Zapytanie ofertowe 1. Zleceniodawca Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej ul. Konstruktorska 3A 02-673 Warszawa 2. Opis przedmiotu zamówienia Przedmiotem niniejszego zamówienia jest usługa polegająca na organizacji i obsłudze logistycznej spotkania z okazji Jubileuszu 25-lecia NFOŚiGW. W ramach zamówienia, Wykonawca zobowiązany będzie do wykonania usług wskazanych poniżej. I. Termin i miejsce spotkania: 1. termin spotkania jubileuszowego 12 września 2014 r., 2. czas trwania spotkania jubileuszowego do 9 godzin, początek spotkania godz.15.00, 3. liczba uczestników 250-350 osób. Kwota wynagrodzenia będzie naliczona na podstawie liczby osób wykazanych na liście przekazanej Wykonawcy przez Zamawiającego nie później niż na 7 dni przed datą rozpoczęcia spotkania (dopuszczalne są zmiany nazwisk po tym terminie). Wykonawca zapewni: II. w zakresie przygotowania miejsca: 1. propozycję miejsca spotkania jubileuszowego, oddalonego maksymalnie o 40 km od siedziby Zamawiającego, 2. wyznaczenie terenu spotkania, 3. halę namiotową z podłogą i miejscami siedzącymi oraz stołami dla wszystkich uczestników (w hali najpierw odbędzie się prezentacja, a później spożywany będzie posiłek), sceną i miejscem do tańca, 4. zasilanie elektryczne (prąd) odpowiedniej mocy do obsługi spotkania, 5. odpowiednie oświetlenie terenu spotkania, 6. odpowiednie nagłośnienie (dostosowane do miejsca i liczby gości), w tym co najmniej 2 mikrofony bezprzewodowe, 7. rzutnik i ekran, laptop (dostosowane do miejsca i liczby gości) do przeprowadzenia prezentacji, 8. oprawę muzyczną spotkania DJ i zespół coverowy wraz z odprowadzeniem należnej opłaty za publiczne odtwarzanie utworów do ZAiKS, 9. miejsce na ognisko lub grill (a w przypadku złych warunków atmosferycznych w zadaszonym miejscu), 10. przygotowanie miejsc do działań teambulidingowych oraz rekreacyjnych (min. 10 propozycji/stanowisk z obsługą-animatorami), 11. zaplecze kuchenne, 12. min. 6 stanowisk wydawania posiłków i napojów, przy każdym stanowisku min. 2 osoby obsługi, 13. min. 12 kabin toaletowych, 1
14. odpowiednią liczbę koszy do segregacji odpadów, 15. parking dla 5 autokarów i samochodów osobowych dla min. 10% uczestników spotkania. III. IV. w zakresie obsługi spotkania: 1. nadzór nad przebiegiem spotkania osoba odpowiedzialna za koordynację całego spotkania, która będzie w stałym kontakcie z koordynatorem Zamawiającego w kwestiach dotyczących organizacji i przebiegu imprezy, a w czasie trwania spotkania zapewni jego sprawny, zgodny ze scenariuszem przebieg, 2. osoba prowadząca spotkanie konferansjer, 3. osoby obsługujące oprawę muzyczną (DJ i zespół coverowy), 4. animatorzy prowadzący działania teambuildingowe i rekreacyjne, 5. osoby odpowiedzialne za bezpieczeństwo i porządek podczas spotkania min. 8 osób, 6. ochronę zdrowia uczestników (jeden zespół ratowniczy wyjazdowy), 7. ochronę przeciwpożarową spotkania, 8. uprzątnięcie terenu przed, w trakcie i po spotkaniu, 9. wszystkie osoby obsługujące spotkanie zobowiązane są do noszenia imiennych identyfikatorów (bądź też innych spójnych elementów wizualnych, np. czapeczki itp.), tak aby uczestnicy spotkania bez trudu mogli rozpoznać przedstawicieli Wykonawcy. Osoby obsługujące wydawanie posiłków obowiązuje jednolity strój. w zakresie logistyki: 1. sprzęt, materiały i wyposażenie niezbędne do przeprowadzenia spotkania jubileuszowego wraz z transportem, 2. montaż i demontaż sprzętu niezbędnego do przeprowadzenia spotkania jubileuszowego. Uwaga: transport uczestników na miejsce spotkania zapewnia Zamawiający. V. menu: 1. Wykonawca wszystkie posiłki będzie serwował w naczyniach jednorazowego użytku z plastikowymi sztućcami (posiadających atest do kontaktu z żywnością, w tym z gorącymi posiłkami i napojami). 