Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zał. Nr 1 do SIWZ Opis przedmiotu zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest opracowanie, zorganizowanie i merytoryczna realizacja programu wyjazdu studyjnego do Włoch, do regionu Toskanii dla grupy 35 wybranych przez Zamawiającego lubuskich producentów produktów regionalnych i tradycyjnych, lubuskich rękodzielników oraz przedstawicieli urzędu marszałkowskiego województwa lubuskiego. Program wyjazdu- musi stanowić spójną całość i zawierać między innymi prezentacje tematyczne przedstawiane i opracowane przez przedstawicieli przynajmniej trzech gospodarstw z regionu Toskanii, takie jak: - pozyskiwanie i wykorzystanie funduszy unijnych z przeznaczeniem na produkcję, sprzedaż lub promocję produktów tradycyjnych, regionalnych i lokalnych, - przykłady dobrych praktyk dotyczących promocji produktów tradycyjnych, regionalnych i lokalnych, - przykłady krótkich łańcuchów dostaw, - szczegółowe omówienie i pokazanie przykładów sprzedaży bezpośredniej produktów regionalnych, tradycyjnych i lokalnych w gospodarstwach z których słynie Toskania, np.: sery, wędliny, wina, przyprawy, orzechy czy oliwa. Prezentacje tematyczne powinny być realizowane w formie wykładów, seminariów, wizyt w terenie (w gospodarstwach związanych, bądź specjalizujących się w produktach tradycyjnych, regionalnych i lokalnych), studiów przypadku, lub innych, adekwatnych form do omawianego tematu. W planie wizyty należy ująć spotkanie z przedstawicielem instytucji państwowej odpowiadającej za wdrażanie programów wspomagających i finansujących sprzedaż i promocję produktów regionalnych, tradycyjnych i rękodzielniczych. Łączny wymiar czasu przeznaczonego na realizację programu merytorycznego będzie wynosił 18 godzin zegarowych Specjaliści włoscy realizujący program merytoryczny powinni mieć praktyczną wiedzę w zakresie prezentowanego tematu, wynikającą z wykonywanego zawodu lub pełnionej funkcji. Zależnie od tematu mogą to być przedstawiciele Lokalnych Grup Działania z terenu Włoch, przedstawiciele instytucji i organizacji, które we Włoszech zajmują się obsługą funduszy unijnych i/lub wykonują zadania w zakresie rozwoju obszarów wiejskich. Wykonawca zapewni wszelkie niezbędne do spotkania elementy (w tym bilety wstępu, organizacja spotkania, nadzór merytoryczny itp.) Liczba uczestników - w wyjeździe będzie uczestniczyć 35 osób (w tym: wybrani przez Zamawiającego lubuscy producenci produktów regionalnych i tradycyjnych, lubuscy rękodzielnicy oraz przedstawiciele urzędu marszałkowskiego województwa lubuskiego) dodatkowo ze strony Wykonawcy tłumacz oraz pilot wycieczki. Zamawiający przekaże listę uczestników dla Wykonawcy, minimum 10 dni roboczych przed planowanym terminem wyjazdu. 1
Termin wyjazdu Wyjazd pięciodniowy. Termin wyjazdu nie wcześniej, niż 16 marca powrót nie później, niż 3 kwietnia 2014 roku. Plan wyjazdu - wyjazd będzie realizowany zgodnie z następującym harmonogramem: dzień I - zbiórka w Zielonej Górze w wyznaczonym miejscu przez Zamawiającego, - sprawdzenie stanu technicznego autokaru przez odpowiednie służby, - transfer na lotnisko, - wylot do regionu Toskanii, - transfer do hotelu we Florencji, - zakwaterowanie w hotelu, - kolacja. dzień II - śniadanie - realizacja programu - spotkanie z przedstawicielami urzędu/instytucji we Florencji, zajmujących się pomocą finansową w ramach promocji czy sprzedaży produktów tradycyjnych, regionalnych lub lokalnych, - obiad, - realizacja programu, - uroczysta kolacja. dzień III, IV - 8:00 śniadanie - realizacja programu - obiad - realizacja programu - kolacja dzień V - śniadanie + suchy prowiant na podróż - wykwaterowanie z hotelu - transfer na lotnisko, - wylot, - transfer do Zielonej Góry. 2
