ZK-IV Łódź, dnia 17 lipca 2015 r.

Transkrypt

1 WOJEWODA ŁÓDZKI Egz. Nr ZK-IV Łódź, dnia 17 lipca 2015 r. Pan Dariusz Kubus Wójt Gminy Andrespol Wystąpienie pokontrolne z kontroli problemowej w Urzędzie Gminy w Andrespolu 1. Nazwa i adres jednostki kontrolowanej: Urząd Gminy w Andrespolu Andrespol ul. Rokicińska 126 Regon: NIP: Kierownikiem jednostki kontrolowanej jest Wójt Gminy Andrespol, Pan Dariusz Kubus (zaświadczenie z dnia 22 listopada 2010 r. - załącznik nr 1 akt kontroli, zaświadczenie z dnia 24 listopada 2014 r. załącznik nr 2 akt kontroli). Osobą odpowiedzialną za realizację zadań z zakresu obrony cywilnej w okresie objętym kontrolą, jest Pan Wojciech Darnowski, zatrudniony na stanowisku ds. obrony cywilnej. 2. Kontrolę przeprowadził Zespół Kontrolerów w składzie: Łódzki Urząd Wojewódzki w Łodzi Wydział Bezpieczeństwa i Zarządzania Kryzysowego Łódź, ul. Piotrkowska 104, tel.: (+48) , fax: (+48) Elektroniczna Skrzynka Podawcza epuap: /lodzuw/skrytka zk@lodz.uw.gov.pl;

2 a) Elżbieta Drelich Kierownik Zespołu Kontrolerów - Starszy Inspektor w Oddziale Obrony Cywilnej WBiZK ŁUW w Łodzi, b) Piotr Stępniak Kontroler Inspektor Wojewódzki w Oddziale Obrony Cywilnej WBiZK ŁUW w Łodzi, c) Urszula Kręcisz Kontroler Specjalista w Oddziale Obrony Cywilnej WBiZK ŁUW w Łodzi na podstawie upoważnień do kontroli nr 10/2015 z dnia 9 czerwca 2015r., 11/2015 z dnia 9 czerwca 2015r, 12/2015 z dnia 9 czerwca 2015r. 3.Czynności kontrolne podjęte i zakończone zostały w dniu 12 czerwca br. 4. Działając zgodnie z art. 175 ust. 1 pkt 2 i art. 175 ust. 2 pkt 5 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 poz. 885 z późn. zm.) oraz w związku z 3 pkt 1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 25 czerwca 2002 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Szefa Obrony Cywilnej Kraju, szefów obrony cywilnej województw, powiatów i gmin (Dz. U. Nr 96, poz. 850) przeprowadzona została kontrola problemowa w trybie zwykłym realizacji zadań w zakresie Obrony Cywilnej. Przedmiotowy zakres kontroli: weryfikacja oryginałów dokumentacji służącej rozliczeniom dotacji, prawidłowość wykorzystywania i przechowywania zakupionego z dotacji sprzętu i wyposażenia OC, analiza sposobu wykorzystania dotacji w latach ubiegłych. Okres objęty kontrolą obejmował realizację zadań od dnia 1 stycznia 2014 r. do dnia kontroli. 5. Opis stanu faktycznego i prawnego: Kontrolą objęto : - prawidłowość wykorzystania dotacji udzielonych z budżetu Wojewody Łódzkiego, pod względem zgodności z przeznaczeniem oraz wysokości wykorzystanej dotacji a stopniem realizacji zadań przewidzianych do sfinansowania dotacją, - udokumentowanie wydatków stosownymi fakturami, rachunkami oraz potwierdzeniami przelewów, - prawidłowość zapisów o przeznaczeniu wydatków na potrzeby Obrony Cywilnej, 2

3 - prawidłowe zaewidencjonowanie sprzętu OC oraz założenie i prowadzenie książek inwentarzowych sprzętu, materiałów i wyposażenia OC zakupionego z dotacji i powierzonego na rzecz jednostki przez Szefa Obrony Cywilnej Województwa, - wyznaczenie pracownika i odpowiednie udokumentowanie zapisu o materialnej odpowiedzialności za sprzęt i wyposażenie OC znajdujące się w magazynie, - ubezpieczenie sprzętu zakupionego z dotacji i powierzonego na rzecz jednostki przez Szefa Obrony Cywilnej Województwa, - prawidłowe składowanie sprzętu i wyposażenia OC w pomieszczeniach spełniających normy i przepisy przeciwpożarowe., - prawidłowe zmagazynowanie (ułożenie na półkach/ regałach/ skrzyniach) oraz konserwacja sprzętu, - prowadzenie dziennika konserwacji, - utworzenie planu ewakuacji sprzętu z magazynu, - prawidłowość wykorzystania sprzętu i wyposażenia OC (procedury wydawania sprzętu OC). W trakcie trwania czynności kontrolnych Zespół Kontrolerów ustalił, iż: Zgodnie z analizą sposobu wydatkowania dotacji celowych z budżetu Wojewody Łódzkiego na realizację zadań OC (załącznik nr 3 akt kontroli), przygotowaną na potrzeby kontroli, zespół kontrolerów stwierdził, iż Szef Obrony Cywilnej Gminy Andrespol: od 2007 r. przeznacza niewielkie środki finansowe na zakup sprzętu i wyposażenia OC, służących realizacji zadań OC na podległym sobie terenie. Zakupy sprzętu i wyposażenia OC finansowane są przede wszystkim ze środków z dotacji Wojewody Łódzkiego, koszty ubezpieczenia sprzętu, materiałów i wyposażenia pokrywa z własnych środków finansowych (bez wyodrębniania ich przy rozliczaniu dotacji). Dotacja udzielona w 2014 r. z budżetu Wojewody Łódzkiego, w wysokości zł została wydatkowana na zakup lornetki, worków przeciwpowodziowych, sznurka i plandeki. Przedmiotowe wydatki zadysponowane zostały na realizację zadań Obrony Cywilnej, na potrzeby Formacji Obrony Cywilnej Gminy Andrespol. Zakup lornetki zadysponowany został na potrzeby Formacji OC: Drużyny Zabezpieczenia Lotniczego Pogotowia Ratunkowego i Drużyny Wykrywania i Alarmowania. Według oświadczeń Pana Wojciecha 3

