzenia pod wzgldem merytorycznym. 1. Sprawdzenie dowodów pod wzgldem merytorycznym osób odpowiedzialnych za dany wydatek polega na stwierdzeniu, e : - poniesiony wydatek jest zgodny z zatwierdzonym dla danej Jednostki planem finansowym, - zlecona usługa lub poniesiony wydatek na zakup jest celowy, - poniesiony wydatek zgodny jest z obowizujcymi przepisami / tj. cennikami, taryfami /, - usług lub zakup zlecono zgodnie z Ustaw o Zamówieniach Publicznych, - usługa lub poniesiony zakup spełnia warunki rzetelnoci, legalnoci, gospodarnoci. Na dowód sprawdzenia osoba odpowiedzialna za poniesienie wydatku na fakturze rachunku umieszcza klauzul sprawdzono pod wzgldem merytorycznym dnia... i podpis. 2. Na dowodach stanowicych podstaw dokonania wydatków za wykonanie roboty, usługi lub dostarczony towar, pracownik upowaniony do odbioru umieszcza klauzul potwierdzajc wykonanie roboty, usługi lub towaru. W przypadku gdy dostarczone towary nie s zuywane bezporednio, pracownik merytoryczny oprócz klauzuli wymienionej wyej powinien da adnotacj, e towary lub materiały zostały wpisane do : - ksigi inwentarzowej pozostałych rodków trwałych. Kierownik placówki lub pracownik merytoryczny wpisuje klauzul wpisano do ksigi inwentarzowej nr działu..., pozycja nr..., na stronie... podpisuje. W przypadku gdy ksigi inwentarzowe pozostałych rodków trwałych prowadzone s tylko w Urzdzie osoba podpisujca pod wzgldem merytorycznym wpisuje 3

5 klauzul Polecam wpisanie do ksig inwentarzowych pozostałych rodków trwałych... i podpisuje. - ksigi rodków trwałych. Kierownik placówki lub pracownik merytoryczny wpisuje polecam wpisanie do ksigi inwentarzowej rodków trwałych i podpisuje. - ksigi inwentarzowej ksigozbioru. Osoby materialnie odpowiedzialna za ksigozbiór wpisuje adnotacj wpisano do ksigi inwentarzowej ksigozbioru pod numerem... data... i podpisuje. - kartoteki materiałowej. Na rachunku musi by adnotacja towar wpisano do kartotek magazynowych oraz podpis osoby materialnie odpowiedzialnej za magazyn. 3. Pracownik Urzdu na podstawie adnotacji kierownika zakładu o wpisie pozostałych rodków trwałych do ksigi inwentarzowe prowadzonej przez dyrektora placówki lub osoby przez Niego upowanionej, wpisuje w/w rodki do ksigi inwentarzowej znajdujcej si w Urzdzie. W placówkach gdzie nie prowadzi si ksig inwentarzowych pracownik Urzdu na podstawie adnotacji osoby merytorycznej wpisuje pozostałe rodki trwałe do ksigi inwentarzowej znajdujcej si w Urzdzie. Ksigi rodków trwałych oraz ksigi wartoci niematerialnych i prawnych prowadzone s tylko w Urzdzie. Ksigi inwentarzowe zbiorów bibliotecznych prowadzone s przez placówki posiadajce ksigozbiór. Obowizek wpisu do ksigozbioru nie dotyczy ksiek, broszur, gazet przeznaczonych do podrcznego uytku. Wtedy pracownik upowaniony na dowodzie daje adnotacj przeznaczono do uytku słubowego i podpisuje. 4. Jeeli towar lub materiały przeznaczone s do bezporedniego zuycia na fakturze rachunku winna by adnotacja, e materiały przeznaczone s do bezporedniego zuycia. 5. Prawidłowo rozliczenia faktur za prace remontowe i inwestycyjne potwierdza, osoba merytorycznie odpowiedzialna. Do faktury dołcza si kadorazowo protokół odbioru robót potwierdzony przez inspektora nadzoru / czciowy lub kocowy / oraz potwierdzenie zgodnoci zamówienia z ustaw o zamówieniach publicznych. Odbioru robót dokonuje si w składzie co najmniej : - pracownik merytorycznie odpowiedzialny, - inspektor nadzoru, - przedstawiciel wykonawcy Odbioru robót dokonuje si w terminie przewidzianym umow lub wczeniej uzgodnionym terminie z wykonawc. Oprócz protokołu odbioru robót do faktur za roboty remontowe i inwestycyjne winny by dołczone umowy lub zlecenie. Do faktur wystawionych za usługi remontowe 4

