Projekt Kompleksowe zabezpieczenie przeciwpowodziowe Żuław Etap I Dla rozwoju infrastruktury i środowiska Część III SIWZ Znak sprawy: NZ/BKOP-370-20/2012/BL Regionalny Zarząd Gospodarki Wodnej w Gdańsku OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA KOMPLEKSOWA ORGANIZACJA I OBSŁUGA KONFERENCJI OCHRONA PRZECIWPOWODZIOWA ŻUŁAW GDAŃSK, 29 MAJA 2012 ROKU ul. Fr. Rogaczewskiego 9/19 80-804 Gdańsk tel.: (58) 3261888 fax: (58) 3261889 e-mail: sekretariat@gdansk.rzgw.gov.pl
Spis treści 1. Przedmiot Zamówienia... 3 2. Zakres zamówienia... 3 3. Termin wykonania zamówienia... 3 4. Ramowy program Konferencji... 3 5. Obowiązki Wykonawcy... 4 6. Inne uwarunkowania... 8 2
1. Przedmiot Zamówienia Przedmiotem niniejszego Zamówienia jest zapewnienie kompleksowej organizacji i obsługi jednodniowej Konferencji pn. Ochrona przeciwpowodziowa Żuław, której organizatorem jest. Konferencja przewidziana jest dla nie więcej niż 200 osób i odbędzie się w Gdańsku w dniu 29 maja 2012 r. Zamówienie jest przewidziane do realizacji w ramach projektu Kompleksowe zabezpieczenie przeciwpowodziowe Żuław Etap I, który decyzją Ministra Rozwoju Regionalnego został zakwalifikowany jako indywidualny projekt kluczowy i umieszczony na liście projektów indywidualnych dla Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2007-2013, Priorytet III Zarządzanie zasobami i przeciwdziałanie zagrożeniom środowiska Działanie 3.1 Retencjonowanie wody i zapewnienie bezpieczeństwa przeciwpowodziowego [Lista projektów indywidualnych dla Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko na lata 2007-2013 (pod numerem POIiŚ 3.1-2.1)]. Jest to pierwsza konferencja otwierająca cykl działań informacyjno-edukacyjnych dotyczących ochrony przeciwpowodziowej w ramach zadania System Monitoringu Ryzyka Powodziowego (SMoRP), Umowa o dofinansowanie nr 03.01.00-00-008/11-00 Projektu Kompleksowe zabezpieczenie przeciwpowodziowe Żuław Etap I Regionalny Zarząd Gospodarki Wodnej w Gdańsku nr POIS.03.01.00-00-008/11 zawarta w dniu 16.12.2011 r.. 2. Zakres zamówienia Zakres zamówienia obejmuje: 1. zapewnienie sali konferencyjnej wraz z wyposażeniem dla nie więcej niż 200 osób; 2. przygotowanie, organizacja i obsługa konferencji w tym m.in. zapewnienie obsługi 2 tłumaczy symultanicznych do tłumaczenia konferencji z języka polskiego na angielski i odwrotnie; 3. usługi cateringowe, w tym: kawa powitalna oraz jedna przerwa kawowa dla 200 osób. 3. Termin wykonania zamówienia Termin zakończenia realizacji zadania: 12 czerwca 2012. Termin konferencji: 29 maja 2012r., w godz. od 9.00-14.00 w Gdańsku. 4. Ramowy harmonogram Konferencji 9:00-9:30 Rejestracja uczestników 9:30-9:40 Otwarcie konferencji 9:40-11:20 I Blok prezentacji 11:20-11:50 Przerwa 11:50-12:50 II Blok prezentacji 12:50-13:00 Przerwa 13:00-14:00 III Blok prezentacji, dyskusja 14:00 Zakończenie 3
