Jak przygotować się do kontroli ZUS? Jak przygotować się Zakaz do kontroli dyskryminacji ZUS? w zatrudnieniu przydatna strategia, orzecznictwo sądów pracy 1
Wskazówki dla płatnika składek Odpowiedzi których nie znajdziesz u innych! Sięgnij po magazyn i przekonaj się, jak wiele możesz zyskać: poznasz rozwiązania każdej, nawet niestandardowej sytuacji dotyczącej rozliczania ubezpieczeń społecznych, nie zapomnisz o żadnym obowiązku, który musisz wypełnić w danym miesiącu, sprawdzisz, jakie nowości w prawie mają największy wpływ na rozliczenia ubezpieczeń społecznych w danym miesiącu, zaoszczędzisz dużo cennego czasu. ZAMÓW PRENUMERATĘ ROCZNĄ Z TABLETEM 2 Zadzwoń już dziś do Centrum Obsługi Klienta: 22 518 29 29
Jak przygotować się do kontroli ZUS? Ubezpieczenia społeczne dla specjalistów WYJĄTKOWEEBOOKIZADARMODLACIEBIE Zajmujesz się ubezpieczeniami społecznymi? Pobierz darmowe ebooki. Jeśli: zajmujeszsięubezpieczeniamispołecznymi, chceszwiedziećozmianachwprzepisachiskutkachtychzmian wpraktyce KLIKNIJ i pobierz bezpłatne e-poradniki! 3
Wskazówki dla płatnika składek Jak przygotować się do kontroli ZUS? Inspektorzy kontroli ZUS sprawdzają, czy płatnik składek prawidłowo nalicza wysokość należnych składek, w zależności od rodzaju ubezpieczenia i tytułu do ubezpieczeń, oraz czy prawidłowo wypłaca świadczenia z ubezpieczenia społecznego. Płatnik składek powinien odpowiednio przygotować się do takiej kontroli, czyli przede wszystkim pamiętać o terminie oraz o dokumentach, które będzie weryfikować inspektor. Mogą to być listy płac, księgi rachunkowe, podatkowa księga przychodów i rozchodów, listy wypłat wynagrodzeń, karty wynagrodzeń, umowy, na podstawie których świadczona jest praca w ramach stosunku pracy, umowy zlecenia czy też regulaminy wynagradzania, regulaminy przyznawania świadczeń socjalnych oraz dokumenty podatkowe. Jak będą wyglądały czynności kontrolne? Czego w naszym przypadku zażąda inspektor kontroli? Odpowiedzi na te pytania znajdziemy w tekście. Jakie terminy obowiązują kontrolowanego płatnika, a jakie inspektora ZUS? 5 Co w przypadku, gdy płatnik składek nie zapewni odpowiednich warunków do przeprowadzenia kontroli? 6 Jak długo może trwać kontrola? 7 Jakie obowiązki ma płatnik składek, czyli co sprawdzi ZUS? 8 W jaki sposób płatnik składek dowie się, co będzie sprawdzał inspektor w czasie kontroli? 9 Na czym polega kontrola zgłaszania do ubezpieczeń społecznych? 10 4
Jak przygotować się do kontroli ZUS? Inspektor kontroli ZUS zanim rozpocznie kontrolę, ma obowiązek skutecznie doręczyć płatnikowi składek zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli (zawiadomienie takie może także doręczyć osobie upoważnionej przez płatnika składek do jego reprezentowania). W jakim terminie rozpocznie się kontrola? Po skutecznym doręczeniu zawiadomienia inspektor kontroli ZUS może rozpocząć kontrolę, nie wcześniej jednak niż po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem 30 dni od jego (zawiadomienia) doręczenia. Co w przypadku, gdy z różnych przyczyn nie dojdzie do rozpoczęcia kontroli w tym przedziale czasowym? Otóż, jeżeli kontrola nie zostanie wszczęta w terminie 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia, konieczne jest sporządzenie ponownego zawiadomienia i doręczenie go płatnikowi. WAŻNE Na wniosek przedsiębiorcy kontrola może się rozpocząć przed upływem 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia. Jest jeden warunek wniosek taki musi być złożony inspektorowi