Załącznik nr 1 do SIWZ OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA I. Przedmiot zamówienia Kompleksowa usługa organizacji i obsługi konferencji kończącej Projekt pn. Pilotażowy system gospodarowania odpadami azbestowymi na terenie województwa lubelskiego wzmocniony sprawnym monitoringiem ilości oraz kontroli ich usuwania i unieszkodliwiania finansowany w ramach Szwajcarsko Polskiego Programu Współpracy dla 350 osób/uczestników, która odbędzie się w Lublinie w ciągu jednego dnia w terminie 5-15 grudnia 2016 r. Wykonawca w ramach zadania zobowiązuje się m.in. do: 1. zapewnienia sali konferencyjnej na jednodniową konferencję w terminie 5 15 grudnia 2016 r., 2. zaproszenia uczestników konferencji - 350 osób, 3. przygotowania i dystrybucji materiałów konferencyjnych 350 zestawów, 4. obsługi technicznej konferencji, 5. usługi cateringowej dla maksymalnie 350 osób. II. Ramowy program konferencji: 9.30 10.00 Rejestracja przybywających uczestników konferencji 10.00 10.30 Otwarcie konferencji 10.30 11.30 Sesja 11.30 11.50 Przerwa kawowa 11.50 12.50 Sesja 12.50 13.00 Zakończenie konferencji 13.00 14.00 Lunch Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany godzin poszczególnych paneli, włącznie z wydłużeniem czasu trwania konferencji maksymalnie do 30 min., przed ostateczną akceptacją programu konferencji przez Zamawianego. III. Zadania Wykonawcy: UWAGI OGÓLNE: Wszystkie materiały dla uczestników konferencji a także te służące oznakowaniu, promowaniu i informowaniu o konferencji powinny posiadać oznakowanie / elementy wizualizacji i wszelkie niezbędne informacje zgodne z Wytycznymi ws. Promocji i Informacji w ramach Szwajcarsko - Polskiego Programu Współpracy: http://www.programszwajcarski.gov.pl/dokumenty/wytyczne_info_promo/strony/wytyczne_ws _informacji_i_promocji_021110.aspx. 1
MIEJSCE KONFERENCJI: 1. Zapewnienie obiektu do przeprowadzenia konferencji, położonego w granicach administracyjnych miasta Lublina. 2. Miejsce realizacji konferencji musi być dostosowane dla osób niepełnosprawnych, w tym: posiadać m.in. podjazdy, toalety, itp. 3. Wielkość sali dostosowana do liczby uczestników i charakteru imprezy - sala konferencyjna, ustawienie krzeseł - teatralne. 4. Sala spełniająca warunki do przeprowadzenia konferencji, posiadająca system wentylacyjny, klimatyzację, oświetlenie i dostęp do gniazd elektrycznych oraz spełniająca warunki techniczne umożliwiające dostęp do bezprzewodowego Internetu. 5. Zapewnienie i ustawienie w sali konferencyjnej kabiny do tłumaczenia symultanicznego wraz z niezbędnym wyposażeniem (dla dwóch tłumaczy) oraz zapewnienie dwóch tłumaczy z języka polskiego na język angielski i z języka angielskiego na język polski na czas trwania konferencji. 6. Zapewnienie wyposażenia sali konferencyjnej w co najmniej: min. 1 projektor multimedialny, 2 szerokokątne ekrany o wymiarach min. 3 m x 2 m, laptop wraz z pilotem multimedialnym do prezentacji oraz wskaźnikiem laserowym, mównicę z mikrofonem, nagłośnienie, przenośną drukarkę kolorową wraz z papierem. 