Przebieg i efekty kontroli przeprowadzonych przez Wydział Audytu i Kontroli w 2012 r.

Przebieg i efekty kontroli przeprowadzonych przez Wydział Audytu i Kontroli w 2012 r. 1. Kontrole przeprowadzone w jednostkach organizacyjnych Miasta Katowice AK-II.1711.1.2012.AP Nazwa jednostki kontrolowanej: Gimnazjum Nr 2 Adres jednostki kontrolowanej: ul. Głowackiego 4 Tematyka przeprowadzonej kontroli: 1. Realizacja planu dochodów i wydatków 2. Gospodarka składnikami majątkowymi 3. Gospodarka żywieniowa Data rozpoczęcia kontroli: 5.01.2012 r. Data zakończenia kontroli: 3.02.2012 r. Badany okres: 2011 Zalecenia pokontrolne: Zalecenia pokontrolne dla Zespołu Obsługi Jednostek Oświatowych 1. Przestrzeganie terminów płatności i dokonywanie przelewów środków pieniężnych na podstawie faktur w terminach wskazanych przez kontrahentów lub dostawców zgodnie z art. 44 ust. 3 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.). 2. Zobowiązać Głównego Księgowego do dokonywania wstępnej kontroli umów przedkładanych przez obsługiwane jednostki (art. 54 z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.) oraz Radcę Prawnego Zespołu Obsługi Jednostek Oświatowych w Katowicach zgodnie z 1 Rozdziału 8 Aneksu Nr 1/2008 z dnia 4.01.2008r. dotyczącego wewnętrznych procedur ZOJO. Zalecenia pokontrolne dla Gimnazjum Nr 2 1. Bieżące odprowadzanie wpłat z tytułu wystawianych duplikatów legitymacji i świadectw szkolnych na rachunek dochodów zgodnie z pismem Zespołu Obsługi Jednostek Oświatowych w Katowicach Nr DF.GK/3360/20/2011 z dnia 15.11.2011r. 2. Egzekwowanie warunków zawartych w umowach zgodnie z ustaleniami zawartymi przez strony. 3. Dokonywanie kontrasygnaty umów cywilno - prawnych przez Głównego Księgowego Zespołu Obsługi Jednostek Oświatowych w Katowicach na dowód przeprowadzenia kontroli wstępnej określonej w art. 54 z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.) oraz Radcę Prawnego Zespołu Obsługi Jednostek Oświatowych w Katowicach zgodnie z 1 Rozdziału 8 Aneksu Nr 1/2008 z dnia 4.01.2008r. dotyczącego wewnętrznych procedur ZOJO. 4. Zwiększenie nadzoru nad regulowaniem zobowiązań finansowych wynikających z zawartych umów najmu we wskazanych terminach płatności mając na uwadze dbałość o prawidłowy proces 1

AK-II.1711.1.2012.AP gromadzenia dochodów budżetu Miasta (art. 3 pkt 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.). 5. Zawieranie umów na okres jednego roku mając na uwadze zapisy art. 142 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010r. Nr 113, poz. 759 z późn. zm.). 2. AK-II.1711.2.2012.MS Nazwa jednostki kontrolowanej: Gimnazjum Nr 9 Adres jednostki kontrolowanej: ul. Krzyżowa 12 Tematyka przeprowadzonej kontroli: 1. Realizacja planu dochodów i wydatków 2. Gospodarka składnikami majątkowymi Data rozpoczęcia kontroli: 5.01.2012 r. Data zakończenia kontroli: 30.01.2012 r. Badany okres: 2011 Zalecenia pokontrolne: Zalecenia pokontrolne dla Zespołu Obsługi Jednostek Oświatowych 1. Zobowiązanie pracowników do przestrzegania zapisów zawartych w pkt 5 ppkt b Instrukcji kasowej ZOJO stanowiącej załącznik nr 1 do Zarządzenia Nr 58 z dnia 31.10.2010r. Dyrektora ZOJO dotyczących terminowości rozliczania zaliczek jednorazowych, cyt.:"(...) jednorazowa przyznawana na wydatki celowe zaplanowane w planie finansowym, która musi zostać rozliczona nie później niż w terminie 14 dni od daty pobrania (...)". 2. Zobligowanie pracowników do przestrzegania zapisów zawartych w pkt 5 ppkt d Instrukcji kasowej ZOJO stanowiącej załącznik nr 1 do Zarządzenia Nr 58 z dnia 31.10.2010r. Dyrektora ZOJO, zgodnie z którym w przypadku gdy zaliczka nie zostanie rozliczona w ustalonym terminie potrąca się ją z najbliższego wynagrodzenia pracownika. 3. Zobligowanie pracowników odpowiedzialnych za kontrolę wniosków o zaliczkę do skrupulatnej analizy wniosków pod względem formalnym i rachunkowym, tak aby przyznana zaliczka miała pokrycie w planie finansowym jednostki. 4. Opracowanie i wdrożenie procedury postępowania w zakresie rozliczania należności z tytułu wysłanych upomnień i nałożonych grzywien za brak realizacji obowiązku szkolnego, zgodnie z ustawą z dnia 17 czerwca 1966r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. z 2005r., Nr 229, poz. 1954 z późn. zm.). 5. Dokonywanie księgowania na kontach składników majątkowych na bieżąco oraz zwiększenie nadzoru nad prawidłowością dokonywania księgowania na tych kontach. 2

AK-II.1711.2.2012.MS Zalecenia pokontrolne dla Gimnazjum Nr 9 1. Opracowanie regulaminu pracy ustalającego organizację i porządek pracy u pracodawcy oraz określającego prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników Gimnazjum Nr 9, zgodnie z zapisem art. 104 ustawy z dnia 26.06.1974r. Kodeks Pracy (Dz. U. z 1998r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.). 2. Zaktualizowanie norm przydziału środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego, zgodnie z którą dokonywany jest przydział odzieży ochronnej dla pracowników Gimnazjum Nr 9. 3. Uzupełnienie zakresu czynności pracownika zatrudnionego na stanowisku sekretarza o jego podpis, świadczący o zapoznaniu się i przyjęciu do stosowania czynności w nim zawartych. 4. Każdorazowo przy przekazywaniu pracownikom informacji o zmianie ich wynagrodzenia uzupełnianie pisma o podpis pracownika, świadczący o zapoznaniu się z treścią pisma. 5. Każdorazowo przy zmianie warunków umowy zlecenia sporządzanie stosownego aneksu do umowy zgodnie z zapisem art. 77 ust. 1 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964r. Kodeks Cywilny (Dz. U. z 1964r. Nr 16 poz. 93 z późn. zm.). 6. Zobligowanie pracownika realizującego, zgodnie z zawartą umową zlecenia, zadania koordynatora programu profilaktycznego do regularnego oraz terminowego rozliczania zaliczki, zgodnie z zapisem w Instrukcji kasowej ZOJO stanowiącej załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 58 z dnia 31.10.2010r. Dyrektora ZOJO. 7. Zawieranie na czas określony umów związanych z realizacją usług zdrowotnych, tj. na rok kalendarzowy objęty planem finansowym, zgodnie z zapisem art. 142 ust 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U. z 2010r. Nr 113, poz. 759 z późn. zm.). 8. Przedstawianie umów będących podstawą wydatkowania środków budżetowych Głównemu Księgowemu celem dokonania wstępnej kontroli, zgodnie z art. 54 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157 poz. 1240 z późn. zm.). 9. Składanie deklaracji na podatek od nieruchomości w terminie do 15 stycznia roku, którego podatek dotyczy, zgodnie z art. 6 pkt 9 Ustawy z dnia 12.01.1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (Dz. U. z 2010 r. Nr 95, poz. 613 z późn. zm.). 10. Zatwierdzanie wniosku o przyznanie pomocy w formie dofinansowania zakupu podręczników dla uczniów przez Dyrektora Jednostki. 11. Wskazywanie we wniosku o wypłatę zaliczki klasyfikacji budżetowej jednostki zgodnej ze środkami finansowymi zabezpieczonymi w planie finansowym jednostki zgodnie z zapisem w pkt 5 ppkt b Instrukcji kasowej ZOJO z dnia 31.10.2010r. cyt.: (...) jednorazowa przyznawana na wydatki celowe zaplanowane w planie finansowym(...). 12. Przestrzeganie zapisów Rozporządzenia MEN z dnia 28.05.2010r. w sprawie świadectw, dyplomów państwowych i innych druków szkolnych (Dz. U. Nr 97, poz. 624). 13. Przestrzeganie zapisów zawartych w umowach najmu i dzierżawy pomieszczeń, dot. terminu wystawiania rachunków najemców. 14. Opracowanie i wdrożenie procedury postępowania w przypadku przekraczania terminów płatności rachunków za najem i dzierżawę pomieszczeń szkolnych, a także występowania o zapłatę odsetek 3

