Załącznik nr 1 do IWZ i umowy. Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia Kompleksowa organizacja wyjazdowej misji eksportowo-inwestycyjnej do Korei Południowej (Republiki Korei) połączonej z udziałem w targach Korea Metal Week 2017 w Seulu oraz targach KOMAF Korea Machinery Fair w Goyang oraz do Chińskiej Republiki Ludowej, prowincji Hajnan Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia dotyczy usługi polegającej na wykonaniu kompleksowej, merytorycznej i logistycznej organizacji wyjazdowej misji dla lubuskich przedsiębiorców oraz przedstawicieli Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubuskiego, realizowanej w ramach projektu pn. Promocja gospodarcza województwa lubuskiego poprzez organizację i udział w zagranicznych targach i misjach gospodarczych (nr RPLB.01.04.01-08-0002/16), współfinansowanego ze środków Regionalnego Programu Operacyjnego Lubuskie 2020, Działanie 1.4. Promocja regionu i umiędzynarodowienie sektora MŚP, Poddziałanie 1.4.1. Promocja regionu i umiędzynarodowienie sektora MŚP projekty realizowane poza formułą ZIT, zwanym dalej Misją oraz opracowania materiałów informacyjno promocyjnych. Termin realizacji usługi: między 23 października a 2 listopada 2017 r. Misja musi trwać minimum 8 dni włącznie z transferami oraz obejmować udział w międzynarodowych targach Korea Metal Week 2017 w Seulu oraz targach KOMAF Korea Machinery Fair w Goyang. Miejsce organizacji usługi: Seul i Goyang, Korea Południowa (Republika Korei), Haikou i Sanya (Chińska Republika Ludowa, prowincja Hajnan) Ilość osób: 14 (10 przedsiębiorców i 4 przedstawicieli samorządu) Zamawiający informuje, iż głównym celem Misji jest ułatwienie nawiązania współpracy i wymiany handlowej poprzez udział lubuskich przedsiębiorców w międzynarodowych targach KOREA METAL WEEK w Seulu oraz KOMAF Korea Machinery Fair 2017 w Goyang (Republika Korei) w giełdzie kooperacyjnej w Haikou i Sanya (prowincja Hajnan, Chińska Republika Ludowa), a także prezentację oferty inwestycyjnej województwa Lubuskiego przez lubuskich samorządowców w obu krajach. Przedmiot zamówienia obejmuje usługę polegającą na opracowaniu szczegółowego programu Misji pod względem merytorycznym i logistycznym wraz z jej kompleksową organizacją oraz rozliczeniem i przygotowaniem materiałów promocyjno-informacyjnych. W Misji udział weźmie 14 osób, w tym lubuscy przedsiębiorcy wybrani przez Zamawiającego drogą rekrutacji a także przedstawiciele lubuskiego samorządu. Zamawiający przedłoży Wykonawcy najpóźniej do 14 dni roboczych od daty podpisania Umowy imienną listę osób biorących udział w Wyjeździe. Oferta Wykonawcy powinna obejmować w szczególności koszty: 1) Transport lotniczy uczestników misji: (preferowane połączenia bezpośrednie z lotnisk Warszawa/Berlin) Seul Haikou 2) Transport osób na/z lotniska do dwóch wskazanych przez Zmawiającego lokalizacji na terenie województwa lubuskiego oraz na lotniska na terenie Korei Południowej i Chin: Zielona Góra/Gorzów Wlkp. Seul Haikou Zielona Góra/Gorzów Wlkp., 1
3) transportu osobowego na terenie Republiki Korei i Chińskiej Republiki Ludowej, 4) transportu materiałów promocyjnych, 5) noclegów i wyżywienia uczestników, 6) przygotowania spotkań B2B, spotkań biznesowych o charakterze inwestycyjnym i spotkań z przedstawicielami WPHI/ZBH lub wskazanym przez Zamawiającego partnerem wraz z wynajmem sali konferencyjnej, 7) tłumaczeń konsekutywnych i symultanicznych, 8) zapewnienia tłumaczy/opiekunów, 9) wykonania materiałów informacyjno-promocyjnych (drukowanych i multimedialnych), 10) zakupu biletów wstępu na targi Korea Metal Week w Seulu oraz na wydarzenia towarzyszące, np. match-making, giełdy kooperacyjne itp., 11) pośredniczenia w uzyskaniu wymaganych dokumentów podróżnych oraz ich opłacenia (np. wiza) 12) ubezpieczenia zdrowotnego i NNW na czas wyjazdu, 13) wypożyczenia telefonów komórkowych z kartami sim i limitem rozmów, 14) przygotowanie spotkania informacyjnego dla uczestników Misji w Zielonej Górze (przed misją), 15) przygotowanie w Zielonej Górze spotkania ewaluacyjnego po zakończonej Misji. Misja powinna trwać łącznie z wylotem, przylotem i przejazdami minimum 8 dni, z czego co najmniej 5 dni będą wypełnione merytorycznymi wydarzeniami wg planu uzgodnionego i zaakceptowanego przez Zamawiającego. Program misji musi obejmować udział w międzynarodowych targach Korea Metal Week 2017 w Seulu oraz targach KOMAF Korea Machinery Fair w Goyang. a) Zamawiający wymaga skoordynowania logistyki przejazdów i przelotów z