6 lub inwestycyjne do wartoci 3000 EURO dołcza si kosztorys ofertowy inwestorski lub kosztorys powykonawczy jeeli usługa została zlecona w ramach awarii. Natomiast usługi wartoci powyej 3000 EURO wymagaj : - podpisu na fakturze osoby odpowiedzialnej za realizacj ustawy o zamówieniach publicznych, - podpisu na fakturze osoby merytorycznej odpowiedzialnej za realizacj usługi oraz informacj gdzie znajduje si dokumentacja przetargowa. W umowie zawartej na usługi powyej 3000 EURO powinno by stwierdzenie w jakim trybie udzielono przetargu. Po zakoczeniu inwestycji Kierownik Referatu Rozwoju Gospodarczego w cigu 30 dni po zakoczeniu inwestycji sporzdza dokument OT - Przyjcie inwestycji do eksploatacji i ewidencji rodków trwałych. W dokumencie OT naley okreli lokalizacj oraz symbol klasyfikacji rodka trwałego i przekaza Kierownikowi Referatu Finansowego. Zakupy inwestycyjne gotowe rodki trwałe przyjmowane s na stan rodków trwałych na podstawie faktury na której Referat Rozwoju Gospodarczego okrela lokalizacj oraz dokonuje klasyfikacji zakupionego rodka trwałego zgodnie z klasyfikacj rodków trwałych. 6. Rachunki i faktury do zapłaty powinny by dostarczone do Referatu Finansowego w terminie najpóniej 10 dni przed terminem zapłaty. Za nieterminow zapłat faktury z powodu : - nieprawidłowego opisu, - braku stwierdzenia wykonania usługi, - niekompletnoci dokumentów, odsetki reguluje osoba, która dostarczyła dokument do zapłaty bez spełnienia w/w wymaga. 7. Sprawdzenie dowodów pod wzgldem formalno rachunkowym polega na ustaleniu,e dowody zostały wystawione w sposób technicznie prawidłowy, zawieraj wszystkie elementy prawidłowego dowodu oraz ich dane liczbowe nie zawieraj błdów rachunkowych. Dokonanie sprawdzenia pod wzgldem formalno-rachunkowym powinno by stwierdzone na dowodzie przez zamieszczenie klauzuli sprawdzono pod wzgldem formalno rachunkowym dnia... i podpisu pracownika sprawdzajcego. Sprawdzone pod wzgldem merytorycznym i formalno rachunkowym dowody podlegaj zatwierdzeniu do wypłaty. Do wypłaty zatwierdzaj osoby wymienione w załczniku Nr 1 do niniejszego Zarzdzenia. Na dowodzie musi si znale równie klasyfikacja budetowa oraz numer kont. 8. Na rachunki przygotowane do wypłaty sporzdza si zestawienia rachunków i polecenie pobrania i przekazuje do kasy. Kasjer po pobraniu gotówki z banku i wypłaceniu nalenoci, na dowodzie stanowicym podstaw do wypłaty zamieszcza klauzul zapłacono czekiem nr..... i podpisuje. Osoba pobierajca gotówk kwituje odbiór poprzez wpisanie klauzuli kwituj odbiór kwoty... dnia... i podpisuje. Raporty Kasowe prowadzone s osobno dla wydatków i dochodów budetu oraz osobno dla kadego rachunku bankowego jak 5

7 równie osobno Raporty Kasowe dla znaków skarbowych oraz osobno dla zada zleconych. 9. Czeki i polecenia przelewów wystawia upowaniony pracownik i przedkłada do podpisu osobom upowanionym do zatwierdzenia dowodów do wypłaty. II. Rachunki kosztów podróy Podstaw wyjazdu słubowego stanowi prawidłowo wystawione polecenie wyjazdu. O potrzebie i celowoci wyjazdu słubowego decyduje Burmistrz, lub osoba przez Niego upowaniona. W placówkach podległych polecenie słubowe wyjazdu dla swoich pracowników podpisuje kierownik jednostki. Delegacje dla kierowników jednostek podpisuje Burmistrz lub upowaniona przez Niego osoba. Polecenie wyjazdu słubowego winno zawiera : - imi i nazwisko oraz stanowisko słubowe udajcego si w podró słubow, - nazw miejscowoci i instytucji, do której pracownik jest kierowany, - cel podróy słubowej, - czas trwania delegacji, - dokładne okrelenie rodka lokomocji, - podpisy i stanowisko osoby zlecajcej wyjazd słubowy. Ewidencj wydanych polece słubowych prowadzi Referat Organizacji i Kadr oraz sekretariaty podległych placówek, odrbny dla kadego roku kalendarzowego. Wyjazd słubowy winien by potwierdzony na delegacji przez jednostk do której pracownik jest delegowany. W przypadku braku takiego potwierdzenia, wykonanie zadania potwierdza Burmistrz. Polecenie słubowe poza granice kraju dodatkowo powinno zawiera : - owiadczenie o godzinie przekroczenia granicy, - owiadczenie, e nie zapewniono wyywienia i zakwaterowania. Rachunek kosztów podróy delegowany przedkłada do rozliczenia w cigu 7 dni po zakoczeniu podróy słubowej, Rachunek kosztów podróy musi by zatwierdzony pod wzgldem merytorycznym co oznacza stwierdzenie przez osoby delegujce, wykonania polecenia oraz naleytego zuycia czasu i rodków lokomocji. Ustala si nastpujce terminy wypłat kosztów podróy : gotówk w terminach : 5, 15, 25 kadego miesica lub przelewem. Pracownicy korzystajcy z własnego samochodu do celów słubowych powinni udokumentowa przebieg takiego pojazdu w prowadzonej przez siebie ewidencji przebiegu pojazdu. Ewidencja ta, powinna by zatwierdzona przez pracodawc na koniec kadego miesica. Z pracownikami korzystajcymi z własnych samochodów do celów słubowych pracodawca musi zawrze umow. Rachunek kosztów podróy wraz z potwierdzon ewidencj pojazdu powinien by dostarczony do Referatu Finansowego do 7 go kadego miesica za miesic 6