2. Menu zaoferowane przez Wykonawcę musi uwzględniać następujące pozycje: a) dostępne przez cały czas trwania spotkania (stół szwedzki): - przekąski zimne - co najmniej 3 propozycje każda co najmniej 80 g. na osobę: - sałaty i sałatki co najmniej 3 propozycje łącznie co najmniej 150 g na osobę, - przekąski słodkie i słone ciasta, ciastka, owoce, paluszki, orzeszki łącznie co najmniej 200 g na osobę, - bez ograniczeń kawę i herbatę (w saszetkach kawa i mix herbat w tym czarna, owocowe i zielona). Woda w termosach do serwowania kawy i herbaty powinna mieć temperaturę nie niższą niż 90 st. C, - wodę mineralną gazowaną i niegazowaną łącznie co najmniej 0,5 l na osobę, w butelkach o pojemności nie większej niż 0,5 l. - soki (3 rodzaje do wyboru) i słodkie napoje gazowane (typu: coca-cola, fanta, sprite) w opakowaniach o pojemności nie większej niż 1,0 l łącznie co najmniej 1,0 l na osobę, w równych proporcjach. 2
b) serwowane przez obsługę w ustalonych wg scenariusza godzinach: - zupy co najmniej 2 propozycje, z czego jedna zupa wegetariańska co najmniej 300 ml na osobę, - dania ciepłe co najmniej 3 propozycje 1 danie mięsne, 1 rybne, 1 wegetariańskie - co najmniej 250 g na osobę, - wybór pieczywa co najmniej 3 rodzaje bułka, chleb jasny, chleb ciemny - 250 g na osobę, - kiełbaski, kaszankę, karkówkę, warzywa na ognisko/grilla - łącznie, co najmniej 400 g na osobę, z zastrzeżeniem, że łącznie nie mniej niż 25 kg każdego. Danie ciepłe powinny mieć temperaturę nie niższą niż 70 st. C. 3. Zakres prac dla Wykonawcy Po podpisaniu umowy Wykonawca zobowiązany będzie do: - opracowania i przedstawienia koncepcji spotkania; - przedstawienia propozycji miejsca spotkania (spełniającego wymagania określone w Zapytaniu ofertowym); - przedstawienia propozycji DJ i zespołu coverowego (wraz z próbkami typu demo); - opracowania menu posiłku oraz posiłku na ognisko lub grilla; - opracowania działań teambuildingowych i rekreacyjnych dla uczestników spotkania. Wszystkie propozycje będą konsultowane z Zamawiającym. Ostateczne propozycje w zakresie, o którym mowa powyżej (w tym szczegółowy scenariusz spotkania) Wykonawca zobowiązany jest przedłożyć do akceptacji Zamawiającego, nie później niż 14 dni przed planowanym spotkaniem. 4. Wymagania 4.1 Wykonawca zobowiązany jest: a) wykazać, że w okresie ostatnich trzech lat (przed upływem terminu składania ofert), a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wykonał co najmniej 2 usługi w ramach jednej lub większej liczby umów (kontraktów), z których każda polegała na zorganizowaniu spotkania dla co najmniej 250 uczestników i w ramach każdej zapewnione były zajęcia teambuildingowe lub rekreacyjne, obsługa muzyczna oraz posiłki serwowane w miejscach przygotowanych do ich spożycia. b) wykazać, że do realizacji zamówienia dysponuje lub będzie dysponował co najmniej 3- osobowym Zespołem, który składać się będzie z: - osoby odpowiedzialnej za nadzór nad przebiegiem spotkania, - konferansjera, - osoby obsługującej nagłośnienie technik, przy czym, każdy z członków Zespołu powinien posiadać kwalifikacje i doświadczenie niezbędne do wykonania zamówienia, rozumiane jako co najmniej trzyletnie doświadczenie zawodowe w zakresie odpowiadającym przedmiotowi zamówienia, rozumiane jako udział (w tym okresie) w organizacji co najmniej 3 spotkań dla co najmniej 150 uczestników każde, w funkcji do której dana osoba została wskazana w niniejszym zamówieniu. 3