7. Zapewnienie oznakowania obiektu, w którym odbywać się będzie konferencja w języku polskim i angielskim (2 tablice informacyjne o wymiarach 150 cm na 100 cm - pierwsza tablica ustawiona we foyer obiektu, druga tablica przed lub w pobliżu sali konferencyjnej, tablice powinny być ustawione na sztalugach drewnianych) tablice i sztalugi dostarczy Zamawiający. 8. Zapewnienie podczas konferencji 2 flag: Polskiej i Szwajcarskiej, każda o wymiarach 100 cm x 160cm, wykonanych z poliestru, z tunelem, w który można wsunąć maszt. Flagi z nadrukiem w kolorach barw narodowych. Do ekspozycji flag Wykonawca zapewni 1 stojak wewnętrzny o 2 ramionach, wykonany z aluminium w kolorze złotym oraz 2 maszty 9. Zapewnienie przy obiekcie konferencyjnym minimalnie 80 bezpłatnych miejsc parkingowych dla uczestników konferencji. Miejsce parkingu powinno być oznaczone w sposób widoczny dla uczestników konferencji. 10. Zapewnienie miejsca na recepcję konferencji w foyer obiektu oraz odpowiedniej ilości sanitariatów (w tym min. 1 toaleta przystosowana dla osób niepełnosprawnych) oraz szatni dla 350 osób wraz z obsługą. 11. Prowadzenie list obecności będącej jednocześnie potwierdzeniem odbioru materiałów konferencyjnych (wg. wzoru dostarczonego przez Zamawiającego). ZAPROSZENIA NA KONFERENCJĘ: 1. Wykonawca wykona, wypełni, wydrukuje i wyśle zaproszenia - format zaproszenia 210 mm x 210 mm składane na pół, gramatura papieru min. 200 g/m 2, zadruk 4+4, bigowane (ostatecznie do zatwierdzenia Zamawiającego). 2. Projekt zaproszenia przekaże Zamawiający. 2
3. Wykonawca wydrukuje zaproszenia dla 350 uczestników konferencji. 4. Wykonawca zapewnieni koperty niezbędne do dokonania wysyłki (koperta format DL, zadruk 4+4. Na kopertach powinny zostać umieszczone logotypy, zgodnie z Wytycznymi Szwajcarsko Polskiego Programu Współpracy w zakresie Informacji i Promocji; 5. Wykonawca najpóźniej 14 dni przed planowaną datą konferencji dokona wysyłki zaproszeń, na podstawie listy adresowej przekazanej przez Zamawiającego. 6. Wysyłka nastąpi listem poleconym, priorytetowym oraz drogą elektroniczną. 7. Wykonawca dokona potwierdzenia uczestnictwa udziału zaproszonych gości w konferencji. 8. Wykonawca zobowiązany jest do rejestracji zgłoszeń. 9. Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia Zamawiającemu raportu z procesu zapraszania uczestników (imię i nazwisko, instytucja, data kontaktu, uczestnictwo - TAK/NIE) w terminie 7 dni przed rozpoczęciem konferencji. MATERIAŁY KONFERENCYJNE Wykonanie materiałów konferencyjnych dla uczestników Konferencji. Wykonawca w ramach organizacji konferencji przygotuje, skompletuje oraz rozdysponuje w czasie rejestracji uczestników 350 zestawów konferencyjnych, w skład których wejdą: 1. Teczka typu aktówka - 350 szt. Materiał: Eko skóra Kolor: czarny Wyposażenie: zamykana na zamek błyskawiczny; rączka na grzbiecie teczki;, płaska kieszeń; uchwyt na długopis, kieszonka na wizytówki oraz wewnątrz klip wraz z notatnikiem i długopisem według opisu poniżej. Wymiary: 320 x 240 x 20 mm - przystosowana do dokumentów w formacie A-4 (Parametry techniczne zaproponowanej teczki mogą oscylować +/- 10% wokół ww. wymiarów). Opis nadruku: technika: sitodruk na zewnątrz + tampodruk wewnątrz teczki (miejsce do ustalenia). 