Podsumowanie prac dotyczących przygotowań do wdrożenia rachunku kosztów działań w urzędach samorządowych

Transkrypt

1 Podsumowanie prac dotyczących przygotowań do wdrożenia rachunku kosztów działań w urzędach samorządowych Łukasz Nikitin Anna Siemek-Filuś PROJEKT WSPÓŁFINANSOWANY PRZEZ SZWAJCARIĘ W RAMACH SZWAJCARSKIEGO PROGRAMU WSPÓŁPRACY Z NOWYMI KRAJAMI CZŁONKOWSKIMI UNII EUROPEJSKIEJ

2 Obiekt kosztowy Usługa administracyjna (1 transakcja) Obiekt kosztowy Analiza sprawy, wizja, przygotowanie decyzji administracyjnej Działanie Działanie Pracownik złożony złożony złożony Papier, opłata pocztowa prosty prosty prosty prosty prosty

3 Ujęcie procesowe Analiz procesów Obiekty kosztowe Działania Procesowe postrzeganie organizacji Zasoby

4 Po co te analizy? Tradycyjny rachunek kosztów Rachunek kosztów działań Zużycie materiałów Wynagrodzenia Uzupełnianie braków Rozmowy z klientami Usługi obce Wprowadzanie danych do systemów? Usprawnienia

5 Koncentracja tylko na kosztach to błąd Potrzeby klienta Działania organizacji Strona społeczna

6 W poszukiwaniu standardów usług Mierniki efektywności to wskaźniki wykonanej pracy oraz osiągniętych wyników przez działanie, proces lub jednostkę organizacyjną. Pomiar efektywności procesów powinien dotyczyć takich aspektów, jak redukcja kosztów procesu, w tym odpowiednie zarządzanie zasobami organizacji, wzrost jakości procesów i świadczonych usług oraz redukcja czasu przebiegu procesu. Poszukujemy mierników efektywności dotyczących trzech wymiarów: kosztu jakości czasu

7 Plan działań Analiza procesów Analiza zasobów i ich kosztów Kalkulacja kosztów Mierniki efektywności (koszt, czas), propozycje usprawnień, Mierniki efektywności (jakość), oczekiwania klientów, Analiza wartości dodanej wartość w oczach klienta

8 Analiza procesów - wywiady Usługi wybrane przez partnerów samorządowych w projekcie: Wydanie decyzji o pozwoleniu na wycięcie drzewa/krzewu Wydanie decyzji w sprawie łącznego wymiaru podatku od osoby fizycznej Wydanie decyzji zatwierdzającej podział działki Rozmowy : W miarę możliwości każdy pracownik zaangażowany w proces 20 gmin, najczęściej więcej niż jedna wizyta 123 wywiady

9 Zgłaszane i identyfikowane problemy Wykorzystywanie systemów informatycznych (np. EOD) wiąże się paradoksalnie często z podwojeniem pracy (np. brak rezygnacji z prowadzenia papierowych kart kontowych) Brak zaufania do wdrożonych systemów informatycznych, np. pojawiające się błędy w wyliczeniach programu podatkowego skłoniły pracowników do stałej (nie jednorazowej) ręcznej weryfikacji wyliczeń Problemy z funkcjonowaniem systemów i przestarzały sprzęt często istotnie wydłużają proste czynności Nieadekwatne warunki lokalowe, utrudniające pracę ze względu na przyjmowanie klientów przez innych współpracowników Procedury muszą być prowadzone nawet jeżeli koszty > przychody (rekomendacje dot. pożądanych zmian należy adresować do administracji rządowej)

10 Wdrożone usprawnienia Opracowanie elektronicznych formularzy informacji podatkowych, które pozwoliłyby wypełniać informacje z podatnikiem w urzędzie od razu w postaci elektronicznej (większość podatników wypełnia informacje podatkowe w urzędzie, a pracownik później przepisuje je do systemu, formularze elektroniczne pozwolą zrezygnować z późniejszego ręcznego wpisywania danych) Wprowadzanie potwierdzeń odbioru do systemu podatkowego z kodu kreskowego czytnikiem Przekazanie pracownikom uprawnień do podpisywania dokumentów (skrócenie czasu realizacji sprawy, brak oczekiwania na podpis, zmiana podejścia pracownika)

11 Wdrożone usprawnienia Wdrożenie elektronicznej bazy danych geograficznych z danymi dot. zagospodarowania terenu, wydanych decyzjach o warunkach zabudowy itp. (systemy GIS; dostępne oprogramowanie open source; pewność, że nie wyda się postanowienia sprzecznego z wydanymi kiedyś WZ, brak konieczności przeszukiwania archiwów papierowych, polegania na pamięci pracowników obsługujących te sprawy itd.) Wykorzystanie kopertownicy przy wysyłce rocznej, koperty z okienkiem, odpowiednie przygotowanie formularza decyzji w systemie (adres w odpowiednim miejscu); rezygnacja z ręcznego adresowania kopert Prowadzenie kart kontowych tylko w formie elektronicznej

12 W poszukiwaniu źródeł nieefektywności Trudność spraw Koszty obsługi spraw łatwe średnie trudne Czas wykonywania działań łatwe średnie trudne kontakt z klientem wprowadzanie danych przygotowanie decyzji trudne średnie łatwe Czas wykonywania składowych przygotowania decyzji pisanie wysyłka analiza regulacji prawnych

13 Dziękujemy za uwagę PROJEKT WSPÓŁFINANSOWANY PRZEZ SZWAJCARIĘ W RAMACH SZWAJCARSKIEGO PROGRAMU WSPÓŁPRACY Z NOWYMI KRAJAMI CZŁONKOWSKIMI UNII EUROPEJSKIEJ efektywnosc@mwi.pl a.siemek-filus@mwi.pl l.nikitin@mwi.pl