AK-II.1711.2.2012.MS za zwłokę. 15. Zwiększenie nadzoru nad prawidłowością dokonywania księgowania składników majątkowych na kontach 011, 013, 014, 021. 16. Dokonywanie wyceny składników majątkowych otrzymanych w drodze darowizny oraz odpowiednio zwiększanie wartości składników na poszczególnych kontach składników majątkowych. 17. Opracowanie instrukcji inwentarzowej szkoły oraz stosowanie się do jej zapisów, zgodnie z 1 pkt 1 Instrukcji inwentaryzacyjnej ZOJO z dnia 25 stycznia 2007r. 18. Rzetelne przekazywanie do ZOJO informacji na temat wystosowanych upomnień w związku z brakiem realizacji obowiązku szkolnego. 3. AK-II.1711.3.2012.BG Nazwa jednostki kontrolowanej: Zespół Szkół Nr 4 Adres jednostki kontrolowanej: ul. T. Boya-Żeleńskiego 96 Tematyka przeprowadzonej kontroli: Data rozpoczęcia kontroli: 5.01.2012 r. Data zakończenia kontroli: 9.02.2012 r. Badany okres: 2011 1. Realizacja planu dochodów i wydatków 2. Gospodarka składnikami majątkowymi Zalecenia pokontrolne: 1. Dostosowanie zapisów Regulaminu Pracy oraz Regulaminu Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych do obowiązujących przepisów prawa. 2. Uzgadnianie zapisów w Regulaminie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych oraz zmian do Regulaminu z zakładową organizacją związkową lub w przypadku, gdy w jednostce nie działa zakładowa organizacja związkowa, z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów zgodnie z art. 8 pkt 2 ustawy z dnia 4 marca 1994r. o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych (Dz. U. z 1996r. Nr 70, poz. 335 z późn. zm.). 3. Uzyskiwanie każdorazowo opinii Naczelnika Wydziału Edukacji w projektach umów najmu oraz projektach aneksów do umów najmu, zgodnie z Zarządzeniem Nr 1416/2004 Prezydenta Miasta Katowice z dnia 14.07.2004 r. w sprawie najmu, dzierżawy, użyczenia części nieruchomości oraz pomieszczeń stanowiących własność miasta Katowice będących w trwałym zarządzie, użytkowaniu lub innym posiadaniu przez jednostki organizacyjne Miasta Katowice. 4. Przedkładanie aneksów do umów najmu Radcy prawnemu, w celu ich sprawdzenia pod względem formalno-prawnym zgodnie z Zarządzeniem Nr 1416/2004 Prezydenta Miasta Katowice z dnia 14.07.2004r. w sprawie najmu, dzierżawy, użyczenia części nieruchomości oraz pomieszczeń 4

AK-II.1711.3.2012.BG stanowiących własność miasta Katowice będących w trwałym zarządzie, użytkowaniu lub innym posiadaniu przez jednostki organizacyjne miasta Katowice. 5. Wystawianie faktur sprzedaży zgodnie z wymogami Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatków towarów i usług (Dz. U. Nr 68 poz. 360). 6. Zwiększenie nadzoru nad zapisami dokonywanymi w umowach najmu, dotyczących istotnych warunków umowy, tj. okresu obowiązywania umowy, ustalanych terminów płatności oraz wysokości stawki podatku VAT, w celu uniknięcia w przyszłości wystąpienia nieprawidłowości w tym zakresie. 7. Podjęcie działań mających na celu zdyscyplinowanie najemców do terminowego wnoszenia należnych opłat z tytułu zawartych umów najmu. 8. Bieżące wyjaśnianie nienależnych wpłat dokonywanych na konto Szkoły. 9. Dokonywanie korekt i poprawek błędnych zapisów na dowodach wewnętrznych zgodnie z art. 22 ust. 3 ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009r. Nr 152 poz. 1223 z późn. zm.). 10. Zwiększenie nadzoru nad przysługującymi pracownikom dodatkami do wynagrodzeń, w celu wyeliminowania jednostkowych przypadków nie wypłacania należnych dodatków (dodatek za wieloletnią pracę) lub wypłacania ich w nieprawidłowej wysokości (dodatek za wysługę lat, dodatek za wieloletnią pracę, dodatek motywacyjny). 11. Skorygowanie stwierdzonych w toku kontroli nieprawidłowości, polegających na nie wypłacaniu dodatku za wieloletnią pracę pracownikowi zatrudnionemu na stanowisku Głównego Księgowego, poprzez dostosowanie zawartej z pracownikiem umowy o pracę do stanu zgodnego z art. 38 ust. 1 i 5 Ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2008 r. Nr 223 poz. 1458 z późn. zm.) oraz 7 Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz. U. z 2009 r. Nr 50 poz. 398 z późn. zm.). Skorygowanie wysokości dodatku za wieloletnią pracę wypłacanego na stanowisku pomoc administracyjna (3/8 etatu) do stanu zgodnego z posiadanym stażem pracy, wypracowanym z tytułu poprzednich zakończonych okresów zatrudnienia oraz niezakończonego okresu zatrudnienia na stanowisku pomoc administracyjna. 12. Zwiększenie nadzoru nad prowadzeniem spraw kadrowych, w celu wyeliminowania pojedynczych przypadków braku dokumentów związanych z zatrudnianiem i wynagradzaniem pracowników w aktach osobowych oraz ustalania rozkładu czasu pracy z naruszeniem doby pracowniczej. Nieprawidłowości w tym obszarze wynikały z naruszenia art. 139 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974r. Kodeks Pracy (Dz. U. z 1998r. Nr 21 poz. 94 z późn. zm.) oraz 6 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 z późn. zm.). 5

