U S T AWA. z dnia. o zmianie ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach

Transkrypt

1

2 U S T AWA Projekt z dnia o zmianie ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach Art. 1. W ustawie z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698 i Nr 171, poz oraz z 2014 r. poz. 822) wprowadza si nastpujce zmiany: 1) w art. 5: a) ust. 1 otrzymuje brzmienie: 1. Dokumentacja powstajca w organach pastwowych i pastwowych jednostkach organizacyjnych oraz w organach jednostek samorzdu terytorialnego i samorzdowych jednostkach organizacyjnych, a take napływajca do nich, jest przechowywana przez te organy i jednostki organizacyjne, a nastpnie: 1) dokumentacja stanowica materiały archiwalne jest przekazywana niezwłocznie po upływie 25 lat od jej wytworzenia, z zastrzeeniem ust. 1a pkt 1, art. 32 ust. 1 i art. 38, przepisów wydanych na podstawie ust. 2b oraz odrbnych przepisów, do właciwego archiwum pastwowego, o ile organ lub jednostka organizacyjna nie przekazały wczeniej materiałów archiwalnych do archiwum pastwowego; 2) dokumentacja inna ni wymieniona w pkt 1, zwana dalej dokumentacj niearchiwaln, moe ulec brakowaniu, za zgod dyrektora właciwego archiwum pastwowego, chyba e zgoda ta nie jest wymagana, albo właciwego organu okrelonego w art. 19; dokumentacja niearchiwalna moe by brakowana po upływie okresu jej przechowywania, okrelonego w jednolitym rzeczowym wykazie akt lub kwalifikatorze dokumentacji, o których mowa w art. 6 ust. 2 pkt 2, z uwzgldnieniem okresu przechowywania wynikajcego z odrbnych przepisów, oraz po uznaniu przez organ lub jednostk organizacyjn, e dokumentacja niearchiwalna utraciła dla nich znaczenie, w tym warto dowodow.,

3 2 b) po ust. 1 dodaje si ust. 1a 1g w brzmieniu: 1a.W przypadku gdy ustaje działalno organu lub jednostki organizacyjnej, o których mowa w ust. 1, organ lub jednostka organizacyjna: 1) przekazuj niezwłocznie materiały archiwalne do właciwego archiwum pastwowego; 2) dokumentacj niearchiwaln przekazuj organowi lub jednostce organizacyjnej przejmujcym ich zadania i kompetencje; do organu lub jednostki organizacyjnej przejmujcych dokumentacj niearchiwaln, w zakresie jej ewidencjonowania, przechowywania, zabezpieczania, udostpniania, brakowania i przekazywania do archiwum pastwowego, stosuje si przepisy, jakim podlegał organ lub jednostka organizacyjna przekazujcy dokumentacj. 1b. Jeeli organ lub jednostka organizacyjna, o których mowa w ust. 1, których działalno ustaje, nie przekazały materiałów archiwalnych do archiwum pastwowego, materiały te przejmuje i przekazuje do właciwego archiwum pastwowego organ nadrzdny nad organem lub jednostk organizacyjn, których działalno ustaje, a w przypadku braku takiego organu organ sprawujcy nad nimi nadzór. 1c. Koszty zwizane z przygotowaniem do przekazania i konserwacj materiałów archiwalnych oraz ich przekazaniem do archiwum pastwowego ponosi organ lub jednostka organizacyjna przekazujca materiały archiwalne do archiwum pastwowego. 1d. W przypadku braku organu lub jednostki organizacyjnej przejmujcych zadania i kompetencje organu lub jednostki organizacyjnej, o których mowa w ust. 1, których działalno ustaje, dokumentacj niearchiwaln tego organu lub jednostki przekazuje si organowi nadrzdnemu nad organem lub jednostk organizacyjn, których działalno ustaje, w przypadku braku organu nadrzdnego organowi sprawujcemu nadzór nad organem lub jednostk organizacyjn, których działalno ustaje, a w przypadku braku takiego organu podmiotowi wykonujcemu działalno, o której mowa w art. 51a, po zapewnieniu przez podmiot likwidujcy działalno organu lub jednostki organizacyjnej podmiotowi wykonujcemu działalno, o której mowa w art. 51a, rodków finansowych na dalsze przechowywanie tej dokumentacji.

4 3 1e. Podlegajce przejciu przez archiwum pastwowe materiały archiwalne organu lub jednostki organizacyjnej, o których mowa w ust. 1, których działalno ustała, niezbdne do działalnoci: 1) organu pastwowego lub pastwowej jednostki organizacyjnej nieposiadajcej osobowoci prawnej przejmujcych zadania i kompetencje organu lub jednostki organizacyjnej, których działalno ustała, archiwum pastwowe pozostawia temu organowi lub jednostce, na ich pisemny wniosek, w tym złoony w postaci elektronicznej, na podstawie porozumienia zawartego pomidzy archiwum pastwowym a tym organem lub jednostk; 2) pastwowej osoby prawnej, organu jednostki samorzdu terytorialnego lub samorzdowej jednostki organizacyjnej przejmujcych zadania i kompetencje organu lub jednostki organizacyjnej, których działalno ustała, archiwum pastwowe, na ich pisemny wniosek, w tym złoony w postaci elektronicznej, pozostawia do uywania na podstawie umowy uyczenia tej osobie, organowi lub jednostce; 3) jednostki organizacyjnej niebdcej pastwow lub samorzdow jednostk organizacyjn, przejmujcej zadania i kompetencje organu lub jednostki organizacyjnej, których działalno ustała, archiwum pastwowe, na jej pisemny wniosek, w tym złoony w postaci elektronicznej, moe pozostawi do uywania na podstawie umowy uyczenia tej jednostce. 1f. Porozumienie lub umowa uyczenia, o których mowa w ust. 1e, okrelaj w szczególnoci czas dysponowania materiałami archiwalnymi oraz obowizki biorcego do uywania materiały archiwalne. 1g. Jeeli z dokumentacji organu lub jednostki organizacyjnej, o których mowa w ust. 1, których działalno ustała, nie wydzielono materiałów archiwalnych, do postpowania z t dokumentacj, do czasu wydzielenia tych materiałów, stosuje si odpowiednio przepisy dotyczce postpowania z materiałami archiwalnymi.,

5 4 c) ust. 2 otrzymuje brzmienie: 2. Minister właciwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego, po zasigniciu opinii Naczelnego Dyrektora Archiwów Pastwowych, w drodze rozporzdzenia: 1) okreli: a) metody kwalifikowania i metod klasyfikowania dokumentacji, b) rodzaje oznacze kategorii archiwalnych, c) elementy jednolitego rzeczowego wykazu akt, d) wzór budowy jednolitego rzeczowego wykazu akt, e) wzór budowy kwalifikatora dokumentacji, f) standardy porzdkowania, ewidencjonowania i technicznego zabezpieczania materiałów archiwalnych przed ich przekazaniem do archiwów pastwowych, g) szczegółowy tryb przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów pastwowych, h) szczegółowy tryb brakowania dokumentacji niearchiwalnej, i) właciwo archiwów pastwowych w sprawach, o których mowa w lit. g i h, w tym właciwo archiwów pastwowych dla organów lub jednostek organizacyjnych o charakterze centralnym oraz dla rodzajów przejmowanych materiałów archiwalnych majc na uwadze warto historyczn dokumentacji lub utrat jej znaczenia i potrzeb ochrony dokumentacji przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub utrat oraz kierujc si zakresem stosowania systemów teleinformatycznych w załatwianiu i rozstrzyganiu spraw; 2) moe okreli rodzaje lub typy dokumentacji niearchiwalnej, której brakowanie nie wymaga zgody dyrektora właciwego archiwum pastwowego, kierujc si krótkotrwałym znaczeniem tej dokumentacji oraz tym, e nie stanowiła ona dotychczas materiałów archiwalnych., d) w ust. 3 wprowadzenie do wyliczenia otrzymuje brzmienie: Tryb brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz sposób postpowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacj niearchiwaln w przypadku ustania działalnoci organów lub jednostek organizacyjnych, w tym podległych i nadzorowanych, okrelaj, w drodze zarzdzenia, w odniesieniu do:,

