Puck, dn. 11.01.2013 ZAPYTANIE OFERTOWE Centrum Doradztwa Europejskiego EURO-FUNDUSZ s.c. A.Klusek, P.Kanarski realizując wraz z Lokalną Grupą Działania Małe Morze projekt PI-PWP Zarządca w rolnictwie transfer i adaptacja niemieckiego sposobu szkolenia w rolnictwie realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Priorytet VI Rynek Pracy otwarty dla wszystkich, Działanie 6.1 Poprawa dostępu do zatrudnienia oraz wspieranie aktywności zawodowej w regionie, Poddziałanie 6.1.1 Wsparcie osób pozostających bez zatrudnienia na regionalnym rynku pracy, zwraca się z prośbą o przedstawienie oferty cenowej z uwzględnieniem poniższych wymagań: 1. Przedmiot zamówienia: według kodu CPV 55120000-7 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji, kod CPV 55300000-3 Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków, kod CPV 55500000-5 - usługi bufetowe oraz w zakresie podawania posiłków, Wynajem sali na konferencję dla 50 uczestników, Catering w formie przerwy kawowej i zimnego bufetu. 2. Miejsce i termin realizacji zamówienia: Konferencja dnia 07 lutego 2013 roku, Obiekt zlokalizowany w Gdańsku, Gdyni lub Sopocie. 3. Kryteria jakościowe zamówienia: Obiekt, w którym będzie znajdować się sala konferencyjna, musi spełniać następujące wymogi: został wybudowany lub wyremontowany nie dawniej niż 10 lat przed terminem organizacji konferencji, zlokalizowany w Gdańsku, Gdyni lub Sopocie w promieniu do 10 km od dworca kolejowego, w przypadku hotelu, jego standard powinien spełniać nie mniej niż 3 gwiazdki. Obiekt powinien posiadać zaplecze sanitarne dostosowane do liczby uczestników: osobne toalety dla mężczyzn i kobiet, znajdujące się w bliskim sąsiedztwie sali konferencyjnej. Oferent powinien posiadać doświadczenie w organizacji konferencji, w tym z udziałem mediów (minimum 5 konferencji w ostatnim roku, w tym minimum 1 z udziałem mediów). Możliwość wcześniejszego dostarczenia i przechowania materiałów konferencyjnych. Sala dostosowana do zgłoszonej liczby uczestników o powierzchni nie mniejszej niż 2 m 2, przypadające na uczestnika. Sala powinna być klimatyzowana z możliwością zaciemnienia
i zapewnienia oświetlenia sztucznego. Miejsca siedzące dla uczestników konferencji w odpowiedniej ilości, ustawienie krzeseł teatralne, stół prezydialny z miejscami siedzącymi dla 5 osób, widoczny dla każdego uczestnika, z każdego miejsca Sali. Wyposażenie: nagłośnienie: mikrofon stacjonarny przy stole prezydialnym, dwa mikrofony mobilne (bezprzewodowe), nagłośnienie zapewniające dobrą słyszalność w każdym punkcie sali, laptop (komputer) z odpowiednim oprogramowaniem umożliwiającym odczyt plików prezentacji (.pptx), odczyt plików dokumentów (.docx) oraz łaczenie się z siecią Internet i wyświetlanie stron www, dostęp do sieci Internet (łącze przewodowe lub bezprzewodowe), projektor multimedialny kompatybilny z laptopem (komputerem) oraz ekran do wyświetlania obrazu z projektora (obraz na ekranie widoczny dla każdego uczestnika, z każdego miejsca sali), tablica suchoscieralna typu flipchart, flamastry (3 kolory: czarny, czerwony, zielony) i gąbkę, stół recepcyjny oraz krzesła przed salą umożliwiające prowadzenie rejestracji uczestników i rozmieszczenia materiałów dla uczestników, bezpłatna szatnia. Obsługa techniczna - Wykonawca zapewni co najmniej jedną osobę do obsługi technicznej na czas trwania konferencji, dostępną przynajmniej na 1 godzinę przed rozpoczęciem konferencji oraz w jej trakcie na wezwanie Zamawiającego. Wykonawca w trakcie realizacji zamówienia zapewni: oznakowanie sali konferencyjnej oraz dojścia do sali, wykonane zgodnie z wytycznymi Zamawiającego, montaż przekazanych przez Zamawiającego najpóźniej dzień przed rozpoczęciem konferencji rollupów. W ramach świadczonej usługi cateringowej Wykonawca zapewni: serwis kawowy wraz z zimnym bufetem w trakcie przerwy dla wszystkich uczestników, w pomieszczeniu odrębnym od sali, w której prowadzona jest konferencja: gorąca kawa, herbata (co najmniej 3 rodzaje herbat w torebkach), cukier, cytryna do herbaty, mleko lub śmietanka do kawy, woda mineralna gazowana i niegazowana, soki minimum dwa rodzaje po 0,3 litra na osobę, 120 gram ciasta domowego (własnego wypieku) na osobę, 150 gram mieszanych