województwa lubuskiego do Seulu (Korea Południowa) oraz Haikou i Sanya (Chińska Republika Ludowa, prowincja Hajnan) i z powrotem dla wszystkich uczestników ze strony polskiej. Wykonawca w pierwszym dniu Misji zorganizuje co najmniej 2 miejsca odbioru uczestników, tzn. jedno miejsce w Zielonej Górze i jedno miejsce w północnej części województwa lubuskiego wskazane przez Zamawiającego. Wykonawca zapewni po jednym pojeździe do każdej z lokalizacji i zapewni jak najkrótszy i najbardziej komfortowy dla uczestników kurs jazdy. b) Przy organizacji wyjazdu Wykonawca zobowiązany jest ściśle współpracować z Zamawiającym, z Ambasadą RP w Seulu, Wydziałem Promocji Handlu i Inwestycji w Seulu (WPHI) lub Zagranicznym Biurem Handlowym (ZBH) Polskiej Agencji Inwestycji i Handlu lub wskazanym przez Zamawiającego partnerem. c) Wykonawca zobowiązany jest do pośredniczenia w uzyskaniu wymaganych dokumentów podróżnych, takich jak wiza (wymagana do wjazdu na teren Chińskiej Republiki Ludowej). Wykonawca zobowiązany jest do pokrycia kosztów przy ww. procedurach. d) Na czas trwania całej Misji Wykonawca jest zobowiązany do zapewnienia obecności co najmniej dwóch osób: opiekuna i tłumacza, posiadających doświadczenie w organizacji i obsłudze wyjazdowych misji gospodarczych, w tym spotkań B2B. Opiekun grupy musi posługiwać się językiem angielskim na poziomie min. C1 wg kryteriów Rady Europy. Będzie odpowiedzialny za prawidłowe wykonanie usługi, rozwiązywanie ewentualnych problemów (zdarzenia losowe), jeśli takowe się pojawią w trakcie realizacji umowy. Tłumacz/tłumacze ze znajomością języka koreańskiego, chińskiego oraz angielskiego na poziomie min. C1 wg kryteriów Rady Europy i polskiego będzie odpowiedzialny za przeprowadzenie tłumaczeń ustnych konsekutywnych. Zamawiający dopuszcza zaangażowanie różnych tłumaczy, tj. polsko 2
koreańskiego ze znajomością angielskiego w Korei Południowej oraz polsko-chińskiego ze znajomością angielskiego w Chińskiej Republice Ludowej. Czas trwania Misji rozumie się od momentu wyjazdu z województwa lubuskiego do momentu powrotu na teren województwa. e) Wykonawca poprzez obecność swoich przedstawicieli zapewni bezpośredni nadzór nad logistycznym przebiegiem całej Misji i pobytu grupy. f) Językiem Misji jest język: koreański/chiński i polski. Dopuszcza się posługiwanie się językiem angielskim w sytuacjach, gdy przedsiębiorcy azjatyccy będą używali tego języka w stopniu komunikatywnym i umożliwiającym przeprowadzenie rozmów biznesowych. Na czas realizacji jego poszczególnych elementów, Wykonawca zapewni odpowiednią ilość tłumaczy konsekutywnych oraz symultanicznych z języka polskiego na język koreański (w Korei Płd.) oraz na język chiński /dialekt hajnański (Chińska Republika Ludowa, prowincja Hajnan) oraz z języka koreańskiego, języka chińskiego/dialekt hajnański na język polski ilość tłumaczy na poszczególne wydarzenia zostanie ustalona razem z Zamawiającym i wymaga końcowej akceptacji Zamawiającego. g) Nabór zagranicznych firm/partnerów na spotkania B2B przy współpracy z WPHI/ZBH lub innymi instytucjami otoczenia biznesu leży po stronie Wykonawcy. h) Wykonawca opracuje i przedstawi do akceptacji szczegółowy program Misji, który będzie zawierał nazwę i adres hotelu, dokładne godziny i miejsca odbywających się wszystkich wydarzeń, harmonogram posiłków, szczegółowy harmonogram transferów osobowych (lotniczych i autokarowych) numery kontaktowe do opiekuna grupy oraz tłumaczy, telefony alarmowe. OPRACOWANIE SZCZEGÓŁOWEGO PROGRAMU MISJI: a) Zamawiający oczekuje, iż Wykonawca przekaże w ciągu 8 dni roboczych od daty podpisania umowy, ramowy plan Misji (dla przedsiębiorców i samorządowców), zawierający wstępne założenia i terminy realizacji poszczególnych punktów w/w Misji wraz z podaniem miejsca spotkań, z uwzględnieniem miejsca noclegów i posiłków. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wybrania miejsca noclegów. b) Zamawiający w przeciągu maksymalnie 3 dni roboczych od dnia przedstawienia ramowego planu misji przez Wykonawcę, zobowiązuje się do jego akceptacji lub przedstawienia swoich uwag, wątpliwości lub sugestii. Wykonawca ma obowiązek uwzględnienia wszystkich uwag Zamawiającego niezwłocznie. c) W przypadku powstania jakichkolwiek rozbieżności (które będą niezależne od Wykonawcy), Zamawiający wspólnie z Wykonawcą w ciągu kolejnego 1 dnia roboczego uzgodni ostateczny kształt realizowanej Misji. d) Wykonawca jest zobowiązany na 15 dni roboczych przed rozpoczęciem Misji do przekazania szczegółowego i