WOJEWODA ŁÓDZKI IA-IV.431.15.2015 Łódź, dnia 7 stycznia 2016 roku Pan Grzegorz Turalczyk Wójt Gminy Konopnica Wystąpienie pokontrolne W dniach 28.08. - 15.10.2015 roku 1 w Urzędzie Gminy Konopnica przeprowadzona została kontrola w trybie zwykłym na podstawie art. 28 ust. 1 pkt 2 ustawy 2 z dnia 23 stycznia 2009 roku o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (t. j. Dz. U. z 2015 r., poz. 525) w związku z art. 52 ustawy 3 z dnia 29 lipca 2005 r. o przeciwdziałaniu narkomanii (tj. Dz. U. z 2012 r. poz. 124, z 2015 r. poz. 28, 875). Ww. kontrolę przeprowadził na podstawie upoważnień Wojewody Łódzkiego z dnia 24 września 2015 roku, Zespół kontrolerów składający się z pracowników Oddziału Rolnictwa i Środowiska Wydziału Infrastruktury Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi: - Irena Lary Boryczka - starszy inspektor wojewódzki kierownik Zespołu kontrolerów na podstawie Upoważnienia Nr 62/2015, IA-IV.431.15.2015; - Patrycja Piec - Formańska - starszy inspektor wojewódzki, członek Zespołu kontrolerów na podstawie Upoważnienia Nr 63/2015, IA-IV.431.15.2015. W okresie objętym kontrolą Kierownikiem Jednostki kontrolowanej była Pani Mariola Hernas, która na stanowisko Wójta Gminy Konopnica została wybrana w wyborach, które odbyły się dnia 27 maja 2012 roku. Zaświadczenie 4 potwierdzające wybór Wójta Gminy Konopnica, Gminna Komisja Wyborcza w Konopnicy wydała w dniu 28 maja 2012 roku. Obecnie stanowisko Wójta Gminy Konopnica zajmuje Pan Grzegorz Turalczyk, który został wybrany w wyborach, które odbyły się dnia 16 listopada 2014 roku. Zaświadczenie 5 1 Czynności kontrolne w siedzibie jednostki kontrolowanej przeprowadzono: 28 sierpnia i 1 września 2015 r. 2 Dalej zwana: UWARW 3 Dalej zwana: UOPN 4 [Dowód akta kontroli, str. 10]; 5 [Dowód akta kontroli, str. 11]; ŁÓDZKI URZĄD WOJEWÓDZKI W ŁODZI 90-926 Łódź, ul. Piotrkowska 104, tel.: (+48) 42 664 10 00, fax: (+48) 42 664 10 40 Elektroniczna Skrzynka Podawcza epuap: /lodzuw/skrytka www.lodzkie.eu
potwierdzające wybór Wójta Gminy Konopnica, Gminna Komisja Wyborcza w Konopnicy wydała w dniu 25 listopada 2014 roku. Sekretarzem Gminy Konopnica jest Pani Anna Glapa, która na stanowisko Sekretarza Gminy została powołana Uchwałą Nr IV/18/06 Rady Gminy Konopnica z dnia 28 grudnia 2006 r. Następnie w związku z wejściem w życie ustawy z dnia 21 listopada 2008 roku o pracownikach samorządowych (t. j. Dz. U. z 2014 r., poz. 1202) dotychczasowy stosunek pracy tj. zatrudnienie na podstawie powołania został przekształcony z dniem 1 stycznia 2009 roku w stosunek pracy na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony. Zakres kontroli: wykonywanie przez Wójta Gminy Konopnica w latach 2013-2015 (do czasu rozpoczęcia kontroli), zadania zleconego z zakresu administracji rządowej polegającego na wydawaniu, odmowie wydania oraz cofnięciu wnioskującym zezwoleń na prowadzenie działalności dotyczącej upraw konopi włóknistych, sprawowaniu przez Wójta nadzoru nad tymi uprawami, a także prowadzeniu rejestrów wydanych zezwoleń. Zadania przewidziane do kontroli z ww. zakresu prowadzone w Urzędzie Gminy Konopnica nie są ujęte w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu Gminy Konopnica nadanym Zarządzeniem 6 Nr 87/12 Wójta Gminy Konopnica z dnia 15 czerwca 2012 r., Z wyjaśnień 7 otrzymanych