PHU Polmozbyt Toruń Holding S.A. ZAPYTANIE OFERTOWE

Transkrypt

1 ZAPYTANIE OFERTOWE Toruń; 10/02/2014 W związku z wdrażaniem przez firmę PHU Polmozbyt Toruń Holding S.A. projektu informatycznego pod nazwą Wdrożenie elektronicznego rozwiązania klasy B2B automatyzującego obszar wymiany danych biznesowych między PHU Polmozbyt Toruń Holding S.A. a partnerami biznesowymi zwracamy się z zapytaniem ofertowym dotyczącym realizacji niezbędnych w zakładanym zakresie prac, pogrupowanych wg poniższych etapów: NR UMOWY: UDA-POIG /13-00 ETAPY REALIZACJI ETAP 1. ANALIZA PRZEDWDROŻENIOWA ETAP 2. LICENCJA SYSTEMU B2B ETAP 3. WDROŻENIE, SZKOLENIE I EWALUACJA ZAŁOŻENIA WYMOGÓW REALIZACJI POSZCZEGÓLNYCH ETAPÓW ETAP 1. ANALIZA PRZEDWDROŻENIOWA Określenia wymagań na oprogramowanie, wymagań komunikacji/interfejsów pomiędzy systemami Wnioskodawcy a Partnerów. Analizy te dotyczyć będą zarówno obecnie wykorzystywanego systemu informatycznego Wnioskodawcy (sprzęt, oprogramowanie, procedury, zasoby osobowe) jak i systemów informatycznych współpracujących przedsiębiorstw. Wynikiem przeprowadzonych analiz będzie dokumentacja, stanowiąca specyfikację wymagań na oprogramowanie. Na jej podstawie Dostawca przygotuje odpowiednie oprogramowanie. ETAP 2. LICENCJA SYSTEMU B2B Wskutek wdrożenia systemu B2B nastąpi automatyzacja wszystkich przedstawionych poniżej procesów biznesowych, realizowanych między Wnioskodawcą, a Parterami Biznesowymi. S t r o n a 1

2 1. proces kompleksowej wymiany informacji o klientach CRM PLUS CENTRALA TELEFONICZNA Wdrażany system B2B zakłada implementację zintegrowanego, centralnego systemu CRM połączonego z obecnym systemem B2B oraz skonfigurowanego z Centralą telefoniczną. Umożliwi to integrację wszelkich działań dotyczących obsługi wspólnych Klientów. Rozwiązanie musi zapewnić szybki dostęp do wszelkich danych dotyczących wspólnych Klientów zawartych w bazie CRM, w tym również danych do informacji o wykonanych połączeniach telefonicznych. Założeniem jest także zmiana procesu obsługi klienta, dzięki połączeniu poprzez API Centrali telefonicznej z modułem CRM w obrębie systemu B2B, gdzie już podczas połączenia Klienta z Wnioskodawcą lub Partnerem zostanie umożliwione uzyskanie dostępu do historii serwisowej. Z obecnego systemu B2B, jego danych a także zarchiwizowanych rozmów, możliwe będzie automatyczne przekazanie klienta do właściwego Partnera. Dodatkowo dzięki odpowiednim licencjom centrali telefonicznej zmieni się charakter posługiwania się telefonem komórkowym/ smartfonem, bowiem komórka każdego pracownia będzie miała wirtualny charakter telefonu wewnętrznego zarówno Wnioskodawcy jak i Partnerów. 2. proces przepływu dokumentów zewnętrznych - WORK FLOW W rezultacie implementacji w ramach systemu B2B zaawansowanego i dedykowanego oprogramowania work flow ( moduł biblioteki dokumentów, hurtownia danych ) nastąpi standaryzacja przepływ dokumentów kosztowych zewnętrznych oraz innej ważnej korespondencji. Dzięki podłączeniu systemu do dowolnego skanera będzie możliwość elektronicznego wprowadzenia dokumentu, korespondencji, zdjęcia i powiązania go z odpowiednią sprawą/ klientem, wstępne zadekretowanie celem opisu np. dla działu księgowości oraz udostępnienie w postaci elektronicznej każdemu z Partnerów on-line. Cały proces związany z wytwarzaniem, gromadzeniem, znakowaniem, porządkowaniem i udostępnianie informacji o zdarzeniach serwisowych zostanie w pełni zautomatyzowany. Zrealizowany zostanie zdalny szybki dostęp do uporządkowanych zgodnie z przyjętymi standardami dokumentów określonej kartoteki sprawy niezależnie od ich postaci; możliwość szybkiej identyfikacji brakujących dokumentów oraz podejmowania decyzji na podstawie aktualnych danych on line. 3. proces przekazywania informacji, powiadomień i przypomnień WIRTUALNY PRACOWNIK Efektem wdrożenia w ramach projektu elektronicznego rozwiązania B2B, możliwa będzie pełna automatyzacja wymiany informacji o aktualnych oraz planowanych akcjach promocyjnych, informacjach handlowych, przypomnieniach i zadaniach. Dzięki funkcji tzw. Wirtualnego Pracownika skróci się droga przekazywania od/do Partnera/ów wszelkich tego rodzaju danych. Co ważne będzie to możliwe, zarówno na drodze owej, jak i sms-owej. Dzięki takiemu rozwiązaniu, poprzez wprowadzenie aktywnych linków w przesyłanych sms-ach nastąpi transformacja dostępu do informacji na urządzania mobilne. Smartofon stanie się zewnętrznym narzędziem informacyjno /wspomagającym w zakresie bieżących prac i miejscem zdalnej pamięci. Na bieżąco aktualizowane repozytorium danych o obowiązujących ofertach wyeliminuje konieczność bezpośrednich i czasochłonnych kontaktów celem uzgadniania właściwych założeń cenowych na określony asortyment sprzedażowy. 4. raportowanie geograficzne GEOGRAFIA SPRZEDAŻY Dzięki wdrożeniu systemu B2B usprawnieniu ulegnie proces tworzenia i przesyłania raportów pomiędzy Wnioskodawca a Partnerami. Po wdrożeniu systemu wszelkie informacje dotyczące S t r o n a 2