Wyżywienie uczestników: I dzień wyjazdu kolacja w miejscu znajdującym się poza miejscem zakwaterowania - składająca się z dań regionalnych, lokalnych lub tradycyjnych regionu (przystawka oraz min. jedno danie ciepłe) uczestnicy będą mieć zagwarantowany wybór pomiędzy daniem mięsnym lub wegetariańskim. II dzień wyjazdu - śniadanie w formie stołu szwedzkiego w miejscu zakwaterowania - składające się z pieczywa jasnego i ciemnego, warzyw typu ogórek, pomidor, szczypior, min. 2 rodzajów wędlin, min. 2 rodzajów nabiału, min. 2 rodzajów dania ciepłego, - obiad w miejscu znajdującym się poza miejscem zakwaterowania składający się z trzech przystawek do wyboru przez każdego uczestnika, z dania głównego podawanego na ciepło (3 dania do wyboru, w tym co najmniej jedno składające się z owoców morza lub ryby; jako dodatki do dania głównego surówka oraz frytki lub ziemniaczki itp.), deser. - uroczysta kolacja w restauracji znajdującej się poza miejscem zakwaterowania składająca się z trzech przystawek do wyboru przez każdego uczestnika, z dania głównego podawanego na ciepło (3 dania do wyboru, w tym co najmniej jedno składające się z owoców morza lub ryby; jako dodatki do dania głównego surówka oraz frytki lub ziemniaczki itp.), deser. - napoje serwowane do wszystkich posiłków (ciepłe i zimne napoje tj. do wyboru: herbata lub kawa z dodatkami: cukier cytryna, mleko oraz do wyboru woda mineralna: gazowana lub niegazowana, lub sok owocowy na osobę 0,3 ml) - w czasie zajęć seminaryjno - szkoleniowych należy zagwarantować uczestnikom ciągłą przerwę kawową (w menu: kawa i herbata, woda gazowana i niegazowa w oraz ciasto, ciastka suche ). III oraz IV dzień wyjazdu śniadanie w formie stołu szwedzkiego w miejscu zakwaterowania - składające się z pieczywa jasnego i ciemnego, warzyw typu ogórek, pomidor, szczypior, min. 2 rodzajów wędlin, min. 2 rodzajów nabiału, min. 2 rodzajów dania ciepłego obiad w miejscu znajdującym się poza miejscem zakwaterowania składający się z trzech przystawek do wyboru przez każdego uczestnika, z dania głównego podawanego na ciepło (3 dania do wyboru, w tym co najmniej jedno składające się z owoców morza lub ryby; jako dodatki do dania głównego surówka oraz frytki lub ziemniaczki itp.), deser. 3
kolacja w miejscu znajdującym się poza miejscem zakwaterowania - składająca się z dań regionalnych, lokalnych lub tradycyjnych regionu (przystawka oraz min. jedno danie ciepłe) uczestnicy będą mieć zagwarantowany wybór pomiędzy daniem mięsnym lub wegetariańskim. napoje serwowane do wszystkich posiłków (ciepłe i zimne napoje tj. do wyboru: herbata lub kawa z dodatkami: cukier cytryna, mleko oraz do wyboru woda mineralna: gazowana lub niegazowana, lub sok owocowy na osobę 0,3 ml) w czasie zajęć seminaryjno - szkoleniowych należy zagwarantować uczestnikom ciągłą przerwę kawową (w menu: kawa i herbata, woda gazowana i niegazowa w oraz ciasto, ciastka suche ). V dzień wyjazdu śniadanie w formie stołu szwedzkiego w miejscu zakwaterowania - składające się z pieczywa jasnego i ciemnego, warzyw typu ogórek, pomidor, szczypior, min. 2 rodzajów wędlin, min. 2 rodzajów nabiału, min. 2 rodzajów dania ciepłego, suchy prowiant, składający się z dwóch bułek/kanapek z wędliną, serem i dodatkami (ogórek, pomidor, rzodkiew, zioła), woda mineralna 1l na osobę, jabłko, bądź inny owoc 1 szt. na osobę. Zakwaterowanie uczestników: - lokalizacja hotelu w centrum Florencji - w całym okresie pobytu (4 noclegi) zakwaterowanie w obiekcie o zbliżonym standardzie, zapewniające uczestnikom dobre warunki pobytu (obiekt 3 gwiazdkowy); - pokoje dwuosobowe lub jednoosobowe z łazienką (liczba pokoi jednoosobowych powinna wynosić co najmniej 12) - pokoje dwuosobowe z oddzielnymi łóżkami; - wyposażenie i standard obiektu powinien zapewniać uczestnikom dobre warunki pobytu. Środek transportu - Wykonawca zapewni transfer dla 35 osób na lotnisko (w Polsce lub Niemczech) z Zielonej Góry. Podróż z lotniska (w Polsce lub Niemczech) do Florencji odbywa się samolotem w klasie ekonomicznej. Wykonawca zapewni transfer osób: Z Zielonej Góry na lotnisko (w Polsce lub Niemczech) Z lotniska we Florencji do miejsca zakwaterowania 4