AK-II.1711.3.2012.BG 13. Wskazywanie w umowach o pracę oraz angażach prawidłowej kategorii zaszeregowania zgodnej z przyznanym stanowiskiem pracy oraz Rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009r w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz. U. z 2009r. Nr 50 poz. 398 z późn. zm.). 14. Zwiększenie nadzoru nad obszarem związanym z odprowadzaniem oraz księgowaniem składek na ubezpieczenia społeczne oraz składek na fundusz pracy, w szczególności w zakresie prawidłowego księgowania wypłaconych składek na odpowiednich paragrafach, zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2010r. Nr 38 poz. 207 z późn. zm.). 15. Przestrzeganie Regulaminu ramowych procedur udzielania zamówień publicznych o wartości szacunkowej nieprzekraczającej równowartości kwoty 14 000 euro w Zespole Szkół Nr 4, w szczególności poprzez zamieszczanie w sporządzanych notatkach służbowych informacji o przeprowadzonym rozeznaniu rynku. 16. Przedkładanie zawieranych umów Głównemu Księgowemu do kontrasygnowania w celu potwierdzenia przeprowadzonej kontroli wstępnej określonej w art. 54 ust. 3 ustawy z dnia 27.08.2009r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157 poz. 1240 z późn. zm.). 17. Przestrzeganie uregulowań art. 142 ust. 1 ustawy z dnia 29.01.2004r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010r. Nr 113, poz. 759 z późn. zm.), zgodnie z którym umowy zawiera się na czas określony. 18. Regulowanie należności z tytułu zakupionych usług w wysokości zgodnej z zawartą umową. Wyjaśnienie ewentualnych niezgodności przed dokonaniem zapłaty. 19. Bezwzględne przestrzeganie postanowień Ustawy z dnia 4 marca 1994r. o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych (tekst jednolity Dz. U. z 1996r. Nr 70, poz. 335 z późn. zm.) w zakresie prawidłowości naliczania odpisów na ZFŚS oraz terminowości ich przekazywania na rachunek funduszu. 20. Składanie deklaracji na podatek od nieruchomości oraz regulowanie należnego podatku w terminach określonych w art. 6 ust. 9 Ustawy z dnia 12 stycznia 1991r. o podatkach i opłatach lokalnych (Dz. U. z 2010r. Nr 95 poz. 613 z późn. zm.). Nie dopuszczanie do powstania zaległości podatkowych. 21. Bieżące ewidencjonowanie obrotów (przychodów i rozchodów) składników majątkowych w ewidencji księgowej (na kontach syntetycznych oraz w księgach inwentarzowych) oraz okresowe uzgadnianie zapisów w księgach w celu wyeliminowania występujących niezgodności pomiędzy stanem na kontach syntetycznych, a zapisami w księgach inwentarzowych. 22. Uzgodnienie różnic w stanie księgozbioru, występujących pomiędzy saldem końcowym roku 2010 a stanem na dzień 30.11.2011r. 23. Bezwzględne przestrzeganie terminów płatności i dokonywania przelewów środków pieniężnych na podstawie faktur w terminach wskazanych przez kontrahentów lub dostawców zgodnie z art. 44 6

AK-II.1711.3.2012.BG ust. 3 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.). 24. Stworzenie w jednostce mechanizmów kontrolnych ograniczających występowanie ryzyka w obszarach w których stwierdzono w trakcie kontroli nieprawidłowości, mając na uwadze Komunikat Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF Nr 15 poz. 84). 4. AK-II.1711.4.2012.AŚ - doraźna Nazwa jednostki kontrolowanej: Miejskie Przedszkole Nr 97 Adres jednostki kontrolowanej: ul. Wiślana 9 Tematyka przeprowadzonej kontroli: Data rozpoczęcia kontroli: 17.01.2012 r. Data zakończenia kontroli: 30.01.2012 r. Badany okres: Zalecenia pokontrolne: Brak środków płatniczych w budżecie na 2012 r. na wykonanie decyzji Państwowego Powiatowego Inspektora Sanitarnego w Katowicach Bieżący Zalecenia pokontrolne dla Zespołu Obsługi Jednostek Oświatowych 1. Zwiększyć nadzór w zakresie publikowania ogłoszeń w Biuletynie Informacji Publicznych Zespołu Obsługi Jednostek Oświatowych w Katowicach, w celu wyeliminowania ryzyka dotyczącego przekazywania na stronę internetową BIP informacji niezgodnych z zatwierdzonym ogłoszeniem. 2. Zwiększyć nadzór w zakresie weryfikacji kosztorysów ofertowych z przedmiarami. Zgodnie z 20 pkt 1 pp 2, lit. A procedur udzielania zamówień na dostawy, usługi oraz roboty budowlane przez Zespół Obsługi Jednostek Oświatowych z dnia 10.04.2009r., odrzuca się ofertę, jeżeli nie spełnia wymagań określonych w ogłoszeniu o przetargu lub w warunkach przetargu. Zalecenia pokontrolne dla Miejskiego Przedszkola Nr 97 1. Rzetelnie informować Referat Planowania, Sprawozdawczości i Analiz Wydziału Edukacji o podstawie wprowadzenia do budżetu jednostki zadań remontowych związanych z wydanymi zaleceniami państwowego organu nadzoru. 2. Racjonalnie planować i wydatkować otrzymane środki na zadania remontowe biorąc pod uwagę priorytet zadania remontowego. 7

5. AK-II.1711.5.2012.AK Nazwa jednostki kontrolowanej: Gimnazjum Nr 15 Adres jednostki kontrolowanej: ul. Karliczka 15 Tematyka przeprowadzonej kontroli: Data rozpoczęcia kontroli: 23.01.2012 r. Data zakończenia kontroli: 17.02.2012 r. Badany okres: 2011 1. Realizacja planu dochodów i wydatków 2. Gospodarka składnikami majątkowymi Zalecenia pokontrolne: 1. Zwiększenie nadzoru nad realizacją projektu w ramach Programu Profilaktycznego Przeciwdziałanie Alkoholizmowi oraz Programu Profilaktycznego Przeciwdziałania Narkomanii, a w szczególności nad określeniem w zawartych umowach zleceniach szczegółowego rodzaju zajęć wynikających z zatwierdzonego harmonogramu zajęć. 2. Wprowadzenie wewnętrznych procedur dotyczących dokonywania drobnych zakupów za gotówkę. 3. Przestrzeganie wewnętrznych procedur i przedkładanie Radcy Prawnemu ZOJO do akceptacji pod względem formalno-prawnym projektów umów, których realizacja spowoduje konieczność dokonywania wydatków budżetowych. 4. Przeprowadzanie inwentaryzacji składników aktywów jednostki w terminie i częstotliwości określonej w art. 26 ust. 3 pkt 1 ("... rozpoczęto nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15 dnia następnego roku...") ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. Z 2009r. Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.). 5. Mając na uwadze prawidłowe gospodarowanie środkami pieniężnymi jednostki dokonywanie przelewów środków płatniczych z tytułu pochodnych od wynagrodzeń i opłat na PFRON bez kilkudniowego wyprzedzenia, w terminach określonych w przepisach prawnych. 6. Przekazywanie na rachunek dochodów jednostki wynagrodzenia płatnika naliczonego zgodnie z art. 28 ("Płatnikom i inkasentom przysługuje zryczałtowane wynagrodzenie z tytułu terminowego wpłacania podatków pobranych na rzecz budżetu państwa") na podstawie ustawy z dnia 29.08.1997 r. Ordynacja Podatkowa (tekst jednolity Dz. U. z 2012r. Nr 8 poz. 60 z późn. zm.). 6. AK-II.1711.6.2012.AŚ Nazwa jednostki kontrolowanej: 1. Gimnazjum Nr 1 2. Samodzielny Zakład Lecznictwa Ambulatoryjnego Moja Przychodnia - Dyrekcja 3. Samodzielny Zakład Lecznictwa Ambulatoryjnego Moja Przychodnia - Przychodnia Nr 1 4. Samodzielny Zakład Lecznictwa Ambulatoryjnego Moja Przychodnia - Przychodnia Nr 13 8