3 geolokalizacji wielkości sprzedaży, uzyskanej marży, poziomów zakupu wypracowanych przerobów, porównań obszarów miejsc sprzedaży Partnerów, wychwytywania odchyleń od przyjętych normatyw będą automatycznie zaczytywane z systemów Partnerów. ETAP 3. WDROŻENIE, SZKOLENIE I EWALUACJA WDROŻENIE po zakupie licencji na oprogramowanie B2B oraz infrastruktury technicznej związanej z centralą telefoniczną przeprowadzone zostaną działania mające na celu: z jednej strony pełną implementację zakupionego rozwiązania informatycznego klasy B2B w środowisku informatycznym Wnioskodawcy, z drugiej zaś wdrożenie i integrację owego systemu B2B z system centrali telefonicznej ( jako komplementarnej choć zewnętrznej części zakupionego systemu B2B) SZKOLENIE - przeprowadzenie specjalistycznych szkoleń dla pracowników Wnioskodawcy ( 35 osób) po udostępnieniu systemu z zakresu wdrożonego oprogramowania B2B. Zostanie zrealizowanych łącznie 7 dni szkoleniowych w siedzibie PTH, w grupach po 5 dni. EWALUACJA - przeprowadzenie analizy powdrożeniowej wieńczącej realizację projektu : PTH zakupi usługi doradcze o charakterze informatycznym, celem których będzie przeprowadzenie analizy powdrożeniowej oraz opracowanie raportu powdrożeniowego. Zakres ewaluacji obejmować będzie przeprowadzenie weryfikacji uruchomionego systemu B2B zintegrowanego z centralą telefoniczną pod kątem wymogów funkcjonalnych określonych przez Wnioskodawcę, weryfikację komunikacji między systemami Partnerów, weryfikację procesów biznesowych pod kątem ich automatyzacji i optymalizacji ZAŁOŻENIA DOTYCZĄCE INSTALACJI SYSTEMU W ramach usługi związanej z instalacją oprogramowania systemu B2B zostaną przeprowadzone następujące czynności: Instalacja i konfiguracja pilotażowa Przeprowadzenie migracji i połączenie danych z istniejących systemów Instalacja i konfiguracja oprogramowania systemu B2B ZAŁOŻENIA DOTYCZĄCE SKUTKÓW WDROŻENIA Zakładany wpływ wdrożonego systemu klasy B2B na efektywność realizacji ww. procesów biznesowych: optymalizacja czasu przepływu dokumentów związanych z obsługą zdarzeń serwisowych poprzez automatyzację ich generowania, dekretowania oraz kwalifikacji do odpowiedniego zdarzenia skrócenie czasu przetwarzania danych minimalizacja czasu poświęcanego na przygotowywanie wysoko zaawansowanych analitycznie georaportów automatyczne budowanie zestawień na podstawie danych sprzedażowych oraz redukcja ryzyka wystąpienia w nich błędów / niezgodności radykalne skrócenie czasu i zwiększenie poziomu jakości danych w procesie pozyskiwania/wymiany informacji o Kliencie, w zakresie polityki lojalnościowej, historii kontaktów i potrzeb klienta ( efektem czego będzie wzrost jakości obsługi ) optymalizacja komunikacji biznesowej ( radykalne skrócenie czasu procesu wymiany danych dzięki wdrożeniu technologii elektronicznej wymiany danych ) S t r o n a 3

