SYSTEMY BUSINESS PROCESS MANAGEMENT (BPM) OPTYMALNE PODEJŚCIE DO OBIEGU DOKUMENTÓW Nowoczesne przedsiębiorstwo - dokumenty pod kontrolą 8-06- 2011
KIM JESTE(Ś)M(Y) Syndatis Sp. z o.o. istniejemy od 2000 roku Optymalizujemy procesy biznesowe Tworzymy narzędzia kontroli i wspomagania decyzji Wdrażamy obiegi zadań Budujemy elektroniczne obiegi dokumentów Dostarczamy rozwiązania zbudowane na platformie Syndatis BPM 3.1 Doświadczony zespół specjalistów: konsultanci biznesowi analitycy programiści Piotr Leszczyński Dyrektor Zarządzający Syndatis W spółce od 2000 roku. Odpowiadam za wszystkie większe projekty wdrożeniowe, jestem współautorem koncepcji produktu Syndatis BPM. Systemy BPM - optymalne podejście do obiegu dokumentów 2
NIECO TEORII 3 Czyli: jesteśmy zanurzeni w historii Systemy BPM - optymalne podejście do obiegu dokumentów
OBIEGI ZADAŃ I DOKUMENTÓW. HISTORIA Obiegi informacji towarzyszą ludzkości od zawsze. ENIAC 1946 DMS 1975 Workflow 1985 BPM 2000 Telegraf 1832 Mr. Watson, come here I want to see you. 1876 OCR 1929 Gołąb Gliniane Kipu pocztowy tabliczki 2000 p.n.e. 1000 p.n.e. 3000 p.n.e. Posłaniec Filippides 490 p.n.e. Papier 105 n.e. t Systemy BPM - optymalne podejście do obiegu dokumentów 4
OBIEGI ZADAŃ I DOKUMENTÓW. WSPÓŁCZESNOŚĆ Intensywna, ale chaotyczna elektronizacja przedsiębiorstw i urzędów Archipelag słabo powiązanych wysp systemowych Niespójne zestawy reguł biznesowych i procedur Brak dostatecznej automatyzacji procesu Iluzja eliminacji papieru Duże koszty ludzkie Niska kontrola Frustracja Dlaczego? Systemy BPM - optymalne podejście do obiegu dokumentów 5
OBIEGI ZADAŃ I DOKUMENTÓW. WSPÓŁCZESNOŚĆ DMS 1975 Workflow 1985 BPM Mr. Watson, come here I want to see you. 1876 Papier 105 n.e. Posłaniec 490 p.n.e. Systemy BPM - optymalne podejście do obiegu dokumentów 6
PORZĄDKOWANIE CHAOSU: BPM Zaawansowane zarządzanie procesami przedsiębiorstwa Optymalna integracja istniejących rozwiązań Pełne połączenie DMS i Workflow Pełna automatyzacja obiegów Jednolite repozytorium reguł Modyfikowalność procesów Zmniejszone koszty Pomiar procesów Pełna kontrola Oszczędność Elastyczność Kontrola Systemy BPM - optymalne podejście do obiegu dokumentów 7
BPM VS KLASYCZNE SYSTEMY OBIEGU BPM to obieg, ALE NIE TYLKO. Workflow BPM ü Silnik obiegu ü û Silnik reguł ü û Integracja ü û Pomiar i analiza ü Systemy BPM - optymalne podejście do obiegu dokumentów 8
CZTEROWYMIAROWY ŚWIAT BPM sterowany poprzez role i użytkowników wspiera alerty, timery, wersjonowanie obsługuje synchronizację procesów wspiera eskalacje, zastępstwa zapewnia reakcję na wartości graniczne miar zawiera komplet reguł biznesowych obsługuje złożone ścieżki zatwierdzania realizuje skomplikowane algorytmy zintegrowany z wymiarami kontrolingowymi obsługuje uprawnienia użytkowników RE Silnik reguł wspiera procesowo komunikację zapewnia kontrolę wymiany informacji umożliwia wymianę poprzez medium zależne od wymagań systemów zewnętrznych (SOA, db- link, pliki xls, pliki txt, inne protokoły) WF Workflow pozwala na analizę pojedynczych procesów oraz danych statystycznych pozwala na wyszukiwanie wąskich gardeł wspiera symulację procesu EI Integracja BAM Pomiar i analiza Systemy BPM - optymalne podejście do obiegu dokumentów 9
TROCHĘ PRAKTYKI 10 Czyli: jak nie zabijać posłańca Systemy BPM - optymalne podejście do obiegu dokumentów
PLATFORMA SYNDATIS BPM 3.1 Nowoczesny system BPM zapewniający: Kontrolę i zmiany procesu Rozbudowane reguły biznesowe Integrację z innymi systemami Możliwość wyznaczania i monitorowania miar procesowych Syndatis BPM 3.1 pozwala na łatwe tworzenie nowych procesów od podstaw dzięki dostępnym edytorom procesów i formularzy. System opiera się na standardach z głównego nurtu technologii IT: RedHat JBoss, Oracle, Google, Microsoft. BAM RE WF EI Systemy BPM - optymalne podejście do obiegu dokumentów 11
SYNDATIS BPM 3.1 W ŚRODOWISKU BIZNESOWYM Syndatis BPM to złożone reguły biznesowe: ścieżki obiegu różne dla różnych procesów; parametry dokumentów (kwoty, budżety, stawki podatkowe, daty, słowa kluczowe, miejsce powstania dokumentu, itp.); obowiązujące przepisy, odpowiednie dla różnych dokumentów; obowiązujące zasady kontroli wewnętrznej; informacje o absencjach, zastępstwach i pełnomocnictwach. Systemy BPM - optymalne podejście do obiegu dokumentów 12
