Bogdan Majkowski SKŁADKI. Zmiany, dokumentacja, rozliczenia z ZUS VADEMECUM PŁATNIKA

Transkrypt

1 Bogdan Majkowski SKŁADKI Zmiany, dokumentacja, rozliczenia z ZUS 2015 VADEMECUM PŁATNIKA

2 Składki 2015 Zmiany, dokumentacja, rozliczenia z ZUS VADEMECUM PŁATNIKA

3 Autor Bogdan Majkowski Kierownik grupy wydawniczej Agnieszka Konopacka-Kuramochi Wydawca Agnieszka Gorczyca Redaktor Renata Kajewska Koordynator produkcji Mariusz Jezierski Korekta Monika Rychalska Skład i łamanie Triograf, Dariusz Kołacz Druk Drukarnia Miller Nakład 300 egz. ISBN NR PRODUKTOWY UOW 49 Copyright by Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. Warszawa 2014 Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. ul. Łotewska 9a, Warszawa tel , faks , cok@wip.pl NIP: , KRS: Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, Wysokość kapitału zakładowego zł. Publikacja Składki Zmiany, dokumentacja, rozliczenia z ZUS została opracowana we współpracy z Wydawnictwem VNR Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG z Niemiec. Składki Zmiany, dokumentacja, rozliczenia z ZUS chronione jest prawem autorskim. Przedruk materiałów zamieszczonych w publikacji Składki Zmiany, dokumentacja, rozliczenia z ZUS oraz w innych dostępnych elementach subskrypcji bez zgody wydawcy jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło. Publikacja Składki Zmiany, dokumentacja, rozliczenia z ZUS została przygotowana z zachowaniem najwyższej staranności i wykorzystaniem wysokich kwalifikacji, wiedzy i doświadczenia autorów oraz konsultantów. Zaproponowane w publikacji Składki Zmiany, dokumentacja, rozliczenia z ZUS oraz w innych dostępnych elementach subskrypcji wskazówki, porady i interpretacje nie mają charakteru porady prawnej. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji. Publikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W związku z powyższym redakcja nie może ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w publikacji Składki Zmiany, dokumentacja, rozliczenia z ZUS lub w innych dostępnych elementach subskrypcji wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przykładów. Wydawca nie odpowiada za treść zamieszczonej reklamy; ma prawo odmówić zamieszczenia reklamy, jeżeli jej treść lub forma są sprzeczne z linią programową bądź charakterem publikacji oraz interesem Wydawnictwa Wiedza i Praktyka. Informacje o prenumeracie tel.: , cok@wip.pl 2

4 Wykaz skrótów użytych w książce Rozdział 1. Zmiany w składkach w 2015 roku Krótszy termin na informację o zmianach w zgłoszeniu płatnika składek Objęcie obowiązkiem ubezpieczeń członków rad nadzorczych Roczna informacja o pobranych składkach Zmiana wynagrodzenia minimalnego Składki na ubezpieczenia społeczne Wzrost obciążeń za niektórych pracowników Większe daniny zusowskie przedsiębiorców Inni ubezpieczeni Większe refundacje za bezrobotnych Składki na Fundusz Pracy Podstawa warunkująca naliczanie składek Dochody osiągane z kilku źródeł Podleganie ubezpieczeniom Podwyżka wynagrodzenia minimalnego a obowiązek ubezpieczeń przy zbiegu tytułów do nich Świadczenia chorobowe Przeliczenie podstawy najniższych zasiłków Rozdział 2. Składki emerytalno-rentowe Przychody wyłączone z podstawy wymiaru składek Nagrody jubileuszowe Odprawy i odszkodowania przy rozwiązaniu stosunku pracy Ekwiwalenty i ryczałty Koszty ponoszone przez pracodawcę w związku ze składkami z tytułu umów ubezpieczenia na życie Inne kwoty i należności Świadczenia finansowane z ZFŚS a podstawa wymiaru Warunki nieoskładkowania posiłków Korzyści materialne dla podwładnych Inne świadczenia Skutki nieprawidłowego ustalenia podstawy wymiaru składek