od Pani Anny Glapy - Sekretarza Gminy Konopnica wynika, iż prowadzone są prace mające na celu wprowadzenie kontrolowanych zadań do nowego regulaminu, a osobą odpowiedzialną za prowadzenie zadań objętych kontrolą jest pracownik prowadzący sprawy w zakresie zadań związanych z rolnictwem Pani Magdalena Gałęza Inspektor 8 ds. rolnictwa, leśnictwa, gospodarki ziemią. Poza powszechnie obowiązującymi przepisami prawa, związanymi z udzielaniem zezwoleń przez Wójta Gminy Konopnica na prowadzenie przez wnioskujących o wydanie zezwolenia działalności w ww. zakresie, znaczenie mają również przepisy prawa miejscowego: Sejmik Województwa Łódzkiego podjął w tym zakresie: * Uchwałę 9 Nr VIII/92/15 Sejmiku Województwa Łódzkiego z dnia 31 marca 2015 r. w sprawie określenia ogólnej powierzchni przeznaczonej pod uprawy maku i konopi włóknistych oraz rejonizacji tych upraw w 2015 roku na terenie województwa łódzkiego. Okres objęty kontrolą: lata 2013-2015 rok ( do czasu rozpoczęcia kontroli). 6 [Dowód akta kontroli, str. 14-26]; 7 Dowód akta kontroli, str. 27 i 75] Wyjaśnienia Sekretarza Gminy; 8 [Dowód akta kontroli str. 28-32] Zakres czynności pracownika wraz z Aneksem z dnia 28.09.2015 r., który został wprowadzony do zakresu czynności Pani Magdalena Gałęza Inspektora ds. rolnictwa, leśnictwa, gospodarki ziemią. 9 [Dowód akta kontroli, str. 33-34]; 2
Na podstawie niżej opisanych ustaleń, wykonanie przez Wójta Gminy Konopnica zadania zleconego z zakresu administracji rządowej polegającego na wydawaniu, odmowie wydania oraz cofnięciu wnioskującym zezwolenia na prowadzenie działalności dotyczącej upraw konopi włóknistych, sprawowaniu przez Wójta nadzoru nad tymi uprawami, a także prowadzeniu rejestrów wydanych zezwoleń, ocenia się pozytywnie z nieprawidłowościami: Ustalenia kontroli: A. Kontrola wydanych zezwoleń przez Wójta Gminy Konopnica w zakresie prowadzenia upraw konopi włóknistych. Z dokumentów przedstawionych kontrolującym wynika, że: 1. Do Wójta Gminy Konopnica w dniu 23.04.2015 roku wpłynął wniosek o wydanie zezwolenia na prowadzenie działalności w zakresie prowadzenia upraw konopi włóknistych od wnioskodawcy - (.), 2. Ww. wniosek zawiera elementy 10 określone art. 47 ust 2 pkt 1-3 i 5 ustawy 11 z dnia 29 lipca 2005 r. o przeciwdziałaniu narkomanii (tj. Dz. U. z 2012 r. poz. 124)], 3. Wójt Gminy Konopnica po rozpatrzeniu przedmiotowego wniosku wydał zezwolenie - Decyzję 12 z dnia 18 maja 2015 roku, znak RGZ.6180.1.2015, na prowadzenie ww. działalności 4. Przedmiotowa Decyzja zawiera elementy określone art. 47 ust 3 pkt 1 7 UOPN, a także zawiera elementy o których mowa w art. 107 1 ustawy 13 z dnia 14. 06. 1960 roku Kodeks postępowania administracyjnego (tj. Dz. U. z 2013 r., poz. 267, z 2014 poz. 183, 1195 z 2015 poz. 211, poz. 702 i 1274); 5. W postępowaniu administracyjnym przy wydawaniu ww. Decyzji zostały też spełnione wymagania Kpa w zakresie: a) dochowania terminowości załatwienia spraw administracyjnych; b) przestrzegania zasady szybkości postępowania - nie miała miejsca przewlekłość postępowania. 6. Zgodnie z art. 1 ust 1 pkt 1) lit. c) w związku z częścią III ust 29 pkt 1) Załącznika do ustawy z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej 14 (t. j. Dz. U. z 2015 r. 10 [Dowód akta kontroli str. 35-55]; 11 Dalej zwana: UOPN 12 [Dowód akta kontroli str. 56-58]; 13 Dalej zwana: - k.p.a. 14 Dalej zwana: UOS ; 3
