PODYPLOMOWE STUDIA ZARZĄDZANIA GOSPODARKĄ SPOŁECZNĄ Zarządzanie projektami społecznymi Studia Zarządzanie Gospodarką Społeczną (specjalizacja Ekonomia Społeczna) Instytut Polityki Społecznej Wydział Dziennikarstwa i Nauk Politycznych Uniwersytet Warszawski mgr Tomasz Jakóbczak Warszawa, 10 maja 2013 roku
Zarządzanie projektami Projekt to: sekwencja powiązanych ze sobą działań, które przebiegają w pewnym określonym czasie / z określonym początkiem i końcem /oraz są ukierunkowane na osiągnięcie precyzyjnie zdefiniowanego celu, wymagających zaangażowania znacznych, lecz limitowanych środków rzeczowych, ludzkich i finansowych. Zarządzanie projektem to: Proces podejmowania decyzji i ich realizacji (Marek Pawlak); organizowanie i koordynowanie procesu rozwiązywania problemu (prof. Walter Daenzer); Wszystkie czynności dotyczące przygotowania i realizacji decyzji związanych z realizacją projektu (prof. Reihard Haberrnfeller) 2
Metodyka PMI (Project Management Institute) Obszary zarządzania projektami i etapy zarządzania projektem Zakres Czas Koszty Jakość Zasoby ludzkie Komunikacja Ryzyko Zamówienia Integracja Inicjacja Planowanie Wykonanie Nadzór Zamknięcie projektu 3
Zarządzanie zakresem Inicjacja Planowanie zakresu Definicja zakresu Weryfikacja zakresu Sterowanie zmianami Cel projektu powinien być: Specific - specyficzny Measurable - mierzalny Acceptable możliwy do przyjęcia Realistic - realistyczny Time and cost based ograniczony czasem i kosztami Struktura podziału pracy (WBS Work Breakdown Structure) to procedura dzielenia projektu na mniejsze elementy. Poziomy WBS: 1. Projekt 2. Podprojekt (np. Zadanie w PO KL) 3. Działanie 4. Pakiet prac 4
Struktura podziału pracy (WBS Work Breakdown Structure) Akademia ekonomii społecznej 1. Wsparcie merytoryczne 2. Wsparcie finansowe 3. Wsparcie infrastrukturalne 1.1 Szkolenia 1.2 Doradztwo 2.1 Wypłaty środków na rozpoczęcie działalności 3.1 Użyczanie lokalu 1.1.1 Opracować szczegółowe plany szkoleń 1.1.2 Uzgodnić harmonogram 1.1.3 Upublicznić ofertę szkoleniową 1.1.4 Uruchomić szkolenia 1.1.5 Monitorować i implementować zmiany 1.2.1 Opracować standardy biznesplanów 1.2.2 Uzgodnić harmonogram 1.2.3 Upublicznić ofertę doradztwa 1.2.4 Realizować doradztwo 1.2.5 Monitorować i implementować zmiany 2.1.1 Opracować regulamin 2.1.2 Zabezpieczyć środki 2.1.3 Realizować wypłaty 2.1.4 Kontrola formalno prawna 3.1.1 Wynająć lokal 3.1.2 Opracować regulamin użytkowania 3.1.3 Wprowadzić użytkowników 3.1.4 Kontrola formalno prawna 5
Struktura podziału pracy (WBS Work Breakdown Structure) Celem tej procedury jest podzielenie projektu na mniejsze elementy składowe, które są wyraźnie zdefiniowane i mogą być precyzyjnie wycenione, zaplanowane w czasie oraz kontrolowane. Liczba poziomów struktury zależy od stopnia skomplikowania projektu, należy pamiętać jednak aby nie mnożyć bytów ponad potrzebę (Brzytwa Ockhama). Strukturę WBS można oprzeć na: Funkcjach (Zadaniach); Produktach końcowych. W przypadku gdy niektóre funkcje odnoszą się do więcej niż jednego wyniku (obszaru prac) powinny zostać wyodrębnione jako odrębny pakiet prac (np. Zarządzanie). 6