2. Notatniki format A4 w kratkę 350 szt. (min. 10 stron) z nadrukowanymi informacjami o źródłach finansowania oraz logotypami programu oraz województwa (kolor 4+4), gramatura papieru: 80 g/m2. Notatniki wpięte w klip w aktówce. 3. Długopisy - 350 sztuk Bordowe (C:0, M:100, Y:100, K:0), wkład do długopisu w kolorze granatowym. Wymiary: długość: 140 mm+/- 10 mm. Nadruk: 1+0 Tampodruk. Długopisy umieszczone w aktówce. 4. Grawertony - 310 szt. Wykonawca wykona nadruk sublimacyjny napisów okolicznościowych na dyplomach (blaszkach) oraz przyklei do podkładów drewnianych zadrukowane srebrne blaszki aluminiowe. Powierzchnia zadruku: 204 cm 2, w tym 2 logotypy oraz 2 faksymile. 3
Etui, blaszki oraz podkłady do grawertonów dostarczy Zamawiający. Treść grawertonów do ostatecznego zatwierdzenia przez Wykonawcę. 200 szt. grawertonów do rozdysponowania na konferencji, wg listy dostarczonej przez Zamawiającego. 5. Program konferencji 350 szt. Wykonawca wykona oraz wydrukuje 350 szt. programu konferencji w formacie A4. Projekt programu wraz z treścią do ostatecznego zatwierdzenia przez Zamawiającego. Materiały konferencyjne musza być nowe, pełnowartościowe, w pierwszym gatunku. Wykonawca skompletuje 350 szt. zestawów konferencyjnych dla uczestników konferencji składających się z teczki, notatnika oraz długopisu, z zastrzeżeniem, iż Wykonawca rozdysponuje grawertony wg listy dostarczonej przez Zamawiającego. Dodatkowo Wykonawca rozdysponuje 350 szt. programu konferencji (do umieszczenia w zestawie bądź wręczane przy rejestracji do uzgodnienia z Zamawiającym). Powyższe zestawy konferencyjne mają być wykonane i zawierać wszystkie niezbędne informacje zgodnie z Wytycznymi Szwajcarsko Polskiego Programu Współpracy w zakresie Informacji i Promocji. Projekt powyższych materiałów konferencyjnych oznakowanych (według wytycznych wymienianych w pkt. III UWAGI OGÓLNE) Wykonawca prześle do ostatecznej akceptacji Zamawiającego. Obowiązki Wykonawcy: 1. Dostarczenie przez Wykonawcę wraz z rozładunkiem na miejsce konferencji wszystkich materiałów konferencyjnych oraz sprzętu niezbędnego do przeprowadzenia konferencji w ilości zgodnej z opisem przedmiotu zamówienia. 2. Rozdysponowanie przez Wykonawcę akcesoriów konferencyjnych i innych materiałów informacyjno promocyjnych w zestawy dla wszystkich uczestników konferencji. 3. Wykonanie i ustawienie przez Wykonawcę w sali konferencyjnej zestawu flag narodowych (Polski i Szwajcarii). 4. Po zakończeniu konferencji dostarczenie na miejsce wskazane przez Zamawiającego wszystkich akcesoriów konferencyjnych i innych materiałów informacyjno promocyjnych wraz z ich rozładowaniem. 5. Udokumentowanie fotograficzne konferencji aparatem cyfrowym oraz przekazanie materiałów Zamawiającemu na nośniku CD w ciągu 4 dni po zakończeniu konferencji. Wykonawca wykona co najmniej 150 zdjęć z przebiegu konferencji. 6. Rozdysponowanie grawertonów wg listy dostarczonej przez Zamawiającego. OBSŁUGA TECHNICZNA KONFERENCJI Wykonawca jest zobowiązany do: 1. ścisłej współpracy z Zamawiającym przy obsłudze konferencji. 2. prowadzenia recepcji konferencji przez cały czas trwania konferencji tj. w ciągu 1 dnia trwania konferencji w terminie od 5 do15 grudnia 2016 r., (w tym m.in. rejestracji 4