kontroli ZUS w formie pisemnej. Po doręczeniu zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli inspektor kontroli Zakładu powiadamia płatnika składek telefonicznie lub osobiście o konkretnym terminie przeprowadzenia kontroli. Gdyby jednak zdarzyło się, że dojdzie do niedotrzymania tego terminu z winy płatnika składek, inspektor kontroli pisemnie wyznaczy termin (datę) rozpoczęcia kontroli wraz z podaniem konkretnej godziny jej rozpoczęcia. I w tym momencie należy już uważać i zastosować się do wyznaczonego terminu rozpoczęcia kontroli, bowiem w przypadku nieuzasadnionego niestawiennictwa płatnika składek w jego siedzibie w wyznaczonym przez inspektora kontroli terminie rozpoczęcia kontroli ZUS może skorzystać ze swoich uprawnień i skierować wniosek do sądu o ukaranie płatnika za utrudnianie przeprowadzenia kontroli. Kara za to wykroczenie może wynosić do 5.000 zł. Gdy jest to pierwsze wykroczenie płatnika składek, sądy w takich przypadkach orzekają przeważnie kary grzywny w wysokości do 1.000 zł. 5
Wskazówki dla płatnika składek Gdzie inspektor przeprowadza kontrolę? Kontrolę można prowadzić w siedzibie płatnika składek, w miejscu prowadzenia przez niego działalności oraz w miejscu prowadzenia działalności przez osoby trzecie w związku z powierzeniem tym osobom niektórych czynności na podstawie odrębnych umów (np. w biurze rachunkowym prowadzącym sprawy księgowe i kadrowe płatnika). Co oznaczają niezbędne warunki, które musi zagwarantować płatnik inspektorowi? Płatnik składek ma obowiązek zapewnić odpowiednie warunki do przeprowadzenia kontroli. Zapis z ustawy systemowej, że płatnicy składek są zobowiązani zapewnić niezbędne warunki do przeprowadzenia czynności kontrolnych w tym udostępnić środki łączności, z wyjątkiem środków transportowych, oraz inne niezbędne środki techniczne do wykonania czynności kontrolnych, którymi dysponuje płatnik brzmi dosyć lakonicznie. Trzeba podkreślić, że kontrolujący powinien mieć odpowiednie warunki lokalowe, gwarantujące spokój, możliwość skupienia, odpowiednią temperaturę i miejsce na przechowywanie dokumentów. Jeżeli chodzi o środki techniczne, to jest to faks, drukarka czy kserokopiarka. WAŻNE Za zgodą kontrolowanego płatnika składek kontrolę można przeprowadzić w siedzibie ZUS, mimo zapewnienia warunków technicznych, jeżeli może to usprawnić prowadzenie kontroli. Zgodę na prowadzenie czynności kontrolnych w siedzibie terenowej jednostki organizacyjnej ZUS płatnik składek wyraża na piśmie. Co w przypadku, gdy płatnik składek nie zapewni odpowiednich warunków kontroli? Mogą wystąpić sytuacje, które uzasadnią prowadzenie czynności kontrolnych bez zgody płatnika składek w siedzibie terenowej jednostki 6
Jak przygotować się do kontroli ZUS? organizacyjnej ZUS, w przypadku gdy wyznaczone przez płatnika składek pomieszczenie: nie spełnia warunków technicznych, np. brakuje w nim miejsca do pisania i siedzenia, panuje niska temperatura itp., nie posiada zabezpieczenia przed uszkodzeniem lub zniszczeniem oraz dostępem do dokumentacji przez osoby nieuprawnione. W tym przypadku inspektor kontroli wskaże miejsce prowadzenia kontroli w siedzibie najbliżej położonej od miejsca prowadzenia działalności płatnika składek placówce ZUS. Jak długo może trwać kontrola? Istotną kwestią, która bardzo często budzi wątpliwości kontrolowanych, jest czas, w którym kontrola powinna zostać zakończona. Bardzo precyzyjnie określa to ustawa o swobodzie działalności gospodarczej, która