ostatecznego harmonogramu Misji, zawierającego wszystkie niezbędne szczegóły, w tym konkretne, potwierdzone godziny oraz miejsca spotkań, wizyt w instytucjach, itp. e) Po uzgodnieniu ostatecznego programu Wykonawca przetłumaczy go na język koreański i chiński oraz angielski. Plan spotkań dla przedstawicieli samorządu jest integralną częścią harmonogramu Misji i podlega zatwierdzeniu przez Zamawiającego i ma zostać opracowany w porozumieniu i wg wskazówek Zamawiającego. Preferowany przez Zamawiającego przebieg Misji obejmuje następujące pozycje: Dzień transferowy: Zielona Góra/Gorzów Wielkopolski port lotniczy w Seulu Uczestnictwo w wydarzeniach międzynarodowych targów KOREA METAL WEEK w Seulu oraz KOMAF Korea Machinery Fair w Goyang. Spotkania z WPHI/ZBH, Korea Chamber of Commerce and Industry w Seulu, spotkania B2B Dzień transferowy: Seul Haikou (Chińska Republika Ludowa, prowincja Hajnan) 3
Giełda kooperacyjna, spotkania B2B oraz wizyta u Gubernatora w Haikou, Spotkania B2B w Sanya Dzień transferowy: port lotniczy w Haikou Zielona Góra/Gorzów Wielkopolski Uwaga: Zamawiający dopuszcza zmiany w zakresie programu Misji, jeżeli mają one na celu lepsze gospodarowanie czasem oraz służą wzbogaceniu jego programu. 1. TRANSPORT LOTNICZY a) Wykonawca zarezerwuje i poniesie koszt zakupu biletów lotniczych dla uczestników Misji z województwa lubuskiego, w terminach i na trasach uzgodnionych z Zamawiającym. Transport lotniczy - zakup biletów lotniczych w klasie ekonomicznej typu open jaw, w tym samym terminie dla wszystkich uczestników na wszystkich trasach. Lot nie może trwać dłużej niż 11h zmiany takie wymagają akceptacji Zamawiającego. b) Wykonawca odpowiedzialny jest za kwestie logistyczne związane z dotarciem uczestników do miejsc, w których zgodnie z programem będą odbywać się wydarzenia oraz z powrotem do miejsca Misji. Zamawiający nie ponosi z tego tytułu żadnych kosztów tak zwany transport wewnętrzny. c) Wykonawca dokona ubezpieczenia każdego uczestnika Misji od następstw nieszczęśliwych wypadków (NNW) począwszy od chwili wyruszenia z miejsca zbiórki do czasu powrotu do województwa lubuskiego. Wykonawca na żądanie Zamawiającego przedstawi potwierdzenie dokonania ww. ubezpieczeń. d) Wykonawca zapewni i pokryje koszty transportu materiałów promocyjnych na potrzeby organizacyjne i promocyjne Misji (przewóz lub wysyłka do 20 kg na uczestnika ze strony polskiej). Rozeznanie telefoniczne lub mailowe, w tym zakresie Wykonawca dokona samodzielnie. Materiały muszą być przygotowane na czas transportu i przewożone w twardej walizce zabezpieczonej dodatkowo folią streczową. Na Wykonawcy spoczywa obowiązek uiszczenia opłat bagażowych. 2. TRANSPORT NA TERENIE POLSKI ORAZ KOREI POŁUDNIOWEJ I CHIŃSKIEJ REPUBLIKI LUDOWEJ - dowóz z/do hotelu oraz na miejsca realizacji Misji. a) Wykonawca zapewni kierowcę/kierowców oraz jako środek transportu minimum jeden pojazd typu autokar/mikrobus (liczba miejsc w pojeździe: nie mniej niż 19 miejsc plus miejsce/przestrzeń na bagaże oraz materiały promocyjne uwaga:bagaże/materiały promocyjne nie mogą być przewożone w miejscu/przestrzeni przeznaczonej dla pasażerów w pojeździe), rok produkcji nie wcześniejszy niż 2012 r., który jest wyposażony w klimatyzację oraz ogrzewanie niezależne od pracy silnika, komfortowe fotele z pełną regulacją; preferowane nadwozie w jednolitym kolorze, bez naniesionych treści (np. informacyjnych, reklamowych). Pojazd oraz kierowca na terenie Korei Południowej oraz Chińskiej Republiki Ludowej pozostaną do dyspozycji Zamawiającego przez cały okres trwania Misji. b) Środki transportu wraz z kierowcą/kierowcami opisany j. w. (pkt. a) Wykonawca zapewni również na czas dowozu uczestników Misji z Zielonej Góry oraz z wybranej miejscowości w północnej części województwa na lotnisko oraz podczas drogi powrotnej do Zielonej Góry oraz do wybranej miejscowości w północnej części województwa w ostatnim dniu Misji. Zapewnienie osobnego transportu dla przedsiębiorców z północnej części województwa jest warunkiem wymaganym przez Zamawiającego. c) W przypadku potrzeby podziału grupy uczestników Wykonawca zapewni odpowiednią ilość pojazdów (np. m.in. samochodów osobowych), których: rok produkcji jest nie wcześniejszy niż 2012 r., które są wyposażone w klimatyzację, preferowane nadwozie w jednolitym kolorze, bez naniesionych treści (np. informacyjnych, reklamowych). Pojazdy z kierowcami pozostaną do dyspozycji Zamawiającego przez okres objazdu o którym mowa powyżej, zgodnie z przyjętym przez Zamawiającego grafikiem. d) W przypadku awarii podstawionego do wykonania usługi pojazdu, powodującej, że niemożliwe jest uruchomienie pojazdu lub jazda nim naraża jego pasażerów na niebezpieczeństwo lub jest niezgodna 4
