Załcznik nr 1 do Zarzdzenia Nr 36/2004 Burmistrza Stporkowa z dnia r. URZD MIEJSKI W STPORKOWIE

Transkrypt

1 Załcznik nr 1 do Zarzdzenia Nr 36/2004 Burmistrza Stporkowa z dnia r. URZD MIEJSKI W STPORKOWIE INSTRUKCJA KASOWA

2 Cz I Ogólna Instrukcja ustala zasady funkcjonowania kasy w Urzdzie Miejskim w Stporkowie. Instrukcja została opracowana na podstawie ustawy z dnia 29 wrzenia 1994 r. o rachunkowoci. Cz II Szczegółowa 1. Zabezpieczenie mienia Wartoci pienine musz by przechowywane w warunkach zapewniajcych naleyt ochron przed zniszczeniem, utrat lub zagarniciem. Kasa znajduje si na parterze Urzdu i jest wyposaona w kas pancern, okratowane okna i drzwi. W pomieszczeniu, w którym znajduje si kasa jest zainstalowany alarm. 2. Kasjer a) Kasjerem moe by osoba o minimum rednim wykształceniu, majca nienagann opini, nie karana za przestpstwa gospodarcze lub wykroczenie przeciwko mieniu oraz posiadajca pełn zdolno do czynnoci prawnych. b) Przyjcie przekazanie kasy moe nastpi jedynie protokolarnie w obecnoci komisji wyznaczonej przez Skarbnika. Kasjer w dowód przyjcia odpowiedzialnoci materialnej składa deklaracj odpowiedzialnoci za powierzone mienie oraz znajomoci przepisów w zakresie dokonywania operacji kasowych, transportu gotówki i znajomoci przepisów w tym wzgldzie obowizujcych. 3. Ochrona wartoci pieninych a) Wartoci pienine powinny by przechowywane w warunkach zapewniajcych naleyt ochron. b) Kasjer jest obowizany przechowywa wartoci pienine: - w szafie pancernej, do której chowa kaset po zamkniciu kasy lub gdy opuszcza pomieszczenie kasy w trakcie godzin pracy. c) Do szafy pancernej s po 2 komplety kluczy z tego jeden komplet kluczy ma kasjer, drugi przechowuje si w depozycie bankowym. 4. Pogotowie kasowe a) Ustala si wysoko pogotowia kasowego w kwocie zł (słownie: trzy tysice złotych),

3 2 b) zapas gotówki w kasie przeznaczony na biece wydatki nie moe przekracza kwoty ustalonej przez Kierownika jednostki jako limit pogotowia kasowego, c) poza gotówk przeznaczon na pogotowie kasowe w kasie w cigu dnia przechowywana jest gotówka podjta z rachunku bankowego na pokrycie okrelonych rodzajowo wydatków np. na wynagrodzenia, d) niezbdny zapas gotówki w kasie do wysokoci pogotowia kasowego powinien by uzupełniany ze rodków podjtych z rachunku bankowego, nie moe by uzupełniany wpłatami z dochodów budetowych, e) rodki pienine oraz czeki i weksle naley przechowywa w kasie pancernej. 5. Transport i zabezpieczenie wartoci pieninych 1. Transport wartoci pieninych jest chroniony co najmniej przez: - jednego konwojenta przy przewozie wartoci pieninych do 5 jednostek obliczeniowych, - dwóch konwojentów przy przewozie wartoci pieninych powyej 5 do 15 jednostek obliczeniowych, - trzech konwojentów - przy przewozie wartoci pieninych powyej 15 do 50 jednostek obliczeniowych, - czterech konwojentów - przy przewozie wartoci pieninych powyej 50 jednostek obliczeniowych. 2. Przy transporcie wartoci pieninych powyej 30 jednostek obliczeniowych samochodem specjalnym naley do transportu przydzieli samochód ubezpieczajcy. 3. W samochodzie transportujcym wartoci pienine nie mog by przewoone inne ładunki ani osoby nie uczestniczce w transporcie. Przez jednostk obliczeniow rozumie si jednostk okrelajc dopuszczalny limit stale lub jednorazowo przechowywanych i transportowanych wartoci pieninych, wynoszc 120 krotno przecitnego miesicznego wynagrodzenia za ubiegły kwartał, ogłoszonego przez Prezesa Głównego Urzdu Statystycznego w Dzienniku Urzdowym Rzeczypospolitej Polskiej Monitor Polski. 6. Gospodarka kasowa. a) Jednostka moe mie w kasie na koniec dnia: - niezbdny zapas gotówki na biece wydatki, - gotówk przechowywan w formie depozytu, otrzyman od osób prawnych i fizycznych. b) Znajdujc si w kasie na koniec dnia nadwyk gotówki ponad ustalon wysoko jej niezbdnego zapasu, jednostka odprowadza w dniu powstania tej nadwyki do banku. c) Gotówka przechowywana w kasie jednostki w formie depozytu podlegajca zwrotowi osobie prawnej lub fizycznej, która depozyt złoyła, nie moe by wykorzystywana na pokrywanie wydatków gotówkowych jednostki, jak równie do uzupełnienia niezbdnego