5 Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe i wypadkowe Ograniczenie składek emerytalno-rentowych Konsekwencje nieprawidłowej podstawy Zwrot albo dopłata składek Korekta druków rozliczeniowych Odsetki za zwłokę Opłata dodatkowa Wyłączenie z ubezpieczenia chorobowego Dodatkowe sankcje dla płatników składek Najczęstsze problemy płatników Pomijanie wynagrodzenia chorobowego w podstawie wymiaru składek zdrowotnych Niekorygowanie podstawy składki zdrowotnej Nieprzekazanie pracownikowi nadpłaconych składek Nieprzeliczenie podstawy wymiaru świadczeń chorobowych Oczekiwanie na decyzję ZUS w sprawie odsetek za zwłokę Wniosek o nadpłacone składki w związku z przekroczeniem rocznej kwoty granicznej Informacja o przekroczeniu rocznej podstawy wymiaru składek a deklaracja ZUS DRA Kontrola przy kilku płatnikach Pisemne oświadczenia o przekroczeniu rocznej kwoty granicznej Informacje ze strony ZUS Podstawa wymiaru składek w miesiącu przekroczenia ZUS RCA Wystąpienie o nadpłatę Wniosek do ZUS o zwrot nienależnie opłaconych składek Korekta dokumentów rozliczeniowych Skorygowanie zaniżonej składki zdrowotnej Rozliczenie płatnika z ubezpieczonym Zwrot składek bezpośrednio przez ZUS Postępowanie w przypadku nadpłaty składek Składki emerytalno-rentowe w pytaniach i odpowiedziach Ryczałt za godziny nadliczbowe jest oskładkowany Wyłączenie dodatku stażowego z podstawy wymiaru jest ograniczone

6 Składki przy umowach o zakazie konkurencji zależą od tego, czy wypłaca się je obecnemu czy byłemu pracownikowi Do wypłaconego ryczałtu na jazdy lokalne dla chorego pracownika trzeba doliczyć odsetki Dieta powinna być zmniejszona Zaliczka na poczet przyszłego wynagrodzenia Wynagrodzenie za godziny nadliczbowe zasądzone przez sąd Podstawa składek w przypadku nałożenia kary pieniężnej Wypłata dla wdowy po pracowniku nie będzie oskładkowana Paczki z funduszu socjalnego muszą być finansowane zgodnie z przepisami Korekta 30-krotności dotycząca zmarłego pracownika może rozciągnąć się w czasie Pracownik nie musi otrzymać dodatkowych informacji od pracodawcy O przekroczeniu kwoty granicznej pracownik może poinformować ustnie Kwotę nadpłaty należy obliczyć dokładnie Wyrównanie po przekroczeniu rocznej podstawy Informacje o przekroczeniu należy umieścić w zaświadczeniu ZUS Rp Rozdział 3. Składka chorobowa Ubezpieczenie obowiązkowe lub dobrowolne Ograniczenie składek dobrowolnych Decyzja o przystąpieniu do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego Rozdział 4. Składki wypadkowe po 31 marca 2014 r Sprawdzenie liczby ubezpieczonych Osoby ubezpieczone tylko przez jeden dzień Dwukrotne ubezpieczenie w jednym miesiącu Ustalenie przeciętnej liczby ubezpieczonych Przyjęcie stanu z miesiąca, w którym zgłoszono pierwszego ubezpieczonego Zawiadomienie z ZUS o obowiązującej stopie składek wypadkowych Brak informacji z ZUS Połowa najwyższej stopy określonej w rozporządzeniu Płatnicy bez numeru REGON