poz.783, 443, 1358, 1607) została pobrana przez Wójta Gminy opłata 15 skarbowa za wydane zezwolenie w kwocie 30 zł. W dokumentacji postępowania administracyjnego dotyczącej wydania przedmiotowej decyzji, zgromadzono kopie 16 pism bez urzędowego poświadczenia ich za zgodność z oryginałem. Stan taki należy uznać jako nieprawidłowość. B. Kontrola nadzoru Wójta Gminy Konopnica nad uprawą konopi włóknistych. W dalszym toku kontroli sprawdzeniu poddano nadzór Wójta nad uprawami konopi włóknistych wynikający z zapisu art. 50 i 51 UOPN i ustalono, że Wójt Gminy Konopnica, właściwy ze względu na miejsce położenia uprawy, do dnia rozpoczęcia kontroli (t. j. 28.08. i 01.09. br.), nie przeprowadził nadzoru nad uprawą konopi włóknistych na działce o numerze ewidencyjnym 840 o pow. 1,79 ha w gminie Konopnica. W związku z powyższym kontrolerzy wystąpili pismem 17 z dnia 14 października 2015 r., znak IA-IV.431.15.2015 do Wójta Gminy Konopnica o udzielenie wyjaśnienia w sprawach: a) braku sprawowania przez Wójta Gminy Konopnica, właściwego ze względu na miejsce położenia uprawy, do dnia rozpoczęcia kontroli (t. j. 28.08. i 01.09. br.), nadzoru nad uprawą konopi włóknistych. W przypadku dokonania czynności nadzoru nad uprawą konopi włóknistych w ww. zakresie na działce o numerze ewidencyjnym 840 o pow. 1,79 ha w gminie Konopnica, w późniejszym terminie, poproszono o przesłanie do Wojewody Łódzkiego stosownej dokumentacji z tych czynności. b) zgromadzenia w dokumentacji wydania przedmiotowej decyzji, kopii pism bez urzędowego poświadczenia ich za zgodność z oryginałem. c) wprowadzenia zapisu od dnia 1 października 2015 roku do Regulamin Organizacyjnego Urzędu Gminy w Konopnicy dotyczącego zadania z zakresu administracji rządowej - wydawania przez Wójta zezwolenia na uprawę maku i konopi włóknistych i nadzoru nad tymi uprawami oraz uaktualnienia zakresu czynności, który uwzględnia działania w przedmiotowym zakresie. W odpowiedzi Sekretarz Gminy z upoważnienia Wójta Gminy Konopnica pismem 18 z dnia 22 października 2015 r., znak RGZ.6180.1.2015 przekazał do Oddziału Rolnictwa i Środowiska Wydziału Infrastruktury ŁUW w Łodzi informację, że: 1) Wójt Gminy Konopnica pismem 19 z dnia 10 września 2015 r. powiadomił wnioskodawcę - ( ), dla którego wydał Decyzję w dniu 18 maja 2015 roku, znak RGZ.6180.1.2015, o 15 [Dowód akta kontroli str. 35 i 57] ; 16 [Dowód akta kontroli str. 40 54, 62-73] ; 17 [Dowód akta kontroli str. 59-61] ; 18 treść pisma wraz z załącznikami z dnia 19 października 2015 roku, znak RG68.5.2015 podpisanego przez Wójta Gminy, [Dowód akta kontroli str. 47 54, 62-75]; 4
planowanej kontroli w dniu 18 września 2015 r. w zakresie rodzaju i pow. uprawy konopi włóknistych w ramach wydanego zezwolenia. 2) W dniu 18 września 2015 roku Wójt Gminy Konopnica wydał Upoważnienie 20 Nr 1/2015 dla pracowników: Pani Magdaleny Gałęzy inspektora ds. rolnictwa, leśnictwa i gospodarki ziemią, Pana Kazimierza Budzika inspektora ds. obronnych i wojskowych do przeprowadzenia kontroli na działce o Nr 840 i powierzchni 1,79 ha w obrębie 8, Rychłocice, gm. Konopnica w związku z wydanym zezwoleniem na uprawę konopi włóknistych oraz sprawdzenia dokumentów uprawniających do prowadzenia upraw konopi włóknistych 3) w dniu 18 września 2015 roku na podstawie ww. Upoważnienia została przeprowadzona kontrola przez dwuosobowy Zespół kontrolerów na działce na której prowadzona była uprawa konopi włóknistych, 4) Dokumentem 21 potwierdzającym czynność kontrolną w dokumentacji nadzoru Wójta Gminy Konopnica nad tą uprawą jest załączony Protokół z kontroli wraz ze zdjęciami z kontrolowanej uprawy konopi włóknistych. 