Charakterystyka dobrze zdefiniowanego elementu pakietu prac wg Johna M. Nicholasa, Hermana Steyna Źródło: Zarządzanie projektami. John M. Nicholas, Herman Steyn. Wolter Kluwer Polska, 2008 1. Klarowny, wyczerpujący wykaz prac stopień precyzji powinien umożliwiać określenie co zaangażowane strony mają do zrobienia. 2. Wymogi dotyczące zasobów siła robocza, umiejętności, sprzęt, oraz materiały techniczne. 3. Czas niezbędny do wykonania zadania. 4. Koszty wydatków. szacunki kosztów zasobów, zarządzania i pozostałych 5. Odpowiedzialność - strony, osoby i stanowiska odpowiedzialne za wykonanie zadania i jego akceptację 6. Wyniki rezultaty i produkty końcowe i związane z nimi wymogi i specyfikacje. 7. Wkład poprzedzające warunki lub zdarzenia konieczne do wykonania zadania. 8. Zapewnienie jakości warunki wejściowe, procesowe i wyjściowe, które zadanie musi spełniać (określone w planie jakości). 9. Ryzyko: gradacja i opis ryzyk wraz z metodami ich minimalizacji i planami awaryjnymi (wysokie ryzyka). 10. Inne dodatkowe informacje. 7
Zarządzanie czasem Definiowanie działań Struktura podziału pracy (WBS Work Breakdown Structure) Projekt Szeregowanie działań 1 1.1 2 2.1 2.2 Szeregowanie czasu realizacji działań Tworzenie harmonogramu Monitorowanie harmonogramu 1.1 START 1.2 1.3 2.3.2 2.3.1 Metoda ścieżki krytycznej (CPM - Critical Path Method) 1.2 2.1 2.3.2 2.2 1.3 2.3.1 KONIEC 8
Zarządzanie czasem Metoda ścieżki krytycznej (CPM -Critical Path Method) Metoda deterministyczna oparta na programowaniu sieciowym, pozwalająca na graficzną prezentację kolejnych czynności wykonywanych w ramach przedsięwzięcia, obrazująca szacunkowy czas trwania i sekwencję poszczególnych czynności. Metodę jest możliwa do zastosowania, gdy znane są czasy trwania poszczególnych czynności. Najdłuższa sekwencją czynności, które są niezbędne do wykonania projektu, wskazuje jednocześnie minimalny czas jego realizacji. Czynności wchodzące w jej zakres tworzą nazywa się krytycznymi, gdyż zapas czasu niezbędnego do ich realizacji jest najmniejszy (czasami zerowy). Grafy składają się z połączonych ze sobą wierzchołków i łączników. Każdy kształt jest ilustracją początku jakiegoś zadania, a każdy łącznik wskazuje na przebieg jego wykonania. W każdym grafie występuję tylko jeden wierzchołek początkowy oraz jeden końcowy. Monitorować w projekcie należy w pierwszej kolejności zadania znajdujące się na ścieżce krytycznej, gdyż opóźnienia w ich realizacji z dużym prawdopodobieństwem skutkować będą koniecznością modyfikacji harmonogramu projektu. 9
Zarządzanie czasem Metoda ścieżki krytycznej (CPM -Critical Path Method) 20 dni 1.2 10 dni 10 dni 10 dni 2.1 2.3.2 15 dni 1.1 2.2 20 dni 30 dni 15 dni 1.3 2.3.1 START KONIEC 10
Zarządzanie czasem PERT- Program Evaluation and Review Technique Metoda planowania i kontroli projektu, oparta na koncepcji programowania sieciowego. Projekt jest przedstawiany w postaci grafu, którego wierzchołki stanowią zadania składające się na projekt, natomiast łączniki obrazują sekwencje pomiędzy zadaniami oraz czas trwania czynności umożliwiających przejście do kolejnego zadania. Istotą metody PERT jest także analiza ścieżki krytycznej. Metoda poprzez zastosowanie wzorów statystycznych do oceny prawdopodobieństwa ukończenia poszczególnych elementów projektu w określonym terminie zawiera elementy szacowania ryzyka. Prawdopodobieństwo czasu zakończenia zadania (Te) szacuje się na podstawie rozkładu trzech zmiennych: optymistycznego czasu zakończenia zadania (O); najbardziej prawdopodobnego czasu zakończenia zadania (M); pesymistycznego czasu zakończenia zadania (P). O + 4M + P Te = ------------------ 6 11