7 Stopa składek według PKD REGON z 31 grudnia poprzedniego roku Sprawdzenie obowiązującej stopy składek wypadkowych Składki w nowej wysokości od wszystkich wypłat dokonanych po 31 marca Rozdział 5. Składki na Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych oraz Fundusz Emerytur Pomostowych Składki na FP Wysokość przychodu Praca przez część miesiąca Niepełnoetatowcy Dochody z kilku źródeł Podstawa i wysokość składek na FP Składki na FGŚP Nie tylko pracownicy Składki pracownika na FGŚP Składki na Fundusz Emerytur Pomostowych (FEP) Wymiar czasu pracy ZUS DRA Składki na FP, FGŚP oraz FEP w pytaniach i odpowiedziach Umowa o dzieło nie musi być oskładkowana Syn właściciela firmy zatrudniony na podstawie umowy o pracę nie zapłaci wszystkich składek Działalność prowadzona samodzielnie a obowiązek liczenia składek na FP i FGŚP Nagroda jubileuszowa nie zawsze będzie oskładkowana Przekroczenie rocznej podstawy wymiaru składek dotyczy tylko składek emerytalno-rentowych Praca wykonywana przez część miesiąca oznacza mniejsze składki Premia za okres, kiedy nie była świadczona praca szczególna Przekroczenie rocznej kwoty granicznej w miesiącu rozpoczęcia pracy objętej składkami na FEP Rozdział 6. Składka zdrowotna Wysokość składki na ubezpieczenie zdrowotne

8 Podstawa u przedsiębiorców Bez ograniczeń i dzielenia Świadczenia chorobowe w podstawie wymiaru składki zdrowotnej Oskładkowanie rodziny Rozdział 7. Składki w dokumentacji ZUS Druki składkowe Imienne raporty miesięczne ZUS RCA Imienne raporty miesięczne ZUS RCA oraz ZUS RZA Informacja o zmianie wymiaru czasu pracy w ZUS RCA Deklaracja rozliczeniowa ZUS DRA Druk ZUS IWA Składki w dokumentacji ZUS w pytaniach i odpowiedziach Premię rozlicza się z odpowiednim kodem Wypłata premii po wyrejestrowaniu z ubezpieczeń Powrót do pracy po urlopie wychowawczym należy wykazać w ZUS Za zleceniobiorcę trzeba złożyć dwa raporty Odprawy rentowej nie rozlicza się w ZUS RCA Składki na Fundusz Emerytur Pomostowych wykazuje się w ZUS DRA Składki na FEP można rozliczyć za część miesiąca Sumy wykazane w deklaracji można skorygować na dwa sposoby Rozdział 8. Składki z tytułu pracy na urlopach macierzyńskich i wychowawczych Urlop macierzyński i urlop rodzicielski Ubezpieczenia z umowy zlecenia Umowa o dzieło bez składek Umowa o pracę na ogólnych zasadach Podstawa składek Dokumenty do ZUS Urlop wychowawczy Ze zlecenia oraz umowy o pracę ubezpieczenia obowiązkowe

9 Brak ubezpieczeń z umowy o dzieło Formularze dla ZUS Inne formy zarobkowania Rozdział 9. Składki zleceniobiorców i wykonawców dzieła Ubezpieczenia przy umowie Składki na Fundusz Pracy Ubezpieczenie chorobowe Składki na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych Podstawa wymiaru składek Terminy Dokumentacja składkowa Długie zlecenia w których odpłatność określono w stawce kwotowej Roczny limit podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne Dodatkowe umowy cywilnoprawne zawierane z pracownikami Zlecenie z własnym pracownikiem Umowa zlecenia ze studentem, który jest własnym pracownikiem Umowa zlecenia z emerytem lub rencistą, który jest własnym pracownikiem Wyłączenia z podstawy wymiaru składek dla zleceniobiorców Umowa o dzieło z własnym pracownikiem Umowa o dzieło z emerytem lub rencistą, który jest własnym pracownikiem Umowy o dzieło ze studentem, który jest własnym pracownikiem Pracownik na urlopie bezpłatnym, wychowawczym czy zasiłku macierzyńskim Przy dziele z własnym pracodawcą przez osobę prowadzącą działalność decyduje wysokość wynagrodzenia Środki odwoławcze Korekta druków po uznaniu zleceń za umowę o pracę Składki też mogą wymagać skorygowania Składki zleceniobiorców i wykonawców dzieła w pytaniach i odpowiedziach Absolwent po wakacjach nie jest już uczniem Zlecenie ze studentem własnym pracownikiem traktuje się jak etat Przy zleceniu emerytów i rencistów trzeba sprawdzić, czy są oni pracownikami

