Dyrektora Zespołu Ekonomiczno-Administracyjnego Szkół w Sandomierzu z dnia r.

Transkrypt

1 Załcznik Nr 1 do Zarzdzenia Nr ZEAS /2006 Dyrektora Zespołu Ekonomiczno-Administracyjnego Szkół w Sandomierzu z dnia r. Instrukcja Obiegu i kontroli dokumentów finansowo-ksigowych Cz I OGÓLNA 1 Instrukcja ustala jednolite zasady sporzdzania, obiegu i kontroli dokumentów finansowych w Zespole Ekonomiczno-Administracyjnym Szkół (ZEAS) w Sandomierzu. Instrukcja została opracowana w oparciu o postanowienia ustawy z dnia 29 wrzenia 1994r o rachunkowoci (Dz. U. z 2002 r. Nr. 76 poz. 694 z pón. zm.) Ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o Finansach publicznych ( Dz.U. z 2005 r. Nr 249 poz z pón.zm. ) Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówie publicznych ( Dz.U. z 2004 r. Nr 19 poz. 177 z pón.zm.) 2 Ilekro w niniejszej instrukcji jest mowa o: 1.ustawie - naley rozumie ustaw z dnia 29 wrzenia 1994 r. o rachunkowoci 2.jednostka - oznacza to Zespół Ekonomiczno-Administracyjny Szkół w Sandomierzu 3.kierownik jednostki - oznacza to Dyrektora ZEAS w Sandomierzu, 4.Kierownik placówki owiatowej Dyrektor szkoły podstawowej, gimnazjum i przedszkola. 5.komórka organizacyjna z symbolem - oznacza to samodzielne stanowisko w ZEAS o symbolu literowym okrelonym Zarzdzeniem Dyrektora ZEAS. Cz II SZCZEGÓŁOWA 1 Pojciem dokumentu okrela si kady dokument wiadczcy o zaszłych lub zmierzajcych czynnociach (przedsiwziciach) albo stwierdzajcy pewien stan rzeczy. W odrónieniu od ogólnego dokumentu, dokumentem ksigowym nazywamy t cz odpowiednio opracowanych dokumentów, które stanowi dokonanie lub rozpoczcie operacji gospodarczej i podlegaj ewidencji ksigowej. Dokumenty te s podstawowym uzasadnieniem zapisów ksigowych. Oprócz spełnienia roli jak jest uzasadnienie zapisów ksigowych oraz odzwierciedlenie operacji gospodarczych, prawidłowo, rzetelnie i starannie opracowane dokumenty ksigowe maj za zadanie: a) stwierdzenie podstaw zarzdzania, kontroli i badania działalnoci gospodarczej, szczególnie z punktu widzenia legalnoci i celowoci dokonanych operacji gospodarczych, b) stworzenie podstaw dochodzenia praw i udowodnienia dopełnienia obowizków, c) stworzenie podstaw sprawozdawczoci finansowej i bilansu jednostki. 1

2 2 1.Zgodnie z ustaw o rachunkowoci za prawidłowy uwaa si dowód ksigowy stwierdzajcy fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierajcy co najmniej: 1)okrelenie rodzaju dowodu, 2) okrelenie stron (nazwy, adresy) dokonujcych operacji gospodarczej, 3) opis operacji oraz jej warto, jeli to moliwe okrelon take w jednostkach naturalnych, 4) dat dokonania operacji, a gdy dowód został sporzdzony pod inn dat, take dat sporzdzenia dowodu, 5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjto składniki majtkowe, 6) stwierdzenie zakwalifikowania dowodu do ujcia w ksigach rachunkowych przez wskazanie miesica ksigowania oraz sposobu ujcia dowodu w ksigach rachunkowych wraz z podpisem osoby odpowiedzialnej za te wskazania, 7) numer identyfikacyjny dowodu, 8) zasady wystawiania faktur VAT i not korygujcych okrela stosowne rozporzdzenie Ministra Finansów w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o podatku od towarów i usług oraz o podatku akcyzowym. 1. Warto moe by w dowodzie pominita, jeli w toku przetwarzania w rachunkowoci danych wyraonych w jednostkach naturalnych nastpuje ich wycena potwierdzona stosownym wydrukiem. 2. Dowód ksigowy opiewajcy na waluty obce winien zawiera przeliczenie ich wartoci na walut polsk według kursu obowizujcego w dniu przeprowadzenia operacji gospodarczej. Wynik przeliczenia zamieszcza si bezporednio na dowodzie. 3.Jeli dowód nie dokumentuje przekazania lub przyjcia składnika majtkowego, przeniesienia prawa własnoci lub uytkowania wieczystego gruntu albo nie jest dowodem zastpczym, o których mowa w ust.1 pkt.5 podpisy mog by zastpione znakami zapewniajcymi ustalenie tych osób. 3 Dowód ksigowy winien by sprawdzony pod wzgldem merytorycznym, formalno-rachunkowym, przez właciwe komórki organizacyjne jednostki i Kierowników Placówek Owiatowych oraz na dowód sprawdzenia podpisany przez osoby upowanione. W sprawdzeniu dowodów ksigowych, bierze udział szereg właciwych stanowisk pracy jednostki, na skutek czego zachodzi konieczno przekazywania dokumentów midzy poszczególnymi stanowiskami pracy. Powstaje w ten sposób obieg dokumentów ksigowych, który obejmuje drog dokumentów od chwili ich sporzdzania lub wpływu do jednostki, a do momentu ich dekretacji i przekazania do ksigowania. Poszczególne dowody, zalenie od treci, maj róne drogi obiegu. Bez wzgldu na rodzaj dowodów naley zawsze dy do tego, aby ich obieg odbywał si najkrótsz i najprostsz drog. W tym celu naley stosowa nastpujce zasady: 1)przekazywa dowody tylko do tych stanowisk pracy, które istotnie korzystaj z zawartych w nich danych, realizuj zadania objte dowodem i s kompetentne do ich sprawdzenia, 2)przestrzega równomiernego obiegu wszystkich dowodów w celu zapobiegania okresowemu spitrzeniu si prac powodujcych moliwo zwikszenia pomyłek, 3)dy do skrócenia czasu przetrzymania dokumentów przez poszczególne stanowiska pracy do minimum. 4 1.W toku sprawdzenia dowodów ksigowych ustala si czy dowody: 1)zostały wystawione na właciwym druku, formularzu, arkuszu, zestawieniu, 2)s zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, któr dokumentuj, 3)kompletne, 4)zawierajce co najmniej dane okrelone w 2 ust.1, 5)wolne od błdów rachunkowych. Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach ksigowych wymazywania i przeróbek. 2.Błdy w dowodach ródłowych zewntrznych obcych i własnych mona korygowa jedynie przez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierajcego sprostowanie wraz ze stosownym 2

3 uzasadnieniem. W przypadku korygowania Faktur VAT naley stosowa rozporzdzenia Ministra Finansów w sprawie wykonywania niektórych przepisów ustawy o podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowym. 3.Błdy w dowodach wewntrznych mog by poprawione przez skrelenie błdnej treci lub kwoty z utrzymaniem czytelnoci skrelonych wyrae lub liczb, wpisanie treci poprawnej i daty poprawki oraz złoenie podpisu osoby do tego upowanionej. Nie mona poprawia pojedynczych liter lub cyfr. 5 Po zakoczeniu czynnoci kontrolnych, dowody ksigowe uznane jako prawidłowe kierowane s do akceptacji. Akt dokonanej akceptacji powinien by potwierdzony dat i podpisami. 6 1.Po zaakceptowaniu dowody ksigowe s dekretowane w oparciu o klasyfikacj budetow przez osob do tej czynnoci upowanion. Właciwa dekretacja polega na: 1)okreleniu daty pod jak dowód ma by zaksigowany, jeli dowód ma by zaksigowany pod inn dat ni data jego wstawienia przy dowodach własnych, lub data otrzymania przy dowodach obcych, 2)podpisaniu przez Głównego Ksigowego ZEAS lub inn osob upowanion do dekretacji przez Dyrektora ZEAS. Dla zmniejszenia pracochłonnoci stosuje si piecztk z odpowiednimi rubrykami. 3)Segregowaniu dowodów poprzez podzielenie dowodów ksigowych na jednorodne grupy dotyczce wycigu bankowego. 2.Według naniesionej dekretacji dowody ksigowe s przekazywane na poszczególne stanowiska do ksigowania technik komputerow. 7 1.Do ksig rachunkowych miesica naley wprowadzi w postaci zapisu, kad operacj gospodarcz która nastpiła w tym miesicu. 2.Podstawa zapisów w ksigach rachunkowych s dowody ksigowe stwierdzajce dokonanie operacji gospodarczej, zwanej dalej dowodami ródłowymi 1)zewntrzne obce otrzymane od kontrahentów w oryginale, do których zalicza si: faktury VAT faktury korygujce noty korygujce rachunki wystawiane przez osoby fizyczne nie bdce podatnikami VAT noty ksigowe protokół przyjcia przekazania rodka trwałego (PT). 2)zewntrzne własne przekazywane w oryginale kontrahentom, do których zalicza si: faktury VAT i faktury korygujce wystawiane przez pracownika ZEAS upowanion przez kierownika jednostki do wystawiania faktur VAT, noty korygujce faktury VAT wystawiane pracownika ZEAS, noty ksigowe wystawiane przez pracownika ZEAS, dowód wpłaty ( K 103 ) 3)wewntrzne dotyczce operacji wewntrz jednostki, do których zalicza si wniosek o zaliczk, rozliczenie zaliczki, rozliczenie wyjazdu słubowego, listy płac, wnioski nagrodowe, zwolnienia lekarskie, polecenie ksigowania, zestawienie dowodów ksigowych sporzdzane dla zaksigowania ich zbiorczym zapisem, arkusze spisowe, protokół przyjcia rodka trwałego (OT), 3

