Strona 1 z 7 Niniejszy dokument stanowi własność firmy z siedzibą w Poznaniu. Zabrania się kopiowania i rozpowszechniania dokumentu bez zgody właściciela Opracował: Leszek Puchalski Pełnomocnik Zarządu ds. ISO Sprawdził: Krzysztof Hedrych Dyrektor Finansowy Zatwierdził: Mariusz Raczak Prezes Zarządu Dyrektor Naczelny Data: 20.03.2013 Podpis Podpis w oryginale dokumentu Data: 20.03.2013 Podpis: Podpis w oryginale dokumentu Data: 20.03.2013 Podpis: Podpis w oryginale dokumentu
Strona 2 z 7 I PRZEDMIOT I CEL PROCEDURY Przedmiotem procedury są zasady postępowania związane z zakupami towarów handlowych przez Celem procedury jest optymalizacja masy towarów handlowych przechowywanych w magazynach oraz ujednolicenie zasad postępowania związanego z zakupami towarów na półkę oraz pod zamówienie przez wszystkie Działy Handlowe. II ZAKRES STOSOWANIA Procedura ma zastosowanie do zakupów towarów handlowych i dotyczy wszystkich Działów Handlowych. III TERMINOLOGIA Terminologia zastosowana w procedurze jest zgodna z terminologią określoną w normie PN EN ISO 9000 ; 2006 System zarządzania jakością - Podstawy i terminologia". Dodatkowo przytacza się i przypomina następujące definicje: SZJ System Zarządzania Jakością IV OPIS POSTĘPOWANIA 1. Wybór producenta 1.1 Decyzję w sprawie wyboru producenta (w palecie wyrobów oferowanych przez Merazet) podejmuje klient. 1.2 W przypadku wystąpienia takiej potrzeby, pracownik doradza wybór producenta wg swojej najlepszej wiedzy co do kombinacji ceny i jakości produktu i oczekiwań klienta. 1.3 Pracownik doradzając wybór producentów kieruje się Listą preferowanych dostawców. 2. Lista preferowanych dostawców 2.1 Lista preferowanych dostawców jest wykazem producentów z którymi MERAZET S.A. współpracuje i których poleca swoim klientom w pierwszym rzędzie. Lista zawiera także pośredników i przedstawicieli handlowych producentów. 2.2 Listę preferowanych dostawców prowadzi Pełnomocnik Zarządu ds. ISO wg załącznika nr 1. Kopie dokumentu Pełnomocnik przekazuje w odpowiedniej ilości do Działów Handlowych. 2.3 Zakwalifikowanie na Listę preferowanych dostawców następuje po ocenie producenta wg ustalonych kryteriów. 3. Ocena dostawców
Strona 3 z 7 3.1 Ocenę dostawców współpracujących z przeprowadza zespół pod przewodnictwem Prezesa Zarządu Dyrektora Naczelnego. 3.2 Ocena dostawców przeprowadzana jest minimum raz w roku do 31 marca. Ocenie podlegają dostawcy, towarami których osiąga skonsolidowany obrót minimum 100.000 PLN w ciągu minionego roku. 3.3 Dostawcy oceniani są według następujących kryteriów: jakość, cena, rabat, ilość reklamacji, współpraca w zakresie reklamacji, reakcja na zgłaszane problemy, certyfikacja wyrobów, certyfikacja systemu jakości, dostępność materiałów informacyjnych, organizacja szkoleń technicznych, współorganizacja promocji (w tym targi i wystawy), innowacyjność, terminowość dostaw, termin płatności. 3.4 Ocena przeprowadzana jest na Arkuszu oceny dostawcy wg załącznika nr 2. Za każde kryterium przyznawane są punkty w skali 0-10. Suma iloczynów wag i punktów stanowi ostateczną punktację dostawcy. 3.5 Przyznanie statusu dostawcy preferowanego następuje po otrzymaniu minimum 65% punktów. W przypadku otrzymania mniejszej liczby punktów producent nie otrzymuje lub traci status preferowanego dostawcy (i jest wykreślany z listy). 4. Współpraca z dostawcami 4.1 Za współpracę z dostawcami odpowiadają Prezes Zarządu Dyrektor Naczelny i Kierownicy Działów Handlowych. 