z przepisami prawa Wykonawca ma obowiązek niezwłocznie zapewnić inny pojazd o tych samych parametrach i tym samym standardzie, na własny koszt. 3. ZAPEWNIENIE NOCLEGÓW DLA UCZESTNIKÓW MISJI: Wykonawca zarezerwuje oraz pokryje koszt wymaganych noclegów w pokojach jednoosobowych z pełnym węzłem sanitarnym (prysznic, toaleta, umywalka), ze śniadaniem, z bezpłatnym WIFI dla uczestników Misji ze strony polskiej ilość uczestników (samorządowców i przedsiębiorców):maksymalnie 14 osób. Wykonawca zapewni noclegi w obiektach hotelowych blisko centrum posiadających kategorię oznaczoną co najmniej czterema (****) gwiazdkami. Wykonawca musi uzyskać akceptację Zamawiającego przy wyborze hotelu.w przypadku braku miejsc dla wszystkich uczestników w jednym hotelu, Wykonawca może zaproponować podział grupy i wskazać miejsce noclegów w dwóch hotelach o standardzie co najmniej cztery (****) gwiazdki w tej samej miejscowości w możliwie najbliższej odległości. 4. ZAPEWNIENIE WYŻYWIENIA: Wykonawca zapewni wszystkim uczestnikom Misji pełne wyżywienie (śniadanie, obiad, kolacja) podczas całego pobytu oraz w czasie podróży. Dodatkowo Wykonawca w ramach tej usługi zapewni co najmniej trzy kolacje biznesowe w lokalach o podwyższonym standardzie, oferujących zróżnicowany asortyment z obsługą kelnerską, gdzie cena za jedną kolację nie może być niższa niż 40 euro dla uczestników Misji oraz gości (maksymalnie 20 osób). Menu powinno zawierać przynajmniej 3 dania oraz deser i zimne/ciepłe napoje.uwaga: Dania główne (menu obiadów i kolacji) nie mogą się powtórzyć w żadnym dniu Misji. Wykonawca zobowiązany będzie do zapewnienia poczęstunku dla uczestników spotkania B2B zgodnie z zapisami w pkt.5. Wykonawca ma obowiązek przedstawić Zamawiającemu rachunki dokumentujące jako integralny załącznik pisemnego raportu, o którym mowa w pkt. 13 SOPZ. 5. Organizacja poczęstunku dla uczestników spotkania B2B organizowanego przez Wykonawcę Przygotowanie i zaserwowanie poczęstunku (potraw) w formie stołu szwedzkiego dla wszystkich uczestników i gości spotkania B2B dla 30 osób oraz zapewnienie obsługi kelnerskiej podczas 2 przerw: 1 przerwy kawowej i 1 przerwy na lunch, w oparciu o niżej wymienione standardy oraz menu obejmujące zróżnicowany asortyment potraw i napojów: zapewnienie wydzielonego, niedostępnego dla innych osób niż uczestnicy spotkania B2B, miejsca na potrzebę zorganizowania przerw: kawowej oraz lunchu, wyposażonego w stoliki koktajlowe/barowe umożliwiające konsumpcję; zapewnienie czystych, białych obrusów, serwetek papierowych i materiałowych, porcelanowych talerzy, talerzyków do ciasta, sztućców, filiżanek i szklanek na napoje, serwisu do kawy i herbaty - ceramicznego lub porcelanowego (wyklucza się użycie plastikowych naczyń oraz sztućców) oraz zapewnienie właściwej obsługi kelnerskiej (minimum 2 osoby obecne podczas całego wydarzenia), ilości filiżanek na kawę/ herbatę, talerzy oraz sztućców powinny być w ilości co najmniej o 50% większej niż ilość osób, dla których zostanie przygotowany poczęstunek, gorące posiłki muszą być serwowane w podgrzewanych pojemnikach typu bemar, kawa podawana w samowarze lub z ekspresu, herbata czarna podawana w samowarze lub zapewnienie gorącej wody i różnych rodzajów herbat (w tym czarnej i owocowej), każda sztuka pakowano oddzielnie, serwis kawowy dostępny przez cały czas trwania spotkań, na który składać się będzie: kawa, herbata, mleko do kawy, cytryna, cukier, woda gazowana i niegazowana, drobny poczęstunek typu kruche ciasteczka, 2 rodzaje ciasta, 3 rodzaje kanapek koktajlowych, świeże owoce, soki owocowe podawane w dzbankach, min. 2 smaki (napoje i poczęstunek dostępny przez cały czas trwania spotkań), 5