w art. 83 ust. 1 wskazuje maksymalną liczbę dni roboczych, jaką może trwać kontrola jednego organu kontrolnego w roku. Kontrola płatnika składek będącego przedsiębiorcą w jednym roku kalendarzowym nie może przekroczyć następującej liczby dni w przypadku: 1) mikroprzedsiębiorców 12 dni roboczych, 2) małych przedsiębiorców 18 dni roboczych, 3) średnich przedsiębiorców 24 dni roboczych, 4) pozostałych przedsiębiorców 48 dni roboczych. Za mikroprzedsiębiorcę uważa się przedsiębiorcę, który w co najmniej jednym z dwóch ostatnich lat obrotowych zatrudniał średniorocznie mniej niż 10 pracowników. Za małego przedsiębiorcę uważa się przedsiębiorcę, który w co najmniej jednym z dwóch ostatnich lat obrotowych zatrudniał średniorocznie mniej niż 50 pracowników. Za średniego przedsiębiorcę uważa się przedsiębiorcę, który w co najmniej jednym z dwóch ostatnich lat obrotowych zatrudniał średniorocznie mniej niż 250 pracowników. 7
Wskazówki dla płatnika składek Za dużego przedsiębiorcę uważa się przedsiębiorcę, który w co najmniej jednym z dwóch ostatnich lat obrotowych zatrudniał średniorocznie co najmniej 251 pracowników. Trochę inaczej wygląda sytuacja u płatnika, którego nie dotyczą zapisy ustawy o swobodzie działalności gospodarczej. Czasu prowadzenia kontroli u takiego płatnika składek nie regulują żadne przepisy. Przyjmuje się jednak, że kontrola płatnika składek niebędącego przedsiębiorcą nie powinna trwać dłużej niż miesiąc, a kontrola wymagająca pozyskania dowodów ze źródeł osobowych lub opinii z innych instytucji nie dłużej niż dwa miesiące. Odniesienie do tych terminów znajdziemy w Kodeksie postępowania administracyjnego, który wskazuje, że sprawy powinny być załatwione w terminie miesiąca, a szczególnie skomplikowane w terminie maksymalnie dwóch miesięcy. WAŻNE W upoważnieniu, które płatnikowi składek doręczy przed kontrolą inspektor kontroli ZUS, zawsze wskazana będzie maksymalna liczba dni roboczych, jaka może zostać przeznaczona na czynności kontrolne. Określona ona zostanie zgodnie z zasadami wynikającymi z ustawy o swobodzie działalności gospodarczej w przypadku przedsiębiorców bądź na zasadach wynikających z Kodeksu postępowania cywilnego w przypadku płatników składek, którzy nie są przedsiębiorcami. Jakie obowiązki ma płatnik składek, czyli co sprawdzi ZUS? Załóżmy, że inspektor kontroli ZUS prawidłowo zawiadomił o zamiarze wszczęcia kontroli, ustalił z płatnikiem składek dzień i miejsce rozpoczęcia kontroli, doręczył upoważnienie do przeprowadzenia kontroli oraz okazał legitymację służbową. Co będzie dalej? Kontrola polega na przeprowadzaniu oraz dokumentowaniu czynności kontrolnych, których przedmiotem są działania lub zaniechania działań dokonane przez płatników składek. Celem kontroli jest ocena wywiązywania się płatników składek z zadań i obowiązków w zakresie ubezpieczeń społecznych nałożonych na nich ustawą systemową oraz innymi ustawami oraz stosowania prawa unijnego 8
Jak przygotować się do kontroli ZUS? w zakresie zabezpieczenia społecznego. Brzmi to dosyć skomplikowanie, ale tak naprawdę sprawa jest bardzo prosta. Każdy płatnik składek zobowiązany jest do wykonywania pewnych zadań. Pracodawca, czyli płatnik, jest zobowiązany: 1) informować ZUS w określonych przepisami terminach o fakcie zatrudniania pracowników, czyli zgłaszania ich do ubezpieczeń na odpowiednich formularzach, 2) składać informacje o wysokości podstaw wymiaru składek i kwotach należnych składek, 3) sporządzać i składać