Procedura auditów wewnętrznych i działań Ps-02 0 PROEURA AUITÓW WEWNĘTRZNYH I ZIAŁAŃ KORYGUJĄYH PN EN ISO 9001:2009 -
Procedura auditów wewnętrznych i działań Ps-02 1 Egzemplarz Nr 1/ Zmiany: Nr Zmiany Nr Strony ata Podpis Nr Zmiany Nr Strony ata Podpis 1 8 2 9 3 10 4 11 5 12 6 13 7 14 -
Procedura auditów wewnętrznych i działań Ps-02 2 Spis treści: 1. Terminologia 2. el 3. Przedmiot i zakres stosowania 4. Odpowiedzialność 5. Audit wewnętrzny - opis postępowania 6. ziałania korygujące opis postępowania 7. Zapisy 8. Formularze 1. Terminologia W niniejszej procedurze stosowana jest terminologia przyjęta w Księdze Jakości, zgodna z terminologią norm ISO serii 9000. 2.el Starostwo pragnie budować i umacniać pozycję instytucji konsekwentnie dbającej o interesy swoich klientów, którzy oczekują nie tylko dostaw wysokiej jakości produktu, ale również fachowego doradztwa i sprawnej obsługi. Podstawowym warunkiem spełnienia tego celu jest zapewnienie konsekwencji stosowania w praktyce ustalonych wymagań systemu zarządzania jakością a w przypadku pojawienia się niezgodności, usuwania ich przyczyn oraz podejmowanie działań. Ważnym narzędziem dla osiągnięcia tego celu jest system auditów wewnętrznych, które stanowią podstawowe źródło ujawnienia niezgodności w praktyce działania Starostwa oraz podejmowanie działań dla usunięcia przyczyn tych niezgodności. 3. Przedmiot i zakres stosowania Przedmiotem procedury jest określenie zasad planowania i przeprowadzania auditów wewnętrznych funkcjonującego systemu jakości oraz podejmowania działań, mających na celu usuwanie przyczyn stwierdzonych niezgodności. 4. Odpowiedzialność 4.1. Pełnomocnik jest odpowiedzialny za: 4.1.1. Zapewnienie wystarczającej liczby auditorów wewnętrznych. 4.1.2. Planowanie auditów wewnętrznych i nadzór nad ich wykonaniem. 4.1.3. Analizę wyników auditów wewnętrznych do sprawozdania na przegląd systemu zarządzania jakością. 4.1.4. ecydowanie w sprawach działań. -
Procedura auditów wewnętrznych i działań Ps-02 3 4.2. Auditorzy wewnętrzni są odpowiedzialni za wykonanie powierzonych im auditów w sposób opisany w normie PN EN ISO 19011:2003 oraz w niniejszej procedurze. 4.3. Auditowani odpowiedzialni są za: 4.3.1. Udostępnianie auditorom żądanych dowodów spełnienia wymagań. 4.3.2. Usuwania stwierdzonych niezgodności. 4.3.3. Badanie przyczyn stwierdzonych niezgodności, planowania i realizacji działań. 4.3.4. Pracownicy Starostwa są odpowiedzialni za zgłoszenie potrzeby przeprowadzenia dodatkowych auditów w przypadku zaistnienia zmian mających wpływ na system jakości. 5. Audit wewnętrzny - opis postępowania 5.1. Pełnomocnik planuje audity wewnętrzne w taki sposób, aby objąć nimi wszystkie komórki organizacyjne i całą działalność w obszarze systemu jakości. 5.2. Pełnomocnik sporządza Grafik planu auditu na dany rok na formularzu F1/Ps-02. 5.3. Na podstawie grafiku, Pełnomocnik sporządza na formularzu F2/Ps-02 Program auditów wewnętrznych na rok kalendarzowy i przedstawia do zatwierdzenia Staroście nie później niż do 20 dnia po przeglądzie, o którym mowa w Księdze Jakości pkt 5.6.1. W każdej komórce organizacyjnej Starostwa wykonywany jest co najmniej jeden audit rocznie. Pełnomocnik może ustalić dla określonej komórki organizacyjnej większą ilość auditów biorąc pod uwagę: 5.3.1. złożoność zadań komórki organizacyjnej, 5.3.2. znaczenie działalności komórki organizacyjnej dla wyników działań Starostwa, 5.3.3. stan dyscypliny realizacji ustalonych wymagań w danej komórce. 