Mgr Joanna Chlebiej Ćwiczenia nr 4
1. Sporządź listę procesów 2. Wybierz proces i przygotuj dokument z założeniami 3. Narysuj mapę procesu 4. Oszacuj czas i koszty 5. Zweryfikuj mapę procesu 6. Zastosuj techniki usprawniania procesów 7. Stwórz mierniki i narzędzia 8. Przetestuj i popraw 9. Wprowadź nowy proces 10. Ciągle usprawniaj proces
Po co?
Po narysowaniu mapy procesu skonsultuj ją z ze sponsor procesu, kierownictwem i pracownikami, których proces dotyczy. Wynikiem konsultacji będzie wypracowanie jednolitego stanowiska interesariuszy co do oczekiwań i przebiegu procesu. Minimalizujemy w ten sposób ryzyko konfliktów.
Na czym należy skupić się przy weryfikacji mapy procesu?
Na czym należy skupić się przy weryfikacji mapy procesu? - Dokładność mapy procesu - Punkty wymagające wyjaśnień - Dokładność szacowania czasu - Czy są jakieś punkty wymagające zmian?
Po co?
Techniki usprawniania procesów Eliminacja zbędnych czynności, Automatyzacja i sprawniejsze wykonanie niezbędnych czynności. Usprawnianie procesu zaczynamy od redukcji zbędnych czynności.
Źródło: Page S.(2010).The power of business process improvement, American Management Association
Eliminacja biurokratyzmu Skąd się bierze biurokratyzm? Błędne koło biurokracji. Oswajanie niepewności. Strach przed błędami, zabezpieczenie ( podkładka ). Nadmierna kontrola. Eliminacja w procesie: Działanie niepotrzebnie przekazywane przełożonemu. Wielokrotna weryfikacja, która nic nie wnosi.
Warto zadawać pytania: Ilu zatwierdzeń naprawdę potrzebujemy? Czy odpowiednie osoby i we właściwym czasie podejmują decyzje? Czy wszystkie dokumenty, które powstają w procesie są potrzebne? Ile kopii dokumentów wymaga proces, a ile powstaje? Czy i po co potrzebujemy papierowych dokumentów? Czy wszystkie informacje, które przekazujemy pracownikom, są im potrzebne? Czy i dlaczego jeden pracownik kontroluje pracę drugiego? Czy wszystkie formularze są niezbędne? Jakie są konsekwencje popełnienia błędu przez pracownika? Czy w każdym wypadku opłaca się wprowadzać kontrolę?
Eliminowanie działań nie tworzących wartości dodanej dla klienta/nabywcy Czy każde zadanie w procesie generuje wartość dla klienta? Czy klient byłby gotowy zapłacić za każde działanie w procesie? Eliminacja niektórych działań, mimo że nie tworzy wartości, może się spotkać z oporem pracowników
Zadanie w procesie Wartość dla klienta Wartość dla komórki Nie tworzy wartości Zadanie 1 X Zadanie 2 X Zadanie 3 X Źródło:Materiały do zajęć Prof. P. Hensela i dr J. Majczyk, na podstawie Page S.(2010).The power of business process improvement, American
Eliminacja czynności duplikowanych Duplikacja zadań (redundancja) kilka osób/działów robi to samo: Każdy ma osobisty rejestr/zbiór/kopię informacji. Przyczyna: poczucie władzy jaką daje posiadanie informacji. Konkurencja pomiędzy pracownikami/działami.
Eliminacja duplikacji polega na: Stworzenie jednego rejestru danych. Redukcja osób/zakresu obowiązków osób wykonujących to samo zadanie/przechowujących i wprowadzających te same dane
Im dłużej trwa proces tym bardziej skomplikowany <= zmian wprowadzanych do procesu Upraszczanie procesu: Eliminacja zbędnych zadań. Rezygnacji z niepotrzebnych danych.
Skracanie czasu trwania procesu Koncentracja na zadaniach, których realizacja i oczekiwanie wymaga najwięcej czasu (często realizowane przez klika komórek organizacyjnych) Eliminacja powtarzania czynności najbardziej skraca czas realizacji procesu. Analiza przyczyn opóźnień.
Automatyzacja Proces, w którym zastosowano wszystkie wcześniejsze techniki usprawnień, może jeszcze zostać usprawniony przez automatyzację. Automatyzacja głównie poprzez systemy informatyczne. Dedykowane narzędzia pracy grupowej. Dyski sieciowe (dane w chmurze). Intranet korporacyjny. Automatyzacja niesprawnego procesu może jedynie pogorszyć wydajność!
Materiały do zajęć Prof. P. Hensela Materiały do zajęć dr J. Majczyk Page S.(2010).The power of business process improvement, American Management Association Slajdy służą tylko uporządkowaniu wiedzy wykorzystywanej podczas ćwiczeń. Proszę ich nie rozpowszechniać!