8 poprzedni. Kadrowa lub kierownik jednostki podległej stwierdza na rachunku kosztów podróy, e umowa z pracownikiem została zawarta. Listy wypłaty kosztów podróy i polecenie wyjazdu słubowego do wypłaty zatwierdzaj Burmistrz lub osoby przez Niego upowanione wymienione w Załczniku nr 1 do niniejszego Zarzdzenia. Po dokonaniu wypłat kasjer umieszcza na poleceniu wyjazdu słubowego klauzul wypłacono gotówk i podpisuje. Pracownik pobierajcy naleno za podró słubow potwierdza to swoim podpisem. III. Listy płatnicze. Listy płatnicze za wynagrodzenie wynikajce ze stosunku pracy sporzdza upowaniony do tego pracownik ksigowoci na podstawie kart wynagrodze w oparciu o angae otrzymane z Referatu Organizacji i Kadr oraz Kadr z poszczególnych placówek. Listy w sprawie wypłaty nagród, premii lub innych wynagrodze ni wynikajce z angau, sporzdza pracownik ksigowoci na podstawie wykazów sporzdzanych przez osoby merytoryczne i po zatwierdzeniu przez Burmistrza lub dyrektora placówki. Dokumenty dotyczce wypłat wynagrodze powinny by dostarczone do referatu finansowego w dniu ich wystawienia, a najpóniej do 15-go biecego miesica. Zawiadczenia o czasowej niezdolnoci do pracy, po odnotowaniu przez komórk kadrow i wpisaniu do w/w zawiadczenia stau pracy / daty od kiedy pracownik jest zatrudniony /, przekazywane jest do referatu finansowego, w celu obliczenia nalenoci za czas niezdolnoci do pracy. Wszelkie owiadczenia pracowników, dotyczce wypłaty zasiłków oraz potrce od wynagrodze składa si w referacie finansowym w terminie wyej wspomnianym. Ustala si wypłat wynagrodze na dzie 29 go kadego miesica dla osób pobierajcych wynagrodzenie z dołu, a w przypadku gdy dzie ten jest dniem wolnym od pracy w dzie poprzedzajcy ten termin. Natomiast dla pracowników pobierajcych wynagrodzenie z góry zgodnie z Kart Nauczyciela wynagrodzenie wypłaca si w pierwszy dzie miesica. Jeeli pierwszy dzie miesica jest dniem ustawowo wolnym od pracy wynagrodzenie wypłaca si w dniu nastpnym. Ustala si, e terminem wypłaty poborów jest dzie obcienia rachunku bankowego gminy. Miesicem rozliczeniowym dla godzin ponad wymiarowych nauczycieli jest okres pełnych tygodni pomidzy 15 tym danego miesica, a 15 tym nastpnego miesica za wyjtkiem stycznia, gdzie miesic rozliczeniowy trwa od 1 go stycznia 2 płne tygodnie i grudnia gdzie miesic rozliczeniowy trwa od 15 listopada do koca grudnia. Godziny ponad wymiarowe bd wypłacane w terminie wypłaty poborów z dołu. 7