lunch dla osób przybyłych na spotkanie B2B dla 30 osób, w przerwie spotkań. Poczęstunek podczas lunchu powinien obejmować 2 zupy do wyboru, 3 dania ciepłe obiadowe do wyboru, dodatki, sałatki (minimum 2 do wyboru), deser (suche ciastka, 2 rodzaje ciasta do wyboru) oraz napoje: kawa, herbata, mleko do kawy, cytryna, cukier, woda gazowana i niegazowana, soki. Ostateczne menu zostanie ustalone z Zamawiającym. Poczęstunek liczony jest na 30 osób, Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmniejszenia liczby osób. W przypadku zmniejszenia, liczba osób nie będzie niższa niż 20. Ostateczna liczba osób zostanie ustalona na minimum 4 dni przed terminem spotkania B2B. W przypadku potwierdzenia udziału w spotkaniu przez mniejszą liczbę osób od zakładanej przez Zamawiającego w postępowaniu przetargowym (30 osób / na 1 spotkanie B2B), przypadające do zapłaty na rzecz Wykonawcy wynagrodzenie zostanie proporcjonalnie pomniejszone o iloczyn średniego kosztu brutto obsługi przygotowania poczęstunku przypadającego na jednego uczestnika spotkań i liczby osób, które nie potwierdziły przybycia na spotkania. Poczęstunek powinien być przygotowany w pomieszczeniu/sali sąsiadującej bezpośrednio z salą, w której odbyć ma się spotkanie B2B. 6. ORGANIZACJA SEMINARIÓW I SPOTKAŃ O CHARAKTERZE BIZNESOWYM I INWESTYCYJNYM: Wykonawca zobowiązany jest do zorganizowania seminarium. Podczas seminarium zostanie przedstawiony potencjał województwa lubuskiego i jego przedsiębiorców/uczestników misji, jak i specyfika rynku koreańskiego i chińskiego. Na zakończenie seminarium zostanie przeprowadzona sesja B2B. Wykonawca zobowiązany jest porozumieć się i współpracować w tej kwestii z WPHI/ZBH, Izbą Przemysłowo-Handlową lub wskazanym przez Zamawiającego partnerem. Wykonawca zobowiązany jest zagwarantować dowóz i odbiór ze spotkania oraz zorganizować salę ze sprzętem multimedialnym do prezentacji. Zaleca się aby spotkanie odbyło się w siedzibie Izby. Na spotkaniu powinna zostać dokonana prezentacja Izby Przemysłowo-Handlowej oraz omówiona specyfika rynku koreańskiego i chińskiego, prowadzenie działalności gospodarczej, aspekty importowoeksportowe, cła, podatki, bariery. W seminarium powinien uczestniczyć przedstawiciel WPHI/ZBH. Podczas spotkania powinna być również dokonana prezentacja instytucji oraz omówienie możliwości współpracy. Na zakończenie seminarium Wykonawca zobowiązany jest do zorganizowania we własnym zakresie dla uczestników Wyjazdu minimum spotkania B2B z przedsiębiorcami z Korei Południowej i Chińskiej Republiki Ludowej (zgodnie z zatwierdzonym programem). Wykonawca zobowiązany jest porozumieć się i współpracować w tej kwestii z WPHI/ZBH i/lub wskazanym przez Zamawiającego partnerem ze strony azjatyckiej. Wykonawca zobowiązany jest do zorganizowania we własnym zakresie dla uczestników Misji minimum 1 spotkanie B2B z przedsiębiorcami z Korei Południowej oraz minimum 1 spotkanie B2B z przedsiębiorcami Chińskiej Republiki Ludowej (zgodnie z zatwierdzonym programem). Wykonawca zobowiązany jest porozumieć się i współpracować w tej kwestii z WPHI/ZBH i/lub wskazanym przez Zamawiającego partnerem ze strony chińskiej czy koreańskiej. Ponadto Wykonawca w ramach organizacji spotkania B2B zrealizuje (po akceptacji materiałów przez Zamawiającego): przygotowanie list potencjalnych uczestników spotkania B2B, przygotowanie list obecności na spotkanie B2B dla uczestników ze strony polskiej i zagranicznej(zapisy w języku polskim i koreańskim/chińskim) wymaga się podpisanie listy przez stronę polską i zagraniczną, 6
przygotowanie i przeprowadzenie ankiety na temat potrzeb w zakresie rozwoju eksportu oraz możliwości rozwoju przedsiębiorstw i ich inwestycji za granicą wraz z opracowaniem wyników po spotkaniu (dla strony polskiej), przygotowanie dokumentacji fotograficznej - min. po 30 zdjęć z każdego odrębnego wydarzenia, zdjęcia będą robione aparatem fotograficznym o standardzie minimalnym: lustrzanka cyfrowa. Format zdjęć o rozdzielczości minimum 300 dpi. przygotowanie zaświadczenia o udziale w spotkaniu B2B, uzgodnione i zatwierdzone ostatecznie przez Zamawiającego. Wykonawca zobowiązany jest zagwarantować dowóz i odbiór po spotkaniu oraz zorganizować salę wyposażoną w sprzęt niezbędny do przeprowadzenia spotkań (m.in. rzutnik multimedialny, ekran, laptop, nagłośnienie, klimatyzację) oraz mogących pomieścić min. 30 osób. Spotkania powinny być moderowane (tj. doprowadzenie przedsiębiorców lubuskich na spotkania z przedsiębiorcami koreańskimi i chińskimi, wzajemne przedstawienie sobie przedsiębiorców itp.), Wykonawca musi zapewnić obsługę techniczną urządzeń. Szczegóły dotyczące spotkania B2B: a) Na potrzeby spotkania B2B Wykonawca ma przygotować odpowiednią do liczby firm liczbę stolików, ustawionych w taki sposób, aby siedzące przy nich osoby mogły swobodnie prowadzić rozmowę. Na każdym stoliku powinien znaleźć się identyfikator z nazwą firmy, którą reprezentuje uczestnik z województwa lubuskiego napisy w języku polskim oraz angielskim oraz odpowiednio koreańskim i chińskim. Tabliczki muszą zostać ujednolicone wizualnie i muszą posiadać logo Lubuskie