Adres jednostki kontrolowanej: Tematyka przeprowadzonej kontroli: AK-II.1711.6.2012.AŚ Data rozpoczęcia kontroli: 24.01.2012 r. Data zakończenia kontroli: 22.02.2012 r. 5. Zespół Szkolno - Przedszkolny dla Dzieci Niesłyszących i Słabo Słyszących 6. Zespół Szkół Specjalnych Nr 12 7. Zespół Szkół Specjalnych Nr 6 8. Szkoła Podstawowa Nr 1 9. Żłobek Miejski Dyrekcja 10. Żłobek Miejski Oddział, ul. Ligonia 43 11. Żłobek Miejski Oddział, ul. Szeptyckiego 1 12. Żłobek Miejski - Oddział, ul. Ordona 3a 13. Żłobek Miejski - Oddział, ul. Uniwersytecka 15 14. Żłobek Miejski Oddział, ul. Bytomska 8a 1. Zasady ewidencji i rozliczania druków ścisłego zarachowania. 2. Gospodarka kasowa Zalecenia pokontrolne: Zalecenia pokontrolne dla Gimnazjum Nr 1 1. Rzetelne i bieżące prowadzenie ewidencji druków ścisłego zarachowania w celu wyeliminowania ryzyka związanego z niepożądanymi zjawiskami oraz nadużyciami. 2. Zwiększenie nadzoru i kontroli nad gospodarką drukami ścisłego zarachowania. 3. Przeprowadzenie inwentaryzacji środków pieniężnych lub wewnętrznej kontroli w zakresie prowadzonej gospodarki kasowej w celu wyeliminowania ryzyka związanego z obrotem gotówkowym jednostki. Zgodnie z pismem nr DF.GK.3360/20/2011 z dnia 15.11.2011 r. Dyrektorzy wszystkich jednostek obsługiwanych przez Zespół Obsługi Jednostek Oświatowych w Katowicach zostali zobowiązani do przeprowadzenia inwentaryzacji i kontroli kas. Zalecenia pokontrolne dla samodzielnego Publicznego Zakładu Lecznictwa Ambulatoryjnego Moja Przychodnia 1. Zwiększenie nadzoru i kontroli w zakresie zachowania terminu rozliczenia kas pomocniczych z kasą główną oraz wyznaczonego terminu przeprowadzania inwentaryzacji zgodnie z uregulowaniami wewnętrznymi jednostki. Zalecenia pokontrolne dla Zespołu Szkół Specjalnych Nr 6 1. Przeprowadzenie inwentaryzacji środków pieniężnych lub wewnętrznej kontroli w zakresie prowadzonej gospodarki kasowej w celu wyeliminowania ryzyka związanego z obrotem gotówkowym jednostki. Zgodnie z pismem nr DF.GK.3360/20/2011 z dnia 15.11.2011r. Dyrektorzy wszystkich jednostek obsługiwanych przez Zespół Obsługi Jednostek Oświatowych w Katowicach zostali zobowiązani do przeprowadzenia inwentaryzacji kas. 9

AK-II.1711.6.2012.AŚ Zalecenia pokontrolne dla Żłobka Miejskiego 1. Każdorazowe protokołowanie przekazania / przyjęcia kasy przez osoby materialnie odpowiedzialne zgodnie z Procedurą "Gospodarki pieniężnej". 7. AK-II.1711.7.2012.MS Nazwa jednostki kontrolowanej: Gimnazjum Nr 18 Adres jednostki kontrolowanej: ul. Wantuły 11 Tematyka przeprowadzonej kontroli: 1. Realizacja planu dochodów i wydatków 2. Gospodarka składnikami majątkowymi Data rozpoczęcia kontroli: 2.02.2012 r. Data zakończenia kontroli: 2.03.2012 r. Badany okres: 2011 Zalecenia pokontrolne: Zalecenia pokontrolne dla Zespołu Obsługi Jednostek Oświatowych 1. Zwiększenie nadzoru nad pracownikami odpowiedzialnymi za księgowanie składników majątku jednostki, celem wyeliminowania rozbieżności pomiędzy prowadzoną ewidencją składników majątku w ZOJO, a faktycznym stanem majątku. Zalecenia pokontrolne dla Gimnazjum Nr 18 1. Przestrzeganie zapisów Rozporządzenia Ministerstwa Edukacji Narodowej z dnia 28.05.2012r. w sprawie świadectw, dyplomów państwowych i innych druków szkolnych (Dz. U. Nr 97, poz. 624). 2. Regularne przekazywanie na konto dochodów przyjmowanych opłat z tytułu wydawania duplikatów legitymacji szkolnych oraz duplikatów świadectw szkolnych najpóźniej do siódmego dnia od ich otrzymania i obligatoryjnie na ostatni dzień roboczy każdego roku budżetowego zgodnie z pismem ZOJO nr DF.GK/3360/20/2011 z dnia 15.11.2011r. 3. Ewidencjonowanie wpłat za wystawione duplikaty świadectw szkolnych na drukach KP. 4. Wprowadzanie zmian w wysokości stawki czynszu za najem lokali na mocy aneksu do zawartej umowy zgodnie z zapisem art. 77 ust. 1 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964r. Kodeks Cywilny (Dz. U. z 1964r. Nr 16 poz. 93 z późn. zm.) 5. Zaktualizowanie norm przydziału środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego, zgodnie z którymi dokonywany jest przydział odzieży i obuwia roboczego, zgodnie z którymi dokonywany jest przydział odzieży ochronnej dla pracowników Gimnazjum Nr 18. 6. Zwiększenie kontroli nad terminowym przeprowadzeniem badań okresowych przez pracowników zgodnie z art. 229 4 ustawy z dnia 26 czerwca 1974r. Kodeks Pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21 poz. 94 z późn. zm.). 10