6 5 e) uchyla si ust. 4; 2) w art. 6: a) po ust. 1 dodaje si ust. 1a w brzmieniu: 1a. Zadania, o których mowa w ust. 1, mog by realizowane w ramach elektronicznego zarzdzania dokumentacj, bdcego systemem wykonywania czynnoci kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw, gromadzenia i tworzenia dokumentacji w postaci elektronicznej z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego, o którym mowa w przepisach wydanych na postawie art. 5 ust. 2b., b) ust. 2 otrzymuje brzmienie: 2. Organy i kierownicy jednostek organizacyjnych, o których mowa w ust. 1, w porozumieniu z Naczelnym Dyrektorem Archiwów Pastwowych, okrelaj: 1) instrukcj kancelaryjn okrelajc szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynnoci kancelaryjnych; 2) sposób klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji w formie jednolitego rzeczowego wykazu akt, który okrela klasy, według których w organie lub jednostce organizacyjnej, o których mowa w ust. 1, grupuje si jednolicie, w systemie dziesitnym, dokumentacj powstajc i gromadzon w tych organach i jednostkach oraz ustala dla dokumentacji kwalifikacj archiwaln; jednolity rzeczowy wykaz akt stanowi podstaw oznaczania, rejestracji i grupowania dokumentacji w organie lub jednostce organizacyjnej w chwili wszczynania spraw oraz moe by uzupełniony przez kwalifikator dokumentacji, który okrela kwalifikacj archiwaln jednorodnego rodzaju lub typu dokumentacji; 3) instrukcj w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego lub składnicy akt., c) po ust. 2c dodaje si ust. 2d 2i w brzmieniu: 2d. Wójt (burmistrz, prezydent miasta), starosta, marszałek województwa lub wojewoda, w porozumieniu z dyrektorem właciwego dla ich siedziby archiwum pastwowego, w drodze zarzdzenia, mog dokona uzupełnienia jednolitych rzeczowych wykazów akt, o których mowa w ust. 2b pkt 2, jeeli jest to niezbdne dla klasyfikacji nowych zada i nie narusza konstrukcji klasyfikacji; w przypadku organów zespolonej administracji rzdowej w województwie uzupełnienia

7 6 jednolitych rzeczowych wykazów akt wojewoda dokonuje na wniosek tych organów. 2e. Organ pastwowy moe okreli, w trybie okrelonym w ust. 2, instrukcj kancelaryjn, jednolity rzeczowy wykaz akt, instrukcj w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego lub składnicy akt oraz w miar potrzeby kwalifikator dokumentacji, wspólne: 1) dla urzdu obsługujcego ten organ oraz nadzorowanych i podległych jednostek organizacyjnych albo 2) nadzorowanych i podległych jednostek organizacyjnych. 2f. Wójt (burmistrz, prezydent miasta), starosta lub marszałek województwa mog okreli, w trybie okrelonym w ust. 2, instrukcj kancelaryjn, jednolity rzeczowy wykaz akt, instrukcj w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego lub składnicy akt oraz w miar potrzeby kwalifikator dokumentacji, wspólne dla jednostek nadzorowanych i podległych, których przedmiot działalnoci jest zbliony. 2g. Z dniem wejcia w ycie instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt, instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego lub składnicy akt lub kwalifikatora dokumentacji, o których mowa w ust. 2e i 2f, trac moc odpowiednio instrukcje, jednolity rzeczowy wykaz akt i kwalifikator dokumentacji okrelone na podstawie ust. 2 przez kierownika jednostki organizacyjnej. 2h. Naczelny Dyrektor Archiwów Pastwowych moe upowani dyrektorów archiwów pastwowych do wystpowania w jego imieniu w sprawach, o których mowa w ust. 2, 2e i 2f. 2i. Organy właciwe w sprawach archiwów wyodrbnionych okrelaj instrukcj w sprawie zarzdzania dokumentacj w archiwum wyodrbnionym, okrelajc zasady i tryb postpowania z dokumentacj w tym archiwum., d) ust. 3 otrzymuje brzmienie: 3. Do organów właciwych w sprawach archiwów wyodrbnionych nie stosuje si wymogu porozumienia z Naczelnym Dyrektorem Archiwów Pastwowych w sprawach, o których mowa w ust. 2, 2e i 2i. ;

8 7 3) w art. 9 ust. 1 otrzymuje brzmienie: 1. Materiały archiwalne wchodzce do nieewidencjonowanego niepastwowego zasobu archiwalnego mog by zbywane. W razie ich zbywania w drodze umowy sprzeday, archiwom pastwowym oraz archiwom wyodrbnionym przysługuje prawo pierwokupu tych materiałów, w zalenoci od właciwoci tych archiwów. Do pierwokupu tych materiałów stosuje si przepisy Kodeksu cywilnego. ; 4) w art. 19: a) uchyla si ust. 3, b) ust. 4 otrzymuje brzmienie: 4. Minister Obrony Narodowej moe upowani Szefa Słuby Wywiadu Wojskowego i Szefa Słuby Kontrwywiadu Wojskowego lub osoby przez nich wskazane do wyraania zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej powstałej w wyniku działalnoci jednostek organizacyjnych odpowiednio Słuby Wywiadu Wojskowego i Słuby Kontrwywiadu Wojskowego. ; 5) w art. 21: a) w ust. 1: pkt 4 otrzymuje brzmienie: 4) nadzór nad gromadzeniem, ewidencjonowaniem, przechowywaniem, opracowywaniem, udostpnianiem i zabezpieczaniem materiałów archiwalnych oraz brakowaniem dokumentacji niearchiwalnej;, w pkt 8 kropk zastpuje sirednikiem i dodaje si pkt 9 w brzmieniu: 9) popularyzacja wiedzy o materiałach archiwalnych i archiwach oraz prowadzenie działalnoci informacyjnej i wydawniczej., b) ust. 2 otrzymuje brzmienie: 2. Naczelny Dyrektor Archiwów Pastwowych uprawniony jest do kontroli przestrzegania przepisów o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach przez podmioty wymienione w art. 22. ; 6) po art. 21 dodaje si art. 21a 21d w brzmieniu: Art. 21a. 1. Naczelny Dyrektor Archiwów Pastwowych zawiadamia kierownika kontrolowanej jednostki organizacyjnej, zwanej dalej jednostk kontrolowan, o kontroli, o której mowa w art. 21 ust. 2, nie póniej ni na 7 dni przed dniem rozpoczcia kontroli; od zawiadomienia mona odstpi w przypadku zagroenia dokumentacji zniszczeniem, uszkodzeniem lub utrat.

