WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

Transkrypt

1 WOJEWODA ZACHODNIOPOMORSKI Znak sprawy S JA Egz. 1 Szczecin, dnia stycznia 2016 r. Pani Katarzyna Wojcińska Klub Dziecięcy Skarb Malucha ul. Szpilkowa Police WYSTĄPIENIE POKONTROLNE z ustaleń dokonanych w trakcie kontroli w trybie zwykłym, przeprowadzonej w dniu 15 grudnia 2015 r., zadania objętego dofinansowaniem w ramach Resortowego programu rozwoju instytucji opieki nad dziećmi w wieku do lat 3 MALUCH realizowanym w roku 2014, na podstawie umowy Nr 152/S4/M3/2014 z dnia 29 lipca 2014 r. Nazwa i adres jednostki kontrolowanej: Klub Dziecięcy Skarb Malucha Katarzyna Wojcińska, ul. Szpilkowa 8, Police Termin przeprowadzenia czynności kontrolnych: 15 grudnia 2015 r. Czynności kontrolne zostały przeprowadzone przez zespół inspektorów Wydziału Spraw Społecznych Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Szczecinie w składzie: Jacek Araś Kierownik Oddziału osoba kierująca zespołem, Małgorzata Kruszewska starszy inspektor wojewódzki, na podstawie upoważnienia do kontroli Nr 8/2015 z dnia 07 grudnia 2015 r., wydanego przez Wojewodę Zachodniopomorskiego. Podstawa prawna przeprowadzenia kontroli: Kontrolę przeprowadzono na podstawie: - art. 6 ust. 4 pkt 4 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092), - 8 Umowy Nr 152/S4/M2/2014, z dnia 29 lipca 2014 r. zawartej w sprawie udzielenia wsparcia finansowego na realizację zadań określonych w Resortowym programie rozwoju instytucji opieki nad dziećmi w wieku do lat 3 Maluch, realizowanym w roku 2014, i w ogłoszeniu konkursowym OTWARTY KONKURS OFERT NA FINANSOWE WSPIERANIE ZADAŃ ZAKRESU ROZWOJU INSTYTUCJI OPIEKI NAD DZIEĆMI W WIEKU DO LAT 3 MALUCH - edycja 2014 W ROKU 2014 Moduł 3. Imię i Nazwisko kierownika jednostki kontrolowanej: 1. Katarzyna Wojcińska Właściciel firmy Klub Dziecięcy Skarb Malucha Katarzyna Wojcińska. Zachodniopomorski Urząd Wojewódzki w Szczecinie ul. Wały Chrobrego 4, Szczecin tel , , fax , wojewoda@szczecin.uw.gov.pl Informacja dla Obywatela tel lub

2 Okres objęty kontrolą: Od dnia 01 kwietnia 2014 r. do dnia przeprowadzenia kontroli w 2015 r. Miejsce kontroli: Kontrolę przeprowadzono w siedzibie jednostki kontrolowanej tj.: Klub Dziecięcy Skarb Malucha Katarzyna Wojcińska, ul. Szpilkowa 8, Police, oraz placówkach: Żłobek Skarb Malucha, Niekłończyca 8A, Police, Klub Dziecięcy Skarb Malucha, ul. Słowiańska 11, Police. Uczestnicy kontroli udzielający informacji i wyjaśnień ze strony Beneficjenta: 1. Katarzyna Wojcińska Właściciel firmy Klub Dziecięcy Skarb Malucha Katarzyna Wojcińska. Adnotacja o wpisie do książki kontroli: Kontrolę wpisano do Książki kontroli firmy Klub Dziecięcy Skarb Malucha Katarzyna Wojcińska, pod numerem 8, w dniu 15 grudnia 2015 r. Przedmiot kontroli: Realizacja zadań określonych w Resortowym programie rozwoju instytucji opieki nad dziećmi w wieku do lat 3 Maluch realizowanym w roku 2014, zgodnie z Umową Nr 152/S4/M3/2014 z dnia 29 lipca 2014 r. Cel kontroli: Cel główny: sprawdzenie prawidłowości realizacji i rozliczenia zadania objętego dofinansowaniem na podstawie Umowy Nr 152/S4/M3/2014 z dnia 29 lipca 2014 r. Cel szczegółowy (priorytetowy): Sprawdzenie zgodności realizacji dofinasowanego zadania z założeniami Resortowego programu Maluch edycja 2014 moduł 3 w zakresie obniżania przez Beneficjenta miesięcznych opłat wnoszonych przez rodziców za dziecko uczęszczające do instytucji opieki nad dziećmi za okres otrzymywania dotacji o kwotę równą otrzymanej kwocie dotacji na 1 miejsce opieki. Sprawdzenie dochowania minimalnego okresu funkcjonowania dofinansowanych na podstawie Umowy Nr 152/S4/M3/2014 z dnia 29 lipca 2014 r. miejsc opieki nad dziećmi w wieku do lat 3. Zakres kontroli: 1. Wykonanie zadania pod względem merytorycznym i jego zgodność z przedstawioną przez Beneficjenta ofertą i sprawozdaniem z realizacji zadania, w tym: a. prawidłowość wykorzystania środków finansowych w zakresie obniżania przez Beneficjenta miesięcznych opłat wnoszonych przez rodziców za dziecko uczęszczające do instytucji opieki nad dziećmi za okres otrzymywania dotacji o kwotę równą otrzymanej kwocie dotacji na 1 miejsce opieki, b. zgodność ponoszonych wydatków kwalifikowalnych z planowanym przeznaczeniem, c. terminowość realizacji zadania oraz złożenia rozliczenia końcowego, d. wpis placówki do rejestru gminy i termin uruchomienia, e. dochowanie minimalnego okresu funkcjonowania dofinansowanych miejsc opieki nad dziećmi w wieku do lat Finansowe rozliczenie dotacji z rezerwy celowej budżetu państwa przekazanej w 2014 r. na realizację zadania, w tym: a. posiadanie dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków, b. terminowość wykorzystania i zwrotu dotacji. 2