Z miejsca zakwaterowania na lotnisko we Florencji Z Lotniska (w Polsce lub Niemczech) w do Zielonej Góry Między zakwaterowaniem a miejscem spotkań w regionie Toskanii itp. Transfer powinien odbywać się autokarem min. klasy LUX. Pojazd powinien być wyposażony w co najmniej komfortowe fotele uchylno - rozsuwane z podłokietnikiem na montażu szynowym, pasy bezpieczeństwa, klimatyzację, ogrzewanie, półki na bagaż podręczny; indywidualne nawiewy i oświetlenia, nagłośnienie, oświetlenie sufitowe dzienne i nocne oraz wyodrębnione miejsce na bagaż o poj. min. 1.5 m3, WC oraz urządzenie GPS. Pojazd ma być sprawny technicznie oraz posiadać miejsca siedzące dla wszystkich uczestników wyjazdu. Wykonawca podstawia pojazd w stanie czystym, zarówno na zewnątrz jak i wewnątrz oraz zobowiązuje się do dbania o czystość autokaru podczas podróży. Na wyraźną prośbę przedstawiciela uczestników wyjazdu kierujący pojazdem ma uruchamiać klimatyzację lub ogrzewanie w celu zapewnienia komfortowych warunków podróży. W przypadku awarii technicznej pojazdu w trakcie realizacji zamówienia, Wykonawca zobowiązany jest zapewnić zastępczy środek transportu o takich samych lub lepszych parametrach, zgodnych ze specyfikacją istotnych warunków zamówienia, który pozwoli na planowe kontynuowanie programu wizyty. Wykonawca pokrywa koszty opłat drogowych i parkingowych oraz koszty uzyskania wszelkich innych pozwoleń niezbędnych do prawidłowego wykonania zadania. Wykonawca zapewni transport na miejscu w celu dojazdu do wszelkich obiektów odwiedzanych przez uczestników. Wykonawca zapewni minimum 2 kierowców autokaru. Wykonawca zapewni wyżywienie i nocleg dla kierowców. Tłumaczenia w trakcie wyjazdu grupie będzie towarzyszył biegły tłumacz konferencyjno/konsekutywny z języka włoskiego, zapewniony przez Wykonawcę. Tłumacza zabezpieczy Wykonawca. Tłumacz odpowiedzialny będzie za przeprowadzenie tłumaczeń ustnych (konsekutywnych) z języka włoskiego na język polski (i odwrotnie) również w trakcie realizacji wizyt i spotkań na terenie odwiedzanych miejscowości. Zamawiający wymaga wysokich kwalifikacji tłumacza w zakresie znajomości języków. Wykonawca będzie odpowiedzialny za: przygotowanie szczegółowego programu wyjazdu (według wstępnego harmonogramu powyżej oraz według powyższych zasad zawartych w SIWZ). Wydrukowany program powinien zostać oznaczony logotypami zgodnie z 2 pkt. 2 umowy. realizację merytorycznego programu wyjazdu (zapewnienie wykładowców i pomieszczeń do przeprowadzenia seminariów, spotkań, wyjazdu w teren,); zapewnienie materiałów merytorycznych dla uczestników; 5
zapewnienie ciągłego nadzoru nad organizacją wyjazdu i realizacją programu merytorycznego; zapewnienie wyżywienia dla uczestników; zapewnienie zakwaterowania dla uczestników; zapewnienie transportu autokarowego i transportu lokalnego uczestnikom wyjazdu; ubezpieczenie KL i NW uczestników wyjazdu na czas przejazdu i pobytu; zapewnienie biegłego tłumacza konsekutywno/konferencyjnego z języka włoskiego, dostarczenie 10 dni po podpisaniu umowy, szczegółowego programu wyjazdu, w celu zaakceptowania go przez Zamawiającego (w tym szczegółowo rozpisany plan wizyty), jak również : - imiona i nazwiska, funkcje przedstawicieli, z którymi spotkają się uczestnicy wyjazdu studyjnego, - propozycje miejsc, które odwiedzą, przekazanie Zamawiającemu wzoru karty zgłoszenia uczestnika (karta powinna zawierać najpotrzebniejsze dane osobowe niezbędne do wykonania zadania przez Wykonawcę) nocleg i wyżywienie dla pilota, tłumacza oraz kierowców Zamawiający będzie odpowiedzialny za: rekrutację uczestników. Zamawiający sporządzi i dostarczy listę uczestników Wykonawcy co najmniej 10 dni przed terminem wyjazdu. Zamawiający nie pokrywa: - kosztów zagranicznych rozmów telefonicznych wykonanych z pokojów hotelowych przez osoby zakwaterowane, - kosztów np. związanych z udostępnieniem w pokojach hotelowych płatnej telewizji bądź mini - baru, - kosztów biletów wstępu do miejsc odwiedzanych przez uczestników wyjazdu w tzw. czasie wolnym. - kosztów związanych z ewentualnymi szkodami wyrządzonymi przez uczestników wyjazdu, kierowców, bądź pilota wycieczki. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca posiadał wpis do Centrum Ewidencji Organizatorów Turystyki i pośredników Turystycznych prowadzonej przez Ministra Sportu i Turystyki 6