9 8 2. Kontrol przeprowadza wyznaczony przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Pastwowych pracownik Naczelnej Dyrekcji Archiwów Pastwowych lub archiwum pastwowego, zwany dalej kontrolerem, na podstawie imiennego upowanienia do przeprowadzenia kontroli, po okazaniu dokumentu potwierdzajcego tosamo oraz, w razie potrzeby, odpowiedniego powiadczenia bezpieczestwa. 3. Upowanienie do przeprowadzenia kontroli zawiera: 1) oznaczenie wydajcego upowanienie oraz dat jego wydania; 2) podstaw prawn kontroli; 3) imi, nazwisko i stanowisko słubowe kontrolera; 4) nazw i adres jednostki kontrolowanej; 5) zakres i przedmiot kontroli; 6) okres wanoci upowanienia; 7) podpis wydajcego upowanienie. 4. Kontrolerowi przysługuje prawo do: 1) swobodnego poruszania si na terenie siedziby jednostki kontrolowanej oraz w miejscu wykonywania jej zada w strefach ogólnie dostpnych, a w przypadku stref zamknitych do poruszania si wyłcznie pod nadzorem pracownika wyznaczonego przez kierownika jednostki kontrolowanej; 2) wgldu do dokumentacji dotyczcej zakresu i przedmiotu kontroli lub majcej znaczenie dla ustalenia stanu faktycznego, z zachowaniem przepisów o tajemnicy prawnie chronionej; 3) dania udzielenia ustnych lub pisemnych wyjanie; 4) korzystania z pomocy biegłych. 5. Jeeli w toku kontroli konieczne jest zbadanie zagadnie wymagajcych wiadomoci specjalnych, Naczelny Dyrektor Archiwów Pastwowych, z własnej inicjatywy lub na wniosek kontrolera, powołuje biegłego, okrelajc zakres i przedmiot bada, termin wydania opinii oraz wysoko wynagrodzenia. 6. Kierownik jednostki kontrolowanej jest obowizany do: 1) zapewnienia warunków i rodków niezbdnych do sprawnego przeprowadzenia kontroli; 2) przedstawienia, na danie kontrolera, dokumentacji dotyczcej zakresu i przedmiotu kontroli lub majcej znaczenie dla ustalenia stanu faktycznego;

10 9 3) pisemnego wskazania imienia i nazwiska osoby upowanionej do reprezentowania go podczas kontroli w czasie jego nieobecnoci. 7. Kontroler jest obowizany do zachowania w tajemnicy informacji, które uzyskał w zwizku z wykonywaniem czynnoci słubowych; obowizek ten trwa równie po ustaniu zatrudnienia. Art. 21b. 1. Wyniki kontroli kontroler przedstawia w protokole kontroli. 2. Protokół kontroli zawiera: 1) nazw i adres jednostki kontrolowanej; 2) okrelenie aktu prawnego stanowicego podstaw prawn działania jednostki kontrolowanej; 3) nazw organu, któremu jednostka kontrolowana jest podległa lub który sprawuje nad ni nadzór, i jego adres; 4) imi i nazwisko kierownika jednostki kontrolowanej; 5) imi, nazwisko i stanowisko słubowe kontrolera oraz dat wydania upowanienia do przeprowadzenia kontroli; 6) termin rozpoczcia i zakoczenia kontroli, ze wskazaniem dni bdcych przerwami w kontroli; 7) zakres i przedmiot kontroli; 8) informacj o statucie i regulaminie organizacyjnym jednostki kontrolowanej wraz z opisem jej struktury organizacyjnej; 9) w przypadku jednostki kontrolowanej w stanie likwidacji, upadłoci, w toku przekształcenia lub innych zmian organizacyjnych informacj o terminie rozpoczcia likwidacji, postawienia w stan upadłoci lub wprowadzenia zmian organizacyjnych oraz przewidywanym terminie ich zakoczenia; 10) informacj o dokonanych w przeszłoci zmianach organizacyjnych, które maj wpływ na sposób realizacji przez jednostk kontrolowan zada okrelonych w przepisach o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach; 11) informacj o instrukcji kancelaryjnej, jednolitym rzeczowym wykazie akt, kwalifikatorze dokumentacji i instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego lub składnicy akt obowizujcych w jednostce kontrolowanej; 12) informacj o kontrolach dotyczcych przestrzegania przepisów o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach przeprowadzonych przez inne podmioty;

11 10 13) opis ustalonego w wyniku kontroli stanu faktycznego, w tym stwierdzonych nieprawidłowoci, przyczyn ich powstania, zakresu i skutków oraz imiona, nazwiska i funkcj (stanowisko) osób odpowiedzialnych za nieprawidłowoci; 14) wskazanie podstaw dokonanych ustale; 15) informacj o realizacji zalece pokontrolnych wydanych w wyniku ostatniej kontroli; 16) pouczenie o prawie, sposobie i terminie zgłoszenia zastrzee do ustale zawartych w protokole kontroli oraz o prawie do odmowy podpisania tego protokołu; 17) wzmiank o zgłoszeniu zastrzee do ustale zawartych w protokole kontroli oraz o stanowisku zajtym wobec nich przez kontrolera; 18) omówienie dokonanych w protokole kontroli poprawek, skrele i uzupełnie; 19) podpis kontrolera oraz wskazanie miejsca i daty podpisania protokołu kontroli; 20) podpis kierownika jednostki kontrolowanej oraz wskazanie miejsca i daty podpisania protokołu kontroli albo w przypadku odmowy podpisania protokołu kontroli wzmiank o tym fakcie. 3. Kierownik jednostki kontrolowanej, przed podpisaniem protokołu kontroli, moe zgłosi pisemne umotywowane zastrzeenia do ustale zawartych w protokole kontroli, w terminie 14 dni od dnia jego otrzymania. 4. Kontroler w przypadku zgłoszenia zastrzee do ustale zawartych w protokole kontroli, w terminie 14 dni od dnia ich otrzymania, dokonuje analizy zastrzee i w miar potrzeby podejmuje dodatkowe czynnoci kontrolne. 5. W przypadku stwierdzenia, e zastrzeenia do ustale zawartych w protokole kontroli s zasadne w całoci lub w czci, kontroler zmienia lub uzupełnia protokół kontroli. 6. W przypadku nieuwzgldnienia zastrzee do ustale zawartych w protokole kontroli w całoci kontroler pozostawia protokół kontroli bez zmian. 7. Kierownik jednostki kontrolowanej moe odmówi podpisania protokołu kontroli, składajc w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania pisemne wyjanienie przyczyn odmowy. 8. W przypadku odmowy podpisania protokołu kontroli kontroler dołcza do niego pisemne wyjanienie przyczyn odmowy. 9. Odmowa podpisania protokołu kontroli przez kierownika jednostki kontrolowanej nie stanowi przeszkody do podpisania protokołu przez kontrolera.