miesięczne raporty za ubezpieczonych i deklarację, na których wskazują wysokość należnych składek, 4) wypłacać świadczenia z ubezpieczenia społecznego (np. zasiłków macierzyńskich), w przypadku gdy płatnik posiada do tego uprawnienia. Jest to tylko kilka z najważniejszych obowiązków płatnika wobec ZUS. Inspektor kontroli, który pojawi się w siedzibie płatnika składek, sprawdzi, czy zadania te realizowane są prawidłowo i terminowo. W jaki sposób płatnik składek dowie się, co będzie sprawdzał inspektor? Zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli, jak też upoważnienie do przeprowadzenia kontroli doręczone przez inspektora kontroli ZUS płatnikowi składek zawsze zawierają przedmiot kontroli, czyli określają szczegółowy zakres, w jakim kontrola będzie przeprowadzona. Zakres kontroli zawsze musi zawierać się w katalogu określonym w art. 86 ust. 2 ustawy systemowej, który wskazuje, że kontrolą można objąć następujące obszary działalności płatnika: 1) zgłaszanie do ubezpieczeń społecznych, 2) prawidłowość i rzetelność obliczania, potrącania i opłacania składek oraz innych składek i wpłat, do których pobierania zobowiązany jest Zakład, 3) ustalanie uprawnień do świadczeń z ubezpieczeń społecznych i wypłacanie tych świadczeń oraz dokonywanie rozliczeń z tego tytułu, 4) prawidłowość i terminowość opracowywania wniosków o świadczenia emerytalne i rentowe, 9
Wskazówki dla płatnika składek 5) wystawianie zaświadczeń lub zgłaszanie danych do celów ubezpieczeń społecznych, 6) dokonywanie oględzin składników majątku płatników składek zalegających z opłatą należności z tytułu składek. Zakład Ubezpieczeń Społecznych kontrolę może przeprowadzić tylko w zakresie określonym powyżej, lecz nie oznacza to, że każda kontrola będzie badała wszystkie wymienione w art. 86 ust. 2 obszary. Kontrola może być zawężona tylko do jednego lub dwóch wymienionych wyżej punktów, lecz mogą wystąpić sytuacje, że obejmie wszystkie zagadnienia określone w ustawie systemowej. Zgłaszanie do ubezpieczeń społecznych Kontrola w zakresie dokonywania przez płatnika składek zgłoszeń do ubezpieczeń polega na sprawdzeniu, czy (w ramach wybranej próby do kontroli) do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego zgłoszono: wszystkie osoby, które powinny podlegać obowiązkowo tym ubezpieczeniom, osoby, które nie powinny podlegać obowiązkowo ubezpieczeniom. Trochę inaczej wygląda kontrola zgłaszania do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego przez płatnika składek, który deleguje osoby do wykonywania pracy za granicą. W takim przypadku czynności kontrolne polegają na sprawdzeniu, czy w okresie objętym kontrolą wszystkie osoby spełniające warunki do podlegania obowiązkowo ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu zostały do tych ubezpieczeń prawidłowo zgłoszone oraz czy spełniają warunki do pozostania w polskim systemie ubezpieczeń społecznych. Inspektor kontroli Zakładu sprawdza czy: osoby delegowane do pracy za granicą i pracodawca spełniają warunki delegowania, płatnik składek zgłosił do ubezpieczeń społecznych wszystkie osoby, którym wydano formularze unijne E 101/A1, osoby delegowane do pracy za granicą posiadają poświadczone formularze E101/A1 na okresy faktycznego wykonywania pracy za granicą. 10