Zarządzanie czasem Wykres Gantta Harmonogramy wskazują terminy konkretnych wydarzeń. Wydarzenie stanowi moment w czasie, w której będzie miał miejsce początek lub koniec konkretnego działania. W projektach występują dwa rodzaje wydarzeń: Punkty styku wskazują zakończenie jednego działania (pakietu prac) i jednocześnie rozpoczęcie kolejnego działania lub działań. Kamienie milowe oznaczają ważne wydarzenie w ramach projektu takie jak zakończenie jednego lub większej liczby krytycznych działań. Wykres Gantta (inaczej wykres słupkowy) składa się z poziomej osi czasu podzielonej na jednostki (lata, kwartały, miesiące, tygodnie, dni) oraz osi poziomej na której zaznaczone są elementy pracy (zadania, działania, pakiety prac). w ramach projektu 12
Zarządzanie czasem Wykres Gantta 13
Zarządzanie kosztami Planowanie zasobów Szacowanie kosztów Budżetowanie kosztów Kontrolowanie kosztów Budżety, harmonogramy, struktury podziału pracy są wzajemnie ze sobą powiązanymi pojęciami. Optymalną sytuacją jest gdy szacowanie kosztów odbywa się na poziomie pakietów prac struktury podziału pracy. Jeżeli nie można oszacować kosztów danego działania ze względu na jego złożoność to zadanie/działanie rozbija się na mniejsze elementy aż do momentu gdzie będzie możliwe oszacowanie kosztów poszczególnych elementów. Kwotę o którą wzrosną rzeczywiste koszty w stosunku do wstępnie szacowanych, określa się mianem eskalacji kosztów. 14
Zarządzanie kosztami Przyczyny eskalacji kosztów wg Johna M. Nicholasa, Hermana Steyna Źródło: Zarządzanie projektami. Wolter Kluwer Polska, 2008 Klasyfikacja przyczyn eskalacji kosztów 1. Niepewność i brak dokładnych danych. 2. Modyfikacje wymogów lub projektu. 3. Czynniki ekonomicznospołeczne. 4. Słaba wydajność, zła komunikacja i brak kontroli. 5. Zaangażowanie ego kosztorysanta. 800 700 600 500 400 300 200 100 0 Wykonanie Plan 15
Zarządzanie jakością 16 Planowanie jakości Zapewnienie jakości Kontrola jakości Rodzaje wyników projektów grantowych: produkty (przykładowe wskaźniki: liczba grup zajęciowych, liczba godzin pracy trenerów); rezultaty: miękkie (przykładowe wskaźniki: liczba osób, która podniosła wiedzę w zakresie prowadzenia działalności gospodarczej ); twarde (przykładowe wskaźniki: liczba osób, które otrzymały uprawnienia do obsługi wózków widłowych). oddziaływania (przykładowe wskaźniki: liczba osób, które pozyskały zatrudnienie w terminie do pół roku od zakończenia projektu). wartość dodana (pozytywny wynik projektu nie wynikający jednak z realizacji podstawowych celów projektu).
Zarządzanie jakością Wymagane w projektach poziomy kontroli jakości i towarzyszące im narzędzia Monitoring: Postępu badanie przebiegu projektu pod kątem zgodności z zapisami Wniosku, w szczególności harmonogramu i kosztorysu; Przykładowe narzędzia: desc reasearch. Rezultatów - badanie przebiegu projektu pod kątem zgodności z zapisami Wniosku, w kontekście osiągania założonych wskaźników. 17 Przykładowe narzędzia: plany jakości, testy wiedzy, ankiety, wywiady, obserwacje. Ewaluacja: Ex ante antycypowanie (ocena) przebiegu planowanych działań i ich domniemanych wyników, mogących nastąpić w wyniku realizacji projektu; Mid term ocena działań i wyników projektu w połowie czasu jego realizacji; Ex post ocena działań i wyników po zakończeniu projektu; On going - ocena działań i wyników po zakończeniu projektu. Przykładowe narzędzia: plany jakości, testy wiedzy, ankiety, wywiady, obserwacje. Kontrola formalno-prawna: Bieżąca - sprawowana jest przez osobę zarządzającą projektem i ma na celu stwierdzenie poprawności działań pod względem formalno-prawnym; Audyt realizowany jest przez zewnętrzne podmioty posiadające wymagane uprawnienia i ma na celu stwierdzenie poprawności działań pod względem ekonomicznym oraz formalnoprawnym.