AK-II.1711.7.2012.MS 7. Bieżące uzupełnianie akt osobowych o dokumenty potwierdzające poinformowanie pracownika o zmianie wynagrodzenia, zgodnie z zapisami Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28.05.1996r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 z późn. zm.). 8. Zawieranie na czas określony umów związanych z realizacją usług zdrowotnych, tj. na rok kalendarzowy objęty planem finansowym jednostki, zgodnie z zapisem art. 142 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U. z 2010r. Nr 113, poz. 759 z późn. zm.). 9. Przedstawiane umów będących podstawą wydatkowania środków budżetowych Głównemu Księgowemu celem dokonania wstępnej kontroli, zgodnie z art. 54 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157 poz. 1240 z późn. zm.). 10. Składanie deklaracji na podatek od nieruchomości w terminie do 15 stycznia roku, którego podatek dotyczy, zgodnie z art. 6 pkt 9 Ustawy z dnia 12.01.1991r. o podatkach i opłatach lokalnych (Dz. U. z 2010r. Nr 95, poz. 613 z późn. zm.). 11. Zobligowanie pracownika odpowiedzialnego za prowadzenie ewidencji składników majątku jednostki do zwiększenia współpracy z ZOJO, celem wyeliminowania rozbieżności pomiędzy prowadzoną ewidencją składników majątku w ZOJO, a faktycznym stanem majątku w jednostce. 12. Przeprowadzanie każdorazowo na koniec roku kalendarzowego inwentaryzacji kasy, celem uniknięcia sytuacji nierozliczenia gotówki na koniec roku budżetowego, zgodnie z pismem ZOJO Nr DF.GK/3360/20/2011 z dnia 15.11.2011r. 8. Nazwa jednostki kontrolowanej: AK-II.1711.8.2012.KW Zespół Szkół Budowlanych Adres jednostki kontrolowanej: ul. Techników 7 Tematyka przeprowadzonej kontroli: 1. Wykonanie Zarządzenia Prezydenta Miasta Katowice nr 1053/2012 z dnia 24.07.2012 w sprawie przeprowadzenia likwidacji jednostki budżetowej Zespołu Szkół Technicznych i Ogólnokształcących im. Gen. Prof. Sylwestra Kaliskiego w Katowicach 2. Realizacja planu dochodów i wydatków w okresie 01.09-15.11.2012 r. Data rozpoczęcia kontroli: 3.12.2012 r. Data zakończenia kontroli: 28.12.2012 r. Zalecenia pokontrolne: 1. Dostosować Regulamin Pracy do aktualnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie: podstaw prawnych, udzielania pracownikom urlopu niewykorzystanego w terminie ustalonym zgodnie z art. 163 ustawy z dnia 26.06.1974r. Kodeks pracy (t.j. z 1998r. 11

AK-II.1711.8.2012.KW Dz. U. Nr 21, poz. 94, z późn. zm.) najpóźniej do dnia 30 września następnego roku kalendarzowego, zatrudniania w godzinach nadliczbowych kobiet w ciąży i kobiet opiekujących się dzieckiem w wieku do lat 8. 2. Wydawać duplikaty legitymacji jako wtórnik oryginału, tak aby numer był identyczny z oryginalnym dokumentem, 3. Zamieszczać na wnioskach o wydanie duplikatu świadectwa adnotacji o odbiorze lub wysyłce dokumentu zgodnie z paragrafem 22 pkt 6 Rozporządzenia MEN z dnia 28.05.2010r w sprawie świadectw, dyplomów państwowych i innych druków szkolnych (Dz. U. nr 97, poz. 624, późn. zm.), 4. Zawierać umowy najmu po uzyskaniu pozytywnej opinii Wydziału Edukacji Urzędu Miasta Katowice dla projektu umowy zgodnie z zapisami Zarządzenia nr 1416/2004 Prezydenta Miasta Katowice z dnia 14.07.2004r. w sprawie najmu, dzierżawy, użyczenia części nieruchomości oraz pomieszczeń stanowiących własność Miasta Katowice będących w trwałym zarządzie, użytkowaniu lub innym posiadaniu przez jednostki organizacyjne Miasta Katowice. 5. Przydzielać odzież i obuwie robocze zgodnie z obowiązującymi w Zespole Szkół Budowlanych uregulowaniami wewnętrznymi. 6. Wyznaczyć osobę odpowiedzialną za prowadzenie kart przydziału odzieży roboczej i ujednolicenie sposobu prowadzenia kart dla pracowników przejętych ze zlikwidowanych szkół. 7. Wyrównać nieprawidłowo wypłaconą odprawę dla zwalnianego pracownika. 8. Dokonywać zapisów o przyznaniu bądź odmowie przyznania pomocy finansowej uczniom na zakup podręczników w części C wniosku o przyznanie pomocy. 9. Wyznaczyć osobę odpowiedzialną za prowadzenie akt osobowych wszystkich pracowników Zespołu Szkół Budowlanych. 10. Dokonywać kontroli rachunków sporządzanych przez zleceniobiorców pod kątem przestrzegania art. 21 ust. 1 ustawy z dnia 29.09.1994r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009r. Nr 152, poz 1223 z późn. zm.). 11. Dokonywać poprawek na dokumentach księgowych zgodnie z z art. 22 pkt. 1 i 3 ustawy z dnia 29.09.1994r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009r. Nr 152, poz 1223 z późn. zm.). 12. Zawierać umowy na zakup usług art. 142 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych z dnia 29.01.2004r. (Dz. U. z 2010r. Nr 113 poz. 759, z późn. zm.), w zakresie czasu obowiązywania umowy. 13. Zobowiązać Głównego księgowego do kontrasygnowania umów w celu potwierdzenia przeprowadzonej kontroli wstępnej określonej w art. 54 ustawy z dnia 27.08.2009r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157 poz. 1240 z późn. zm.). 14. Rzetelnie rozliczać należności poszczególnych pożyczkobiorców zlikwidowanego Zespołu Szkół Technicznych i Ogólnokształcących. 15. Przedłożyć informację o sposobie wykonania pkt. 5, 14, 15, 16 Zarządzenia Nr 1053/2012 Prezydenta Miasta Katowice z dnia 24.07.2012r. w sprawie przeprowadzenia likwidacji jednostki budżetowej Zespołu Szkół Technicznych i Ogólnokształcących im. gen. prof. Sylwestra Kaliskiego 12

AK-II.1711.8.2012.KW w Katowicach, które nie zostały zrealizowane w trakcie przeprowadzanej kontroli. 9. AK-II.1711.9.2012.BG Nazwa jednostki kontrolowanej: Gimnazjum Nr 11 Adres jednostki kontrolowanej: ul. Deszczowa 14 Tematyka przeprowadzonej kontroli: Data rozpoczęcia kontroli: 15.02.2012 r. Data zakończenia kontroli: 12.04.2012 r. Badany okres: 2011 Zalecenia pokontrolne: 1. Realizacja planu dochodów i wydatków 2. Gospodarka składnikami majątkowymi Zalecenia pokontrolne dla Zespołu Obsługi Jednostek Oświatowych 1. Dokonywać na koniec roku kalendarzowego przeliczenia odpisu na zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych w oparciu o faktyczną przeciętną liczbę zatrudnionych, zgodnie z 1 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 9 marca 2009r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (Dz. U. z 2009r. nr 43 poz. 349). 2. Bezwzględnie przestrzegać terminów płatności i dokonywania przelewów środków pieniężnych na podstawie faktur i rachunków w terminach wskazanych przez kontrahentów lub dostawców zgodnie z art. 44 ust. 3 pkt. 2 ustawy z dnia 27.08.2009r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z poźn. zm.). Zalecenia pokontrolne dla Gimnazjum Nr 11 1. Dostosowanie zapisów w Regulaminie pracy z dnia 4 września 2007r. do stanu zgodnego z aktualnymi przepisami prawa tj. Ustawy z dnia 26 czerwca 1974r. Kodeks Pracy (Dz. U. z 1998, Nr 21, poz. 94 z późn. zm.), Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 10 września 1996r. w sprawie wykazu prac szczególnie uciążliwych lub szkodliwych dla zdrowia kobiet (Dz. U. z 1996r. nr 114 poz. 545) oraz Ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2008r. nr 223 poz. 1458 z późn. zm.) oraz wyeliminowanie pojedynczych przypadków błędów piśmiennych. 2. Prowadzenie rejestrów wydanych duplikatów świadectw ukończenia szkoły i legitymacji zgodnie z 5 ust. 2 i 17 Rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 28.05.2010r. w sprawie świadectw, dyplomów państwowych i innych druków szkolnych (Dz. U. z 2010r. Nr 97 poz. 624). 3. Wprowadzenie zapisów w umowie najmu lokalu mieszkalnego (mieszkanie służbowe) pozwalającego na odzyskiwanie płaconego przez Szkołę podatku od nieruchomości, zgodnie 13