4 3 zapasu gotówki, a zatem nie jest wliczana do ustalonej dla jednostki wysokoci pogotowia kasowego. d) Depozyty, które znajduj si w kasie wymagaj odrbnego przechowywania. Depozyty powinny by przechowywane w sposób pozwalajcy na łatwe ich wyrónienie, np. obca gotówka w odpowiednio zabezpieczonej kopercie (lakowanie, stemplowanie). Na danie kasjer wystawia pokwitowanie przyjcia depozytu. 7. Dowody kasowe a) Wszelkie obroty gotówkowe powinny by udokumentowane dowodami kasowymi: wypłaty gotówkowe rozchodowymi dowodami kasowymi, którymi s ródłowe dowody kasowe lub zastpcze własne dowody wypłat gotówki KW Kasa wypłaci, wpłaty gotówkowe własnymi ródłowymi dowodami kasowymi lub dowodami własnymi zastpczymi KP Kasa przyjmie. b) Zastpcze dowody wypłat nie mog by wystawione przez kasjera, lecz wyłcznie przez osoby upowanione. c) Przed przyjciem lub wypłat gotówki kasjer zobowizany jest sprawdzi czy odpowiednie dowody kasowe s podpisane przez osoby upowanione do zlecenia wypłaty lub wpłat. Dowody kasowe nie podpisane przez osoby do tego upowanione nie mog by przez kasjera przyjte do realizacji. Nie dotyczy to przychodowych dowodów kasowych wystawianych przez kasjera. d) W dowodach kasowych nie mona dokonywa poprawek kwot wypłat lub wpłat gotówki wyraonych cyframi i słownie. Błdy popełnione w tym zakresie poprawia si przez anulowanie błdnych przychodowych lub rozchodowych dowodów kasowych lub zastpczych dowodów w celu udokumentowania wpłat i wypłat gotówki poprzez wystawienie nowych prawidłowych dowodów w celu udokumentowania wpłat i wypłat gotówki. W przypadku gdy błdy zostały popełnione w ródłowych dowodach kasowych w celu ich skorygowania naley dokona wypłaty na podstawie wystawionych na ich miejsce zastpczych dowodów wypłat gotówki. e) Wpłaty gotówki mog by dokonywane wyłcznie na podstawie ujednoliconych dla wpłat z wszelkich tytułów przychodowych dowodów kasowych, podpisanych przynajmniej przez kasjera. Na dowodzie wpłat gotówki naley poda pisan słownie kwot wpłaconej gotówki oraz dat wpłaty i jej tytuł. Kwot wpłaty kasjer wpisuje do właciwego raportu kasowego, a zainkasowan gotówk odprowadza do banku w tym samym dniu. Terminowo i prawidłowo odprowadzania do banku przyjtych do kasy wpłat jest sprawdzana przez Skarbnika lub upowanion przez niego osob, niekoniecznie potwierdzan na pi- mie. f) Formularze przychodowych dowodów kasowych naley ponumerowa zachowujc cigło numeracji w okresie kadego roku sprawozdawczego. Liczba formularzy w kadym bloku powinna by powiadczona przez Skarbnika lub osob przez niego upowanion. Na okładce kadego bloku naley odnotowa: - numer kolejny bloku formularzy, - okres, w którym korzystano z bloku formularzy (od dnia..., do dnia...)