9 Dyrektorzy placówek zobowizani s do dostarczenia wykazów godzin nadliczbowych nauczycieli do referatu finansowego w terminie dwóch dni po upływie terminu, w którym kocz si pełny tydzie w okresie rozliczeniowym nie póniej ni do 15 go kadego miesica. Listy płac podlegaj sprawdzeniu pod wzgldem merytorycznym przez osoby do tego upowanione. Listy wypłat diet dla radnych sołtysów i dla Przewodniczcych Samorzdów Mieszkaców sporzdza upowaniony pracownik Referatu Finansowego z uwzgldnieniem zasad okrelonych uchwał Rady. Listy płac dla inkasentów sporzdza pracownik z Referatu Finansowego na podstawie zbiorczego zestawienia wpłat oraz zgodnie z obowizujcymi ustalonymi stawkami. Sporzdzenie list nie moe by powierzone kasjerowi. lub innemu pracownikowi dokonujcemu wypłaty danej listy. Zgłoszenie do ZUS osób nowo zatrudnionych na podstawie umowy o prac lub umowy zlecenia i umowy o dzieło oraz zgłoszenie do ZUS pracowników oraz wyrejestrowanie zwolnionych naley do obowizków kierownika zakładu pracy. W Urzdzie zgłoszenia o przyjciu i zwolnieniu pracowników dokonuje Kierownik Referatu Organizacji i Kadr. Zgłoszenia nowo przyjtych pracowników jak równie zwolnienia naley dostarczy do Referatu Finansowego niezwłocznie po zaistnieniu faktu zatrudnienia lub zwolnienia na odpowiednim druku oraz dyskietce. Referat Finansowy drog elektroniczn zgłasza do ZUS zatrudnienie lub zwolnienie pracownika. Na wszelkich rodzajach umów musi by adnotacja o dacie zgłoszenia pracownika do ubezpieczenia oraz kod tytułu ubezpieczenia. Wszystkie umowy winne by dostarczone do komórki ksigowoci w cigu 3 dni od daty podpisania umowy z pracownikiem. IV. Wnioski o wypłat zaliczek, rozliczenie zaliczki. Zaliczki do rozliczenia mog by wypłacone pracownikom na zakup materiałów, ywnoci, pomocy naukowych i dydaktycznych, zakupy sprztu i materiałów, zakupy usług, szkolenia, podróe słubowe. Zaliczk udziela si na podstawie wniosku o zaliczk / druk znormalizowany /. Wniosek o zaliczk powinien zawiera : - imi i nazwisko, stanowisko osoby ubiegajcej si o przyznanie zaliczki, - kwot i cel na jaki ma by przeznaczona, - termin rozliczenia oraz podpis osoby merytorycznie odpowiedzialnej, - podpis pod klauzul owiadczenia o wyraeniu zgody na potrcenie zaliczki z najbliszych poborów w wypadku nie dotrzymania terminu rozliczenia. 8

10 O udzieleniu zaliczki decyduje Burmistrz i Skarbnik Gminy lub upowanione przez nich osoby. Na wydatki zwizane z zakupem materiałów na cele administracyjno gospodarcze oraz na ywno w placówkach prowadzcych ywienie mona pobra zaliczk stał, której termin rozliczenia upływa w dniu 15 go grudnia kadego roku. Wysoko udzielonej zaliczki stałej nie moe by wysza od dwukrotnej minimalnego miesicznego wynagrodzenia tj zł. Zaliczka jednorazowa przyznawana jest na zakup okrelonego rodka lub okrelonej usługi. Wysoko udzielonej zaliczki nie moe by wysza ni dziesiciokrotne minimalne wynagrodzenie miesiczne. W szczególnie uzasadnionych przypadkach kwota ta moe by wysza. Zaliczka moe by wydatkowana tylko na cele, na która została pobrana. Termin rozliczenia zaliczki jednorazowej nie moe by dłuszy ni 10 dni po dokonaniu transakcji. Rozliczenie zaliczki powinno by udokumentowane oryginalnymi fakturami rachunkami z adnotacj zapłacono gotówk. Nie wydatkowan zaliczk zaliczkobiorca wpłaca do kasy, natomiast jeeli kwota wydatkowana jest wysza od pobranej zaliczki nastpuje wypłata rónicy. V. Dokumenty bankowe Wycigi bankowe podlegaj sprawdzeniu przez pracowników Referatu Finansowego zgodnie z zakresem czynnoci. Sprawdzone wycigi bankowe ksigowane s w porzdku chronologicznym przy uyciu komputera lub rcznie. VI. Dokumenty wewntrzne. 1. Dokumentami, dotyczcymi podatku od towarów i usług VAT s : W komórkach merytorycznych, zajmujcych si sprzeda towarów lub usług - faktury VAT, faktury korygujce wystawione w trzech egzemplarzach z których oryginał otrzymuje nabywca, pierwsz kopi Referat Finansowy, druga kopia pozostaje w dokumentach właciwej komórki merytorycznej. - naliczenie nalenoci przypis : za dzieraw, najem lub czynsz według umowy lub aktu notarialnego - akt notarialny, protokół uzgodnie, W sporzdzonych umowach podlegajcych opodatkowaniu podatkiem VAT powinny by wyszczególnione midzy innymi kwoty podatku VAT oraz termin spłaty nalenoci. W komórce finansowo ksigowej. - zbiorcza ewidencja - rejestr sprzeday VAT - deklaracja dla podatku od towarów i usług. 9