4 protokół przekazani rodka trwałego (PT), likwidacja rodka trwałego (LT) lub przedmiotu nietrwałego (LN). 3.Podstawa zapisu w ksigach rachunkowych s dowody wyodrbnione według kryterium funkcyjnoprzedmiotowego, do których zalicza si: 1)Dowody bankowe otrzymywane z banku prowadzcego obsług bankow budetu, do których zalicza si: polecenie przelewu, bankowy dowód wpłaty, bankowy dowód wypłaty, nota bankowa memoriałowa, wycig bankowy z rachunku biecego czek gotówkowy. 8 1.Zapisów w ksigach rachunkowych dokonuje si w sposób trwały, rcznie lub maszynowo bez pozostawiania miejsc pozwalajcych na póniejsze dopiski lub zmiany. Przy prowadzeniu ksig rachunkowych przy uyciu komputera naley stosowa właciwe procedury i rodki chronice przed zniszczeniem lub modyfikacj zapisu. 2.Zapis powinien zawiera co najmniej: 1) dat dokonania operacji, 2) zrozumiały skrót lub kod opisu operacji, 3) kwot i dat zapisu, 4) oznaczenie kont, których dotyczy. 3.Dokonywane w ksigach rachunkowych zapisy syntetyczne musz by powizane z zapisami chronologicznymi w sposób wynikajcy ze stosowanej formy i techniki prowadzenia ksig rachunkowych. 4.Zapis w ksigach rachunkowych prowadzonych przy uyciu komputera musi posiada automatycznie nadany numer pozycji, pod który został wprowadzony do dziennika, a take dane pozwalajce na ustalenie programu wprowadzenia danych i osoby zlecajcej t czynno. Winna by zapewniona kontrola kompletnoci zbiorów systemu rachunkowoci oraz parametrów przetwarzania danych. 9 Ksigi rachunkowe powinny by prowadzone rzetelnie, bezbłdnie, sprawdzalnie i bieco. Zapisy maj odzwierciedla stan rzeczywisty. 10 Obieg i kontrole dowodów ksigowych przedstawia cz tabelaryczna i opisowa instrukcji. I. Obieg i kontrola dowodów zewntrznych zakupu towarów i usług 1.Faktura VAT 2.Faktura korygujca 3.Nota korygujca 4.Nota ksigowa 5.Rachunek z wykonania umowy zlecenia lub umowy o dzieło Rodzaje dowodów ksigowych : Tylko 1 egzemplarz oznaczony jak ORYGINAŁ Na wszystkich dowodach zakupu musz by podpisy imienne osób upowanionych do ich wystawiania lub Owiadczenie zamiast podpisu odbiorcy wg wykazu wysłanych owiadcze do kontrahenta 4

5 Ogniwo pocztkowe Pracownik ZEAS przyjmujcy korespondencj w obiegu dokumentów zakupu Pracownik dokonujcy bezporednio zakupu upowaniony do odbioru faktur i faktur korygujcych Termin przekazania bezporednio po otrzymaniu dowodów i wpisaniu do rejestru korespondencji przekazuje do merytorycznego stanowiska pracy, którego zakresu dowód dotyczy Ogniwo drugie Kontrola merytoryczna Pracownik, którego dotyczy zakres zada wynikajcy z dowodu sprawdza pod wzgldem merytorycznym informacje zawarte w dowodzie. Na dowód przeprowadzonej kontroli wpisuje dat i składa podpis. W przypadku zakupu pozostałych rodków trwałych- wpisuje zakup do ksigi inwentarzowej, ze wskazaniem miejsca uytkowania. Opisuje dowód. Termin przekazania najpóniej 3 dni przed upływem terminu płatnoci przekazuje Głównemu Ksigowemu. Ogniwo trzecie Kontrola formalno - rachunkowa Główny ksigowy lub osoba przez niego upowaniona stempluje dowody na dowód przeprowadzonej kontroli wpisuje dat i składa podpis. Dekretacja dowodu wskazujca sposób rejestracji dowodu w urzdzeniach syntetycznych i na kontach pomocniczych; Ogniwo czwarte Ogniwo kocowe Termin przekazania max. 2 dni po otrzymaniu, przekazuje do zatwierdzenia Dyrektorowi ZEAS. Zatwierdzanie dokumentu (akceptacja) Główny ksigowy jednostki lub osoba przez niego upowaniona Kierownik jednostki lub osoba przez niego upowaniona - na dowód składaj podpisy Główny Ksigowy Dokonuje zapłaty z konta bankowego jednostki na wskazane w dowodzie konto bankowe kontrahenta, Ksigowanie dowodu w programie komputerowym. Czas przechowywania 5 lat w archiwum zakładowym 5

6 II. Obieg i kontrola dowodów zewntrznych własnych, dotyczcych sprzeday towarów i usług, składników majtkowych Faktura VAT Faktura korygujca Nota korygujca Nota ksigowa Rodzaje dowodów ksigowych : Wystawia si w dwóch egzemplarzach z przeznaczeniem : 1.oryginał dla nabywcy 2.kopia dla ZEAS Faktury VAT musz by wystawiane cile według obowizujcych przepisów Ogniwo pocztkowe Wystawianie dowodów : Osoba upowaniona wystawia dowód wynikajcy z zawartych wczeniej umów, w zakresie zada merytorycznych jednostki. Na fakturach VAT musz by podpisy imienne osób upowanionych do ich odbioru lub zastpione owiadczeniem nabywcy. Wystawiajcy dokonuje samokontroli po sporzdzeniu dowodu Dowód zatwierdza Dyrektor ZEAS lub osoba przez niego upowaniona. Ogniwo drugie Ogniwo kocowe Po sporzdzeniu oryginał przesyła kontrahentowi a kopie przekazuje do Głównego Ksigowego ZEAS. wpisuje do rejestru VAT sprzeday celem ewidencji podatkowej pełna kontrola formalno rachunkowa dekretacja dowodu ksigowanie windykacja nalenoci wynikajcych z dowodu *. Czas przechowywania 5 lat w archiwum zakładowym z wyjtkiem dowodów sprzeday rodków trwałych i nieruchomoci, które przechowuje si w archiwum jednostki przez 50 lat 6