5.4. Nie później niż 10 dni przed planowanym auditem w danej komórce Pełnomocnik wystawia Kartę auditu na formularz F3/Ps-02 w której: 5.4.1. wyznacza auditowaną komórkę organizacyjną, 5.4.2. ustala zakres i termin auditu, 5.4.3. wyznacza auditora wewnętrznego i powiadamia zainteresowanych o swoich decyzjach. 5.5. Audit wewnętrzny może przeprowadzać: 5.5.1. Pełnomocnik osobiście, 5.5.2. wyznaczony przez Pełnomocnika pracownik Starostwa, posiadający odpowiednie, udokumentowane kwalifikacje auditora, zgodnie z wymaganiami normy PN EN ISO 19011:2003 i nie powiązany bezpośrednio z przedmiotem i podmiotem auditu, 5.5.3. auditor zewnętrzny o kwalifikacjach, o których mowa wyżej. 5.6. Wyznaczony auditor sporządza listę pytań kontrolnych na formularzu F4/Ps-02, obejmującą pełny zakres auditu (wyznaczone w karcie auditu obszary Księgi Jakości, procesy, procedury, instrukcje oraz obowiązujące przepisy i normy). Listę pytań akceptuje Pełnomocnik poprzez złożenie parafy i daty w prawym dolnym rogu na każdej ze stron listy. 5.7. Auditor przeprowadza audit zbierając obiektywne dowody, potwierdzające zgodność lub niezgodność praktyki postępowania z wymaganiami. Notatki sporządza na odwrocie listy pytań. -
Procedura auditów wewnętrznych i działań Ps-02 4 5.8. Auditor formułuje stwierdzone niezgodności i spostrzeżenia na karcie auditu, omawiając je z auditowanym i uzyskuje jego pisemne potwierdzenie na karcie auditu. W przypadku odmowy potwierdzenia niezgodności lub spostrzeżenia, auditowany sporządza w trakcie auditu notatkę wyjaśniającą, wręczając ją auditorowi celem dołączenia do karty auditu. 5.9. Auditowany niezwłocznie usuwa stwierdzone niezgodności o ile są naprawialne. 5.10. Najpóźniej w 5 dniu po zakończeniu auditu, auditor przekazuje Pełnomocnikowi kartę auditu wraz z listą pytań i ewentualnymi notatkami oraz omawia z pełnomocnikiem wyniku auditu. 5.11. Pełnomocnik dokonuje przeglądu zapisów w karcie auditu i pozostałej dokumentacji auditowej a następnie, w przypadku stwierdzonych niezgodności, podejmuje decyzję w sprawie podjęcia działań, jeżeli uzna, że ich nie podjęcie spowoduje powtórzenie się niezgodności. 6. ziałania korygujące opis postępowania 6.1. Pełnomocnik kwalifikuje niezgodności z auditów wewnętrznych lub pochodzące z innych źródeł (kontroli własnej, skarg) jako niezgodności systemowe, wymagające podjęcia działań, jeżeli ich powtórzenie się z tych samych przyczyn oddziaływałoby na interesy klienta, jak również na interesy Starostwa. 6.2. la niezgodności zakwalifikowanych w trybie określonym w pkt 6.1 Pełnomocnik wystawia karty działań na formularzu F5/Ps-02 oddzielnie dla każdej niezgodności. Pełnomocnik wyznacza odpowiedzialnego za sformułowanie propozycji działań. W przypadku spostrzeżeń Pełnomocnik podejmuje decyzję co do dalszego postępowania z nimi. 6.3. Wyznaczona osoba określa przyczynę niezgodności i proponuje działania korygujące na formularzu F5/Ps-02, który dostarcza do akceptacji do Pełnomocnika w ciągu 7 dni od jego otrzymania. 