10 Pracownika zleceniobiorcę nie zgłasza się do ZUS Pracownika zleceniobiorcę na urlopie macierzyńskim zgłasza się do ubezpieczeń na jego prośbę Zleceniobiorca może dobrowolnie przystąpić do ubezpieczeń Pracownika zleceniobiorcę na urlopie bezpłatnym i wychowawczym zgłasza pracodawca Zleceniobiorców należy objąć ubezpieczeniem wypadkowym Pracownika zleceniobiorcę z niskim wynagrodzeniem zawsze zgłasza się do ZUS Niektórzy mogą zrezygnować z ubezpieczeń Przy zgłoszeniu do ubezpieczeń należy złożyć druk ZUS ZUA Przy kilku umowach zlecenia decyduje ta zawarta najwcześniej Ubezpieczenie można kontynuować Składki dotyczą tego miesiąca, za który jest wypłata Rozdział 10. Składki dla osób prowadzących pozarolniczą działalność gospodarczą Podstawy przy składce emerytalno-rentowej Składki wypadkowe oraz chorobowe Składka zdrowotna od wyższej podstawy Składka na FP tylko od pełnej podstawy składek emerytalno-rentowych Rozdział 11. Wyciąg z aktów prawnych Ustawa z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2013 r. poz ze zm.) Ustawa z 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (tekst jedn.: Dz.U. z 2009 r. nr 167, poz ze zm.) Ustawa z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 2013 r. poz. 674 ze zm.) Ustawa z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2008 r. nr 164, poz ze zm.) Ustawa z 13 lipca 2006 r. o ochronie roszczeń pracowniczych w razie niewypłacalności pracodawcy (tekst jedn.: Dz.U. z 2014 r. poz. 272 ze zm.) Ustawa z 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych (Dz.U. nr 237, poz ze zm.)

11 Wykaz skrótów użytych w książce SN Sąd Najwyższy ZUS Zakład Ubezpieczeń Społecznych MPiPS Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej PIP Państwowa Inspekcja Pracy GIP Główny Inspektorat Pracy Kodeks pracy ustawa z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 2014 r. poz. 1502) ustawa systemowa ustawa z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2013 r. poz ze zm.) ustawa chorobowa ustawa z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (tekst jedn.: Dz.U. z 2014 r. poz. 159) ustawa o minimalnym wynagrodzeniu za pracę ustawa z 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (Dz.U. nr 200, poz ze zm.) Ordynacja podatkowa ustawa z 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tekst jedn.: Dz.U. z 2012 r. poz. 749 ze zm.) ustawa o zwolnieniach grupowych ustawa z 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników (tekst jedn.: Dz.U. nr 90 poz. 844 ze zm.) ustawa emerytalna ustawa z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2013 r. poz ze zm.) ustawa o ZFŚS ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn.: Dz.U. z 2012 r. poz. 592 ze zm.) rozporządzenie składkowe rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. nr 161, poz ze zm.) 10

12 Rozdział 1. Zmiany w składkach w 2015 roku Rok 2015 przyniósł kolejne zmiany w rozliczaniu składek do ZUS, a także w obowiązkach płatników składek w tym zakresie. Część z nich wprowadza nowelizacja ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (dalej: ustawa systemowa), część zmian zaś ma związek z nową kwotą minimalnego wynagrodzenia za pracę, która wynika z rozporządzenia Rady Ministrów z 11 września 2014 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę w 2015 roku. Krótszy termin na informację o zmianach w zgłoszeniu płatnika składek Pierwszą z istotnych zmian, która weszła w życie jeszcze w 2014 r., a konkretnie z dniem 1 grudnia tego roku, jest skrócenie terminu na poinformowanie ZUS o zmianach w danych wykazanych w zgłoszeniu płatnika składek. Od tej daty na przekazanie takiej informacji płatnik ma 7 dni od zaistnienia zmian, stwierdzenia nieprawidłowości we własnym zakresie lub otrzymania zawiadomienia o stwierdzeniu nieprawidłowości przez ZUS. Przypomnijmy, że poprzednio termin ten był dłuższy i wynosił 14 dni od zaistnienia jednej z wymienionych okoliczności. 11