7 Faktury VAT Rodzaj dokumentu Faktury VAT, o których traktuje ustawa o VAT Wystawiajcy 1)Kontrahent podatnik VAT, który złoył zgłoszenie rejestracyjne VAT-R i składa deklaracj VAT-7 2)Pracownik jednostki, którego zakres zada dotyczy czynno, powodujca powstanie obowizku wystawienia faktury VAT Odbierajcy 1)Osoba zlecajca nabycie towarów i usług, której zakresu zada dotyczy dostawa towarów i usług. 2)Kontrahent podatnik VAT podmiot gospodarczy zwolniony z VAT podmiotowo lub przedmiotowo bez wzgldu na jego danie osoby fizyczne nie prowadzce działalnoci gospodarczej, oraz rolnicy wyłcznie na ich danie Tre dokumentu 1)Imiona i nazwiska lub nazwy bd nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy, 2)numery identyfikacji podatkowej lub numery tymczasowe (PESEL, REGON) sprzedawcy i nabywcy (NIP-u nabywcy nie musi zawiera faktura wystawiona osobom fizycznym nie prowadzcym działalnoci gospodarczej oraz rolnikom, prowadzcym indywidualne gospodarstwa rolne), 3)dzie, miesic i rok albo miesic i rok dokonania sprzeday oraz data wystawienia i numer kolejny faktury oznaczonej jako FAKTURA VAT, 4)nazwa towaru lub usługi (przy towarach i usługach, opodatkowanych stawkami niszymi ni 22 %, równie symbol statystyczny towaru lub usługi, o ile przepisy go podaj, a w przypadku sprzeday paliw silnikowych benzynowych, wlewanych do baku samochodu numer rejestracyjny tego samochodu), 5)jednostka miary i ilo sprzedanych towarów lub rodzaj wykonanych usług, 6)cena jednostkowa towaru lub usługi bez kwoty podatku (cena jednostkowa netto), 7)warto sprzedanych towarów lub wykonanych usług bez kwoty podatku (warto sprzeday netto), 8)stawki podatku, 9)suma wartoci sprzeday netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatkowe i zwolnionych od podatku, 7

8 c.d. Tre dokumentu 10)kwota podatku od sumy wartoci sprzeday netto towarów (usług) z podziałem na kwoty dotyczce poszczególnych stawek podatkowych 11)warto sprzeday towarów lub wykonanych usług wraz z kwot podatku ( warto sprzeday brutto) z podziałem na kwoty dotyczce poszczególnych stawek podatkowych lub zwolnionych od podatku, 12)kwota nalenoci ogółem wraz z nalenym podatkiem, wyraona cyframi i słownie (wszystkie kwoty podane na fakturze zaokrgla si do pełnych groszy), 13)czytelne podpisy osób uprawnionych do wystawienia i otrzymania faktury lub podpisy oraz imiona i nazwiska tych osób ( podpisu nabywcy nie musz zawiera faktury, gdy nabywca złoy sprzedawcy owiadczenie, w którym upowani go do wystawienia faktur bez jego podpisu oraz faktury dotyczce powszechnych usług, tj. dostaw energii, usług telekomunikacyjnych, wywozu mieci, za podpis wystawcy moe by zastpiony numerem identyfikacyjnym tej osoby). Osobom fizycznym nie prowadzcym działalnoci gospodarczej oraz rolnikom, prowadzcym indywidualne gospodarstwa rolne wydaje si faktury wyłcznie na ich dania. Faktury wystawiane na placówki owiatowe- merytoryczne opisuje Dyrektor placówki, a pod wzgldem formalno-rachunkowym Główny Ksigowy i Dyrektor ZEAS. III. Dowody wewntrzne 1. Wniosek o zaliczk: - wystawia Główny ksigowy ze wskazaniem imiennie pracownika, stanowiska pracy, cel zaliczki, - wniosek zatwierdza do wypłaty Dyrektor ZEAS, - we wniosku o zaliczk wpisuje si termin rozliczenia zaliczki, - przekazuje do banku celem pobrania zaliczki. W ZEAS mog by udzielane zaliczki tylko pracownikom zatrudnionym w ZEAS i Dyrektorom Placówek Owiatowych lub pracownikom przez nich upowanionym. Zaliczka stała wynosi 500,00 zł. dla kadej Placówki i pobierana jest raz w m-c po uprzednim rozliczeniu pobranej zaliczki. Zaliczki udzielane s przez okres 12 m-cy ze wskazaniem celu-zakupy materiałów na cele biece Placówki. Jeeli w danym m-c zaliczka nie została pobrana nie mona udzieli zaliczki za okres dwóch lub wicej m-cy równoczenie. Zaliczka za niepobrany miesic przepada. a) na drobne wydatki biece, gdy faktury na zakup materiałów czy wykonanie usług na rzecz ZEAS i Placówek Owiatowych s opłacane gotówk w sklepie czy u wykonawcy usługi lub przelewem. b)zaliczki stałe Dyrektorzy Placówek Owiatowych lub pracownik przez nich upowaniony na podstawie zatwierdzonego wniosku o zaliczk Zaliczki pobierane na wyywienie w Placówkach Owiatowych pobierane s raz lub dwa razy w miesicu w zalenoci od potrzeb danej Placówki w miesicu po uprzednim rozliczeniu poprzedniej zaliczki. Wysoko zaliczki uzaleniona jest od iloci dzieci w Placówce. Zaliczki na wyywienie pobiera pracownik upowaniony przez Dyrektora lub Dyrektor Placówki. Rozliczenie zaliczki Pobrana zaliczka jest rozliczana wraz z załczonymi rachunkami bez zbdnej zwłoki, po zrealizowaniu i zatwierdzeniu rachunków realizowanych gotówk. Termin rozliczenia zaliczki winien by zgodny z terminem wskazanym we wniosku o zaliczk nie dłuszy jednak ni do koca kadego miesica w którym została pobrana zaliczka. Rozliczanie zaliczek pobieranych na wyywienie w placówkach owiatowych nastpuje bez zbdnej zwłoki nie póniej jednak ni do 5 dnia nastpnego miesica w którym zaliczka została pobrana. 8

9 3. Rozliczenie wyjazdu słubowego krajowego: - polecenie wyjazdu słubowego wystawia Główny Ksigowy zatwierdza Dyrektor ZEAS, - rodek transportu właciwy do odbycia podróy słubowej okrela Dyrektor ZEAS, - po powrocie z wyjazdu słubowego delegowany pracownik wypełnia rozliczenie wyjazdu słubowego, zgodnie z przebiegiem podróy, rozliczenie merytorycznie zatwierdza bezporedni przełoony, pod wzgldem formalno-rachunkowym sprawdza Główny Ksigowy; do wypłaty zatwierdza Dyrektor ZEAS lub pracownik przez niego upowaniony. Rozliczenie kosztów wyjazdu słubowego winno nastpi nie póniej ni w cigu 30 dni po zakoczeniu podróy, a wypłata nalenoci po 14 dniach po złoeniu delegacji. - Dla Dyrektorów placówek owiatowych polecenie wyjazdu słubowego zatwierdza Burmistrz Miasta Sandomierza lub osoba przez niego upowaniona. - dla pracowników jednostek owiatowych- zatwierdza Dyrektor Placówki 4. Rozliczenie wyjazdu słubowego poza granicami kraju: w poleceniach wyjazdu słubowego okrela si: 1)pastwo, do którego deleguje si pracownika, 2)termin wyjazdu i przyjazdu, 3)cel wyjazdu, 4)rodek transportu, 5)okrelenie rodków, jakie zapewnia strona zagraniczna, - na podstawie powyszych danych naliczona jest zaliczka w walucie danego pastwa na niezbdne koszty podróy i pobytu, - naliczon zaliczk i polecenie wyjazdu słubowego zatwierdza kierownik jednostki i główny ksigowy, - w cigu 30 dni od zakoczenia podróy słubowej zagranicznej pracownik przedkłada rozliczenie kosztów podróy i rozliczenie pobranej zaliczki, które sprawdza pod wzgldem formalno- rachunkowym Główny Ksigowy i po sprawdzeniu, zatwierdza Dyrektor ZEAS. Wypłata nalenoci nastpuje w terminie 14 dni od złoenia delegacji. 5. Polecenie ksigowania (PK) S sporzdzane przez pracowników na stanowiskach ksigowych na podstawie odpowiednich dowodów ródłowych: - w celu skorygowania błdnych zapisów ksigowych podajc numer dokumentu ródłowego, dat ksigowania, wpisujc storno tej pozycji; - w celu zbiorczych ksigowa dowodów ródłowych; - w celu zbiorczych przeksigowa okresowych. Sporzdzajcy polecenie ksigowania wpisuje dat wystawienia dowodu. Polecenie ksigowania podpisuje sporzdzajcy i zatwierdzajcy. 6. Noty ksigowe S wystawiane przez Główn Ksigow w przypadkach, gdy sprzeda jest wyłczona z opodatkowania VAT i nie dotyczy płatników VAT: - obcienie w celu refundacji wydatków poniesionych za inn jednostk lub osob fizyczn, uznajca w celu skorygowania poniesionych wydatków lub dochodów. Not ksigow podpisuje sporzdzajcy (główny ksigowy)oraz akceptujcy (dyrektor). 7. Listy płac, wnioski premiowe Dokumenty ródłowe: - kierownik jednostki w umowie o prac okrela wynagrodzenie miesiczne pracownika, przygotowuje umowy o prac w 3-ch egzemplarzach z przeznaczeniem: oryginał dla pracownika 1-sza kopia dla stanowiska ds. płac 2-ga kopia wpinana jest do akt osobowych pracownika 9