4.2 Z dostawcami z którymi współpraca ma charakter długookresowy podpisywana jest umowa o współpracy. Umowa ta nie jest kryterium oceny dostawcy. 4.3 Osoby odpowiedzialne za współpracę z dostawcami realizują ją poprzez politykę handlową: wymianę informacji na temat współpracy, przekazywanie uwag klientów, wspólną organizację targów i wystaw, dystrybucję materiałów informacyjnych, itp. 4.4 Nadrzędnym celem współpracy z dostawcami jest jak najlepsze dostosowanie do wymagań stawianych przez klientów. 5. Dokonanie zakupu 5.1 Zakupy na półkę 5.1.1 Stany magazynowe jakie należy utrzymywać ustalane są poprzez umowy z dostawcami oraz zarządzenia wewnętrzne ustalające oczekiwane wartości zapasów. 5.1.2 Analizy ustalonych stanów magazynowych w skali globalnej przeprowadza Prezes Zarządu Dyrektor Naczelny. 5.1.3 Handlowiec monitoruje na bieżąco poziom zapasów towarów handlowych w magazynie. 5.1.4 Handlowiec przedstawia Kierownikowi Działu Handlowego propozycje zakupów uzupełniających stany magazynowe na podstawie obserwacji stanów magazynowych, bieżącej oraz przewidywanej sprzedaży. 5.2 Zakupy pod zamówienie
Strona 4 z 7 5.2.1 W przypadku braku zapasów magazynowych asortymentu zamawianego przez klienta pracownik rozpatrujący zamówienie kontaktuje się z wybranym producentem uzgadniając możliwość dostawy towaru w wymaganej przez klienta ilości w wymaganym terminie i uzgodnionej cenie. 5.3 Sporządzenie zamówienia 5.3.1 Handlowiec generuje zamówienie, podając co najmniej: nr, datę, nazwę dostawcy, jednoznacznie zidentyfikowany towar (nazwa, nr indeksu, nr katalogowy dostawcy jeżeli występuje, ewentualne parametry) oraz ilość i przedstawia do zatwierdzenia pracownikowi upoważnionemu do zaciągania danej wielkości zobowiązania. 5.3.2 W przypadku gdy zakup dotyczy nowego towaru, który nie jest jeszcze zarejestrowany w systemie informatycznym, prowadzący daną sprawę rejestruje towar w systemie informatycznym, nadając mu indeks wg instrukcji I-07.02 Zasady indeksacji. Dodatkowo Handlowiec ma obowiązek sprawdzenia czy producent wymaga szczególnych warunków przechowywania danego towaru. Jeżeli tak Handlowiec ma obowiązek przekazania do Magazynu pisemnej informacji na temat szczególnych warunków przechowywania towaru. 5.4 Przesłanie zamówienia do dostawcy 5.4.1 Zamówienie za granicę sporządza handlowiec i po podpisaniu przez kierownika działu oraz Dyrektora Naczelnego wysyła do dostawcy. 5.4.2 Zamówienie krajowe przesyłane jest przez pracownika prowadzącego daną sprawę faksem lub mailem do dostawcy po podpisaniu przez kierownika działu i Dyrektora Naczelnego lub przedstawiciela zarządu 6. Rejestracja zamówień 6.1 Zamówienia towarów handlowych u dostawców są rejestrowane automatycznie w systemie informatycznym podczas ich tworzenia. 6.2 W przypadku zamówienia usługi wzorcowania urządzeń w zewnętrznych laboratoriach posiadających akredytację PCA, handlowiec przesyła je dokumentem WZ z opisem wykonania usługi oraz dokonuje rejestracji zamówienia zakupu w systemie elektronicznym 6.3 Nakłada się obowiązek monitorowania zamówień i zleconych usług w celu realizacji dostaw w terminie. 6.3.1 Monitorowanie realizacji zamówień odbywa się z wykorzystaniem obowiązującego systemu elektronicznego i zarządzeń Prezesa Zarządu, Dyrektora Naczelnego Merazet S.A. 7. Przyjęcie dostawy 7.1 Przyjęcie zamawianego towaru na magazyn realizowane jest wg procedury P-07 Gospodarka Magazynowa. 7.2 Handlowiec weryfikuje zamówienie, fakturę zakupu i dokonuje merytorycznego opisu faktury. Kierownik Działu akceptuje fakturę zakupu podpisując ją. Fakturę po