Jak przygotować się do kontroli ZUS? Kontrola zgłaszania danych o pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze polega na sprawdzeniu zgodności liczby pracowników wykazanych w ewidencji pracowników wykonujących prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, prowadzonej przez płatnika składek, z danymi wykazanymi w deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA w okresie podlegającym kontroli. Kontrola prawidłowości i rzetelności obliczania i opłacania składek na ubezpieczenia społeczne oraz innych składek Kontrola w zakresie prawidłowości i rzetelności obliczania i opłacania składek na ubezpieczenia społeczne oraz innych składek, do których pobierania zobowiązany jest ZUS, polega na sprawdzeniu prawidłowości ustalenia przez płatnika składek podstawy wymiaru składek oraz prawidłowości obliczenia, deklarowania i rozliczenia składek. W tym przypadku kontrola polega w pierwszej kolejności na przeanalizowaniu planu kont oraz zapisów na kontach syntetycznych i analitycznych mających związek z zakresem kontroli. Ponadto badaniu w uzasadnionych przypadkach będą podlegały dokumenty źródłowe stanowiące podstawę dokonanych zapisów na kontach, np. listy płac, umowy zlecenia itd. Jeżeli płatnik składek nie jest zobowiązany do prowadzenia tzw. pełnej księgowości, czyli ksiąg rachunkowych, analizy dokonuje się na podstawie właściwych pozycji w podatkowej księdze przychodów i rozchodów oraz listach wypłat wynagrodzeń. Jeżeli płatnik składek nie prowadzi podatkowej księgi przychodów i rozchodów, kontrola prowadzona jest na podstawie list wypłat wynagrodzeń lub kart wynagrodzeń. Inspektor kontroli przeanalizuje także m.in. umowy, na podstawie których świadczona jest praca w ramach stosunku pracy na rzecz płatnika składek. Kontroli poddane zostaną także wewnętrzne akty prawne płatnika składek, w szczególności dotyczące zasad wynagradzania (czyli np. regulamin wynagradzania obowiązujący w kontrolowanej firmie). Kontroli poddany zostanie także regulamin przyznawania świadczeń 11
Wskazówki dla płatnika składek socjalnych pracownikom. Chodzi o sprawdzenie prawidłowości przyjęcia lub wyłączenia przez płatnika składek poszczególnych składników przychodu z podstawy wymiaru deklarowanych przez niego składek. Jeżeli inspektor kontroli ZUS będzie miał wątpliwości co do prawidłowości deklarowanych podstaw wymiaru składek, dokona także analizy dokumentów sporządzonych przez płatnika składek na potrzeby podatku dochodowego od osób fizycznych. Tutaj w szczególności sprawdzi takie dokumenty, jak PIT- 11, PIT-4, PIT-4R, które przekazywane są do urzędu skarbowego. Gdyby inspektor kontroli nadal miał wątpliwości, może o takie dokumenty poprosić właściwy miejscowo urząd skarbowy. Składki na ubezpieczenie wypadkowe W przypadku składek na ubezpieczenie wypadkowe inspektor kontroli ZUS sprawdzi prawidłowość obliczenia składek poprzez ustalenie, czy płatnik składek deklarował składki według obowiązującej go w danym roku stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe. Pamiętać w tym przypadku należy, że wszyscy płatnicy składek zobowiązani do samodzielnego ustalania wysokości stopy procentowej tej składki, zgłaszający do ubezpieczenia wypadkowego co najmniej 10 ubezpieczonych, powinni przed przekazaniem dokumentów rozliczeniowych zweryfikować wysokość stopy procentowej składki, dla grupy działalności, do której należą z uwagi na swój rodzaj działalności według PKD. Składki za pracowników delegowanych W przypadku delegowania pracowników do pracy za granicą inspektor dokona analizy prawidłowości obliczania i deklarowania składek na ubezpieczenia społeczne oraz innych składek, do których pobierania zobowiązany jest ZUS, przez płatnika składek. Analiza taka polega na sprawdzeniu, czy prawidłowo: ustalane są podstawy wymiaru składek osób delegowanych do pracy za granicą, wykazywane są należne składki w deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA. 12