12 11 Art. 21c. 1. Naczelny Dyrektor Archiwów Pastwowych, w terminie 2 miesicy od dnia otrzymania protokołu kontroli, przekazuje kierownikowi jednostki kontrolowanej wystpienie pokontrolne. 2. Wystpienie pokontrolne zawiera: 1) oznaczenie wydajcego wystpienie; 2) nazw i adres jednostki kontrolowanej; 3) podstaw prawn kontroli; 4) imi, nazwisko i stanowisko słubowe kontrolera; 5) dat rozpoczcia i zakoczenia kontroli; 6) zakres i przedmiot kontroli; 7) ocen działalnoci jednostki kontrolowanej w zakresie objtym kontrol, w tym stwierdzone nieprawidłowoci; 8) zalecenia dotyczce sposobu usunicia nieprawidłowoci; 9) termin usunicia nieprawidłowoci lub termin opracowania harmonogramu realizacji zalece i jego wdroenia; 10) podpis wydajcego wystpienie; 11) dat podpisania wystpienia. 3. Wystpienie pokontrolne jest przekazywane kierownikowi jednostki kontrolowanej take w przypadku, gdy odmówił on podpisania protokołu kontroli; kierownik jednostki kontrolowanej jest obowizany wykona zalecenia zawarte w wystpieniu pokontrolnym. 4. Kierownik jednostki kontrolowanej, w terminie 21 dni od dnia otrzymania wystpienia pokontrolnego, moe zgłosi pisemne zastrzeenia do oceny i zalece zawartych w wystpieniu pokontrolnym oraz złoy dodatkowe wyjanienia i przedstawi dodatkow dokumentacj. 5. Naczelny Dyrektor Archiwów Pastwowych, w terminie 21 dni od dnia otrzymania zastrzee: 1) zmienia wystpienie pokontrolne i zmienione wystpienie wraz z uzasadnieniem przekazuje kierownikowi jednostki kontrolowanej w przypadku stwierdzenia zasadnoci całoci lub czci zastrzee albo 2) odmawia zmiany wystpienia pokontrolnego i swoje stanowisko wraz z uzasadnieniem przekazuje kierownikowi jednostki kontrolowanej w przypadku nieuwzgldnienia zastrzee w całoci.

13 12 6. Kierownik jednostki kontrolowanej, w terminie okrelonym w wystpieniu pokontrolnym, informuje Naczelnego Dyrektora Archiwów Pastwowych o sposobie wykonania zalece zawartych w tym wystpieniu i działaniach podjtych w celu usunicia nieprawidłowoci lub przyczynach niepodjcia takich działa. 7. Jeeli jednostka kontrolowana nie wykonuje zalece zawartych w wystpieniu pokontrolnym, Naczelny Dyrektor Archiwów Pastwowych wystpuje do organu nadrzdnego nad jednostk kontrolowan albo organu sprawujcego nad ni nadzór z wnioskiem o zastosowanie rodków nadzoru zmierzajcych do usunicia stwierdzonych w trakcie kontroli nieprawidłowoci. Art. 21d. 1. Łczny czas trwania kontroli jednostki kontrolowanej, w tym obejmujcy równie dodatkowe czynnoci kontrolne, o których mowa w art. 21b ust. 4, nie moe w roku kalendarzowym przekracza 30 dni roboczych. 2. Przepisu ust. 1 nie stosuje si do kontroli przeprowadzanej w archiwach pastwowych podległych Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Pastwowych. ; 7) art. 23 otrzymuje brzmienie: Art. 23. Działalno archiwalna obejmuje gromadzenie, ewidencjonowanie, przechowywanie, opracowanie, zabezpieczenie i udostpnianie materiałów archiwalnych oraz prowadzenie działalnoci informacyjnej. ; 8) w art. 24 ust. 1 otrzymuje brzmienie: 1. Minister właciwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego, w drodze rozporzdzenia, tworzy lub łczy archiwa pastwowe oraz ustala ich siedziby i zasig działania albo likwiduje archiwa pastwowe, kierujc si potrzeb zapewnienia prawidłowej organizacji archiwów pastwowych przez dostosowanie ich liczby, charakteru, wielkoci i właciwoci miejscowej do iloci przechowywanych materiałów archiwalnych, a take racjonalnego gospodarowania rodkami finansowymi oraz mieniem archiwów pastwowych. ; 9) art. 28 otrzymuje brzmienie: Art Do zakresu działania archiwów pastwowych naley: 1) kształtowanie pastwowego zasobu archiwalnego; 2) gromadzenie, ewidencjonowanie, przechowywanie, opracowanie, zabezpieczenie i udostpnianie materiałów archiwalnych nalecych do ich zasobu archiwalnego; 3) kontrola postpowania z materiałami archiwalnymi wchodzcymi do pastwowego zasobu archiwalnego i dokumentacj niearchiwaln powstał i zgromadzon

14 13 w organach i jednostkach organizacyjnych, o których mowa w art. 5 ust. 1, bez wzgldu na miejsce i tytuł prawny przechowywania tych materiałów lub dokumentacji, z wyłczeniem organów posiadajcych archiwa wyodrbnione; 4) wydawanie uwierzytelnionych odpisów, wypisów, wycigów i reprodukcji przechowywanych materiałów, a take wydawanie zawiadcze na podstawie tych materiałów; 5) prowadzenie prac naukowych oraz wydawniczych w dziedzinie archiwistyki i dziedzin pokrewnych; 6) popularyzacja wiedzy o materiałach archiwalnych i archiwach oraz prowadzenie działalnoci informacyjnej; 7) wykonywanie zada okrelonych w przepisach o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach lub w przepisach odrbnych. 2. Archiwum pastwowe, za zgod Naczelnego Dyrektora Archiwów Pastwowych, moe powierzy innemu archiwum pastwowemu przeprowadzenie kontroli, o której mowa w ust. 1 pkt Naczelny Dyrektor Archiwów Pastwowych w sprawach, o których mowa w ust. 1 pkt 1 i 3 oraz ust. 2, dotyczcych podległych mu archiwów pastwowych, moe wydawa zarzdzenia. 4. Do kontroli, o której mowa w ust. 1 pkt 3, przepisy art. 21a 21d stosuje si odpowiednio. ; 10) w art. 29: a) w ust. 1 w pkt 6 uchyla si lit. d, b) uchyla si ust. 6; 11) w art. 31 w ust. 1 uchyla si pkt 5; 12) w art. 32 uchyla si ust. 2 i 3; 13) w art. 34 ust. 1 otrzymuje brzmienie: 1. Kierownicy jednostek organizacyjnych, o których mowa w art. 33, s obowizani zapewni: 1) gromadzenie, przechowywanie, ewidencjonowanie i odpowiednie zabezpieczenie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej, tworzcych zasób podległych im archiwów zakładowych;