worth your while oraz logo Invest in Lubuskie. b) Wykonawca zobowiązany jest również zapewnić obsługę tłumaczy konsekutywnych języka koreańskiego (w Korei Płd.), chińskiego ( w Chińskiej republice Ludowej) - polskiego przez cały czas trwania spotkania B2B, posiadających min. 2 lata doświadczenia w tłumaczeniu rozmów o charakterze biznesowym, w ilości zapewniającą płynną obsługę uczestników ze strony polskiej. Dopuszcza się posługiwanie się językiem angielskim w sytuacjach, gdy przedsiębiorcy azjatyccy będą używali tego języka w stopniu komunikatywnym i umożliwiającym przeprowadzenie rozmów biznesowych. c) Lokalizacja spotkania B2B musi zostać zaakceptowana przez Zamawiającego. d) Wykonawca zobowiązany jest zapewnić miejsce na organizację poczęstunku dla uczestników spotkania B2B (w formie stołu szwedzkiego dla 30 osób / 1 spotkanie B2B) Zamawiający przewiduje, że pojedyncze spotkanie w trakcie sesji match-makingowej powinno trwać ok. 15 min. w kombinacji każdy uczestnik Misji spotka się z minimum 2 firmami/partnerami koreańskimi/chińskimi, przy czym w każdym ze spotkań powinno uczestniczyć nie mniej niż 10 partnerów koreańskich/chińskich. Wykonawca w programie misji zapewni spotkania dla lubuskich samorządowców w celu prezentacji oferty gospodarczej województwa lubuskiego. Wykonawca zobowiązany jest zorganizować przedstawicielom lubuskiego samorządu przynajmniej 1 spotkania z przedstawicielami koreańskiej firmy i minimum 1 spotkania z przedstawicielami chińskiego przedsiębiorstwa, planujących ekspansję na rynki europejskie i są zainteresowane budową zakładu produkcyjnego w Europie Środkowo-Wschodniej. Preferowane branże związane z inteligentnymi specjalizacjami regionu lubuskiego. Celem spotkania ma być prezentacja oferty inwestycyjnej województwa, promocja potencjału gospodarczego regionu, terenów inwestycyjnych. Wykonawca zobowiązany jest zagwarantować dowóz i odbiór uczestników ze spotkania oraz zorganizować salę ze sprzętem multimedialnym do prezentacji, a także tłumacza konsekutywnego. Preferowane jest zorganizowanie spotkania w siedzibie firmy. 7
Wykonawca w programie misji zapewni spotkania z przedstawicielami Korea Chamber of Commerce and Industry w Seulu Wykonawca zobowiązany jest do zorganizowania dla uczestników Misji co najmniej jednego spotkania z przedstawicielami Korea Chamber of Commerce and Industry w Seulu. Wykonawca zobowiązany jest porozumieć się i współpracować w tej kwestii z WPHI/ZBH lub wskazanym przez Zamawiającego partnerem. Wykonawca zobowiązany jest zagwarantować dowóz i odbiór ze spotkania oraz zorganizować salę ze sprzętem multimedialnym do prezentacji. Zaleca się, aby spotkanie odbyło się w siedzibie Izby. (Na spotkaniu powinna zostać dokonana prezentacja Korea Chamber of Commerce and Industry oraz omówiona specyfika rynku koreańskiego, prowadzenie działalności gospodarczej, aspekty importowo-eksportowe, cła, podatki, bariery. Wykonawca w programie misji zapewni spotkania z władzami regionu Prowincji Hajnan w Chińskiej Republiki Ludowej regionu partnerskiego województwa lubuskiego Wykonawca zobowiązany jest do zorganizowania dla uczestników Misji co najmniej jednego spotkania z władzami regionu Hajnan. Wykonawca zobowiązany jest zagwarantować dowóz i odbiór ze spotkania. Szczegółowy program spotkań zostanie ustalony przez Zamawiającego we współpracy z regionem partnerskim i przekazany Wykonawcy na 10 dni roboczych przed wyjazdem na misję. Zamawiający zastrzega sobie również prawo do przekazania Wykonawcy listy potencjalnych firm-partnerów z terenu Korei Południowej, Chińskiej Republiki Ludowej. Opracowanie planu spotkań dla uczestników Misji oraz przestrzeganie czasu trwania pojedynczego spotkania, jak i czasu przejazdów między poszczególnymi miejscami należy do obowiązków Wykonawcy. 7. WYPOŻYCZENIE TELEFONÓW KOMÓRKOWYCH Z KARTAMI SIM I LIMITEM ROZMÓW ORAZ TRANSMISJĄ DANYCH Wykonawca wypożyczy Zamawiającemu na czas trwania misji dwa aparaty telefoniczne typu smartphone z kartami sim z transmisją danych LTE oraz aplikacjami umożliwiającemu łączność typu skype, whatsap, viber itp. z limitowanym Internetem 4 GB i limitem rozmów maksymalnie do 300 PLN na jednym telefonie łącznie na terenie Korei Południowej oraz z limitowanym Internetem 1 GB i limitem rozmów maksymalnie do 100 PLN na terenie Chińskiej Republiki Ludowej. Karty sim muszą odpowiadać krajom wizytowanym przez uczestników Misji to jest: w Korei Południowej oraz Chińskiej Republice Ludowej. 