4 Darnowskiego Drużyna Zabezpieczenia Lotniczego Pogotowia Ratunkowego działa na zasadzie podpisanej umowy brak wydanego zarządzenia Wójta Gminy o powołaniu takiej formacji. Przedmiotowe wydatki udokumentowane zostały dokumentami: faktura VAT nr FVS/14/4862 z dnia 13 listopada 2014r., faktura VAT nr 806/14 z dnia 18 listopada 2014r., faktura VAT nr 879/11/14 z dnia 12 listopada 2014r. opatrzone drugostronnie zapisem o przeznaczeniu wydatków na potrzeby obrony cywilnej (załączniki nr 4, nr 5 i nr 6). Kontrolowana jednostka posiada ubezpieczenie od wszystkich ryzyk w tym ubezpieczenie pozostałych środków trwałych, wyposażenia Polisa 9802/ w okresie r. do r. i Polisa 9802/ w okresie r. do r. ( załącznik 7 i 8 akt kontroli). W kontrolowanej jednostce nie ma ewidencji sprzętu, materiałów i wyposażenia OC zakupionego z środków własnych i dotacji udzielonych z budżetu Wojewody Łódzkiego, będących własnością jednostki, znajdujących się w dyspozycji Wójta Gminy Andrespol Szefa Obrony Cywilnej Gminy. Istnieje książka inwentarzowa z wyodrębnieniem sprzętu będącego własnością Skarbu Państwa, powierzonego na rzecz jednostki przez Wojewodę Łódzkiego Szefa Obrony Cywilnej Województwa, a pozostającego w dyspozycji Wojewody. Ewidencjonowanie prowadzone jest w sposób niedokładny i nierzetelny. Brak zapisów ruchów magazynowych po likwidacji sprzętu w 2014r. i brak zapisów o sprzęcie przekazanym na rzecz Urzędu Gminy Andrespol. Ostatnie podsumowanie stanów magazynowych na 2003 r. Sprzęt, materiały i wyposażenie OC zakupione z dotacji oraz powierzone na rzecz jednostki przez Szefa Obrony Cywilnej Województwa, magazynowane są w kilku różnych pomieszczeniach. Osobą odpowiedzialną za realizację zadań będących przedmiotem kontroli, zgodnie z zakresem czynności pracownika referatu ogólnego i spraw obywatelskich (załącznik nr 9 akt kontroli) i zakresem obowiązków magazyniera Gminnego Magazynu Obrony Cywilnej i Przeciwpowodziowej (załącznik nr 10 akt kontroli) jest Pan Wojciech Darnowski. Zgodnie z przedmiotowym zakresem obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności do zakresu obowiązków Pana Wojciecha Darnowskiego należy m.in.: - prowadzenie spraw z zakresu obronności i obrony cywilnej, - prowadzenie spraw związanych z wyposażeniem i funkcjonowaniem gminnego magazynu Obrony Cywilnej, - przyjmowanie i wydawanie sprzętu na podstawie dokumentów magazynowych, 4