15 14 2) klasyfikowanie i kwalifikowanie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej, a take przekazywanie materiałów archiwalnych właciwym archiwom pastwowym oraz brakowanie dokumentacji niearchiwalnej. ; 14) w art. 36 w ust. 2 pkt 2 otrzymuje brzmienie: 2) umoliwi właciwemu archiwum pastwowemu nadzór nad brakowaniem dokumentacji niearchiwalnej; ; 15) po art. 36 dodaje si art. 36a w brzmieniu: Art. 36a. Jeeli jednostka, o której mowa w art. 33 i art. 36, posiada struktury terenowe, archiwum zakładowe lub składnic akt mona utworzy odrbnie dla kadej takiej struktury, o ile spełnia ona co najmniej jedno z nastpujcych kryteriów: 1) jest zorganizowan, wyodrbnion i samodzieln całoci połoon w miejscu zidentyfikowanym odrbnym adresem, pod którym lub z którego prowadzona jest działalno; 2) prowadzi działalno o zasigu regionalnym i dla potrzeb regionalnych; 3) posiada dokumentacj przydatn dla potrzeb okrelonych w art. 16 ust. 1 na terenie, na którym jest ona wytwarzana i gromadzona. ; 16) art. 40 otrzymuje brzmienie: Art Prawa i obowizki pracowników Naczelnej Dyrekcji Archiwów Pastwowych i archiwów pastwowych, do których nie maj zastosowania przepisy o słubie cywilnej, okrelaj przepisy o pracownikach urzdów pastwowych. 2. W Naczelnej Dyrekcji Archiwów Pastwowych i archiwach pastwowych mona zatrudnia pracowników naukowych. Do pracowników naukowych stosuje si przepisy art. 39 ust. 2, art. 41, art. 42, art. 43 ust. 1 pkt 1, 2, 4 i 5 oraz ust. 2, 3, 5 i 6, art. 44 ust. 1 i ust. 5 pkt 1 4 i 6, art. 47 ust. 5, art. 59 i art. 60 ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o instytutach badawczych (Dz. U. Nr 96, poz. 618 oraz z 2011 r. Nr 112, poz. 654 i Nr 185, poz. 1092), a w zakresie zasad wynagradzania przepisy o pracownikach urzdów pastwowych. ; 17) w art. 44 dodaje si ust. 4 w brzmieniu: 4. Minister właciwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego, po zasigniciu opinii Naczelnego Dyrektora Archiwów Pastwowych, w drodze rozporzdzenia, okreli warunki i tryb przekazywania do archiwów pastwowych materiałów archiwalnych jednostek organizacyjnych, o których mowa w art. 42, w przypadkach okrelonych w ust. 1 3, uwzgldniajc warto historyczn

16 15 dokumentacji, stan jej uporzdkowania i zewidencjonowania oraz ochron przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub utrat. ; 18) w art. 51c: a) w ust. 1 pkt 1 otrzymuje brzmienie: 1) firm przedsibiorcy oraz jego siedzib i adres;, b) w ust. 3 pkt 1 otrzymuje brzmienie: 1) firm przedsibiorcy oraz jego siedzib i adres; ; 19) art. 51h otrzymuje brzmienie: Art. 51h. 1. Marszałek województwa wykrela z urzdu, w drodze decyzji, wpis w rejestrze w przypadku: 1) wydania decyzji, o której mowa w art. 71 ust. 1 ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalnoci gospodarczej; 2) wydania prawomocnego orzeczenia zakazujcego przedsibiorcy wykonywania działalnoci objtej wpisem; 3) gdy wobec przedsibiorcy ukoczono postpowanie likwidacyjne albo upadłociowe obejmujce likwidacj majtku upadłego. 2. Naczelny Dyrektor Archiwów Pastwowych moe wyda decyzj nakazujc złoenie dokumentacji osobowej i płacowej zgromadzonej przez przedsibiorc, wobec którego wydano decyzj, o której mowa w ust. 1 pkt 1, lub orzeczenie, o którym mowa w ust. 1 pkt 2, na odpłatne przechowywanie we wskazanym archiwum pastwowym, jeeli przedsibiorca został wykrelony z Krajowego Rejestru Sdowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalnoci Gospodarczej, a ponadto istnieje zagroenie zniszczenia zgromadzonej przez przedsibiorc dokumentacji, w szczególnoci na skutek oddziaływania czynników atmosferycznych lub bezprawnego działania osób trzecich, a brak jest podstaw prawnych do jej przekazania innemu podmiotowi do dalszego przechowywania. 3. Przed wydaniem decyzji, o których mowa w ust. 2, Naczelny Dyrektor Archiwów Pastwowych dokonuje oceny dokumentacji w miejscu, w którym si ona znajduje. 4. Decyzji, o której mowa w ust. 2, nadaje si rygor natychmiastowej wykonalnoci.

17 16 5. Przy okrelaniu kosztów przejcia, ewidencjonowania, przechowywania i konserwacji dokumentacji przepisy art. 51p ust. 6 9 oraz art. 51z ust. 4 i 5 stosuje si odpowiednio. ; 20) w art. 51i: a) pkt 3 otrzymuje brzmienie: 3) spółdzielni podlegajcej podziałowi lub połczeniu z inn spółdzielni, nie przechodz na spółdzielnie powstałe w wyniku podziału lub połczenia;, b) dodaje si pkt 4 w brzmieniu: 4) przedsibiorcy niewymienionego w pkt 2 lub 3 podlegajcego podziałowi lub połczeniu, nie przechodz na podmiot powstały w wyniku podziału lub połczenia. ; 21) w art. 51p ust. 6 otrzymuje brzmienie: 6. W przypadku ogłoszenia upadłoci przedsibiorcy, rodki, o których mowa w ust. 1, stanowi danin publiczn w rozumieniu art. 342 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 28 lutego 2003 r. Prawo upadłociowe i naprawcze (Dz. U. z 2012 r. poz i 1529 oraz z 2013 r. poz. 355 i 613). ; 22) w art. 51u ust. 2 otrzymuje brzmienie: 2. Okrelony w ust. 1 obowizek wskazania podmiotu przejmujcego dokumentacj oraz zapewnienia rodków na jej przechowywanie nie dotyczy pracodawców, do których maj zastosowanie przepisy art. 5. ; 23) w art. 51z ust. 1 otrzymuje brzmienie: 1. Naczelny Dyrektor Archiwów Pastwowych moe wyda decyzj nakazujc złoenie dokumentacji, która naleała do pracodawcy wykrelonego z Krajowego Rejestru Sdowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalnoci Gospodarczej, na odpłatne przechowywanie we wskazanym archiwum pastwowym, jeeli istnieje zagroenie jej zniszczenia, w szczególnoci na skutek oddziaływania czynników atmosferycznych lub bezprawnego działania osób trzecich, a brak jest podstaw prawnych do jej przekazania innemu podmiotowi do dalszego przechowywania.. Art. 2. Do spraw wszcztych i niezakoczonych przed dniem wejcia w ycie niniejszej ustawy, dotyczcych: 1) uzgadniania jednolitych rzeczowych wykazów akt z Naczelnym Dyrektorem Archiwów Pastwowych lub dyrektorem właciwego archiwum pastwowego,