Zarządzanie jakością Magiczna siódemka kontroli jakości (autor: prof. Kaoru Ishikawa): 1. Arkusz kontrolny (check sheet); 2. Diagram przepływu (flowchart); 3. Wykres przebiegu i karta kontrolna (run chart, control chart); 4. Wykres rozrzutu (scatter diagram 5. Diagram Pareta; 6. Histogram; 7. Wykres przyczynowoskutkowy. Zapewnienie Planowanie Kontrola 18
Zarządzanie zasobami ludzkimi Planowanie organizacji zespołu Pozyskiwanie pracowników Tworzenie zespołu Grupa zbiór co najmniej dwie lub więcej osób. Zespół - zbiór co najmniej 2 osób posiadających wspólny cel (zadanie do wykonania). Dynamika grupy to opis procesów grupowych. Na dynamikę grupy mają wpływ: Nastawienie do zmian; Komunikacja; Cele; Klimat; Normy; Struktura grupy; Faza rozwoju. 19
Fazy życia zespołu wg Rosemary K.C. Ryan Źródło: Rozwój zdolności przywódczych. Oficyna. Warszawa 2010 Faza Charakterystyczne cechy Formowanie Docieranie się Ustalanie reguł Wydajne działanie 20 Niewyrażanie emocji. Brak działań spontanicznych. Zatuszowanie słabości. Brak przejrzystości w kwestii oczekiwań. Niewielkie zaangażowanie w planowanie i podejmowanie decyzji. Objęcie przywództwa przez kierownika i podejmowanie przez niego większości decyzji. Eksperymentowanie z granicami. Dyskusje na temat bardziej ryzykownych posunięć. Omawianie odczuć osobistych. Większa wnikliwość. Sporadyczne poczucie braku komfortu. Określenie hierarchii. Konfrontacja. Rozbieżność opinii. Przyjęte procedury. Jasne oczekiwania. Ustalone sposoby pracy. Stałe podstawowe zasady, Wyrażanie tożsamości w obrębie grupy. Większa systematyczność i intuicyjność. Duża elastyczność. Maksymalne wykorzystanie energii i zdolności. Uwzględnienie potrzeb wszystkich członków. Ukierunkowanie na rozwój. Wspólne przywództwo w zależności od zadania. Znaczące osiągnięcia i wyniki.
Fazy życia zespołu wg B.W. Tuckmana Efektywność Transformacja Efektywne funkcjonowanie Normowanie Burza Formowanie Czas 21
Skuteczność zespołów w oparciu o reguły J. Katzenbacha Skuteczność zespołu zależy od: Umiejętności; Odpowiedzialności; Zaangażowania. Reguły: 1. Konkretne sformułowanie zadań (wiadomo jakich spraw dotyczą); 2. Praca podzielona powinna być na zadania przydzielone w pierwszej kolejności zespołom a w drugiej osobom; 3. Zespoły maja działać a nie spotykać się ; 4. Kryteria przydzielania do zespołu powinny być merytoryczne (umiejętności i kompetencje) a nie formalne (stanowisko); 5. Podział pracy pomiędzy członkami zespołu powinien być równomierny; 6. Wyeliminowanie hierarchicznego układ komunikacji i oddziaływań (budowanie rzeczywistego autorytetu); 7. Komórki kierownicze powinny być otwarte, zaangażowane i lojalne wobec pozostałych struktur zespołu. 22
Charakterystyka efektywnego zespołu wg Marka Pawlaka (inspirowana pracą Thamhain H.J. Team building in Project Management, New York 1997) CHARAKTERYSTYKI ZORIENTOWANE NA ZADANIA I REZULTATY Efekt techniczny Dotrzymanie czasu i budżetu Zaangażowany, zorientowany na efekt Innowacyjny, kreatywny Zorientowany na jakość Gotowy do zmian Zdolny do przewidywania trendów CHARAKTERYSTYKI ZORIENTOWANE NA LUDZI Duże zaangażowanie, dużo energii Zdolność rozwiązywania konfliktów Dobra komunikacja Dobry duch zespołu Wzajemne zaufanie Nastawienie na samodzielny rozwój Efektywne powiązania organizacyjne Duża potrzeba osiągnięć 23