11 Komórki merytoryczne przekazuj dokumenty dotyczce VAT do komórki finansowej na bieco, jednak najpóniej do 10 go nastpnego miesica po upływie miesica za który sporzdza si deklaracj VAT. Do komórki finansowej przekazuje si nastpujce dokumenty : - kopie faktur VAT, faktur korygujcych, wykaz dzierawców i najemców oraz inne dokumenty potrzebne do sporzdzenia deklaracji VAT. W komórkach merytorycznych realizujcych zadania z zakresu sprzeday i usług znajduje si cała niezbdna dokumentacja. 2. W zakresie ewidencji stanu i ruchu pozostałych rodków trwałych wymagane s nastpujce dokumenty : - rachunki, faktury z klauzul o miejscu przeznaczenia rodka z wskazaniem osoby materialnie odpowiedzialnej. Jeeli kierownik zakładu nie wskae osoby materialnie odpowiedzialnej, oznacza to, e sam przyjmuje materialn odpowiedzialno. - protokół zdawczo odbiorczy w razie przekazywania rodków innym jednostkom lub otrzymania od innych jednostek. Protokół powinien zawiera : nazw rodka, nr fabryczny lub inn cech charakterystyczn rodka jednostk miary, cen, warto, uzasadnienie, dat i podpisy stron : przekazujcej i przyjmujcej. Protokół przekazania pomidzy jednostkami organizacyjnymi gminy podpisuj kierownicy tych jednostek. Protokoły przekazania do jednostek obcych wymagaj dodatkowo akceptacji Burmistrza. - protokół likwidacji sporzdzony w razie zniszczenia.protokół powinien zawiera: skład komisji z podaniem stanowisk słubowych, liczb porzdkow, dat zakupu lub wpisu, nazw rodka jednostk miary, ilo, cen jednostkow, warto, podpisy członków komisji, dat. W uwagach naley wpisa numer inwentarzowy danego składnika majtkowego. Do protokołu likwidacji naley dołczy : a. ekspertyz sprztu elektronicznego, elektrycznego, mechanicznego sporzdzon przez upowanion do tego osob, b. protokół z policji, jeeli składniki majtkowe zostały skradzione, c. dowód wpłaty, jeeli składnik majtkowy został sprzedany. - protokół przerobu. sporzdza si w razie zakupu materiałów do wykonania rodka sposobem gospodarczym. protokół powinien zawiera skład komisji, nazw i ceny materiałów oraz innych kosztów, potwierdzenie, e ilo zuytych materiałów jest zgodna z normami. Naley równie wpisa efekt kocowy przerobu czyli nazw, cen jednostk, ilo otrzymanego rodka, - podpisy członków komisji, dat. Protokoły przekazania,likwidacji, przyjcia i przerobu musz by zatwierdzone przez Kierownika Jednostki. Jeeli osob materialnie odpowiedzialn jest dyrektor placówki protokoły przekazania, likwidacji,przyjcia i przerobu podpisuje Burmistrz lub osoba przez Niego upowaniona. Protokoły likwidacji, przekazania przed zatwierdzeniem wymagaj sprawdzenia przez pracownika do spraw inwentaryzacji. Po zatwierdzeniu protokołu zniszczenia sporzdza si protokół fizycznej likwidacji.i komplet dokumentacji osoba materialnie odpowiedzialna przekazuje do ksigowoci 10

12 celem wyksigowania. Wszystkie protokoły musz by przekazane do ksigowoci w terminie 7 dni od daty zatwierdzenia, nie póniej jednak ni do koca miesica, którego dany protokół dotyczy. 3. W zakresie ewidencji stanu i ruchu rodków trwałych o podstawowym znaczeniu, wymagane s nastpujce dokumenty : - faktury - rachunki / zakup gotowych rodków trwałych / z klauzul o miejscu przeznaczenia i wskazaniem osoby materialnie odpowiedzialnej. Jeeli kierownik zakładu nie wyznaczy osoby materialnie odpowiedzialnej oznacza to, e sam przyjmuje na siebie odpowiedzialno materialn. - OT - przyjcie rodka trwałego. Stanowi udokumentowanie inwestycji zakoczonych tj. robót budowlano montaowych na podstawie protokołu odbioru kocowego i przekazania inwestycji do uytku. - PT - przekazanie lub otrzymanie rodka trwałego - sporzdza si w przypadku przekazania lub otrzymania rodka trwałego od innych jednostek. - LT - likwidacja rodka trwałego - stanowi udokumentowanie kadorazowej likwidacji rodka trwałego bez wzgldu na powód likwidacji / sprzeda, złomowanie, kradzie, zuycie /. - Ewidencja ksigowa gruntów, stanowicych mienie komunalne na podstawie otrzymanych z referatu rolnictwa i gospodarki gruntami informacji o zbyciu lub nabyciu gruntów.lub wydaniu decyzji o przekształceniu wieczystego prawa uytkowania w prawo własnoci. Informacja powinna zawiera dane o powierzchni gruntów, wartoci, miejscu połoenia i przekazana w cigu 7 dni do ksigowoci po podpisaniu aktu notarialnego lub wydaniu decyzji. Wszystkie dokumenty OT, PT, LT zatwierdza Burmistrz lub osoba przez Niego upowaniona. 4. W zakresie ewidencji ksigozbioru : - przy zakupie / rachunki, faktury / z informacj o wpisaniu ksiek do ewidencji, - w razie zniszczenia, zaczytania, protokół komisji w sprawie ubytków winien zawiera skład komisji dat sporzdzenia, autora ksiki, tytuł, cen lub warto,numer biecy, numer ubytku oraz uwagi. W rubryce uwagi wpisujemy rok wydania.do protokołu dołczamy opini komisji. - protokół ubytków -przyjcia ksiek oddanych przez czytelników w zamian za zagubione podpisuje bibliotekarz oraz zatwierdza dyrektor placówki. 11