5) Wójt Gminy Konopnica pismem 22 z dnia 18 września 2015 r. wezwał wnioskodawcę, (.), do przekazania do Urzędu Gminy Konopnica oczekiwanych dokumentów, celem ich kontroli. 6) Wójt Gminy nie odniósł się natomiast do nieprawidłowości dotyczącej zgromadzenia w dokumentacji postępowania administracyjnego w sprawie wydania przedmiotowej decyzji, kopii pism nie poświadczonych urzędowego za zgodność z oryginałem. C. Kontrola prowadzonego przez Wójta rejestru wydanych zezwoleń z zakresu upraw maku i konopi włóknistych. 1) Wójt Gminy Konopnica prowadzi rejestr wydanych zezwoleń zgodnie z zapisem art. 47 ust. 6 UOPN. Reasumując, wskazuje się następujący zakres i przyczyny stwierdzonych w toku kontroli nieprawidłowości: A) zakres: 19 [Dowód akta kontroli str. 62-63] ; 20 [Dowód akta kontroli str. 64] ; 21 [Dowód akta kontroli str. 65-71] ; 22 [Dowód akta kontroli str. 72-73] ; 5
1) Gromadzenie w dokumentacji postępowania administracyjnego dotyczącego wydania Decyzji z dnia 18 maja 2015 roku, znak RGZ.6180.1.2015, kopii pism niepoświadczonych urzędowo za zgodność z oryginałem. B) przyczyny stwierdzonej nieprawidłowości: 1) Wójt Gminy nie odniósł się do wskazanej nieprawidłowości dotyczącej zgromadzenia w dokumentacji postępowania administracyjnego w sprawie wydania przedmiotowej decyzji, kopii pism bez urzędowego poświadczenia ich za zgodność z oryginałem i nie podał przyczyny jej zaistnienia. Skutkiem nieprawidłowości opisanej w punkcie A) zakres: pkt 1. jest brak przejrzystości w prowadzeniu postępowania administracyjnego i kompletowaniu dokumentacji uprawniającej wnioskodawcę do prowadzenia upraw konopi włóknistych. W związku z powyższym wnoszę o zapewnienie: Gromadzenia w dokumentacji postępowania administracyjnego dotyczącego wydawania zezwoleń na prowadzenie upraw maku lub konopi włóknistych oryginałów dokumentów lub odpisów dokumentów mających charakter dokumentu urzędowego. Ponadto, na podstawie art. 49 ustawy 23 z dnia 15 lipca 2011 roku o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. z 2011 r. Nr 185, poz. 1092), proszę o poinformowanie Wojewody Łódzkiego w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego pisma o sposobie wykonania zaleceń, wykorzystania wniosków lub przyczynach ich niewykorzystania albo o innym sposobie usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości. Oczekiwaną informację proszę przekazać do Wydziału Infrastruktury Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi. Informuję, także Pana Wójta, iż zgodnie z art. 48 UKAR od wystąpienia pokontrolnego nie przysługują środki odwoławcze. Wystąpienie pokontrolne sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach z których jeden przekazany został Kierownikowi kontrolowanej Jednostki, natomiast drugi pozostawiono w aktach kontroli. Z up. WOJEWODY ŁÓDZKIEGO Jan Michajłowski Dyrektor Wydziału Infrastruktury 23 Dalej zwana: UKAR 6
7