5. Obowiązki Wykonawcy 1. Zapewnienie sali konferencyjnej wraz z wyposażeniem (wg kryteriów opisanych poniżej). Wykonawca zapewni salę do przeprowadzenia Konferencji zlokalizowaną w centrum Gdańska, w maksymalnej odległości do 2,5 km pieszo od stacji kolejowej Gdańsk Główny, sala konferencyjna dostępna w dniu 29.05.2012r.,w godz. od 8.30-14.30 sala konferencyjna dostosowana do liczby 200 osób miejsca siedzące w układzie teatralnym, sala konferencyjna wyposażona w: o stół prezydialny (miejsca siedzące dla min. 5 osób) w ustawieniu umożliwiającym swobodny widok na ekran oraz salę, o sala posiadająca system wentylacyjny oraz klimatyzację, oświetlenie i dostęp do zasilania przy stole prezydialnym, o projektor multimedialny rozdzielczość 1024x768 XGA, jasność projektora umożliwiająca przeprowadzenie prezentacji w sali konferencyjnej przy sztucznym świetle, o ekran projekcyjny o szerokości min. 3m x 2m, o nagłośnienie 2 mikrofony (bezprzewodowe) ze statywami, 2 mikrofony na stole prezydialnym, możliwość nagłośnienia dźwięku z prezentacji, o sprzęt komputerowy z oprogramowaniem do odtwarzania prezentacji wraz z pilotem multimedialnym oraz wskaźnikiem laserowym, o zapewnienie w sali konferencyjnej kabiny do tłumaczenia symultanicznego (2 tłumaczy) oraz słuchawek dla 150 osób. - Wykonawca zapewni obsługę techniczną przed i w czasie trwania Konferencji, - do 28.05.2012 r. Wykonawca przygotuje salę pod Konferencję i przedstawi Zamawiającemu do zatwierdzenia, w pobliżu sali konferencyjnej powinno być zlokalizowane zaplecze sanitarne, obszerne foyer do organizacji przerwy kawowej oraz szatnia z obsługą zapewnioną przez Wykonawcę (szatnia czynna w godzinach: 8.30 14.30); w bezpośrednim sąsiedztwie wejścia do sali konferencyjnej miejsce na recepcję Konferencji z możliwością złożenia materiałów konferencyjnych przygotowanych dla uczestników (wyposażone w stolik i minimum 2 krzesłą); przed salą konferencyjną oraz w sali konferencyjnej miejsca na rozstawienie materiałów promocyjnych (banerów reklamowych i informacyjnych min.4 szt.), oznakowanie w języku polskim i angielskim obiektu, w którym odbywać się będzie Konferencja (tablice informacyjne w foyer obiektu: agenda spotkania na drzwiach lub obok sali konferencyjnej, drogowskazy do sali konferencyjnej do recepcji, do toalet, szatni, sali cateringowej (Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do uzgodnienia wzory oznakowań najpóźniej 3 dni robocze po podpisaniu umowy). 2. Przygotowanie, organizacja i obsługa konferencji Najpóźniej do 3 dni roboczych od podpisania umowy Zamawiający przekaże Wykonawcy ostateczną agendę konferencji oraz nazwiska prelegentów i uczestników konferencji. 4
Najpóźniej 5 dni roboczych przed konferencją Zamawiający przekaże Wykonawcy wszystkie prezentacje na konferencję, w celu sprawdzenia ich poprawnego działania. a) materiały i akcesoria konferencyjne: Wykonawca przygotuje następujące materiały konferencyjne o identyfikatory Projekt graficzny identyfikatora wykonany przez Wykonawcę na podstawie informacji przekazanych przez Zamawiającego niezwłocznie po podpisaniu umowy. W terminie do 3 dni roboczych od podpisania umowy Wykonawca zobowiązuje się przekazać Zamawiającemu wzór identyfikatorów do akceptacji. W ciągu 2 dni roboczych Zamawiający przekaże ewentualne swoje uwagi. W terminie 2 dni roboczych od wniesienia uwag przez Zamawiającego, Wykonawca zobowiązany jest do ich uwzględnienia oraz ostatecznego wykonania identyfikatorów. Wykonawca również zapewni puste identyfikatory dla pozostałych osób. o banery informacyjne (typ roll-up)- 4 szt. zawierające informacje na temat realizacji Projektu, w tym o współfinansowaniu projektu przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2007 2013, nazwa projektu, logo RZGW w Gdańsku oraz nazwę Konferencji Ochrona