13 - Przekazanie lub otrzymanie ksiek nastpuje na podstawie protokołu zdawczo odbiorczego wraz z załcznikiem do protokołu, który zawiera numer biecy, numer inwentarza, autor, tytuł, tom, cen lub warto, numer ubytku i uwagi. Protokół zatwierdza kierownik jednostki. Jeeli osob materialnie odpowiedzialn za ksigozbiór jest dyrektor placówki, protokoły ubytków i protokoły zdawczo-odbiorcze podpisuje Burmistrz lub osoba przez Niego upowaniona. Po zatwierdzeniu protokołu komisji w sprawie ubytków bibliotekarz dokonuje ubytkowania ksiek. Nastpnie sporzdza si protokół fizycznej likwidacji i komplet dokumentów oddaje si do komórki ksigowoci. 5. W zakresie ewidencji materiałów : - Wszystkie materiały w tym midzy innymi opał, rodki ywnociowe, rodki czystoci, paliwo ksigowane s bezporednio w koszty. Na koniec roku budetowego przeprowadza si inwentaryzacj ywnoci i materiałów znajdujcych si w magazynach we wszystkich placówkach, a wyniki ujmuje si w sprawozdaniach finansowych. - paliwo - zakupy paliwa ksigowane s bezporednio w koszty. Nie przeprowadza si na koniec roku inwentaryzacji paliwa, które znajduje si w bezporednio w baku samochodu, w baku pompy lub kosiarki. 6. Dokumentami wewntrznymi w zakresie rachunkowoci s : polecenia ksigowania, dowody kasa wypłaci. 3 Dyspozycje dotyczce rodków pozabudetowych specjalnych, depozytów i funduszy celowych. Wydatki z fundusz socjalnego i mieszkaniowego wymagaj aprobaty Kierownika Zakładu.Wydatki winny by realizowane zgodnie z regulaminem, przepisami finansowymi i ustaw o Funduszu wiadcze Socjalnych. Wpłaty dotyczce zajcia pasa drogowego odprowadzane s na konto rodków specjalnych. Referat Rozwoju Gospodarczego ma obowizek wystawienia decyzji o zajciu pasa drogowego oraz w terminie 7 dni od jej wydania dostarczy Kierownikowi Referatu Finansowego jeden egzemplarz wydanej decyzji. 12

14 Wszystkie wadia oraz wpłaty tytułem zabezpieczenia gwarancji z tytułu rkojmi i zabezpieczenia naleytego wykonania umowy odprowadzane s na konto depozytowe. Zwroty w/w rodków pieninych oraz depozyty bezgotówkowe zwraca si wierzycielom na podstawie pism Kierowników Referatów w których powysze sprawy s załatwiane. Fundusz celowy Gminny Fundusz Ochrony rodowiska prowadzony jest na osobnym koncie bankowym. Dyspozycje gospodarowania w/w funduszem s jak w gospodarce budetowej. 4 Inwentaryzacja składników majtkowych. Inwentaryzacja składników majtkowych prowadzona jest w terminach ustalonych przez Burmistrza, z tym, e : - inwentaryzacja rodków trwałych i pozostałych rodków trwałych w uywaniu nie rzadziej : ni raz na cztery lata, - zbiorów bibliotecznych - raz na pi lat, - inwentaryzacja rodków pieninych i druków cisłego zarachowania raz do roku. - Inwentaryzacj kasy na koniec roku przeprowadza si poprzez umieszczenie w Raporcie Kasowym klauzuli stan kasy na dzie... wynosi... umieszcza dat i podpis oraz spisuje protokół. - inwentaryzacja artykułów spoywczych i przemysłowych, opału na koniec roku kalendarzowego. Nie przeprowadza si inwentaryzacji paliwa znajdujcego si w bakach samochodów pompach paliwowych oraz kosiarek przeznaczonego do bezporedniego zuycia. 13

15 Z osobami którym powierzono składniki majtkowe, a nie s pracownikami Urzdu lub podległych placówek naley spisa umow o odpowiedzialnoci materialnej / wzór umowy w załczeniu /. Umow sporzdza pracownik merytoryczny. 5 Podatki - stanowice dochody gminy. Wymiar podatków dokonuje si na podstawie : - rejestrów gruntów, - informacji złoonych przez podatników, - deklaracji od osób prawnych, - wykazu rodków transportowych sporzdzonych przez Starostwo Powiatowe oraz na podstawie deklaracji sporzdzonych przez podatników, - listy szczepie oraz wykazów sporzdzonych przez sołtysów i Przewodniczcych Zarzdów Osiedli, Po dokonaniu wymiaru decyzje dorczane s podatnikom za porednictwem poczty lub inkasenta za zwrotnym potwierdzeniem odbioru. Wpłat mona dokona do rk inkasenta, w kasie tutejszego Urzdu lub na konto bankowe. Inkasent po przyjciu wpłat odprowadza je na rachunek bankowy Urzdu oraz w cigu 7 dni sporzdza zestawienie zbiorcze wpłat, które sprawdza ksigowa podatkowa. Po sporzdzeniu wymiaru, ksigowa podatkowa dokonuje zapisu w urzdzeniach ksigowych, oraz czuwa nad terminowym wpływem zobowiza pieninych / wystawia upomnienia, tytuły wykonawcze /. Kopie wpłat uiszczonych do kasy tutejszego Urzdu na kwitariuszu przychodowym K 103 kasjer przekazuje do odpowiednich stanowisk, celem ich zaksigowania. 6 Gospodarka Kasowa. 1. Wpłaty 14