Jak przygotować się do kontroli ZUS? Składki na Fundusz Emerytur Pomostowych Kontrola w zakresie prawidłowości obliczenia składek na Fundusz Emerytur Pomostowych należnych za okres od 1 stycznia 2010 r. polega na sprawdzeniu, czy płatnik składek prawidłowo: ustala podstawę wymiaru składek na Fundusz Emerytur Pomostowych, uwzględniającą wszystkie uzyskane przychody pracowników wykonujących prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, wykazuje w deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA należne składki na Fundusz Emerytur Pomostowych. Świadczenia z ubezpieczenia społecznego Płatnik składek, wypłacając pracownikom świadczenia z ubezpieczeń społecznych, musi prawidłowo ustalić ich wysokość, wypłacić je w określonym terminie, rozliczyć w deklaracji miesięcznej i raporcie imiennym. Jeżeli płatnik składek jest płatnikiem zasiłków, to kontrola będzie polegała na sprawdzeniu, czy wszystkie te obowiązki wykonał prawidłowo. W trakcie kontroli inspektor sprawdzi: tytuł pracownika do objęcia go obowiązkowo ubezpieczeniem chorobowym i wypadkowym oraz terminowość zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych, czy płatnik składek posiada komplet dokumentów niezbędnych do ustalenia prawa do wypłaty świadczeń, czy doszło do prawidłowego ustalenia prawa do wypłaty świadczeń z ubezpieczenia chorobowego i wypadkowego, czy płatnik składek przyjął prawidłowe podstawy wymiaru świadczeń przy ich obliczaniu i wypłacie, czy zastosowano prawidłową procentową wysokość zasiłków (70%, 80%, 100%) i świadczenia rehabilitacyjnego (75%, 90%, 100%), a w przypadku gdy powinno to nastąpić, czy spełniony został obowiązek obniżenia wysokości zasiłku chorobowego i zasiłku opiekuńczego o 25% od 8. dnia orzeczonej niezdolności do pracy w przypadku dostarczenia zaświadczenia lekarskiego po upływie 7 dni od daty jego otrzymania, czy zachowana została terminowość wypłaty świadczeń, 13
Wskazówki dla płatnika składek czy prawidłowo dokonano rozliczenia świadczeń w deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA. Wnioski o świadczenia emerytalne Zdarzają się sytuacje, gdy pracownik po osiągnięciu uprawnień emerytalnych musi zgromadzić niezbędną do przyznania emerytury dokumentację oraz sporządzić odpowiedni wniosek o przyznanie takiego świadczenia. W takim przypadku kontrola prawidłowości i terminowości opracowywania wniosków o świadczenia emerytalne i rentowe polega na sprawdzeniu, czy płatnik składek współdziała z pracownikiem w gromadzeniu dokumentacji niezbędnej do przyznania świadczenia, tj.: prawidłowo i terminowo wydaje pracownikom lub organowi rentowemu (czyli Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych) zaświadczenia niezbędne do ustalenia prawa do świadczeń emerytalno-rentowych oraz do ich wysokości, za zgodą ubezpieczonego, zawsze wyrażoną na piśmie, prowadzi postępowanie wyjaśniające w celu zebrania dokumentacji służącej ustaleniu prawa do świadczeń, informuje ubezpieczonego o posiadanej dokumentacji, przyjmuje dokumentację od ubezpieczonego, zabezpiecza ją i przekazuje do organu rentowego w ustalonym przepisami terminie, udziela ubezpieczonemu informacji o innych miejscach przechowywania dokumentacji służącej do ustalenia prawa