uczestników, wydawanie materiałów konferencyjnych, wydawanie grawertonów (200 szt. do rozdysponowania na konferencji), potwierdzanie delegacji służbowych uczestnikom, udzielanie uczestnikom wszelkich informacji organizacyjnych w trakcie trwania konferencji, i inne prace zlecane recepcji na bieżąco przez Zamawiającego w trakcie trwania konferencji), 3. zapewnienia miejsca w recepcji dla 350 pakietów konferencyjnych dla uczestników Konferencji oraz 200 szt. grawertonów. 4. obsługi recepcji przez min. 3 osób, w tym 1 osobę znającą język angielski (osoby obsługujące recepcję powinny być ubrane w jednolite, eleganckie stroje w stonowanych kolorach), 5. przygotowanie listy obecności na konferencję (wg wzoru dostarczonego przez Zamawiającego) stanowiącej jednocześnie potwierdzenie odbioru materiałów konferencyjnych, 6. sprawowania nadzoru nad całością przebiegu konferencji - oddelegowanie min. 1 osoby do obsługi na czas trwania konferencji, która będzie dysponować telefonem komórkowym z numerem dostępnym dla Zamawiającego oraz oddelegowanie 1 osoby do obsługi szatni, 7. przygotowania dokumentacji fotograficznej z konferencji min. 150 zdjęć. USŁUGA CATERINGOWA Wstępnie zakłada się realizację usługi cateringowej dla uczestników Konferencji, grupa będzie liczyć maksymalnie 350 osób. Wykonawca winien dokonać wyceny usługi cateringowej dla pojedynczej osoby. W zakresie usługi cateringowej Wykonawca przygotuje i dostarczy przedmiot zamówienia w ilości odpowiadającej liczbie uczestników, którzy potwierdzili uczestnictwo w konferencji. Zamawiający wyklucza organizację usług cateringowych w holu, na korytarzach i we foyer. 1. Usługa cateringowa świadczona będzie w formie: bufetu kawowego (w godzinach 9.30-13.00) lunchu - stół szwedzki. Usługa cateringowa dla maksymalnie 350 osób Dla zagwarantowania odpowiedniego poziomu wykonania i przygotwania potraw od Wykonawcy oczekuję się, że będzie dysponować odpowiednim sprzętem i zapleczem technicznym. Zamawiający oczekuje zapewnienia pelnej obsługi cateringowej w trakcie serwowania posiłków typu szwedzki stół. 2. Wykonawcę obowiązują następujące minimalne wymagania dotyczące posiłków: Bufet kawowy Wykonawca zapewni dla 1 uczestnika co najmniej: - 1 filiżankę kawy, 1 filiżankę herbaty (do wyboru spośród minimum 5 rodzajów herbat w torebkach), - wybór bułeczek z ciasta francuskiego i drożdżowego (co najmniej 3 rodzaje w ilości 3 sztuki na osobę), 5
- kanapki mieszane po 3 na osobę (w tym jedna jarska), - wodę gazowaną (w ilości co najmniej 0,25 l/osobę) i niegazowaną (w ilości co najmniej 0.25 l/osobę), - 100% soku owocowego (w ilości co najmniej 0.25 l/osobę), do wyboru co najmniej 3 rodzaje, - owoce (co najmniej 3 rodzaje owoców, w ilości co najmniej 150 g/na osobę), - śmietankę do kawy, cukier, słodzik, cytrynę, serwetki. Lunch Dania ciepłe w podgrzewaczach : - zupa 350 ml/na osobę, - danie główne : mięsne ok 200 gr porcja x 200 szt., ryba ok 150 gr x 100 szt., Dodatki: - ryż/kasza 150 gr x 175 szt., - ziemniaki 150 gr x 175 szt., Dodatki warzywne: - surówkę (do wyboru min. 3 rodzaje) 150 gr x 350 szt., Deser: - ciasta krojone (min 2 rodzaje do wyboru, w ilości min 1 porcja