Przeciwpowodziowa Żuław o następujących parametrach: Wymiary: ok. 80x200 cm. Metoda nadruku (przykładowa): druk wielobarwny (podłoże polipropylenowe jednostronnie) oraz grawer laserowy (podstawa stelaża dwustronnie). Podłoże: blockout. Stelaż metalowy, rozkładany, składany, przenośny. Mechanizm: kaseta z aluminium z dwiema nogami, rozkładany. Oświetlenie: halogenowe do systemów Roll up, mocowane na górnej części stelaża, zasilane napięciem 220 V. Przedłużacz min. 10 m do halogenowych systemów Roll up dla każdego banera. Możliwość wymiany grafiki we własnym zakresie przez Zamawiającego. Projekt graficzny nadruku dostosowany i wykonany przez Wykonawcę na podstawie informacji przekazanych przez Zamawiającego niezwłocznie po podpisaniu umowy. Projekt graficzny baneru należy zaprezentować Zamawiającemu do akceptacji najpóźniej 5 dni roboczych po podpisaniu umowy. W ciągu 2 dni roboczych Zamawiający przekaże ewentualne swoje uwagi. W terminie 2 dni roboczych od wniesienia uwag przez Zamawiającego, Wykonawca zobowiązany jest do ich uwzględnienia oraz ostatecznego wykonania banerów. o teczka z gumką formatu A4-200 szt. (papier karton, zewnętrzna strona lakierowana błysk 300 g/m³, druk wielobarwny, zewnętrzna powierzchnia teczki; grzbiet: 3x bigowanie, trzy zakładki chroniące dokument przed wypadnięciem). Wykonawca wykona projekt graficzny nadruku na podstawie informacji przekazanych przez Zamawiającego niezwłocznie po podpisaniu umowy. W terminie do 3 dni roboczych od podpisania umowy Wykonawca zobowiązuje się przekazać Zamawiającemu projekt nadruku do akceptacji. W ciągu 2 dni roboczych Zamawiający przekaże ewentualne swoje uwagi. W terminie 2 dni roboczych od wniesienia uwag przez Zamawiającego, Wykonawca zobowiązany jest do ich uwzględnienia oraz ostatecznego wykonania teczek. Projekt graficzny nadruku Wykonawca przekaże na płycie CD/DVD na własność Zamawiającemu, w celu ewentualnego wykorzystania. o notatnik min. 24 kartki formatu A4-200 szt. (kartki- papier offsetowy min. 80g/m³, na spodzie tektura usztywniająca,druk wielobarwny, grzbiet klejony trwale (krótszy bok), liniatura-gładka. Wykonawca wykona projekt graficzny notatnika na podstawie wskazówek przekazanych przez Zamawiającego niezwłocznie po podpisaniu umowy. W terminie do 3 dni roboczych od podpisania umowy Wykonawca zobowiązuje się 5
przekazać Zamawiającemu projekt notatnika do akceptacji. W ciągu 2 dni roboczych Zamawiający przekaże ewentualne swoje uwagi. W terminie 2 dni roboczych od wniesienia uwag przez Zamawiającego, Wykonawca zobowiązany jest do ich uwzględnienia oraz ostatecznego wykonania notatników. Projekt graficzny nadruku na notatnik Wykonawca przekaże na płycie CD/DVD na własność Zamawiającemu, w celu ewentualnego wykorzystania. o długopis metalowy 200 szt. Materiał: metal z elementami niklowanymi (końcówką, zaczepem i wypełnieniem pomiędzy elementami rozłącznymi), Metoda nadruku: grawer laserowy biały, Obudowa w kolorze ciemnoniebieskim z uchwytem mocującym, Mechanizm: automatyczny z systemem przyciskowym, dwuczęściowy, bez skuwki, Wkład wymienny: niebieski, pełny, Grubość końcówki: min. 0,5 mm, Długość linii pisania: min. 1000 m Wykonawca wykona projekt graficzny nadruku na długopis na podstawie informacji przekazanych przez Zamawiającego niezwłocznie po podpisaniu umowy. W terminie do 