Termin: r. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany terminu wizyty maksymalnie o 10 dni.

Transkrypt

1 Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia dotyczący zlecenia usługi kompleksowego przygotowania w województwie łódzkim wizyty studyjnej w zakresie projektu Wzmacnianie konkurencyjności sektora MŚP i zrównoważony rozwój w sektorze produkcji ekologicznej SME ORGANICS realizowanego w ramach programu Interreg Europe Termin: r. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany terminu wizyty maksymalnie o 10 dni. Miejsce: województwo łódzkie Przedmiot zamówienia: kompleksowa organizacja wizyty studyjnej Poprzez kompleksową organizację Zamawiający rozumie realizację całości działań oraz elementów wskazanych przez Zamawiającego, a także koordynację wszystkich zaakceptowanych i zamieszczonych w harmonogramie działań, zgodnie z poniższymi zapisami. 1. Catering 1.1. Zakres usługi: Lunch w dniu I oraz II (zupa, drugie danie, deser, napoje zimne, np. sok, woda, kompot) Kolacja w dniu I, II (zapewnienie kolacji zasiadanej z obsługą kelnerską, wybór dań/przekąsek zimnych i ciepłych (2 dania ciepłe i min. 5 zimnych np. deski serów, wędlin, sałatki, chleb, masło, dodatki, napoje ciepłe (kawa z ekspresu ciśnieniowego, herbata) i zimne bez ograniczeń Bufet kawowy w formie bufetu ciągłego lub przerw kawowych w dniu I oraz II max. 8 godz. dziennie (woda mineralna w butelkach, gazowana (w ilości co najmniej 1 x 0,33l na osobę) i niegazowana, (w ilości co najmniej 1 x 0,33l na osobę), kawa z ekspresu ciśnieniowego, herbata, (do wyboru spośród 6 rodzaju herbat w torebkach), soki owocowe 100% (co najmniej, 3 rodzaje soku do wyboru w ilości co najmniej 0,33l na osobę), mleko do kawy, podawane w dzbankach szklanych bądź ceramicznych, cytryna do herbaty, cukier, serwetki, wykałaczki pakowane pojedynczo, kanapki bankietowe, koreczki bankietowe Harmonogram Szczegółowy harmonogram miejsc i godzin lunchów, kolacji oraz bufetów kawowych zostanie wskazany przez Zamawiającego po podpisaniu umowy 1.3. Liczba osób uczestniczących w wizycie Max. 60 osób (ostateczną liczbę osób Zamawiający poda najpóźniej do dnia 15 lutego 2018 r.) 1.4. Warunki jakościowe lunchów (dzień I,II) oraz kolacji (dzień I): Podczas każdego lunchu i kolacji Wykonawca przeprowadzi degustacje co najmniej dwóch produktów regionalnych wskazanych przez Zamawiającego, które: będą pochodzić z gospodarstw ekologicznych (oznakowane unijnym logo rolnictwa ekologicznego) lub

2 będą pochodzić z gospodarstw o systemie produkcji stosujących Dobrą Praktyką Rolniczą i Dobrą Praktykę Hodowlaną z wyłączeniem GMO. (Produkty muszą posiadać certyfikat potwierdzający jakość wydany przez: - Wojewódzki Inspektor Jakości Handlowej Artykułów Rolno-Spożywczych (WIJHARS) lub - prywatne jednostki certyfikujące - akredytowane przez PCA w zakresie PN-EN ISO/IEC 17065, upoważnione przez Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi) (łączny koszt produktów degustacyjnych nie przekroczy zł brutto) Kolacja w dniu I zostanie zorganizowana w miejscu wskazanym przez Zamawiającego (wstępnie Uniejów miejsce może zostać zmienione na etapie realizacji umowy) koszt kolacji dla wszystkich uczestników w dniu I pokrywa Wykonawca Kolacja w dniu II zostanie zorganizowana w Łodzi (Wykonawca przedstawi Zamawiającemu pięć propozycji lokali w Łodzi do wyboru oraz 3 rodzaje menu do wyboru). Wykonawca zorganizuje kolację i będzie czuwał nad jej prawidłowym przebiegiem koszt kolacji Wykonawca pokryje koszt kolacji do 10 osób, pozostałe osoby pokryją koszt kolacji osobiście w dniu kolacji w lokalu. 2. Wynajem autobusu wraz z kierowcą w dniu I,II: 2.1. Liczba osób Max. 60 osób Szczegółowe godziny, miejsca i liczba kursów zostaną przekazane Wykonawcy po podpisaniu umowy łączna wartość km nie przekroczy 500 km Wykonawca pokryje koszty ewentualnych płatnych odcinków drogi Wstępne lokalizacje (mogą ulec zmianie na etapie realizacji projektu) - Łódź - Dobroń - Bratoszewice - Dmosin - Uniejów - Skierniewice Autobus musi posiadać dostęp do WiFi 3. Materiały promocyjne wszystkie materiały promocyjne muszą zostać oznakowane wymaganymi przez Zamawiającego oznaczeniami. Oznaczenia zostaną przekazane Wykonawcy przez Zamawiającego po podpisaniu umowy. Wykonawca przedstawi propozycje naniesienia oznaczeń na materiały promocyjne do akceptacji Zamawiającego Smycz sublimacyjna zawierająca zakończenie w postaci metalowego karabińczyka taśma smyczy: wymiary minimum po przeszyciu: 1,5 cm 45 cm; materiał: poliester; przeszycie materiału przy karabińczyku pozwalające na utrzymanie go w jednej pozycji; na smyczy nadruk logo; Liczba: 100