c) na etapie realizacji zamówienia: - posiadać opłaconą polisę, a przypadku jej braku inny dokument potwierdzający, że Wykonawca jest ubezpieczony (OC) w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej, związanej z przedmiotem zamówienia, na kwotę nie niższą niż 1 000 000 zł, - objąć ubezpieczeniem następstw nieszczęśliwych wypadków (NNW) każdego z uczestników spotkania na kwotę 5 000 zł. 4.2. Wykonawca zobowiązany jest przedłożyć: - wykaz usług wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, z podaniem ich przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane, z załączeniem dowodów, czy zostały wykonane lub są wykonywane należycie (zaleca się sporządzić Wykaz usług, zgodnie z Załącznikiem nr 2 do Zapytania ofertowego). - wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych i doświadczenia niezbędnych do wykonania zamówienia, a także zakresem wykonywanych przez nie czynności, w tym: 1) liczba lat doświadczenia zawodowego wraz z jego opisem, 2) krótki opis wykonanych usług (w tym liczba uczestników spotkań), 3) daty wykonania ww. usług. Zaleca się sporządzić Wykaz osób, zgodnie z Załącznikiem nr 3 do Zapytania ofertowego. 5. Sposób przygotowania ofert 1) Ofertę stanowi Formularz Ofertowy podpisany przez osobę uprawnioną do reprezentowania Wykonawcy wraz z wymaganymi załącznikami. 2) Formularz Ofertowy zaleca się sporządzić na podstawie wzoru stanowiącego Załącznik nr 1 do niniejszego Zapytania ofertowego. 3) Do oferty należy dołączyć: - wykazy, o których mowa w pkt. 4.2 - aktualny (wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed terminem składania ofert) odpis z KRS lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, w formie oryginału lub kopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę. - w przypadku podpisania oferty przez Pełnomocnika, również stosowne Pełnomocnictwo, w formie oryginału lub kopii poświadczonej notarialnie. Oferta, zawierająca cenę za wykonanie zamówienia na warunkach określonych w niniejszym Zapytaniu ofertowym, musi być podpisana przez osobę uprawnioną do reprezentowania Wykonawcy. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zwrócenia się o wyjaśnienie lub uzupełnienie dokumentów. 4
6. Sposób oraz termin składania ofert Ofertę należy złożyć w terminie do 23.06.2014 roku do godz. 15:00 (decydująca jest godzina wpływu oferty do Zamawiającego, a nie wysłania jej przez Wykonawcę) poprzez przesłanie jej drogą elektroniczną na adres: e.watts@nfosigw.gov.pl Oferty złożone po upływie wskazanego terminu nie będą rozpatrywane. Termin związania ofertą 30 dni. 7. Kryteria oceny ofert Za ofertę ważną, uznawana będzie oferta spełniająca wszystkie wymagania określone w Zapytaniu ofertowym. Ocena ofert przez Zamawiającego dokonana zostanie na podstawie następującego kryterium: Cena 100 pkt. Oferty, zostaną ocenione wg wzoru: najniższa oferowana cena C = ----------------------------------- x 100 pkt. cena ocenianej oferty Punkty będą obliczane z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. 8. Ogłoszenie informacji dotyczącej wyboru najkorzystniejszej oferty O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający niezwłocznie zawiadomi drogą elektroniczną wszystkich Wykonawców, którzy złożyli oferty w wyznaczonym terminie. Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana, odmówi zawarcia umowy, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych, ważnych ofert. 9. Informacje dodatkowe 1. Osobą do kontaktu jest Elżbieta Adamaszek-Watts. 2. Pytania należy przesłać na adres: e.watts@nfosigw.gov.pl 3. Odpowiedzi na pytania będą zamieszczane w miejscu publikacji niniejszego Zapytania ofertowego. 4. Przed podpisaniem umowy, Wykonawca zobowiązany jest: - przedłożyć w formie pisemnej, przesłaną wcześniej ofertę wraz z wymaganymi dokumentami stanowiącymi załączniki do oferty, - przedstawić opłaconą polisę, a przypadku jej braku inny dokument potwierdzający, że Wykonawca jest ubezpieczony (OC) w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej, związanej z przedmiotem zamówienia, na kwotę nie niższą niż 1 000 000 zł, 5. W ramach realizacji umowy, w terminie określonym w umowie Wykonawca zobowiązany będzie objąć ubezpieczeniem następstw nieszczęśliwych wypadków (NNW) każdego z uczestników spotkania na kwotę 5 000 zł. 5