4 ZAŁOŻENIA DOTYCZĄCE STOSOWANEJ TECHNOLOGII Rozwiązanie informatyczne powinno być tak dobrane, aby cechowała je: możliwość jednoczesnej pracy wielu użytkowników możliwość działania systemu w oparciu o serwer działający w chmurze duża odporność na błędy szybkość działania wysoki poziom bezpieczeństwa brak ograniczeń, w zakresie wynikającym z potrzeb firmy, odnośnie integracji innych systemów firmy oraz z systemami przedsiębiorców współpracujących implementacja standardu EDI lub równoważnym do EDI WARUNKI REALIZACJI ZAMÓWIENIA TERMINY Data rozpoczęcia realizacji: od 10 marca 2014 Data zakończenia realizacji: maksymalnie do 15 grudnia 2014, w założonych ramach czasowych wskazanych na załączniku nr 1. UWAGA WARUNKIEM PRZYSTĄPIENIA DO KONKURSU JEST AKCEPTACJA DATY ZAKOŃCZENIA REALIZACJI PROJEKTU. MIEJSCA WDROŻENIA Zasadniczy zakres prac związanych z realizacją projektu przebiegał będzie w siedzibie firmy w Toruniu. ul. SZOSA BYDGOSKA, nr 82, TORUN, tam zostanie zlokalizowana licencja na oprogramowanie. Ponadto konieczne będzie wdrożenie systemu w oddziałach tj: - oddział w Grudziądzu, ul. Paderewskiego 29 - oddział we Włocławku, ul. Toruńska odział w Bydgoszczy, al. Jana Pawła 155 Partnerzy projektu mają swoje siedziby w Koninie oraz w Krakowie. WYMAGANIA WZGLĘDEM DOSTAWCY Własne rozwiązania informatyczne: Wymagane jest posiadane własnych rozwiązań informatycznych klasy ERP, na bazie których będzie możliwość wdrożenia/realizowania/automatyzowania w/w procesów i ich odpowiednie dostosowanie do charakteru bieżącej pracy POLMOZBYT TORUŃ S.A.. Architektura oprogramowania: Wskazane jest, aby Dostawca miał doświadczenie w realizacji systemów na rynku motoryzacyjnym. Warunkiem koniecznym jest jednak, aby system był otwarty na realizację na serwerach umieszczonych w chmurze. Odpowiednie informacje w zakresie dzierżawy serwera zostaną przekazane we właściwym czasie. S t r o n a 4

5 KRYTERIA OCENY OFERTY CENA - 80%, Kryterium liczone wg zasady: SYSTEM I DOSTAWCA - 20%, Kryterium liczone wg zasady: Własne rozwiązania: maks. można uzyskać 10 pkt Architektura oprogramowania i stosowane rozwiązania: maks. 10 pkt Razem maksymalnie - 20 pkt SPOSÓB I DATA ZŁOŻENIA OFERT: Oferty zawierające opis Państwa systemu wraz z informacja o założeniach dostosowania do wymaganych kryteriów prosimy składać w terminie do 24 lutego 2014, poprzez przesłanie oferty pocztą na adres siedziby firmy. Liczy się data stempla pocztowego/data nadania kuriera. Prosimy o podanie terminu ważności Państwa oferty. Prosimy o przesłanie opisu proponowanego rozwiązania, Państwa Systemu oraz o złożenie oferty cenowej, wg wzoru zał. nr 1. Ewentualne pytania dotyczące zakresu realizacji systemu prosimy kierować do: Jacek.turowski@polmozbyt.torun.pl w temacie prosimy o wpisanie system B2B Z poważaniem; Adam Obidowski Prokurent S t r o n a 5

6 ZAŁĄCZNIK nr 1 PHU Polmozbyt Toruń Holding S.A. Tabelka cenowa: Lp. Wyszczególnienie działań Wymagania czasowe poszczególnych działań Oferta cenowa [netto w pln] 1. ANALIZA PRZEDWDROŻENIOWA do 30/04/ LICENCJA NA OPROGRAMOWANIE B2B do 31/07/ WDROŻENIE, SZKOLENIE I EWALUACJA do 15/12/2014 Informacja o Systemie: RAZEM Czy Państwa system jest autorskim rozwiązaniem, czy też bazuje na innych aplikacjach? Czy architektura system pozwala na podłączanie Partnerów, wg wskazanych założeń? Ilość wdrożeń o podobnych parametrach? Termin ważności oferty: Podpis; S t r o n a 6