Strona 5 z 7 podpisaniu przez Prezesa handlowiec przekazuje do działu księgowości płac i analiz (FK). 8. Zamknięcie zamówienia 8.1 Zamknięcie zamówienia następuje automatycznie po wprowadzeniu do systemu informatycznego ostatnich zapisów związanych z dostawami zamawianych towarów lub ręcznie przez Handlowca z innych, podanych w systemie przyczyn. 9. Reklamacje dostaw 9.1 Reklamacje dostaw realizowane są wg procedury P-07 Gospodarka Magazynowa. V ODPOWIEDZIALNOŚĆ Pełnomocnik Zarządu ds. ISO odpowiada za: - prowadzenie i dystrybucję listy preferowanych dostawców Prezes Zarządu Dyrektor Naczelny odpowiada za: - okresową ocenę dostawców, - współpracę z dostawcami, - monitorowanie i analizy stanów magazynowych, Kierownik Działu Handlowego odpowiada za: - nadzorowanie zakupów dokonywanych przez Handlowców, Handlowiec odpowiada za: - monitorowanie stanów magazynowych i propozycje zakupów, - sporządzanie zamówień, - weryfikację zgodności dostawy z zamówieniem VI PRZYPADKI SZCZEGÓLNE W przypadkach odstąpienia od tej procedury decyzję podejmuje Prezes Zarządu, Dyrektor Naczelny Merazet S.A. VII DOKUMENTY ZWIĄZANE - instrukcja I-07.02 Zasady indeksacji - procedura P-07 Gospodarka Magazynowa VIII ZAŁĄCZNIKI - załącznik nr 1 Lista preferowanych dostawców
Strona 6 z 7 - załącznik nr 2 Arkuszu oceny dostawcy - załącznik nr 3 Reklamacja IX TABELA ZMIAN Nr zmiany Data Treść zmiany 1. 29.08.2005. Zasadnicza zmiana treści procedury, związana z wdrożeniem systemu informatycznego do obsługi działalności handlowej. Zmiana zasad postępowania reklamacyjnego względem dostawcy, dotycząca niezgodności wykrytych podczas przyjęcia-dostawy towaru. 2. 02.01.2006 W pkt. 5.4.1 po wyrazie za granicę dopisano potwierdzone przez handlowca 3. 20.02.2007 Zmieniono treść p. 5.4.1 na następującą.: Zamówienie za granicę sporządza handlowiec i po podpisaniu przez kierownika działu oraz Dyrektora Naczelnego wysyła do dostawcy. W p 7.2 zastąpiono wyraz finansów wyrazem księgowości. 4. 20.02.2007 W p. V poprawiono błąd w nazwie stanowiska..ds Jakości..na..ds ISO. 5. 20.02.2007 6 08.12.2010 7 11.05.2011 8 17.12.2012 9 20.03.2013 W miejsce Dyrektor Handlowy wprowadzono w p. IV p. 3.1; 4.1; 5.1.2 i w p. V i VI zapis Prezes Zarządu Dyrektor Naczelny W punkcie 5.4.2 dodano na końcu zdania po podpisaniu przez kierownika działu i Dyrektora Naczelnego lub przedstawiciela zarządu. W punkcie 6 dopisano punkty 6.2 w brzmieniu W przypadku zamówienia usługi wzorcowania urządzeń w zewnętrznych laboratoriach posiadających akredytację PCA, handlowiec przesyła je dokumentem WZ z opisem wykonania usługi oraz dokonuje rejestracji zamówienia zakupu w systemie CDN XL i 6.3 o treści Nakłada się obowiązek monitorowania zamówień i zleconych usług w celu realizacji dostaw w terminie. W III-terminologia wprowadzono: PN EN ISO 9000 ; 2006. W pkt 1.1 poprawiono błąd drukarski na: w palecie. W pkt 7.2 usunięto: oraz Pz i wraz z Pz. Wprowadzono pkt 6.3.1 Monitorowanie realizacji zamówień odbywa się z wykorzystaniem obowiązującego systemu elektronicznego i zarządzeń Prezesa Zarządu, Dyrektora Naczelnego Merazet S.A. W pkt 6.2 usunięto zapis CDN XL. Zamiast tego sformuowania wprowadzono wyraz elektronicznym.
Strona 7 z 7