Studium przypadku. Wdrożenie systemu zarządzania projektami w przedsiębiorstwie z branży wod-kan.

Transkrypt

1 Studium przypadku Wdrożenie systemu zarządzania projektami w przedsiębiorstwie z branży wod-kan. XVI Konferencja IPMA Polska, października 2013, Warszawa boleslaw.bernys@fideaeffect.com

2 Wdrożenie systemu zarządzania projektami Spis treści 1. Informacje ogólne o wdrożeniu 2. Struktura zarządzania projektem 3. Wdrożenie systemu zarządzania projektami 4. Przeszkody w procesie wdrożenia SZP 5. Wynik wdrożenia i wnioski 6. Narzędzie wspierające zarządzanie projektami slajd 1/23

3 1. Informacje ogólne o wdrożeniu Środowisko wdrożenia projektu Spółka miejska Ok. 100 pracowników 2 osoby z certyfikatem PRINCE2 Niewielka wiedza o zarządzaniu projektami Brak procedur odnośnie zarządzania projektami Jest ISO9001 firma nie boi się procedur Dyrekcja jest zdeterminowana, aby coś zrobić z projektami slajd 2/23

4 1. Informacje ogólne o wdrożeniu Przyczyny wdrożenia Wizja Dyrekcji firmy, aby projekty prowadzić w sposób uporządkowany Realizacja coraz większych projektów Presja ze strony Rady Nadzorczej Uciążliwy proces przygotowywania projektów do uruchomienia Brak jednolitego standardu informacji zarządczej o projektach Brak bazy wiedzy silne odczuwanie potrzeby jej budowania Odejście czołowego kierownika projektu Brak zarządzania ryzykiem Marnotrawstwo czasu na realizację projektów slajd 3/23

5 1. Informacje ogólne o wdrożeniu Zakres wdrożenia projektu Podstawowe dokumenty zarządcze Dokumenty inicjujące projekt Główne rejestry Raporty Procedury (uruchamiania projektu, zarządzania ryzykiem) System informatyczny Dla działu inwestycji Szkolenia Ogólne z zarządzania projektami Z obsługi narzędzia informatycznego slajd 4/23

6 2. Struktura zarządzania projektem Zespół wdrożeniowy Komitet Sterujący KP + zespół KP + zespół Firma wdrożeniowa Klient Dostawca Oprogramowania slajd 5/23

7 3. Wdrożenie systemu zarządzania projektami P2ware Planner architektura systemu zarządzania projektami Kierownik Projektu (aplikacja lokalna - Klient) Internet/ Intranet Kierownik Projektu (aplikacja lokalna - Klient) Serwer (aplikacja serwerowa) Kierownik Projektu (aplikacja lokalna - Klient) Zdalny użytkownik (www) Kierownictwo Organizacji (www) slajd 6/23

8 3. Wdrożenie systemu zarządzania projektami Przykład porządkowania procesów w firmie dzięki raportom slajd 7/23

9 3. Wdrożenie systemu zarządzania projektami Ograniczenie dostępu do właściwości projektu slajd 8/23

10 3. Wdrożenie systemu zarządzania projektami Tworzenie dedykowanych widoków dla użytkowników slajd 9/23

11 3. Wdrożenie systemu zarządzania projektami Raporty slajd 10/23

12 3. Wdrożenie systemu zarządzania projektami Przykład inwencji klienta wskaźnik % realizacji harmonogramu slajd 11/23

13 4. Przeszkody w procesie wdrożenia SZP Zmiany w zespole projektowym Zmiana kierownika projektu (przyjęto nową osobę) w trakcie realizacji projektu Odszedł dyrektor, główny opiekun i inicjator projektu metodycznego zarządzania projektami slajd 12/23

14 5. Wynik wdrożenia i wnioski Wynik wdrożenia System zarządzania projektami Kierownik projektu Kierownik projektu Materiały na Radę Nadzorczą Inne działy Inne działy Dział inwestycji System zarządzania projektami został wdrożony w wymaganej funkcjonalności Zyskał szacunek i uznanie, że błyskawicznie potrafi dostarczyć wymaganych danych o portfelu projektów Jest sympatykiem IPMA: bywa na spotkaniach MGR, zastanawia się nad certyfikacją Drastycznie spadł czas wymagany na przygotowanie materiałów o projektach na posiedzenie Rady Nadzorczej zaczynają korzystać z systemu, żądają nowych raportów pod swoje cele Szukają możliwości ułatwienia sobie pracy poprzez korzystanie z wdrożonego narzędzia (przewidywanie zakupów, informacje o ważnych decyzjach) Posiada znakomite narzędzie do monitorowania projektów slajd 13/23

15 5. Wynik wdrożenia i wnioski Problemy Zbyt powolny rozwój systemu (w takim znaczeniu, że inne działy zbyt wolno przekonują się do narzędzia) Brak czasu/motywacji do budowania bazy wiedzy (spisywanie doświadczeń projektowych) Po początkowym entuzjazmie firma nie poszła znacząco do przodu ze szkoleniami pracowników w kierunku metodycznego zarządzania projektami slajd 14/23

16 5. Wynik wdrożenia i wnioski Co dalej z wdrożeniem? Więcej osób będzie pracować w systemie zarządzania projektami (system jest już na to gotowy) Kolejne działy dołączą do pracy w systmie Wnioski poprojektowe wpisywane do systemu (budowanie bazy wiedzy) Lepszy monitoring projektów (EV?) Integracja z EOD Integracja z systemem FK Prezentacja wdrożenia na targach Wod-Kan w 2014r. Model PE IPMA? slajd 15/23

17 5. Wynik wdrożenia i wnioski Co bym zrobił, gdybym powtórnie realizował wdrożenie? Przekonałbym klienta do większej liczby szkoleń z zarządzania projektami dla pracowników Lepiej przygotowałbym użytkowników systemu na wdrożenie systemu (pracownikom doszła obsługa nowego programu) Zorganizowałbym zajęcia z miękkich el. zarządzania dla kierowników średniego szczebla slajd 16/23

18 6. Narzędzie wspierające zarządzanie projektami P2ware Planner architektura systemu zarządzania projektami Kierownik Projektu (aplikacja lokalna - Klient) Internet/ Intranet Kierownik Projektu (aplikacja lokalna - Klient) Serwer (aplikacja serwerowa) Kierownik Projektu (aplikacja lokalna - Klient) Zdalny użytkownik (www) Kierownictwo Organizacji (www) slajd 17/23

19 6. Narzędzie wspierające zarządzanie projektami Zbieranie danych na serwerze idea szablonu drill-down Siła aplikacji serwerowej polega na przekrojowym zbieraniu danych z grupy projektów i udostępnianiu ich w postaci raportów Jeden szablon obsługuje projekty tej samej kategorii (z tej samej grupy projektów) slajd 18/23

20 6. Narzędzie wspierające zarządzanie projektami Menu Klienta P2ware Planner slajd 19/23

21 6. Narzędzie wspierające zarządzanie projektami P2ware Planner planowanie zakresu i harmonogramu slajd 20/23

22 6. Narzędzie wspierające zarządzanie projektami P2ware Planner kontrola parametrów projektu Budżet i harmonogram wdrożenia są pod kontrolą slajd 21/23

23 6. Narzędzie wspierające zarządzanie projektami P2ware Planner menu serwera slajd 22/23

24 6. Narzędzie wspierające zarządzanie projektami P2ware Planner udostępnienie obiektu przez www Kierownik Projektu (aplikacja lokalna - Klient) Internet/ Intranet Serwer (aplikacja serwerowa) slajd 23/23

25 Dziękuję za uwagę