6.4. Pełnomocnik akceptuje proponowane działania korygujące, jeżeli ich zakres jest proporcjonalny do przewidywanych skutków ewentualnego powtórzenia się niezgodności i stopnia zagrożenia interesów klienta i Starostwa. Pełnomocnik wykonuje kopię karty działań, a oryginał przekazuje do odpowiedzialnego za realizację działań. 6.5. Wyznaczona osoba wdraża zaakceptowane działania, wynik zapisuje na karcie działań i zwraca ją Pełnomocnik. 6.6. Podczas kolejnego auditu, lub w innym terminie wskazanym przez Pełnomocnika, auditor wiodący sprawdza wykonanie działań w komórce, w której wystąpiły niezgodności. O skuteczności podjętych działań auditor wiodący sporządza notatkę na formularzu F5/Ps-02. W celu wykonania powyższych czynności Pełnomocnik przekazuje auditorowi wiodącemu dokumentację auditową z poprzedniego auditu w komórce. Po sprawdzeniu działań i sporządzeniu notatki auditor zwraca Pełnomocnikowi dokumentację auditową. 6.7. Pełnomocnik zatwierdza wykonanie działań na formularzu F5/Ps-02 i przechowuje go. -
Procedura auditów wewnętrznych i działań Ps-02 5 7. Zapisy Lp. Zapis (treść) Odnośnik 1 Grafik planu auditu pkt 5.2 Miejsce przechowywania Forma zapisu Osoba sporządzająca zapis Pełnomocnik Program auditów 2 Pełnomocnik wewnętrznych pkt 5.3 A 3 Zatwierdzenie programu Starosta 4 Karta auditu wewnętrznego pkt 5.4 Pełnomocnik, Auditor, Auditowany 5 Lista pytań kontrolnych Pełnomocnik Auditor pkt 5.6 A 6 Akceptacja listy pytań Pełnomocnik 7 Identyfikacja spostrzeżeń pkt 5.8 A 8 Karta działań pkt 6.2 A Auditor Auditowany Pełnomocnik, Auditor, Kierownik komórki organizacyjnej Objaśnienia: Forma zapisu: A- adnotacja - dokument 8. Formularze: 1. F1/Ps-02 Grafik planu auditu. 2. F2/Ps 02 Program auditów wewnętrznych. 3. F3/Ps 02 Karta auditu. 4. F4/Ps 02 Lista pytań. 5. F5/Ps 02 Karta działań. -
Procedura auditów wewnętrznych i działań F1/Ps-02 1 Grafik planu auditu Nr wymagania 4 Treść wymagania SYSTEM ZARZĄZANIA JAKOŚIĄ 4.1 Wymagania ogólne 4.2 Wymagania dotyczące dokumentacji 4.2.1 Postanowienia ogólne Komórka organizacyjna Rok: S PJ ST/O E K G R B SR RK ZO ZP KZ ASI 4.2.2 Księga jakości 4.2.3 Nadzór nad dokumentami 4.2.4 Nadzór nad zapisami 5 5.1 OPOWIEZIALNOŚĆ KIEROWNITWA Zaangażowanie Kierownictwa 5.2 Orientacja na Klienta 5.3 Polityka jakości 5.4 Planowanie 5.4.1 ele dotyczące jakości 5.4.2 5.5 5.5.1 Planowanie systemu zarządzania jakością Odpowiedzialność, uprawnienia i komunikacja Odpowiedzialność i uprawnienia 5.5.2 Przedstawiciel Kierownictwa 5.5.3 Komunikacja wewnętrzna 5.6 Przegląd zarządzania 5.6.1 Postanowienia ogólne 5.6.2 ane wejściowe do przeglądu 5.6.3 ane wyjściowe z przeglądu
Procedura auditów wewnętrznych i działań F1/Ps-02 2 Nr wymagania 6 Treść wymagania ZARZĄZANIE ZASOBAMI S PJ ST/ O Komórka organizacyjna E K G R B SR R K ZO ZP KZ ASI 6.1 Zapewnienie zasobów 6.2 Zasoby ludzkie 6.2.1 Postanowienia ogólne 6.2.2 Kompetencje, świadomość i szkolenie 6.3 Infrastruktura 6.4 Środowisko pracy 7 7.1 7.2 7.2.1 7.2.2 REALIZAJA PROUKTU Planowanie realizacji produktu Procesy związane z klientem Określenie wymagań dotyczących produktu Przegląd wymagań dotyczących produktu 7.2.3 Komunikacja z klientem 7.5 7.5.1 7.5.3 Produkcja i dostarczenie usługi Nadzorowanie produkcji i dostarczanie usługi Identyfikacja i identyfikowalność 7.5.4 Własność klienta 7.5.5 Zabezpieczenie produktu