5 - prowadzenie ewidencji sprzętu, ewidencji ruchu sprzętu, konserwacji sprzętu zgodnie z przepisami, - przyjęcie odpowiedzialności materialnej za powierzony sprzęt, urządzenia, ruchomości i pomieszczenia magazynowe. Celem skontrolowania sposobu prowadzenia gminnego magazynu OC Zespół Kontrolerów dokonał oględzin ww. pomieszczeń magazynowych oraz sposobu składowania w nim i konserwacji sprzętu, materiałów i wyposażenia OC. Z przedmiotowych oględzin sporządzony został w obecności Pana Wojciecha Darnowskiego protokół oględzin (załącznik nr 11 akt kontroli). W trakcie oględzin zespół kontrolerów stwierdził, iż: - zakupiony sprzęt z dotacji nie jest składowany w jednym pomieszczeniu, - sprzęt jest nieprawidłowo składowany, brak oznaczeń, rozłożony jest w kilku pomieszczeniach nie spełniających wymogów magazynu, - dwa pomieszczenia, w których znajduje się cześć sprzętu są to typowe pokoje dla pracowników gminy. Sprzęt składowany częściowo w szafach, częściowo na podłodze, - trzecie pomieszczenie, jak oświadcza Pan Wojciech Darnowski ma być docelowym miejscem magazynowania sprzętu. Pomieszczenie nie jest oznakowane. Pomieszczenie wyposażone w gaśnice p-poż. i przyrządy do pomiaru temperatury i wilgotności, - brak procedur (schematu) ewentualnej ewakuacji sprzętu i wyposażenia, - brak ewidencji sprzętu i brak dokumentów magazynowych, - brak procedur wydawania sprzętu z magazynu. Ponadto zespół kontrolerów stwierdził brak zakupionej w 2014 r. z dotacji lornetki, brak dokumentów z przyjęcia i wydania ze stanu magazynowego. Zespół Kontrolerów w dniu 12 czerwca podczas czynności kontrolnych poinformował Szefa Obrony Cywilnej Gminy Wójta Gminy Andrespol, Pana Dariusza Kubusa o zaistniałych nieprawidłowościach. 6. Ocena skontrolowanej działalności oraz zakres, przyczyny i skutki stwierdzonych nieprawidłowości: - Ocena negatywna została oparta na stwierdzeniu podczas kontroli: - braku rzetelności brak ewidencji sprzętu zakupionego z dotacji, brak dokumentów magazynowych, brak procedur wydawania sprzętu 5

6 - braku gospodarności sprzęt źle składowany, - brak zakupionej lornetki budzi wątpliwość co do miejsca przechowywania i sposobu wykorzystania sprzętu OC, - w związku z brakiem zaprowadzonej ewidencji nie ma możliwości dokładnego sprawdzenia ilości zakupionego z dotacji pozostałego sprzętu i legalności wykorzystania zgodnie z przeznaczeniem. 7. Zalecenia i wnioski pokontrolne. W związku ze stwierdzeniem licznych nieprawidłowości wnioskuje się o: a) prowadzenie rzetelnej, prawdziwej (zgodnej ze stanem rzeczywistym) ewidencji sprzętu OC, w tym przyjęcie właściwego sposobu ewidencjonowania sprzętu, materiałów i wyposażenia OC z oddzieleniem ewidencji sprzętu zakupionego ze środków własnych i z dotacji udzielonych z budżetu Wojewody Łódzkiego (sprzęt stanowiący własność UG Andrespol) od ewidencji sprzętu OC powierzonego na rzecz jednostki przez Wojewodę Łódzkiego Szefa Obrony Cywilnej Województwa, a pozostającego w dyspozycji Wojewody; b) zapewnienie odpowiednich warunków przechowywania sprzętu/wyposażenia OC - w oznaczonym jako magazyn Obrony Cywilnej pomieszczeniu, - na regałach z odpowiednim jego oznakowaniem/opisem na kartach materiałowych a także odpowiednich warunków jego konserwacji i eksploatacji; c) stworzenie procedur wydawania sprzętu OC; d) legalne wykorzystywanie sprzętu OC tj. wykorzystywanie go zgodnie z przeznaczeniem. 8. Termin złożenia informacji o wykonaniu zaleceń i wykorzystaniu wniosków: Termin złożenia informacji o wykonaniu zaleceń i wykorzystaniu wniosków ustala się na dzień 31 sierpnia 2015 roku. Informacja powinna zawierać opis podjętych działań mających na celu wykonanie ww. wniosków lub wskazanie przyczyn ich niepodjęcia. 9. Dokonano wpisu do książki kontroli jednostki kontrolowanej w dniu kontroli t.j. 12 czerwca 2015 r. 6

7 10. Egzemplarz wystąpienia pokontrolnego Nr 1 przekazano kierownikowi jednostki kontrolowanej. Pouczenie Od wystąpienia pokontrolnego nie przysługują środki odwoławcze. Z up. WOJEWODY ŁÓDZKIEGO Arkadiusz Makoski Zastępca Dyrektora Wydziału Bezpieczeństwa i Zarządzania Kryzysowego Projekt Wystąpienia pokontrolnego sporządzono w 2 egz. Egz. Nr 1 - Kierownik jednostki kontrolowanej. Egz. Nr 2 - WBiZK ŁUW w Łodzi. 7

8 Potwierdzam zgodność kopii z dokumentem elektronicznym: Identyfikator dokumentu Nazwa dokumentu WYSTĄPIENIE POKONTROLNE - UG Andrespol.doc Tytuł dokumentu WYSTĄPIENIE POKONTROLNE - UG Andrespol.doc Sygnatura dokumentu ZK-IV Data dokumentu :00:00 Skrót dokumentu 020F7A9B729C8BA7CB6DB5FDC014B38CAEE207D7 Wersja dokumentu 1.4 Data podpisu :09:05 Podpisane przez Arkadiusz Makoski Zastępca Dyrektora Wydziału EZD Data wydruku: :33:26 Autor wydruku: Drelich Elżbieta Starszy inspektor 8