16 Wszelkie wpłaty gotówkowe przyjmowane s przez kasjera, który wydaje pokwitowanie na wpłacon kwot / wzór według kwitariusza k 103 /. Kade wydane przez kasjera pokwitowanie powinno by zaopatrzone w podpis kasjera i odcisk pieczci urzdowej. Na pokwitowaniach oraz przebitkowo pisanych dowodach nie moe by adnych przeróbek i poprawek. Mylnie wypisane dowody wpłat i pokwitowania naley uniewani przez przekrelenie z adnotacj anulowano oraz umieszczeniu podpisu. 2. Zasady gospodarki kasowej. Pobrane wpłaty naley w całoci przekaza na właciwe rachunki bankowe. Dokonywanie wydatków z przyjtych sum jest niedopuszczalne. Odprowadzenie przyjtych sum powinno nastpi najdalej w dniu nastpnym po przyjciu. Kasjer moe dokona wpłaty tylko na podstawie prawidłowo sporzdzonych dowodów. Przed wypłaceniem gotówki kasjer obowizany jest sprawdzi czy otrzymane przez niego dowody s podpisane przez osoby upowanione do zlecenia wypłat. Do podejmowania gotówki z banku upowaniony jest kasjer lub osoba, której ta czynno została zlecona. Podstaw wystawienia czeku na podjcie gotówki z banku oraz zaprzychodowanie do raportu kasowego stanowi dowód wewntrzny polecenie pobrania zawierajcy wskazanie rachunku bankowego, z którego podejmuje si gotówk oraz okrelenie klasyfikacji budetowej. Wszelkie wpłaty i wypłaty kasjer ujmuje w Raportach kasowych. Raporty kasowe prowadzi si oddzielnie do dochodów budetu, wydatków budetu, znaków skarbowych oraz do kadego pozostałego konta bankowego. Gotówka w kasie nie udokumentowana dowodami stanowi nadwyk kasow, któr naley zapisa do kwitariusza przychodowego. Nieudokumentowany podpisami odbiorców na właciwych dowodach rozchód gotówki stanowi niedobór obciajcy kasjera. Kasjer prowadzi raporty kasowe na bieco. Po sporzdzeniu raportu przekazuje go za pokwitowaniem osobie ksigujcej. Jeeli ilo wpłat jest niewielka, raporty kasowe mog by sporzdzane za okresy kilkudniowe nie dłusze jednak ni 10 dni i nie wykraczajce poza okresy sprawozdawcze. 3. Znaki skarbowe. Znaki skarbowe sprzedaje kasjer. Sum dzienn uzyskan ze sprzeday znaków kasjer zapisuje w raporcie kasowym. W celu dokonania zakupu znaków skarbowych za uzyskan ze sprzeday gotówk kasjer wypełnia zamówienie w dwóch egzemplarzach i bankowy dowód wpłaty i zapisuje do raportu kasowego jako rozchód. Do raportu kasowego musi by dołczona kopia zamówienia i dowód wpłaty potwierdzony przez bank. 4. Druki cisłego zarachowania. Druki cisłego zarachowania podlegaj oznakowaniu, ewidencji, kontroli, i zabezpieczeniu. Ewidencji druków cisłego zarachowania prowadzi si w specjalnie załoonej do tego celu ksidze druków cisłego zarachowania. 15