do świadczeń emerytalno-rentowych. Wystawianie zaświadczeń i zgłaszanie danych do celów ubezpieczeń społecznych Płatnik składek, szczególnie ten zatrudniający dużą liczbę pracowników, oprócz wymienionych wyżej zadań, ma obowiązek wystawiać wiele różnych informacji i zaświadczeń, zarówno na prośbę pracownika, jak i na prośbę różnych instytucji. Takie zaświadczenia mające związek z ubezpieczeniem społecznym również skontroluje inspektor kontroli ZUS. Kontrola w zakresie wystawiania zaświadczeń lub zgłaszania danych do celów ubezpieczeń społecznych polega na sprawdzeniu prawidłowości wystawiania przez płatnika składek: 14
Jak przygotować się do kontroli ZUS? zaświadczeń o zatrudnieniu i wynagrodzeniu ZUS Rp-7, ZUS Rp-70 do celów emerytalnych i rentowych; zaświadczeń ZUS Z-3, ZUS Z-3a i ZUS Z-3b do celów zasiłkowych, zaświadczeń o osiągniętych dochodach przez emerytów lub rencistów; informacji ZUS IWA jest to informacja o danych do ustalenia składki na ubezpieczenie wypadkowe; innych zaświadczeń do celów ubezpieczeń społecznych, w których zawarto w szczególności dane o okresach: a) składkowych i nieskładkowych uwzględnianych przy ustalaniu prawa do świadczeń emerytalno-rentowych, b) udzielonego urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu ojcowskiego, urlopu bezpłatnego, urlopu wychowawczego, c) pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze, okresach pracy górniczej oraz okresach pracy na kolei, do celów ustalenia prawa do wcześniejszych emerytur, z uwzględnieniem okresów niewykonywania takiej pracy, d) pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze przebytych przed 1 stycznia 2009 r. do celów przyznania emerytury pomostowej, o której mowa w ustawie z 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych, z uwzględnieniem okresów niewykonywania takiej pracy, e) pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze przebytych zarówno przed 1 stycznia 2009 r., jak i po 31 grudnia 2008 r. do celów przyznania emerytury pomostowej, o której mowa w ustawie z 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych, z uwzględnieniem okresów niewykonywania takiej pracy, f) pracy górniczej w rozumieniu art. 50c ust. 1 ustawy o emeryturach i rentach z FUS, wykonywanej zarówno przed dniem 1 stycznia 2009 r., jak i po 31 grudnia 2008 r., do celów przyznania emerytury pomostowej, o której mowa w ustawie z 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych, z uwzględnieniem okresów niewykonywania takiej pracy, g) pracy nauczycielskiej do celów przyznania nauczycielskiego świadczenia kompensacyjnego na podstawie ustawy z 22 maja 2009 r. o nauczycielskich świadczeniach kompensacyjnych, z uwzględnie- 15
Wskazówki dla płatnika składek niem okresów niewykonywania takiej pracy. Wszystkie takie zaświadczenia i informacje zostaną skontrolowane pod kątem poprawności ich sporządzenia. Oczywiście, w przypadku dużej liczby takich dokumentów wystawianych przez płatnika składek kontroli poddana zostanie losowo wybrana próba materiału. Oględziny składników majątku Oględziny składników majątku płatnika składek są specyficzną formą kontroli, której podlegają jedynie płatnicy składek, którzy posiadają wobec ZUS zaległości w opłacaniu składek. Kontrola w takim zakresie może być prowadzona jako odrębne postępowanie kontrolne, które obejmie jedynie ten zakres. Oględziny składników majątku mogą zostać dokonane w trakcie kontroli pozostałych zagadnień wymienionych w art. 86 ustawy systemowej jako