Procedura auditów wewnętrznych i działań F1/Ps-02 3 Nr wymagania 8 8.1 8.2 8.2.1 Treść wymagania POMIARY, ANALIZA I OSKONALENI E Postanowienia ogólne Monitorowanie i pomiary Zadowolenie klienta 8.2.2 Audit wewnętrzny 8.2.3 8.2.4 8.3 Monitorowanie i pomiary procesów Monitorowanie i pomiary produktu Nadzór nad produktem niezgodnym 8.4 Analiza danych 8.5 oskonalenie 8.5.1 iągłe doskonalenie 8.5.2 8.5.3 ziałania korygujące ziałania zapobiegawcze S PJ ST /O Komórka organizacyjna E K G R B SR RK ZO ZP KZ ASI
Procedura auditów wewnętrznych i działań F1/Ps-02 4 Numeracja komórek organizacyjnych Numer Symbol Kom.Org. 1 S Starosta Nazwa Wydziału lub stanowiska 2 PJ Pełnomocnik Starosty ds. Systemu Zarządzania Jakością 3 ST Sekretarz kieruje Wydziałem Organizacyjnym 4 O Organizacyjny 5 E Edukacji 6 K Kultury i Promocji 7 Komunikacji 8 G Geodezji 9 R Rolnictwa i Ochrony Środowiska 10 B Budownictwa 11 SR Strategii i Rozwoju Powiatu 12 RK Powiatowy Rzecznik Konsumentów 13 ZO Referat ochrony zdrowia i współpracy z organizacjami pozarządowymi 14 ZP Referat inwestycji, remontów i zamówień publicznych 15 KZ Konserwator Zabytków Powiatu Kartuskiego 16 ASI Administrator Systemu Informatycznego Pełnomocnik: data, podpis
Procedura auditów wewnętrznych i działań F2/Ps-02 1 Program Auditów Wewnętrznych na rok Nr auditu Komórka organizacyjna Miesiące I II III IV V VI VII VIII IX X XI XII Opracował Pełnomocnik data, podpis Zatwierdził Starosta data, podpis
Procedura auditów wewnętrznych i działań F3/Ps-02 1 KARTA AUITU WEWNĘTRZNEGO NR Zakres auditu OBSZARY KJ, PROESY, PROEURY, INSTRUKJE, PRZEPISY, NORMY: Komórka auditowana Termin i czas ata: Godz.: Auditor Pełnomocnik data, podpis Niezgodności Lp. Treść niezgodności (N) / spostrzeżeń (S) Ilość stron dodatkowych Przyjęcie niezgodności ecyzja w sprawie działań Auditowany data podpis Podjąć działania korygujące dla niezgodności: Lp. Postępowanie ze spostrzeżeniami:. Pełnomocnik: data podpis
Procedura auditów wewnętrznych i działań F4/Ps-02 1 LISTA PYTAŃ KONTROLNYH Audit nr, miejsce auditu:.., auditor: L.p. Pytania auditowe ONOŚNIK: obszary KJ, procedury, dokument Przestrzeganie Tak zęść Nie Nr uwagi Auditor Pełnomocnik. (podpis) (data, parafa)
Procedura auditów wewnętrznych i działań F5/Ps-02 1 KARTA ZIAŁAŃ KORYGUJĄYH Nr 1. Obszar (rozdział Księgi Jakości, proces) ŹRÓŁO NIEZGONOŚI * : - audit wewnętrzny - kontrola własna - uwagi, skargi 2. Niezgodność: ONOŚNIK: Wyznaczenie odpowiedzialnego: Pełnomocnik data podpis 3. Przyczyna niezgodności: OPOWIEZIALNY: data podpis 4. Proponowane działania korekcyjne/korygujące * : OPOWIEZIALNY za realizację: Termin realizacji: 5. Akceptacja Pełnomocnika: ata podpis Pełnomocnika 6. Realizacja działania korekcyjnego/korygującego * : OPOWIEZIALNY: data podpis 7. Ocena skuteczności działania korekcyjnego/korygującego * : Pełnomocnik: data podpis UWAGA * - niepotrzebne skreślić