10 - umowa o prace winien zawiera: 1) rodzaj pracy 2) miejsce wykonywania pracy, 3)warunki wynagrodzenia, 4) termin rozpoczcia pracy. 5)Wymiar czasu pracy 6) podpis kierownika jednostki, - wniosek premiowy dla pracowników przygotowuje Dyrektor ZEAS i przekazuje na stanowisko d/s płac, a dla Dyrektora Burmistrz Miasta Sandomierza. - zmiana umowy o prac stanowi decyzj o zmianie zajmowanego stanowiska lub zmianie wynagrodzenia i wystawiana jest przez Dyrektora w 3-ch egzemplarzach z przeznaczeniem: oryginał dla pracownika, 1-sza kopia dla stanowiska ds. płac 2-ga kopia wpinana jest do akt osobowych pracownika - rozwizanie umowy o prac nastpuje na pimie, w którym okrela si dat rozwizania umowy, w 3-ch egzemplarzach podpisanych przez Dyrektora z przeznaczeniem: oryginał dla pracownika, 1-sza kopia dla stanowiska d/s płac 2-ga kopia wpinana jest do akt osobowych pracownika - wnioski na wypłat nagród dla pracowników ZEAS sporzdza Dyrektor, a dla Dyrektora Burmistrz Miasta Sandomierza na podstawie wniosku Dyrektora. Przy wystawianiu i akceptowaniu wniosków nagród naley cile przestrzega zasad zawartych w regulaminie przyznawania nagród dla pracowników Zespołu Ekonomiczno-Administracyjnego Szkół w Sandomierzu. B. Listy płac sporzdza pracownik na stanowisku ds. płac na podstawie sprawdzanych powyej opisanych dowodów ródłowych. Listy płac powinny zawiera co najmniej nastpujce dane: - okres, za jaki obliczono wynagrodzenie, - nazwisko i imi pracownika, - sum nalenego kademu pracownikowi wynagrodzenia brutto, z podziałem według poszczególnych składników wynagrodzenia, - sum potrce z podziałem na tytuły potrce, - sum naliczonego podatku dochodowego od osób fizycznych, - sum potrconych składek ZUS i ubezpieczenia zdrowotnego, - sum wynagrodze netto, - sum zasiłku rodzinnego, - zasiłek pielgnacyjny, - łczn sum do wypłaty, -podanie kwoty jaka została odprowadzona na rachunek bankowy pracownika. W przypadku nauczycieli szkół podstawowych i gimnazjów: - rednia godzin ponadwymiarowych nauczycieli za ferie zimowe szkół podstawowych i gimnazjów, - rednia godzin ponadwymiarowych za wakacje nauczycieli wszystkich placówek owiatowych ( szkoły podstawowe, gimnazja i przedszkola ) Listy płac nie mog zawiera poprawek bez ich wyranego omówienia. Sporzdzon list płac podpisuje: - osoba sporzdzajca - osoba sprawdzajca pod wzgldem formalnym i rachunkowym (Główna Ksigowa ) - osoba sprawdzajca pod wzgldem merytorycznym ( Naczelnik EKiS ) a zatwierdza do wypłaty: - główny ksigowy jednostki, - dyrektor ZEAS lub osoba przez niego upowaniona. Terminy wypłaty wynagrodze okrela regulamin pracy ZEAS. Czas przechowywania 50 lat w archiwum zakładowym. 10

11 C. Szczegółowe wytyczne w sprawie obliczenia składek ZUS, składki na ubezpieczenie zdrowotne oraz zasiłków z ubezpieczenia społecznego i ich udokumentowania zawarte s w instrukcjach i zarzdzeniach ZUS-u oraz odrbnych przepisów regulujcych ten zakres. Wystawiane zwolnienia lekarskie pracownik niezwłocznie przekazuje do Dyrektora. Po sprawdzeniu i zaewidencjonowaniu niezwłocznie przekazuje na stanowisko ds. płac. 8. Protokół przyjcia rodka trwałego (OT) Po zrealizowaniu dostawy rodków transportowych maszyn, urzdze i mebli stanowicych rodki trwałe lub po zakoczeniu procesu inwestycyjnego udokumentowanego fakturami, pracownik na stanowisku specjalista jednostki, nadzorujca i dokonujca zakupu wystawia w 2-ch egzemplarzach dowód OT z przeznaczeniem: Oryginał do placówki owiatowej celem ujcia w ksigach inwentarzowych 1-sza kopia pozostaje w ZEAS Sandomierz. Dowód OT wypełnia si według wskaza na druku z podpisem osoby sprawujcej piecz nad przyjtym rodkiem trwałym. 9. Protokół przekazania przyjcia rodka trwałego (PT) Na podstawie decyzji kierownika jednostki lub dochodów ródłowych pracownik ZEAS po zakoczeniu procesu inwestycyjnego wystawia w 4-ch egzemplarzach dowód PT z przeznaczeniem: 2-a egz. dla strony przyjmujcej, 2-a egz. dla strony przekazujcej, z których 1 egz. przekazuje do pracownika ksigujcego dan jednostk owiatow celem zaksigowania i ujcia w ewidencji rodków trwałych 1 egz. pozostaje w dokumentacji u pracownika wystawiajcego protokół. Na dowodzie PT składaj podpisy: kierownik jednostki i główny ksigowy strony przekazujcej i przyjmujcej. Dowód PT wypełnia si zgodnie ze wskazaniami umieszczonymi na druku. Na podstawie ewidencji ksigowej ustala si warto pocztkow rodka trwałego i umorzenie. 10. Likwidacja rodka trwałego (LT) lub przedmiotu nietrwałego (LN) Po komisyjnym stwierdzeniu zuycia lub zniszczenia wskazujcego na niemoliwo dalszego uytkowania. Dyrektor ZEAS i Dyrektorzy placówek owiatowych, którym powierzono piecz nad rodkiem trwałym lub przedmiotem nietrwałym wystawia dowód LT lub LN w 2-ch egzemplarzach. Po złoeniu przez komisj inwentarzow podpisów i zatwierdzeniu przez kierownika jednostki i kierowników placówek owiatowych: - oryginał przekazuje do pracownika na stanowisku ksigowym w celu ujcia w ksigach inwentarzowych i urzdzeniach ksigowych, - kopi pozostawia w dokumentach komórki wystawiajcej dowód. IV. Dowody inne 1.Kwitariusz przychodowy (K-103) Dowód wystawia pracownik upowaniony przez Dyrektora placówki owiatowej w 3-ch egzemplarzach z przeznaczeniem: oryginał dla wpłacajcego 1-sza kopia do pracownika ZEAS 2-ga kopia pozostaje w grzbiecie bloczka K-103 Rozlicza pracownik ZEAS opisujc tre rozliczenia i podpinajc dowód wpłaty w kwitariusz. Opłata stała ksigowana jest zgodnie z Zakładowym Planem Kont w rozbiciu na poszczególne Placówki Owiatowe. 11