5 4 g) Bloki formularzy przychodowych dowodów kasowych mog by wydawane osobom upowanionym wyłcznie za pokwitowaniem w ewidencji druków cisłego zarachowania, która powinna umoliwi kontrol przychodu, rozchodu oraz stan bloków formularzy. h) Wypłata gotówki z kasy moe nastpi na podstawie ródłowych dowodów uzasadniajcych wypłat, to znaczy na podstawie: - dowodów wpłat na własne rachunki bankowe, przy czym fakt dokonania wpłaty powinien potwierdzi stempel banku na dowodzie wpłaty, - faktur, rachunków, - list wypłat dotyczcych wynagrodze, stałych wiadcze pieninych, premii, nagród oraz zbiorczych zestawie wypłat sporzdzonych na podstawie rejestru nie podjtych płac. i) Własnych ródłowych dowodów kasowych (np. w zwizku z wypłat zaliczek do rozliczenia na zakup materiałów lub usług), j) Dowodów wypłaty kasa wypłaci (dotyczy np. nie podjtych płac). Własne ródłowe dowody kasowe Wniosek o zaliczk, wystawione w zwizku z wypłat zaliczek, powinny okrela termin, do którego zaliczka ma by rozliczona. ródłowe dowody kasowe i zastpcze dowody wypłat gotówki powinny by przed dokonaniem wypłaty sprawdzone pod wzgldem merytorycznym i formalno rachunkowym. Pracownicy zobowizani do wykonywania tych czynnoci zamieszczaj na dowodach kasowych swój podpis i dat. Sprawdzone dowody zatwierdza do wypłaty Burmistrz lub jego Zastpca i Skarbnik lub inna osoba upowaniona, składajc swój podpis pod klauzul o treci zatwierdzono do wypłaty. k) Zastpcze dowody wypłat gotówki mog by podpisane przez osob zlecajc wypłat, jeeli wynika to ze ródłowych dowodów kasowych uprzednio ju podpisanych przez Burmistrza lub Zastpc Burmistrza, Skarbnika lub osoby przez nich upowanione. l) Gotówk wypłaca si osobie wymienionej w rozchodowym dowodzie kasowym. Odbiorca gotówki kwituje jej odbiór na rozchodowym dowodzie kasowym w sposób trwały atramentem lub długopisem, podajc słownie kwot i dat jej otrzymania oraz zamieszczajc swój podpis. Obowizek wpisywania słownie otrzymanej kwoty nie dotyczy przypadku wypisywania przez wystawc tych dowodów na zbiorczych zestawieniach, w których umieszczona jest ogólna suma do wypłaty w złotych (np. listy wypłat). Jeeli rozchodowy dowód kasowy wystawiony jest na wicej ni jedn osob, to kady odbiorca kwituje kwot otrzymanej przez siebie gotówki. Przy wypłacie gotówki osobom nieznanym kasjer obowizany jest zada okazania dowodu osobistego lub innego dokumentu, stwierdzajcego tosamo odbiorcy gotówki oraz wpisa na rozchodowym dowodzie kasowy numer, dat oraz okrelenie wystawcy dokumentu. Przy wypłacie gotówki osobie nie mogcej si podpisa, na jej prob moe podpisa inna osoba (z wyjtkiem pracownika kasjera zlecajcego wypłat), stwierdzajc (jako wiadek) swoim podpisem fakt wypłaty gotówki osobie wymienionej w rozchodowym dowodzie kasowym. Na rozchodowym dowodzie kasowym zamieszcza si numer, dat i okrelenie wystawcy dowodu stwierdzajcego tosamo osoby otrzymujcej gotówk oraz imi i nazwisko osoby podpisujcej jako wiadek. Kwot wypłaca si osobie nie mogcej si podpisa. ł) Jeeli wypłata nastpuje na podstawie upowanienia wystawionego przez osob wymienion w rozchodowym dowodzie kasowym, w dowodzie tym naley okreli, e wypłata została dokonana osobie do tego upowanionej. Upowanienie powinno by dołczone do rozchodowego dowodu kasowego. Upowanienie do odbioru gotówki powinno zawie-