Zarządzanie komunikacją Planowanie komunikacji Dystrybucja informacji c Raportowanie Administrowanie zamknięciem projektu 24
Czynniki utrudniające efektywną komunikację Przeszkody w efektywnym komunikowaniu (porozumiewaniu): Porównywanie (np. jeżdżę lepszym samochodem, pracuję na wyższym stanowisku); Domyślanie się (np. chyba on mnie nie szanuje); Przygotowywanie odpowiedzi (np. uczeni amerykańscy na ten temat sądzą ); Zjednywanie (np. masz rację, oczywiście, tak); Utożsamianie się (np. jak byłem Komendantem OHP); Osądzanie (np. ktoś taki jak Kowalski nie był w stanie tego osiągnąć). Kategorie wypowiedzi wg Carla Rogersa: 80% komunikatów wysyłanych przez ludzi, mieści się w poniżej wskazanych kategoriach wypowiedzi: 1. Oceniające najczęstsze; 2. Interpretujące - na drugim miejscu; 3. Wspierające - na trzecim miejscu; 4. Badające - jako czwarte; 5. Rozumiejące - najrzadsze 25
Zarządzanie ryzykiem Identyfikacja ryzyka Ocena ryzyka Przeciwdziałanie ryzyku Kontrolowanie ryzyk Zarządzanie ryzykiem jest istotnym elementem zarządzania projektem. Wymaga ono: Identyfikacji ryzyk; Określenia prawdopodobieństwa wystąpienia każdego ze zidentyfikowanych ryzyk; Oceny skutków wystąpienia takiego ryzyka w projekcie; Przygotowania planu eliminacji ryzyka lub minimalizowania skutków jego wystąpienia. 26
Zarządzanie ryzykiem Macierz oceny prawdopodobieństwa i skutków ryzyka 27
Zarządzanie ryzykiem Macierz oceny prawdopodobieństwa i skutków ryzyka 28
Zarządzanie zamówieniami Planowanie dostaw Planowanie akwizycji Akwizycja Wybór źródła dostaw Administrowanie kontraktem W projektach grantowych finansowanych ze środków publicznych stosowane są specjalne procedury wyboru dostawców. Podmioty publiczne muszą stosować Ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych, natomiast pozostałe stosować specjalne procedury kontraktowania (np. zasada konkurencyjności i zasada efektywnego gospodarowania finansami stosowane w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Zamknięcie kontraktu 29
Zarządzanie integracją Planowanie projektu Planowanie realizacji projektu Sterowanie zmianami Kierownik projektu grantowego wg metodyki PMI odpowiada za zarządzanie: Zakresem. Czasem. Kosztami. Jakością. Ryzykiem. Zamówieniami. Komunikacją. Zasobami ludzkimi. Integracją. Integracja łączenie wszystkich obszarów w sprawnie działający system. Luka władzy rozbieżność pomiędzy formalną odpowiedzialnością a małym zakresem formalnej władzy 30
Style zarządzania wg R. Lippitt i R. K. White Autokratyczny władza skupiona w jednej osobie, która samodzielnie wyznacza zadania, sposoby ich wykonania, zakres współpracy oraz czas realizacji. Podwładni nie uczestniczą w podejmowaniu decyzji. Jest jedyna osobą, która posiada pełną informację. Nieprzychylnie nastawiony na inicjatywy podwładnych. Komunikacja polega na wydawaniu poleceń. Demokratyczny wpływa na grupę metodą dyskusji w grupie, stara się używać fachowych argumentów, jest inspiracją dla członków grupy. Podejmując decyzję zasięga opinii swoich współpracowników. Dysponują oni sporą swobodą działania. Oczekuje samodzielności od współpracowników i deleguje władzę. Silnie związany jest z zespołem. Słucha opinii, w tym także tych krytycznych. Interesuje się sprawami podwładnych. Leseferystyczny w minimalnym stopniu interesuje się zarówno zadaniami jak i wykonującymi je ludźmi. Działalność sprowadza się do działań administracyjnych, co najwyżej koordynuje pracę zespołu. 31