8. OPRACOWANIE MATERIAŁÓW INFORMACYJNO PROMOCYJNYCH WEDŁUG ZAŁĄCZONEGO DO OPISU GRAFICZNEGO WZORU PROJEKTU (ZAŁ. NR 1A DO SOPZ): Wykonawca zobowiązany jest do przygotowania i wykonania: 1) 100 szt. zestawów materiałów promocyjno-informacyjnych zawierających informacje o województwie lubuskim oraz o wszystkich uczestnikach Misji (profile firm) w koreańskoangielskiej wersji językowej (misja Korea Płd.) oraz chińsko-angielskiej wersji językowej (misja Chiny). (30 stron, 20 opis przedsiębiorców i 10 na województwo. Format nie większy niż A4, okładka gramatura 250, środek 170, kreda mat, full kolor, szyty). 2) 25 szt. zestawów materiałów w j. polskim nt. Korei Południowej i Chińskiej Republiki Ludowej międzynarodowych targów Korea Metal Week 2017 w Seulu oraz KOMAF Korea Machinery Fair 8
2017 w Goyang (od 15 do 30 stron, format nie większy niż A4, okładka gramatura 250, środek 170, kreda mat, full kolor, szyty): informacje podstawowe nt. Korei Południowej i Chińskiej Republiki Ludowej, międzynarodowych targów Korea Metal Week 2017 uwarunkowania/możliwości prowadzenia biznesu na terenie Korei Południowej, Chińskiej Republiki Ludowej; informacje na temat odwiedzanych instytucji, rozmówców, problematyki spotkań, w tym informacje teleadresowe i informacje o dojeździe do odwiedzanych miejsc; informacje o projekcie Promocja gospodarcza województwa lubuskiego poprzez organizację i udział w zagranicznych targach i misjach gospodarczych. 3) imiennego identyfikatora w formie książeczki informacyjnej (wymiary min. A6, max. B6) w dwóch wersjach językowych: polsko-koreańskiej oraz polsko-chińskiej dla każdego uczestnika, który będzie zawierać: imię i nazwisko uczestnika i nazwę instytucji/firmy reprezentowanej przez uczestnika (język polski i angielski); szczegółowy program Misji; dane kontaktowe do opiekunów grupy, tłumaczy oraz do wszystkich uczestników; dane teleadresowe hoteli; telefony alarmowe itp.; wymagane logotypy wg wskazań Zamawiającego. Etui na identyfikatory ze sztywnej obustronnie przezroczystej folii z klipsem i smyczą. Wykonanie identyfikatorów nastąpi po ostatecznej akceptacji projektu przez Zamawiającego, na co najmniej 1 tydzień przed rozpoczęciem Misji. 4) wersję elektroniczną wszystkich drukowanych materiałów informacyjno-promocyjnych w formacie pdf do odczytu na wszystkich urządzeniach mobilnych i zmniejszoną do wielkości umożliwiającej swobodne przesyłanie. Elektroniczny materiał nie może być projektem wersji drukowanej, przygotowanej do druku ze spadami. Wykonawca zapewni transport w/w materiałów podczas całej Misji, niewykorzystane materiały zostaną dostarczone do siedziby Zamawiającego po powrocie do kraju. Uwaga: Materiały informacyjno promocyjne (ppkt. powyżej: 1,2,3) muszą być wykonane zgodnie z założeniami Księgi Marki Lubuskie oraz być opatrzone informacją o finansowaniu ze środków unijnych zgodnie z Podręcznikiem wnioskodawcy i beneficjenta programów polityki spójności 2014-2020 w zakresie informacji i promocji z dnia 15 czerwca 2016 r. Projekty materiałów zostaną przedstawione Zamawiającemu do akceptacji najpóźniej na 2 tygodnie przed planowaną datą Misji. Zamawiający dokona pisemnego zatwierdzenia materiałów lub zaproponuje zmiany, które Wykonawca wprowadzi i następnie przedstawi poprawione do akceptacji. 9. Wykonawca zobowiązany jest do terminowego regulowania rachunków za usługi związane z realizacją Misji. 10. Wykonawca dokona zakupu dla wszystkich uczestników Misji wszelkich wymaganych wejściówek/ biletów na wydarzenia, w których będzie brała udział lubuska delegacja. 11. Wykonawca zamieści informację o spotkaniach na min. 2 chińskich i 1 koreańskim portalu instytucji otoczenia biznesu (w dziale aktualności) na tydzień przed planowanym przyjazdem delegacji lubuskiej oraz zamieści ogłoszenia o spotkaniach B2B w koreańskiej i 9
chińskiej prasie lokalnej (wydanie obejmujące dane miasto), najpóźniej na tydzień przed datą rozpoczęcia wizyty. 12. Przygotowanie i zebranie od uczestników Misji ankiet ewaluacyjnych. Ankiety muszą zawierać informacje dotyczące oceny organizacji Misji, ocenę przydatności praktycznej spotkań/wizyt, ocenę spełnienia oczekiwań, ocenę spotkań z poszczególnymi przedsiębiorcami wraz z opracowaniem wyników po spotkaniu. 13. Na Wykonawcy ciąży obowiązek opracowania i przygotowania pisemnego raportu podsumowującego Misję, zawierającego dokumentację fotograficzną, listy obecności wraz z opisem wydarzeń. Materiały fotograficzne mają dokumentować odbycie się każdego z punktów harmonogramu. 