6 5 ra potwierdzenie tosamoci własnorcznego podpisu osoby wystawiajcej upowanienie. Potwierdzenie to powinno by dokonane przez notariusza, właciwy urzd terenowego organu administracji pastwowej lub samorzdowej oraz zakład leczniczy społecznej słuby zdrowia w razie przebywania pracownika na leczeniu. m) Zrealizowane rozchodowe dowody kasowe powinny by oznaczone przez podanie na nich daty i numeru dowodu ksigowego. Wszystkie dowody kasowe dotyczce wypłat i wpłat gotówki, dokonywanych w danym dniu powinny by w tym dniu wpisane do raportu kasowego sporzdzonego przez kasjera. Raporty kasowe wymagaj zachowania dziennej chronologii. Raporty obejmuj okresy nie dłusze ni 7 dni przy czym ostatni raport na koniec miesica sprawozdawczego. Raporty numeruje si w obrbie roku obrotowego kolejno: w nagłówku powinny one zawiera okrelenie dnia lub okresu, którego dotycz. Po zamkniciu raportu kasjer przekazuje go, za potwierdzeniem odbioru, wraz z wpisanymi do raportu dowodami wpłat i wypłat osobie wyznaczonej do przeprowadzania wtórnej kontroli prawidłowoci jego danych, pozostawiajc sobie kopie raportu. Dowody kasowe wpłat i wypłat mog by ujmowane w raporcie kasowym zbiorczo na podstawie odpowiednich zestawie wpłat i wypłat gotówkowych jednorodnych operacji gospodarczych. Po wpisaniu do raportu kasowego wpłat i wypłat za dany dzie lub za dany okres i ustaleniu pozostałoci gotówki w kasie na dzie (okres) nastpny kasjer podpisuje raport i przekazuje jego oryginał wraz z dowodami kasowymi Skarbnikowi lub osobie przez niego upowanionej. n) Rozchodu gotówki z kasy nie udokumentowanego rozchodowymi dowodami kasowymi nie uwzgldnia si przy ustaleniu gotówki w kasie. Rozchód taki stanowi niedobór kasowy i obcia kasjera. Gotówka w kasie nie udokumentowana przychodowymi dowodami kasowymi stanowi nadwyk kasow. Nadwyka kasowa podlega przekazaniu w cigu 2 dni od daty stwierdzenia na dochody budetowe. 8. Inwentaryzacja kasy. a) Inwentaryzacj kasy przeprowadza si: - w dniach ustalonych przez Burmistrza, - na dzie przekazania obowizków kasjera, - w ostatnim dniu roboczym roku. b) Osoby zobowizane do przeprowadzenia inwentaryzacji kasy wyznacza Burmistrz lub Skarbnik. Gdy konieczne jest przeprowadzenie jej w czasie nieobecnoci kasjera, zespół spisowy składa si co najmniej z trzech osób. c) Z wyników inwentaryzacji sporzdza si protokół w dwóch egzemplarzach, podpisywanych przez członków zespołu i kasjera, a w razie przekazywania kasy przez osob przekazujc i przejmujc. Jeeli inwentaryzacj przeprowadza si pod nieobecno kasjera, fakt ten powinien zosta wyranie opisany w protokole, z ewentualnym wskazaniem przyczyn nieobecnoci kasjera.