3 3.2. Etui na identyfikator wymiary etui: 10,5 cm x 15 cm (+/- 5 mm); materiał: przezroczysta folia; otwór/zawieszka umożliwiający dopięcie etui do karabińczyka smyczy; boczna lub górna ścianka otwarta, pozwalająca na wsunięcie identyfikatora bez zdejmowania etui z karabińczyka. Liczba: Wkładki do identyfikatorów wkładki powinny zawierać agendę wizyty oraz zestaw logo (projekt dostarczy Zamawiający) nadruk na wkładkach do identyfikatorów: 4+4 (CMYK); wymiary: ściśle dostosowane do formatu etui, o którym mowa w pkt 3.2, ale pozwalające na swobodne wsunięcie wkładek; materiał: papier offset min. 90 g/m2 Liczba: Długopisy Dwufunkcyjny długopis wzbogacony o końcówkę do ekranów dotykowych. Końcówka dopasowana kolorystycznie do długopisu Tuleja długopisu: metal Końcówka i klips: elementy metalowe, kolor srebrny Mechanizm: automat obrotowy Wymiar: 135xø7mm (+/- 5 mm) Kolor tulei: biały Kolor wkładu: niebieski Znakowanie: zestaw logo, grawer laserowy (1 miejsce szer. 40 mm x wysokość 4 mm). Liczba: Zeszyt z agendą oraz informacją o interesariuszach z regionu łódzkiego Materiał zdjęciowy oraz tekstowy dostarczy Zamawiający Ilość stron max. 80 (ilość zadrukowanego materiału nie przekroczy 30 stron) Gramatura stron wewnątrz zeszytu: 90 g Format A5 Okładka tylna i przednia papier 170 g kreda błysk Puste strony w linie do sporządzania notatek Druk: 4+4 (CMYK) Projekt okładek oraz agendę dostarczy Zamawiający Sposób łączenia: bindowanie Liczba: Teczka Teczka A4 z gumką Karton 300 g lakier offsetowy Kolor: biały Nadruk 4+4 (projekt na teczkę dostarczy Zamawiający) Liczba: 100

4 3.7 Roll-up Ilość: 1 szt. Wielkość: 85 x 200 cm Waga: do 4 kg Konstrukcja: aluminium Materiał drukowany: block-out Akcesoria: pokrowiec na roll-up Projekt graficzny dostarczy Zamawiający 3.8. Torba Materiał: biodegradowalna bawełna Szerokość: 38 cm Wysokość 41 cm DNO: brak Boki: brak Rączki: 2,5x63 cm Kolorystyka materiału: biały Torba musi posiadać certyfikat OKO-TEX STANDARD Nadruk na torbie zgodnie z projektem Zamawiającego Nadruk: 4+4 kolory Liczba: Jabłka z logo Ilość: 50 kg Pochodzenie jabłek: województwo łódzkie Warunki jakościowe: jabłka muszą posiadać certyfikat rolnictwa ekologicznego nadany przez upoważnione przez Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi jednostki certyfikujące) Technika znakowania: laser, zdjęcie poglądowe: Znakowanie: projekt dostarczy Zamawiający Opakowanie: każde jabłko powinno być zapakowane oddzielnie w folię i przewiązane sznurkiem. Na folii powinien znaleźć się ciąg logo dostarczony przez Zamawiającego. Wykonawca dostarczy materiały promocyjne zgodnie z lokalizacjami (może być ich kilka) wskazanymi przez Zamawiającego po podpisaniu umowy w terminie wskazanym przez Zamawiającego.

5 5. Tłumaczenie konsekutywne polsko-angielskie oraz angielsko-polskie W dniu I oraz II Wykonawca zapewni tłumaczenie konsekutywne max. 4 godz. dziennie. 6. Dokumentacja 6.1. Zdjęcia Min. 10 zdjęć z każdego wydarzenia ujętego w agendzie wizyty rozdzielczość co najmniej px na dłuższym boku; zdjęcia zostaną przekazane na jednym nośniku; 6.2. Film film musi mieć charakter dynamiczny; film musi dokumentować wydarzenia z agendy wskazane przez Zamawiającego; rozdzielczość Full HD 1920x1080 (materiał filmowy - nagrany, montowany i zapisany w tym standardzie); czas trwania filmu - wersja dłuższa min. 10 min, max. 15 min.; - wersja krótsza charakter spotu min. 30 sek.; max. 1 min. Wykonawca dostarczy Zamawiającemu materiał w postaci skompresowanych plików w formatach.avi,.wmv,.mp4 Wykonawca przenosi na Zamawiającego całość autorskich praw majątkowych do zdjęć oraz filmu Film musi posiadać planszę z logotypami przekazanymi przez Zamawiającego 7. Koordynacja wizyty 7.1. Wykonawca wyznaczy minimum jednego koordynatora wizyty w pełni odpowiedzialnego za terminową i rzetelną realizację wszystkich działań W ciągu 5 dni po podpisaniu umowy Wykonawca przedstawi Zamawiającemu 5 propozycji hoteli w Łodzi oraz 3 propozycje hoteli w Uniejowie do akceptacji (hotele w Łodzi powinny znajdować się w centrum i mieć dobre połączenie z dworcami kolejowymi) o standardzie nie mniejszym niż trzy gwiazdki. Dodatkowo hotele w Łodzi zaproponowane przez Wykonawcę powinny swoim charakterem nawiązywać do tradycji Łodzi. Koszt noclegów: Wykonawca pokryje koszty noclegu na jedną dobę do 10 osób w Uniejowie (liczba osób zostanie podana przez Zamawiającego najpóźniej do dnia 15 lutego 2018 r.). Pozostałe koszty noclegów zarówno w Łodzi, jak i Uniejowie zostaną pokryte przez gości wizyty Całościowa koordynacja wizyty i wszystkich działań Po podpisaniu umowy Zamawiający przekaże Wykonawcy szczegółowy harmonogram wizyty.