12 Ewidencja kwitariuszy w rejestrze druków cisłego zarachowania ZEAS Sandomierz. 2. Czek gotówkowy Czek gotówkowy wystawia Główny ksigowy lub osoba przez niego upowaniona w jednym egzemplarzu na podstawie dowodów ródłowych podpisuje(główny ksigowy i osoba przez niego upowaniona) Po akceptacji czek kierowany jest do banku obsługujcego rachunek ZEAS celem realizacji. V. Dowody bankowe 1. Polecenie przelewu Podstaw do wystawienia polecenia przelewu oryginał zatwierdzonego dowodu podlegajcego zapłacie. Polecenie przelewu wystawia pracownik ZEAS-u w formie papierowej ( 4 egz. ) podpisuje główny ksigowy i osoba przez niego upowaniona. Po zrealizowaniu przelewu przez bank jednostka otrzymuje wraz z wycigiem bankowym 1 egzemplarz przelewu. Sprawdza ujecie przelewu w wycigu bankowym. 2. Wycigi bankowe z rachunków Otrzymane z banku wycigi z rachunków bankowych pracownik ZEAS-u sprawdza z załczonymi do nich dokumentami potwierdzajcymi obcienie i uznanie rachunku. W przypadku stwierdzenia niezgodnoci, naley je uzgodni z bankiem prowadzcym rachunek. Główny ksigowy jednostki lub osoba upowaniona przez głównego ksigowego dekretuje wycig i dokumenty ródłowe, wskazujc sposób ksigowania. Przetargi, zapytania ofertowe. Przetargi: Wniosek o przetarg przygotowywany jest, gdy warto zamówienia przekracza 6.000,00 euro. Wniosek o przetarg oraz wzór umowy przygotowywany jest przez pracownika na stanowisku d/s technicznych. Wniosek o przetarg sporzdza si w 2 egzemplarzach, które zawieraj nastpujce dane: - przedmiot zamówienia - oznaczenie przedmiotu zamówienia wg CPV - oszacowanie wartoci zamówienia - informacja o przewidywanych zamówieniach uzupełniajcych - tryb postpowania - termin realizacji zamówienia - termin zwizania ofert - wadium - zabezpieczenie naleytego wykonania umowy - sposób obliczenia ceny oferty - kryteria oceny ofert - okrelenie warunków wymaganych od wykonawcy - dane osoby uprawnionej do kontaktów z wykonawcami - skład komisji - kwot jak zamawiajcy zamierza przeznaczy na sfinansowanie zamówienia. Warto zamówienia oszacowana jest na podstawie kosztorysu inwestorskiego (dot. robót remontowych), katalogów lub rozeznania rynku ( dot. wyposaenia) Sporzdzony wniosek podpisuje: - osoba sporzdzajca pracownik d/s technicznych - osoba stwierdzajca zabezpieczenie rodków finansowych Główna Ksigowa - osoba zatwierdzajca wniosek Dyrektor ZEAS oraz Naczelnik WEKiS UM. Wniosek przekazywany jest do Wydziału Zamówie Publicznych Urzdu Miejskiego, który przeprowadza cał procedur przetargow. Po przeprowadzeniu przetargu i wyborze wykonawcy podpisana umowa z Wydziału Zamówie Publicznych Urzdu Miejskiego zostaje przekazana do ZEAS na stanowisko d/s technicznych. 12

13 Po wykonaniu zadania przez wykonawc sporzdzony zostaje w dwóch egzemplarzach protokół odbioru kocowego z przeznaczeniem: - 1 egz. dla ZEAS na stanowisko d/s technicznych - 1 egz. dla wykonawcy Po bezusterkowym odbiorze robót wykonawca składa w ZEAS faktur za wykonane roboty, która jest rejestrowana przez pracownika na stanowisku d/s administracyjnych, a nastpnie przekazana na stanowisko d/s technicznych, gdzie jest potwierdzany zakres wykonania robót. Faktura przekazywana jest na stanowisko Głównej Ksigowej, gdzie jest dekretowana zatwierdzana do wypłaty przez Główn Ksigow i Dyrektora ZEAS. Zapytania ofertowe: Zapytanie ofertowe przygotowywane jest, gdy warto zamówienia nie przekracza 6.000,00 euro. Zapytanie ofertowe przygotowywane jest przez pracownika na stanowisku d/s technicznych. Zapytanie ofertowe sporzdza si w 2 egzemplarzach, a w miar potrzeb wykonuje si potrzebn ilo kopii, które przekazuje si wykonawcom. Zapytanie ofertowe zawiera nastpujce dane: - przedmiot zamówienia - nazw zamawiajcego - termin realizacji zamówienia - warunki zamówienia - sposób przygotowania oferty - miejsce i termin złoenia oferty. Warto zamówienia oszacowana jest na podstawie kosztorysu inwestorskiego(dot. robót remontowych), katalogów lub rozeznania rynku (dot. wyposaenia w sprzt i pomoce). Sporzdzone zapytanie ofertowe parafuje: - osoba sporzdzajca pracownik d/s technicznych Sporzdzone zapytanie ofertowe podpisuje: - Dyrektor ZEAS Zapytanie ofertowe przekazywane jest wykonawcom. Po złoeniu przez wykonawców ofert, pracownik d/s technicznych sprawdza ich prawidłowo oraz wykonuje zestawienie i porównanie ofert. Po wyborze wykonawcy i zatwierdzeniu przez Dyrektora ZEAS zawierana jest umowa z wykonawc. Umow przygotowuje pracownik d/s technicznych, a podpisuje Dyrektor ZEAS oraz wykonawca. Po wykonaniu zadania przez wykonawc sporzdzony zostaje w dwóch egzemplarzach protokół odbioru kocowego z przeznaczeniem: - 1 egz. dla ZEAS na stanowisko d/s technicznych - 1 egz. dla wykonawcy Po bezusterkowym odbiorze robót wykonawca składa w ZEAS faktur za wykonane roboty, która jest rejestrowana przez pracownika na stanowisku d/s administracyjnych, a nastpnie przekazana na stanowisko d/s technicznych, gdzie jest potwierdzany zakres wykonania robót. Faktura przekazywana jest na stanowisko Głównej Ksigowej, gdzie jest dekretowana zatwierdzana do wypłaty przez Główn Ksigow i Dyrektora ZEAS. Zakup wyposaenia: W przypadku zakupu wyposaenia do wartoci 6.000,00 euro odstpuje si od zapytania ofertowego i korzysta si z katalogów. Zestawienie wykonuje si na podstawie dostpnych aktualnych cen katalogowych. Zestawienie wykonuje pracownik d/s technicznych w iloci jednego egzemplarza. Po wyborze wykonawcy i zatwierdzeniu przez Dyrektora ZEAS pracownik d/s technicznych przygotowuje zlecenie na dostaw wyposaenia w 2 egzemplarzach. Zlecenie podpisuje Dyrektor ZEAS. Po dostarczeniu wyposaenia Dyrektor danej jednostki owiatowej potwierdza na fakturze dostaw. Nastpnie faktura przekazywana jest do ZEAS, gdzie rejestrowana jest przez pracownika na stanowisku d/s administracyjnych, a nastpnie przekazana na stanowisko d/s technicznych, gdzie jest potwierdzana zgodno ze zleceniem. Faktura przekazywana jest na stanowisko Głównej Ksigowej, gdzie jest dekretowana zatwierdzana do wypłaty przez Główn Ksigow i Dyrektora ZEAS. 13

14 VIII. Ksigowanie nalenoci a) Rodzaj dowodu za porednictwem inkasenta Ogniwo pierwsze w obiegu dokumentów Ogniwo drugie Ogniwo kocowe Pracownik Placówki Owiatowej przyjmuje wpłaty z tytułu wyywienia w wietlicach szkolnych i przedszkolach na kwitariusz przychodowy (K-103) Na koniec kadego miesica przekazuje pracownikowi ZEAS dowody wpłaty za dany miesic. Pracownik ZEAS sprawdza wpływy kasowe sumujce odcinki K-103 i podpisuje na dowód sprawdzenia, przekazuje do pracownika ZEAS celem ujcia w ewidencji ksigowej jednostki. Pracownicy ZEAS ewidencjonuj wpłaty w urzdzeniach ksigowych, b) Rodzaj dowodu za porednictwem banku Ogniwo pierwsze w obiegu dokumentów Po otrzymaniu wycigu bankowego Pracownik sprawdza podpite dowody ródłowe z wycigiem bankowym Wyłcza dowody spod wycigu bankowego, dzielc je poszczególne tytuły wpłat, celem zaksigowania w ewidencji na Ogniwo kocowe Pracownicy ZEAS ewidencjonuj wpłaty w urzdzeniach ksigowych, 2. Pozostałe nalenoci b) Rodzaj dowodu za porednictwem banku Ogniwo pierwsze w obiegu dokumentów Ogniwo drugie Ogniwo kocowe Po otrzymaniu wycigu bankowego: Pracownik ZEAS sprawdza dowody ródłowe otrzymane z banku ewentualnie podpina posiadane dowody (noty ksigowe, umowy, inne). Główny Ksigowy dekretuje wycig bankowy oraz dowody ródłowe. Pracownicy ZEAS ksiguj analitycznie poszczególne dowody. i 14