owoców na osobę, ciastka kruche, różnorodne kanapki (zawierające między innymi: 3 rodzaje pieczywa, łosoś wędzony, minimum 3 rodzaje wędlin, ser żółty, pomidor, ogórek, rzodkiewki, sałata, i inne warzywa, minimum 4 kanapki na osobę), sałatek (3-rodzaje, minimum 100 gram na osobę), przekąski 3-rodzaje serwis gastronomiczny (przygotowanie, obsługa kelnerska, nakrycie stołów (obrusy), zastawa porcelanowa i szklana oraz sprzątanie). W zakresie wyżywienia Wykonawca zobowiązany jest do podania posiłków, zgodnie z ramowym planem konferencji, zachowania zasad higieny i obowiązujących przepisów sanitarnych przy przygotowaniu posiłków, przygotowania posiłków z pełnowartościowych, świeżych produktów z ważnymi terminami przydatności do spożycia. Zamawiający zakłada możliwość rejestracji audio-video (we własnym zakresie) przebiegu konferencji w związku z powyższym Wykonawca powinien w proponowanej sali konferencyjnej zapewnić warunki umożliwiające przeprowadzenie takiej rejestracji. Zamawiający dokona wyboru oferty Wykonawcy, w oparciu o oferowaną cenę 100%. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. Zaznacza się, iż Centrum Doradztwa Europejskiego EURO-FUNDUSZ s.c. A.Klusek, P.Kanarski i Lokalna Grupa Działania Małe Morze nie może udzielić zamówienia podmiotom powiązanym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązanie kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązanie pomiędzy Lokalną Grupą Działania Małe Morze lub Centrum Doradztwa Europejskiego EURO-FUNDUSZ s.c. A.Klusek, P.Kanarski lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Lokalnej Grupy Działania Małe Morze oraz Centrum Doradztwa Europejskiego EURO- FUNDUSZ s.c. A.Klusek, P.Kanarski lub osobami wykonującymi w ich imieniu czynności związanych z przygotowaniem i prowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na: pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. 4. Dokumenty wymagane od Wykonawcy: Oświadczenie o braku powiązań (wzór w załączeniu), Opis sal (wyposażenia/ standardów), które będą oddane do użytku zamawiającego,
Oferta cenowa netto i brutto w PLN zawierająca informacje o: cenie najmu sali konferencyjnej w terminie i czasie określonym przez Zamawiającego, cenie za usługę cateringową, 5. Ofertę należy przekazać w terminie do dnia: 25.01.2013, godzina 12:00. 6. Sposób złożenia oferty: a) osobiście w sekretariacie - adres: ul. Przebendowskiego 12, 84-100 Puck, b) za pomocą przesyłki pocztowej (lub kurierem) na adres: ul. Przebendowskiego 12, 84-100 Puck, c) pocztą elektroniczną na adres e-mail na adres: a.adamczyk@pozytywneinicjatywy.pl; d) faxem na nr: 58-736-43-10. 7. Wszelkie dodatkowe pytania dotyczące przedmiotu zamówienia prosimy kierować na adres email: a.adamczyk@pozytywneinicjatywy.pl. Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi zobowiązania do zawarcia umowy.
Załącznik nr 1 do Zapytania ofertowego Miejscowość, data. Nazwa i adres OŚWIADCZENIE Ja, (imię i nazwisko). niżej podpisany, reprezentując (nazwa firmy) oświadczam, iż (nazwa firmy) nie jest powiązany z Lokalną Grupą Działania Małe Morze oraz Centrum Doradztwa Europejskiego EURO-FUNDUSZ s.c. A.Klusek, P.Kanarski osobowo lub kapitałowo. Przez powiązanie kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązanie pomiędzy (nazwa firmy) lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu (nazwa firmy), a Lokalną Grupą Działania Małe Morze lub Centrum Doradztwa Europejskiego EURO-FUNDUSZ s.c. A.Klusek, P.Kanarski lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w ich imieniu lub osobami wykonującymi czynności związanych z przygotowaniem i prowadzeniem procedury wyboru wykonawcy, polegające w szczególności na: pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.. Podpis