3 dni roboczych od podpisania umowy Wykonawca zobowiązuje się przekazać Zamawiającemu projekt nadruku do akceptacji. W ciągu 2 dni roboczych Zamawiający przekaże ewentualne swoje uwagi. W terminie 2 dni roboczych od wniesienia uwag przez Zamawiającego, Wykonawca zobowiązany jest do ich uwzględnienia oraz ostatecznego wykonania długopisów. Projekt graficzny nadruku Wykonawca przekaże na płycie CD/DVD na własność Zamawiającemu, w celu ewentualnego wykorzystania. Wszystkie materiały konferencyjne winny być oznaczone zgodnie z zasadami POIiŚ i w szczególności uwzględniać i zawierać: znak graficzny i logotyp Unii Europejskiej z podpisem: Unia Europejska. Fundusz Spójności, znak graficzny i logotyp Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2007-2013, informacja Projekt współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności, adres Beneficjenta. Wykonawca jest odpowiedzialny za ustawienie materiałów konferencyjnych (np. banerów) w sali konferencyjnej oraz sprzętu potrzebnym do sprawnego przeprowadzenia Konferencji. Wykonawca zapewni załadowanie i odwiezienie po zakończeniu wydarzenia oraz dostarczenie do siedziby Zamawiającego w Gdańsku (IIp. pokój 216) banerów oraz pozostałych materiałów konferencyjnych, a następnie ich rozładowanie, w terminie uzgodnionym z Zamawiającym. Materiały i akcesoria konferencyjne przygotowane przez Wykonawcę przechodzą na własność Zamawiającego. b) obsługa Konferencji: Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia dwóch tłumaczy symultanicznych do tłumaczenia konferencji z języka polskiego na angielski i odwrotnie. Tłumacze powinni posługiwać się językiem specjalistycznym z zakresu ochrony przeciwpowodziowej. Wykonawca jest zobowiązany do sprawowania nadzoru nad całością przebiegu wydarzenia oraz zapewni obsługę sprzętu i sprzęt w czasie trwania Konferencji. Wykonawca dostarczy do recepcji Konferencji przed godziną 8:30 przygotowane materiały dla uczestników Konferencji. Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia miejsca w recepcji Konferencji na materiały konferencyjne dla wszystkich uczestników konferencji. 6
Obsługę recepcji Konferencji zapewni Zamawiający. Koszty sprzątania sali konferencyjnej i pomieszczeń pomocniczych w obiekcie po zakończeniu wydarzenia leżą po stronie Wykonawcy. c) udokumentowanie wydarzenia: Wykonawca zobowiązuje się do udokumentowania filmowego i fotograficznego Konferencji. Wykonawca zobowiązuje się także do wykonania fotografii wszystkich materiałów konferencyjnych. Do dnia 12 czerwca 2012 Wykonawca przekaże na nośniku CD/DVD Zamawiającemu następujące materiały: co najmniej 50 zdjęć z całego wydarzenia o rozdzielczości nie mniejszej niż 12 mpix, fotografii materiałów konferencyjnych, dwa filmy trwające 4-6 minut o konferencji jeden najwyższej jakości Full HD (1080p), a jeden do zamieszczenia na stronie www jako materiał informacyjny o wydarzeniu. Filmy mają być dynamiczne, mają zawierać tytuł i miejsce Konferencji, układ sali, nazwiska prelegentów oraz poruszane przez nich zagadnienia, logo organizatora i oznaczenia zgodne z zasadami POIiŚ. Szczegółowe wytyczne do scenariusza filmów Zamawiający przekaże Wykonawcy do 3 dni roboczych od podpisania umowy. Scenariusz filmów powinien być przedstawiony Zamawiającemu do akceptacji w ciągu 5 dni roboczych od zakończenia Konferencji. W ciągu 2 dni roboczych Zamawiający przekaże ewentualne swoje uwagi. Wykonawca uwzględni ewentualne poprawki i sugestie Zamawiającego i do 12 czerwca 2012 r. przygotuje filmy na nośniku CD/DVD. Filmy i zdjęcia przygotowane przez Wykonawcę przechodzą na własność Zamawiającego łącznie z materiałami roboczymi, jakie powstały w czasie Konferencji. 