15 3. Nalenoci dochodzone na drodze egzekucji administracyjnej Ogniwo pierwsze w obiegu dokumentów Ogniwo drugie - kocowe Pracownicy ZEAS po zaewidencjonowaniu na kontach płatników wszystkich dowodów wpłat nalenoci, na nieuregulowane w terminie płatnoci zobowizania wystawiaj upomnienia, które dorczane s zalegajcym za zwrotnym potwierdzeniem odbioru. Po upływie 7 dni od dorczenia upomnienia, w przypadku nieuregulowania nalenoci (zaległa naleno, odsetek za zwłok i kosztów upomnienia) pracownik ZEAS wystawia tytuły wykonawcze, do których dołczone jest potwierdzenie odbioru upomnienia. Podpisane przez Dyrektora ZEAS. Tytuły wykonawcze, pracownik ZEAS ujmuje w rejestrze tytułów wykonawczych i przekazuje do Urzdu Skarbowego celem realizacji. Tryb postpowania oraz rodki przymusowe stosowane przez ZEAS i zobowizania podlegajce egzekucji administracyjnej, okrela ustawa o postpowaniu egzekucyjnym w administracji. Wzór i tre upomnienia i tytułu wykonawczego reguluje właciwe rozporzdzenie Ministra Finansów w sprawie sposobu postpowania wierzycieli nalenoci pieninych przy podejmowaniu czynnoci zmierzajcych do zastosowania rodków egzekucyjnych. 4.Nalenoci dochodzone na drodze sdowej (roszczenia sporne) 15

16 Ogniwo pierwsze w obiegu dokumentów Ogniwo drugie Pracownik ZEAS Po zaewidencjonowaniu rozrachunków, w przypadku nieuregulowania nalenoci w terminie, wystawia i wysyła zobowizanemu wezwanie do zapłaty (przedsdowe) z podaniem terminu uregulowania wezwanie wysyła si za zwrotnym powiadczeniem odbioru W przypadku nieuregulowania nalenoci w wyznaczonym terminie, przygotowuje komplet dokumentów (powiadczonych za zgodno z oryginałami) dotyczcych tej nalenoci. Uzgadnia z RP zakres i właciwo zebranych dokumentów oraz dalszy tok postpowania. Uzgodniony komplet dokumentów przekazuje do RP celem skierowania na drog postpowania sdowego. Radca Prawny po zajciu stanowiska w tej sprawie przez Burmistrza Miasta kieruje roszczenie na drog postpowania sdowego (zgodnie z KPC), informuje bieco kierownika jednostki o toczcym si postpowaniu i wydanych orzeczeniach nie póniej ni w terminie 7 dni od daty wydania orzeczenia, Prawomocne orzeczenie sdu (nie póniej ni w terminie 7 dni) przekazuje kierownikowi jednostki. W przypadku niekorzystnych orzecze uzgadnia z kierownikiem jednostki dalszy tok postpowania (odnonie zasadnoci składania odwołania). Wystpuje do sdu o nadanie orzeczeniu sdowym klauzuli wykonalnoci. Ogniwo trzecie RP przygotowuje wniosek do komornika sdowego o wszczcie egzekucji ( kopia ZEAS ) Ogniwo kocowe Pracownik ZEAS ksiguje roszczenia w urzdzeniach ksigowych, Cz III - INWENTARYZACJA Zakres i zasady przeprowadzania inwentaryzacji reguluje Rozdział 3 ustawy z dnia 29 wrzenia 1994r o rachunkowoci (Dz. U. z 2002 r. Nr 76 poz. 694 z pón. zm.). 1 1.Przez termin inwentaryzacja naley rozumie zespół czynnoci zwizanych z ustaleniem rzeczywistego stanu składników majtkowych jednostki, porównanie stanu rzeczywistego ze stanem ewidencyjnym, oraz ustalenie rónic i wyjanienie przyczyn ich powstania. 2.Celem inwentaryzacji jest ustalenie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów i na tej podstawie: 16

17 1)doprowadzenie danych wynikajcych z ksig rachunkowych do zgodnoci ze stanem rzeczywistym, a tym samym zapewnienie realnoci wynikajcych z ich informacji ekonomicznych; 2)rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych (współodpowiedzialnych) za powierzone im mienie; 3)dokonanie oceny gospodarczej przydatnoci składników majtkowych jednostki; 4)przeciwdziałania nieprawidłowociom w gospodarce składnikami majtku jednostki. 2 1.Stan rzeczywisty aktywów i pasywów jednostki ustala si w drodze: 1)spisu z natury, 2)uzyskania od kontrahentów potwierdzenia stanów na dzie inwentaryzacji, 3)weryfikacji prawidłowoci stanów wynikajcych z ksig rachunkowych drog porównania danych ksig rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji realnej wartoci tych składników. 2.Spisem z natury ustala si stan nastpujcych aktywów: 1)druków cisłego zarachowania K 103 2)rodków trwałych w eksploatacji 3)pozostałych rodków trwałych w uytkowaniu 4)paliwa w eksploatowanych samochodach jednostki 5)rodków trwałych dzierawionych, obcych oraz postawionych w stan likwidacji 3.W drodze uzyskania od kontrahentów pisemnego potwierdzenia ustala si stany nastpujcych aktywów i pasywów: 1)rodków pieninych na rachunkach bankowych 2)kredytów bankowych i poyczek w kwocie wymagajcej zapłaty 3)rozrachunków z dostawcami i odbiorcami 4)rozrachunków publiczno - prawnych 5)rozlicze z tytułu przekazanych lub otrzymanych nieodpłatnie rodków 6)za stan rzeczywisty nie wymagajcy pisemnego potwierdzenia przez kontrahentów mona przyj stan nalenoci i zobowiza wynikajcy z ksig rachunkowych jednostki 1.uregulowanych do dnia sporzdzenia bilansu 2.nie przekraczajcych 50 zł - w nastpnych latach waloryzowany wskanikiem wzrostu cen towarów i usług za poprzedni rok 3.gdy dotycz osób fizycznych. 4.Inwentaryzacj w drodze weryfikacji stanu ewidencyjnego obejmuje si w szczególnoci: 1)grunty i trudno dostpne ogldowi rodki trwałe 2)wartoci niematerialne i prawne 3)rzeczowe składniki majtku znajdujce si poza jednostk 4)roszczenia z tytułu niedoborów i szkód oraz roszczenia sporne i rezerwy w uzasadnionej wiarygodnie oszacowanej kwocie 5)nalenoci i zobowizania publicznoprawne 6)inwestycje rozpoczte (w toku) rodki trwałe w budowie 7)fundusze specjalne, rezerwy, dochody przyszłych okresów 8)udziały w innych jednostkach 5.W jednostce mog by stosowane nastpujce metody inwentaryzacji: 1)pełna inwentaryzacja okresowa polegajca na ustaleniu na dzie inwentaryzacji rzeczywistego stanu wszystkich składników objtego inwentaryzacj aktywu lub pasywu 2)wyrywkowa inwentaryzacja okresowa polegajca na ustaleniu rzeczywistego stanu czci składników aktywów lub pasywów objtych inwentaryzacj 3)uproszczona inwentaryzacja składników majtkowych. 3 1.Terminy i czstotliwo inwentaryzacji okrela Dyrektor ZEAS na wniosek Głównej Ksigowej. Projekt planu inwentaryzacji opracowuje Główna Ksigowa ZEAS. 2.Przy ustalaniu terminów inwentaryzacji poszczególnych składników majtku naley stosowa nastpujce zasady: 1)inwentaryzacj budynków i budowli przeprowadza si nie rzadziej ni co 4 lata 2)pozostałych rodków trwałych w uytkowaniu, których ewidencj prowadzi si pozabilansowo, nie rzadziej ni raz na rok, inwentaryzacj obejmuje si: 17