Czynniki determinujące skuteczność stylów zarządzania wg R. Lippitt i R. K. White Czynniki determinujące skuteczność stylu zarządzania: 1. Charakterystyka zadania; 2. Specyfika osób zarządzanych; 3. Osobowość osoby zarządzającej; 4. Czas na wykonania zadania; 5. Rodzaj sytuacji. Przesłanki stosowania poszczególnych stylów zarządzania: Styl autokratyczny: Styl leseferystyczny: Styl demokratyczny: Niski stopień złożoności zadania. Powtarzalny charakter czynności. Niedoświadczeni członkowie zespołu. Mało czasu. Kryzysowa sytuacja. 32 Zespół o wysokich kwalifikacjach i dużym doświadczeniu. Nie jesteśmy ekspertami w dziedzinie, w której działa zespół. Bardzo złożony charakter czynności. Zadanie wymaga wysokiego stopnia kreatywności i innowacyjności. Dużo czasu. Zawsze można zastosować
Ciągła skala zachowań przywódczych Tannenbauma i Schmidta (Ricky W. Griffin. Podstawy zarządzania organizacjami, 2002 PWN) Przywództwo zorientowane na szefa Przywództwo zorientowane na podwładnych Sprawowanie władzy przez menadżera Obszar swobody podwładnych Menedżer podejmuje decyzję i ogłasza. ją Menedżer sprzedaje decyzję Menedżer przedstawia pomysł i zachęca do pytań Menedżer przedstawia projekt decyzji, który może ulec zmianie Menedżer przedstawia problem, zbiera propozycje podejmuje decyzje i Menedżer określa granice kompetencji, prosi o decyzję Menedżer pozwala podwładnym na działania w granicach określonych przez przełożonego 33
Siatka stylów zarządzania wg Blake ai Mouton OśY koncentracja na ludziach 1,9 9,9 5,5 1.1 9.1 Oś X koncentracja na zadaniu 34
Siatka stylów zarządzania wg Blake ai Mouton Charakterystyka stylów zarządzania wg Blake a i Mouton : Styl bierny (1,1) - niska koncentracją na celu i na ludziach. Styl osobowy (1,9) niska koncentracją na celu i wysoka na ludziach. Styl zadaniowy (9,1) - wysoka koncentracją na celu i niska na ludziach. Styl kompromisowy (5,5) wystarczająca koncentracja (średnia) na celu i wystarczająca (średnia) na ludziach. Styl optymalny (9,9) - wysoka koncentracja na celu i na zadaniach. 35
Charakterystyka kierownika projektu wg Howarda Eisnera Źródło: Marek Pawlak. Zarządzanie projektami. Wydawnictwo naukowe PWN, Warszawa 2007 Cechy własne Integracja z innymi ludźmi Umiejętności 1. Odpowiednio deleguje władzę. 2. Jest dobrze zorganizowany. 3. Jest w stanie się poświęcić aby osiągnąć założone cele. 4. Jest zrównoważony. 5. Podejmuje inicjatywy. 6. Jest kreatywny. 1. Dobrze się komunikuje z innymi ludźmi (dzieli się informacjami). 2. Wspiera i motywuje. 3. Jest dobrym słuchaczem. 4. Jest otwarty na opinie innych ludzi i elastyczny. 5. Udziela konstruktywnej krytyki. 6. Ma pozytywne nastawienie. 7. Jest dobrym budowniczym i członkiem zespołu. 8. Jest w stanie dobierać i oceniać ludzi. 9. Ma odwagę rozwiązywać konflikty. 10. Umie podejmować decyzję. 1. Jest kompetentny w dziedzinie w której realizowany jest projekt. 2. Umie rozwiązywać problemy. 3. Jest dobrym integratorem. 4. Umie podejmować decyzje. 36
Literatura Project Management Institute:http://www.pmi.org PMBOK Guide - 2000 Edition Rosemary K.C. Ryan. Rozwój zdolności przywódczych. Oficyna. Warszawa 2010 John M. Nicholas, Herman Steyn. Zarządzanie projektami. Wolter Kliwer Polska, Warszawa 2008 Marek Pawlak. Zarządzanie projektami. Wydawnictwo naukowe PWN, Warszawa 2007 37