AK-II.1711.9.2012.BG z pismem nr E.III.4317-14/2008 Wydziału Edukacji z dnia 10.03.2008r. 4. Umieszczanie na zawieranych umowach najmu daty faktycznego podpisania umowy, a nie daty jej przygotowania. 5. Bieżące ewidencjonowanie obrotów (przychodów i rozchodów) składników majątkowych w ewidencji księgowej (na kontach syntetycznych oraz w księgach inwentarzowych i księgach księgozbioru) oraz okresowe uzgadnianie zapisów w księgach w celu wyeliminowania występujących niezgodności pomiędzy stanem na kontach syntetycznych, a zapisami w księgach inwentarzowych. Bieżące kierowanie do ZOJO pism informujących o zwiększeniach lub zmniejszeniach dokonywanych w księgach inwentarzowych. 6. Dokonywanie potwierdzenia stanu obrotów i sald składników majątkowych po dokonaniu ich faktycznej weryfikacji z zapisami w księgach inwentarzowych. 7. Prowadzenie zapisów w księgach księgozbioru oraz w rejestrze ubytków w sposób umożliwiający zweryfikowanie, czy wartość księgozbioru wykazana w księgach jest zgodna z prowadzonymi rejestrami wpływów oraz zapisami na koncie 014. 8. Dokonywanie korekt i poprawek błędnych zapisów w księgach inwentarzowych zgodnie z art. 22 ust. 3 ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009r. nr 152 poz. 1223 z późn. zm.). Dokonywanie każdorazowo kompletnych zapisów w księgach inwentarzowych, w tym dotyczących daty przychodu czy rozchodu lub numeru faktury. 9. Podjęcie działań mających na celu wyeliminowanie w przyszłości nieprawidłowości polegających na wpisywaniu w arkuszach spisu z natury dat przeprowadzenia spisu niezgodnie ze stanem faktycznym lub dokonywanie spisu w terminach niezgodnych z Zarządzeniem Gimnazjum Nr 11 w sprawie terminów przeprowadzenia spisu. Umieszczanie na zestawieniu zbiorczym spisu z natury daty ich sporządzenia i podpisania a na sprawozdaniu opisowym z przebiegu spisu z natury daty jego sporządzenia. 10. Numerowanie pobranych z ZOJO arkuszy spisu z natury zgodnie z obowiązującą w jednostce Instrukcją inwentaryzacyjną. 11. Przyznawanie zapomóg zdrowotnych na podstawie art. 72 ustawy z dnia 26 stycznia 1982r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2006r. Nr 97, poz. 674 z późn. zm.) z uwzględnieniem zapisów Uchwały Rady Miasta nr IX/168/07 z dnia 25.04.2007r. w sprawie określenia rodzajów świadczeń przyznawanych w ramach pomocy zdrowotnej dla nauczycieli oraz warunków i sposobu ich przyznawania. 12. Zwiększenie nadzoru nad sporządzanymi pismami w sprawach ustalenia wysokości wynagrodzenia oraz innymi dokumentami wpinanymi do akt osobowych pracowników, aby wyeliminować błędy pisarskie oraz rachunkowe wykazane w protokole z przeprowadzonej kontroli. 13. Stosowanie się do art. 229 4 Kodeksu Pracy, który stanowi, iż pracodawca nie może dopuścić do pracy pracownika bez aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku. 14. Zwiększenie nadzoru, aby oświadczenia o zamiarze wykorzystania pracowników zwolnienia od pracy w wymiarze 2 dni roboczych zgodnie z art. 188 Kodeksu pracy były przechowywane w aktach 14

10. AK-II.1711.9.2012.BG osobowych zgodnie z zapisami Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28.05.1996r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. (Dz. U. Nr 62, poz. 286, z późn. zm.). 15. Zwiększenie nadzoru nad prowadzeniem przez Koordynatora obsługi administracyjnej środowiskowego programu profilaktycznego Szansa na sukces, a w szczególności rzetelnie dokumentować i rozliczać przeprowadzone przez nauczycieli godziny zajęć w ramach zawartych umów zleceń. 16. Przedkładanie Głównemu Księgowemu do kontrasygnowania umów w celu potwierdzenia przeprowadzonej kontroli wstępnej określonej w art. 54 ustawy z dnia 27.08.2009r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157 poz. 1240 z późn. zm.). 17. Zwiększenie nadzoru nad rzetelnym oraz bieżącym prowadzeniem ewidencji rozchodów jednorazowych biletów komunikacji miejskiej. 18. Dokumentowanie w przypadku zakupów inwestycyjnych przeprowadzanego rozeznania rynku mając na uwadze zapisy art. 44 ust. 3 ustawy z dnia 27.08.2009r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.) stanowiącego, iż wydatki publiczne winny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny. 19. Stworzenie w jednostce mechanizmów kontrolnych ograniczających występowanie ryzyka w obszarach w których stwierdzono w trakcie kontroli nieprawidłowości, mając na uwadze Komunikat Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych ( Dz. Urz. MF Nr 15 poz. 84). AK-II.1711.10.2012.AK Nazwa jednostki kontrolowanej: Gimnazjum Nr 22 Adres jednostki kontrolowanej: ul. Hetmańska 8 Tematyka przeprowadzonej kontroli: Data rozpoczęcia kontroli: 20.02.2012 r. Data zakończenia kontroli: 16.03.2012 r. Badany okres: 2011 1. Realizacja planu dochodów i wydatków 2. Gospodarka składnikami majątkowymi 15