3 Opis ustaleń kontroli, ze wskazaniem podstaw prawnych dokonanych ustaleń. W wyniku sprawdzenia realizacji zadania na podstawie i zgromadzonych akt kontroli, ocenia się realizację przedmiotowego projektu pozytywnie. Ocena ogólna zawiera następujące oceny cząstkowe: 1) pozytywna pod względem merytorycznym i zgodności z przedstawioną przez Beneficjenta ofertą i złożonym sprawozdaniem z realizacji zadania, 2) pozytywna pod względem finansowego rozliczenia dotacji z rezerwy celowej na realizację zadania. Wskazane powyżej oceny zostały oparte na następujących ustaleniach. 1. Na ogłoszony przez Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej konkurs w ramach Resortowego programu rozwoju instytucji opieki nad dziećmi w wieku do lat 3 Maluch, Beneficjent złożył ofertę, która wpłynęła do Wydziału Spraw Społecznych Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Szczecinie (czyt. dalej: WSS ZUW w Szczecinie) w dniu r. W dniu r. wpłynęło do WSS ZUW w Szczecinie oświadczenie o przyjęciu dotacji, oświadczenie o braku możliwości odzyskania podatku VAT od poniesionych w ramach realizacji zadania kosztów kwalifikowalnych, uaktualniona oferta konkursowa zgodna z przyznaną dotacją, uaktualnione kosztorysy szczegółowe realizacji zadania zgodne z przyznaną dotacją. Kosztorysy przewidywały do poniesienia w 2014 r. wydatki kwalifikowalne na: wynagrodzenia pracowników, opłaty za: czynsze, telefon, prąd, gaz, catering, środki czystości, materiały biurowe w kwotach: dla żłobka w kwocie ,00 zł, dla klubu dziecięcego w kwocie zł, co daje łączną kwotę ,00 zł. W dniu r. podpisano Umowę Nr 152/S4/M3/2014 na realizację zadania. Termin realizacji zadania ustalono od r. do r. Dotacja została wykorzystana zgodnie z przeznaczeniem tj.: 1. Obniżanie przez Beneficjenta miesięcznych opłat wnoszonych przez rodziców za dziecko uczęszczające do instytucji opieki nad dziećmi za okres otrzymywania dotacji o kwotę równą otrzymanej kwocie dotacji na 1 miejsce opieki zgodnie z zapisami 1 ust. 13 umowy Nr 152/S4/M3/2014, z dnia 29 lipca 2014 r. 2. Pokrywanie wydatków kwalifikowalnych związanych z bieżącym utrzymaniem miejsc opieki nad dziećmi w wieku do lat 3 w żłobku i klubie dziecięcym w zakresie: wynagrodzeń pracowników wraz z pochodnymi, opłaty za czynsze, opłaty za media (telefon, prąd, gaz), catering, zakupy środków czystości, zakupy materiałów biurowych. Na potwierdzenie poniesionych wydatków beneficjent przedstawił oryginały dokumentów: 1. Dowody wpłaty KP potwierdzające wnoszone opłaty przez rodziców. 2. Dowody wypłaty KW potwierdzające przekazywanie przez Beneficjenta środków z uzyskanej w ramach programu dotacji wszystkim rodzicom. 3. Listy płac za okres kwiecień grudzień 2014 r. 4. Faktury dokumentujące opłaty za media, zakup usług cateringowych, zakupy: materiałów biurowych i środków czystości. 3