18 17 2) przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów pastwowych, 3) brakowania dokumentacji niearchiwalnej stosuje si przepisy dotychczasowe. Art. 3. Do spraw dotyczcych przekazania do archiwów pastwowych materiałów archiwalnych, o których mowa w art. 44 ust. 1 3 ustawy, o której mowa w art. 1, w których powiadomienie o zamiarze przekazania materiałów archiwalnych zostało złoone przed dniem wejcia w ycie niniejszej ustawy, stosuje si przepisy dotychczasowe. Art. 4. Zgody generalne na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, wydane przed dniem wejcia w ycie niniejszej ustawy, zachowuj wano przez okres, na jaki zostały wydane. Art. 5. Wnioski w sprawie wyraenia zgody generalnej na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, złoone i nierozpatrzone przed dniem wejcia w ycie niniejszej ustawy, pozostawia si bez rozpatrzenia. Art. 6. Jednolite rzeczowe wykazy akt, wydane przed dniem wejcia w ycie niniejszej ustawy, zachowuj moc do dnia wejcia w ycie nowych jednolitych rzeczowych wykazów akt. Art. 7. Instrukcje wydane na podstawie art. 6 ust. 2 ustawy, o której mowa w art. 1, w brzmieniu dotychczasowym, zachowuj moc do dnia wejcia w ycie instrukcji wydanych na podstawie art. 6 ust. 2 pkt 1 i 3 ustawy, o której mowa w art. 1, w brzmieniu nadanym niniejsz ustaw. Art W terminie 3 lat od dnia wejcia w ycie niniejszej ustawy, organy i jednostki organizacyjne posiadajce na podstawie dotychczasowych przepisów materiały archiwalne organów lub jednostek organizacyjnych wymienionych w art. 5 ust. 1 ustawy, o której mowa w art. 1, których działalno ustała, mog zawrze odpowiednio porozumienie lub umow uyczenia dotyczce dalszego przechowywania tych materiałów archiwalnych, na zasadach okrelonych w ustawie, o której mowa w art. 1, w brzmieniu nadanym niniejsz ustaw, albo złoy owiadczenie o braku zamiaru zawarcia porozumienia lub umowy uyczenia. 2. Jeeli w terminie, o którym mowa w ust. 1, nie zawarto porozumienia lub umowy uyczenia albo nie zostało złoone owiadczenie o braku zamiaru zawarcia porozumienia lub umowy uyczenia, materiały archiwalne podlegaj niezwłocznie przekazaniu do archiwum pastwowego.

19 18 Art W sprawach dotyczcych przekazania materiałów archiwalnych do Centralnego Archiwum Wojskowego i wyraenia zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej przez Szefa Centralnego Archiwum Wojskowego, wszcztych na wniosek kierowników komórek organizacyjnych wykonujcych zadania w zakresie obronnoci i bezpieczestwa pastwa, utworzonych w urzdach obsługujcych organy pastwowe i pastwowych jednostkach organizacyjnych oraz w urzdach obsługujcych organy jednostek samorzdu terytorialnego i innych samorzdowych jednostkach organizacyjnych, i niezakoczonych przed dniem wejcia w ycie niniejszej ustawy, organem właciwym jest dyrektor właciwego archiwum pastwowego, z tym e do załatwiania tych spraw stosuje si przepisy dotychczasowe. 2. Centralne Archiwum Wojskowe przekazuje niezwłocznie sprawy, o których mowa w ust. 1, wraz z kompletem akt do właciwego archiwum pastwowego oraz informuje o tym wnioskodawc. Art W terminie roku od dnia wejcia w ycie niniejszej ustawy dokumentacj wytworzon przez komórki organizacyjne wykonujce zadania w zakresie obronnoci i bezpieczestwa pastwa, utworzone w urzdach obsługujcych organy pastwowe i pastwowych jednostkach organizacyjnych oraz w urzdach obsługujcych organy jednostek samorzdu terytorialnego i innych samorzdowych jednostkach organizacyjnych, włcza si, na podstawie protokołu, do zasobu archiwum zakładowego (składnicy akt) jednostki organizacyjnej, w której ta komórka działa. 2. Do dnia włczenia dokumentacji, o której mowa w ust. 1, do zasobu archiwum zakładowego (składnicy akt) archiwa wyodrbnione komórek organizacyjnych wykonujcych dotychczas zadania w zakresie obronnoci i bezpieczestwa pastwa, o których mowa w ust. 1: 1) nie przejmuj nowej dokumentacji; 2) przekazuj do archiwum zakładowego (składnicy akt) niezakoczone sprawy zwizane z przejmowaniem dokumentacji; 3) udostpniaj przechowywan dokumentacj, zgodnie z przepisami wydanymi na podstawie art. 17 ust. 3 ustawy, o której mowa w art Do dnia włczenia dokumentacji, o której mowa w ust. 1, do zasobu archiwum zakładowego (składnicy akt) stosuje si przepisy wydane na podstawie art. 29 ust. 6 ustawy, o której mowa w art. 1, w brzmieniu dotychczasowym.

20 19 Art. 11. Wnioski dotyczce zaopiniowania zarzdze w sprawie utworzenia i organizacji archiwum wyodrbnionego, złoone na podstawie art. 29 ust. 6 ustawy, o której mowa w art. 1, w brzmieniu dotychczasowym, pozostawia si bez rozpatrzenia. Art. 12. W terminie roku od dnia wejcia w ycie niniejszej ustawy materiały archiwalne zgromadzone w Centralnym Archiwum Wojskowym, wytworzone w zwizku z wykonywaniem zada w zakresie obronnoci i bezpieczestwa pastwa oraz przekazane do Centralnego Archiwum Wojskowego przez komórki organizacyjne, o których mowa w art. 9 ust. 1, wykonujce takie zadania po dniu 25 kwietnia 2007 r., podlegaj przekazaniu do archiwów pastwowych, w trybie okrelonym w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2 ustawy, o której mowa w art. 1, w brzmieniu nadanym niniejsz ustaw. Art Pracownik naukowy zatrudniony w archiwum pastwowym przed dniem wejcia w ycie niniejszej ustawy moe w terminie 6 miesicy od dnia wejcia w ycie niniejszej ustawy rozwiza stosunek pracy bez wypowiedzenia za siedmiodniowym uprzedzeniem. Rozwizanie stosunku pracy w tym trybie powoduje skutki, jakie przepisy prawa wi z rozwizaniem stosunku pracy przez pracodawc za wypowiedzeniem. 2. Archiwa pastwowe dostosuj struktur podległoci słubowej pracowników do wymogów przepisu art. 39 ust. 2 ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o instytutach badawczych (Dz. U. Nr 96, poz. 618 oraz z 2011 r. Nr 112, poz. 654 i Nr 185, poz. 1092) w terminie 6 miesicy od dnia wejcia w ycie niniejszej ustawy. Art. 14. Ustawa wchodzi w ycie pierwszego dnia miesica nastpujcego po upływie 6 miesicy od dnia ogłoszenia. 27/06/EP