Zalecenia pokontrolne: AK-II.1711.10.2012.AK Zalecenia pokontrolne dla Zespołu Obsługi Jednostek Oświatowych 1. Zobowiązanie Głównego Księgowego ZOJO do dokonania stosownej kontrasygnaty na umowach zawieranych przez Dyrektora Gimnazjum Nr 22, zgodnie z art. 54 ust. 3 ustawy z dnia 27.08.2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157 poz. 1240 z późn. zm.). 2. Bezwzględne przestrzeganie terminów płatności i dokonywania przelewów środków pieniężnych na podstawie faktur w terminach wskazanych przez kontrahentów lub dostawców zgodnie z art. 44 ust. 3 pkt 2 ustawy z dnia 27.08.2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157 poz. 1240 z późn. zm.). Zalecenia pokontrolne dla Gimnazjum Nr 22 1. Przestrzeganie Zarządzenia Nr 1416/2004 Prezydenta Miasta Katowice z dnia 14 lipca 2004r. w sprawie najmu, dzierżawy, użyczenia części nieruchomości oraz pomieszczeń stanowiących własność Miasta Katowice będących w trwałym zarządzie, używaniu lub innym posiadaniu przez jednostki organizacyjne Miasta Katowice. Określać w umowie najmu opłatę za wynajem pomieszczeń zgodnie z załączoną kalkulacją kosztów. 2. Chronologiczne wystawianie rachunków za wynajem pomieszczeń. 3. Prowadzenie prawidłowej gospodarki drukami ścisłego zarachowania oraz ewidencjonowania ponumerowanych bloczków KP w książce druków ścisłego zarachowania. 4. Poprawne i chronologiczne dokonywanie numeracji druków KP. 5. Wykorzystywanie druków KP wyłącznie do przyjmowania opłat za posiłki, z tytułu wniesionych opłat za wydanie duplikatów legitymacji szkolnych i duplikatów świadectw szkolnych oraz innych wpłat dotyczących dochodów jednostki. 6. Przestrzeganie wprowadzonej w trakcie kontroli w dniu 22.02.2012 r. wewnętrznej Procedury wydawania duplikatów legitymacji szkolnej, świadectwa szkolnego i pobierania opłat za te czynności w Gimnazjum Nr 22 z Oddziałami Integracyjnymi. 7. Prowadzenie rejestrów wydawanych duplikatów legitymacji i świadectw szkolnych zgodnie z wymogami Rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 28.05.2010r. w sprawie świadectw, dyplomów państwowych innych druków szkolnych (Dz. U. z 2010 r. Nr 97, poz. 624). 8. Sporządzanie dla pedagogów aneksów do angaży dotyczących przyznawanych dodatków motywacyjnych. 9. Przedkładanie Głównemu Księgowemu ZOJO umowy do kontrasygnowania w celu potwierdzenia przeprowadzonej kontroli wstępnej określonej w art. 54 ust. 3 ustawy z dnia 27.08.2009r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157 poz. 1240 z późn. zm.) oraz Radcy Prawnemu do parafowania projektów umów zgodnie z pismem ZOJO/DF/3360/16/201 z dnia 25.08.2010r. 10. Przestrzeganie uregulowań art. 142 ust. 1 ustawy z dnia 29.01.2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010r. Nr 113, poz. 759 z późn. zm.) w zakresie zawierania umów na czas określony. 11. Bieżące przekazywanie faktur za dostawy i usługi do ZOJO w celu terminowego dokonywania przelewu środków pieniężnych na rachunek kontrahenta zgodnie z art. 54 ust. 3 ustawy z dnia 16

AK-II.1711.10.2012.AK 27.08.2009r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157 poz. 1240 z późn. zm.). 12. Egzekwowanie od intendenta dokonywania adnotacji na kopiach faktur zakupu żywności o zaewidencjonowaniu poszczególnych zakupionych pozycji w kartotekach magazynowych. 13. Zwiększenie nadzoru w zakresie przyjmowanych rachunków wynikających z zawartych umówzleceń, aby kwoty wynagrodzeń wynikające z zawartych umów były zgodne z wystawionymi rachunkami. 14. Stworzenie w jednostce mechanizmów kontrolnych ograniczających występowanie ryzyka w obszarach w których stwierdzono w trakcie kontroli nieprawidłowości, mając na uwadze Komunikat Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF Nr 15 poz. 84). 11. AK-II.1711.11.2012.KW Nazwa jednostki kontrolowanej: Gimnazjum Nr 19 Adres jednostki kontrolowanej: Ul. Spółdzielczości 21 Tematyka przeprowadzonej kontroli: Data rozpoczęcia kontroli: 6.02.2012 r. Data zakończenia kontroli: 2.03.2012 r. Badany okres: 2011 Zalecenia pokontrolne: 1. Realizacja planu dochodów i wydatków 2. Gospodarka składnikami majątkowymi Zalecenia pokontrolne dla Zespołu Obsługi Jednostek Oświatowych 1. Opracowanie i wdrożenie procedury postępowania w zakresie rozliczania należności z tytułu wysłanych upomnień i nałożonych grzywn za brak realizacji obowiązku szkolnego, zgodnie z ustawą z dnia 17 czerwca 1966r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. z 2005r. Nr 229, poz. 1954 z późn. zm.). 2. Przestrzeganie terminów płatności i dokonywanie przelewów środków pieniężnych na podstawie faktur w terminach wskazanych przez kontrahentów lub dostawców zgodnie z art. 44 ust. 3 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.). 3. Zobowiązanie Głównego Księgowego do dokonywania wstępnej kontroli umów przedkładanych przez obsługiwane jednostki (art. 54 z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.). Zalecenia pokontrolne dla Gimnazjum Nr 19 1. Rzetelne przekazywanie do ZOJO informacji na temat wystosowanych upomnień w związku 17

AK-II.1711.11.2012.KW z brakiem realizacji obowiązku szkolnego. 2. Podjęcie działań w celu wyegzekwowania należności z tytułu nałożonych grzywn i upomnień zgodnie z ustawą z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. z 2005r., Nr 229, poz. 1954 z późn. zm.). 3. Przestrzeganie zapisów Rozporządzenia Ministerstwa Edukacji Narodowej z dnia 28.05.2010r. w sprawie świadectw, dyplomów państwowych i innych druków szkolnych (Dz. U. Nr 97, poz. 624). 4. Przestrzeganie zapisów zawartych w umowach najmu i dzierżawy pomieszczeń, dot. terminu wystawiania rachunków najemcom oraz terminów płatności. 5. Zawieranie umów po uzyskaniu opinii Naczelnika Wydziału Edukacji zgodnie z Zarządzeniem Nr 1416/2004 Prezydenta Miasta Katowice z dnia 14.07.2004 r. w sprawie najmu, dzierżawy, użyczenia części nieruchomości oraz pomieszczeń stanowiących własność Miasta Katowice będących w trwałym zarządzie, użytkowaniu lub innym posiadaniu przez jednostki organizacyjne Miasta Katowice z późn. zm. 6. Opracowanie i wdrożenie procedury postępowania w przypadku przekraczania terminów płatności rachunków za najem i dzierżawę pomieszczeń szkolnych, a także występowania o zapłatę odsetek za zwłokę. 7. Rozliczenie nadpłaty wynikającej z rachunku nr 27/2011 z Klubem Sportowym Bumeikan. 8. Rzetelne sporządzanie umów, uzyskiwanie wymaganych podpisów Dyrektora i Najemców. 9. Umieszczanie w aktach osobowych pracowników informacji dotyczących wysokości wynagrodzenia miesięcznego opracowanych o faktyczne dane. 10. Przekazywanie umów cywilno - prawnych do kontrasygnaty Głównemu Księgowemu Zespołu Obsługi Jednostek Oświatowych w Katowicach na dowód przeprowadzenia kontroli wstępnej określonej w art. 54 z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.) oraz Radcę Prawnego Zespołu Obsługi Jednostek Oświatowych w Katowicach zgodnie z 1 Rozdziału 8 Aneksu Nr 1/2008 z dnia 04.01.2008r. dotyczącego wewnętrznych procedur ZOJO. 12. AK-II.1711.12.2012.AŚ Nazwa jednostki kontrolowanej: Szkoła Podstawowa Nr 15 Adres jednostki kontrolowanej: ul. Adamskiego 24 Tematyka przeprowadzonej kontroli: Data rozpoczęcia kontroli: 21.02.2012 r. Data zakończenia kontroli: 13.04.2012 r. Badany okres: 2011 1. Realizacja planu dochodów i wydatków 2. Gospodarka składnikami majątkowymi 18