4 W dniu przeprowadzenia kontroli tj. 15 grudnia 2015 r. Beneficjent okazał oryginały dokumentów potwierdzające wniesienie przez rodziców opłat za pobyt dzieci w Żłobku Skarb Malucha, Niekłończyca 8A oraz Klubie Dziecięcym Skarb Malucha, ul. Słowiańska 11, Police w okresie kwiecień grudzień 2014 r. W wyniku przeprowadzonej analizy przedstawionych do kontroli dowodów wpłat KP kontrolujący potwierdzili zgodność kwot wpłaconych przez rodziców z rozliczeniami dotacji za miesiąc poprzedni, na podstawie faktycznej liczby dzieci uczęszczających do żłobka i klubu dziecięcego jakie zostały przekazane do WSS ZUW w Szczecinie za miesiące kwiecień grudzień 2014 r. Jednocześnie podczas czynności kontrolnych stwierdzono, że Beneficjent przekazał uprawnionym rodzicom środki z uzyskanej w ramach programu dotacji za wszystkie dzieci w formie wypłat gotówkowych potwierdzonych dokumentami KW. Powyższe powoduje prawidłowe wykonanie zapisów 1 ust. 13 umowy Nr 152/S4/M3/2014, z dnia 29 lipca 2014 r. (dowód: akta kontroli od str. nr 13 do str. nr 24) Na podstawie Statutów: 1. Żłobka Skarb Malucha mieszczącego się w Policach, Niekłończyca 8a, 2. Klubu Dziecięcego Skarb Malucha mieszczącego się w Policach przy ul. Słowiańskiej 11, oraz Regulaminów Organizacyjnych oraz ustnych wyjaśnień właściciela stwierdzono, że ww. instytucje prowadzone są przez podmiot będący osobą fizyczną w formie jednoosobowej działalności gospodarczej. Żłobek i Klub Dziecięcy wykonują zadania dotyczące opieki nad dziećmi w wieku do lat 3 zgodnie z ustawą z dnia 4 lutego 2011 r. o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3 (Dz. U. z 2013 r., poz.1457). Nadzór nad obiema instytucjami w zakresie warunków i jakości świadczonej opieki sprawuje Burmistrz Polic. (dowód: akta kontroli od str. nr 25 do str. nr 40) Wpis Żłobka do rejestru żłobków i klubów dziecięcych prowadzących działalność na terenie Gminy Police prowadzonego przez Burmistrza Polic, dokonano w dniu r. pod nr 1/2014. W 2014 roku w żłobku funkcjonowała jedna grupa 30 dzieci dofinansowywana w ramach Programu MALUCH. Na dzień kontroli zapisanych wg listy obecności było 30 dzieci, a w placówce przebywało 26 dzieci. Przed uzyskaniem wpisu do rejestru żłobków i klubów dziecięcych została przeprowadzona kontrola w zakresie ochrony przeciwpożarowej przez Komendę Powiatowej Państwowej Straży Pożarnej w Policach wynik kontroli pozytywny. W okresie objętym kontrolą w siedzibie żłobka zostały przeprowadzone między innymi: kontrole sanitarne, okresowa kontrola przewodów kominowych, przegląd techniczny instalacji gazowej, wszystkie z wynikiem pozytywnym. Wpis Klubu Dziecięcego do rejestru żłobków i klubów dziecięcych prowadzących działalność na terenie Gminy Police prowadzonego przez Burmistrza Polic, dokonano w dniu r. pod nr 1/2012. W roku 2014 w klubie dziecięcym funkcjonowała jedna grupa 13 dzieci dofinansowywana w ramach Programu MALUCH. Na dzień kontroli zapisanych wg listy obecności było 13 dzieci, a w placówce przebywało 12 dzieci. 4