21 UZASADNIENIE Przedstawiony projekt ustawy o zmianie ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach dokonuje zmian dotyczcych funkcjonowania archiwów pastwowych oraz archiwów niebdcych archiwami pastwowymi. Projektowana ustawa ma na celu: 1) ułatwienie gromadzenia, zarzdzania i przechowywania dokumentacji w postaci elektronicznej, w tym elektronicznego załatwiania spraw, oraz uproszczenie zasad postpowania z dokumentacj w przypadku współistnienia systemów elektronicznego zarzdzania dokumentacj i systemu zarzdzania dokumentacj na nonikach tradycyjnych (szczególnie papierowych); 2) umoliwienie wykonywania czynnoci kontrolnych w zakresie postpowania z dokumentacj, w tym ich przeprowadzania niezalenie od właciwoci miejscowej archiwum pastwowego; 3) uproszczenie zasad gromadzenia i zarzdzania dokumentacj powstajc w zwizku z wykonywaniem zada z zakresu obronnoci i bezpieczestwa pastwa, co ułatwi ujednolicenie postpowania z dokumentacj bez wzgldu na to, czego ona dotyczy; 4) uporzdkowanie przepisów dotyczcych statusu pracowników archiwów pastwowych i Naczelnej Dyrekcji Archiwów Pastwowych. Gromadzenie i zarzdzanie dokumentacj przez organy pastwowe i pastwowe jednostki organizacyjne oraz organy jednostek samorzdu terytorialnego i samorzdowe jednostki organizacyjne, a nastpnie jej przekazywanie do archiwów w coraz wikszym stopniu dotyczy dokumentów elektronicznych. Wydane na podstawie obecnie obowizujcej ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698 i Nr 171, poz oraz z 2014 r. poz. 822), zwanej dalej ustaw archiwaln, akty wykonawcze reguluj odrbnie postpowanie z dokumentacj w postaci papierowej i z dokumentacj w postaci elektronicznej. W wyniku dokonanej w 2010 r. nowelizacji ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalnoci podmiotów realizujcych zadania publiczne (Dz. U. z 2013 r. poz. 235 oraz z 2014 r. poz. 183) pojawiły si w porzdku prawnym akty prawne, które zawieraj nowe regulacje dotyczce sposobu korzystania z elektronicznego postpowania z aktami spraw, np. rozporzdzenie Rady Ministrów

22 z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjnoci, minimalnych wymaga dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymaga dla systemów teleinformatycznych (Dz. U. poz. 526), czy rozporzdzenie Ministra Spraw Wewntrznych i Administracji z dnia 27 kwietnia 2011 r. w sprawie zasad potwierdzania, przedłuania wanoci, wykorzystania i uniewaniania profilu zaufanego elektronicznej platformy usług administracji publicznej (Dz. U. Nr 93, poz. 547). Uwzgldniajc powysze regulacje, pilnym zadaniem stało si zharmonizowanie przepisów regulujcych postpowanie z dokumentacj w postaci papierowej z przepisami dotyczcymi dokumentacji elektronicznej. Dokumentacja papierowa i elektroniczna bdzie bowiem wystpowa równolegle w ramach prowadzonych spraw. Zmiana przepisów w zakresie postpowania z dokumentacj w postaci tradycyjnej (tj. nieelektronicznej) usprawni przechodzenie podmiotów do elektronicznego zarzdzania dokumentacj w postaci cyfrowej, w tym elektronicznego załatwiania spraw, a równoczenie zapewni sprawne postpowanie z dokumentacj wpływajc nadal w postaci papierowej. Omówione powyej problemy wynikaj przede wszystkim z braku dookrelenia w ustawie archiwalnej, e przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw moe by realizowany w ramach elektronicznego zarzdzania dokumentacj oraz zdefiniowania tego okrelenia. Dotycz one take zakresu regulacji zawartych w rozporzdzeniu wydanym na podstawie art. 5 ust. 2 ustawy archiwalnej, tj. rozporzdzeniu Ministra Kultury z dnia 16 wrzenia 2002 r. w sprawie postpowania z dokumentacj, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów pastwowych (Dz. U. Nr 167, poz. 1375), zwanego dalej aktem wykonawczym. W obowizujcym stanie prawnym podmioty publiczne, cho wdroyły jako podstawowy system dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw system elektronicznego zarzdzania dokumentacj (zwany dalej EZD ) i na bieco digitalizuj otrzymywan w postaci papierowej dokumentacj, to dokumentacj papierow, mimo e załatwiaj sprawy w oparciu o jej obraz cyfrowy, powinny przed jej przekazaniem do archiwum pastwowego uporzdkowa w sposób, w jaki to czyni podmioty publiczne, które systemu EZD nie wdroyły. Problemy te sygnalizowane były przez wielu przedstawicieli administracji samorzdowej, szczególnie podczas prac nad rozporzdzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych 2

23 wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67 i Nr 27, poz. 140). Rozwizanie problemów sygnalizowanych przez przedstawicieli administracji samorzdowej (czciowo omówione take w czci uzasadnienia powiconej konsultacjom społecznym), wynikajcych ze stosowania aktu wykonawczego, wymaga dokonania zmian w art. 5 ust. 2 ustawy archiwalnej poprzez zamieszczenie w ustawie rozwiza zawartych dotychczas w akcie wykonawczym. Zmiany powysze polegaj m.in. na: 1) okreleniu terminu realizacji obowizku przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów pastwowych; 2) ustaleniu zasady brakowania dokumentacji wyłcznie na podstawie zgody dyrektora archiwum pastwowego; 3) okreleniu zasad postpowania z dokumentacj w zwizku z ustaniem działalnoci podmiotu publicznego. Proponowane w projekcie zmiany determinuj konieczno dokonania zmian równie w sposobie postpowania z dokumentacj w podmiotach publicznych, w szczególnoci w ich aktach wewntrznych. Uznano, i uporzdkowa naley podstawy prawne do wydania aktów wewntrznych oraz tryb ich wprowadzenia. Organy jednostek samorzdu terytorialnego wskazywały na problem braku moliwoci wprowadzania w jednostkach podległych lub nadzorowanych przez te organy przepisów regulujcych sfer kancelaryjn oraz kwestie organizacji i funkcjonowania archiwów tych jednostek. W obowizujcym stanie prawnym kierownik kadej jednostki podległej lub nadzorowanej (np. szkoły, przedszkola, instytucji kultury) musi samodzielnie wprowadza w jednostce regulacje w tym zakresie. Uzasadnione wydaje si jednak opracowanie wspólnych przepisów dla tego samego rodzaju instytucji na danym obszarze. Uwzgldniajc powysze, projekt przewiduje uporzdkowanie ww. zagadnie i wprowadzenie nowych regulacji, pozwalajcych organom samorzdu terytorialnego na sprawniejsze regulowanie sposobu zarzdzania dokumentacj w jednostkach podległych i nadzorowanych. Wszystkie opisane powyej zjawiska wymagaj od archiwów pastwowych usprawnienia nadzoru nad postpowaniem z dokumentacj, w tym przede wszystkim dokumentacj elektroniczn. Bez wzgldu bowiem na jej posta (papierow, elektroniczn, itp.), nadal cz z niej bdzie stanowi materiały archiwalne, wchodzce do narodowego zasobu archiwalnego. 3