jeden z zakresów przeprowadzanej kontroli. Oględzin składników majątku dokonuje się wobec płatników składek: zalegających z opłatą należności z tytułu składek, następców prawnych i osób trzecich odpowiadających za zadłużenie płatnika składek, osób, które pobrały nienależne świadczenia, płatników składek i innych podmiotów zobowiązanych do zwrotu nienależnych świadczeń, o których mowa w art. 84 ustawy systemowej. Przedmiotem oględzin i spisu mogą być takie składniki majątku, jak: nieruchomości np. mieszkania, działki, grunty itd., ruchomości, np. samochody, sprzęt rolniczy, wyposażenie warsztatu, sprzęt elektroniczny, RTV, komputery, wierzytelności, prawa majątkowe, które mogą być przedmiotem hipoteki przymusowej lub zastawu. Kontrola w tym zakresie przeprowadzona zostanie na podstawie szczegółowej dokumentacji posiadanej przez płatnika składek (dłużnika). Inspektor kontroli spisze także wartościowe przedmioty, które stanowią własność dłużnika i będą znajdowały się w miejscu prowadzenia oględzin. 16
Jak przygotować się do kontroli ZUS? Kontrola taka ma służyć ustaleniu majątku, który może ewentualnie zostać zabezpieczony na poczet spłaty zaległości wobec ZUS. Zakończenie czynności kontrolnych Wszystkie ustalenia kontroli, bez względu na to, czy są wynikowe, czyli stwierdzono jakieś nieprawidłowości, czy też są bezwynikowe, czyli nie stwierdzono nieprawidłowości, muszą być udokumentowane przez inspektora kontroli ZUS. Ustalenia kontroli inspektor opisuje w protokole kontroli, który powinien zawierać: 1) oznaczenie terytorialnej jednostki organizacyjnej Zakładu, 2) oznaczenie kontrolowanego płatnika składek, 3) oznaczenie inspektorów kontroli Zakładu wykonujących kontrolę, 4) określenie zakresu kontroli, 5) czas trwania kontroli z określeniem daty wszczęcia i zakończenia kontroli oraz z wymienieniem dni przerwy w kontroli, 6) opis dokonanych ustaleń z podaniem podstaw prawnych, 7) przedstawienie dowodów, 8) pouczenie o prawie złożenia zastrzeżeń, 9) pieczęć i podpis inspektora kontroli Zakładu, 10) informacje o wpisie do książki kontroli. Protokół zawsze sporządzony zostanie w dwóch egzemplarzach, z których jeden doręczony musi być płatnikowi składek. Podstawa prawna Art. 68 ust. 6 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2016 r. poz. 963 ze zm.). Rozdz. 5 ustawy z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (tekst jedn.: Dz.U. z 2013 r. poz. 672 ze zm.). Łukasz Michalski specjalista w zakresie ubezpieczeń społecznych 17
Wskazówki dla płatnika składek Kierownik Grupy Wydawniczej: Agnieszka Konopacka-Kuramochi Wydawca: Marlena Prószyńska Redaktor prowadząca: Marta Strupińska ISBN 978-83-269-5902-8 Nr produktowy 2 BC 0093 Copyright by Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. Warszawa 2016 Skład i łamanie: Triograf Dariusz Kołacz Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. ul. Łotewska 9a, 03-918 Warszawa tel. 22 518 29 29, faks 22 617 60 10 Niniejszy e-book chroniony jest prawem autorskim. Przedruk materiałów bez zgody wydawcy jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło. Zaproponowane w niniejszym poradniku wskazówki, porady i interpretacje dotyczą sytuacji typowych. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji. Publikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W związku z powyższym redakcja nie może ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w poradniku wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przypadków. 18