PRAKTYKA: SYNDATIS W KONTROLI KOSZTÓW Detaliczna sieć handlowa Centrala: 150 pracowników Sieć: ponad 130 sklepów Sytuacja: Zadanie: Działający DMS (skany dokumentów) System ERP Oracle Financials Brak jakiegokolwiek sformalizowanego procesu pre- akceptacji kosztów Brak jakiegokolwiek kompleksowego systemu workflow uspójnić i kontrolować wszystkie niehandlowe procesy zakupowe Systemy BPM - optymalne podejście do obiegu dokumentów 13
WYMIAR #1: WORKFLOW RE Proces zaprojektowany od nowa: WF Zarządzanie kontraktami kosztowymi (w tym zaawansowany moduł czynszowy) EI BAM Generowanie zamówień na podstawie kontraktów Pre- akceptacja kosztów (zamówienia), przesyłanie do dostawcy (PDF mailem) i kontrola realizacji Skanowanie faktur Łączenie faktury z zamówieniem, dekretacja Akceptacja faktury, jeśli wynika z reguł biznesowych Eksport do systemu FK A także inne procesy: Przedpłaty Zaliczki Wydatki pracownicze Wydatki billingowe (telefony) Środki trwałe (zakładanie i zarządzanie) Systemy BPM - optymalne podejście do obiegu dokumentów 14
WYMIAR #2: SILNIK REGUŁ RE Dokumenty kosztowe dzielone są na linie budżetowe akceptacyjne WF Podział wynika z szeregu krzyżujących się parametrów: MPK (Cost Centers) Projekty Zadania Typy wydatków Dodatkowe flagi (np. żądanie akceptacji faktury mimo zgodności z zamówieniem) Na proces wpływają też parametry samej organizacji: Struktura hierarchii Uprawnienia stanowisk i osób Limity akceptacyjne Zastępstwa, reguły eskalacyjne EI BAM Na tej podstawie silnik reguł wskazuje właściwą ścieżkę akceptacji merytoryczną i kosztową Silnik reguł wspiera także walidację spójności i poprawności danych Systemy BPM - optymalne podejście do obiegu dokumentów 15
WYMIAR #3: INTEGRACJA RE System finansowo- księgowy WF Zakładanie dostawców w FK na podstawie procesu w BPM EI BAM Import bazy dostawców Eksport dekretacji faktur Eksport danych do rezerw Eksport danych do założenia środka trwałego Import bazy założonych środków trwałych Eksport zaliczek Eksport wydatków pracowniczych System skanujący pobieranie skanów System zarządzania powierzchniami sklepowymi eksport danych o powierzchniach System pocztowy Microsoft Exchange Systemy BPM - optymalne podejście do obiegu dokumentów 16
WYMIAR #4: BUSINESS ACTIVITY MONITORING RE Faktura przelewowa WF EI BAM Akceptacja Czynności końcowe projektowa i Akceptacja merytoryczna Wprowadzenie kosztowa Skanowanie 2,97 10 678 Wprowadzenie 19,35 84 5,75 7 872 Akceptacja kosztowa 2,43 3 050 5,13 Akceptacja opiekuna działu 2 200 4,94 6,07 2 722 3 030 892 Przejęcie przez task managera 869 5,49 Akceptacja projektowa 4,05 272 5,72 ilość dokumentów 2,91 3 302 3,18 Akceptacja task managera 7 356 Potwierdzenie kompletności 0,39 10 678 Zamknięcie Systemy BPM - optymalne podejście do obiegu dokumentów 17
(ORAZ POZOSTAŁE WYMIARY) RE Czyli np. interfejs użytkownika: trzeba spełnić wymagania dwóch bardzo różnych grup użytkowników: EI WF BAM Operatorów procesujących setki dokumentów dziennie Zarządzajacych - managerów wysokiego szczebla podejmujących kluczowe decyzje A jeszcze: zarządzanie zmianą! Systemy BPM - optymalne podejście do obiegu dokumentów 18
REZULTAT! Rozwiązanie: Opracowanie i optymalizacja procesów zakupowych i rozliczeń z dostawcami Stopniowe wdrożenie wielomodułowego narzędzia kontroli i obiegu zadań w obszarach: zarządzania umowami elektronicznego obiegu zamówień obiegu faktur i innych dokumentów kosztowych kontroli przedpłat i zaliczek integracji z systemem F/K (and many more...) Czas wdrożenia: 2-3 miesiące na moduł Zwrot z inwestycji: 6-9 miesięcy na moduł Monitorowanie Pre- analiza Analiza Optymalizacja Mniej posłańców Mniej telefonów Mniej papieru Wdrożenie Modelowanie Systemy BPM - optymalne podejście do obiegu dokumentów 19
PODSUMOWANIE 20 Czyli: koniec Systemy BPM - optymalne podejście do obiegu dokumentów
CZAS NA WNIOSKI Stare dobre rozwiązania są dobre, bo stare Posłaniec 490 p.n.e. Papier 105 n.e. Mr. Watson, come here I want to see you. 1876 DMS 1975 Workflow 1985 ale w drugim dziesięcioleciu XXI wieku najskuteczniejszym znanym sposobem realizacji obiegu informacji jest BPM (przypadkiem mamy taki system). BPM Systemy BPM - optymalne podejście do obiegu dokumentów 21
Syndatis Sp. z o.o. ul. Puławska 12a lok. 10b 02-566 Warszawa www.syndatis.com info@syndatis.com