24 Za koniecznoci zmian w ustawie archiwalnej przemawia równie pojawianie si nowych form organizacyjnych podmiotów, co wymaga wikszej elastycznoci przy okrelaniu właciwoci archiwów pastwowych dla tych podmiotów. Nowe formy organizacyjne powstaj w wyniku wdraania nowych systemów organizacji i zarzdzania, jak i w toku procesu komercjalizacji pastwowych jednostek organizacyjnych o wielopoziomowej strukturze organizacyjnej. Jednostki te wytwarzaj materiały archiwalne, wchodzce do pastwowego zasobu archiwalnego, a tym samym pozostaj w sferze oddziaływania archiwów pastwowych. Jednake ich wielopoziomowa struktura organizacyjna wywołuje trudnoci natury organizacyjnej i prawnej w zakresie obsługi narastajcej dokumentacji zarówno po stronie tych jednostek, jak i archiwów pastwowych. Trudnoci sprawia zwłaszcza interpretacja pojcia jednostki organizacyjnej w kontekcie przepisu art. 33 ust. 1 ustawy archiwalnej dotyczcego archiwum zakładowego. Wida to szczególnie w procedurze przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów pastwowych czy te wyraenia zgody na zniszczenie dokumentacji nieprzydatnej. Problematyczne jest równie sprawowanie biecej kontroli nad postpowaniem z dokumentacj. Zgodnie z obowizujcym stanem prawnym odpowiedzialnym za realizacj ww. czynnoci jest kierownik jednostki organizacyjnej. Jeeli wic potraktuje si t definicj zawajco, to moe to doprowadzi do niewydolnoci samych podmiotów w zakresie obsługi własnej dokumentacji rozproszonej po całej Polsce w rónych siedzibach i strukturach jednego podmiotu (np. Zakład Ubezpiecze Społecznych, agencje rzdowe). Uwzgldniajc powysze, spraw piln jest ustawowe wprowadzenie moliwoci uznawania za jednostk organizacyjn struktur terenowych danego podmiotu. Nowelizujc w 2007 r. ustaw archiwaln, stworzono system archiwów wyodrbnionych w komórkach wykonujcych zadania na rzecz bezpieczestwa i obronnoci pastwa (art. 5 ust. 4, art. 19 ust. 3, art. 29 ust. 1 pkt 6 lit. d i ust. 6, art. 31 ust. 1 pkt 5, art. 32 ust. 2 i 3). Skomplikowało to jednak proces obsługi dokumentacji i przyczyniło si wbrew pierwotnym zamierzeniom do dodatkowych obcie. Naley bowiem nadmieni, i zadania te w coraz wikszym stopniu przynale do sfery cywilnej, a nie wojskowej (przynaleno do sfery cywilnej nie wyklucza oczywicie ochrony tej dokumentacji w trybie przewidzianym na przykład dla dokumentacji zawierajcej informacje niejawne). Problem nadmiernych obcie zwizanych z funkcjonowaniem nowych archiwów wyodrbnionych był sygnalizowany przez 4

25 podmioty, które po wejciu w ycie rozporzdzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 26 lutego 2010 r. w sprawie postpowania z dokumentacj w komórkach organizacyjnych wykonujcych zadania w zakresie obronnoci i bezpieczestwa pastwa wdraaj nowe regulacje i zgłaszaj zarówno archiwom pastwowym, jak i Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Pastwowych niezasadno organizowania archiwów wyodrbnionych odrbnych od archiwów zakładowych. Istotne staje si wic wyeliminowanie w podmiotach odrbnoci w sposobie postpowania z dokumentacj powstajc i gromadzon w wyniku realizacji zada w zakresie obronnoci i bezpieczestwa pastwa. Utrzymywanie odrbnoci nie ma obecnie równie uzasadnienia w zwizku z liberalizacj przepisów o ochronie informacji niejawnych oraz przeniesieniem w ostatnich latach zdecydowanej wikszoci tych zada do komórek o charakterze czysto cywilnym. W projekcie, obok nowych rozwiza, wprowadzono równie poprawion redakcj tych przepisów, które budziły wtpliwoci interpretacyjne. Poniej przedstawiono szczegółow analiz proponowanych rozwiza. 1. Zmiany dotyczce postpowania z dokumentacj w organach pastwowych, pastwowych jednostkach organizacyjnych, organach jednostek samorzdu terytorialnego oraz w samorzdowych jednostkach organizacyjnych Konieczno przeniesienia do ustawy archiwalnej czci regulacji z aktu wykonawczego skutkuje koniecznoci zmiany art. 5 i art. 6 ustawy archiwalnej. Dokonano zmiany przepisu art. 5 ust. 1 ustawy w nastpujcy sposób: 1) wprowadzono w pkt 2 tego przepisu pojcie dokumentacji niearchiwalnej, dotychczas wystpujce jedynie w aktach wykonawczych do ustawy archiwalnej; 2) termin wykonania obowizku przekazania materiałów archiwalnych do archiwów pastwowych wprowadzono do pkt 1 tego przepisu, ale bez znaczcej zmiany dotychczasowego stanu prawnego w tym zakresie. Zachowano zasad, zgodnie z któr materiały archiwalne przekazuje si do archiwów pastwowych po upływie 25 lat od ich wytworzenia. Odstpstwa od tej zasady zachodz w sytuacji, w której działalno podmiotu ustaje albo nie mamy do czynienia z dokumentami elektronicznymi lub te materiałami archiwalnymi z archiwów wyodrbnionych, czy te w jednostkach z powierzonym zasobem archiwalnym, wzgldnie termin przekazania materiałów archiwalnych wynika z innych przepisów (np. w odniesieniu do akt spraw sdowych czy akt stanu cywilnego); 5

26 3) do pkt 2 tego przepisu przeniesiono zasad udzielania zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej przez dyrektora archiwum pastwowego lub właciwego organu okrelonego w art. 19 (w przypadku podmiotów posiadajcych archiwa wyodrbnione), przy czym zrezygnowano z wprowadzania dwóch rodzajów zgód (jednorazowej i generalnej) oraz z rónych organów odpowiedzialnych za ich wyraenie (dyrektora archiwum pastwowego i Naczelnego Dyrektora Archiwów Pastwowych). Zgod generaln zastpiono moliwoci okrelenia bezporednio w akcie wykonawczym, wydanym na podstawie art. 5 ust. 2 ustawy archiwalnej, tych rodzajów i typów dokumentacji, której brakowanie nie wymaga zgody dyrektora archiwum pastwowego. Do przepisu art. 5 ust. 1 pkt 2 przeniesiono z aktu wykonawczego dotychczasowe normy dotyczce warunków przystpienia do brakowania dokumentacji. Dodano nowe przepisy w art. 5 ustawy archiwalnej dotyczce postpowania z dokumentacj w zwizku z ustaniem działalnoci podmiotu publicznego, uprzednio okrelone w akcie wykonawczym. Przy czym przeniesienie to połczono z dopracowaniem całej procedury w oparciu o dotychczasowe dowiadczenia w tym zakresie. Przedstawione propozycje kształtuj si nastpujco: 1) pozostawiono zasad, zgodnie z któr organy i jednostki organizacyjne, których działalno ustaje, obowizane s do niezwłocznego przekazania materiałów archiwalnych do archiwów pastwowych oraz do przekazania pozostałej dokumentacji organowi lub jednostce przejmujcym zadania i kompetencje podmiotu, którego działalno ustaje (ust. 1a). Zmiany w tym zakresie polegaj tylko na zobligowaniu nastpcy prawnego (czsto jest to ju podmiot prywatny), aby wzgldem tej dokumentacji stosował te same zasady, które stosował podmiot publiczny, poniewa jest to dokumentacja wytworzona przez podmiot publiczny; 2) potwierdzono te dotychczasow praktyk, zgodnie z któr, jeeli podmiot publiczny, którego działalno ustaje nie zdy przekaza materiałów archiwalnych do archiwum pastwowego, to obowizki w tym zakresie przechodz na nastpc prawnego (ust. 1b); 3) w ust. 1d okrelono sposób postpowania z dokumentacj niearchiwaln, której okres przechowywania jeszcze nie upłynł, a któr pozostawił po sobie podmiot, którego działalno ustała. Te kwestie w dotychczasowym stanie prawnym były ju uregulowane w akcie wykonawczym, jednake budziły wtpliwoci interpretacyjne 6