17 Ksiga druków cisłego zarachowania powinna by oparafowana, powinna posiada strony ponumerowane, przesznurowane i opiecztowane pieczci urzdow. Ewidencj druków cisłego zarachowania kasjer prowadzi w zakresie : 1. bloczki Opłata targowa 2. bloczki Mandaty karne 3. bloczki Kwitariusz przychodowy K bloczki Kwitariusz Przychodowo ewidencyjny opłat K czeki gotówkowe, 6. depozytów, Pracownik do spraw inwentaryzacji ewidencjuje arkusze spisu z natury, arkusz kontroli skontrum. Zaewidencjonowane druki cisłego zarachowania prowadzone przez kasjera przechowuje si w kasie, a druki prowadzone przez pracownika do spraw inwentaryzacji w zamknitej szafie. Kwitariusze niewykorzystane do koca roku powinny by anulowane i oddane do Urzdu najpóniej do 20 grudnia danego roku. Stan druków cisłego zarachowania naley inwentaryzowa nie rzadziej ni na zakoczenie kadego roku. Główny ksigowy lub osoba przez niego upowaniona zamieszcza w ksidze druków cisłego zarachowania klauzul nastpujcej treci Stwierdza si zgodno stanu druków cisłego zarachowania wg stanu na dzie... oraz zamieszcza swój podpis i dat. Klauzul zamieszcza si na ostatnie stronie ksigi druków cisłego zarachowania lub obok podkrelenia stanu druków. Stan druków podkrela czerwonym kolorem. Kontrola finansowa 6 Wszystkie wydatki dokonywane ze rodków publicznych gromadzenie tych rodków jak równie gospodarowanie mieniem podlegaj kontroli. Kierownik jednostki sprawuje nadzór z zakresie gospodarowania rodkami publicznymi pod wzgldem : - legalnoci, - gospodarnoci, - celowoci, - rzetelnoci, - przejrzystoci, - jawnoci, Kontrola ta ma na celu ustalenie, e : - dokonywane wydatki s zgodne z planem finansowym zatwierdzonym przez Rad Miejsk, - po dokonaniu oceny wstpnej ustalenie celowoci wydatków ponoszonych na koszty funkcjonowania jednostki, - poniesiono wydatek zgodnie z Ustaw o Zamówieniach Publicznych, - dokumentacja zwizana z zleceniem zakupu lub usługi jak równie zapisy w ksigach rachunkowych s rzetelne, przejrzyste, kompletne i jawne. 16

18 Kontrole dzielimy na : - kontrol wstpn, - kontrol biec, Kontrola wstpna funkcjonuje w czasie zgłoszenia okrelonej potrzeby do momentu podjcia decyzji o zacigniciu zobowizania finansowego. Za zacignicie zobowizania finansowego odpowiedzialny jest Kierownik Jednostki. Osoba odpowiedzialna pod wzgldem merytorycznym sprawdza czy dany wydatek zgodny jest z zatwierdzonym dla danej jednostki planem finansowym, czy jest celowy, czy spełnia warunki legalnoci i gospodarnoci. Przedmiotem kontroli wstpnej jest ju sam zamiar dokonania operacji gospodarczej / np. dokonanie wydatku / Kontrola bieca funkcjonuje na etapie realizacji okrelonej decyzji. Polega na sprawdzeniu pod wzgldem formalno- rachunkowym, merytorycznym, zatwierdzeniu dowodów do wypłaty oraz kontrola dowodów i ksig rachunkowych. Osoby zatwierdzajce dowody ksigowe do wypłaty maj prawo odmowy podpisania dokumentów i ich zwrotu do Kierowników Jednostek jeeli w czasie kontroli przy zatwierdzaniu okae si, e : - przedłoone dowody s niekompletne, - wydatek niezgodny z zatwierdzonym planem finansowym, - dokumenty s nierzetelne, - zakup lub zlecona usługa jest niecelowa. Osoba zatwierdzajca dokument do wypłat ma prawo da innych informacji lub wyjanie. O przyczynie odmowy podpisania dokumentu Skarbnik lub upowaniona osoba pisemnie informuje Burmistrza, który moe wstrzyma zakwestionowan realizacj operacji lub wyda w formie pisemnej polecenie jej realizacji. 7 Pozostałe zagadnienia. 1. Kierownik jednostki organizacyjnej i kierownik danego Referatu w Urzdzie, na koniec kadego kwartału, w terminie do dnia 10 go kadego miesica nastpujcego po upływie kwartału sporzdza si informacje na temat zaangaowania rodków. 17

19 Zaangaowanie rodków to : - zawarte umowy wynikajce ze stosunku pracy, - zawarte umowy zlecenia i o dzieło, - zawarte umowy lub zlecenia na zakup usług i zakup materiałów, rodków trwałych, - wydane decyzje administracyjne, Powysze informacje naley dostarczy w terminie do 10 go kadego miesica po upływie kwartału do Kierownika Referatu Finansowego. Naley równie dostarczy na pimie informacje negatywne. 2.Wszelkie dokumenty dotyczce operacji gospodarczych powinny by objte ksigowoci. Dowody ksigowe po zadekretowaniu podlegaj numeracji kolejnym numerem. Dowody ksiguje si chronologicznie. 3. Ksigi rachunkowe, dowody ksigowe, dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe naley przechowywa w sposób naleyty i chroni przed niedozwolonymi zmianami, nieupowanionym rozpowszechnianiem lub zniszczeniem. 4. Termin przechowywania dowodów ksigowych i akt prawnych reguluje instrukcja Kancelaryjna dla organów gminy i zwizków midzygminnych wg rozporzdzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r / Dz. U. Nr 112 z 1999 r poz / 8 Wszystkie wyej wymienione uregulowania wchodz w ycie z dniem wydania Zarzdzenia. Instrukcj opracowała : Skarbnik Gminy mgr Zdzisława Krukowska Zatwierdził : Burmistrz Zdzieszowic Dieter Przewdzing 18