Zalecenia pokontrolne: AK-II.1711.12.2012.AŚ Zalecenia pokontrolne dla Zespołu Obsługi Jednostek Oświatowych 1. Skorygowanie odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych o faktyczną, przeciętną liczbę zatrudnionych pracowników na dzień 31.12.2011r. Zgodnie z zapisem 1 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 9 marca 2009r. (Dz. U. z 2009 nr 43 poz. 349) w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczenia odpisu na ZFŚS. 2. Zwiększenie nadzoru nad pracownikami odpowiedzialnymi za księgowanie składników majątku jednostki, celem wyeliminowania rozbieżności pomiędzy prowadzoną ewidencją składników majątku w ZOJO, a faktycznym stanem majątku w jednostce. 3. Przestrzeganie terminów płatności w celu wywiązania się z obowiązku wynikającego z art. 44 ust. 3 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.). 4. Zobowiązanie Głównego Księgowego do dokonywania wstępnej kontroli umów przedkładanych przez obsługiwane jednostki zgodnie z art. 54 ustawy o finansach publicznych z dnia 27 sierpnia 2009 r. (Dz. U. Nr 157, poz. 1240, z późn. zm.) oraz Radcę Prawnego Zespołu Obsługi Jednostek Oświatowych w Katowicach zgodnie z 1 Rozdziału 8 Aneksu Nr 1/2008 z dnia 04.01.2008r. dotyczącego wewnętrznych procedur ZOJO. Zalecenia pokontrolne dla Szkoły Podstawowej Nr 15 1. Odprowadzanie na bieżąco do kasy ZOJO lub na rachunek bankowy jednostki środków pieniężnych w ciągu 7 dni od ich pobrania, zgodnie z pismem Dyrektora nr DF/3360/2408 ZOJO z dnia 27.03.2008r. 2. Przestrzeganie zapisu w Regulaminie stołówki dotyczącego terminu pobierania opłat za obiady lub rozważenie zmian w regulaminie umożliwiających dokonywanie zakupów pojedynczych posiłków w ciągu miesiąca. 3. Chronologiczne numerowanie druków KP w celu rzetelnego dokumentowania przeprowadzanych operacji gotówkowych. 4. Rzetelne prowadzenie księgi kasowej z uwzględnieniem podziału na ewidencję dochodów (z tytułu zainkasowanej gotówki za obiady) oraz wydatków (z tytułu zakupów artykułów żywnościowych z zaliczki stałej) w celu wyeliminowania ryzyka związanego z pokrywaniem wydatków uzyskanymi dochodami. 5. Wydatkowanie zaliczki na zakup artykułów żywnościowych zgodnie z Instrukcją kasową Zespołu Obsługi Jednostek Oświatowych stanowiącą załącznik do Zarządzenia Nr 58 Dyrektora ZOJO z dnia 31.12.2010r. Zaliczka stała przyznawana jest wyłącznie na wydatki stale się powtarzające (rozdział IX ust. 5 lit. b pkt 2). 6. Wystawianie druków KW w dniu dokonania operacji kasowej dot. zwrotów nadpłat za obiady zgodnie z art. 22 ustawą o rachunkowości z dnia 29.09.1994r. (tj. z 2009r. Dz. U. 152, poz. 1223 z późn. zm.) dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują oraz art. 21 ust. 1 pkt. 5 ww. ustawy dowód księgowy powinien zawierać co najmniej datę dokonania operacji, a gdy dowód 19

AK-II.1711.12.2012.AŚ został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu. 7. Przestrzeganie uregulowań wewnętrznych dot. udzielania zamówień publicznych oraz art. 71 ust. 1 ustawy z dnia 29.01.2004r. Prawo zamówień publicznych (tj. z 2010r. Nr 113, poz. 759 z późn. zm.) w przypadku zastosowania trybu zapytania o cenę. 8. Przestrzeganie zapisów zawartych w umowach najmu i dzierżawy pomieszczeń w zakresie terminu wystawiania rachunków najemcom oraz terminów płatności. 9. Zawieranie umów po uzyskaniu opinii Naczelnika Wydziału Edukacji zgodnie z Zarządzeniem Nr 1416/2004 Prezydenta Miasta Katowice z dnia 14.07.2004r. w sprawie najmu, dzierżawy, użyczenia części nieruchomości oraz pomieszczeń stanowiących własność Miasta Katowice będących w trwałym zarządzie, użytkowaniu lub innym posiadaniu przez jednostki organizacyjne Miasta Katowice z pózn. zm. 10. Rzetelne sporządzenie dokumentacji pracowniczej, w tym angaży celem wyeliminowania ryzyka związanego niewłaściwym rozliczeniem zobowiązań wobec pracowników Szkoły Podstawowej Nr 15. 11. Bieżące ewidencjonowanie przyznanej i wydanej odzieży roboczej pracownikom Szkoły Podstawowej Nr 15 w celu rzetelnego wykonywania obowiązków wynikających z przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy. 12. Dokonywanie zmian przeznaczenia środków w paragrafach wydatków bieżących w zakresie powierzonych upoważnień przed zaciągnięciem zobowiązania oraz dokonaniem wydatków. 13. Rzetelne przeprowadzanie kontroli merytorycznej wydatków z tytułu stypendiów dla uczniów celem potwierdzania faktycznie poniesionych wydatków przez Szkołę Podstawową Nr 15 oraz wywiązania się z zadania związanego z udzieleniem pomocy rzeczowej o charakterze edukacyjnym zgodnie z decyzją Naczelnika Wydziału Edukacji. 14. Bieżące przekazywanie do Zespołu Obsługi Jednostek Oświatowych faktur dotyczących zobowiązań jednostki w celu wyeliminowania nieprawidłowości związanych z nieterminowym realizowaniem zobowiązań. 15. Bieżące przedkładanie do ZOJO umów i aneksów dotyczących zaciąganych zobowiązań jednostki w celu umożliwienia Głównemu Księgowemu dokonywania wstępnej kontroli (zgodnie z art. 54 ustawy o finansach publicznych z dnia 27 sierpnia 2009r. Dz.U. Nr 157, poz. 1240, z późn. zm.) oraz Radcy Prawnemu Zespołu Obsługi Jednostek Oświatowych w Katowicach (zgodnie z 1 Rozdziału 8 Aneksu Nr 1/2008 z dnia 04.01.2008r. dotyczącego wewnętrznych procedur ZOJO). 16. Zobligowanie pracownika odpowiedzialnego za prowadzenie ewidencji składników majątku jednostki do zwiększenia współpracy z ZOJO, celem wyeliminowania rozbieżności pomiędzy prowadzoną ewidencją składników majątku w ZOJO, a faktycznym stanem majątku w jednostce. 17. Stworzenie w jednostce mechanizmów kontrolnych ograniczających występowanie ryzyka w obszarach w których stwierdzono w trakcie kontroli nieprawidłowości, mając na uwadze 20