5 Przed uzyskaniem wpisu do rejestru żłobków i klubów dziecięcych została przeprowadzona kontrola sanitarna w zakresie spełnienia wymagań higienicznych i zdrowotnych w lokalu przeznaczonym na prowadzenie klubu dziecięcego przez Państwowego Powiatowego Inspektora Sanitarnego w Policach oraz kontrola w zakresie ochrony przeciwpożarowej przez Komendę Powiatowej Państwowej Straży Pożarnej w Policach wyniki kontroli pozytywne. W okresie objętym kontrolą w siedzibie klubu dziecięcego zostały przeprowadzone między innymi: kontrole sanitarne, okresowa kontrola przewodów kominowych, przegląd techniczny instalacji gazowej, wszystkie z wynikiem pozytywnym. Ww. fakty potwierdzają prawidłowe dochowywanie przez beneficjenta minimalnego okresu funkcjonowania dofinansowanych na podstawie Umowy Nr 152/S4/M3/2014 z dnia 29 lipca 2014 r. miejsc opieki nad dziećmi w wieku do lat 3 w obydwu placówkach. (dowód: akta kontroli od str. nr 41 do str. nr 114) Pierwotna wersja sprawozdania z realizacji zadania sporządzona r. wpłynęła do WSS ZUW w Szczecinie w dniu r. W dniu r. Beneficjent złożył do WSS ZUW w Szczecinie korektę sprawozdania z realizacji zadania. W trakcie kontroli w dniu 15 grudnia 2015 r. potwierdzono zgodności informacji zawartych w sprawozdaniu z realizacji zadania ze stanem faktycznym. 2. Na podstawie Umowy Nr 152/S4/M3/2014 zawartej w dniu 29 lipca 2014 r., przyznana została dotacja przez Wojewodę Zachodniopomorskiego w ramach: a. Działu Pozostałe zadania w zakresie polityki społecznej, rozdziału Żłobki, Dotacja celowa z budżetu na finansowanie lub dofinansowanie zadań zleconych do realizacji pozostałym jednostkom niezaliczonym do sektora finansów publicznych w łącznej kwocie zł. Dotacja została przekazana na rachunek podmiotu w trzech transzach: 10 listopada 2014 r. kwotę zł, 24 listopada 2014 r. kwotę zł, 8 grudnia 2014 r. kwotę zł. W dniu 31 grudnia 2014 r. Beneficjent dokonał zwrotu niewykorzystanej dotacji w kwocie 34 zł. b. Działu Pozostałe zadania w zakresie polityki społecznej, rozdziału Kluby dziecięce, Dotacja celowa z budżetu na finansowanie lub dofinansowanie zadań zleconych do realizacji pozostałym jednostkom niezaliczonym do sektora finansów publicznych w łącznej kwocie zł. Dotacja została przekazana na rachunek podmiotu w trzech transzach: 10 listopada 2014 r. kwotę zł, 24 listopada 2014 r. kwotę zł, 8 grudnia 2014 r. kwotę zł. (dowód: akta kontroli od str. nr 115 do str. nr 116) 5

6 Właściciel kontrolowanej jednostki przygotował i przedstawił dokumenty księgowe potwierdzające poniesione wydatki objęte umową, z których kontrolujący dokonali wyboru 16 dowodów księgowych - faktury VAT, listy płac. Powyższe dokumenty zostały opisane i zaksięgowane. Dokumenty finansowe posiadają prawidłowe opisy wskazujące źródło pochodzenia środków finansowych. Ustalenia te dokonano na podstawie okazanych oryginałów dowodów księgowych. Do akt kontroli dołączono kopie wybranych faktur i list płac. (dowód: akta kontroli od str. nr 117 do str. nr 160) W aktach kontroli ujęto zestawienie skontrolowanych dowodów księgowych (tabela nr 1) (dowód: akta kontroli od str. nr 161 do str. nr 162) Wystąpienie pokontrolne sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach i w jednym egzemplarzu przekazano kierownikowi jednostki kontrolowanej odpowiedzialnej za realizację zadania. Do ustaleń kontroli nie wniesiono zastrzeżeń. W związku z pozytywną oceną jednostki odstępuję od wydania zaleceń pokontrolnych. Zgodnie z art. 48 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092) od wystąpienia pokontrolnego nie przysługują środki odwoławcze.... (Podpis i pieczątka kierownika jednostki kontrolującej lub osoby upoważnionej) 6