3. Obsługa cateringowa a) kawa powitalna - godzina 9:00-9:30 (wg kryteriów opisanych poniżej): o kawa powitalna w formie bufetu, zorganizowana w obiekcie konferencyjnym dla max. 200 uczestników Konferencji, o Wykonawca zapewni dla 1 uczestnika co najmniej: 1 filiżankę kawy, 1 filiżankę herbaty (do wyboru spośród 5 rodzajów herbat w torebkach), wodę gazowaną butelkową w ilości co najmniej 0,25l na osobę) i niegazowaną butelkową (w ilości co najmniej 0,25l na osobę), śmietankę do kawy, cukier, cytrynę, serwetki; b) przerwa kawowa - godzina 11:20-11:50 (wg kryteriów opisanych poniżej): jedna przerwa kawowa w formie bufetu, zorganizowana w obiekcie konferencyjnym dla max. 200 uczestników Konferencji, - Wykonawca zapewni dla 1 uczestnika co najmniej: 1 filiżankę kawy, 1 filiżankę herbaty (do wyboru spośród 5 rodzajów herbat w torebkach), wodę gazowanąbutelkową (w ilości co najmniej 0,25l na osobę) i niegazowaną butelkową (w ilości co najmniej 0,25l na osobę) 100% soki (soki 100% (do wyboru co najmniej 3 rodzaje w ilości co najmniej 0,25l na osobę), śmietankę do kawy, cukier, cytryne, 7
serwetki, 3 rodzaje ciastek kruchych, 2 rodzaje ciasta np. jabłecznik, sernik (w ilości 1 porcja każdego na osobę), - Wykonawca zapewni na stole prezydialnym wodę niegazowaną butelkową o ilości co najmniej 0,5 l na osobę wraz z odpowiednią ilością szklanek oraz będzie odpowiadał za ich wymianę i uzupełnienie w trakcie konferencji, wszystkie naczynia do posiłków powinny być szklane lub ceramiczne; Wykonawca zapewni wyposażenie do organizacji cateringu: naczynia, sztućce, obrusy, stoły, Wykonawca zapewni odpowiedni sprzęt do przewozu cateringu; Wykonawca zapewni obsługę kelnerską, przygotowanie stołów oraz sprzątanie, Zamawiający nie ponosi kosztów indywidualnych zamówień składanych przez uczestników konferencji. Zamawiający może zmniejszyć liczbę uczestników o maksymalnie 15%. Poinformuje o tym Wykonawcę w terminie na 5 dni roboczych przed datą konferencji. 6. Inne uwarunkowania 1. Wykonawca zobowiązany jest do sprawowania nadzoru nad całością realizacji przedmiotu zamówienia i wyznaczy osobę wskazaną do kontaktu odpowiedzialną za jego prawidłową realizację. Osoba ta będzie zobowiązana będzie do ścisłej współpracy z Zamawiającym na każdym etapie realizacji zamówienia. 2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do kontroli sposobu realizacji Zadania na każdym jego etapie. 3. Wykonawca jest zobowiązany do ścisłej współpracy z Zamawiającym przy obsłudze Konferencji. 4. Do dnia 12 czerwca 2012 r. Wykonawca przedstawi Zamawiającemu krótki raport z przebiegu realizacji zamówienia. Załącznikiem do raportu będzie zestaw materiałów konferencyjnych oraz rozliczenie wykonania usługi wg poniższej tabeli: Opis elementu zamówienia Netto [zł] VAT [%] VAT wartość Brutto [zł] Zapewnienie obiektu konferencyjnego Catering Tłumacz Filmy Zdjęcia Banery (roll/up) Teczka z gumką Notatnik długopis Przygotowanie, organizacja i obsługa konferencji Razem 8