18 1.materiały biurowe 2.czci zapasowe maszyn i urzdze 3.opakowania, rodki czystoci i paliwo w samochodach raz na rok, ze stanem na dzie 31 grudnia 3)innych nie wymienionych wyej aktywów i pasywów co najmniej raz w roku, z tym, e: 1.inwentaryzacj rozrachunków poprzez potwierdzenia sald, nie wczeniej ni dwa miesice przed zakoczeniem roku 2.inwentaryzacj pozostałych aktywów i pasywów poprzez weryfikacj sald nie wczeniej ni jeden miesic przed zakoczeniem roku. 4)składniki majtku wymagajce szczególnej ochrony naley inwentaryzowa czciej, ni raz w roku w terminach nie zapowiedzianych, tak aby istniała skuteczna ochrona mienia komunalnego (składniki podlegajce szczególnej ochronie okrela kierownik jednostki). 5)jeeli okrelone składniki majtku s inwentaryzowane tylko raz w roku, okres, jaki upływa midzy dwoma kolejnymi inwentaryzacjami, powinien by tak ustalony, aby zapewniona była skuteczna ochrona mienia i realno bilansu. 6)oprócz okresowych inwentaryzacji planowanych naley przeprowadzi inwentaryzacj składników majtkowych: 1.na dzie zmiany osoby materialnie za nie odpowiedzialnej, 2.na dzie dokonania zmian organizacyjnych, 3.na dzie, w którym wystpiły wypadki losowe lub inne przyczyny, w wyniku których wystpiło naruszenie stanu składników majtku (np. poar, włamanie, itp.). Jeeli zmiana osoby odpowiedzialnej materialnie nastpuje na okres krótszy ni 35 dni (urlop, choroba, itp.), a osoby przekazujce i przejmujce wyra zgod na wspóln odpowiedzialno za powierzone im składniki majtku, przeprowadzenie inwentaryzacji nie jest konieczne. 7)inwentaryzacj przeprowadzi naley wg stanu na dzie koczcy miesic. Dozwolone jest równie przeprowadzenie inwentaryzacji w terminie umoliwiajcym ustalenie stanu aktywów i pasywów na inny dzie, ni koczcy okres sprawozdawczy, jeeli ewidencja danych aktywów lub pasywów umoliwia ustalenie rónic inwentaryzacyjnych. 8) terminy inwentaryzacji powinny by tak ustalone, aby takie same składniki majtku powierzone jednej osobie materialnie odpowiedzialnej (zespołowi osób współodpowiedzialnych) objte zostały spisem z natury w jednym terminie. W jednym terminie maj by inwentaryzowane równie takie same składniki majtku powierzone rónym osobom (zespołom osób) materialnie odpowiedzialnym, lecz znajdujce si w połoonych w pobliu siebie komórkach organizacyjnych jednostki, chyba, e stworzone zostan warunki wykluczajce samowolne przesuwanie składników majtku. 9) w czasie prac przygotowawczych do inwentaryzacji naley pamita o likwidacji składników majtkowych zniszczonych, bezuytecznych w jednostce. Dotyczy to głównie zuytych pozostałych rodków trwałych, zuytej odziey, spisywanych na arkuszach spisowych a nastpnie rozliczanych. 3.Do wykonania poszczególnych czynnoci inwentaryzacyjnych zobowizane s nastpujce słuby zakładu: Rodzaj czynnoci Osoby odpowiedzialne za wykonanie czynnoci Inwentaryzacja w drodze spisu z natury 1)Przygotowanie składników majtkowych do spisu 2)Powołanie i przeszkolenie zespołów spisowych, przygotowanie i dorczenie zarzdze, formularzy materiałów koniecznych do spisu 2)Przeprowadzenie spisów z natury oraz wycena i ustalenie wartoci spisanych skł. majtku 3)Kontrola prawidłowoci spisów 4)Ustalenie rónic inwent. 5)Wyjanienie przyczyn powstania rónic oraz postawienie wniosków sposobu ich rozliczania 6)Zaopiniowanie wniosków komisji inwentaryzacyjnej w przypadku uznania co do Kierownik komórki organizacyjnej odpowiedzialny za inwentaryzowane składniki majtkowe Przewodniczcy komisji inwentaryzacyjnej, główny ksigowy jednostki Zespół spisowy Przewodniczcy komisji inwentaryz. Główny ksigowy Przewodniczcy komisji inwentaryz. 18

19 niedoborów za nie mieszczce si w granicach norm lub zawinione 7)Zaopiniowanie wniosków komisji inwentaryzacyjnej w sprawie rozliczenia Przewodniczcy komisji inwentaryz. rónic pod wzgldem prawnym 8)Uzyskanie zatwierdzenia wniosków przez Radca prawny kierownika jednostki 9)ujcie w ksigach rachunkowych rónic inwentaryzacyjnych i ich rozliczenia 10)Ocena przydatnoci gospodarczej objtych spisami składników majtkowych, Główny ksigowy postawienie wniosków w sprawie zagospodarowania zapasów zbdnych i nadmiernych oraz innych nieprawidłowoci w gospodarce składnikami majtku stwierdzonych w czasie spisów Przewodniczcy komisji inwentaryz. Inweninwentaryzacja w drodze uzgodnienia sald z kontrahentami 1)Sporzdzenie i wysyłanie do kontrahentów Główny ksigowy zawiadomie o wysokoci sald 2)Potwierdzenie wysokoci sald wykazanych w zawiadomieniach nadesłanych przez kontrahentów lub wyjanienie rozbienoci 3)Ustalenie niezgodnoci sald, wyjanienie i rozliczenie, oraz ujcie w ksigach rachunkowych Inweinwentaryzacja w drodze weryfikacji stanów ewidencyjnych 1)Ustalenie stanu ewidencyjnego i porównanie z odpowiednimi dowodami 2)Ustalenie nieprawidłowoci, wyjanienie, rozliczenie i ujcie w ksigach rachunkowych Główny ksigowy 4 1.W jednostce jest powołana komisja inwentaryzacyjna, odrbnym zarzdzeniem Dyrektora. 2.Przewodniczcego komisji inwentaryzacyjnej powołuje kierownik jednostki na wniosek głównego ksigowego. Powinien nim by pracownik na stanowisku kierowniczym, nie moe to by jednak główny ksigowy lub inny pracownik działu finansowo-ksigowego. 3.Komisj inwentaryzacyjn powołuje kierownik jednostki na wniosek przewodniczcego komisji inwentaryzacyjnej w składzie co najmniej 3-ch osób sporód pracowników ZEAS. 4.W celu sprawnego przeprowadzenia spisów z natury powołuje si sporód pracowników jednostki zespoły spisowe. Zespól spisowy musi si składa co najmniej z 2-ch osób, przy czym nie mog to by osoby odpowiedzialne za spisywane składniki majtku. Skład zespołów spisowych ustala na wniosek przewodniczcego komisji inwentaryzacyjnej kierownik jednostki w odrbnym zarzdzeniu. 5.Do uprawnie i obowizków przewodniczcego komisji inwentaryzacyjnej naley: 1)stawianie wniosków w sprawie powołania komisji inwentaryzacyjnej i zespołów spisowych oraz w sprawie zmian lub uzupełnie w ich składach, 2)wyznaczenie sporód członków komisji zastpcy przewodniczcego i członka oraz ustalenie zakresów czynnoci dla członków komisji, 19