każdego rodzaju na osobę), Napoje: - 1 filiżankę kawy, 1 filiżankę herbaty (do wyboru spośród minimum 5 rodzajów herbat w torebkach), - wodę gazowaną (w ilości co najmniej 0,25 l/osobę) i niegazowaną (w ilości co najmniej 0.25 l/osobę), - 100% soku owocowego (w ilości co najmniej 0.25 l/osobę), do wyboru co najmniej 3 rodzaje. Napoje ciepłe (kawa, herbata) przygotowane w podgrzewaczach lub ekspresach samoobsługowych. Wykonawca zapewni odpowiednią ilość ekspresów do wody min. 6 szt. (w celu zaparzania herbaty i kawy) dla sprawnego korzystania z usługi przez uczestników konferencji. Dokładne menu bedzie ustalone z wyłonionym Wykonawcą. Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany ilości poszczególnych dań w ramach zatwierdzonej liczby gości do 4 dni przed terminem konferencji. Zamawiający dokładną ilość gości zatwierdzi do 16 dni przed terminem konferencji. 3. Wykonawca zapewni: wyposażenie do organizacji cateringu: naczynia, sztućce, obrusy, stoły okrągłe, stoły koktajlowe, stoły prostokątne, wszystkie naczynia do posiłków powinny być szklane lub ceramiczne (nie akceptuje się plastiku), obsługę wszystkich posiłków, kontrolę dostępności produktów w bufecie kawowym oraz dań w trakcie lunchu, pelną obsługę cateringową w trakcie serwowania posiłków typu szwedzki stół, 6
możliwość kontroli przez Zamawiającego przywożonych posiłków /napojów. Zamawiający zastrzega sobie prawo do kontroli sposobu realizacji Zadania na każdym jego etapie. Po zakończeniu konferencji: Wykonawca w ciągu 4 dni po konferencji dostarczy Zamawiającemu: raport z przebiegu realizacji zamówienia (w odniesieniu do wszystkich pozycji zamówienia) zawierający informację z procesu zapraszania uczestników (imię i nazwisko, instytucja, data kontaktu, uczestnictwo - TAK/NIE). listę obecności uczestników konferencji oraz rozliczenie liczby wydanych materiałów konferencyjnych, dokumentację fotograficzną z Konferencji, rozliczenie wszystkich wytworzonych materiałów konferencyjnych (w tym zestawów konferencyjnych dla uczestników, itp.) oraz przekazanie ich po zakończeniu konferencji Zamawiającemu. Wynagrodzenie: 1. Na etapie rozliczenia Wykonawca jest zobowiązany do dołączenia do faktury szczegółowej specyfikacji kosztów w podziale na następujące zakresy rzeczowe: a) zaproszenie uczestników konferencji b) przygotowanie i dystrybucja materiałów konferencyjnych c) obsługa techniczna konferencji d) usługa cateringowa dla maksymalnie 350 osób 2. Wykonawcy należy się wynagrodzenie: w odniesieniu do zakresów rzeczowych wskazanych lit. od a) do c) w pełnym zakresie zgodnie z zaakceptowaną ofertą w odniesieniu do zakresu wskazanego w lit. d) (usługa cateringowa) Wykonawcy przysługuje pełne wynagrodzenie w wysokości wynikającej z iloczynu ceny jednostkowej cateringu zgodnie z ofertą i liczby osób które potwierdziły swoje przybycie na konferencję. W przypadku gdy rzeczywista liczba uczestników konferencji wynikająca z listy obecności będzie niższa od potwierdzonej liczby uczestników o więcej niż 20% Wykonawcy należy się wynagrodzenie w kwocie będącej iloczynem 80% liczby uczestników którzy potwierdzili przybycie i ceny jednostkowej za catering wg oferty. 7