14. Po zakończeniu Misji, Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia Protokołu Odbioru, który będzie zawierał m.in.: pisemny raport o którym mowa powyżej wraz z całą dokumentacją prasową, fotograficzną, listy obecności uczestników poszczególnych wydarzeń, wypełnione ankiety, oryginał ogłoszenia prasowego, prezentacje multimedialne przygotowane przez prelegentów (ilość wg programu spotkań), zrzuty z ekranu potwierdzające publikację na 3 portalach. 15. Wykonawca zobowiązany jest do prowadzenia podczas Misji listy obecności uczestników (polskich), zawierającej co najmniej: imię i nazwisko uczestnika, nazwę instytucji/przedsiębiorstwa, adres e-mail. Fakt uczestnictwa w organizowanych wydarzeniach musi zostać potwierdzony przez uczestnika własnoręcznym podpisem, złożonym na udostępnionej przez Wykonawcę liście. Listy obecności zostaną przekazane Zamawiającemu przy sporządzaniu Protokołu Odbioru. 16. Na Wykonawcy ciąży obowiązek opracowywania newsów wraz z dokumentacją zdjęciową dotyczących Misji i przesyłanie ich do Biura Prasowego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubuskiego z wydarzeń odbywających się na terenie Korei Południowej i Chińskiej Republiki Ludowej (min. 1 news/wydarzenie) z każdego dnia merytorycznego na adres:biuroprasowe@lubuskie.pl oraz coi@lubuskie.pl. 17. Wykonawca zobowiązany jest do zorganizowania najpóźniej na 1 tydzień przed datą rozpoczęcia Misji spotkania informacyjnego dla wszystkich jego uczestników. Wykonawca omówi szczegóły techniczne oraz przedstawi podstawowe informacje nt. udziału w Misji i targach Korea Metal Week oraz KOMAF Korea Machinery Fair 2017. 18. Wykonawca zobowiązany jest do zorganizowania w ciągu 2 tygodni od zakończenia wyjazdu spotkania dla wszystkich uczestników, którego celem jest podsumowanie Misji. Spotkanie odbędzie się w sali konferencyjnej w siedzibie Zamawiającego - Urzędzie Marszałkowskim Województwa Lubuskiego przy ul. Podgórnej 7 w Zielonej Górze. Wykonawca musi zapewnić: Serwis kawowy dostępny przez cały czas trwania spotkań, na który składać się będzie: kawa, herbata, mleko do kawy, cytryna, cukier, woda mineralna gazowana i niegazowana, drobny poczęstunek typu: 2 rodzaje ciasta, 3 rodzaje kanapek koktajlowych, świeże owoce, woda mineralna z świeżą miętą i świeżymi owocami. Wykonawca zapewni czyste i wyprasowane, białe obrusy, serwetki papierowe i materiałowe, porcelanowe talerze, talerzyki do ciasta, sztućce, filiżanki i szklanki na napoje, serwis do kawy i herbaty - ceramiczny lub porcelanowy (wyklucza się użycie plastikowych naczyń oraz sztućców), kawa podawana w samowarze lub z ekspresu, herbata czarna podawana w samowarze lub zapewnienie gorącej wody i różnych rodzajów herbat (w tym herbata czarna, zielona, owocowa), każda sztuka pakowano oddzielnie. 10
Informacje dodatkowe: 1) Wykonawca musi posiadać bezpośrednie kontakty (min. jeden kontakt) na terenie Korei Południowej z organizacjami wsparcia dla biznesu lub/i z instytucjami administracji rządowej/samorządowej (min. jeden kontakt), które mogą współuczestniczyć w organizacji Misji. UWAGA:Zamawiający przed podpisaniem umowy żądać będzie przedstawienia Wykazu posiadanych bezpośrednich kontaktów w Korei Południowej wraz z dowodami potwierdzającymi te kontakty, np. przetłumaczone na język polski listy intencyjne, porozumienia, umowy o współpracy, listy referencyjne, które potwierdzą dotychczasową współpracę Wykonawcy z zagranicznymi organizacjami/instytucjami lub poświadczą deklarację pomocy przy współorganizacji przedmiotowej Misji z województwa lubuskiego zleconego przez Zamawiającego. 2) Wykonawca zobowiązany będzie do pozostania z Zamawiającym w stałym kontakcie i do informowania go na bieżąco o stanie przygotowań organizowanego wydarzenia. Zamawiający zastrzega sobie prawo do współdecydowania i kontroli sposobu realizacji zamówienia na każdym jego etapie 3) Wykonawca zobowiązany jest do podawania informacji, że przedmiot zamówienia jest finansowany ze środków unijnych oraz budżetu Województwa Lubuskiego. 4) Zamawiający zobowiązuje Wykonawcę: a) do podpisania umowy w ciągu maksymalnie 10 dni roboczych, b) w przypadku niepodpisania umowy przez uprawnionych przedstawicieli Wykonawcy ww. opisanym terminie Zamawiający będzie uważał zaistniałą sytuację za uchylanie się od obowiązku zawarcia umowy przez wyłonionego Wykonawcę. W tej sytuacji Zamawiający wybierze ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych, chyba że zachodzą przesłanki, do wszczęcia przez Zamawiającego nowej procedury wyboru Wykonawcy. 11