20 3)przeprowadzanie szkolenia członków komisji inwentaryzacyjnej oraz zespołów spisowych, 4)organizowanie prac przygotowawczych do inwentaryzacji rzeczowych i pieninych składników majtku oraz dopilnowanie ich wykonania we właciwym terminie. 5)prowadzenie rozliczenia zespołów spisowych z arkuszy spisów z natury stanowicych druki cisłego zarachowania. 6)stawianie w uzasadnionych przypadkach wniosków w sprawie: 1.zmiany terminu inwentaryzacji, 2.inwentaryzacji niektórych składników majtku w drodze oblicze technicznych lub szacunku, 3.powołania fachowców lub rzeczoznawców do ustalenia stanów faktycznych składników majtku inwentaryzowanych w drodze obmiaru lub szacunku, 4.przeprowadzenie inwentaryzacji w sposób uproszczony, polegajcy na zastpieniu: a)spisu z natury porównanie danych ewidencyjnych ze stanem faktycznym, b)spisu z natury porównaniem danych ewidencyjnych z dokumentacj, c)składnikami pełnego spisu z natury spisem wyrywkowym. 5.przeprowadzenie spisów uzupełniajcych lub powtórnych. 7)zarzdzenie w uzasadnionych przypadkach przyjcia lub wydania składników majtku w czasie spisu, 8kontrolowanie przygotowa do spisów oraz przebiegu spisów z natury, 9kontrolowanie pod wzgldem formalnym i rachunkowym wypełnionych przez zespoły spisowe arkuszy spisów z natury i innych dokumentów z inwentaryzacji, 10)dopilnowanie terminowego złoenia wyjanie ewentualnych rónic inwentaryzacyjnych przez osoby odpowiedzialne za ich powstanie, 11)ustalenie przyczyn powstania rónic inwentaryzacyjnych i postawienie wniosków w sprawie ich rozliczenia, 12)przygotowanie wniosków o wszczcie dochodzenia w przypadku ujawnienia niedoborów i szkód zawinionych, 13)stawianie wniosków w sprawie sposobu zagospodarowania ujawnionych w czasie inwentaryzacji zapasów niepełnowartociowych, zbdnych lub nadmiernych, oraz w sprawie usprawnienia gospodarki rzeczowymi i pieninymi majtku. Przewodniczcy komisji inwentaryzacyjnej moe cz z wymienionych czynnoci zleci do wykonania członkom komisji inwentaryzacyjnej oraz przewodniczcym zespołów spisowych. Nie zwalnia go to jednak od odpowiedzialnoci za ich prawidłowe i terminowe wykonanie. 6.Do obowizków zespołu spisowego naley: 1)przeprowadzenie spisu z natury w okrelonym terminie na wyznaczonym polu spisowym. Przez okrelenie pola spisowego naley rozumie konkretne pomieszczenie, hal, magazyn, itp. Kady wyej wymieniony obiekt moe by podzielony dodatkowo na kilka pól spisowych o ile wydajcy zarzdzenie wewntrzne o przeprowadzenie spisu z natury uzna, i jest to konieczne dla prawidłowego przeprowadzenia spisu, a ponadto dla zabezpieczenia warunków do biecej okrelonych zada gospodarczych, 2)takie zorganizowanie pracy, aby normalna działalno inwentaryzowanej komórki organizacyjnej nie doznała zakłóce, 3)właciwe zabezpieczenie magazynów i składowisk na czas spisu przed niekontrolowan zmian miejsca składowania spisywanych składników majtku, 4)terminowe przekazanie przewodniczcemu komisji inwentaryzacyjnej wypełnionych arkuszy spisowych z inwentaryzacji oraz informacji o wszelkich stwierdzonych w toku spisu nieprawidłowociach a zwłaszcza w zakresie gospodarki składnikami majtku i zabezpieczenia ich przed zniszczeniem lub zagarniciem. 5 1.Spis z natury rzeczowych i pieninych składników majtku polega na ustaleniu rzeczywistej ich iloci i wpisaniu do arkusza spisu z natury. 2.Rzeczywist ilo spisywanych z natury rzeczowych i pieninych składników majtku ustala si przez przeliczenie, zwaenie lub zmierzenie. Stan pieninych lub rzeczowych składników majtku przechowywanych w opakowaniu moe by okrelony przez przeliczenie opakowa i uwzgldnienie ich zawartoci, pod warunkiem,e opakowanie znajduje si w stanie nie naruszonym. Inwentaryzacja materiałów luzem, winna by w zasadzie przeprowadzona przy stanie zerowym wzgldnie przy moliwie najniszych. Przez inwentaryzacj przy stanie zerowym naley rozumie 20

21 stwierdzenie przez zespół spisowy stanu zerowego paliw stałych, czy materiałów powierzonych jednej osobie lub zespołowi osób materialnie odpowiedzialnych. Zerowe stanach zapasów i niskie stany zapasów powinny by planowo przygotowane przed inwentaryzacj oraz wstrzymanie na okres inwentaryzacji dostaw do danego magazynu. Jeeli osignicie stanu zerowego nie jest moliwa inwentaryzacja danych składników powinna by przeprowadzona sposobem obmiaru lub przewaeniem. 3.Ilociowy stan rzeczowych składników majtku magazynowych w zwałach oraz cikich a zajmujcych wiele miejsca, okrela si na podstawie oblicze technicznych lub szacunków. 4.Obliczenia techniczne lub szacunki przeprowadza si z naleyt dokładnoci przez osoby o odpowiednich kwalifikacjach powołane przez kierownika jednostki na wniosek przewodniczcego komisji inwentaryzacyjnej sporód pracowników jednostki, a w razie braku pracowników o odpowiednich kwalifikacjach przez powołanych rzeczoznawców. Obliczenia techniczne lub szacunki powinny by uwidocznione na arkuszu spisowym lub specjalnym załczniku. Załcznik podpisuj osoby dokonujce oblicze i osoba odpowiedzialna materialnie za stan spisywanych składników majtku. 5.Przed rozpoczciem spisu z natury osoba odpowiedzialna za cało i stan składników majtku objtych spisem składa zespołowi spisowemu w 1 egz. pisemne owiadczenie stwierdzajce, e wszystkie zrealizowane dowody przychodu i rozchodu inwentaryzowanych składników zostały ujte w ewidencji ilociowej oraz przekazane do działu ksigowoci. Wzór owiadczenia stanowi załcznik nr 3 do instrukcji. 6.Zespoły spisowe dokonujce liczenia, waenia, pomiarów oraz oblicze technicznych nie mog by informowane o wielkoci zapasów wynikajcych z ewidencji. Zabezpieczenie wszelkich urzdze ewidencyjnych na czas spisu (kartoteki, rejestry, ksigi) przed moliwoci wgldu do nich zespołom spisowym, naley do obowizków kierownika komórki organizacyjnej podlegajcej inwentaryzacji a jeeli kierownik komórki jest jednoczenie osob materialnie odpowiedzialn zabezpieczenia takiego dokonuje z udziałem skierowanego zespołu spisowego. 7.Liczenia, waenia i pomiarów dokonuje członek zespołu spisowego w obecnoci osoby odpowiedzialnej za cało i stan składników majtku, lub osoby przez ni upowanionej. W spisie z natury przeprowadzonym na skutek zmiany osoby materialnie odpowiedzialnej liczenie, waenie i pomiar składników majtku musz by dokonane w obecnoci osoby przekazujcej i osoby przejmujcej odpowiedzialno. 8.Wpis do arkusza spisu powinien nastpi bezporednio po ustaleniu rzeczywistego stanu składnika majtku w sposób umoliwiajcy osobie materialnie odpowiedzialnej sprawdzenie prawidłowoci wpisu. 9.Jeeli w spisie z natury nie moe z wanych przyczyn bra udziału osoba materialnie odpowiedzialna i nie upowani do tej czynnoci innej osoby spis z natury moe by przeprowadzony przez co najmniej 3 osobow komisj wyznaczon przez kierownika jednostki. 10.Podlegajce spisowi składniki majtku nie mog by do czasu zakoczenia spisu na polu spisowym wydawane lub przyjmowane. O ile nie mona unikn ruchu składników majtku zespół spisowy zawiadamia przewodniczcego komisji inwentaryzacyjnej, który moe zarzdzi, aby przyjcie lub wydanie uwzgldni w spisie w oparciu o specjalnie oznaczone dowody przyjcia lub wydania. Na okres inwentaryzacji materiałów wszystkie jednostki powinny zaopatrzy si wczeniej w odpowiednie zapasy. 11.Wyniki spisu z natury rzeczowych składników majtku naley uj na arkuszach spisu z natury. Zespoły spisowe wypełniaj wszystkie wiersze i rubryki za wyjtkiem rubryk cena, warto oraz podpisuj arkusze i przedkładaj do podpisania we właciwych miejscach osobom materialnie odpowiedzialnym. Arkusze spisu z natury, jak i materiały pomocnicze uywane przy ustalaniu iloci (arkusze oblicze technicznych, owiadczenia) s dowodami ksigowymi i musz by wypełniane w sposób przewidziany dla dowodów ksigowych. Niedopuszczalne jest wic przerabianie cyfr lub treci, wymazywanie, wyskrobywanie, itp. Niedozwolone poprawki, jak równie wypełnianie zwykłym ołówkiem. Niewłaciwe zapisy naley poprawia przez przekrelenie liczby lub treci nieprawidłowej, wpisanie powyej lub obok liczby lub treci prawidłowej i umieszczenie obok zapisu poprawionego podpisu zespołu spisowego i osoby materialnie odpowiedzialnej. 12.Przy inwentaryzacji składników majtku przy stanie zerowym naley równie wypełni arkusz spisowy przy czym w rubryce ilo naley wpisa O. Bezporednio pod ostatni pozycj naniesion na arkusz spisowy naley poda ostanie numery dowodów przyjcia i wydania materiału bd innych dokumentów przychodowych i rozchodowych oraz umieci klauzul o treci nastpujcej: Niniejszy arkusz zawiera pozycje od 1 do... Pozostałe wolne pozycje arkusza spisu z natury naley skasowa. 21